Ønskeforslag - Beløb angivet i kr.

Transkript

1 Ønskeforslag NR: Ø XXX Sagsbehandler-bemanding i Familieafdelingen Økonomiudvalget Politikområde Administration Aktivitetsområde Økonomiske konsekvenser Ønskeforslag - Beløb angivet i kr. Budgetpost / År Sagsbehandler-ressourcer Budgetudvidelse i alt Udvalget for Familie og Børn besluttede på sit møde den 25. september 2013 følgende: Udvalget for Familie og Børn finder det både bekymrende og beklageligt, at der har været utilstrækkelige indsatser overfor børn, unge og deres familier, og at der er betydelige fejl og mangler i sagsbehandlingen i familiesagerne. Udvalget noterer sig samtidigt, at forvaltningen allerede har igangsat en række genopretningsaktiviteter, som ifølge Task Forcen adresserer en lang række af problemstillingerne, og bidrager til at skabe grundlag for kvalitet i sagsbehandlingen. Udvalget for Familie og Børn anmoder administrationen om øjeblikkeligt at indgå en partnerskabsaftale med Task Forcen om opfølgning på rapporten, og derefter sikre: 1) Opfølgning på de anbefalinger, Task Forcen har fremsat i rapporten 2) En sags-gennemgang af samtlige børne- og familiesager iht. Servicelovens kapitel 11 3) At sikre, at det beskrevne efterslæb i sagsbehandlingen er afviklet snarest muligt 4) At indkredse størrelsen af det budgetpres, som efterslæb og sags-gennemgang i samtlige sager giver, sammen med et forslag til håndtering af dette budgetpres. Dette notat beskriver det bemandingsmæssige/administrative ressourcebehov, udvalgets beslutning afstedkommer. Der henvises for så vidt angår ressourcebehovet på foranstaltningsbudgettet, til særskilt budgetnotat herom. En socialrådgiver kan i henhold til det vejledende sags-tal i udgangspunktet klare sager (svarende til cpr. numre) på børne-familieområdet og sager (svarende til cpr. numre) på børnehandicapområdet. I Halsnæs er der pr. dags dato 519 børnefamiliesager (cpr.nr.)

2 og 140 handicapsager (cpr.nr.). Ud fra en dags dato opgørelse over antallet af sager, vil normeringstallet i så fald skulle være: 519/30 = 17,3 sagsbehandlere på børnefamilieområdet 140/40 = 3,5 sagsbehandlere på handicapområdet Der er taget udgangspunkt i det laveste af tallene i spændet. Det skyldes, at de fleste af de faktorer, som påvirker den enkelte sagsbehandlers evne og muligheder for at have hhv. et højt eller et lavt sags-tal, falder skidt ud i Halsnæs Kommune. Disse faktorer kan fx være: Færre sager, hvis: Borgeren har mange problemer Der er behov for mange foranstaltninger Mange forskellige typer sager Nyuddannet sagsbehandler Manglende kompetenceudvikling og efteruddannelse Ringe mulighed for ledelsesmæssig opbakning Ringe mulighed for kollegial sparring og støtte Dårligt fungerende IT-systemer Beslutningskompetencer er uklare Flere sager, hvis: Borgeren har ét problem Der er behov for få foranstaltninger Specialiseret i særligt sagsområde Erfaren sagsbehandler Kompetenceudvikling og efteruddannelse God mulighed for ledelsesmæssig opbakning God mulighed for kollegial sparring og støtte Godt fungerende IT-systemer Beslutningskompetencerne er klare Halsnæs Kommune har med afsæt i Task Forcens rapport konstateret, at der overvejende er gennemslag af faktorer som negativt påvirker den enkeltes mulighed for at have mange sager. Vi har mange komplekse sager (anbringelsessager, storfamilier, langvarige forebyggelsessager), mange nyuddannede, lav grad af efteruddannelse/kompetenceudvikling, historisk en ringe ledelsesmæssig opbakning og lav mulighed for kollegial sparring og støtte, mange nye IT systemer, og uklarhed om beslutningskompetence/visitationsprocedurer mv. Halsnæs Kommune har dog rekrutteret en ny dygtig afdelingsleder, og har samtidig besat koordinatorstillinger i hhv. handicapteamet, modtagelsesteamet og foranstaltningsteamet, hvorved rammen om den ledelsesmæssige opbakning er kommet på plads, ligesom muligheden for kollegial sparring og støtte er kommet på plads. Esbjerg Kommune fandt fejl i 77% af sine sager, da Task Forcen var i Esbjerg. Esbjerg Kommune (som er ca. 4 gange større end Halsnæs Kommune) er kendt for at have en god normering, og havde været igennem en 3 årig udviklingsproces med fokus dels på personalets kompetencer, dels på procedurer, arbejdsgange, faglig support og sparring, samt implementering af ICS. Deres fundamentale udgangspunkt var således væsentligt bedre end Halsnæs Kommunes. Esbjerg Kommune har opnormeret sin familieafdeling ifm. budget 2013 og 2014 med mere end 20 årsværk, herunder både sagsbehandlere, koordinator-ressourcer og ledelseskraft. Udover sagsbehandlingsressourcer, og muligheden for ledelsesmæssig og kollegial sparring, er der brug for administrativ bemanding til support herfor. Afdelingen er presset dels på bogføring og regningsbetaling mv. (som følge af indførelse af OPUS) dels på it/administrativ support (som følge af indførelsen af Edoc, DUBU, ICS og ift. vedligeholdelse af KMD-sag). Ifølge Socialstyrelsen betyder indførelsen af ICS, at arbejdet med børnefaglige undersøgelser ( 50) og handleplaner ( 140) tager længere tid end normalt, i hvert fald i en implementeringsperiode. Ved en vurdering af bemandingsbehovet må det endelig overvejes dels hvilken grundbemanding afdelingen bør have (jf. det vejledende sags-tal), dels hvilken bemanding/normering afdelingen har

