Ernst & Youngs oversigt over administrative effektiviseringsforslag til Nyborg kommune

Transkript

1 Ernst & Youngs oversgt over admnstratve effektvserngsforslag tl Nyborg kommune Forslag Kommentarer Samlet drøftet med borgmester, kommunaldrektør og økonomchef. Omfatter alt følgende 7 punkter. Potentalet er meget forsgtgt sat tl 2-3 Allerede realserede besparelser på 21 Gevnster ved dgtalserng medtaget på Morten Hartmans område. 1. Yderlgere centralserng af økonomstyrngs- og admnstratonsopgaver et admnstratvt servcecenter. Kan omfatte: Økonomstyrng Udbetalngsfunktoner, herunder på det socale område Bogførng og kvaltetsskrng Rejseafregnng Borgerbefordrng Projektadmnstraton HR Sekretærfunktoner Etc. Kræver at SAP-OPUS styrker ledelsesnformatonen og senere udvklng af Ledelsesnformatonssystem. Kræver at den nterne kommunkaton fungerer, herunder at (næsten) al dokumentaton håndteres elektronsk. Kræver proces hvor arbejdsopgaver kortlægges og omfordeles mellem decentralt og centralt nveau 14 Ac ere og 200 HK ere

2 Forslag Kommentarer 2. Samlng af ejendomsdrft nkl. servcefaclteter, grønne arealer m.v. et ejendomscenter: Kan omfatte: Drft: Udvendg og ndvendg vedlgeholdelse El, vand og varme Faclteter: Recepton/telefonservce Rengørng Kantne Kopservce Vagt og alarm Pedel og håndværker Grønne arealer Kapactet: Energoptmerng Byggeprojekter Udnyttelse af lokaler Køb/salg/leje/ndretnng Må kke medføre nternt bureaukrat form af ntern fakturerng. Kan overvejes fnanseret ved et fast abonnement på baggrund af m2 suppleret med afregnng for væsentlge ekstraopgaver (ren ntern posternger). Kan evt. suppleres med konkurrenceudsættelse af enkeltaktvteter. Kræver proces for kortlægnng af arbejdsopgaver og omfordelng af opgaver og ressourcer mellem decentral organsaton og ny, samlet enhed (der godt kan tages afsæt en udbygnng af en af de ekssterende enheder, der har ansvaret for en del af de nævnte opgaver). Nyborg kommune har m2 bygnnger fordelt på 145 bygnnger. Ifølge det oplyste bruges dag mere end 50 ekskl. forbrugsafgfter. Ud af de 50 mo. udgør rengørng godt 50 pct. 203 pedeller, betjente og andet teknsk personale.

3 Forslag Kommentarer 3. Redukton af nterne krav tl dokumentaton Udfordrngsretten er allerede taget brug forhold tl elevplaner på skoleområdet. Kan omfatte: Afskaffelse af vrksomhedsplaner Evt. ndførelse af Balanced Scorecard som fokuseret, strategsk styrngsværktøj Gennemgang af nterne rapporternger for dentfkaton af brugere/brugerrelevans Gennemgang af nterne transaktoner, blanketter m.v. Brug af udfordrngsret tl at reducere byrde ved eksterne/statslge regler

4 Forslag Kommentarer Skøn bespar 4. Ansættelse/udpegnng af en effektvserngsansvarlg Kan omfatte ansvar for at skre konstant fokus på: Intern regelforenklng Optmerng af processer Dgtalserng Kommunen arbejder dag med forskellge procesoptmerngsprojekter, herunder ved træk på bedste prakss eksempler fra KL s arbejdsgangsbank og gennem dgtalserng. Opgaven er at strukturere arbejdet, skre fremdrften projekterne og at skre realserngerne af gevnsterne herved (personaleredukton) Bør blandt have fokus på områder, hvor kommunen selv kan gøre noget forhold tl at få forskellge systemer tl at tale bedre sammen og genbruge data (eksempelvs fagsystemer og økonomsystem)

5 Forslag Kommentarer 5. Ansættelse/udpegnng af fundraser Kan omfatte ansvar for: Kortlægnng af ansøgnngsmulgheder Udarbejdelse af ansøgnnger Projektledelse Pas på medfnanserng og pas på kke at skabe efterfølgende drfts, når projekt er færdgt

6 Forslag Kommentarer 6. Mere effektv mødekultur Kan omfatte: Udarbejdelse af kodeks for god mødeledelse Perodevs regstrerng af mødeaktvtet for at synlggøre forbruget tlknytnng hertl. Der bør være meget gode argumenter for at et møde skal tage mere end 1 tme. Der skal være meget gode argumenter for den enkelte mødedeltagers deltagelse. Der skal være fokus på dagsordenen.

