1.03 Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat 1. rykker ADLEX udsender påkrav til andelshavere, der ikke betaler boligafgift m.v. rettidigt.

Transkript

1 Bilag 2 Ydelsesbeskrivelse 2013 Sagstype: ADM 1.0 Andelsboligadministration 1.01 Oprettelse og ajourføring af ejendoms- og andelshaverkartotek ADLEX opretter ejendom og andelshaver i andelsboligforeningen i ADLEXs edb-system og sikrer, at alle nødvendige stamoplysninger er til stede, for at ADLEX kan udføre en forsvarlig administration for foreningen. ADLEX sikrer, at stamoplysninger løbende ajourføres i edb-systemet Opkrævning og indbetalingsregistrering ADLEX opkræver boligafgift, varmebidrag og andre ydelser i henhold til generalforsamlingens vedtagelse. Opkrævningerne foretages ved indbetalingskort eller via PBS. ADLEX registrerer andelshavernes indbetalinger Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat 1. rykker ADLEX udsender påkrav til andelshavere, der ikke betaler boligafgift m.v. rettidigt. 2. rykker- eksklusion eller ophævelse Hvis en andelshaver efter udsendelsen af 1. rykker stadig ikke betaler, er ADLEX bemyndiget til, at aftale med foreningens bestyrelse, at ekskludere andelshaver og sørge for, at den pågældende fraflytter sin bolig. Inkasso Hvis det i forbindelse med eksklusionen af en andelshaver, udsættelse af boligen, salg af den fraflyttede andelsbolig o.l. bliver nødvendigt at overgive fordringer til retslig inkasso hos ADLEXs advokat, er ADLEX bemyndiget hertil Etablering og administration af afdragsordning ADLEX kan efter aftale med bestyrelsen indgå afdragsaftale med debitor. ADLEX udarbejder og fremsender frivilligt forlig til debitor og kontrollerer at afdragsordningen overholdes. Hvis debitor ikke betaler i overensstemmelse med afdragsordningen, er ADLEX bemyndiget til efter aftale med bestyrelsen af oversende fordring til retslig inkasso hos AD- LEXs advokat Udarbejdelse af antennebudgetter ADLEX udarbejder et årligt antennebudget samt beregner, varsler og opkræver antennebidrag overfor andelshaverne i henhold til generalforsamlings vedtagelse Oprettelse af nye andelshavere ADLEX sikrer, at andelshaverens forpligtelser i henhold til boligaftalens bestemmelser er opfyldt.

2 1.07 Behandling af henvendelse fra andelshavere ADLEX besvarer henvendelser fra andelshavere vedrørende boligafgiftsopkrævninger ogbetalinger, varmeregnskaber m.v. samt andre forhold, der er omfattet af ADLEXs administration. ADLEX tager gebyr herfor, som opkræves hos den enkelte andelshaver, såfremt henvendelsen ikke er indeholdt i den almindelige administration Husordenssager ADLEX bistår foreningens bestyrelse ved behandling af sager om andelshaveres overtrædelse af foreningens husorden, såfremt behandling efter ADLEXs skøn ikke forudsætter advokatmæssig bistand Fremleje ADLEX behandler i samarbejde med bestyrelsen en anmodning fra andelshaver om at fremleje en andelsbolig Forsikringssager Bestyrelsen udfylder og indsender skadesanmeldelse til ADLEX, der videresender anmeldelse til forsikringsselskabet, når sagen efter ADLEXs skøn ikke kræver advokatmæssig eller teknisk bistand. Eventuelle tvister betales efter tidsforbrug i h. t. aftale Myndighedshenvendelse Besvarelse af henvendelser fra myndigheder, eks. SKAT og kommune Forsyningsselskaber Besvarelse af henvendelser fra forsyningsselskaber, eks. Ista, Brunata, og Dong Energy Udarbejdelse af adkomsterklæring ADLEX besvarer henvendelse og udfylder adkomsterklæring ved henvendelse fra pengeinstitut. 2.0 Boliglejeadministration 2.01 Oprettelse og ajourføring af ejendoms- og lejekartotek ADLEX opretter lejemål i andelsboligforeningen i ADLEXs edb-system og sikrer, at alle nødvendige stamoplysninger er til stede, for at ADLEX kan udføre en forsvarlig administration for foreningen. ADLEX sikrer, at stamoplysninger løbende ajourføres i edb-systemet Opkrævning og indbetalingsregistrering ADLEX opkræver husleje, varmebidrag og andre ydelser i henhold til lejekontrakternes bestemmelser. Opkrævningerne foretages ved indbetalingskort eller via PBS. ADLEX registrerer lejernes indbetalinger.

