Ordinært afdelingsmøde. 6. marts 2018 kl i selskabslokalet, Dahliahaven 134

Transkript

1 VIRUMGAARD Til beboerne DAGSORDEN Afdelingsmøde den 6. marts 2018 Udsendt den 27. februar 2018 MDR Side 1 af BIG 1712 / Lejer : :00 Hermed fremsendes endelig dagsorden til: Dagsorden: Ordinært afdelingsmøde 6. marts 2018 kl i selskabslokalet, Dahliahaven Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde. 3. Drøftelse/beslutning vedrørende afdelingens fremtidige varmeforsyning. 4. Fremlæggelse af regnskab for perioden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 til efterretning. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1. juli 2018 til 30. juni Indkomne forslag Forslag A. Forslag om tagudhæng over hoveddøre. Forslagsstiller: Henriette Nørbæk Forslag B. Forslag om ændring af fællesareal fra park til naturgrund. Forslagsstiller Signe Bischott Forslag C. Forslag om Flytning af steler/afspæringssten, og opsætning af skiltning. Forslagsstillere: Anne A. Gantzler, Jens Eriksen, Rune W. Christensen m.fl. 7. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: Annette Strand og Nick Hartmann 8. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen 9. Valg af repræsentantskabsmedlemmer/suppleanter Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlemmer for Virumgård. 10.Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

2 VIRUMGAARD DAGSORDEN Afdelingsmøde den 6. marts 2018 Udsendt den 27. februar 2018 MDR Side 2 af 2 Astilbehaven 1130, Dahliahaven 44141, Lavendelhaven 115, Solsikkemarken 140, Valmuemarken 2638, Virum Afdelingsbestyrelse pr. 30. juni 2017 Jørgen Nielsen formand Annette Strand næstformand Inge Skjønnemand Niels Gunnar Mortensen Nick Hartmann Bemærkninger til regnskabet Periodens resultat udviser et overskud på kr. 0,00. Følgende forhold har påvirket årets driftsresultat: Ejendomsskatter. Da grundværdien er blevet fastsat lavere end forventet, har dette givet en besparelse på kr i forhold til det budgetterede. Vandafgift. Der er en besparelse på kr i forhold til det budgetterede, hvilket skyldes et mindre forbrug end forventet. Renovation. Der er en besparelse på kr i forhold til det budgetterede, hvilket skyldes, at udgiften til fast renovation ikke er steget som forventet. Almindelig vedligeholdelses har giver en merudgift på kr , hvilket skyldes udgifter til en brugerundersøgelse i afdelingen. Selskabslokalet. Der er været en merudgift på kr i forhold til det budgetterede, hvilket skyldes ekstra udgifter til el og varme. Pr. 30. juni 2017 udgør afdelingens udlagte egne midler kr Beløbet er udlagt til finansiering af modernisering af køkkener (kr ) og modernisering af terrasser/ overdækning (kr ). Tilgodehavende hos fraflyttere udgør pr. 30. juni 2017 kr

3 Regnskab Regnskab for perioden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 Henlæggelse / Opsparing 27% Variable udgifter 20% Prioritetsydelse mv. 38% Faste udgifter 15% Faste udgifter og prioritetsydelser er uafhængige af afdelingens aktiviteter og forbrug Variable udgifter er afhængige af forbruget i afdelingen Henlæggelser er afhængige af afdelingens ønsker og forventninger til vedligeholdelse Diagrammet ovenfor viser, hvad din husleje blev brugt til Regnskabet er et sammendrag af det officelle regnskab, som er revideret af statsautoriseret revisor. Ønskes det officielle regnskab, kan dette hentes på ejendomskontoret. Antal boliger : 288 Antal bolig m² :

4 Regnskab Konto Udgifter Forskel Regnskab nr. 2016/ / / Nettokapitaludgifter Prio. y Ejendomsskatter Faste Vandudgifter Variab Renovation Variab Forsikringer Faste Afdelingens energiforbrug Variab Bidrag til boligorganisationen Faste Afd. bidrag til Landsbyggefonden Faste Renholdelse Variab Almindelig vedligehold Variab Planlagt vedl.& fornyelse Variab Dækket af henlæggelser Variab Istandsættelse fraflytning Variab Dækket af henlæggelser Variab Særlige aktiviteter Variab Diverse udgifter Variab Henlæggelse Henl Afvikling af forbedringsarbejder Prio. y Tab ved lejeledighed & fraflytning. Variab Dækket af henlæggelser / selskabet Variab Andre renter Variab Ydelse vedr. driftstøtte Prio. y Afvikling af underskudssaldo Faste Andre ekstraordinære udgifter Variab Samlede udgifter i alt Indtægter Regnskab 201 Boligafgifter & leje Boliger Erhverv / Institution Kældre mm Garager & Carporte Lejetillæg / Merleje Renteindtægter Andre ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Underskud

