LANDSBYGGEFONDEN. Rapport om forsøg med forvaltningsrevision m.v.

Transkript

1 LANDSBYGGEFONDEN Rapport om forsøg med forvaltningsrevision m.v. Januar 1999

2

3 LANDSBYGGEFONDEN Bilagsoversigt Bilag 1 Praktisk vejledning i forvaltningsrevision vedrørende o institutioner mv., Rigsrevisionen, januar Bilag 2 Begrebet God Offentlig Revisionsskik - en vejledning. Rigsrevisionen, november Bilag 3 Skitse for indførelse af forvaltningsrevision i almene. boligorganisationer, notat, By- og Boligministeriet,. november 1998 o o o o o o o o o o o 57 Bilag 4 Bemærkninger til By- og Boligministeriets plan om... o o. o. indførelse af obligatorisk forvaltningsrevision af almene o. boligorganisationer, Københavns Kommune,.. Plandirektoratet, juni Bilag 5 Forsøg med forvaltningsrevision mv., kommentar,. Deloitte & Touche, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab 71 Bilag 6 Vedrørende forsøg med forvaltningsrevision i almene.. boligorganisationer, KPMG Statsautoriserede revisorer o 73 Bilag 7 Forvaltningsrevision i de almene boligorganisationer,... o. o Revisionsinstituttet Statsautoriseret Revisionsaktieselskab 77 Bilag 8 Forvaltningsrevision, Slutrapport, Randersegnens... o Boligforening... o. o o o. o o o. o o o. o. o o o Bilag 9 Forsøg med forvaltningsrevision mv., notat,.. Boligselskabet Viborg Bilag 10 Kritisk revision, Årsrapport, Køge Socialfilantropiske... o o. Boligselskab o. o. o o o. o o o o o o o o o o o o o o o o o. 127 Bilag 11 Forsøg med forvaltningsrevision, TiI- og fraflyttere 0-" o o. o KAB - Bygge- og Boligadministration 159 4

4 LANDSBYGGEFONDEN Indholdsfortegnelse Indledning. Forsøgets baggrund. Begreber vedrørende forvaltningsrevision. Forsøgsdeltagere og medlemmer af følgegruppen. Følgegruppens kommentarer. Sammenfatning. Målsætninger. Hvorledes beskrives målsætningerne?. Målsætninger generelt for boligorganisationer. Lovgivningen. Målsætninger på fraflytningsområdet. Sparsommelighed/Produktivitet/Effektivitet. Sparsommelighed. Sparsommelighed på fraflytningsområdet. Produktivitet. Produktivitet på fraflytningsområdet. Effektivitet og evaluering _:.. Effektivitet på fraflytningsområdet. Revisionsprotokol Appendix

5 LANDSBYGGEFONDEN 1. Indledning Forsøgets baggrund Kravet om indførelse af forvaltningsrevision bl.a. i kommunerne og den almene boligsektor har været fremført i flere år. I forbindelse med initiativer til imødegåelse af fejl og mangler m.m. blev det som led i opfølgning på aftale mellem By- og Boligministeriet og Boligselskabernes Landsforening besluttet at lade gennemføre et forsøgsprojekt vedrørende indførelse af forvaltningsrevision m.v. i den almene boligsektor. By- og Boligministeren har oplyst over for Folketinget, at der fra årsskiftet 1998/99 påregnes indført en ordning med forvaltningsrevision i alment boligbyggeri. Opbygning af nødvendigt sammenligningsgrundlag m.v. ("referenceramme") indgik i lov nr. 229, som blev vedtaget i Folketinget d. 2. april Indtil det generelle forvaltningsrevisions-koncept afklares politisk var det aftalen, at der skulle gennemføres forsøg med forvaltningsrevision m.v. hos interesserede almene boligorganisationer. Deltagelse i forsøget indebar mulighed for at præge debatten om udformning af et forvaltningsrevisions-koncept for den almene boligsektor og støtte til evaluering af forsøgsresultater m.m. De konkrete merudgifter til forvaltningsrevision i forsøgsperioden blev forudsat "indsparet" ved driftsforbedringer i de kommende år. Landsbyggefonden påtog sig de sekretariatsmæssige opgaver og udgifter, herunder en begrænset sekretariatsmæssig støtte til forsøgsdeltagerne. I relation til den almene boligsektor kan der være modsætninger i problemstillingen mellem beboernes interesser og hensynet til de offentlige finanser. En -udvidelse af revisionen i kritisk retning kan dog i alle tilfælde være et godt tiltag til styrkelse af ledelsesmæssige værktøjer for de folkevalgte bestyrelser og den administrative forretningsførelse. Samtidig vil en effektiv og rationel drift være med til at sikre beboerne den bedste service m.m. Det var således den enkelte boligorganisation, som selv udarbejdede grundlaget og fastlagde indhold og omfang vedrørende det enkelte forsøgsprojekt, med udgangspunkt i det statslige forvaltningsrevisions-koncept, jf. Rigsrevisionens vejledende retningslinier for revision af statsstøttede institutioner m.v. (Rigsrevisorloven 4). Det var ligeledes muligt, at udvide den sædvanlige regnskabsaflæggelse i henhold til gældende regler med supplerende oplysninger f.eks. i form af "etiske" og/eller "grønne" regnskaber. Grundlaget for forsøgene blev drøftet med By- og Boligministeriet. 5

