TIL BEBOERNE I AFDELING 31

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 31 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2019 Vedligeholdelsesopgaver 2019 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab 2017 Forslag 17. august 2018

2 Dato 17. august 2018 Afdeling 31 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset, Rydevænget 73. torsdag den 30. august 2018 kl. 19:00 Vi starter med spisning kl. 18:00 for tilmeldte Vi skal tage stilling til: 1. Hvem styrer mødet og hvem tager noter? Vi vælger dirigent og referent 2. Hvad er der sket det seneste år? Vi skal høre og godkende bestyrelsens beretning 3. Hvad vil vi bruge vores penge til? Vi skal godkende regnskabet for Hvad skal gøres bedre i vores afdeling? Indkomne forslag: a. Fugleskræmmere b. Trappevask c. Gynge ved nr. 99 d. Nye træer 5. Hvem sætter tingene i gang? Vi vælger medlemmer til bestyrelsen: a. Valg af formand for 1 år b. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Khadra Yusuf Siyad og Kirsten Jacobsen) c. Valg af suppleant(er) 6. Er der andet, vi skal drøfte? Her er plads til ideer, holdninger og debat: Du kan møde op til mødet uden tilmelding. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 31 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, efter at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2019 hovedlinjer Afdeling 31 Rydevænget Hvad er budget 2019? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2019 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Dog opkræves i 2019 fortsat et årligt beløb til frikøb fra afdelingens hjemfaldsklausul til Aarhus Kommune på 19,86 kr. pr. m². Eksempler på husleje pr. 1. januar 2019 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums familiebolig (34,5 m²) rums familiebolig (70,7 m²) rums familiebolig (90,7 m²) rums familiebolig (113,0 m²) Udover opkræves i hele 2019 i alt 19,86 kr. pr. m² pr. år vedr. frikøb af hjemfaldsklausulen. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2019 henlægger afdelingen 339 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2017 henlagt 577 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2019 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2019 Konto Regnskab 2017 Budget 2018 Budget 2019 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån % Ydelse på forbedringslån % Ydelse på byggeskadelån Ydelse på hjemfaldslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag % Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2017 Budget 2018 Budget 2019 Husleje Ændring (betyd.) Renter % Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 0% 2% 2% 7% 27% 34% 23% 5% Du kan få det fulde budget for afdeling 31 Rydevænget på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 31 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2019 Afdeling 31 Rydevænget Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belægninger rep af asfalt og belægning * Belægninger udsk. af asfalt fælles i Herredsvang Afløbssystem (samlet) brønde/ledninger * Affaldscontainer, -beholder og -stativ vedligehold nedgravede containere * Borde og bænke udsk. af borde/bænke * Legepladsudstyr vedligehold og udskift. af legepladsudstyr afd møde 2016 * Småbygninger ikke reg. som bygninger affaldsgård afd møde Småbygninger ikke reg. som bygninger andele, fællesbygning Småbygninger ikke reg. som bygninger fællesadmin. bidrag * Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Postkasser * Buske Haveanlæg * Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder * Gulv badrumsgulve ved fjernelse af badekar * Indvendige vægoverflader fællesarealer maling af kældervægge Overflader malerbeh af træværk o.lign i flyttelejligheder * Overflader malerbeh. af indvendige vægge afd møde Overflader rens, indv. vægge * Overflader rens, udv. beklædning Vindue rep. vinduer/døre * Belysningsanlæg udsk. af opgangsbelysning afd møde Elforsyningsanlæg (samlet) elrenovering, lamper o.lign. * Forbrugsanlæg CTS el anlæg Forbrugsanlæg CTS el anlæg * Kommunikationsanlæg (samlet) Udsk./rep. dørtelefoner afd møde 2016 * Opsamling klosetter/afløb * Vandsystem (samlet) rør/fittings * Varmeanlæg (samlet) rør/fittings/radiator * Vaskemaskiner vaskemask./betalingsanlæg * Ventilationsanlæg (samlet) rens,udsk. af udsugning/emfang * Hårde hvidevarer vedligehold af komfurer/køl/frys * Møbler istands. bestyrelsesrum afd møde Maskiner og maskinanlæg traktor og maskiner Maskiner og maskinanlæg Vedl. traktor og maskiner * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 31 Rydevænget er vedlagt til orientering.

7 Vedligeholdelsesplan til orientering Afdeling 31 Rydevænget Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Bygningsdel Aktivitet Belægninger rep af asfalt og belægning Hegn malebeh. Havemure Afløbssystem (samlet) brønde/ledninger Affaldscontainer, -beholder og -stat vedligehold nedgravede containere Borde og bænke udsk. af borde/bænke Legepladsudstyr vedligehold og udskift. af legepladsudstyr afd mød Småbygninger ikke reg. som bygninudsk. døre / ståldøre Småbygninger ikke reg. som bygninfællesadmin. bidrag Småbygninger ikke reg. som bygninandele, fællesbygning Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaPostkasser Buske Haveanlæg Gulv badrumsgulve ved fjernelse af badekar Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder Overflader rens, indv. vægge Overflader malerbeh af træværk o.lign i flyttelejligheder Overflader rens, udv. beklædning Indvendige vægoverflader fællesar maling af kældervægge Tagdækning Ny tagbelægning Vindue rep. vinduer/døre Ydervæg ny facade beklædning Opsamling klosetter/afløb Afløbssystem (samlet) renovering af kloak Elforsyningsanlæg (samlet) PC udstyr Elforsyningsanlæg (samlet) elrenovering, lamper o.lign Kommunikationsanlæg (samlet) Udsk./rep. dørtelefoner afd møde Vandsystem (samlet) rør/fittings Forbrugsanlæg CTS el anlæg Varmeanlæg (samlet) rør/fittings/radiator Vaskemaskiner vaskemask./betalingsanlæg Ventilationsanlæg (samlet) rens,udsk. af udsugning/emfang Badeværelse inventar renovering af badeværelser Hårde hvidevarer vedligehold af komfurer/køl/frys Maskiner og maskinanlæg traktor og maskiner Maskiner og maskinanlæg græsklipper Maskiner og maskinanlæg Vedl. traktor og maskiner Total Boligkontoret Århus afdeling 31

8 Tekst Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Nettoforbrug af henlæggelser Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 31

9 Regnskab 2017 til orientering Afdeling 31 Rydevænget Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2017 til orientering fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 31 Dato 14. august 2018 Fugleskræmmere Jeg foreslår vi får et par fugleskræmmere på taget, for at skræmme mågerne væk. Hilsen Susanne E. Nguyen Rydevænget 99.1.tv.

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 31 Dato 14. august 2018 Trappevask Jeg foreslår at beløbet til trappevask bliver sat op, så vi kan få et firma der vasker trapperne og ikke kun i kælderen. Hilsen Susanne E. Nguyen Rydevænget 99.1.tv.

13 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 31 Dato 14. august 2018 Gynge ved nr. 99 Jeg foreslår et den store gule/orange gynge de kan være 8 på, som står i gården ud for nr. 99 bliver pillet ned, indtil der er fundet en permanent løsning for at smører den så den ikke piber. Hilsen Susanne E. Nguyen Rydevænget 99.1.tv.

14 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 31 Dato 14. august 2018 Nye træer Jeg foreslår at der bliver plantet 1 eller 2 træer ud for nr. 101 som erstatning for de to der blev fældet. Således de kan få lidt skygge ved deres bord/bænk. Hilsen Susanne E. Nguyen Rydevænget 99.1.tv.