Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbyparken afdeling 24

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbyparken afdeling 24 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 35 fredag den 10. november 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Binh N. Amalie G. Benjamin H. Fraværende: Jonas S. Trine H. L. Fra Kollegiekontoret deltog boliginspektør Gert A. Ejlertsen, økonomimedarbejder Kenneth Yoon Jensen, administrationschef Diana Jørgensen og varmemester Ole Fenger Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Drøftelse vedr. nybyggeri v./ Diana Jørgensen 3. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 4. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 5. Godkendelse af regnskab 2016/17 6. Aktuel drift 2017/18 7. Nyinvesteringer 2018/19 8. Orientering fra Kollegiekontoret 9. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 34 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Drøftelse vedr. nybyggeri Administrationschef Diana Jørgensen gennemgik muligheden for at ved de nye startboliger, der bliver tilknyttet til Skejbyparken, er der mulighed for at gøre det røgfrit. Ligeledes kan det indføres i de eksisterende boliger, men det kan først ske efter at de nuværende kontrakter Side 1 af 8

2 ændres, når nye flytter ind på Skejbyparken. Det er noget i skal tage stilling til og beslutte på jeres næste afdelingsmøde. Ad 3. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Trine H. L. Kasserer Binh N. Menigt medlem Amalie G. Menigt medlem Kalle G. Suppleant Benjamin H. Suppleant Jonas S. S. Ad 4. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet at bestyrelsen udpeger et repræsentantskabsmedlem til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november Ad 5. Godkendelse af regnskab 2016/17 Årets resultat et overskud på kr. Årets overskud skyldes hovedsageligt: Besparelse på varme, som følge af mildere vinter end normalt. Besparelse på el som følge af mindre forbrug. Besparelse på renovation som følge af nedgravede containere. Derved færre tømninger. Besparelse på udgifter til ejendomsfunktionær, delvist modsvaret af højere udgift til rengøringsfirma. Besparelse på udgift til vagtordning. Besparelse på almindelig vedligeholdelse. Øgede renteindtægter som følge af højere renteniveau i fællesforvaltningen. Besparelse i drift af vaskeri som følge af færre udgifter til sæbekøb, delvist modsvaret af færre indtægter fra vaskeri. Ekstraordinære indtægter som følge af el-salg til Bolignet Aarhus Udgift på vand som følge af højere forbrug. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er forøget med kr til kr kr. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over renter og indbetaling til lån. Samt rentebidrag og ungdomsboligbidrag. Side 2 af 8

3 Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift besparelse som følge af lavere prisniveau. Renovation Posten består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Der har været en besparelse som følge af overgang til nedgravede containere, hvilket har medført færre tømninger. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Pr er der skiftet forsikringsselskab, der er indgået en 5-årig aftale med Gjensidige. Varme besparelse som følge af lavere forbrug. El besparelse som følge af lavere prisniveau. Administrationsbidrag - indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Samt udgift til revisor og indstillingsgebyr. Dispositionsfond Beløbet til dispositionsfonden er lovbestemt og udgør 559 kr. pr. lejemål. I alle almene boligorganisationer skal der etableres en dispositionsfond, som alle boligorganisations afdelinger skal indbetale til i form af et bidrag. Bidraget er obligatorisk, indtil fonden har nået en minimumsstørrelse. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder udgifter til varmemesterens løn, pension, ATP samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor. Derudover indeholder den udgiften til rengøringsartikler samt rengøring af fællesarealer. Der ses en overordnet besparelse, hovedsageligt som følge af besparelser ift. ejendomsfunktionær, på trods af øget udgift til rengøringsfirma. Almindelig vedligeholdelse Varmemesterens konto til den løbende drift og uforudsete udgifter. Indtægter fra syn bliver modregnet på almindelige vedligeholdelse. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt kr. som dækkes af tidligere henlæggelser. Drift af fællesvaskeri Udgiften til drift af fællesvaskeri skal ses i sammenhæng med indtægten. Andel i fællesfaciliteters drift - Abonnement til Bolignet Aarhus. Diverse udgifter Omfatter beboerfaciliteter og vagtordning. Der ses en besparelse ift. vagtordning. Side 3 af 8

