Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2013, kl i beboerlokalet Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2013, kl i beboerlokalet Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Til stede: Afbud: Medarbejderudpeget observatør: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. november Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. november Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Afdelingernes budgetter /23

2 7. Selskabets økonomiske situation Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Startboliger med tilskud... 9 Sager til orientering Styringsdialog det årlige møde med Hvidovre Kommune Friheden I, Helhedsplan, status Støtte til Friheden I og VI UHS Ung i Hvidovre Syd opgørelse af reguleringskonto Beboerrådgivning efter UHS-projektet Langhusene status på nybyggeri og dispensation vedrørende intern flytning Genudlejning af nærpolitistationen Grundkapital nedsat fra 14 til 10 % Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Overenskomst for ejendomsfunktionærer Ajourføringsgebyr påmindelse ved manglende betaling Støtte til Egu-elev ændret Ejendomskontorets virke Nyt fra afdelingerne Tilbagemeldinger fra KAB Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2013 til 30. juni Bilag 2: KAB s indkøbspolitik Bilag 3: Dokumentationspakke Bilag 4: Budgetopfølgning Bilag 5: Opgørelse over reguleringskontoen for UHS Bilag 6: Erfaringsregistrering i bygesager Bilag 7: Oversigt over beboerklagenævnssager /23

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. november 2012 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 21. november 2012 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 3. december Beth Hørsted har følgende indsigelse: Side 19 Nyt fra afdelingerne - Friheden VI Elektronisk låsesystem vil blive etableret samtidig med Friheden I. Denne opgave er nu en del af helhedsplanen. Det er en fejl, da det ikke kan være en del af Helhedsplanen for Friheden I. Marianne Salomonsen og Jørnanker Døpke har begge følgende præcisering: Side 19 - Nyt fra afdelingerne Orientering fra hver afdeling skal afsluttes med en indstilling, således at det tydeligt fremgår, hvad organisationsbestyrelsen har taget til efterretning eller hvis organisationsbestyrelsen har bemærkninger, hvilken afdeling disse bemærkninger vedrører. Marianne Salomonsen har følgende tilføjelse: Side 20 Nyt fra afdelingerne - under indstillingen Garagerenoveringen vedrører Friheden I Det er ligeledes vigtigt at få indskrevet, at garagelejerne vil stige væsentlig i leje. Dette er blevet diskuteret på organisationsbestyrelsesmødet. Ligeledes blev der diskuteret, om andre afdelinger kan leje garager. Dette skal undersøges nærmere, fordi hvis beboerne i afdeling I, VI og Lille Friheden kan leje garager, så skal de også være med til at betale for renoveringen. at organisationsbestyrelsen drøfter ovennævnte indsigelser/tilføjelser og derefter godkender referatet. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. november 2012 Referat af repræsentantskabsmødet den 21. november 2012 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 20. december at organisationsbestyrelsen godkender ovnnævnte referat. 3/23

4 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2014 Friheden VI Marianne Salomonsen, næstformand 2013 Friheden I Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2014 Friheden I Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden VI Chris Wenlock, bestyrelsesmedlem 2014 Langhusene Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Jævnfør vedtægterne er Richard Taube udpeget af medarbejderne som observatør til organisationsbestyrelsen. 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/23

5 Sager til beslutning 6. Afdelingernes budgetter Som bilag vedlægges organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2013 til 30. juni I overensstemmelse med Lov om almene boliger m.v. bliver budgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden forelagt på afdelingsmødet den 13. marts Budgettet for Langhusene bliver forelagt på afdelingsmødet den 14. marts Budgettet for Frihedens Børneinstitution forelægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Budgetterne udviser følgende: Budgettet blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 21. november Driftsbudgettet - mrk. B2-1 - balancerer med kr. Generelt for boligafdelingerne gør sig gældende, at gebyr for afhentning af dagrenovation er nedsat, udgiften til vand er steget markant og renter af opsparede midler er steget væsentligt Friheden I Driftsbudgettet - mrk. B2-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 8,01 kr. pr. m² eller 1,06 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 760,50 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning er øget med Overført fra opsamlet resultat kr kr kr Friheden VI Driftsbudget - mrk. B2-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 20,76 kr. pr. m², eller 2,74 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 777,68 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med Lån fra dispositionsfonden afdrages med Overført fra opsamlet resultat kr kr kr. 5/23

