ANMELDT KOMMUNALT TILSYN PÅ HJEMMEHJÆLPSOMRÅDET, KÆRKOMMEN

Transkript

1 2012 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN PÅ HJEMMEHJÆLPSOMRÅDET, KÆRKOMMEN Udført af tilsynsassistent Kirsten Bech og tilsynsassistent Lisbet Reuter, Sundheds og Omsorgsafdelingen, i perioden fra d. 1. juni til d. 2. juli 2012.

2 Indhold Baggrund for tilsynet... 3 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Levering af den visiterede hjælp Kvaliteten af den leverede hjælp Kommunikation mellem borger og leverandør Leverandørens tilbagemeldingspligt Medarbejdernes kompetencer og viden Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Dokumentation Medicinhåndtering Opsamling på seneste tilsyn Leverandøren kommentarer til tilsynsrapporten Tilsynets afsluttende bemærkninger Bilag 1 Stikprøver dokumentation Bilag 2 Stikprøver medicinhåndtering

3 Baggrund for tilsynet Frederiksberg Kommune er jf. Serviceloven 151 og Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, 15 og 16 forpligtiget til at føre tilsyn med hjemmehjælpsområdet. Formålet med tilsynet er i henhold til loven: at sikre, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og i henhold til de afgørelser om hjælp, der er truffet at sikre, at borgerne får hjælp i henhold til kommunens kvalitetsstandarder at sikre, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer Herudover bliver der fulgt op på, at leverandøren lever op til sin tilbagemeldingspligt til at indberette ændringer i borgerens behov for hjælp, til Frederiksberg Kommunes Visitationsenhed. Metode Tilsynet er lavet med udgangspunkt i 7 fokusområder. Tilsynet foretager interviews med og stikprøver hos som udgangspunkt 5-8 tilfældigt udvalgte borgere samt fokusgruppeinterview med sædvanligvis 5 medarbejdere. Endvidere afholdes et møde med leverandørledelsen med udgangspunkt i blandt andet leverandørens stamoplysninger og de afholdte interviews. På baggrund af det samlede tilsyn udfærdiges en tilsynsrapport. En uddybning af metoden kan ses i Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem Rambøll ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering) Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. 3

4 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Indledning Nedenfor beskrives indledningsvis faktuelle oplysninger om tilsynet med samt borgernes overordnede tilfredshed med deres hjemmehjælp. Herefter følger besvarelser og uddybning af deres tilfredshed i forhold til de 7 fokusområder. I gennemgangen af fokusområderne inddrages den information tilsynet har indhentet i forbindelse med borgerinterviews, medarbejderinterviews, dialog med ledelsen samt tilsynsassistentens faglige observationer og vurdering. er privat leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje og leverer aktuelt hjælp til 318 borgere i Frederiksberg Kommune. Heraf modtager 314 borgere praktisk hjælp og 89 borgere modtager personlig pleje. Tilsynet har aflagt besøg hos 21 borgere, hvilket er flere end tilsynskonceptet foreskriver. Årsagen hertil er, at i forbindelse med opfølgning på tilsynsbesøgene, oplevede forvaltningen, at overfakturerede kommunen for perioderne maj og maj Tilsynet oplever, at de besøgte borgere forekom trygge ved tilsynsbesøget. De interviewede medarbejdere har været ansat i i mellem ½ år og 2 år. Medarbejderne har følgende baggrund: 2 er social- og sundhedsassistenter 2 er social- og sundhedshjælpere 1 er servicemedarbejder, som primært varetager rengøringsopgaver. 1.Levering af den visiterede hjælp Tilsynet konkluderer overordnet, at af de 21 borgere, som tilsynet har interviewet, oplever 17 borgere, at de generelt er tilfredse med den hjemmehjælp, de modtager og 15 borgere oplever, at de generelt er tilfredse med som leverandør. Som årsag til den manglende tilfredshed med hjemmehjælpen, oplever borgerne, at hjælper mangler generel viden om rengøringsmidler og brugen af dem. manglende kontinuitet i rengøringen, når borgeren ikke har en fast hjælper. Borgerne skal hver gang fortælle hjælperen, hvilken hjælp vedkommende skal modtage og hvor rengøringstingene står. at den udførte rengøring er ikke acceptabel, når den udføres af afløsere. Som årsag til den manglende tilfredshed med som leverandør, oplever borgerne, ikke at have en fast hjælper samt ved afløsning, at der kommer mange forskellige 4