5 Regnskab Oversigt over afdelingens balance Aktiver 30. juni 2017 Ejendommens anskaffelssum Forbedringsarbejder Andre anlægsaktiver Tilgodehavender Likvide beholdninger Aktiver i alt jun Passiver Henlæggelser Opsamlet resultat 0 Finansiering af ejendommens anskaffelssum Forbedringsarbejder Anden langfristet gæld Kortfristet gæld Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til Bygge og Boligstyrelsens instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisor har ikke haft bemærkninger til regnskabet. 3

6 2 For perioden 1. juli 2018 til 30. juni 2019 Henlæggelse/ Opsparing 28% Prioritetydelse mv. 36% Variable udgifter 22% Faste udgifter 14% Faste udgifter og prioritetsydelser er uafhængige af afdelingens aktiviteter og forbrug Variable udgifter er afhængige af forbruget i afdelingen Henlæggelser er afhængige af afdelingens ønsker og forventninger til vedligeholdelse Dette er afdelingsbestyrelsens udkast til budget, som vil blive forelagt til godkendelse på afdelingsmødet tet er et sammendrag, ønskes et specificeret budget, kan dette afhentes på ejendomskontoret. Antal boliger : 288 Huslejen vil stige i procent : 1,00% Antal bolig m² Gennemsnitlig stigning pr. m² pr. år 10 Gennemsnitlig leje i boliger pr.m² pr. år :

7 Konto Udgifter nr. 105 Nettokapitaludgifter 106 Ejendomsskatter 107 Vandudgifter 109 Renovation 110 Forsikringer 111 Afdelingens energiforbrug 112 Bidrag til boligorganisationen 113 Afd. bidrag til Landsbyggefonden 114 Renholdelse 115 Almindelig vedligehold 116 Planlagt vedl.& fornyelse Dækket af henlæggelser 117 Istandsættelse fraflytning Dækket af henlæggelser 118 Særlige aktiviteter 119 Diverse udgifter Henlæggelse Afvikling af forbedringsarbejder Tab ved lejeledighed & fraflytning. Dækket af henlæggelser / selskabet 131 Andre renter 132 Ydelse vedr. driftstøtte 133 Afvikling af underskudssaldo Andre ekstraordinære udgifter Samlede udgifter i alt Omk. Regnskab Ændring art 2016/ / /19 Prio. y Faste Variab Variab Faste Variab Faste Faste Variab Variab Variab Variab Variab Variab Variab Variab Henl Prio. y Variab Variab Variab Prio. y Faste Variab Indtægter 201 Boligafgifter & leje Boliger Erhverv / Institution Kældre mm. Garager & Carporte Lejetillæg / Merleje 202 Renteindtægter 203 Andre ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Underskud Lejeændring Boliger Erhverv Institution Garager / Carporte 1,00% 1,00% 1,00% 0,00% 2

8 105 Nettokapitaludgifter Boligafdelingen er finansieret med kreditforeningslån, enten obligationslån eller indekslån. For obligationslån er ydelsen den samme hvert år. Hvis afdelingen modtager ydelsesstøtte til låneydelsen. reguleres denne også i takt med inflationen. Den årlige ydelse på indekslån reguleres i takt med inflationen. Afdelingen har fritagelse for indbetaling af udamortiseret lån med 50/50. LBF har meddelt, at fonden i 2021 vil revurderer fritagelsen Ejendomsskatter Ejendomsskatten fastsættes på grundlag af ejendomsvurderingen og grundskyldspromillen. Sidst kendte grundvurdering, fratrukket fradrag for forbedringer mm. : Forventet grundskyldspromille : kr ,49 Beregning af ejendomskatten i budgetåret : Sidste kendte betalt ejendomskat 2018 kr Beregnet på grundlag af kr Forventet maksimal stigning af ejendomsskatten ( Grundskatteloft ) 3,50% Den forventede ejendomsskat beregnes på grundlag af Grundværdien Hvis der ikke havde været "skatteloft", så havde afdelingens udgift til ejendomsskat været kr så skatteloftet har begrænset afdelingens udgifter til ejendomskatter med i alt kr Vandudgift Vandudgiften kan opdeles i vandpris, vandafledningsafgift og grøn afgift. Vi har lavet en beregning foretaget ud fra forventet forbrug og forventet pris Der forventes en prisstigning på 3% Nuværende kendte pris pr. m³ kr 53,45 Vandforbrug i m³ Pris pr. m³ : kr 55,05 Antal målere : 1 Pris pr. enhed : kr 100,

