Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Kalundborg Roklub. Kasserer: Marie Valeur

Transkript

1 Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Kalundborg Roklub Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Kalundborg Roklub Radiovej Kalundborg CVR Dato for seneste ajourføring af dokumentet: Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen? 2. Hvad er formålene med behandlingen? 3. Hvilke personoplysninger behandler vi? Kasserer: Marie Valeur kasserer@kalundborgroklub.dk Webmaster: Kristian Kalisch webmaster@kalundborgroklub.dk a) Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til DFfR/DKF/DIF c) Indhentelse af børneattester d) Udbetaling af godtgørelser for udlæg for klubben e) Administration af udlån af klubbens faciliteter f) Behandling knyttet til bekæmpelse af doping og matchfixing Almindelige personoplysninger: a) Navn b) Mailadresse c) Telefon 1

2 d) Adresse e) Fødselsdato f) Køn g) Medlemsstatus h) Indmeldelsesdato i) Svømmestatus j) Navn, tlf.nr. og mail på pårørende. k) Rodata (f.eks. frigivelse samt info om rettigheder, såsom kort/langtursstyrmand, IPP-niveau) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: a) CPR-nummer b) Oplysninger om strafbare forhold c) Kontooplysninger 4. Hvem behandler vi oplysninger om? 5. Hvem videregives oplysningerne til? 6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen? Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer: a) Medlemmer b) Ledere c) Trænere a) Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DFfR/DKF/DIF og kommunen, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri. b) Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DFfr og DKF, hvis en børneattest har anmærkninger. a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. 2

3 b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt. c) Kontooplysning indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb. d) Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke. 7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen? Vi opbevarer ingen personoplysninger gemt lokalt på en computer, fx foreningscomputeren i klubhuset. Alle almindelige personoplysninger gemmes udelukkende hos Memberlink og Medlems- Kontoret og adgang til dem kan kun ske via internettet ved at bruge brugernavn og kodeord. MemberLink Aps ( Memberlink ), Stenager 2, 6400 Sønderborg, CVR Den aktuelle version af aftalen er fra den Medlemmers persondata vil kun være tilgængelige for administratorer, hold ansvarlige og medlemsadministratorer. Tildelingen af disse brugerprofiler sker kun af den dataansvarlige person, som dermed begrænser adgang til personoplysningerne til klubbens legitime formål. Brug af underdatabehandlere: MemberLink hostes i Microsoft s Windows Azure Cloud. Så Microsoft er underdatabehandler til MemberLink. MedlemsKontoret.dk Aps CVR Østre Alle Værløse 3

4 Bruger underdatabehandlere: WinKAS A/S, Nordea Kontooplysninger gemmes i klubbens netbank hos Nordea, som kun kan tilgås af kasseren via nemid. e-boks I klubbens e-boks opbevares informationer om CPR-nr og børneattest på klubbens trænere og ledere. E-boksen kan kun tilgås med klubbens nemid, som kassereren besider. 8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden? Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet. Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Alle uregelmæssigheder logges hos Memberlink og MedlemsKontoret. 9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer? MemberLink Aps Vi har indgået en Data-behandler aftale med MemberLink Aps ( Memberlink ), Stenager 2, 6400 Sønderborg, CVR Den aktuelle version af aftalen er fra den I denne aftale forpliger Memberlink sig til at behandle personoplysninger i overensstemmelse med gældende dansk persondatalovgivning, herunder Persondataforordningen. I vores Memberlink system har vi tændt for automatisk sletning af medlem 1 år efter udmeldt dato Systemet giver notifikationer om databehandlingsopgaver der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data. 4

5 MedlemsKontoret Der arbejdes på at indhente en databehandlingsaftale. e-boks Her opbevares informationer om børneattester på klubbens trænere og ledere. Øvrig Samtidig opbevarer vi ingen personoplysninger gemt lokalt på en computer, fx foreningscomputeren i klubhuset Der arbejdes pt. med én årlig analog eller digital gennemgang af klubbens data for at sikre at unødvendige/forældede data slettes. 5