5 hjælpere i borgernes hjem ikke at blive orienteret ved ændringer, herunder hvilken hjælper, der kommer samt tidspunkt for levering af hjælpen ikke at blive orienteret ved forsinkelse. har svært ved at overholde tiderne at det er svært at komme i telefonisk kontakt med. Hvis der lægges besked, ringes der ikke altid tilbage at hjælperne ikke legitimerer sig 12 af de interviewede borgere oplever at modtage den hjælp, de er visiteret til. 3 borgere har oplevet, at hjælpen er udeblevet eller annulleret uden erstatningsbesøg. Udeblivelsen sker som regel, når den faste hjælper er fraværende. 2 borgere har oplevet, at hjælp til rengøring, der var planlagt til en helligdag, blev aflyst uden erstatningsbesøg. 2 borgere oplever tillige, at tiden til praktisk hjælp af og til afkortes, når der kommer afløsere. 1 borger oplever, at hvis flytter et besøg, tilbydes vedkommende et erstatningsbesøg på en dag, hvor det ikke er muligt at modtage hjælpen grundet anden fast aftale, skønt er orienteret herom. Dette har medført, at borgeren ikke har modtaget hjælp til rengøring 6 gange over en 4 måneders periode. Ledelsen oplyse, at fravær i personalegruppen kan være årsagen til, at tiden af og til afkortes eller et besøg aflyses. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at aftalte leverancer som udgangspunkt ikke aflyses eller afkortes af leverandøren jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.1. og Kvaliteten af den leverede hjælp Tilsynet konstaterer, at 4 af borgerne kender Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandard Information til dig, der søger eller modtager hjælp til pleje, omsorg- og træning i egen bolig eller ældrebolig. De har ikke brugt den. Hvad angår de specifikke kvalitetsstandarder for kommunens øvrige tilbud, er fx Kvalitetsstandarden for rengøring kendt af 2 borgere, hvoraf én har gjort brug af denne. 18 ud af 20 borgere er tilfredse med den hjælp, de modtager til rengøring. Som årsag til den manglende tilfredshed angiver 2 borgere, at hjælperne mangler generel viden om rengøringsmidler og brugen af dem samt de hygiejniske principper i forbindelse med rengøring at afløsere ikke er så omhyggelige med rengøringen, som den faste hjælper Tilsynet konstaterer, at rengøringen hos 2 borgere ikke lever op til Kvalitetsstandarden for 5

6 rengøring. I begge hjem er paneler, gulve og tæpper meget støvet og hos én borger er toilet og badekar tillige meget urent. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at Kvalitetsstandarden for rengøring overholdes at ledelsen i sikrer, at medarbejderne er oplært i at gøre rent jf. Frederiksberg kommunes kvalitetsstandard for rengøring 10 borgere er visiteret til ernæring. 2 borgere oplever ikke, at modtage hjælp til morgenmaden som de selv tilbereder. Begge borgere kan selv lave en let anretning. 1 borger oplever ikke, at modtage hjælp til aftensmaden, som samboende pårørende er behjælpelig med at anrette. 2 borgere er visiteret til hjælp til indtagelse af mad og drikke. Begge borgere oplever ikke, at modtage hjælpen, idet hjælperen ikke er tilstede, når borgeren indtager maden. 10 borgere er visiteret til hjælp til personligpleje. 3 borgere oplever ikke at modtage hjælpen som den er visiteret. 6 borgere er visiteret til struktur og sammenhæng. 3 borgere oplever ikke at modtage hjælpen. 1 pårørende til hukommelsessvækket borger er ikke tilfreds med hjælpen, idet ikke har levet op til løftet om, at det primært er den samme hjælper, der yder hjælpen. 5 borgere er visiteret til medicinadministration. 2 borgere modtager ikke hjælpen, idet de selv varetager denne opgave. Hos en borger leveres hjælpen ikke som visiteret. Tilsynet vurderer, at ydelsen ikke lever op til indsatsen i ydelsen, idet hjælperen ikke ser, at borgeren indtager sin medicin men blot observerer, at medicinen er taget. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at Kvalitetsstandarden for hhv. mad, personlig pleje, hjælp og støtte og medicinhåndtering overholdes og efterleves at ledelsen i sikrer, at de efterlever de løfter og aftaler, der er indgået med borgeren og dennes pårørende ved opstart af hjælpen i hjemmet. at ledelsen i sikrer, at der er overensstemmelse mellem visiterede, disponerede, leverede ydelser og fakturerede ydelser. at ledelsen i sikrer, at medarbejderne melder tilbage på borgernes ændrede behov for hjælp. 6