3 2.03 Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat 1. rykker ADLEX udsender påkrav til lejer, der ikke betaler husleje m.v. rettidigt i henhold til lejelovgivningen. 2. rykker- ophævelse Hvis en lejer efter udsendelsen af 1. rykker stadig ikke betaler, er ADLEX bemyndiget til efter aftale med foreningens bestyrelse at ophæve det pågældende lejemål som misligholdt. Inkasso Hvis det i forbindelse med ophævelse af lejemål, udsættelse af det lejede, afregning af fraflyttede lejemål o.l. bliver nødvendigt at overgive fordringer til retslig inkasso hos AD- LEXs advokat, er ADLEX bemyndiget hertil Behandling og varsling af huslejeregulering ADLEX beregner og foretager rettidig varsling af følgende generelle huslejereguleringer: En årlig regulering som følge af ændringer i skatter og afgifter. En årlig regulering efter reglerne om omkostningsbestemt leje. En årlig regulering af afsætning til ind- og udvendig vedligeholdelse. Hvis foreningen ønsker flere årlige reguleringer af ovennævnte reguleringstyper, kan dette ske efter reglerne i punkt Varsling af andre lejereguleringer Hvis der ønskes flere årlige reguleringer af de i punkt 2.04 omtalte generelle lejereguleringer, foretager ADLEX disse efter forudgående aftale. ADLEX beregner og varsler andre lejereguleringer, herunder moderniserings- og forbedringsforhøjelser samt regulering til det lejedes værdi/markedsleje. Undersøgelse af niveau for markedsleje er ikke omfattet af denne ydelse, jf. ydelse Administration af konti for indvendig vedligeholdelse ADLEX administrerer lejerens indvendige vedligeholdelseskonti, herunder udbetaling fra kontiene samt udsendelse af en årlig saldomeddelelse til lejerne. Kontrol af, om vedligeholdelsesudgiften er anvendt korrekt, er ikke omfattet af denne ydelse.

4 2.07 Administration af konti for udvendig vedligeholdelse ADLEX administrerer konti for udvendig vedligeholdelse, herunder regnskabsaflæggelse overfor Grundejernes Investeringsfond, udsendelse af regnskabsmeddelelser til lejerne samt anmodning om udbetaling af indestående hos Grundejernes Investeringsfond Udarbejdelse af antennebudgetter ADLEX udarbejder et årligt antennebudget samt beregner, varsler og opkræver antennebidrag overfor lejerne Kontakt til beboerrepræsentation Hvis der er en beboerrepræsentation i ejendommen, sikrer ADLEX, at alle udlejernes forpligtelser overfor beboerrepræsentationen overholdes i henhold til lejeloven og boligreguleringsloven, herunder fremsendelse af halvårsregnskab for udvendig vedligeholdelse, indkaldelse til flyttesyn, afholdelse af årlige budgetmøder o.lign Behandling af lejeres opsigelse og fraflytning ADLEX modtager, registrer og sikrer korrekt kontraktlig håndtering af opsigelser på lejemål. Når ADLEX modtager en opsigelse af et lejemål, underrettes andelsboligforeningen skriftligt herom bilagt alle relevante oplysninger, således at betingelserne for salg kan fastlægges. ADLEX sikrer korrekt fraflytning i henhold til lejekontrakten og lejelovens bestemmelser, herunder udarbejdelse og afregning af flytteopgørelser. Flytteopgørelser udarbejdes på grundlag af lejekontrakt, underskrevet af flytterapport og eventuelle håndværkerregninger. Flyttesyn og udarbejdelse af flytterapport er ikke omfattet af denne ydelse, jf. ydelse Behandling af lejerhenvendelse ADLEX besvarer henvendelser vedrørende huslejeopkrævninger og betalinger, fordelingsregnskaber og andre forhold, der er omfattet af ADLEXs administration Fremleje og bytte ADLEX behandler i samarbejde med bestyrelsen anmodninger fra bolig- som erhvervslejere, om fremleje af lejemål og fra boliglejere om bytte af lejemål Husordenssager ADLEX bistår foreningens bestyrelse ved behandling af sager om lejers overtrædelse af foreningens husorden, såfremt behandlingen efter ADLEXs skøn ikke forudsætter advokatmæssig bistand.

