Kommissorium for Grønt Råd i Ballerup Kommune

Transkript

1 BALLERUP KOMMUNE Tlf. dir.: Dok. nr.: x Kommissorium for Grønt Råd i Ballerup Kommune 1 Udvalgets navn Grønt Råd i Ballerup Kommune. I daglig tale Grønt Råd. 2 Formål Grønt Råd har til formål at være forum for dialog og øget samarbejde mellem borgere, interessegrupper, politikere og administration i Ballerup Kommune, om drøftelse af miljøopgaver og bæredygtig udvikling i Ballerup Kommune. 3 Udvalgets kompetence og opgaver Grønt Råd har høringsret vedrørende forhold, der gælder kommunens indsats på miljø- og bæredygtighedsområdet. Grønt Råd skal derfor inddrages i udarbejdelsen af kommunens planer og politikker på miljø- og bæredygtighedsområdet. Grønt Råd har mulighed for at afholde miljøarrangementer sammen med sekretariatet for Grønt Råd. Grønt Råd medvirker til at synliggøre kommunens grønne områder. Grønt Råd kan tage alle væsentlige miljø- og bæredygtighedsemner op til drøftelse. Der etableres årligt en pulje på kr. til miljøprojekter blandt borgere og foreninger. Rådet fordeler pengene efter nærmere fastsatte kriterier, fastsat i samråd med kommunen. 4 Sammensætning Stk. 1. Grønt Råds sammensætning skal bredt repræsentere miljøinteresserne i Ballerup Kommune: 1. Grønne interesseorganisationer/foreninger, så som Danmarks naturfredningsforening, Bjørnebanderne, Dansk Cyklistforbund og Dansk Ornitologisk Forening. 4 pladser. 2. Boligforeninger, såvel private som almene. 2 pladser. 3. Grundejerforeninger. 2 pladser. 4. Koloni- og nyttehaveforeninger. 2 pladser.

2 5. Øvrige foreninger, godkendt af Ballerup Kommune, og som er omfattet af foreningsvejviseren under punkterne: Aftenskoler, børn og unge, frivillige, musiske og øvrige foreninger. 2 pladser. 6. Borgere fra kommunen, der ikke er omfattet af de ovenfor anførte foreninger, og som måtte være interesserede i at deltage. 2 pladser. 7. Seniorrådet. 1 plads. Stk. 2. Grønt Råd består af alle interesserede fra ovnennævnte grupper, hjemmehørende i Ballerup Kommune samt fra politikere fra kommunens Teknik- og Miljøudvalg. Stk. 3. Grønt Råd kan maksimalt bestå af 18 medlemmer, hvoraf 15 medlemmer vælges af de i 4 anførte repræsentanter, og 3 udpeges af og blandt Kommunalbestyrelsens medlemmer. Det ene medlem skal være formanden for Teknik- og Miljøudvalget, mens de to andre skal være medlem af Teknik- og Miljøudvalget. Fra den i 4, nr. 1 anførte gruppe vælges 4 medlemmer og 4 suppleanter. Blandt suppleanterne skal udpeges en 1., 2., 3. og 4. suppleant. Suppleanten med det højeste antal stemmer bliver 1. suppleant osv. De i 4, nr. 2 6 anførte grupper vælges 2 medlemmer og 2 suppleanter. Blandt suppleanterne skal udpeges en 1. og 2. suppleant. Suppleanten med det højeste antal stemmer bliver 1. suppleant. Den i 4, nr. 7 anførte gruppe kan udpege 1 medlem og 1 suppleant. 5 Funktionsperiode Stk. 1. Alle, der ønsker at være stemmeberettiget, skal være bosiddende i Ballerup Kommune. En undtagelse er kolonihaveejere, der ikke er bosiddende i Ballerup Kommune. Disse skal dokumentere et ejerskab til en kolonihave i Ballerup Kommune for at opnå stemmeret. Stk. 2. Alle tilstedeværende medlemmer kan stemme på en kandidat fra hver af de i kommissoriets nr. 1 6 anførte grupper. Stk. 3. Der er ikke mulighed for at anvende fuldmagt i forbindelse med afstemning til valg til Grønt Råd. Stk. 4. Det er muligt at gå på valg uden at være fysisk til stede under valghandlingen. Det er dog ikke muligt at få de tilstedeværende til at agitere for sig. Stk. 5. Medlemmerne vælges for en 4-årig periode. Valget følger den kommunale valgperiode. Der afholdes valg i slutningen af året og det nye råd træder i funktion den 1. januar det følgende år. Stk. 5. Genvalg af medlemmer kan finde sted. 6 Formand og næstformand Stk. 1. Grønt Råd af holder sit konstituerede møde snarest efter, at Kommunalbestyrelsen har godkendt valget. Side 2