7 at ledelsen i tilbagemelder borgerens behov til Visitationsenheden, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 3.2 og således som Serviceloven foreskriver. Borgerne oplever, at de generelt er tilfredse med øvrige ydelser, de modtager af. De borgere, der har en fast hjælper oplever, at der ved den faste hjælpers fravær kommer mange forskellige hjælpere i hjemmet. 9 af 21 borgere oplever ikke at have en fast hjælper, heraf oplever 6 borgere at have faste hjælpere om aftenen. De oplever, at der kommer mange hjælpere i hjemmet. Disse borgere ønsker, at få tilbudt en fast hjælper, da det giver tryghed i hverdagen. Medarbejderne oplever, at de primært kommer hos de samme borgere. Ledelsen oplyser efterfølgende, at det tilstræbes i videst muligt omfang, at borgerne har en fast hjælper. Ved afløsning tilstræbes det at sende en medarbejder, som er kendt af borgeren. 3 borgere efterspørger brug af billedlegitimationskort, idet det vil skabe større tryghed. Ledelsen oplyser, at alle medarbejdere har et billedlegitimationskort. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at ved den faste hjælpers fravær tilstræbes det, at afløsning sker med en fast afløser jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.5. at ledelsen i sikrer, at hvis leverancen til borgeren udelukkende omfatter praktisk hjælp, skal leverandøren tilstræbe at tilbyde borgeren en fast hjælper jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.4. at ledelsen i sikrer, at medarbejderne legitimerer sig overfor borgerne med billedlegitimation jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 9.1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at det tydeliggøres overfor borgerne, hvem der er deres faste hjælpere og prioriterer, at disse er de primære medarbejdere i hjemmet, idet borgerne efterspørger dette. 18 ud af 21 borgere oplever, at der er indgået aftale om tidspunkt for levering af hjælpen. Heraf oplever 2 borgere, at aftalen ikke overholdes. 1 borger oplever, at aftalen kun er gældende, når den faste hjælper kommer, og ved dennes fravær ændres aftalen. 7

