Bestyrelsens beretning 2017

Transkript

1 Bestyrelsens beretning 2017 Executive summary Det seneste år har været endnu et år med øget aktivitet og betydelig fremgang for OS2-fællesskabet. Bestyrelsen har, som besluttet på sidste generalforsamling, i årets løb haft et særligt fokus på implementeringen af governancemodellen, så vi sikrer, at OS2-porteføljen lever op til produkt- og projektstrukturen i OS2s governancemodel som besluttet på sidste generalforsamling. Bestyrelsen har haft et særligt fokus på produktsiden i OS2, for at få bedre styr på de tilgængelige produkter under OS2- fællesskabet. Samtidig har vi ønsket at finde koblinger til, hvordan vi kan understøtte medlemmer, der har behov eller et ønske om at få mere hjælp til at anvende OS2-produkterne i deres hverdag. Endvidere har bestyrelsen været fokuseret på at styrke samarbejdet med leverandører og samtidig finde nye samarbejdsformer. Bestyrelsens fokus har resulteret i en lang række, for fællesskabet, værdifulde løsninger og tiltag. Tiltagene beskrives nærmere i det følgende, men kan kort ridses op som: Udrulning af governance går planmæssigt ikke uden udfordringer, men som vi må forvente. Det er tydeligt, at OS2s governancemodel i høj grad er med til at øge professionaliseringen af fællesskabet, projekterne og produkterne. Governancemodellen og implementeringen af denne er i høj grad med til at sikre, at OS2-produkter bliver nemmere for kommunerne at tage i anvendelse, nemmere for kommuner og leverandører at videreudvikle samt skaber bedre rammer for leverandørerne til at opbygge en forretning med OS2. I forbindelse med arbejdet med implementering af governancemodellen har vi fået et langt større indblik i, hvor og hvordan OS2-produkterne benyttes. Vi har fået et en masse værdifuld viden om, hvad der fungerer rigtig godt, hvilke udfordringer der er, hvad der forventes og hvor vi skal forbedre. Alt sammen ting som øger professionaliseringen og kommer medlemmerne til gode i kraft af bedre resultater og produkter, der er nemmere at tage i brug. Fokus på OS2-leverandørerne har resulteret i, at vi har skabt et fundament for løbende dialog og involvering fra leverandørerne. Årlige workshops og direkte kommunikation med leverandørerne er nu en fast del af OS2s årshjul. En tættere og etableret dialog med leverandørerne i OS2 skaber ekstra værdi til fællesskabet fordi vi får andres synspunkt på OS2-modellen. Det giver os viden om og sparring på, hvordan vi styrer de løsninger vi udvikler, og ikke mindst nye ideer og input til noget, vi måske burde udvikle eller fokusere på. En tættere dialog med leverandørerne er også med til at lette implementering af governancemodellen, da det er med til at sænke barrieren for kommunerne, når man ønsker at udvikle et OS2-produkt eller tage et OS2-produkt i brug. Et andet tiltag af større skala er igangsættelse af OS2cloud projektet. Bestyrelsen har besluttet at investere en del af OS2s opsparede midler til etablering af en server-infrastrukturplatform i OS2-regi. Med OS2cloud kan vi yderligere sænke barrieren for at kommuner nemt kan tage OS2-produkter og andre open source produkter i brug. Vi etablerer en OS2-ejet og OS2-drevet Infrastructure as a Service for OS2s medlemmer. Det er en platform, som vil tilføre stor værdi for OS2-medlemmerne, da man nemt kan udrulle f.eks. en Linux server og da platformen gør det muligt at bygge deciderede apps, så OS2-produkter kan udrulles ved ganske få klik og uden de store IT kompetencer. En investering som OS2cloud har været mulig fordi OS2s økonomi er stærk i kraft af opsparede midler. OS2s formål er ikke at akkumulere penge, men foreningen skal have en robusthed, så vi kan leve op til de forpligtigelser, som følger med at have en ansat, en administration og en målsætning om at være et professionelt drevet fællesskab med et solidt fundament for digitale projekter. Side: 1

2 OS2s forretningsleder blev ansat i marts 2016 og har nu et helt år bag sig. En ansættelse som er en værdifuld tilføjelse til OS2. Bestyrelsen har med ansættelsen kunnet fokusere yderligere på strategien og de strategiske beslutninger for OS2. Forretningslederen har ydet en stor indsats med at forberede bestyrelsen og udføre bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsen er meget glad for ansættelsen og det arbejde, som udføres af forretningslederen et arbejde som for fælleskabet er af stor værdi. Bestyrelsen har i alt afholdt 8 bestyrelsesmøder og et 2 dages bestyrelsesseminar med deltagelse fra KL, KOMBIT, DIGIT og SBSYS. En deltagelse fra eksterne parter er vigtig for at OS2 kan bibeholde og udbygge sin positive position i det offentlige digitaliseringslandskab. OS2-produktporteføljen er i år blevet yderligere udvidet med OS2display, som er en løsning til infoskærme, er blevet tilføjet paletten af driftsklare løsninger. Flere projekter er på vej ind i OS2 og bestyrelsen forventer en større tilgang af produkter i det kommende år. OS2 oplever fortsat fremgang i antallet af medlemmer og leverandørpartnere om end det er stagneret. Antallet af offentlige partnere er det seneste år steget med et enkelt medlem fra 57 til 58, men flere leverandører har meldt sig under OS2s faner og der er nu 48 leverandører, der har indgået partnerskab med OS2. Bestyrelsen ser dette som en styrkelse af OS2s position og relevans i digitaliseringslandskabet. Men det må ikke fjerne fokus fra de primære mål, nemlig fortsat at skabe de professionelle rammer og den professionelle styring af open source produkter samt muligheder og gejst til at bringe nye ideer og projekter til liv i OS2-fællesskabet. Governance Ny organisering Sidste generalforsamling besluttede ny organisering og OS2s governancemodel. I det forgangne år har der været stort fokus på indførsel og forankring af governance omkring OS2-produkterne og projekterne. En proces som ikke er helt uden udfordringer. Der er i løbet af året skabt overblik over porteføljen. Alle OS2-produkter og projekter er indplaceret på et niveau i henhold til governancemodellen. Ikke alle produkter lever i dag op til det niveau, hvor de er indplaceret, men det er besluttet at indplacere eksisterende løsninger efter ambitionsniveauet for det pågældende produkt. Forretningslederen har haft - og har fortsat - fuldt fokus på at alle produkter og projekter kommer til at efterleve alle niveaukrav i governancemodellen. Forretningslederen har ved flere lejligheder holdt oplæg til OS2 og andre arrangementer hvor emnet for oplægget har været ny organisering i OS2. Herved har vi sikret en kontinuerlig og ensartet kommunikation omkring den nye governancemodel. Forretningslederen vil fortsat have fokus på udbredelsen af kendskabet ved at holde oplæg og kommunikere om emnet. For flere af OS2-produkterne er der etableret koordinationsgrupper som skal, og er med til, at sikre en professionel styring af produktet og udviklingen af dette. Der er udfærdiget de første tilslutningsaftaler som tilvejebringer en ekstra forpligtigelse både fra OS2, men også fra de tilsluttede medlemmer. Tilslutningsaftaler som sikrer den fornødne økonomi og et solidt grundlag for en professionel styring. Samspillet imellem forretningsleder og koordinationsgrupper og/eller projektejer er rammesat og dette skal og er med til at sikre et godt datagrundlag omkring produkt- og projektdata. Der har været fokus på best practice og definition af, hvad er best practice i et OS2-projekt. OS2- leverandører har i samarbejde med OS2-projekter taget initiativ til afholdelse af flere workshops og temadage, hvor emner som systemarkitektur og best practice har været på programmet. Det har givet os meget nyttig viden og et solidt grundlag for det fremtidige arbejde med at definere best practice, kodestandarder osv. omkring OS2-løsningerne. Side: 2