5 2.14 Sags- og tvistbehandling ved huslejenævnet Kræves der huslejenævningsbehandling af en af ADLEX varslet lejeregulering, varmeafregning, flytteafregning eller lign. forestår ADLEX forhandlingerne med huslejenævnet. ADLEX er dog berettiget til- efter forudgående at have underrettet foreningen herom- at overgive sagen til egen eller ekstern advokat, hvis det er nødvendigt. Andelsboligforeningen betaler i så fald sagens omkostninger. 3.0 Erhvervslejeadministration 3.01 Udarbejdelse af erhvervslejekontrakter ADLEX deltager i forhandlinger om udlejning af erhvervslejemål og udarbejder efter aftale med bestyrelsen aftale om leje af erhvervslejemål beliggende i andelsboligforeningens ejendom Huslejeregulering iht. lejekontrakt ADLEX regulerer erhvervslejers lejeopkrævninger som en eventuel regulering er beskrevet i lejekontrakten Oprettelse og ajourføring af ejendoms- og lejekartotek ADLEX opretter lejemål i andelsboligforeningen i ADLEXs edb-system og sikrer, at alle nødvendige stamoplysninger er til stede, for at ADLEX kan udføre en forsvarlig administration for foreningen. ADLEX sikrer, at stamoplysninger løbende ajourføres i edb-systemet Opkrævning og indbetalingsregistrering ADLEX opkræver husleje, varmebidrag og andre ydelser i henhold til lejekontrakternes bestemmelser. Opkrævningerne foretages ved indbetalingskort eller via PBS. ADLEX registrerer lejernes indbetalinger Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat 1. rykker ADLEX udsender påkrav til lejer, der ikke betaler husleje m.v. rettidigt i henhold til lejelovgivningen. 3. rykker- ophævelse Hvis en lejer efter udsendelsen af 1. rykker stadig ikke betaler, er ADLEX bemyndiget til efter aftale med foreningens bestyrelse at ophæve det pågældende lejemål som misligholdt.

6 Inkasso Hvis det i forbindelse med ophævelse af lejemål, udsættelse af det lejede, afregning af fraflyttede lejemål o.l. bliver nødvendigt at overgive fordringer til retslig inkasso hos AD- LEXs advokat, er ADLEX bemyndiget hertil Behandling af lejerhenvendelse ADLEX besvarer henvendelser vedrørende huslejeopkrævninger og betalinger, fordelingsregnskaber og andre forhold, der er omfattet af ADLEXs administration. 4.0 Foreningsadministration 4.01 Indkaldelse til ordinær generalforsamling ADLEX indkalder efter aftale med bestyrelsen til ordinær generalforsamling Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling ADLEX indkalder efter aftale med bestyrelsen til ekstraordinær generalforsamling Afholdelse af ordinær generalforsamling En repræsentant fra ADLEX leder generalforsamlingen som dirigent, med mindre bestyrelsen eller generalforsamlingen beslutter andet. ADLEX udarbejder et kortfattet beslutningsreferat fra generalforsamlingen. Ved den ordinære generalforsamling gennemgår ADLEX årsregnskab og forslag til budget for det kommende år Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling En repræsentant fra ADLEX leder den ekstraordinære generalforsamlingen som dirigent, med mindre bestyrelsen eller generalforsamlingen beslutter andet. ADLEX udarbejder et kortfattet beslutningsreferat fra generalforsamlingen Deltagelse i ét årligt bestyrelsesmøde ADLEX deltager i ét bestyrelsesmøde årligt, normalt i forbindelse med gennemgang af udkast til årsregnskab og budget for det kommende år Deltagelse i yderligere bestyrelsesmøder ADLEX deltager i yderligere bestyrelsesmøder efter aftale med bestyrelsen Besvare vedtægtsspørgsmål ADLEX rådgiver mundtligt bestyrelsen i anvendelse og fortolkning af foreningens vedtægter.