3 brug for, for at imødekomme Udvalget for Familie og Børns beslutning om opfølgning på anbefalingerne, indhentelse af efterslæb og gennemgang af samtlige kapitel 11 sager. Nedenfor følger estimatet over ressourcebehovet. Efterslæb Store dele af det efterslæb, som opstod i løbet af 2012 og 2013 er håndteret i 2013 indtil dato, gennem en ekstraordinær indsats med brug af vikarer samt plustids-aftaler for en del af sagsbehandlerne. Det kræver ca. 1 årsværk i et år i alt, før hele efterslæbet er væk. Der er tale om en engangsudgift som kun påvirker budget Opfølgning på Task Forcens anbefalinger I løbet af de næste to år skal den partnerskabsaftale, som Halsnæs Kommune og Task Forcen indgår, udfoldes og implementeres. En sådan aftale kommer til at kræve en betydelig kompetenceudviklingsaktivitet for sagsbehandler-gruppen, inkl. kommune-interne kurser, eksterne kurser, tema-dage mv. Hertil kommer, at der skal udvikles et betydeligt antal arbejdsgangsbeskrivelser, procedurer mv. ligesom der er politikker (fx den sammenhængende børnepolitik og Halsnæs modellen), som skal ajourføres, formidles og implementeres i familieafdelingen såvel som hos samarbejdspartnerne. Endelig kommer implementeringen af en række af de værktøjer og strategier, som ifølge rapporten nok foreligger, men ikke er bragt til live i det daglige arbejde. Alt dette arbejde er nødvendigt, selvom det sænker sags-produktiviteten hos den enkelte. Administrationens skøn på baggrund af input fra Task Forcen og Esbjerg Kommune er, at det vil kræve ca. 1,5 årsværk pr. år i to år svarende til den periode partnerskabsaftalen kommer til at dække. Sagsgennemgang af samtlige børne- og familiesager iht Servicelovens kapitel 11 Task Forcens rapport har fundet fejl i 19 af de 20 undersøgte sager. Der er en blanding af mere banale, formelle fejl, og tungere, mere kritiske fejl. For så vidt angår afgørelsessagerne er der i forhold til den aktuelle afgørelse vurderet på centrale lovgivningsmæssige krav. Herunder: - den børnefaglige undersøgelse efter servicelovens 50 (om den foreligger, om tidsfrister er overholdt samt de indholdsmæssige krav) - handleplanen efter servicelovens 140 (om den foreligger, om tidsfrister er overholdt samt de indholdsmæssige krav) - børnesamtale efter servicelovens 48 - samtykke til foranstaltningen Herudover har Ankestyrelsen vurderet, om der i sagsbehandlingsforløbet har været særligt problematiske forhold, som kan begrunde kritik. Herunder om sagen har været præget af: - gentagne overtrædelser af lovgivningen - manglende og/eller langsomme reaktioner på underretninger - passivitet i sagsbehandlingen - forkert fokus i forhold til barnets egentlige problemstillinger - for meget fokus på forældresamarbejde i forhold til fokus på barnets trivsel - manglende konfliktfyldt samarbejde internt og/eller eksternt - manglende inddragelse af børnefaglig ekspertise - manglende/forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen - manglende stillingtagen til eventuelle søskende Administrationen er af den opfattelse, at sags-gennemgangen bør integreres i det løbende sagsarbejde i afdelingen, fremfor at opgaven løses af et eksternt konsulent- eller vikarfirma. Dette skyldes, at der ikke er noget læringsudbytte af ekstern opgaveløsning, og at der er stor variation i mellem sagerne på om det er banale eller mere alvorlige fejl. Der er ingen grund til at bede eksterne konsulenter om at løse banale fejl. Afdelingen vil i sagens natur prioritere