6 LANDSBYGGEFONDEN Til drøftelse af forsøgenes resultater blev der nedsat en følgegruppe. Følgegruppen bestod af medlemmer udpeget af: Kommunerne (Kommunernes Landsforening og Københavns/Frederiksberg Kommune), Revisorerne (Foreningen af Statsautoriserede Revisorer og Foreningen af Registrerede Revisorer), By- og Boligministeriet, Boligselskabernes Landsforening. Ved forsøgsperiodens start meldte der sig 6 boligorganisationer til at gennemføre forsøg med forvaltningsrevision m.v.: KAB - forretningsførerorganisation Vridsløselille Andelsboligforening Boligselskabet Viborg Slagelse Boligselskab Køge Socialfilantropiske Boligselskab Randersegnens Boligforening Ved det første møde i maj 1997 blev det besluttet, at forsøgene med forvaltningsrevision m.v. skulle omfatte et enkelt, men målbart område, som kunne danne grundlag for det videre arbejde med forvaltningsrevision i sektoren. På den baggrund blev det besluttet at vælge fraflytningsområdet. Oplæggene tager udgangspunkt i de af Rigsrevisionen udarbejdede retningslinier som beskrevet nedenfor: Begreber vedrørende forvaltningsrevision Med udgangspunkt i boligorganisationens målsætninger efterprøves følgende generelle begreber: Overordnede begreber Forvaltningsrevisionen har til formål at sikre sparsommelighed, produktivitet og effektivitet ved driften af en virksomhed. Begreberne kan kort defineres således: - Sparsommelighed Disponeres der i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig tilrettelagt og sparsommelig udført virksomhed? 6

7 LANDSBYGGEFONDEN - Produktivitet Er der et rimeligt forhold mellem de anvendte ressourcer og antallet af frembragte præstationer? "Kan vi gøre mere for samme penge?" - Effektivitet -- I hvilket omfang har man nået de mål, der var tilsigtet? Her indgår også en vurdering af kvaliteten af de iværksatte aktiviteter. - Evaluering Som opfølgning bør evaluering anvendes til forbedringer i boligorganisationen. 1.2 Forsøgsdeltagere og medlemmer af følgegruppen Der har været følgende gruppe af forsøgsdeltagere: Randersegnens Boligforening Køge Socialfilantropiske Boligselskab Boligselskabet Viborg Vridsløselille Andelsboligforening KAB - Bygge- og Boligadministration (ca. 800 lejemål) (ca lejemål) (ca lejemål) (ca lejemål) (ca lejemål) Følgegruppen har haft følgende medlemmer: Forretningsfører Margith Sloth Jensen, Møn Boligselskab Direktør Henning Kirk Christensen, Formand for Boligselskabernes Landsforening Direktør Michael Demsitz, Boligkontoret Danmark Direktør Erik Thomsen, Boligforeningen Kristiansdal Fuldm ægtig Claes Sørensen, By- og Boligministeriet (afløst af fuldmægtig Charlotte Aastrup Poole og senere af fuldmægtig Stig Munck Larsen) Fuldmægtig Søren Varder, By- og Boligministeriet Ekspeditionssekretær Jørgen Sjønnung, København/Frederiksberg Kommune Statsautoriseret revisor Søren Jensen, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer Registreret revisor Peter Jørgensen, Foreningen af Registrerede Revisorer Fuldmægtig Torben Skov Bonde, Kommunernes Landsforening (afløst af fuldmægtig Jan Dehn) 7