8 For 2 ud af 21 borgere passer tidspunktet for levering af hjælpen ikke. Én borger ønsker, at modtage hjælpen om formiddagen frem for om eftermiddagen. En anden borger oplever, at hjælpen bliver leveret på andre tidspunkter end aftalt. 10 borgere oplever, at de ikke bliver orienteret af, hvis tidspunktet for levering af hjælpen ændres. Medarbejderne oplyser, at de eller kontoret kontakter borgerne ved forsinkelse. Ledelsen oplyser, at det tilstræbes, at borgerne får besked om tidspunkt for levering af hjælpen. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at borgerne bliver orienteret, hvis et aftalt tidspunkt ændres mere end 30 min. jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.2. at ledelsen i sikrer, at der laves konkrete tidsmæssige aftaler for levering af hjælpen, jf. kontrakten og at de overholdes. Begrebet fleksibel hjælp er kendt hos 2 ud af 21 borgere. 2 borgere benytter fleksibel hjælp, men kender ikke begrebet. Medarbejderne kender begrebet og benytter det i forbindelse med levering af hjælpen. De dokumenterer bytteydelsen i kommunikationsmappen i hjemmet og orienterer kontoret telefonisk. Ledelsen oplyser, at medarbejderne har fået information om Fleksibel hjemmehjælp og er bekendt med begrebet og benytter dette. Ledelsen tilstræber at dokumentere fleksibel hjemmehjælp i KMD Care. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at anvendelsen af fleksibel hjemmehjælp dokumenteres i KMD Care jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 6.4. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i tydeliggør overfor borgerne, begrebet fleksibel hjemmehjælp og bytteydelser, således at borgerne kender til muligheden for at benytte ydelsen, og ved hvilke rettigheder de har i forbindelse med den visiterede hjælp. 3. Kommunikation mellem borger og leverandør Tilsynet bemærker, at hos 2 ud af 21 borgere har ikke en samarbejdsmappe i hjemmet. I 4 ud af 19 mapper fremgår kontaktoplysninger ikke til borgerens leverandør af 8

9 hjemmehjælp. Samarbejdsmapperne indeholder kun notatark og der ikke er navn og dato på disse. I samarbejdsmapperne registrerer medarbejderne deres besøg med dato, de leverede ydelser og underskrift. Der er ingen dokumentation af observationer og handlinger ved ændringer hos borgerne, ligesom der ikke er dokumentation for evt. bytteydelser. Medarbejderne oplyser, at de registrerer deres besøg med dato, de leverede ydelser og underskrift. Ligesom de registrerer væsentlige ændringer hos borgerne. Ledelsen oplyser, at medarbejderne er ansvarlig for, at mappen findes i hjemmet og er ajourført. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i underviser og oplærer medarbejdere i at dokumentere deres observationer og handlinger i borgernes kommunikationsmappe. at ledelsen i sikrer, at kommunikationsmappen i hjemmet er ajourført. 10 ud af 21 borgere oplever, at de kan komme i kontakt med leverandøren, når de har behov herfor. 1 borger har ikke haft behov for at komme i kontakt med, anden borger med nedsat hørelse beder pårørende ringe ved behov. 11 borgere oplever, at det er svært at komme i kontakt med leverandøren pr. telefon, når de har behov for det. Jf. borgerne er telefonerne meget ofte optagede og ringer ikke tilbage, hvis borgerne har lagt besked til en medarbejder eller på telefonsvarer. Flere borgere har rettet henvendelse til herom, uden at problemet er blevet løst. Ledelsen oplyser, at de er tilgængelige 24 timer i døgnet. Der ikke er en fast procedure for aflytning af telefonsvarer. Ledelsen oplyser tillige at et nyt og forbedret telefonsystem forventes installeret primo september Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at at ledelsen i sikrer, at borgerne kan komme i telefonisk kontakt med leverandøren jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 2.5. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at at ledelsen i udarbejder instruks for aflytning af telefonsvarer, så vigtig information ikke går tabt og at borgerne oplever, at det er en sikker måde at kommunikere med leverandøren. Borgerne oplever generelt, at omgangstonen med deres hjælper er behagelig. 9