9 109 Renovation Den faste renovationsafgift betales til kommunen Pris i Forventet Prisen incl. forventet stigning på 3% 2018 Antal Pris Husholdning grundtakst Tømningsbidrag pr. sæk L beholder pr. uge L beh. 2 x pr. uge L beholder pr. uge L beh. 2 x pr. uge L beholder pr. uge L beh. 2 x pr. uge L beholder pr. uge L beh. 2 x pr. uge L beholder pr. uge L beh. 2 x pr. uge Forventet forbrug til ekstra renovation Forsikringer Udgiften til forsikringer er beregnet ud fra seneste præmie + en forventet prisstigning på 8% Betalt i indeværende regnskabsår i hele kr. 468 Ejendomsforsikring Løsøre Motorkøretøj, inkl.. vægtafgift Andre erhvervsfors., f. eks. personale Afdelingens energiforbrug Denne konto omfatter afdelingens fællesudgifter til el, varmeregnskab samt energistyring. Astilbehaven Dahliahaven Dahliahaven Solsikkemarken Solsikkemarken Valmuemarken Virumgårdsvej Forventet el forbrug : Forventet pris pr. KWT : 2,22 Forventet udgift til el Forventet udgift til måler 0 Udgift sidste regnskab Udgift til gadebelysning 0 0 Varme fællesområder 0 0 Udgifter til el og varme, ungdomsboliger 0 0 Energistyring Forventet udgift til udarbejdelse af forbrugsregnskab

10 112 Bidrag til boligorganisationen Honoraret er sammensat af forvaltningshonorar til DAB, bestyrelsens udgifter og revision. Dette udgør ifølge selskabets budget, pr. boligenhed : Af dette beløb betales til DAB Antal administrationsenheder 291 Administrationshonorar i alt Bidrag til dispositionsfond pr. enhed 0 I alt Bidrag til arbejdskapitalen pr. enhed 160 I alt Afdelingens pligtmæssige bidrag til Landsbyggefonden Afdelinger der er taget helt eller delvist i brug før 1. januar 1970, skal betale et årligt bidrag til Byggefonden, som derefter indbetaler beløbet til Landsbyggefonden. 114 Renholdelse Denne konto omfatter afdelingens udgifter til funktionærer og renholdelse. Afdelingens ansatte : Konstantin Abramow Marc Bregnsdal Marlena Nielsen, rengøring Anders Søgaard John Erik Wøldike Claus Breuning Inge Kira Reiter Vacant, elev Thomas Langskov Nielsen Fordeling af funktionæromkostninger til hhv.: Fast løn 1712 Virumgård 53,1% 1729 Virumgård plejeboliger 7,3% 1730 Områdecentret Virumgård, blok A 14,2% 1731 Solgården Plejeboliger 5,2% 1732 Irismarken 9,6% 1733 Solgården Plejeboliger II 5,2% 1735 Solgården Plejeboliger III 5,4% Forventet årlig lønudgift, inkl. lønregulering, ferietillæg og pension Udgifter til ATP, AER bidrag 8 Pr. ansat Forventet timer til ferieafløsn., sygdom og vejrlig 50 a pr. time 210 Øvrige udgifter til funktionærer, såsom videreuddan., møder mm. Da afdelingen har bopælspligt, gives der lejereduktion til funktionærerne Funktionær omkostninger i alt For afdelingen 53,1% Forventet udgift til rengøring af fællesområder, vaskeri Anden renholdelse, f. eks. skorstensfejning, rottebekæmpelse mm