7 Forslag Kommentarer 7. Tlpasnng af ledelsesstruktur Kan omfatte: Redukton nveau 2 ledere ved sammenlægnng af områder. Kan mulgvs også på enkelte områder understøtte tværgående koordnerng Redukton nveau 3 ledere (dels gennem tltag, dels gennem ndførelse af fælles ledelse af flere nsttutoner, sammenlægnng af afdelnger m.v.) Overvejelse om samarbejde med omkrnglggende kommuner om udvalgte områder med fælles ledelse og opgaveløsnng. Vær opmærksom på balance mellem reduktonsønsker og tlstedeværelse af nødvendg ledelseskraft sær en forandrngs- og reduktonsstuaton som den Nyborg står overfor. Kræver man kan fnde de rgtge ledere Kræver mulgvs også opgraderng af nuværende ledere Kræver mulgvs også en tlpasnng af den poltske ledelsesstruktur (udvalg). En af mne kommuner har opgjort prsen for drften af et poltsk udvalg tl tl kr. Ledere fordelt Nv 1 4 Nv 2 13 Nv Nv 4 20 I alt 158

8 Forslag Kommentarer mo. kr. Socalområdet 166 Revsterng på specalområderne Er værksat. Bør suppleres af ydelseskatalog samt vejlednnger prakss for omkostnngsgodtgørelse tl famler 5-15 Ikke medtaget, da proces er gangsat. Fortsat optmerng af processer på specalområderne Det arbejdes der løbende på. Det forventes at ny lovgvnng vl medføre mndre bureaukrat, lgesom der bør kunne fndes en mere ntegreret løsnng forhold tl dspostonsregnskaber.

9 Forslag Kommentarer mo. kr. Jobcenter 78 Fortsat optmerng af processer Jobcenteret Det arbejdes der løbende på. Telefonsluse kan styrkes, således en større telefonske henvendelser enten kan besvares med det samme eller der kan henvses tl hjemmesde Det arbejdes der løbende på. Løbende ndførelse af ny teknolog sntflade tl dgtalserng

10 Forslag Kommentarer mo. kr. Borgerservce 48 Fortsat optmerng af processer Jobcenteret Det arbejdes der løbende på. Telefonsluse kan styrkes, således en større telefonske henvendelser enten kan besvares med det samme eller der kan henvses tl hjemmesde

11 Forslag Kommentarer mo. kr. Skole og kultur: 610 Fortsat optmerng af admnstratve processer på skoleområdet Indskrvnng Skemalægnng Tabulex. Problemer med samspl med OPUS Elevdokumentaton: Elevplaner Kvaltetsrapporter Udfordrngsret bruges ft. elevplaner Kvaltetsrapporter udarbejdes af central skoleafdelng Tlskudsadmnstraton Mere end 300 forennger. Meget gerne system tl tlskudsadmnstraton (ansøgnngsmodtagelse, bevllng, udbetalng m.v.) Kulturtlskud tl ældre pensonster, der hver får kr. kulturtlskud. Admnstratvt tungt burde afskaffes. Fravalgt på grund af poltsk følsomhed Museum og bblotek Fællesskab med Kertemnde. Museum nu bblotek overvejes.

12 Forslag Kommentarer mo. kr. Børn: 428 Fortsat optmerng af admnstratve processer på børneområdet (dagnsttutoner) Indskrvnng Vagtplanlægnng Integraton af børnedokumentaton: Pædagogske læreplaner Børnemljø Sprogvurdernger

13 Statslg afbureaukratserng Igangværende forenklnger på støttekrævende børn og unge Mere fokus på effekt end handlng på beskæftgelsesområdet Indførelse af omkostnngsbaserede bevllnger eller afskaffelse af omkostnngsbaserede regnskaber Forenklng af ISM s kontoplan for kommuner