10 2 borgere har oplevet en nedladende og kommanderende tone fra en konkret aftenvagt. Borgerne rettede henvendelse til med ønsket om ikke at se hjælperen igen. Borgerne oplever, at deres henvendelse blev taget alvorligt og at der blev handlet på problemstillingen. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at kommunikation og dialog mellem borgere og medarbejdere jf. Frederiksberg kommunes Værdigrundlag efterleves. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at den pædagogiske og omsorgsmæssige indsats udøves respektfuldt og individuelt. Ingen borgere ønsker aktuelt at klage. 2 borgere tilkendegiver, at de ønsker at skifte leverandør, hvis deres tilfredshed ikke øges. 1 borger har en klagevejledning. Alle borgere ved, hvor de skal henvende sig, hvis de ønsker at klage. 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt 19 af de 21 borgere oplever, at de får den hjælp, de har behov for. 4 borgere tilkendegiver, at rengøringen ikke er så grundig som tidligere. 2 borgere oplever tillige, at hjælperen ikke altid ved hvilken hjælp den enkelte borgere skal modtage. Flere borgere oplever, at der er ydelser eller dele af ydelser, der er visiteret som borgerne ikke oplever at modtage. I disse tilfælde har borgerne ikke behov for ydelsen. 1 borgers pårørende oplever tillige, at når der ikke er faste hjælpere i hjemmet, er der ikke opmærksomhed på, om borgeren får den hjælp, vedkommende aktuelt har behov for. Den pårørende begrunder dette med, at hjælperne ikke kender borgeren og derfor har svært ved at vurdere borgerens aktuelle behov. Medarbejdere har udtalt til den pårørende, at de ikke har prøvet at yde aflastning til yngre hukommelsessvækkede borgere tidligere, og derfor er usikre på opgavens indhold. Denne udtalelse gør den pårørende utryg. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at det på kørelisterne fremgår, hvilken hjælp den enkelte borgeren aktuelt skal modtage. at ledelsen i sikrer, medarbejdernes kompetencer svarer til den enkelte borgers behov. 16 ud af 21 borgere oplever, at hjælperne ikke taler med dem om deres behov for hjælp. 10

11 Enkelte af medarbejderne oplever, at de ind i mellem taler med borgerne om, hvorvidt de får den hjælp, de har behov for, primært hvis de har et øget behov for hjælp, og at de melder tilbage til ledelsen ved behov for ændring i hjælpen. Én medarbejder er bekendt med Tjeklisten. Medarbejderne er ikke bekendt med Frederiksberg Kommunes Vejledning om tilbagemeldingspligten. Medarbejderne dokumenterer særlige observationer vedrørende borgerne på kørelister og i en bog på kontoret til ledelsen. Tilsynet bemærker, at der ikke er en fast procedure vedr. dokumentation, som personalet er bekendt med. Ledelsen har tilkendegivet overfor tilsynet, at de benytter Tjeklisten. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at medarbejderne melder tilbage på borgernes ændrede behov for hjælp. at ledelsen i tilbagemelder borgerens behov til Visitationsenheden, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 3.2 og således som Serviceloven foreskriver. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at regelmæssigt anvender Tjeklisten for tilbagemelding for sikring af, at borgernes behov for hjælp tilgodeses. Ledelsen har ved gennemgang af revisitationslisten fundet forhold hos 10 af 264 borgere, som gav anledning til en tilbagemelding til Visitationsenheden med henblik på en revurdering af den visiterede ydelse. Ledelsen har ikke gennemgået revisitationslisten med den medarbejder, der kommer i hjemmet. Tilsynet har anmodet om redegørelser på 20 borgere grundet uoverensstemmelse mellem visiterede, leverede og fakturerede ydelser. Ledelsen har efterfølgende fulgt op på disse sager. 5. Medarbejdernes kompetencer og viden Tilsynet oplever ved fokusgruppeinterviewet, at flere af medarbejderne virker lidt frustrerede og modløse. Medarbejderne tilkendegiver, at der er skiftende ledelse, ikke fyldestgørende introduktion og mangel på faglig sparring. Ligesom de meget gerne ser, at ledelsen arrangerer undervisning i forhold til de problemstillinger, som de møder i deres hverdag. Medarbejderne efterspørger vidensdeling og faglige indlæg på personalemøderne. De oplever, 11

12 at personalemøderne primært er informationsmøder, hvor indholdet primært er strukturelle forandringer. I stamoplysninger oplyser ledelsen at, der af holdes personalemøder hvor der er mulighed for faglige drøftelser. Medarbejderne oplever, at de generelt føler sig fagligt rustet til deres hjemmehjælpsopgaver, herunder fagligt rustet til at håndtere borgere med særlige behov. De tilkendegiver, at de ønsker mere viden indenfor socialpædagogiske tiltag og omsorg for borgere med psykiske lidelser. Flere medarbejdere efterlyser tillige kurser i medicinadministration. De frembringer tillige et stort ønske om sparring med faglig kompetent person, som de kan konsultere ved behov. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i afdækker medarbejderens behov for kompetenceudvikling, og tilbyder undervisning svarende hertil. At ledelsen i kærkommen sikrer, at formålet med personalemødet bliver opfyldt og at medarbejderne kommer til orde. At der foreligger en dagsorden og der udarbejdes referat fra mødet. Medarbejderne oplever, at borgere, som de hyppigst leverer hjælp til, kan de bedst observere for symptomer, ændring i adfærd eller andre særlige forhold. Viden omkring magtanvendelse har medarbejderne fra deres uddannelse. De er opmærksomme på grænsen mellem omsorgspligt og omsorgssvigt. De benytter ikke magt i forbindelse med levering af hjælpen. Medarbejderne har ikke modtaget undervisning eller drøftet magtanvendelse på personalemøderne. Medarbejderne oplever, at der er muligheder for kompetenceudvikling og at de netop har været på kursus i Førstehjælp. Ledelsen oplever, at medarbejdernes kompetencer er passende set ud fra borgernes behov for hjælp. 4 af 5 medarbejdere hjælper med medicinadministration. De oplyser, at Sundhedsstyrelsens pjece fra 2012: Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder ikke er dem bekendt. De er usikre på, om har en skriftlig instruks for medicinadministration. Medarbejderne tjekker i hjemmet den ophældte medicin med medicinskemaet. Hvis de bemærker, at der ikke er doseret korrekt medicin, kontakter medarbejderne gruppelederen, som kontakter hjemmesygeplejen med henblik på afklaring. Medarbejderne tjekker i hjemmet dosispakket medicin fra apoteket for overensstemmelse 12

13 mellem navn og cpr-nummer samt antal af tabletter i poserne, inden medicinen udleveres. Hvis der er ændringer i doseringsposer eller doseringsæsker, som de ikke er bekendt med, kontakter de gruppelederen, som kontakter hjemmesygeplejen med henblik på afklaring. Tilsynet bemærker, at Sundhedsstyrelsen ikke stiller krav til, at dosisdispenseret medicin tælles, såfremt der er udført modtagerkontrol. Ledelsen oplyser, at ikke har udarbejdet skriftlig instruks for medicinadministration. Tilsynet bemærker, at medarbejderne hos 1 borger varetager medicingivning incl. medicindispensering. Ledelsen har efterfølgende kontaktet visitationen og fået visiteret sygepleje til dispensering af medicin. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i sikrer, at medarbejdere ikke varetager medicingivning hos borgerne og at personalets kompetence, ansvars- og opgavefordeling er i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning at ledelsen i sikrer, at medarbejdere, der deltager ved medicinadministration, er oplært hertil. at ledelsen i sikrer, at der udarbejdes lokale instrukser for medicinadministration jf. Sundhedsstyrelsens Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler. at ledelsen sikrer, at de lokale instrukser følger Sundhedsstyrelsens pjece fra 2012: Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder. Pjecen kan downloades på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: at ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til de lokale instrukser og følger disse. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i gennemgår Sundhedsstyrelsens Korrekt håndtering af medicin et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder for sikring af korrekt håndtering af medicin. Værktøjet kan downloades på at ledelsen i udfærdiger et actioncard til medarbejderne til at bære på sig, med præcise instrukser for medicinadministration. 6. Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Ledelsen i oplyser, at samarbejdet med andre aktører herunder Frederiksberg 13

