Organisationsbestyrelsesmøde A/B Frydenhøjparken. 3. Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. november 2017

Transkript

1 Møde Organisationsbestyrelsesmøde A/B Frydenhøjparken Dato 6. marts 2018 kl. 17:00 Sted Pavillonen ved Materielgården Deltagere Kaj Stauning Carl W Jensen Morten Mørck Brian Steinmetz Ivan Fogtmann Vagn Majland Formand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem/Kasser Næstformand Hvidovre kommune Hvidovre kommune KS CWJ MMØ BST IFO VMA Administrator Gregers Andersen UBSBOLIG A/S GAN Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af dagsorden og valg af referent 3. Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. november Revisionsprotokol 5. Udarbejdelse af opdaterede vedtægter 6. Status ny varmemester 7. IT-strategi Herunder persondataforordningen 8. Mødekalender 2018 frem til generalforsamlingen 9. Sager til behandling 10. Meddelelser a. Fra administration b. Fra formandskabet c. Fra bestyrelsesmedlemmer 11. Eventuelt / Næste møde Referat - Organisationsbestyrelsen

2 Ad 1 Valg af dirigent Kaj Stauning (KS) blev valgt som dirigent. Herefter blev der holdt en kort præsentationsrunde så de to nye repræsentanter udpeget af Hvidovre kommune kunne fat sat ansigt på den øvrige organisationsbestyrelse. Ad 2 Godkendelse af dagsorden og valg af dirigent Dagsorden blev godkendt og Gregers Andersen blev valgt som referent. Ad 3 Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. november 2017 Referatet havde været sendt ud til organisationsbestyrelsen til kommentering, efter det var godkendt af referent og dirigent. Efterfølgende er referatet blevet underskrevet af den samlede organisationsbestyrelse med digital underskrift via Penneo. Ad 4 Revisionsprotokol Intet nyt tilføjet noget siden sidste møde. Revisionen skal netop til at gå i gang med at revidere årsregnskabet. Gregers Andersen oplyste, at der igen i år vil blive skrevet i revisionsprotokollen omkring manglende forvaltningsrevision. Det blev oplyst af organisationsbestyrelsen, at man pt. på måneds basis aflæser vand og varmemåleren i Frydenhøjparken for nøje at følge forbruget. Ad 5 Udarbejdelse af nye vedtægter Den nye version af de tilrettede vedtægter var inden mødet udsendt til organisationsbestyrelsen. KS orienterede kort, af hensyn til de nye repræsentanter udpeget af Hvidovre kommune, om baggrunden for, at der udarbejdes nye vedtægter. Organisationsbestyrelsen havde ikke yderligere kommentarer til de tilrettede vedtægter og det blev besluttet, at Gregers Andersen sender Word filen med de tilrettede vedtægter til Kaj Stauning, som sætter dem op i et format således, at det klart kommer til at fremgå, hvor der er ændringer i forhold til de gældende vedtægter. Ad 6 Status ny varmemester Kaj Stauning oplyste, at Albin Jakobsen pr. 1. februar 2018 er ansat som ny varmemester i

3 Ansættelses udvalget har bestået af Kaj Stauning og Morten Mørch fra organisationsbestyrelsen samt Gert Stradel fra UBSBOLIG A/S. Ad 7 IT-strategi herunder persondataforordningen Kaj Stauning oplyste, at der pt. opbevares dokumenter på både ejendomskontoret og i varmecentralen, dokumenterne er af forskellig karakter, formodentlig mest oplysninger omkring lejemålene, men nogle dokumenter kan også indeholde personfølsomme oplysninger, som er omfattet af persondataforordningen, som træder i kraft ultimo maj Organisationsbestyrelsen vil planlægge, hvordan man for gennemgået arkivet, således at alle dokumenter, der indeholder personfølsomme oplysninger kan blive scannet og sendt til UBSBOLIG, hvis de stadig er relevante eller alternativt bliver makuleret og smidt ud. Der skal ligeledes findes en løsning til at få indscannet relevante lejemålsoplysninger og overdraget disse til UBSBOLIG A/S, så det kan blive arkiveret centralt i administrationssystemet. Organisationsbestyrelsen bad UBSBOLIG A/S undersøge, om der bliver taget back up af ejendomskontorets PC og om varmemesteren via Unik viceweb har adgang til noter i UB4, således at det ikke vil være nødvendigt, at opbevare materialet på ejendomskontoret. Gregers Andersen oplyste, at der også i UBSBOLIG A/S arbejdes på højtryk med persondataforordningen, og at organisationsbestyrelsen vil blive forelagt en databehandleraftale mellem UBSBOLIG og Frydenhøjparken til underskrift. Databehandleraftalen er en standardaftale udarbejdet af BL og Ejendomsforeningen Danmark tilrettet til at blive indgået mellem UBSBOLIG og Ad 8 Mødekalender 2018 frem til generalforsamlingen Det blev besluttet, at der skal afholdes et organisationsbestyrelsesmøde inden generalforsamlingen i juni. Mødet vil blive afholdt enten den 24. april 2018 eller 8. maj 2018, bestyrelsen vender hurtigst mulig tilbage med hvilken dato mødet skal afholdes. Generalforsamlingen vil blive afholdt enten den 19. eller 26. juni alt efter hvilken af dagene, der kan disponeres over lokalet i Frydenhøjhallen, Kaj Stauning undersøger dette nærmere og vender tilbage. Ad 9 Sager til behandling En enkelt lejer har henvendt sig omkring en efter sigende meget stor vandlækage. Hverken organisationsbestyrelsen eller UBSBOLIG s driftschef Pia Bakkestrøm er bekendt med en større vandlækage i Der afventes pt. svar fra varmemester Albin Jakobsen, som pt. er syg.

4 Ad 10 Meddelelser a. Fra administration UBSBOLIG A/S flytter til nye lokaler i Jernbanegade 4 i København den 19. marts Aftalen med Hvidovre kommune omkring beboermaksimum udløber og Hvidovre kommune har forespurgt om Fryndehøjparken ønsker den fornyet. Aftalen indebærer blandt andet, at lejemålene ikke må bebos af mere en 2 personer pr. beboelsesrum. Organisationsbestyrelsen besluttede, at aftalen ønskes fornyet. b. Fra formandskabet Aftalen med Grøn entreprise er opsagt og der er indgået ny aftale med Racoon omkring de grønne områder og snerydning. c. Fra bestyrelsesmedlemmer Morten Mørch oplyste, at der pt. arbejdes i et udvalg omkring mulighederne for renovering/udskiftning af badeværelser i Frydenhøjparken, med henblik på, at der kan stilles et forslag på årets afdelingsmøde. Ad 11 Eventuelt / Næste møde Næste møde afholdes enten den 24. april 2018 eller 8. maj 2018 kl. 17:00 i pavillon i Indtil videre vil følgende punkter blive sat på dagsorden: Regnskab 2017 Planlægning af årets generalforsamling Vedtægter Dato: Dato: Kaj Stauning Dirigent Gregers Andersen Referent

5 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. nes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Gregers Andersen På vegne af: UBSBOLIG A/S Serienummer: CVR: RID: IP: :32:31Z Brian Steinmetz Serienummer: PID: IP: :08:24Z Vagn Majland Serienummer: PID: IP: :24:04Z Morten Phaff Mørck Serienummer: PID: IP: :44:37Z Abbas Chashtkhoreh-Ghalkhani Serienummer: PID: IP: :39:37Z Ivan Fogtmann Serienummer: PID: IP: :55:52Z Kaj Emil Stauning Serienummer: PID: IP: :39:39Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: