Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1 Bestyrelsesmøde / Board meeting [6. november 2013] [16:00 20:00] Project Room, Bygn. 13, RUC Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Ziyad Signe G., Theis, Elisabeth, Signe R., Natasja, Jonas, Astrid, Anders, Asger, Frederik, Mads, Ziyad Sidsel Lina, Martin and Camilla Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På dagens bestyrelsesmøde blev bestyrelsen præsenteret for de tre nye koordinatorer og snakkede kort om samarbejdet og organisering. Bestyrelsen blev derefter enige om en samlet indstilling til ændringer i vedtægterne, samt godkendte samarbejdsaftale med RUCbar og serviceaftale med Kaffekompagniet. Bestyrelsen diskuteret samarbejdsaftale med RUC som endelig foreligger og godkendte aftalen med kommentarer til enkelte punkter der skulle diskuteres med RUC. Bestyrelsen også kort åbningsfest og generalforsamling. At today's board meeting, the Board was presented with the three new coordinators and briefly talked about the collaboration and organization. Next, the Board agreed on some changes in the articles of associations, approved the agreement with RUCbar and the service agreement with Coffee Company. The Board discussed cooperation with RUC that finally was available and approved the agreement with comments on some items to be discussed with RUC. The Board also briefly discussed the opening celebration and Annual General Meeting.

2 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Fredagsbar skal ændres til RUCbar i foregående referat, 3. Paragraph er misledende og skal rettes. Elisabeth sender formuleringer til Theis Referat / Minute Change Fredagsbaren to Rucbar in previous minutes, 3 rd paragraph is misleading and needs correction, corrections will be sent by her to Theis Hvor meget var underskuddet fra årsfesten? Svaret 1400 er kr. Referat godkendt Question about the profit from the annual party, answer: 1400kr Minutes approved Send formuleringer til Theis Elisabeth ASAP Approve Agenda Kommentarer / Commets: Addition of point distribution of rooms Dagsorden er godkendt Agenda Approved Ændringer / Changes Diskussion af rumfordeling og retningslinjer for at have et rum i studenterhuset (Tages til sidst inden AOB)

3 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Introduktion af koordinators Martin, andet år på SAMbach, Kommunikations Kooridator hjemmeside er oppe, møder + aktiviteter indtil jul Lina, Virksomhedsstudier, Social Koordinator. Afventer møde med frivillige. Cirka 15 mennesker i udvalget Camilla, Internationale udviklingsstudier, Akademisk Koordinator. Møde med frivillige næste uge. Cirka 16 medlemmer i udvalget. Alle koordinatorer vil forsøge at deltage i bestyrelsesmøder og orientere bestyrelsen om arbejdet i deres udvalg. Online gruppe med formandskab og kommunikationsbro mellem bestyrelse og koordinatorer Kom til Podio møde onsdag kl 16:00 Møde med DAF Astrid og Theis havde møde med DAF og de vil udarbejde et tilbud for deres service. Betaling til DAF forventes at blive dækket af tilskud fra RUC, separat fra de resterende midler. Introduction of Coordinators Martin, 2 nd Year SAMbach, Communication Coordinator - Webpage is online Meetings + Activities until Christmas Lina, Business Studies, Social Coordinator Update pending, meeting in pipeline 15 people involved in Soc. Com Camilla, Int. Developmental Studies, Academic Coordinator Update pending, meeting next week 16 members of Academic. Com. All coordinators will attend and present an orientation for each board meeting. Online group with chairmanship and the coordinators, as a communication bridge between the board and coordinators Coming Wednesday 4pm Podio meeting Meeting with DAF Astrid and Thies had a meeting with DAF and will be providing us an offer for their services. Payment of DAF is expected to be sponsored by RUC and to be separate from SH s approved budget. The Economic Committee

4 Bank: - Møde med bank 6/11/13 - Forventes snart på plads - Vi skal have ændret i vedtægterne så vi kan arbejde med DAF Budget: - RUC kr (30k+13k) fra studiemiljøpuljen ( øremærket til åbningsfest) Arbejder på procedure for udbetaling. Den bliver præsenteret for koordinatorer og bestyrelse Bank: - Meeting with bank on 06/11/13 - Expected soon - But, articles of association needs to be modified to be able to work with DAF Budget : - RUC45,000 from RUC - 43,000 (30k+13k) from Study environment Fund (13,000 earmarked for Opening Party) Working Procedure will be prepared for the board and the coordinators The Architect Committee RuRadio har fået penge til at bygge deres studio. Vil gerne mødes snart RuRadio have received funds for the studio, and meeting is expected soon Kontakte arkitekt omkring lys ved scenerne / Contact architect Elisabeth about the lights at the scenes ASAP The Event Committee

5 The Communication Committee Andre orienteringer / Other orientations FS vil købe og låne udstyr til SH til cafe og fest God aftale med rengøring og cafe Visioner og praktiske ting for cafeen blev diskuteret på mødet 5/11/13. Referat vil snart kome FS will be buying and lending equipment to SH Café & Parties Lenient agreement with Café cleaning Visions and practicalities for the Café outlined in meeting 05/11/13, minutes will be available. Hjemmeside er ikke 100 % færdig, fx events Nummer på lokaler mangler Home page is not completely finished yet esp Events Numbers on every room needed

6 Nummerer lokalerne / Rooms need to be numbered Signe ASAP Foto af de resterende bestyrelsesmedlemmer og koordinatorer / Signe Today Portraits of some board members and coordinators needed Referat fra møde med RUCbar / Minute from meeting with RUCbar Elisabeth ASAP