7 5.0 Bogholderi og regnskab 5.01 Oprettelse i og ajourføring af finanssystem ADLEX opretter andelsboligforeningen i ADLEXs edb-system og sikrer, at alle nødvendige stamoplysninger er til stede, for at ADLEX kan udføre en ansvarlig administration. ADLEX sikrer, at alle relevante stamoplysninger løbende ajourføres Bogføring Den løbende bogføring finder sted på grundlag af ADLEXs kontoplan og foreningens regnskabsoplysninger Arkivering ADLEX opbevarer foreningens bogføringsbilag i op til 5 år, jf. bogføringslovens regler om opbevaringspligt. ADLEX er berettiget til alene at opbevare en elektronisk kopi af bogføringsbilag, såfremt bogføringsbilag kan udskrives i klarskift. ADLEX kan efter udløbet af 5 års perioden og efter aftale med bestyrelsen destruere bogføringsbilagene. Hvis foreningen ikke ønsker bilagene destrueret, skal foreningen afhente bilagene hos ADLEX Betaling af udgifter i h.t. fuldmagt ADLEX betaler senest på forfaldssagen faste udgifter på ejendommen, såsom ejendomsskatter og afgifter, prioritetsydelser, forsikringspræmier m.v. samt regninger vedrørende leverancer, reparations- og vedligeholdelsesarbejder, der er bestilt af bestyrelsen og godkendt ved attestation på fakturaen af bestyrelsen. Ansvaret for økonomiske eller andre konsekvenser af for sen betaling af ovennævnte udgifter påhviler ADLEX. Er attesterede fakturaer ikke ADLEX i hænde senest 7 arbejdsdage før forfald, er ADLEX ikke økonomisk ansvarlig for rettidig betaling Likviditetsopgørelse ADLEX opretter på vegne af andelsboligforeningen en bankkonto til brug for alle ind- og udbetalinger vedrørende foreningen. Hvert kvartal fremsender ADLEX en likviditetsopgørelse til foreningen med oplysninger om bankkontoens indestående, en opgørelse over kendte udgifter, der forfalder til betaling frem til næste opgørelse Behandling af vand- og varmeregnskaber ADLEX sørger for behandling, udsendelse og afregning af vand- varme, og andre forbrugsregnskaber overfor andelshaverne og lejerne efter modtagelse fra målerfirma Udarbejdelse af budgetopgørelser ADLEX udarbejder 3 gange om året en kvartalsrapport med en opfølgning på bogholderi og likviditet. I forbindelse med årsregnskabet rapporters for årets sidste kvartal.

8 5.08 Udarbejdelse af regnskabsmateriale til årsregnskab ADLEX afleverer regnskabsmateriale samt budget til foreningens revisor. Revisionshonoraret betales af foreningen og medtages i regnskabet Overdragelse af regnskabsmateriale til revisor ADLEX overdrager efter regnskabsårets afslutning materiale til den af foreningen valgte revisor med henblik på udarbejdelse af årsregnskab Udarbejdelse af kvartalsrapporter ADLEX udarbejder 3 gange om året en kvartalsrapport med en opfølgning på bogholderi og likviditet. I forbindelse med årsregnskabet rapporters for årets sidste kvartal. 6.0 Overdragelse af andele 6.01 Vurdering af andelsbolig ADLEX kan efter aftale med bestyrelsen vurdere andelslejligheder i forbindelse med salg med henblik på at vurdere lejlighedens vedligeholdelsesstand og værdi af individuelle forbedringer og løsøre. ADLEX udarbejder på baggrund af besigtigelsen en vurderingsrapport til bestyrelsen Udarbejdelse af overdragelsesdokumenter ADLEX udarbejder overdragelsesaftale mellem sælger og køber i forbindelse med salg af andelsboliger Besvarelse af ejendomsmæglerforespørgsler ADLEX besvarer henvendelse og fremsender oplysninger ved henvendelse fra ejendomsmægler i forbindelse med overdragelse af andele Behandling af indsigelser ADLEX behandler købers eventuelle indsigelser over mangler ved boligens stand i forbindelse med overtagelsen Modtagelse af overdragelsessum ADLEX modtager overdragelsessummen fra køber Afregning til sælger ADLEX afregner overdragelsessummen til sælger. ADLEX er pligtig til at tilbageholde et forholdsmæssigt beløb i den 14 dags periode, hvor køber er berettiget til at gøre mangelindsigelser gældende Påtegning af andelsbevis ADLEX sørger for påtegning af andelsbeviset, når en andelsbolig overdrages.

