EU-UDBUD. Nr. 2013/S På levering af Bærbare pc er og dockingstationer til Ikast-Brande Kommune

Transkript

1 EU-UDBUD Nr. 2013/S På levering af Bærbare pc er og dockingstationer til Ikast-Brande Kommune Ikast-Brande Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Service Onsite garanti Garantiservice (dockingstationer) Miljø Levering Modelskift Produkterne Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Side 2 af 21

3 20 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Kontraktændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Betingelser Underskrift Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel Bilag 2 Vejledende tidsplan Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Leveringssted Bilag 5 - Tilbudsliste Side 3 af 21

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af bærbare pc er og dockingstationer til Ikast-Brande Kommune, herefter kaldet Ordregiver. Leveringsadressen er vedlagt i bilag Udbudsansvarlig IT- og digitaliseringschef Jette Skott Kristensen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet med: IT Afdelingen Ikast-Brande Kommune itafdeling@ikast-brande.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Udbuddet indgås som en leveringsaftale med én leverandør. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den valgte Tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Der skal jfr. bilag 5 leveres en initial pulje på: 100 stk. store bærbare 100 stk. små bærbare 150 stk. dockingstationer Levering skal ske senest 10 arbejdsdage efter kontraktindgåelse til IT-afdelingen, Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast Der skal jfr. bilag 5 være en option på levering indtil den på : 50 stk. store bærbare 50 stk. små bærbare 100 stk. dockingstationer Levering skal ske senest 12 arbejdsdage efter ordreafgivelse til IT-afdelingen, Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3 og udbudsmaterialets bilag 5. Leverings- og betalingsbetingelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Kontrakt. 1.4 Kontraktindgåelse I tilfælde af Tilbudsgivers tildeling af leveringsaftalen indgås den i kapitel 4 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer leveringsaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten udfyldes af Ordregiver. Side 4 af 21

5 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Tilbuddet skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Der skal sammen med tilbudsmaterialet leveres 1 stk. testmaskine af både den store og den lille bærbare konfigureret i henhold til kravspecifikationen i bilag 5 samt 1 stk. dockingstation. Disse er for Ordregiver til låns og tilbageleveres til Tilbudsgiver efter endt evaluering. Tilbudsgiver skal sørge for returlabel til tilbageleveringsforsendelse til Tilbudsgiver. Ordregiver beholder dog testmaskinerne fra den vindende Tilbudsgiver. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 5 skal benyttes i uændret form i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til ITafdelingen pr. itafdeling@ikast-brande.dk, med emnet: "Spørgsmål til EU-udbud levering af bærbare pc er senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Side 5 af 21

6 Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på ovenstående internetadresse. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: EU-udbud - tilbud på levering af bærbare pc er og Må kun åbnes af IT afdelingen Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Ikast-Brande Kommune IT -afdelingen Rådhusstrædet Ikast-Brande Att.:Jette Skott Kristensen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 22. august Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en specifik volumen i kontraktperioden. Dog forpligter Ordregiver sig til at aftage den initiale pulje. Side 6 af 21

7 2.13 Tilbudsgivers forbehold Forbehold og forudsætninger accepteres ikke. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jfr. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jfr. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over min. 3 sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år Tildelingskriterium Leveringsaftalen vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Tilbud afgives ved udfyldning af bilag 5 Tilbudsliste 3. Kravspecifikation Mindstekrav (MK) i henhold til bilag 5 Tilbudsliste skal opfyldes af Tilbudsgiver. Lever tilbuddet ikke op til samtlige mindstekrav, er det ikke konditionsmæssigt og vil blive afvist. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 5 og beskrive det tilbudte i henhold til hvert MK i bilaget. Tilbudsgiver bedes således bekræfte, at løsningen lever op til mindstekravene og hvordan. Mindstekravene iht. afsnit 3 skal ikke beskrives af Tilbudsgiver men er til stadighed krav, der skal opfyldes. 3.1 Service Garantierne skal være inkluderet i de anførte priser i tilbudslisten, jfr. følgende definition på de to nævnte serviceniveauer: 3.2 Onsite garanti Al servicekommunikation skal foregå på dansk. Leverandøren skal leve op til følgende krav i forhold til onsite garantien: Side 7 af 21