8 ......_--~.~~.~-~--- LANDSBYGGEFONDEN Landsbyggefondens sekretariat: Sekretariatschef Birger R. Kristensen, Landsbyggefonden Konsulent Jeanette Esbensen, Landsbyggefonden Revisor Torben Søndergaard Larsen, Deloitte & Touche Statsautoriseret Revisionsaktieselskab (fratrådt 1.august 1998) Der har været afholdt 5 møder ifølgegruppen. Der foreligger skriftlige rapporter fra 4 forsøgsdeltagere (bilag 8-11). Den endelige rapport fra Vridsløselille Andelsboligforening er ikke færdiggjort ved afslutningen af denne rapport. 8

9 LANDSBYGGEFONDEN 1.3. Følgegruppens kommentarer Følgegruppen skal fremhæve, at de 5 boligorganisationer, der er indgået i forsøgsordningen, repræsenterer såvel store og mellemstore som små boligorganisationer. forsøgsdeltagerne har alle koncentreret indsatsen omkring et område - fraflytningsområdet - for at sikre mulighed for sammenligning mv., ikke mindst mellem de store og små boligorganisationer. På de tilbagemeldinger, som foreligger fra forsøgsdeltagerne, kan det konstateres, at erfaringerne med forvaltningsrevision er positive. Det grundlæggende med beskrivelse af målsætninger og udarbejdelse af skriftlige forretningsgange har i sig slev sat en konstruktiv proces i gang i boligorganisationernes administration. Etableringen af nøgletal/måltal har tilsvarende sikret et bedre beslutningsgrundlag for ledelsen. Og for flere af deltagerne har der allerede nu vist sig et klart grundlag for forbedringer i de administrative rutiner mv. De positive erfaringer gælder såvel de store som de små boligorganisationer. Resultaterne fra forsøgsordningen bør udgøre en del af grundlaget for den påtænkte vejledning, ikke mindst for opstillingen af eksempler på beregningsformler, måltal mv. Ved fastsættelsen af regler om forvaltningsrevisionen i de almene boligorganisationer finder følgegruppen, at det netop udvidede beboerdemokrati må respekteres. Demokratiet i den enkelte boligorganisation beslutter målsætningerne for organisationens virksomhed - selvsagt inden for lovgivningens rammer. Revisorerne har ikke mulighed for at overtage tilsynets opgaver, men reviderer ud fra boligorganisationens egen evaluering af virksomheden i forhold til de opstillede målsætninger. Følgegrupperl deler den opfattelse, at det må være afgørende, a1 det er graden af målopfyldelse i den enkelte organisation, der skal underkastes forvaltningsrevision. Revisionen har ikke grundlag for at kunne tilsidesætte målsætninger opstillet af kompetente organer i en almen boligorganisation (bestyrelse, repræsentantskab m.v.), men må lægge disse målsætninger til grund. Derimod kan en boligorganisation naturligvis pålægges at klarlægge årsagen til eventuelle store afvigelser fra udgiftsniveauet i øvrige almene boligorganisationer, således at det kommunale tilsyn i givet fald får et beslutningsgrundlag ved oplysning i beretning og revisionsprotokol. Forvaltningsrevision er et ledelsesværktøj. Ligesom de øvrige processer - kendt bl. a. fra kampagnen mod fejl og mangler - i form af forretningsorden, skriftlige forretningsgange osv. - er arbejdet med registrering og vurdering af målopfyldelsen en konstruktiv metode til styring af den økonomiske udvikling i en almen boligorganisation. 9

