Referat Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder V/ Jørgen Lakjer Ranunkelvej Sabro Tlf.: Mobil: Sabro, Referat Nr september 2012 Dato: 20. september 2012 Tidspunkt: kl Mødested: Fælleshuset, Vistoftparken 106 Fremmødte: Dagsorden: Jørgen Lakjer Hanne Mortensen Heidi Boddum Bjerregaard Kirsten Ihler Kjeld Letting Referat Bestyrelsesmøde 1. Opfølgning af åbne emner fra bestyrelsesmødet den 28. februar 2012: 1.1 Udarbejdelse af Brugervejledning for foreningens regnskabsprogram: Vejledningen er nu omsider færdig, printet ud i 2 eksemplarer og sat i mapper. Den ene mappe er afleveret til foreningens kasserer Hanne Mortensen, og den anden beholder Jørgen Lakjer. Udover at være et redskab for kassereren, er vejledningen lavet med det formål at dokumentere hvorledes regnskabsprogrammet er opbygget. 1.2 Udskiftning af ca. 50 planter på indersiden af støjvolden ved Højagerparken: Arbejdet vil blive udført i november måned af Flemming Nørgård Anlæg i henhold til tilbuddet godkendt på generalforsamlingen. 1.3 Opdatering af 5 års plan for vedligehold af området: Bevoksningen i beder og træer langs beboelsesområderne trænger mange steder til at blive skåret ned. Jørgen Lakjer vil derfor sammen med Flemming Nørgård Anlæg og boligselskabernes ejendomsfunktionær Jesper Langballe foretage en rundtur i området til efteråret for at identificere hvilke områder det drejer sig om. Der blive indhentet tilbud på opgaverne fra Flemming Nørgård Anlæg, så man på bestyrelsesmødet i februar 2013 kan tage stilling til, hvorledes de skal indgå planen for vedligeholdelse af området Beplantning af indersiden af Rødtjørnvejs støjvold: Træflis på indersiden af volden er fjernet at Sabro IF Task Force som anvist af Rødtjørnvejs Parcelforeningen. Beplantningen vil blive foretaget af Flemming Nørgård Anlæg i løbet af november måned i henhold til tilbuddet godkendt på generalforsamlingen Nye 3-årrige aftaler med Flemming Nørgård Anlæg: De nye aftaler om vedligeholdelse af foreningens områder blev underskrevet den 20. marts. Side 1 af 5

2 Referat nr , (forts.) 1.6 Vintervedligehold af Rødtjørnvejs stamvej: I efteråret 2011 blev der indgået aftale med Rødtjørnvejs Parcelforening, at de i perioden januar marts 2012 selv skulle stå for vintervedligehold af stamvejen. På mødet blev det besluttet at forny aftalen, således at den også bliver gældende i den kommende vintersæson oktober 2012 marts Aftalen vil dog blive forlænget på betingelse af, at vejen holdes farbar for trafikanter og fodgængere. Jørgen Lakjer vil kontakte parcelforeningens formand for at ratificere aftalen. 1.7 Rundkørsel ved udkørsel fra Ranunkelvej til Sabrovej: I henhold til Århus Kommune Byplanafdeling bliver forslaget om en rundkørsel i forbindelse med de nye udstykninger nævnt i lokalplan 904 alligevel ikke til noget. 2. Formandens beretning: Samarbejdet med Flemming Nørgård Anlæg er godt. Foreningens grønne områder bliver vedligeholdt i overensstemmelse med de indgåede aftaler, og små fejl og mangler bliver omgåede rettet af firmaets medarbejdere. Den. 18. september modtog foreningen en klage per mail fra en lejer i Boligforeningen Afdeling 46. Lejeren var bl.a. var utilfreds med forløbet af arbejdet i sommer med beskæring af buske og træer i foreningens område langs skellet til boligområdet. Klagen blev besvaret af Jørgen Lakjer den 23. september. På grund af et problem med træflismaskinen måtte Flemming Nørgård Anlæg imidlertid stoppe arbejdet da man var nået halvvejs igennem området. Dette betød selvsagt at området så temmelig rodet ud, indtil maskinen efter ca.10 dage atter kom i gang, og arbejdet blev afsluttet. 3. Kassererens Beretning: I løbet af sommeren har Jørgen Lakjer afholdt flere møder med Hanne Mortensen for at gennemgå regnskabet og opdatere regnskabsprogrammet i Hanne Mortensens computer. Sidste møde blev afholdt den 12. september, hvor Hanne Mortensen samtidig fik udleveret en af de nye mapper med brugervejledningen. Alle årlige bidrag fra medlemmerne er indbetalt. Per den 24. september henstod der kr ,91 på driftskontoen og kr ,34 på Vejfondkontoen. Regninger fra Flemming Nørgård Anlæg på kr for vedligeholdelse af de grønne områder i april juni blev betalt den 11. juli. 4. Nye Emner: 4.1 GVJ Miljøpris 2012: Den. 3. september blev et notat fordelt til boligselskabernes afdelingsformænd og formændene for parcelforeningerne og Andelsboligforeningen. Notatet indeholdt en vejledning og forslag til hvorledes man kan blive nomineret til GVJ Miljøpris I følgebrevet til notatet opfordrede vi bl.a. afdelingsformændene til, at notatet blev sat op i deres udhængsskabe, så alle lejere blev informeret. Vi må desværre konstatere at ikke alle fulgte vores opfordring. Det blev derfor på mødet besluttet, at invitere samtlige afdelingsformænd til et møde, hvor bestyrelsen vil orientere om grundejerforeningens arbejde og formål med foreningens miljøpolitik. Tidspunkt og dagsorden for mødet vil i løbet af oktober måned blive fremsendt per brev til afdelingsformændene. 4.2 Reparation af asfaltslidlag på veje og stier: Arbejdet med reparation af asfaltbelægningen på Ranunkelvej og Højagerparkens stamvej, og udlægning af nye Hajtænder i stiområdet, blev afsluttet i august måned af asfalt firmaet Side 2 af 5