11 115 Almindelig vedligeholdelse Almindelig vedligeholdelse er udgifter som ikke er planlagt. Udgifterne er budgetteret ud fra erfaringerne fra tidligere år. Terræn Bygning, klimaskærm Bygning, bolig / erhvervsenhed Bygning, fælles indvendig Bygning, tekniske installationer Materiel Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse På denne konto udgiftsføres de planlagte vedligeholdelsesarbejder, som kan dækkes af afdelingens henlæggelser. Indeværende års henlæggelser føres på konto 120 Se vedlagte vedligeholdelsesplan for de næste 10 år Istandsættelse ved fraflytning Ved fraflytning har boligafdelingen gennem beboerens boperiode overtaget en del af forpligtelsen til normalistandsættelse af lejemålet. Dvs. maling af vægge og lofter samt rengøring herefter. Udgiften dækkes af de opsparede midler på konto 121 Henlæggelser Særlige aktiviteter Disse udgifter budgetteres ud fra erfaringerne fra tidligere års forbrug Udgifter til fællesvaskeri Udgifter til særlige aktiviteter Udgifter til møde & selskabslokaler Diverse udgifter Disse udgifter budgetteres ud fra erfaringerne fra tidligere års forbrug Kontingent til Boligselskabernes Landsforening, som udgiver bladet Boligen Afdelingsbestyrelsens udgifter, møde udg., kurser mm Beboerudgifter f. eks. beboermøder, juletræsfester, fastelavnsfest mm Administration i afdelingen, telefon, kontorudgifter mm Grundejerforeningsbidrag Uforudseelige udgiftsstigninger, maks. 3 % af ordinære driftudgifter Maksimal hensættelse på denne post udgør, i hele kr. 553 #######

12 Henlæggelser I en almen boligorganisation, skal der spares op til de planlagte og periodiske vedligeholdelsesarbejde, samt udgifter i forbindelse med fraflytning og tab. Dette gøres for at sikre en jævn lejeudvikling. Henlæggelsen beregnes ved hjælp af en likviditetsberegning, så det sikres, at der altid er sparet penge op til de planlagte arbejder. Forbruget sidste 5 år i hele kr. 16/17 15/16 14/15 13/14 12/13 Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse NI Tab ved fraflytning I hele Udkast År År År År År År År År /19 19/20 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25 25/2626/27/2728 Primo Henlæg Andet 0 Forbrug Ultimo Henlæggelse hovedistandsættelse I alt Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse i alt Saldo sidste regnskab Henlæggelse til Istandsættelse ved fraflytning (NI ordning) Konto Henlæggelse til tab ved fraflytning m.v. Selskabet dækker tab større end 326 kr. pr. lejemålsenhed Konto Afvikling af forbedringsarbejder En almen boligorganisation kan udføre forbedringer enten ved hjælp af optagelse af realkreditlån eller ved optagelse af lån i de opsparede midler. Disse lån skal tilbagebetales. Saldo Forbedringsarbejde i kr. Udløb år Ydelse Kt. 125 Fremmed lån : Vindues,facade,varmeanlæg Vindues,facade,varmeanlæg Karnapper Kt. 126 Egne midler : Modernisering køkken 674 Løbende Kt. 127 Bygningsrenovering Bygningsrenovering i alt Vindues,facade,varmeanlæg

13 Tab ved lejeledighed og fraflytning Udgifter til tab ved lejeledighed og fraflytning udgiftsføres her. Tab af manglende lejeindtægt ved ikke udlejede lejligheder, dækkes af selskabets dispositionsfond. Udgiften dækkes af de opsparede midler på konto 123 Henlæggelser og tilskud fra selskabet Afvikling af underskud tidligere år Ifølge lovgivningen skal tidligere års underskud afvikles over 3 år. Ifølge sidste årsregnskab udgør underskudssaldoen kr. Da afdelingen har en underskudssaldo, er der budgetteret med en afvikling af denne. Der afvikles følgende i indeværende regnskabsår Hvis afdelingen har en opsamlet resultatkonto med overskud, bliver den indtægtsført under konto Afvikling af lån til boligorganisationen Der afvikles på lån i selskabet med samme beløb kr som tidligere. I takt med at afdelingen får en besparelse på prioritetsydelserne, forøges denne post. Saldo i kr. Dispositionsfondslån Boligafgifter og leje På denne konto ses den beregnede husleje. Den er beregnet ved at tage alle kendte udgifter fratrukket alle kendte indtægter og derefter fordelt efter antal m² Kældre m.v Renholdelse af grundejerforeningen 8507 Snerydning Andet Lejeforhøjelser : Køkkener Kontingent motionslokale

14 202 Renteindtægter Afdelingens midler i fællesforvaltning skal forrentes med en procentsats, der svarer til det faktiske opnåede afkast på de samlede fællesforvaltede midler. Forventet beregnet indestående : I hele År /19 Forventet indestående henlæggelser Udlæg til forbedringsarbejder ( egne midler ) 533 Resultatkonto 0 Andet likviditetspåvirkning, f. eks. ekstra beboerindskud 0 Forventet indestående i regnskabsåret I indeværende budget år forventes en rentesat på 0,20% Forventet gennemsnitlig indestående kr Andre ordinære indtægter Disse indtægter budgetteres ud fra tidligere års indtægter og forventninger til fremtiden. :.2 Indtægter til fællesvaskeri Indtægter til særlige aktiviteter.4 Indtægter til møde & selskabslokaler Opsamlet overskud tidligere år 1/3 heraf Andre ekstraordinære indtægter F. eks. Tilskud efter lov om privat byfornyelse 0 Udarbejdet af : Udarbejdet den : Korrigeret den : Godkendt af afdelingsbestyrelsen den : Godkendt af afdelingsmødet den : Helle Werchmeister 5. december januar marts 2018 \\gobolig\cases\asg737\asg \dokumenter\originalt budget\[budg xlsm] 9

15 Afsnit / SFBSFB nr Aktivitet 18/19 19/20 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25 25/26 26/27 27/28 1 tk.bel Løbende vedligeholdelse tk.bel Etablering af belægninger Terræn, konstruktion tt.afl.dræ Rensning og spuling tt.bel.sam Udskiftning Terræn, tekniske anlæg ti Løbende vedligeholdelse ti.leg Løbende vedligeholdelse Terræn, inventar tb.bus Løbende vedligeholdelse tb.bus Grønt abn Terræn, beplantning bk.væg Diverse Bygning, klimaskærm, fundament bk.ovf I.h.t. malerbudget bk.ovf I.h.t. malerbudget bk.ovf I.h.t. malerbudget bk.ovf I.h.t. malerbudget bk.ovf I.h.t. malerbudget bk.ovf I.h.t. malerbudget Bygning, klimaskærm, facade bk.tad Nyt pap selsk.lok bk.tad Tegl, løbende vedl Bygning, klimaskærm, tag bk.alt Rep. af membram og fliser Bygning, klimaskærm, altaner og altangange bk.tra Rep.af revner trin, vangere Bygning, klimaskærm, trappe og ramper

16 Afsnit / SFBSFB nr Aktivitet 18/19 19/20 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25 25/26 26/27 27/28 1 bk.dør Nyt nøglesystem bk.væg Døre facade (låse) bk.væg Snedkerarbejde Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, lu bk.gul Udsk.af gulvfuger ovf.trætrapper bk.ovf Afd. andel af udgifter ved fraflytning bk.væg Flisebadeværelse udsk. af fliser Bygning, bolig / erhvervsenhed, konstruktion bi.hvi Nye trinetter bi.hvi Løbende vedligehold bi.hvi Løbende udsk af komfurer bi.hvi Løbende udsk af køleskabe tk.væg Bygningsdele i boligen Bygning, bolig / erhvervsenhed, installatione bi.køk Rep.af køkkenskabe m.m bi.møb Stole, bænke, sefaer m.m bi.køk Køkken afdelingens udgift bi.møb Kontor mv bk.tra Udskiftning af trapper Bygning, fælles, indvendig bt.afl.ops Tagrender og nedløb bt.afl.sam Afløb og sanitet bt.afl.sam Udsk. af toiletter Bygning, tekniske installationer, afløb bt Vedl. tekn. inst. el. belysning mv Bygning, tekniske installationer, el og belysni bt.var.pro Nye gasfyr med aftræksrør bt.var.pro Løbende vedl. gasfyr Bygning, tekniske installationer, gas

17 Afsnit / SFBSFB nr Aktivitet 18/19 19/20 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25 25/26 26/27 27/28 1 bt.afl.rør Vand mv Bygning, tekniske installationer, vand bt.var.sam Løbende vedligeholdelse Bygning, tekniske installationer, varme bt.ven.sam Rensning af vent bt.ven.sam Vedl. og udskiftning bt.ven.sam Udsk. af vent. i bad Bygning, tekniske installationer, ventilation mu.mas Udsk/vedligehold mu.mas Materiel kørende Materiel, andet Aktiviteter i alt

18 20 års udvikling i henlæggelserne År Primo Henlæggelse Forbrug Ultimo 2018/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / /

19

20

21