3 Stk. 2. Grønt Råd vælger sin formand. Næstformand for Grønt Råd er altid Formand for Teknik- og Miljøudvalget. 7 Mødeafvikling Stk. 1. Der afholdes møde i Grønt Råd mindst 5 gange årligt. Stk. 2. Indkaldelse til første møde efter valg til Grønt Råd (efter kommunalvalget) sker på Kommunalbestyrelsens initiativ. Stk. 3. Grønt Råds møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden. Stk. 4. Grønt Råds møder er ikke offentlige. Der er mulighed for at indkalde personer ad hoc. Stk. 5. Ordinære møder fastlægges årligt i november måned for det følgende år. Ved nyvalg fastlægges møderækken på det konstituerende møde. Stk. 6. Grønt Råd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af rådets medlemmer er til stede. Stk. 7. Grønt Råds medlemmer kan kun deltage i afstemninger, når de er til stede under disse. Stk. 8. Grønt Råds beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. Ved stemmelighed er formandens eller mødelederens stemme afgørende. Et mindretal kan kræve sin opfattelse tilført rådets udtalelser. Stk. 9. Formand og næstformand kan udtale sig på Grønt Råds vegne. Medlemmer af rådet kan udtale sig efter aftale med formanden. Hvis en udtalelse ikke kan vente til et ordinært afholdt møde, sender formanden en mail ud til rådets medlemmer med udtalelsen med angivelse af deadline for medlemmernes kommentarer. Svar indenfor deadline, har indflydelse på udtalelsens indhold. 8 Dagsorden Stk. 1. Formanden og næstformanden har ansvaret for, i samarbejde med sekretariatet i Center for By- Erhverv og Miljø, at udarbejde en dagsorden til hvert møde. Side 3

4 Stk. 2. Dagsorden til mødet fremsendes senest 1 uge før mødets afholdelse. Såfremt det måtte være påkrævet, kan indkaldelse til ekstraordinære møder ske med kortere varsel end 1 uge. 9 Mødereferat Stk. 1 Center for By, Erhverv og Miljø tager referat. Stk. 1. Referatet udsendes i udkast til rådets medlemmer senest 1 uge efter mødet. Eventuelle rettelser skal være sekretariatet i hænde senest 1 uge efter udsendelse, hvorefter det endelige referat sendes ud. 10 Offentliggørelse Dagsorden med bilag samt referat med bilag offentliggøres på Ballerup Kommunes hjemmeside. Lukkede punkter offentliggøres ikke. 11 Sekretariatsbetjening Stk. 1. Administrationen, Center for By, Erhverv og Miljø yder sekretariatsbistand til Grønt Råd og deltager i rådets møder. Dagsordener og referater udsendes pt. af Sekretariat for Politik og Ledelse. Afbud meldes til sekretariatet, som derefter indkalder suppleant. Stk. 2. Sekretariatet forestår regnskabsmæssige forhold, herunder opfølgning på bevillinger og øvrige budgetforhold. 12 Arbejdsgrupper Stk. 1. Grønt Råd kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper, der i en periode kan arbejde med konkrete miljø- og bæredyghedsrelaterede emner. I en arbejdsgruppe kan alle deltage, uanset om disse er medlemmer af rådet. Stk. 2. Arbejdsgruppen afholder selvstændige møder, hvor de selv fastsætter arbejdsform. Stk. 3. Arbejdsgruppen refererer alene til Grønt Råd, hvor de undervejs i forløbet meddeler status for arbejdet. Efter indstilling fra arbejdsgruppen selv, nedlægger Grønt Råd gruppen, når det planlagte arbejde er afsluttet. 12 Økonomi Stk. 1. Grønt Råds økonomi sikres gennem årlige bevillinger fra Ballerup Kommune efter godkendt budget. Side 4

5 13 Evaluering Ballerup Kommunes forventninger til medlemmerne af Grønt Råd sammenfattes således: Interesser for lokale miljø- og bæredygtighedsforhold Indstillet på at deltage i møderne Indstillet på at deltage i lokale miljøarrangementer Grønt Råds aktivitet evalueres 1½ år efter hvert nyvalg. 14 Ændring af kommissorium Dette kommissorium er vedtaget af Ballerup Kommunalbestyrelse den xx, godkendt af Grønt Råd den 29. august 2017 og af Teknik- og Miljøudvalget den xx. Ændringer i og tillæg til kommissoriet skal godkendes af Grønt Råd og godkendes af Kommunalbestyrelsen. Jesper Würtzen borgmester Eik Møller kommunaldirektør Side 5