7 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Opening Reception Præsenteret af / Presented by Natasja, Theis Diskussion / Discussion: - Booked band: Dødspop patruljen - Reception kl 15:30 - Festen starter i kantinen og rykker til huset - RUCbar vil levere øl og måske økonomisk hjælp - Bestyrelsen skal være til stede til reception - Booked Band: dødspop patruljen - Reception at 3.30pm - Party start in the canteen and move to SH - RUCBar will be providing beer, and possible economic contribution - Board presence needed at reception Konklusioner / Conclusions: - Personer og organisationer der mangle på gæstelisten skal tilføjes - Alumne organisationen skal tilføjes - People and organizations missing from the Opening Reception needed to added on the list by - Alumni-organization need to be added to the list. Gæsteliste / Invitation List Astrid ASAP Organisering / Organizing Natasja

8 Punkt på dagsorden / Item at the agenda General Assembly Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Konklusioner / Conclusions: Se Appendix IV for de præcise formuleringer Artikel 1 1 stk 1 Afvist Artikel 2 2 stk 2 Godkendt Artikel 3 3 stk 6 Godkendt 4 Afvist Artikel 4 7 stk 2 Godkendt 7 stk 3 - Godkendt 11 stk 1 - Afvist Artikel 6 11 stk 4 Afvist 14 stk 2 - Afvist 15 stk 1 - Afvist Artikel 7 16 stk 2 - Afvist 16 stk 3 Afvist 17 stk 3 - Godkendt Artikel 8 20 stk 1 - Afvist Artikel 9 21 stk 2 - Godkendt Please refer to the Appendix IV for formulations Artikel 1 1 stk 1 Rejected Artikel 2 2 stk 2 Approved Artikel 3 3 stk 6 Approved 4 Rejected Artikel 4 7 stk 2 Approved 7 stk 3 - Approved 11 stk 1 - Rejected Artikel 6 11 stk 4 Rejected 14 stk 2 - Rejected 15 stk 1 - Rejected Artikel 7 16 stk 2 - Rejected 16 stk 3 Rejected 17 stk 3 - Approved Artikel 8 20 stk 1 - Rejected Artikel 9 21 stk 2 - Approved Opdatere bestyrelsen samlede forslag / Update amendments from Asger 14/ board Send materiale til GF ud /Send out material for GF Asger 14/

9 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Contract with RUCBar Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: - Kontrakt er på vej, ingen store uenigheder, positiv resultat - Contract on its way, no major disagreements, positive outlook Konklusioner / Conclusions: Kontrakt godkendes og mandat givet til kontraktudvalget til at færdiggøre Contract approved and mandate given to the contract committee to follow through

10 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Agreement with RUC Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Aftalen er underskrevet, men budget tallene for 2014 er ikke korrekte Afsnit 3: SR depot skal være permanente lokaler Afsnit 9: afklaring om forsikring af inventar Afsnit 16: afklaring om udlåning af lokaler Afsnit 18 #3: Mangerl aftale med mandag til onsdag alkohol servering / drive cafe Opdater fredagsbaraftale ift non-profit og åbning efter kl 16 KODA aftale: Afklaring om livemusik Agreement has been signed by Theis, but the budget figure for the year of 2014 has not been finalized yet Paragraph 3: SR Depot is required to be a permanent room Paragraph 9: Inventory insurance clarification Paragraph 16: Clarification of renting the premises Paragraph 18 #3: Missing agreement about Mon-Wed café and alcohol time and permit. Update the bar agreement in regards to nonprofit and 4pm -timing KODA Agreement: Clarification required Konklusioner / Conclusions: Møde med RUC / Meeting with RUC Theis 18/

11 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Espresso Machine Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Serviceaftale med Larsen Kaffe Compagni Aps Serviceaftale vil være mellem Larsen Kaffe og SH Kaffen vil også blive købt af SH pga. rabatter, og så videresendt til RUCbar Oplæring vil være d november Maskinen vil blive installeret d november Service agreement with Larsen Kaffe Compagni ApS Service agreement will be bought by SH Coffee will also be bought be SH due to discount and then forwarded to RUCBar Training will be 18 th 19 th November Machine will be installed 17 th -18 th Konklusioner / Conclusions: Serviceaftale er godkendt Service agreement has been approved Order coffee Theis ASAP Plan training Theis & Elisabeth ASAP

12 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Additional to the present Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Konklusioner / Conclusions: - Ansvaret er hos RUCbar - Forslag: Øko-kaffe, chai latte, flest valgmuligheder. - Responsibility on RUCbar - Suggestions Eco Coffee, Chai Latte, maximum choices preferable Evt. / AOB Housewarming gave event for åbningen (ide Natasja og Martin) Retningslinjer for fordeling af lokaler Kontrakt for lokaler skal fornyes årligt Mangler Indretnings Koordinator 1. Booking 2. Praktiske ting 3. Flytteplaner 4. Sikre en visual udvikling af huset 5. Tale med arkitekten Housewarming gift event for opening day (idea for Natasja & Martin) Procedure for allocation of rooms Contracts for rooms should be annually renewable Missing Interior Coordinator - Possible responsibilities 1. Booking 2. Practical fixing 3. Moving plans 4. Ensuring the constant visual evolution of the house 5. In talks with the architect

13 Lokaler skal nummeres efter de officielle RUC numre. Rooms will be number as per their official RUC numbering Procedure for allocation and use of rooms Interior Group ASAP Updating the job profile of the interior coordinator Architect Group 1 st December Room numbering Signe G. ASAP Payment for the website 21, 920 Ziyad 6 th December