9 6.08 Udstedelse af andelsbevis/erstatningsbevis ADLEX udarbejder andelsbevis ved førstegangssalg og erstatningsbevis ved bortkomst af en andelshavers andelsbevis Garantidokumenter ADLEX udarbejder garantidokumenter i forbindelse med foreningens garantistillelse for boligandelshavers lån i pengeinstitut til delvis dækning af overdragelsessummen, jf. lov om andelsboligforeninger og andre bofællesskaber 5, stk Løn og personaleadministration ADLEX forestår efter aftale med foreningen løn og personaleadministration vedr. ansatte på ejendommen Oprettelse og registrering i lønsystem ADLEX tager efter aftale med foreningen kontakt til Told & Skat angående oprettelse/ændring af CVR-nummer, til brug for vor indberetning og betaling af offentlige afgifter. ADLEX sørger for oprettelse af andelsboligforeningen hos PBS og i ADLEX s lønsystem. ADLEX opretter stamoplysninger på medarbejderne i ADLEX s lønsystem, på grundlag af ansættelsesaftale, skattekort m.v. ADLEX foretager løbende tilretning af stamoplysninger og månedlig registrering af variable lønudgifter Lønudbetalinger ADLEX udskriver efter aftale med foreningen lønafregning, som fremsendes til medarbejderen. Beløb efter fradrag af A-skat m.m. overføres via PBS til en af medarbejderen anvist bankkonto den sidste torsdag i måneden, (i december, den sidste torsdag før den 24.) 7.03 Afregning til offentlige myndigheder ADLEX foretager efter aftale med foreningen indberetning og afregning af A-skat, AMbidrag, SP-bidrag, ATP, AER, FerieKonto, lønsumsafgift m.m. i henhold til lovgivningens regler Udarbejdelse af årsopgørelser og indberetning ADLEX udskriver og fremsender efter aftale med foreningen årsoplysningssedler til medarbejderne. Der foretages indberetning til Told & Skat. Hvis andelsboligforeningen er udvalgt til at indsende oplysninger til Danmarks Statistik, forestår ADLEX indberetningen Administration vedr. ferie og sygdom ADLEX registrerer, når oplysningerne herom indberettes til ADLEX, efter aftale med foreningen ferie og sygeperioder, samt evt. afløser. Afløser oprettes i lønsystemet, og AD- LEX foretager afregning på grundlag af timeopgørelser. ADLEX søger dagpengerefusion efter gældende regler.

10 7.06 Tegning af arbejdsskadeforsikring ADLEX udfylder efter aftale med foreningen reguleringsskemaer til arbejdsskadeforsikring, ligesom ADLEX anmelder evt. arbejdsskader Udarbejdelse af ansættelseskontrakt ADLEX udarbejder efter aftale med bestyrelsen ansættelsesaftale med ejendomsfunktionærer og andre medarbejdere tilknyttet foreningen Lønregulering ADLEX foretager i samråd med bestyrelsen en årlig lønvurdering. Lønnen for de næste 12 måneder fastsættes, og der fremsendes breve herom til medarbejderne. 8.0 Website 8.01 Oprette foreningshjemmeside med individuel log-in funktion Via ADLEX hjemmeside kan hver enkel andelshaver logge sig ind på en foreningsside, hvor vedtægter, årsregnskaber og andre relevante oplysninger er tilgængelige Vedligeholdelse af standardindhold ADLEX sørger for at opdatere foreningens hjemmeside med seneste regnskaber, general forsamlingsreferat, vedtægter, energimærke m.m Publicering af nyheder + billeder Foreningen kan på hjemmesiden publicere nyheder, billeder eller andre relevante oplysninger til andelshaverne.