10 LANDSBYGGEFONDEN Det kommunale tilsyn vil gennem boligorganisationens egen evaluering og den obligatoriske forvaltningsrevision få et bedre grundlag for at vurdere om lovgivningens bestemmelser er overholdt. Det er oplyst over for følgegruppen, at BL derfor vil igangsætte udarbejdelse af eksempler på målsætninger for en almen boligorganisation. BL har tidligere udsendt eksempel på forretningsgange i en almen boligorganisation. Som værktøjer i arbejdet med evaluering af målopfyldelsen kan der eventuelt overvejes udarbejdet eksempler på produktivitetsberegninger og effektivitetsberegninger. Eksempelmateriale om de nævnte emner vil formentlig bidrage til en hurtigere opfyldelse af de nye regler. Følgegruppen bemærker, at forvaltningsrevisionen i praksis påregnes udbygget successivt. Det vil ikke være realistisk at forestille sig, at arbejdet med målsætninger og udbygning af evalueringer i en almen boligorganisation kan være afsluttet ved ikrafttræden af den obligatorisk forvaltningsrevision. Der vil være behov for en periode til implementering. Selve processen i en boligorganisations kompetente organer og hos de ansatte er i sig selv vigtig. Følgegruppen noterer, at alle, der administrerer almene boligorganisationer, omfattes af den obligatoriske forvaltningsrevision. Det forudsættes, at almene boligorganisationer med ikke-almene administratorer opstiller sådanne krav i aftaler om forretningsførelse, der indgås eller fornys efter 1. januar 1999 således, at kravet om forvaltningsrevision kan opfyldes. Yderligere skal følgegruppen påpege det vigtige i at fastholde væsentlighedskriteriet således, at ikke boligorganisationerne risikerer at blive JJover-revideret" og JJover-forvaltet". Der er ikke behov for enorme mængder nøgletal - det er vigtigt at koncentrere sig om de relevante områder. Desuden bør der som minimum for alle boligorganisationers administrationer foreligge skriftlige forretningsgange på alle væsentlige områder. 10

11 LANDSBYGGEFONDEN 1.4. Sammenfatning Formålet med forsøgene med forvaltningsrevision var at undersøge, hvorvidt boligorganisationer af forskellig størrelse kunne tilpasse konceptet for forvaltningsrevision -til netop deres administration. Forsøgene har vist, at det kan lade sig gøre at udføre forvaltningsrevision i almene boligorganisationer under behørig hensyntagen til boligorganisationens størrelse. Alle deltagerne har formået at tilpasse konceptet til deres egen administrations størrelse. Tidligere har boligorganisationerne selv eller i samarbejde med deres revision udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser. Disse har i varierende grad dannet udgangspunkt for forsøgsdeltagernes projektdeltagelse. I den sammenhæng har Vridsløselille Andelsboligforening specielt bidraget med beskrivelser vedrørende den demokratiske proces i relation til budget og regnskab. Detaljeringsgraden for forretningsgangsbeskrivelserne har i vidt omfang været tilpasset den pågældende boligorganisations størrelse (jf. bilag 8 og 11). Med udgangspunkt i den dynamiske opfattelse af forvaltningsrevision har boligorganisationerne vurderet deres eksisterende forretningsgange på fraflytningsområdet og holdt administrationen op mod de eksisterende forhold. Dette har administrationerne brugt til at vurdere hvorvidt der var nogle procedurer, der kunne gøres mere effektive via nogle udvalgte målepunkter. Samtidig har de vurderet de eksisterende forretningsgange og set på om disse burde ændres (jf. bilag 11). Alle har selv udarbejdet nøgletallmålepunkter og selv valgt på hvilket niveau administrationen ønskede at analysere disse (jf. bilag 8-11). Alle har ligeledes anvendt det samme spørgeskema til brug for evaluering af beboernes opfattelse af boligorganisationens effektivitet (jf. bilag 11 (bilag 20 og 21 )}. Da der p.t. ikke eksisterer et officielt sammenligningsgrundlag/tværgående nøgletal for dette forvaltningsområde, har de deltagende boligorganisationer alene brugt deres observationer til at danne grundlag for interne vurderinger. Disse vurderinger vil så danne grundlag for fremtidens observationer, både internt og til sammenligning med andre boligorganisationer, når det er muligt at skaffe de pågældende oplysninger. De deltagende boligorganisationer har alle haft positive erfaringer med deres deltagelse i forsøget med forvaltningsrevision og ønsker at indarbejde deres indhøstede erfaringer i den daglige administration fremover. Disse erfaringer er også i boligorganisationernes interesse således, at de kan vise over for omverden, at de udfører en korrekt og effektiv administration. 11