3 I det hele taget har det været et meget lærerigt år i forhold til governancemodellen og styring af OS2- løsningerne. Emnet har været en del af flere bestyrelsesmøder og et tema på bestyrelsesseminaret, hvor spørgsmål som hvad virker, hvad virker ikke og hvad kan vi lære, er blevet drøftet. Vi har i fællesskabet fået taget modellen i brug, og det har givet en masse værdifuld viden som bestyrelsen og forretningsledelsen vil arbejde med fremadrettet. Bestyrelsen er meget tilfredse efter første år med den nye governancemodel og betragter første fase af udrulning som en succes. Bestyrelsen er også opmærksom på udfordringerne og flere justeringer og tiltag er allerede drøftet og planlagt. Der skal ikke herske tvivl om, at OS2 har fået en solid model, og at en stærk rammesætning for projekter og produkter, er til stede i OS2. Leverandørsamarbejdet Leverandøren er en vigtig brik i OS2, uden dygtige og aktive leverandører ville fælleskabet ikke kunne udvikle de løsninger, som det gør sig gældende. Derfor har der i løbet af året været et særligt fokus på at styrke samarbejdet med OS2-leverandørpartnere. Vi har fået bekræftet, at OS2-fællesskabet består af en lang række leverandører, der gerne vil høres og indgå i dialog omkring, hvordan vi skaber de bedste forudsætninger for forretning og samarbejde. Der er i løbet af året blevet afholdt en lang række møder med et bredt udsnit af OS2-leverandører. Møder der har haft til hensigt at skabe bedre forståelse for, hvordan man som OS2-leverandør tænker fællesskabet. Vi har afholdt OS2 leverandørworkshop hvor vi havde 18 deltagere, der alle bidrog med værdifulde ideer og tanker om samarbejdet. Vi har fået gode input til, hvordan vi opsamler og modner ideerne, hvordan vi styrer OS2-projekterne og produkterne samt hvordan vi sikre udbredelsen og kendskabet. Alt sammen feedback der danner grundlag for det kommende arbejde med den fortsatte udvikling af OS2 og samarbejdet med leverandørerne. Leverandørworkshoppen kommer til at blive en årligt tilbagevendende begivenhed, da det enstemmigt fra leverandører blev efterlyste flere af den slags arrangementer. Sideløbende er der etableret en leverandørgruppe på hjemmesiden og leverandørerne er opfordret til at tilmelde sig gruppe, så vi har et sted at forankre kommunikationen og videndelingen. Et leverandørnyhedsbrev med målrettet information til leverandørerne er ligeledes etableret. Begge dele for at vi fra OS2s side kan efterleve ønsker fra leverandørerne om mere viden og tidlig involvering. Yderligere har OS2s forretningsleder holdt oplæg om mulighederne i og med OS2 til IT-Branchens udbudsoverblik. Et arrangement direkte målrettet IT-leverandører i det offentlige digitaliseringslandskab. Bestyrelsen er glade for og stolte over de mange engagerede og aktive leverandører, som vælger at være en del af OS2. Leverandørpartnerne udgør en meget værdifuld del af fællesskabet og samarbejdet om at skabe de gode resultater. OS2 porteføljen OS2-produkterne består i dag af en varieret og bred portefølje af 12 produkter. Yderligere projekter er i lanceringsfasen og er derfor på vej ind i OS2 som produkter. Der forventes således en større tilgang i 2018 og vi vil samtidigt også foretage en konsolidering af eksisterende produkter, da enkelte forventes at overgå til andet niveau eller skifte status fra produkt til projekt. Ud af OS2s 58 medlemmer er det kun fire kommuner som ud fra vores kendskab ikke har taget mindst et OS2-produkt i brug. 33% af medlemmerne har to OS2-produkter implementeret og 33% har tre eller Side: 3

4 flere OS2-produkter i drift. Enkelte medlemskommuner har taget imellem fem og ti OS2-produkter i brug. Endvidere har vi også kendskab til mere end 30 kommuner, som står uden for fællesskabet, men har taget mindst et OS2-produkt i brug - enkelte op til tre produkter. Så der er ingen tvivl om, at OS2s produktportefølje rammer bredt, og at der er et behov hos kommunerne. OS2kitos er det produkt med den største udbredelse, da hele 77 kommuner er tilsluttet. Herefter kommer OS2valghalla med 25 kommuner og OS2webscanner, OS2indberetning, OS2cprbroker og OS2web som også har en stor udbredelse med mere end ti kommuner, der har taget løsningerne i brug. Der er også produkter i OS2s portefølje, som endnu ikke nyder stor ibrugtagning. Der er tale om stærke produkter med et enormt potentiale, men nødden er endnu ikke knækket i forhold til at få mange kommuner på løsningen. OS2dagsorden, OS2loop, OS2display og OS2borgerPC er alle meget stærke løsninger løsninger som alle kan give store økonomiske gevinster, såvel som effektivisering og forbedret brugeroplevelse med sig. OS2mo I 2016 har OS2mo projekt også fyldt en del. Projektet kom desværre ikke i mål som forventet. Tilslutning til projektet blev udskudt grundet et behov for yderligere afklaringer omkring KOMBITs STS, VeRA og LoRA projekterne. Derfor nedsatte OS2s bestyrelse et arkitektur advisory board for at sikre, at OS2mo kunne drage mest mulig nytte og have størst mulig kobling til førnævnte projekter. Arbejdet i advisory boardet blev indstillet grundet et afklaringsforløb med KOMBIT. I afklaringsforløbet var OS2mo i spil som en seriøs mulighed for at blive benyttet som brugergrænseflade for STS Organisation og Klassifikation. Den endelige beslutning om samarbejdet lå hos KOMBITS underleverandør på løsningen og denne valgte selv at stå for udviklingen. Forløbet har affødt en beslutning om at OS2mo sættes på standby og styregruppen opløses. Dette er ikke en beslutning om at nedlægge projektet. Det er en beslutning, som sikrer det rette fokus og den rette opbakning for projektet. Samtidig er der igangsat et samarbejde med Aarhus Kommune om sammenkobling af MO grænsefladen med LoRa. Et samarbejde som vil være grundlaget for det fremtidige OS2mo. Bestyrelsen vil gerne benytte lejligheden til at give en kæmpe tak for den store indsats styregruppen, bestående af formand Henrik Willumsen (Silkeborg), Mogens Kahr Nielsen (Frederikshavn), Jens Kjellerup (Ballerup) har bidraget med, og ikke mindst de mange ekstra timer som er lagt i projektet for at sikre tilblivelsen. Der skal også lyde en tak til projektleder for OS2mo Henriette Juul Riishøj for den kæmpe indsat der er lagt i at styre projektet og kommunikere på vegne af projektet. Alle involverede har leveret et kæmpe stykke arbejde, et stykke arbejde som bestyrelsen ikke ser som forgæves. OS2mo har taget en anden retning end først tænkt, men det er nogle gange vilkårene og en del af processen. I sidste ende forventer vi fortsat et godt resultat af arbejdet. OS2 og det fællesoffentlige digitaliseringslandskab Bestyrelsen har i det forgangne år arbejdet yderligere på et styrket samarbejde med andre fællesskaber og organisationer. Det arbejde har bl.a. udmøntet sig i en strategisk samarbejdsaftale med brugerklubben SBSYS. Samarbejdsaftalen sikrer, at OS2 og SBSYS intensiverer relationsopbygning, fælles forståelse og samarbejdsflader mellem foreningerne gennem møder på flere planer, heriblandt: Side: 4