4 Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Der henlægges til 20 år, for at give en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde bliver udjævnet. Tab ved fraflytninger der har været et tab på kr. tabet er dækket af tidligere års henlæggelser. Årets resultat årets resultat overføres til opsamlet resultat og indtægtsføres over de næste 3 år. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på kr. som svarer til det budgetterede. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. Posten dækker over indbetalinger til fællesforvaltningen, henlæggelser og andre opsparede midler. For dette regnskabsår er der opnået en forrentning på 1,45 %, der er budgetteret med 1,0 %. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri og skal ses i sammenhæng med udgifterne. Indtægtsført overskud fra tidligere år. It-regnskab Underskud på 178 kr. overføres til det kommende budget. Antenneregnskab Underskud på kr. overføres til det kommende budget. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et merforbrug i forhold til budgettet på 38 %. (Veksler har været defekt) Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2018/19 foreslås ændret til m 3. El Et merforbrug i forhold til budgettet på 6 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås uændret til kwh. Varme En besparelse i forhold til budgettet på 5 %. Budgettet for indeværende år er sat 550 MWh. Side 4 af 8

5 Budgettet for 2018/19 foreslås uændret til 575 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde, kloak. Kontingent til grundejerforening. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facade- døre, tætning af vinduer. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn. Maling til beboere. Bygning, fælles indvendig Falck abonnement. Inventar til fællesrum. Sikkerhedsskilte. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer. Indkøb af el-artikler, vandog afløbsinstallationer, blandingsbatterier. Ventilation. Serviceaftale for komfortventilation i trappeopgange. Reparation af elevatorer. ADK og Miele abonnement. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Bøjle til traktor. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for kr. Der er anvendt kr. til bl.a. følgende arbejder: Kursiv skrift er udsatte arbejder. Terræn Planter i surbed. Udvendig belysning. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og døre. Termorude udskiftet. - Faldsikring er ikke udført endnu. Bygning, boliger Maling af døre, vægge og lofter i lejligheder. Overfladebehandling af gulve. - Udskiftning af låse. Bygning, fælles indvendig Maling af vægge og træværk i trappeopgange, rest. Side 5 af 8

6 Bygning, tekniske anlæg/installationer 3 køleskabe er udskifte 11 blandings batterier er udskiftet. Dørtelefoni er gennemtestet og nye telefoner er indkøbt. SP4: Renoveret ventilator. - Renovering af elevatorer. Materiel Ingen planlagte udgifter. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 6. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr. Der er åbne rekvisitioner på kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Der er åbne rekvisitioner på kr. Terræn Ny brønd ved indkørsel. Omlægning af indkørsler til parkeringspladser. Plantning af nye træer. Bygning, klimaskærm Løbende udskiftning af beslag ved franske altaner. Faldsikring på alle tage. Fuger ved elevatordøre og teknik rum. Bygning, boliger Lakering af gulve. Maling af træværk, vægge og lofter. Tapetsering i lejligheder. Nyt låsesystem. Gerigter til badeværelsesdøre og bordplade på skab. PVC gulvbelægning i alle køkkener. Bygning, fælles indvendig Maling af vægge og lofter i køkkener og gangarealer. Udførelse af inspektionslemme til skakter. Side 6 af 8

7 Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation og ombygning af elevatorer. 1 emhætte er udskiftet. Automatik til røgventilationsvindue. Udskiftning af lysarmaturer i køkken og bad. Udskiftning af pakninger i ventiler i skakte. Udskiftning af varmeveksler. Materiel Ingen planlagte udgifter. Orientering om nye startboliger - Der forventes omkring 50 stk. nye/ekstra boliger og lokale til social vicevært. Bestyrelsen har givet accept til at de nye boliger og udvidelse af fælleshuset kommer ind under afdeling 31 Skejbyparken. Låsesystem Står til udskiftning. Der blev talt om forskellige muligheder for ekstra eller nyt nøglesystem på kollegiet. Nye låse bliver som eksisterende med nøgler. Gert Ejlertsen arbejder videre og indhenter mindst 2 tilbud fra låsefirma. Højbede på græsarealet Er udført. Bestyrelsen følger op på vedligeholdelse. Ad 8. Nyinvesteringer 2017/18 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Solceller udvidelse: - Evt. udbygning af solceller på de høje tage. Måske problem med optimal placering på taget. Endvidere skal kollegiet helst selv kunne bruge den producerede strøm. Gert Ejlertsen undersøger muligheder og informerer bestyrelsen. Fælleshuset - Når fælleshuset bygges ud og der kommer større lokaler for beboerne, ønskes der bedre ventilation i rummet og evt. solafskærmning. Nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 8. Orientering fra Kollegiekontoret Ingen meddelelser. Ad 9. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der ikke endnu er fastsat dato for afholdelse af afdelingsmøde. Formanden sender referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret samt give besked ved ændring i bestyrel- Side 7 af 8

8 sessammensætning. Referatet skal endvidere lægges på kollegiets hjemmeside bestyrelsen kan sende det til Kollegiekontoret, så sørger vi for det. Mødet sluttede kl Referent: Gert A. Ejlertsen/ Kenneth Yoon Jensen Referat sendt d /dbs Side 8 af 8