12 LANDSBYGGEFONDEN 2. Målsætninger 2.1 Hvorledes beskrives målsætningerne? Målsætninger- generelt for boligorganisationer I boligorganisationerne er det de kompetente organer, der beskriver målsætningerne. Med kompetente organer menes her afdelingsmøderne, repræsentantskabet, organisationsbestyrelsen og den daglig administrative ledelse (direktion/forretningsfører). Boligorganisationens målsætninger beskrives under hensyntagen til beboerdemokratiet og indarbejdes i de daglige forretningsgange således, at det sikres, at der er overensstemmelse mellem boligorganisationens målsætning og den daglige administration og drift. Beboerdemokratiet udgør på denne måde en direkte demokratisk kontrol af omkostningerne i boligorganisationerne. Forvaltningsrevisionen skal betragtes som et ledelsesværktøj med udgangspunkt i ledelsesfastsatte målsætninger og beskrevne forretningsgange til intern styring og kontrol. Der bør som minimum foreligge beskrevne forretningsgange og andre beskrivelser for ALLE væsentlige områder uanset indførelse af forvaltningsrevision eller ej i sektoren. Uhensigtsmæssig organisation af en administration kan føre til både ineffektiv drift og risiko for fejl i administrationen. Ved at få forretningsgangene beskrevet og vurderet sikres samtidig et dynamisk sigte, der er rettet mod }ejl og uhensigtsmæssigheder i administrationen, således at tilbagevendende fejl undgås (dette uanset administrationens størrelse). Det er derfor vigtigt, at forretningsgangene beskrives således, at det sikres, at boligorganisationens målsætninger er kendt i hele organisationen. Dog skal niveauet for detaljeringsgraden af forretningsgangene udføres i relation til boligorganisationens/administrationens størrelse. Derved er det muligt at udarbejde et rapporteringssystem for opfølgning af resultaterne, således at der samtidig kan ske en afklaring af, om der er områder, hvor ledelsen har behov for, at der sker en udvikling af mål og rapporteringssystemer. Herved skulle det være muligt at sikre, at beboerne får en optimal service, samtidig med at administrationen sikrer sig, at det sker inden for de vedtagne rammer såvel de økonomiske og de lovgivningsmæssige, som de sociale og etiske rammer. 12

13 LANDSBYGGEFONDEN Lovgivningen Følgende paragraffer i boliglovgivningen omhandler forvaltningsrevisionsbegreber, som også indgår i forvaltningsrevisionskonceptet. * Lov om almene boliger 7, stk. 1. "Driften skal tilrettelægges efter rationelle administrationsmetoder, og forvaltningsudgifterne skal søges holdt på det lavest mulige niveau." 7, stk. 2 "Ved forvaltningen skal beboernes interesser tilgodeses og boligorganisationens og afdelingernes anliggender varetages bedst muligt." 108 "Alment boligbyggeri skal tilrettelægges efter rationelle, produktivitetsfremmende byggemetoder og søges gennemført for den lavest mulige pris under hensyntagen til kvaliteten." I forhold til den traditionelle forvaltningsrevision udgør beboernes interesser og medbestemmelse her en væsentlig faktor. Dette må indgå som en væsentlig forudsætning ved udarbejdelsen af retningslinierne for forvaltningsrevision i den almene boligsektor Målsætninger på fraflytningsområdet Fraflytningsområdet er omfattet af lovbestemte tidsfrister, jf. lov om leje af almene boliger 93-94, og det må selvfølgelig sikres at disse frister overholdes både internt og eksternt i boligorganisationen. Det må sikres, at der indkaldes rettidigt til syn af lejligheden og at synet gennemføres inden for~idsfristen, ligesom det må sikres, at lejeren skriftligt underrettes rettidigt efter synet om istandsættelsesudgifterne. Boligorganisationen skal ligeledes bestræbe sig på at genudleje det lejede, jf. lov om leje af almene boliger 92, stk. 2. Afregning over for fraflytter skal ske senest 4 uger efter modtagelse af sidste fakturadato iht. domspraksis. 13