5 OS2 og SBSYS arbejder sammen på at understøtte fælleskommunal og fællesoffentlig digitalisering med udgangspunkt i de strategier og handlingsplaner, KL og DGST har vedtaget. OS2 og SBSYS arbejder for at skabe alliance mellem deres produkt- og projektporteføljer, således at de ikke står i vejen for hinanden, i mindst mulig omfang overlapper hinanden og i størst mulig omfang komplementerer hinanden. I løbet af året har bestyrelsen mødtes med KL én gang og KL har desuden deltaget i bestyrelsesseminaret. Det har udmøntet sig i et tættere samarbejde med KL hvor OS2 bliver taget mere og mere seriøst. KL og OS2 samarbejder om tre KL projekter som helt eller delvist kan løses via OS2 eller placeres i OS2. Samarbejdet med KOMBIT har i begyndelsen af 2016 været udfordret af skiftende markedschefer hos KOMBIT, men efter flere møder og deltagelse fra KOMBIT på OS2s bestyrelsesseminar, har vi også her konkrete aftaler om øget samarbejde og videndeling mellem OS2 og KOMBIT. KOMBIT har udpeget en fast OS2 kontaktperson og det er besluttet, at OS2 og KOMBIT skal have en fast koordinering af aktiviteter. Yderligere har bestyrelsen på årets seminar igangsat drøftelser med digitaliseringsforeningen DIGIT om et øget samarbejde. DIGIT er en af mange digitaliseringsforeninger, hvor det er aktuelt for OS2 at samarbejde. Bestyrelsen er meget tilfredse med den fortsat positive udvikling i de strategiske samarbejder og de yderligere muligheder for OS2s medlemmer disse samarbejder giver. Udbredelsen På udbredelsesfronten er der sket rigtig meget i løbet af det sidste år. Vi er nået bredt ud med budskabet om OS2 og har et solidt fundament for at udbrede kendskabet til OS2 endnu bredere. Igen i år har OS2 deltaget som udstiller på henholdsvis Digitaliseringsmessen og konferencen Offentlig Digitalisering. Deltagelsen har været en stor succes og en rigtig god mulighed til at nå bredere ud og få talt direkte med OS2s målgruppe. Det er helt sikkert relevant, at OS2 er repræsenteret til begge arrangementer. Endvidere har OS2s forretningsleder holdt oplæg til en lang række arrangementer bl.a. Forum for Digital Politik Høring II, Speedtalk på Teknik & Miljø 16 konferencen, oplæg på ITBs Udbudsoverblik og oplæg til Open Source Days. Der har været godt gang i aktiviteterne og budskabet om OS2 er nået bredt ud. OS2 har i en periode også haft en kommunikationsmedarbejder i løntilskud, hvilket har givet et ekstra boost i produktionen af nyheder på OS2s hjemmeside og andre kommunikationskanaler. Det har også udmøntet sig i et årshjul og en kommunikationsstrategi, som skal være med til at sikre, at kommunikation forbliver en fast del af OS2s aktiviteter. Version2 har også bemærket OS2 og har skrevet flere artikler om fællesskabet. Ny identitet og en styrket indsat på kommunikation har resulteret i en opdatering af OS2s brochurer og produktark, så vi har fået udarbejdet en masse rigtig godt materiale, som er med til at styrke udbredelsen. OS2cloud Vi ønsker i OS2 at sænke barrieren for at komme i gang med open source og OS2s produkter, specielt for de medlemmer, der ikke i forvejen har kompetencer indenfor implementering, drift og udvikling af Side: 5