6 Frihedens børneinstitution Driftsbudgettet mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en lavere leje på kr. svarende til en lejenedsættelse på -75,54 kr. pr. m² eller- 7,83 % af nuværende leje. Lejen pr udgør 889,12 kr. pr. m² årligt. Lejen kan nedsættes grundet lavere udgifter til renovation, højere renteindtægter samt positivt overført resultat Lille Friheden Driftsbudgettet - mrk. B2-1 - balancerer med kr. For ældreboligerne forudsættes en lavere leje på kr., svarende til en lejenedsættelse på -6,29 kr. pr. m² eller -0,48 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.315,17 kr. pr. m² årligt. For ungdomsboligerne forudsættes en lavere leje på kr., svarende til en lejenedsættelse på -18,38 kr. pr. m² eller -1,66 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.090,80 kr. pr. m² årligt Langhusene Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til at den nuværende leje på 799,72 kr. pr. m² årligt bibeholdes for budgetåret, der starter Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning er øget med Udgifter til renholdelse nedsættes med kr kr kr. Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne for 2013/ Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. 6/23

7 Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast hele 2012 været på +4,63 %. I 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet +6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for hele 2012 været på +4,16 %. I 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet +8,38 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for hele 2012 været på +5,32 %. I 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 31. dec (kurs 100) Indre værdi 31. dec fratrukket udlodning ,17 105,80 SEB ,51 106,67 Nykredit Port ,55 107,87 Indre værdi 31. dec Ændring af indre værdi 4,63 %- point 4,16 %- point 5,32 %- point KAB har - i modsætning til tidligere år valgt ikke at udlodde afkastet fra investeringsforeningerne for 2012, men i stedet lade det blive stående i investeringsforeningerne. Dette fordi der i øjeblikket opnås et betydeligt højere afkast af investeringsforeningerne, end af eksempelvis bankindestående. Værdiudviklingen for 2012 medfører en urealiseret kursgevinst for på kr., som bliver indtægtsført i boligorganisationens årsregnskab. I og med at der p.t. ikke opnås en særlig høj renteindtægt af bankindestående, bliver der løbende holdt øje med, om der kan opnås et bedre afkast af boligorganisationens likvide midler. har for tiden relativt mange penge indestående på bankkonti. Det foreslås derfor, at der indskydes yderligere kr., fordelt på de tre investeringsforeninger, så de efter indskuddet er tilnærmelsesvis lige store. 7/23

8 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender yderligere investering af kr. fordelt på de tre investeringsforeninger. 8. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser indenfor KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet: ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes på KAB s hjemmeside. 8/23

9 Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med Standardleverandørbetingelserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Læs standardleverandørbetingelserne her: Bilag 2: KAB s indkøbspolitik 2012 at organisationsbestyrelsen tager KAB s indkøbspolitik til efterretning samt beslutter, at organisationsbestyrelsen vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. 9. Startboliger med tilskud Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har i Lov nr. 518 af den 5. juni 2012 om startboliger givet mulighed for, at staten kan yde støtte til etablering og drift af startboliger for unge. Startboliger er almene ungdomsboliger, der er målrettet unge årige, som har særligt behov for en bolig med tilhørende bostøtte. Formålet med startboliger er at sikre unge med forskellige grader af problemer en god start på et liv i egen bolig. Der er tilknyttet voksenstøtte i form af en social vicevært direkte til boligen og bomiljøet. De unge, som tilbuddet om startboliger retter sig imod, er unge, der med en let støtte kan klare at bo for sig selv. Unge med behov for mere massiv faglig støtte er udenfor målgruppen. Umiddelbart er der følgende muligheder for etablering af startboliger: I større afdelinger, eller i nært beliggende afdelinger med ældre små almene familieboliger med lav husleje I ungdomsboliger, eventuelt boliger hvor den kommunale forvaltning allerede anviser unge med særlige behov I afdelinger med særlige lejlighedstyper som tillægsrum, enkeltværelser og hybler uden køkken Det er KAB, der på vegne af boligorganisationen anviser til boligerne. I praksis vil det dog ske i tæt samarbejde med kommunen, hvorfor det er oplagt at tilbyde startboligerne til lokale unge, som skal hjælpes i gang. 9/23