14 LANDSBYGGEFONDEN Fraflytningsområdet involverer således mange arbejdsfunktioner internt i boligorganisationen f.eks.: udlejning (registrering af opsigelse, ny kontrakt) bogføring (modtagelse og bogføring af fakturaer) husleje (udarbejdelse af flytteafregning) kasse (afsendelse af flytteafregning med evt. vedlagt check) inspektør/forretningsfører (syn af lejlighed og udskrivning af rekvisitioner) Ligeledes involveres håndværkere o.a. eksternt i forhold til boligorganisationen. Det er derfor vigtigt, at boligorganisationens ledelse gør sig klart, hvorledes man sikrer sig, at arbejdsrutinerne omkring en flyttesags behandling fungerer mest effektivt med en korrekt økonomisk afregning inden for de angivne tidsfrister og under hensyntagen til fraflytters oplevelse af fraflytningen. Ligeledes bør man gøre sig klart, om de målinger, man foretager, er til intern eller ekstern brug. Det er således interessant at overveje hvilke interessenter, der er brugere af rapporteringen omkring forvaltningsrevision vedr. fraflytning. Interne Interessenter Eksterne Bestyrelsen Ledelsen Administrationens medarbejdere Beboerne/afdelingsbestyrelsen Fraflyttere/tilflyttere Håndværkere Advokater (inkasso) Beboerklagenævnet (Tilsynet/kommunalbestyrelsen) Det bør derfor overvejes, hvad effekten er, af det der måles. 14

15 LANDSBYGGEFONDEN 3. Sparsommelighed/Produktivitet/Effektivitet 3.1 Sparsommelighed For så vidt angår sp-arsommelighedsaspektet indeholder dette en vurdering af, om den enkelte konkrete disposition (transaktion) har været i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der skønnes at være en rimelig, hensigtsmæssig og sparsommelig administration. Det skal således vurderes, hvorvidt udgifter er rimelige i forhold til boligorganisationens egne målsætninger m.h.t. kvalitet, serviceniveau m.v. Boligorganisationens organisations- og personaleforhold beskrives. Her vurderes, om ansvar, beføjelser og arbejdsopgaver er fordelt hensigtsmæssigt (operationelt). Der bør ligeledes udarbejdes formaliserede forretningsgangsbeskrivelser, således at det er muligt at vurdere om f.eks. regler for indkøb og investeringer er betryggende, om forvaltningen af debitorer er hensigtsmæssig (forrentning, opkrævning m.v.), om gebyrer o.l., som opkræves af boligorganisationen er beregnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag osv Sparsommelighed på fraflytningsområdet Med udgangspunkt i de beskrevne forretningsgange på området vurderes hensigtsmæssigheden af måden, som arbejdsrutinerne udføres på. Denne gennemgang sikrer, at arbejdsrutinerne omkring en flyttesags behandling effektiviseres, sikkerheden øges og ekspeditionstiden forkortes. Ved at forkorte ekspeditionstiden sikres: der--bruges ikke unødvendige ressourcer for at behandl~ en fraflytningssag det sikres at tidsfristerne kan overholdes og dermed reduceres eventuelle tab (jf. bilag 10 og 11). Desuden skal det sikres, at der med bestemte (bestyrelsen/direktionen vedtager via målsætningerne hvor ofte) intervaller indhentes tilbud fra de involverede håndværkere således, at man handler økonomisk hensigtsmæssigt. Det skal bl.a. sikres, at prisen er rigtig i forhold til kvaliteten Produktivitet Målingen af produktiviteten vanskeliggøres af, at de producerede enheder ikke eller kun med besvær - kan kvantificeres. 15