3 Referat nr , (forts.) NCC Roads. Revner i asfaltbelægningen på stierne vil blive repareret i løbet af oktober måned. 4.3 Vedligehold af belysning på veje og stier: Flere har henvendt sig og klaget over dårlig belysning af foreningens veje og stier. I henhold til klagerne er der mange lysestandere der ikke virker, hvilket betyder at store dele af stisystemet henligger i mørke om aftenen og natten. Jørgen Lakjer har derfor kontaktet firmaet Verdo i Randers, som har indgået aftale med Århus Kommune om vedligeholdelse af belysningen, og bedt dem om at se på sagen. 4.4 Flisebelagt sti fra Vesterbo Afdeling 58 til stien ved børneinstitutionerne: En anmodning fra boligselskabernes ejendomsfunktionær Jesper Langballe om tilladelse til at anlægge ovennævnte sti, blev godkendt den 18. august under forudsætning af at samtlige omkostninger blev betalt af boligselskaberne. 4.5 Eftersyn og reparation af 10 bomme ved stierne: Det årlige eftersyn af bommene er i gang og forventes afsluttet i løbet af oktober måned. Arbejdet består i at rense og smøre låsene og bliver udført af Jørgen Lakjer. 4.6 FNA tilbud på udskiftning af 3 allè træer på Rødtjørnvejs stamvej: Det blev på mødet besluttet at udskifte 3 allé træer på stamvejen som er gået ud. Arbejdet vil blive udført af Flemming Nørgård Anlæg i forbindelse med beplantningen af indersiden af støjvolden. De gamle træer vil blive fjernet, der vil blive udskiftet 1m3 jord i hvert hul, og de nye lindetræer bliver ca. 3m høje. 4.7 Vedligehold af støjvolde : I henhold til de nye aftaler bliver støjvoldene ved Rødtjørnvej og Højagerparken renset for ukrudt 6 gange om året. Imidlertid er buske og træer på voldene nu ved at være så store, at det måske kun er nødvendig at gøre det 4 gange om året. Jørgen Lakjer vil derfor drøfte den fremtidige vedligeholdelse med formændene for parcelforeningerne og Flemming Nørgård Anlæg, og foreslå at voldene kun bliver renset for ukrudt 4 gange om året. Besparelsen der opnås derved vil blive anvendt til opgaver indeholdt i 5 års planen for vedligehold af området. 5. Dato for næste bestyrelsesmøde: Næste møde vil blive afholdt i februar Datoen vil blive koordineret per mail 6. Eventuelt: Ingen havde emner under dette punkt. Referent Jørgen Lakjer Side 3 af 5

4 Kontonumre Referat nr , Bilag 1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftdato: 24. september 2012 Start Resultatopgørelse Periode 1. Januar December Regnskabsår 2012 Indtægter Regnskab Budget Indbetalinger AlmenBo Aarhus, Afdeling 33, 39, 42, VesterBo Afdeling 46, 58 og Private grundejere, Højagerparken Private grundejere, Rødtjørnvej BoligView (Grønagerparken) Andelsboligforeningen Ranunkelparken Tryllefløjten og Galaksen Sabro Legeplads Renter 1009 Renter, Driftskonto Renter, Vejfondkonto Indtægter i alt: Budgetteret: Udgifter 2000 Vedligehold af området 2001 Vedligeholdelse af grønne fællesarealer Vedligeholdelse af støjvold, Højagerparken Vedligeholdelse af støjvold, Rødtjørnvej Fejning af P-plads, opsamling af affald Vintervedligehold Stier Driftsudgifter 2006 Kontorhold, IT Rep. af bomme, affaldsstativer og asfaltbelægning på stier Diverse Vedligehold af veje 3001 Græsklip af vejrabatter Vedligehold af kloaker Vintervedligehold Veje Rep. af rabatter, fortove og asfaltbelægning på veje Ekstra opgaver års Vedligeholdelsesplan Uforudsete reparationsopgaver m.m Udgifter i alt: Budgetteret: Afskrivninger IT-Udstyr Overskud / (Underskud) per 24. september Side 4 af 5

5 Referat nr , Bilag 1 Passiver Egenkapital Driftskonto, Saldo per 31. December 2011: Vejfondkonto, Saldo per 31. December 2011: IT-Udstyr, Primo Saldo , , ,00 Overskud / (Underskud) , ,75 Aktiver Balance per 24. september 2012 Passiver i alt: ,75 IT-Udstyr IT-Udstyr, anskaffelsespris ,00 Akkumuleret afskrivning ,50 25,50 Danske Bank Hinnerup Afdeling Driftskonto ,91 Vejfondkonto , ,25 Aktiver i alt: ,75 Side 5 af 5