10 Økonomien Lovgivningen yder ikke støtte til husleje. Det vurderes derfor, at lejen for en startbolig ikke må overstige ca kr. om måneden. Der ydes økonomisk støtte til etablering af startboliger, op til kr. pr. bolig, og fuld støtte til ansættelse af en social vicevært. Den sociale vicevært skal kunne yde bostøtte til mellem 12 og 26 unge. Yderligere ydes økonomisk støtte til udgifter ved kontorhold og aktiviteter. Det skal drøftes med kommunerne, i hvilket omfang udgifter til tomgangsleje og misligholdelse kan betales af kommunen. Startboligerne etableres som nævnt i eksisterende almene boliger. Dog vil der muligvis kunne etableres startboliger i nyopførte ungdomsboligafdelinger. Startboligen skal etableres som et midlertidigt tilbud, der som udgangspunkt senest skal fraflyttes, når den unge fylder 24 år. Tilskuddet på op til kr. pr. bolig skal ikke refunderes, hvis startboligen på grund af ændringer i boligbehov i afdelingen igen indgår i afdelingens almindelige boligudbud senere. Flere boligorganisationer, eventuelt med inddragelse af boligorganisationer uden for KABfællesskabet, vil kunne etablere et samarbejde. Medarbejderne, de sociale viceværter, bør tilknyttes et lokalt boligsocialt sekretariat, hvor dette findes eller til den boligsociale koordinator centralt i KAB. Boligsociale medarbejdere på deltid kan ansættes som sociale viceværter i en splitansættelse, hvor nogle af timerne betales via støtten til startboliger. Ansøgning indsendes til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for at etablere startboliger og beslutter, om der kan etableres startboliger i en eller flere afdelinger. Sager til orientering 10. Styringsdialog det årlige møde med Hvidovre Kommune Hvidovre Kommune har inviteret til dialogmøde den 19. marts Organisationen bliver repræsenteret af Christian Thode, formand, Marianne Salomonsen, næstformand og Annette Birkov, forretningsfører. På mødet drøftes generelt samarbejde mellem kommunen og boligorganisationen/kab samt mere specifikke forhold vedrørende økonomi, udlejning og andre afdelingsrelaterede forhold. 10/23

11 Som led i styringsdialogen skal der indsendes en dokumentationspakke til Hvidovre Kommune. Dokumentationspakken vedlægges som bilag. På organisationsbestyrelsesmødet gives en orientering om forløbet af styringsdialogen med Hvidovre Kommune. Bilag 3: Dokumentationspakke 11. Friheden I, Helhedsplan, status Der har gennem efteråret 2012 været stor aktivitet vedrørende Helhedsplanen i Friheden I. Der er udarbejdet skema A, som er godkendt af afdelingsmødet, organisationsbestyrelsen, Hvidovre Kommune og Landsbyggefonden. Det er en meget hurtig godkendelse af projektet, og der har været en god dialog med Hvidover Kommune og Landsbyggefonden under hele forløbet. Der er lavet aftale med Rådgivende Ingeniørfirma Henrik Larsen A/S om rådgivning på opgaven fremover. Registrering i Friheden I er iværksat, og skitseprojekt pågår i løbet af foråret Det forventes, at der kan fremsendes projekt til godkendelse hos Hvidover Kommune omkring sommeren Herefter skal der udarbejdes hovedprojekt, som skal sendes i EU-udbud i efteråret Rådgiver har tilknyttet underrådgiver Landskabsarkitekt LiWPlanning, som skal bidrage med tiltag til opgradering af udearealer og samarbejde vedrørende LAR-projekt. Dette er godkendt af følgegruppen. Der er udarbejdet en stram plan for møder med følgegruppen for det kommende halve år (foreløbig frem til august 2013). Der er overvejelser om endnu en besigtigelsestur i løbet af foråret, men dette er endnu ikke fastlagt. Ligeledes er der ønsker om, beboerinddragelse i forbindelse med planlægning af udearealer af Friheden I. 11/23