16 LANDSBYGGEFONDEN Det kan være svært at opgøre tidsforbruget på de enkelte områder i en boligadministration. Ofte har de enkelte medarbejdere flere forskellige arbejdsområder, og det er ikke ligetil at måle tidsforbruget uden at skulle sidde med et større tidsregistreringsarbejde. I den store samment:læng er det også mindre væsentligt, hvor mange minutter den enkelte medarbejder er beskæftiget med den pågældende arbejdsopgave. Det kan være mere relevant at vurdere det samlede tidsforbrug fra start til slut for de forskellige arbejdsgange ( f.eks. længden af den tid sagerne ligger i huset) og så holde det observerede op mod de for området valgte succeskriterier. Normalt kan der opstilles (del)aktivitetsområder med en ensartet produktion, f.eks. antal fraflytningssager, antal genudlejninger, antal bogførte bilag osv. Som et udtryk for produktiviteten f.eks. beregnes ressourceforbrug pr. produceret enhed. Hermed kan man bedømme enhedsomkostningerne ved de enkelte aktiviteter i almen boligvirksomhed. Beregningerne kan forenkles f.eks. til antal medarbejdere i forhold til antal lejemål. Dette giver til gengæld ikke et billede af den faktiske produktion af serviceydelser m.m. Ved sammenligning med andre boligorganisationer er der behov for data, som kan udgøre en referenceramme. Visse nøgletal vil på sigt blive opgjort på landsplan. Andre, mere detaljerede produktivitetstal vil kræve særlige beregninger. Brugbare måder at vurdere produktiviteten på er f.eks.: sammenligning af enhedsomkostninger igennem en årrække for boligorganisationen eller for de enkelte aktiviteter. sammenligninger med tilsvarende aktiviteter i eller uden for boligorganisationen. --sammenligning med andre boligorganisationer på d~ samme opgaveområder. Ved sammenligning anvendes statistiske metoder, som dog kun giver et relativt billede af produktiviteten, men ikke siger om produktiviteten har en rimelig størrelse eller om kvaliteten af produktionen er tilfredsstillende Produktivitet på fraflytningsområdet For fraflytningsområdet kan antal producerede enheder f.eks. være: istandsatte fraflyttede lejligheder antal bogførte posteringer vedr. en fraflytningssag antallet af restancesager antal telefonekspeditioner 16

17 LANDSBYGGEFONDEN Produktionsomkostningerne er f.eks.: håndværkerudgifterne i forbindelse med istandsættelse af den fraflyttede lejlighed organisationens udgifter til administrativt personale Det kan være svært at måle administrationens udgifter direkte, men man kan som udgangspunkt vurdere de involverede områder via gennemgangen af forretningsgangene, herunder om, det er de Ilrigtige" personer, der udfører arbejdet og, om forretningsgangene er hensigtsmæssige. Herefter kan man evt. fastsætte en linorm" for disse områder for derefter evt. en gang årligt at foretage tidsmålinger over en periode for at tilrette normen (jf. bilag 8 og 9) Effektivitet og evaluering Effektivitetsmålingerne måler, hvilken virkning ydelserne har haft. Vurderingerne foretages på baggrund af om den opnåede målopfyldelse er tilfredsstillende og der tages stilling til, om det er muligt med de samme ressourcer at få en højere målopfyldelsesgrad eller om det er muligt at opnå den samme målopfyldelsesgrad ved anvendelse af færre ressourcer. Et veldefineret formål danner grundlag for vurderingen af effektiviteten. En vurdering af i hvilket omfang formålet er nået. Når man har defineret målopfyldelsen, sættes denne i forhold til de omkostninger, der er medgået til at opnå denne målopfyldelse. Sammenhæng til effektivitets- og produktivitetsanalyser på landsbasis, kan kun gennemføres, såfremt der foreligger tværgående nøgletal for boligorganisationerne. Indtil da vil bedømmelsen af boligorganisationernes forvaltning alene ske ud fra det almindeligt tilgængelige materiale om boligorganisationerne og deres virksomhed. Dette betyder, at forvaltningsrevision indtil videre primært bliver et bidrag til boligorganisationens ledelse til en løbende vurdering af, hvorvidt boligorganisationens organisering og administrative praksis er rationelt organiseret. Til beskrivelse af målopfyldelse kan eksempelvist anvendes brugerundersøgelser. Vurderingen af målopfyldelsen kan baseres på forskellige mere eller mindre indirekte mål eller "indikatorer", der viser noget om, hvorvidt målsætningen er nået. 17