14 Kommunes Visitationsenhed fungerer godt. Medarbejderne oplever ikke, at de har et samarbejde med andre aktører, idet de ikke kommer i hjemmet samtidig. Ledelse og medarbejder oplever, at dialog og samarbejde med de pårørende er godt. 7. Dokumentation Medarbejderne oplyser, at de dokumenterer ændringer eller særlige forhold hos borgerne, i en bog på kontoret og / eller i kommunikationsmappen i hjemmet. Ledelsen følger op på medarbejdernes informationer og fører disse elektronisk i deres eget system og i KMD Care. Ledelsen oplyser, at ledelsen og de administrative medarbejder følger op på medarbejdernes skriftlige informationer og dokumenterer i KMD Care og i eget dokumentationssystem. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at efterlever kontrakt/aftale med kommunen om regelsættet for dokumentation i kommunens omsorgssystem KMD Care at ledelsen i aktivt efterspørger borgernes ændrede funktionsniveau samt anden aktivitet, hos sine medarbejdere, og indberetter dette til Frederiksberg Kommune. Stikprøver Der henvises til bilag 1 for uddybning. Tilsynet har taget stikprøver af dokumentationen af stamdata i kommunens elektroniske omsorgssystem, KMD Care, hvor der findes aktuelle og relevante oplysninger for 20 ud af 21 borgere. For 1 borger er personlige oplysninger ikke dokumenteret korrekt eller ajourført. For 16 ud af 21 borgere er personlige oplysninger ikke opdateret eller dokumenteret i kommunikationsmappen i hjemmet. I 14 stikprøver er funktionsændringer hos borgerne, der medfører en ændring i de visiterede ydelser, ikke dokumenteret i Care-journalen i Hjemmehjælpsmondulet og Klientmondulet. I 16 stikprøver er der ikke overensstemmelse mellem de visiterede ydelser og borgerens behov. I 4 stikprøver er der i Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser de seneste 14 dage. I 16 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet Stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem de visiterede ydelser og de fakturerede ydelser i forhold til den visiterede tid for perioden maj / maj

15 I 1 stikprøve er der ikke fremsendt faktura til Frederiksberg kommune på leverede ydelser. Tilsynet har anmodet om at tage kontakt til Visitationsenheden mhp. revisitation af ydelserne, såfremt det har givet anledning til dette. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen i følger op på, at retningslinjerne for tilbagemeldingspligten efterleves, således at der opnås overensstemmelse mellem de visiterede, disponerede og leverede ydelser og borgerens behov for hjælp. at ledelsen i sikrer, at medarbejderne har kendskab til disse retningslinjer at ledelsen i sikrer, at afregning for de leverede ydelser sker jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 8.1. Medicinhåndtering Stikprøver Der henvises til bilag 2 for uddybning. 5 ud af 21 borgere er aktuelt visiteret til medicinadministration, men kun 2 modtager ydelsen. 2 borgere klarer selv at tage den doserede medicin. Hos 1 borger er medarbejdernes opgave at minde borgeren om at tage sin medicin. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående og som nævnt på side 11, at ledelsen i sikrer, at medarbejderne melder tilbage på borgernes ændrede behov for hjælp. at ledelsen i tilbagemelder borgerens behov til Visitationsenheden, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 3.2 og således som Serviceloven foreskriver. Opsamling på seneste tilsyn Kommunalt tilsyn: Der har ikke fundet anmeldt kommunalt tilsyn sted tidligere. Leverandøren kommentarer til tilsynsrapporten Leverandøren har ikke fremsendt kommentarer til tilsynsrapporten. 15

16 Tilsynets afsluttende bemærkninger Tilsynet har ikke yderligere bemærkninger. 16

17 Bilag 1 Stikprøver dokumentation Stikprøve 1 3. ja: x nej: 4. ja: nej: Ikke aktuelt 6. ja: x nej: Ad 2) Borgeren har ikke en kommunikationsmappe i hjemmet Stikprøve 2 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 6. ja: x nej: 17