12 12. Støtte til Friheden I og VI Christian Thode har til orientering og drøftelse ønsket en sammenligning af ydet tilskud fra selskabets dispositionsfond og egen trækningsret til Helhedsplanen i Friheden I og facaderenoveringen i Friheden VI. Brug af egen trækningsret og dispositionsfond, disponeret fra 2000 til 2012 til store renoveringsopgaver Friheden I, antal boliger Disponeret til Helhedsplan Sum pr. bolig Egen trækningsret Dispositionsfond I alt Afdeling VI, antal boliger 48 Anvendt til facaderenovering Sum pr. bolig Egen trækningsret Dispositionsfond I alt at organisationsbestyrelsen drøfter oversigt over disponerede midler fra dispositionsfonden og egen trækningsret til Friheden I og Friheden VI og tager orienteringen til efterretning. 13. UHS Ung i Hvidovre Syd opgørelse af reguleringskonto UHS, som i fem år har ydet en boligsocial indsats med støtte fra Landsbyggefonden, Hvidovre Kommune og, udløb med udgangen af Der er nu udarbejdet en opgørelse over reguleringskontoen, som er godkendt af revisionen. Reguleringskontoen er udarbejdet på baggrund af en budgetopfølgning, der viser afholdte udgifter til de forskellige aktiviteter for hvert af de fem år. 12/23

13 Opgørelsen er forelagt styregruppen, og vil blive sendt til Landsbyggefonden efter organisationsbestyrelsesmødet. Det samlede budget var på 2 mio. kr. resultatet viser et overskud (midler der ikke er blevet anvendt) på kr. Der er især to poster, der afviger i forhold til budgettet. Det er udgifter til løn og administration. Der er brugt kr. færre til løn end budgetteret, hvilket primært skyldes, at der ikke var ansat en aktivitetsmedarbejder de sidste fire måneder af projektet. Der er et merforbrug på administration på kr., hvilket skyldes at man på ansøgningstidspunktet ikke havde fuldt kendskab til KAB s nye forvaltningskoncept og dermed ydelseskatalog. Administrationsudgifterne dækker over årlige udgifter til revision, økonomistyring og udarbejdelse af reguleringskonto. De ikke anvendte midler returneres til Landsbyggefonden med 75 %. De resterende 25 % ( kr.), som svarer til Boligselskabets medfinansiering returneres til dispositionsfonden, med mindre organisationsbestyrelsen træffer beslutning om anden anvendelse. Bilag 4: Budgetopfølgning Bilag 5: Opgørelse over reguleringskontoen for UHS at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om reguleringskontoen for UHS-projektet til efterretning og træffer beslutning om, hvorvidt de overskydende midler på kr. tilbageføres til dispositionsfonden. 14. Beboerrådgivning efter UHS-projektet UHS-projektet udløb, som tidligere nævnt med udgangen af Styregruppen har på de seneste møder drøftet og truffet beslutning om, hvilke opgaver beboerrådgiveren fremadrettet skal varetage. Opgaverne er inddelt i kerneopgaver og fokusområder. Kerneopgaver Kerneopgaver som er beskrevet i dette afsnit, består af opgaver, der danner basis i beboerrådgiverens arbejde. 13/23

14 Rådgivning Til opgaven hører rådgivning i forhold til skrøbelige beboere/grupper, herunder bl.a. misbrugere, psykisk syge, demente og beboere/familier med akutopståede problemer. Arbejdet omfatter bl.a. kontakt til myndigheder og fondsansøgninger for beboere og/eller grupper. Rådgivningen omfatter ikke egentlig personlig sagsbehandling, men råd om, hvor der kan indhentes specialviden angående beboerens specifikke problemer, at være bisidder og lignende. En anden rådgivningsopgave omfatter de beboervalgte og boligselskabets klubber og foreninger. Her omfatter rådgivningen spørgsmål, som har relevans for boligområdets boligsociale udvikling. Målet er at rådgive angående udfordringer og problemområder, hvor en indsats kan bidrage til en positiv udvikling af boligselskabet. Samarbejde En af kernerne i beboerrådgiverens arbejde er samarbejdet i forhold til at skabe aktiviteter og processer, som kan medvirke til, at boligområdet forbliver et godt og trygt sted at bo. Målet med samarbejdet er orientering, erfaringsudveksling og start af nye aktiviteter og processer til gavn for boligselskabet. Samarbejdet foregår med interne parter, f.eks. beboere, beboervalgte, ejendomskontor og eksterne parter, som f.eks. kommune, myndigheder, foreninger og andre relevante parter. Fundraising Opgaven omhandler større ansøgninger til gruppeaktiviteter som boligselskabet/ejendomskontoret finder relevant. Arbejdet omfatter bl.a. lokalisering af relevante puljer, samarbejde med disses bestyrelser, koordinering af arbejdet omkring ansøgning og skrivearbejde. Opstartshjælp, rådgivning og støtte til aktiviteter arrangeret af frivillige For at fokusere på beboernes ønsker om deltagelse i aktiviteter, drevet af frivillige, er det beboerrådgiverens opgave: at rådgive og støtte op om boligselskabets klubber og foreninger at hjælpe nye aktivitetsinitiativer til gavn for boligselskabet i opstartsfasen at være koordinator for boligselskabets traditionsaktiviteter, som f.eks. sommerfest, fastelavn, juletræsfest, i den udstrækning, der er behov for dette. Opstartshjælpen, rådgivningen og støtten kan f.eks. være at hjælpe frivillige med at sætte aktiviteterne i gang, gøre reklame for aktiviteterne, bl.a. ved at fortælle den gode historie om de frivillige og aktiviteterne, rådgivning om støtteansøgninger o.l. 14/23

15 Målet er, at det er de frivillige, der står for aktiviteterne og har ansvaret, men at de kan trække på beboerrådgiverens knowhow og kontakter. Kontorarbejde Arbejdet omfatter oplæg og forberedelse til møder, regnskab, referatskrivning, opdatering af hjemmeside, tv-rulle, beboerblad med reklame for såvel interne som eksterne aktiviteter, som kan have interesse for Frihedens beboere. Herudover registrering af arbejdsopgaver. Fokusområder Udover kerneopgaverne er der to væsentlige fokusområder. Fokusområder er arbejdsområder, hvor der skal rettes særlig fokus på i de kommende to år. Integration af arbejdsopgaver mellem ejendomskontor og beboerrådgiver Samarbejdet mellem ejendomskontor og beboerrådgiver skal styrkes de kommende år. Målet er, at ejendomskontoret og beboerrådgiveren i opgaver der løses i fællesskab skal integreres, hvilket betyder, at man bruger hinandens viden og ressourcer. Dermed kan der handles hurtigt og effektivt bl.a. i klagesager, beboerstridigheder og omkring uønsket adfærd i boligområdet. Børn, unge og familier Et fokusområde i beboerrådgiverens arbejde, er det boligsociale arbejde med børn, unge og familier. Herunder hører tiltag, som sigter på at skabe forhold, som mindsker gruppen af utilpassede familier og omfatter bl.a. kriminalitetsforebyggelse. Der skal bl.a. skabes overblik over børn og unges uhensigtsmæssige adfærd i området, og i samarbejde med relevante parter i kommunen eller foreningslivet skabe aktiviteter eller processer, som har kriminalitetsforbyggende karakter. Opgavebeskrivelsen er gældende for to år og evalueres efter et år. Dette for at tilgodese, at nye opgaver kan indarbejdes, at give mulighed for at vurdere resultaterne over en periode samt skabe kontinuitet i det boligsociale arbejde. 15. Langhusene status på nybyggeri og dispensation vedrørende intern flytning Status på nybyggeri Byggeudvalget afholdt møde den 8. februar 2013, hvor sagsforløbet og enkelte punkter blev drøftet, herunder budgetopfølgning vedrørende reserverede beløb i Skema C, status på opfølgningen af Byggeskadefondens 1-års eftersyn og mangelafhjælpningen samt tilfredshedsevaluering af proces og samarbejde. 15/23