18 LANDSBYGGEFONDEN Hvis man vælger, at udsende spørgeskemaer skal man ligeledes gøre sig klart, hvorledes man vil behandle svarene. Man er nødt til at forholde sig konstruktivt til besvarelserne dvs. evaluere og derefter handle på grundlag af evalueringsresultaterne, ved at komme med nye/forbedrede tiltag til styrkelse af virksomheden på de--områder, hvor det er påkrævet Effektivitet på fraflytningsområdet Målingen af effektiviteten i almene boligorganisationer skal endvidere tage hensyn til, hvem effektiviteten tilgodeser. Den skal ligeledes indeholde en vurdering af kvaliteten af behandlingen af fraflytningssagen. Der kan f.eks. være følgende indikatorer: Produktion Målopfyldelse antal ekspederede fraflytningssager korrekt sagsbehandling/få klager få sager ved beboerklagenævnet ekspeditionstid omkostninger pr. m 2 istandsat lejlig- tilfreds fraflytter hed tilfreds tilflytter tilfreds afdelingsbestyrelse/beboere sammenhæng med henlæggelser antal ekspederede genudlejnings- ekspeditionstid sager "- tilfredshed hos tilf1ytter I dette forsøgsforløb valgte deltagerne at fokusere på fraflytters oplevelse af fraflytningsprocessen. Forsøgsdeltagerne udsendte spørgeskemaer til samtlige fraflyttere f Ja sidste halvår Disse spørgeskemaer kan naturligvis ikke stå alene ved vurdering vedrørende måling af effektivitet af en fraflytningssag, men indgår som en (ikke uvæsentlig) delkomponent i vurderingen/evalueringen af den samlede flytte~ags behandling. Disse spørgeskemaundersøgelser (brugerundersøgelser) bør følges op af interne undersøgelser for at vurdere det interne sagsforløb. 18

19 LANDSBYGGEFONDEN 4. Revisionsprotokol Forvaltningsrevision kan udføres integreret med den finansielle revision af årets regnskab (jf. appendix). Løbende forvaltningsrevision i mindre selvadministrerede boligorganisationer med få ansatte vil primært omhandle driftsøkonomiske vurderinger af den daglige administrators/ledelses foretagne dispositioner. Revisionen må som hovedregel ikke være begrænset, men revisionen skal udføres under hensyntagen til boligorganisationens størrelse, herunder boligorganisationens politik samt serviceniveau. Dyberegående forvaltningsrevision udføres uafhængigt af den finansielle revision og den løbende forvaltningsrevision og omfatter undersøgelse af områder og forhold, typisk af betydelig økonomisk rækkevidde. Som resultat af forvaltningsrevisionen afslutter revisor med en protokol om den udførte revision. Revisionsprotokollen er det synlige resultat af de ressourcer, der er anvendt på forvaltningsrevisionen, og den skal fremstå som en afbalanceret, konkret og med gennemarbejdede, realistiske og velbegrundede konklusioner og forslag, der har en høj anvendelighed i praksis. Det forudsættes, at revisor kun fremkommer med bemærkninger, hvor det er nødvendigt. En beretning vedrørende en dyberegående forvaltningsrevision kan f.eks. indeholde: Indledning og afgrænsning:.- Formålet med undersøgelsen er f.eks. gennemgang og vurdering af organisationen, forretningsgange, beslutningsproces, ansvarsdeling m.v., gennemgang og vurdering af administrationens effektivitet. Gennemgang og vurdering af administrationens effektivitet og produktivitet med hensyn til løsning af de opgaver, der er pålagt. Konklusioner: Sammenfatning af undersøgelsens resultat, dens konklusioner og anbefalinger. Lovgrundlag r formål og opgaver: En kommenteret beskrivelse af de omhandlede forhold, der danner basis for boligorganisationens aktiviteter. 19