6 open source produkter. Det skal være nemmere at komme i gang med et OS2-produkt, ved at fjerne nogle af de væsentligste barrierer for udbredelsen, nemlig kompliceret implementering og drift, samt den modstand open source produkter kan møde i IT-afdelingerne. Derfor har bestyrelsen og forretningsledelsen sammen med OS2-leverandøren Origo besluttet at benytte en del af OS2 opsparede midler til etableringen af OS2cloud. OS2cloud er en såkaldt IaaS-cloud (Infrastructure as a Service), som giver mulighed for nemt og enkelt at starte servere. Med softwareplatformen Origo Compute etablerer vi en OS2cloud App Store, der giver medlemmer adgang til opsætning af Linux-, Windows servere samt OS2-produkter med ét klik. OS2s produkter kan altså pakkes som virtuelle images, hvorfra servere kan startes med ét klik i OS2cloud og stille en brugerflade til rådighed. Hardwaren bag OS2cloud er købt og ejet af OS2 og driften af platformen indkøbes i pilotperioden af OS2 via leverandøren Origo Systems. Bestyrelsen har høje forventninger til OS2cloud i det kommende år og vi ser frem til at følge udviklingen og udbredelse af platformen. Ansøgning til KL rammearkitekturpuljen. Rigtig mange af OS2 medlemskommuner har ansøgt om midler fra KLs rammearkitekturpulje. Bestyrelsen har valgt at OS2 udover at støtte op om ansøgninger også er medansøger sammen med 21 kommuner på projektet om udvikling af en tværkommunal kravmotor. Bestyrelsen mener det er vigtigt at OS2 viser vilje og initiativ til at støtte og deltage aktivt i projekter. Tak til Syddjurs - og Aarhus kommune OS2 har igen i år indkøbt bistand til community management fra Syddjurs Kommune. En stor tak til Hanne-Marlene og Auður for deres store hjælp med de løbende praktiske gøremål, kommunikationsopgaver og som stand passere på messerne. Det har været en stor hjælp. Også til Aarhus Kommune skal lyde en stor tak for at stille kontorfaciliteter til rådighed for OS2s forretningsleder, for at styre OS2s økonomi samt sikre, at OS2 har haft mulighed til at ansætte en i løntilskud. Det kommende år I det kommende år vil implementering af governance fortsat have bestyrelsens særlige opmærksomhed. En række tiltag som skal styrke OS2 governancemodel er besluttet og skal i løbet af året igangsættes. Bestyrelsen vil have et øget fokus på forventningsafstemning med medlemmerne og at imødekomme forventningerne til OS2. Bestyrelsen ønsker, at OS2 skal give værdi og være tilgængeligt for alle medlemmer og vil derfor have fokus på at løfte modenhedsniveauet hos medlemmer, som måtte have behovet. Det vil være et særligt fokus fra bestyrelsen på at finde veje til at få samlet idéer og initiativer op ude i kommunerne og løfte det ind i OS2. Bestyrelsen ønsker at styrke fællesskabet med en stærkere portefølje og endnu flere aktive medlemmer. Vi skal fortsætte med at styrke dialogen og samarbejdet med OS2-leverandører i det kommende år Også for leverandørerne vil bestyrelsen have fokus på at løfte modenhedsniveauet, så endnu flere leverandørpartnere ser og udnytter forretningsmulighederne med. Bestyrelsen har et stort fokus på hele GIS- og GEOdata områderne hvor vi ser en positiv udvikling og en øget interesse i at samarbejde og dele. Der er en masse synergi med OS2, som bestyrelsen ønsker at Side: 6

7 undersøge og udnytte til at trække flere resultater fra GEO-området ind i OS2-fællesskabet enten via samarbejder eller som deciderede OS2-projekter og produkter. SMARTcity og Internet of Things området vil i det kommende år også have bestyrelsens særlige fokus. Der er en lang række initiativer, som er i rivende udvikling, og der er mange igangværende projekter som på sigt kommer til at mangle en ramme og en governance at høre til indenfor. Her ønsker bestyrelsen, at OS2 skal spille en rolle og derfor skal vi have fokus på mulighederne for samarbejder og mulighederne for OS2-projekter i de kommende år. Med venlig hilsen OS2s bestyrelsen Michel van der Linden, Kalundborg Kommune (Formand) Bo Fristed, Aarhus Kommune Jon Badstue Pedersen, Syddjurs Kommune Henrik Brix, Favrskov Kommune Leon K. Johansen, SKI Jens Kjellerup, Ballerup Kommune Side: 7