16 Budgetopfølgning vedrørende reserverede beløb i Skema C Der kan forventes et pænt resultat, idet endelig opgørelse forventes at kunne udvise et mindre forbrug på ca kr. Da følgende reserverede beløb endnu ikke er afklaret: kr. til betaling af andel af offentlig sti, eventuel betaling af gebyr på kr. til kommunen kr. til etablering af solcelleanlæg til dækning af fælles elforbrug besluttede udvalget, at der skal søges tidsfristudsættelse for indsendelse af revideret regnskab inkl. opgjorte reservationer fra den 31. marts 2013 til den 30. juni I overensstemmelse hermed har KAB ved dateret den 21. februar 2013 anmodet om tidsfristudsættelse til den 30. juni Kommunens svar foreligger endnu ikke. Status på opfølgningen af Byggeskadefondens 1-års Eftersyn Processen pågår tilfredsstillende og AlmenBolig+ projekternes projektgransker inddrages løbende for at kvalitetssikre. 1-års garantigennemgang og afhjælpningen Garantiåret udløb den 1. februar 2013, og der gennemførtes i forbindelse hermed en registrering af fejl og mangler (meget få) og afhjælpning heraf. Der er udsendt spørgeskemaer til alle beboere for kontrol af mangelafhjælpningen. I forbindelse hermed gav formanden atter udtryk for kritik af den oplevede langsomme mangelafhjælpning og informationsniveauet i forbindelse hermed. Tilfredshedsevaluering af proces og samarbejde Evalueringen blev, sammen med de organisationsudpegede medlemmer af udvalget, varetaget af byggedirektør Rolf Andersson, og resultatet heraf ses i form af skemaet Erfaringsregistrering i byggesager, der vedlægges til orientering som bilag. Byggeudvalgets næste møde er ikke fastsat. Bilag 6: Erfaringsregistrering i bygesager Lokalt driftsansvar Da første års garantiperiode for Langhusenes vedkommende er udløbet, og mangeludbedringsprocessen stort set er afsluttet, skal afdelingen til at overtage ansvaret for den lokale drift, som hidtil er blevet varetaget af KAB i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. 16/23

17 Der er ved at blive planlagt et uddannelsesforløb for afdelingsbestyrelsen, som indeholder undervisning i brug af rekvisitioner, bogføring og brug af beboeropgavesystemet. Den 27. februar 2013 afholdtes et temamøde vedrørende lokalt driftsansvar. Her fik afdelingsbestyrelsen forelagt en køreplan for overtagelse af ansvaret. Det er målet, at afdelingen har overtaget ansvaret for driften inden udgangen af første halvår af Specialkundeenheden (SKE) vil i denne proces have en løbende dialog med afdelingsbestyrelsen. Dispensation vedrørende intern flytning Organisationsbestyrelsen har efter mail-høring i december 2012 godkendt, at der gives dispensation fra reglen om to års karenstid på den interne venteliste. Dispensationen gives til nuværende beboere, der ikke fik opfyldt deres første prioritet, da boligerne blev tildelt. Dispensationen gælder kun til intern flytning i Langhusene. Behovet for dispensation er opstået, idet der har været ni fraflytninger i 2012, og flere beboere har ønsket at flytte internt, fordi de ikke fik ønskeboligen ved første tildeling. Dispensationen vil være med til at holde på nuværende beboere, som er glade for konceptet og dermed vil skabe stabilitet i Langhusene. 16. Genudlejning af nærpolitistationen Som tidligere meddelt, er Nærpolitiet flyttet, og lejemålet er opsagt. Politiet hæfter for huslejen til den 1. april Lokalet er på 74 m 2 fordelt på to rum, et badeværelse og lille køkken. Afdelingsbestyrelsen har besluttet at inddrage TV-studiet, således at lokalet udgør 127 m 2, hvilket skønnes at være mere attraktivt. Ombygningen gennemføres, når konkret lejer haves. Der er til leje skilt i vinduerne, og der annonceres med lokalet på KAB s hjemmeside samt på en portal for erhvervslokaler. Der har været en del henvendelser, men langt de fleste har været personer, der ønsker en cafe, købmand eller anden form for salg af mad. Lokalet forsøges nu udlejet via en ejendomsmægler. 17/23