8 Telefonsupportservice, der leverer fejlfinding af hardware i løbet af normal arbejdstid (8 16), med undtagelse af helligdage Teknisk support via internetbaseret chat og Elektronisk webbaseret fejlmelding Teknikerbesøg skal forekomme på hverdage - mandag til torsdag fra og fredag Teknikeren skal være på lokationen senest dagen efter fejlmeldingen (next business day), så vidt denne er en normal arbejdsdag Er fejlen indmeldt efter kl. 14, accepteres det, at teknikeren først ankommer til lokationen på 2. arbejdsdag efter fejlmeldingen Leverandøren kan forvente, at opkaldet foretages af en IT-teknisk kyndig person fra Ikast-Brande Kommunes IT afdeling. Samtlige fejlmeldte maskiner vil blive fejlmeldt af Ikast-Brande Kommunes IT afdeling og alle servicebesøg vil typisk forekomme på denne ene lokation. 3.3 Garantiservice (dockingstationer) Ordregiver sender produktet ind for Tilbudsgivers regning. Konstateres det, at fejlen ikke er hardwarerelateret og derfor ikke underlagt denne service, kan Tilbudsgiver opkræve betaling for fragt. Ordregiver må i forbindelse med service maksimalt undvære produktet i 5 arbejdsdage. 3.4 Miljø De to typer bærbare pc er skal overholde følgende miljøkrav: De tilbudte produkter skal være opbygget af moduler, således at forskellige materialer let - og uden brug af specialværktøj - kan demonteres ved genanvendelse (limning og svejsning af forskellige materialetyper er undgået) Tilbudsgiver indestår for, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Tilbudsgiver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. 3.5 Levering Leveringen af den initiale pulje af bærbare pc er skal ske senest 10 arbejdsdage efter kontraktunderskrivelse. Ved alle øvrige bestillinger i kontraktperioden skal Tilbudsgiver levere bestilte produkter inden for 12 arbejdsdage. Ordre skal leveres samlet. Delordrer accepteres således ikke, med mindre andet er specifikt aftalt. 3.6 Modelskift Ved et eventuelt modelskifte skal dette varsles med 30 dage, før produktet ikke længere kan sættes i ordre/bestilles, og Ordregiver skal have testmaskiner i den fremadrettede korrekte konfiguration og software til rådighed senest 21 dage inden dato for udskiftning. Med udskiftning forstås den dato hvor den udgåede model ikke længere kan leveres. Således må der på intet tidspunkt være et tidsmæssigt slip, hvor den ældre model ikke kan bestilles og leveres til gældende vilkår, og hvor den nye ikke er testet og kan leveres inden for den gældende leveringstid. Side 8 af 21

9 3.7 Produkterne Tilbudsgiver skal stille et link til rådighed, hvor det nyeste diagnosticeringssoftware kan hentes og/eller downloades på en USB memory stick. Alle maskiner skal til en hver tid leveres med den seneste bios opdatering. Side 9 af 21

10 4. Kontrakt Kontrakt vedr. levering af bærbare pc er og tilbehør 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet Ikast og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til EU-udbud nr. 2013/S Kontrakten beskriver Ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den [dd.mm.åååå] og er uopsigelig for begge parter indtil den Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for Side 10 af 21

11 uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Såfremt optionen udnyttes til fulde, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen ikke udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse den Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med IT-afdelingen. 7 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via eller telefon. 8 Levering og leveringsbetingelser Den initiale levering af den initiale pulje skal ske senest 10 arbejdsdage efter kontraktunderskrivelse. Øvrige bestillinger i leveringsaftalen skal leveres inden for 12 arbejdsdage fra bestillingsdagen. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 10 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til IT afdelingen på EAN-nummer , med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Side 11 af 21

12 11 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. I priserne er inkluderet alle udgifter forbundet med købet. 12 Prisregulering Priserne skal være faste i hele aftalens løbetid. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af leveringsaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 13 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget elektronisk faktura. 14 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 15 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 16 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 17 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående Side 12 af 21

13 virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 18 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 19 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Hvis Ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Side 13 af 21

14 20 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører Ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 5 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver skal senest 10 arbejdsdage efter indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 21 Garanti Er beskrevet i kravspecifikationen. Garantiperioden er ikke begrænset til kontraktens løbetid. 22 Bod Forsinkede leverancer Såfremt den initiale leverance ikke leveres inden for 10 arbejdsdage, uagtet årsag er Ordregiver berettiget til et bodsbeløb fra Kontrakthaver, svarende til 5 % af ordrens værdi for hver dag ordren er forsinket. Eksempel: Ved en ordre på 5000 kr. ex moms kan Ordregiver ved levering på den 12. arbejdsdag opkræve (5000 kr. x 0,05)x2 = 500 kr. i bod. Bodsstørrelsen kan maksimalt anløbe 10 % af ordrens størrelse. Fejlleverancer Ved fejlleverancer, hvor, f.eks. det leverede produkt ikke lever op til kravspecifikationerne (dette gælder både i forhold til hardware og software), afkræves Kontrakthaver en bod efter samme beregningsformel som under forsinkede leverancer. Det samme gælder for testmaskiner. 23 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten.. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Side 14 af 21

15 24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 25 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 26 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 27 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. Side 15 af 21

16 28 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 29 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 30 Betingelser Nærværende kontrakt er betinget af, at Ordregiver kan godkende forsikringsbetingelserne for den af Kontrakthaver tegnede professionelle produktansvarsforsikring, jfr Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver Side 16 af 21

17 Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal Tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jfr. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at Ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj ) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning Side 17 af 21

18 b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift Side 18 af 21

19 Bilag 2 Vejledende tidsplan Bekendtgørelse til EU-tidende kl Frist for spørgsmål kl Sidste frist for besvarelse af indkomne spørgsmål kl Tilbudsfrist Tilbudsvurdering / beslutning om valg af leverandør kl dages Standstill periode Forventet kontraktunderskrivelse Forventet levering Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt Side 19 af 21

20 Bilag 3 Aktindsigt I dette bilag bedes Tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Undtages: Begrundelse: Bemærk, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt. Side 20 af 21

21 Bilag 4 Leveringssted Institution Adresse Postnummer Kontakt Telefon Rådhuset Rådhusstrædet Ikast Jette Skott Kristensen Side 21 af 21