4 sagsgennemgangen strategisk, således at de sager, hvor risikoen for at børn og unge ikke har fået det de har krav på er størst; de prioriteres først. Konsekvensen vil være, at der ikke skal afsættes særlige ekstra-ressourcer, såfremt grundnormeringen forbedres. Grundnormering iht det vejledende sags-tal Familieafdelingen har pt. følgende sagsbehandlings-normering: Handicapgruppen: 3 sagsbehandlere, hvoraf den ene har en koordinator-funktion, svarende til ca. 7 timer (0,2 årsværk) om ugen. Der er således 2,8 årsværk sagsbehandling, men behov for 3,5 henset til det vejledende sags-tal. Dvs. mankoen er ca. 0,7 årsværk Modtagelses/undersøgelsesteamet og foranstaltningsteamet: De to teams dækker sagsbehandlingen efter servicelovens kapitel 11, og består af 11 sagsbehandlere, samt 2 koordinatorer, som har koordinationsopgaver ca. svarende til halv arbejdstid. Dvs. i alt 12 sagsbehandlingsårsværk. Hertil kommer 3 paragraf 11 forebyggelseskonsulenter, hvis opgaver ligger inden for foranstaltningsbudgettet, men dog overlapper med traditionelle sagsbehandlingsopgaver. Deres opgaver kan skønnes fordelt ligeligt mellem administration (sagsbehandling) og foranstaltning. Alt i alt er der således 13,5 sagsbehandlingsårsværk til rådighed inden for servicelovens kapitel 11. I henhold til det vejledende sags-tal burde bemandingen være 17,3 årsværk. Dvs. mankoen er ca. 3,8 årsværk. Som nævnt er der herudover øget pres på den sagsbehandlings-tilknyttede administration (bogførings- og it-mæssig support, se ovenfor) for 2014 og frem, svarende til en manko på ca. 1 årsværk. Problemet er løst pt., men midlertidigt og kun i Alt i alt mangler der således pr. 1/ (0,7+3,8+1) 5,5 sagsbehandler årsværk i familieafdelingen, i forhold til dens grundnormering. Fremadrettet styring af sagsbehandler-bemandingen i familieafdelingen Kombinationen af lav bemanding, lav kvalitet i opgaveløsningen, og mange nye opgaver (opfølgning på rapporten, indhentelse af efterslæb, gennemgang af samtlige sager mv.) betyder, at ressourcebehovet er stort pt. Fra 2016 skal det gerne være sådan, at sagsbehandlernes produktivitet er steget, dvs. at de kan tage flere sager end det laveste vejledende sags-tal. På dette tidspunkt er der ryddet op, styr på procedurer, arbejdsgange, politikker og kvalitet i sagsbehandlingen i sagerne. Afdelingen bør kunne aflevere et sagsbehandlings-årsværk gennem øget produktivitet, fra Samtidig bør afdelingens bemanding justeres årligt fra Såfremt det i 2014 eller 2015 viser sig, at sags-tallet ændrer sig væsentligt i forhold til det nuværende, bør afdelingen enten beskæres eller tilføres ressourcer i forhold til dette Efterslæb 1 årsværk Opfølgning på Task Force rapport 1,5 årsværk 1,5 årsværk Sagsgennemgang Grundnormering 5,5 årsværk 5,5 årsværk 4,5 årsværk 4,5 årsværk Ialt 8 årsværk 7 årsværk 4,5 årsværk 4,5 årsværk

5 Et sagsbehandler-årsværk koster gennemsnitligt ca kr.