18 17. Grundkapital nedsat fra 14 til 10 % Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven trådte i kraft den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. 18. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns- og Furesø Kommune siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er at forhindre en udsættelse nu og her. at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra 1. februar 3 gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprettet PBS aftaler. at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen. 18/23

19 at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år hvor der var én gældsrådgiver ansat havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. 19. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden 19/23

20 (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden Ajourføringsgebyr påmindelse ved manglende betaling Pr. 23. januar 2013 er der kommet nye regler om ajourføringsgebyret. Reglerne fremgår af udlejningsbekendtgørelsens 3, stk. 3. Efter de nye regler skal boligorganisationen sende en påmindelse (rykker) til den boligsøgende, hvis den boligsøgende ikke betaler det årlige ajourføringsgebyr. Det skal fremgå af påmindelsen, at manglende betaling af ajourføringsgebyret vil betyde, at den boligsøgende slettes fra listen. Den hidtil gældende regel om, at den boligsøgende kan slettes fra ventelisten 6 uger efter, at boligorganisationen har sendt opkrævning på ajourføringsgebyret og betaling ikke har fundet sted, gælder derfor ikke længere. Der er i de nye regler ikke fastsat nogen frister for, hvornår påmindelse skal sendes, og hvor hurtigt herefter sletning kan ske. De nye regler giver ikke mulighed for at opkræve et rykkergebyr. De administrative udgifter ved påmindelse skal derfor dækkes af ajourføringsgebyret. Reglerne fastslår i øvrigt, at boligorganisationen allerede i forbindelse med opnoteringen skal meddele den boligsøgende, at der én gang årligt vil blive opkrævet et ajourføringsgebyr, at der vil blive sendt en påmindelse ved manglende betaling, og at manglende betaling vil medføre sletning fra ventelisten. KAB har imidlertid altid fremsendt en påmindelse før sletning af ventelisten. Ændringen i reglerne medfører derfor kun mindre ændringer i de breve, der udsendes i forbindelse med opnotering på venteliste. KAB s politik er fortsat, at sletning sker 6 uger efter, at rykkeren er modtaget. 20/23