18 Stikprøve 3 1. ja: nej: x 5. ja: nej: x Ad 1) En pårørendes ene telefonnummer eksisterer ikke. AD 4) Klarer selv ernæring og, pers. pleje. Ad 5) Ekstra rengøring er disponeret samme dag som alm. rengøring. Den skal disponeres i modsatte uge. Ad 6) Drejer sig om personlig pleje, bad, ernæring, omsorgsydelser, psykisk pleje. Stikprøve 4 Ad 3) Borgeren er visiteret hjælp til ernæring. Gør ikke brug af ydelsen, borgeren er selvhjulpen. Ad 6) Ernæring og ernæring, øvrig tid. 18

19 Stikprøve 5 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja:? nej:? 6. ja: x nej: Ad 5) Der aftales fra uge til uge, hvorfor det kan være vanskeligt at vurdere om der skal være disponeret. Stikprøve ) bank/apotek/posthus, borgeren klarer alle forhold i forbindelse hermed. 19

20 Stikprøve 7 2. ja: x nej: Ad 3) Borgeren modtager ikke og har ikke behov for suppl. indkøbsordning. I forbindelsemed rengøring udfører borgeren selv støvaftørring oppe og nede samt vask af håndvask på badeværelse. Ad 6) Praktisk hjælp og pleje øvrig. Stikprøve 8 2. ja: x nej: Ad 3) Borgeren har ikke behov for hjælp til personlig pleje, aften. Ad 6) Pleje øvrig. 20

21 Stikprøve 9 2. ja: x nej: Ad 3+4+6) Bad og tøjvask Stikprøve ja: nej: % fakturerede Ad3 + 4) Personlig pleje, dag og aften + personlig pleje, supplerende dag og aften hjælp til toiletbesøg. 21

22 Stikprøve ja: x nej: 3. ja: x nej: Ad 6) Bad, personlig pleje og hjælp til indtagelse af mad. Stikprøve 12 Ad 2) Borgeren har ikke en kommunikationsmappe i hjemmet Ad 3) Benytter ikke Suppl. til vaskeordning, Psykisk hjælp og støtte. Er visiteret til ernæring x 2 ugentlig, men modtager x 1 ugentlig. Ad 6) Supplement til vaskeriordning + psykisk hjælp og støtte. 22

23 Stikprøve 13 Ad 3+4+6) Ernæring, aften og psykisk hjælp og støtte. Stikprøve ja: x nej: Ad 3+4+6) Ydelsen affald leveres x 2 ugentlig og tiden bør tilpasses. 23

24 Stikprøve 15 Ad 3+4+6) Supplement til indkøbsordning, personlig pleje. Stikprøve 16 Ad 3+4+6) Bank/apotek/posthus, medicingivning og psykisk hjælp og støtte. 24

25 Stikprøve ja: x nej: 5. ja: nej: x Ad 3) Får ikke hjælp til personlig pleje, undtagen bad. Ad 6) Overlades til Økonomisekretariatet. Stikprøve ja: nej: x Ad ) Personlig pleje dag og aften, Ernæring, morgen, Psykisk hjælp og støtte. 25

26 Stikprøve ja: x nej: Ad 3) Der er behov for mere hjælp til rengøring. Ad 6) Vedrører såvel personlig pleje som praktisk hjælp. Stikprøve ja: x nej: Ad 3+4) Borgeren varetager selv i forbindelse med rengøring, tørre støv af, toilet og håndvask og tage sengetøj af ved skift at sengelinned. Tiden til rengøring bør justeres. 26

27 Stikprøve ja: nej: x Ad 3) Vedrører personlig pleje, kompressionsstrømper, ernæring, affald, omsorgsydelser. 27

28 Bilag 2 Stikprøver medicinhåndtering Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve 3 1. Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 1. ja: nej: X 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) Ad 1) Klarer selv. Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) Al medicin, medicinskema er låst i boks, kan derfor ikke kontrolleres. 28

29 Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) Kan ikke følge op da medicin, med.skema og dos.æsker er låst nede. 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) 1. ja: nej: x 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: 29

30 Ad1) Den leverede hjælp er minde om. Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) 1. ja: nej: x 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: Ad 1) Modtager ikke hjælp. 30