21 21. Støtte til Egu-elev ændret Kontrakten med selskabets nuværende Egu-elev udløber 1. juli Organisationsbestyrelsen har tidligere truffet beslutning om at fortsætte med at være uddannelsessted for to elever. Regeringen har i december 2012 besluttet at beskære tilskuddet til elever fra kr. til kr. Det betyder en merudgift for selskabet på kr. fordelt over to år. 22. Ejendomskontorets virke Pr. 1. november 2012 blev der ansat en ny driftschef - Per Hansen - til ejendomskontoret i Friheden. Driftschefen har siden starten været fokuseret på opfølgning af verserende sager, hvor bl.a. YouSee har været én af de lidt mere tidskrævende sager. Lige omkring årsskiftet blev der gennemført medarbejderudviklingssamtaler med alle medarbejdere. Samtalerne har generelt været meget positive, og den overordnet linje er, at medarbejderne er godt tilfredse med at være ansat i. Organisationsbestyrelsen har tidligere fremsat ønske om at få en mere fakta-baseret afrapportering fra ejendomskontorets side. Konkret arbejdes der derfor på at få klarlagt, hvilke data der kan trækkes fra opgavestyringssystemet, og hvordan de kan bruges til en kontinuerlig opfølgning fremover. Det anbefales i den forbindelse, at organisationsbestyrelsen tager en samlet drøftelse om, hvilke målepunkter der ønskes fremlagt, samt hvordan brugen/efterbehandlingen skal være på disse data. Fra ejendomskontor til servicecenter er det bare en talemåde? Ikke nødvendigvis, hvis det talte ord følges op af handling. Ejendomskontoret har afholdt det første møde i en række, hvor vi netop tager hul på dette emne, som senere vil udmønte sig i konkrete tiltag. Er det den rigtige service vi tilbyder beboerne i dag, eller skal den være anderledes? Kan vi f.eks. lave vores indflytninger ude i lejlighederne sammen med beboeren? Og kan vi eventuelt gøre bedre brug af Frihedens elektroniske medier og derigennem foretage nogle tiltag, der kunne gavne beboerne. 21/23

22 23. Nyt fra afdelingerne Generelt for Friheden I, VI og Lille Friheden YouSee har haft sit indtog i Friheden. Det er en opgave, der har været meget fokus på og en opgave, der har kostet mange medarbejderressourcer. Trods dette, har henvendelserne til ejendomskontoret været langt under, hvad vi kunne have forventet, jf. de advarsler vi fik fra YouSee. Dansk Servicerådgivning har foretaget en kvalitetsundersøgelse på rengøringen, som udføres af AlliancePlus. Der er lidt uenighed omkring rigtigheden af vurderingen, men overordnet set er det en brugbar rapport. Der er skrevet til AlliancePlus, hvor det påpeges, at kvaliteten skal hæves, såfremt samarbejdet skal fortsætte. Ny kvalitetsundersøgelse foretages i martsapril Friheden I Der har været en del vandskader i december De opstod omkring den december, hvor der var et hurtigt vejrskift det skiftede fra sne og kulde til regn og varme i løbet af få timer. Renoveringen af garagerne beløber sig til i alt ca kr., og vil blive igangsat, hvis det godkendes på afdelingsmødet den 13. marts Friheden VI Udskiftning af indgangspartierne på Strandmarksvej 16 og 18 forventes at koste ca kr. og vil blive igangsat, hvis det godkendes på afdelingsmødet den 13. marts Lille Friheden Overdækning af affaldsøerne i Lille Friheden er godkendt hos Hvidovre Kommune og arbejdet er igangsat. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 21. marts 2013, hvor beboerne skal behandle forslag om individuel mulighed for etablering af adgang til en lille have (relevante stuelejligheder) og fransk altan (relevante lejligheder på 1. sal). 22/23

23 24. Tilbagemeldinger fra KAB Blå banner øverst på siden af budget og regnskab Administrationen har undersøgt om organisationsbestyrelsen indenfor de seneste syv år har truffet beslutning om, at selskabet ikke ønsker denblå banner øverst på siderne af budget og regnskab. Det har organisationsbestyrelsen ikke. Bestyrelsen har senest behandlet emnet layout den 19. december 2007, hvor et revideret logo-design, udarbejdet af Raffinaderiet, blev godkendt. Difference i nettohusleje i Friheden I Administrationen har undersøgt om organisationsbestyrelsen indenfor de seneste syv år har behandlet emnet differencer i nettohusleje i Friheden I. Det har organisationsbestyrelsen ikke. Administrationen arbejder på et oplæg til ny lejeberegning for hele Friheden I. 25. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 7: Oversigt over beboerklagenævnssager. 26. Kommende møder Forslag til organisationsbestyrelsesmøder i 2013: Onsdag den 11. september 2013 kl i KAB Onsdag den 20. november 2013 kl i Oasen 27. Eventuelt 23/23