Brugermanual for Humleparken blok 5's hjemmeside.

Transkript

1 Brugermanual for Humleparken blok 5's hjemmeside. Introduktion. Formål Hjemmesiden for blok 5 er blevet oprettet med følgende formål: Forbedre kommunikationen mellem bestyrelsen i ejerforeningen og beboerne. Give nem adgang til informationer om regler og praktiske forhold i blokken. Give mulighed for at dele dokumenter internt i bestyrelsen. Præsentere blok 5 overfor omverdenen. Struktur. Hjemmesiden er delt i 2 dele: Offentligt område Bestyrelsens område Side 1

2 Offentlig område. Det offentlige område kan læses af alle, både beboerne i blokken og andre interesserede. Det indeholder følgende typer informationer: Information om bestyrelsesmedlemmer, revisorer og suppleanter (Bestyrelse). Kontaktinformation for ejendomsadministration, ejendomskontor, (Ejendomskontakter). Aktuelle informationer relateret til blok 5 (Aktuelt). Referater fra bestyrelsesmøder (Bestyrelsesreferater). Fælles forsikringer for blok 5 (Forsikring). Ordensregler for blok 5 (Ordensregler). Vedtægter for blokkens ejerforening (Vedtægter). Der er kun læseadgang til dette område. Side 2

3 Bestyrelsens område. Introduktion. Bestyrelsen område kan kun benyttes af personer, som har bruger adgang på hjemmesiden. Denne bruger adgang tildeles af bestyrelsen for blok 5. Denne bruger adgang bør kun tildeles medlemmer af bestyrelsen og en kontaktperson hos ejendomsadministratorerne. Af hensyn til sikkerheden for hjemmesiden og dens brugere bør antallet af bruger adgange holdes på et minimum. Bestyrelse login. For at få adgang til bestyrelsens område, skal man først logge ind på hjemmesiden via punktet Bestyrelse login i den højre kolonne: For at logge ind skal man bruge følgende informationer: adresse oplyst ved registrering af bruger adgang ( ). Kodeordet for bruger adgangen til hjemmesiden (Password). Brugeren kan selv vælge kodeordet ved oprettelsen eller få tildelt et kodeord fra bestyrelsen ved oprettelsen. Side 3

4 Oversigt. Bestyrelsens område giver adgang til følgende administrative funktioner: Tilføje, opdatere og slette dokumenter på hjemmesiden (Dokumenter). Tilføje, opdatere og slette dokumentkategorier (Dokument kategorier). Tilføje, opdatere og slette kontaktinformationer for ejendomsadministrator, ejendomskontor, m.v. (Kontakter). Tilføje, opdatere og slette informationer om bestyrelsesmedlemmer, revisor og suppleanter (Personer i ledelsen). Tilføje, opdatere og slette funktioner i ledelsen af ejerforeningen for blok 5 (Ledelses funktioner). Tilføje, opdatere og slette brugere for hjemmesiden (Brugere). Side 4

5 Dokumenter. På denne side kan man udføre følgende opgaver: Vise indholdet af et dokument (klik på titel). Lægge nye dokumenter op på hjemmesiden (Tilføj et dokument). Opdatere dokument oplysninger på hjemmesiden (Rediger). Slette et dokument fra hjemmesiden (Slet). Vis indholdet af et dokument. På denne side kan man se indholdet af et dokument, som er lagt op på hjemmesiden. Indholdet vises på samme fane som oversigtsiden. Side 5

6 Tilføj et dokument. Der vises nu en ny side, som gør det muligt at uploade et dokument og tilføje det til hjemmesiden. Følgende trin skal udføres: 1. Klik på ud for Dokument kategori for at få vist en liste af mulige dokumentkategorier. Vælg dokumentkategorien. 2. Klik på Gennemse og vælg et dokument fra din PC. 3. Vælg Dokument titel. Skriv en titel på dokumentet. Linket til dokumentet på hjemmeside vises med denne titel. 4. Vælg dokument dato. Skiv datoen for dokumentet. Hvis feltet ikke bliver opdateret, benyttes dags dato. 5. Klik på Indsæt dokument for at lægge dokumentet op på hjemmeside. Efter dokumentet er lagt op på siden, vises en oversigt over dokumenter på siden, inklusiv det tilføjede dokument. Side 6

7 Rediger dokument oplysninger. På denne side kan man redigere titel og dato for et dokument på hjemmesiden. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg Dokument titel. Opdater evt. titel på dokumentet. Linket til dokumentet på hjemmeside vises med denne titel. 2. Vælg Dokument dato. Opdater evt. datoen for dokumentet. 3. Klik på Gem ændringer for at opdatere titel/dato for dokumentet. Slet dokument. Hvis man klikker på Slet ud for et dokumentet, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette dette dokument. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af dokumentet, vises en oversigt over dokumenter på siden, eksklusiv det slettede dokument. Side 7

8 Dokument kategorier. På denne side kan man udføre følgende opgaver: Vis alle dokumenter i en kategori (Dokumenter). Tilføje en ny dokumentkategori (Tilføj en dokument kategori). Redigere en eksisterende dokumentkategori (Rediger). Slette en dokumentkategori (Slet). Dokumenter i en kategori. På denne side vises alle dokumenter, som tilhører en bestemt kategori. Side 8

9 Tilføj en dokument kategori. På denne side kan man tilføje en ny dokument kategori. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg Dokument kategori. Skriv titlen på kategorien. Brug gerne en kort titel. 2. Klik på boksen ud for Offentlig kategori, hvis der skal være offentlig adgang til dokumenter tilhørende denne kategori. Hvis der ikke er offentlig adgang, kan dokumenter i den kategori kun ses i bestyrelsens område. 3. Klik på Gem. Efter at den nye kategori er tilføjet, vises en oversigt over dokumentkategorier, inklusiv den tilføjede. Side 9

10 Rediger en dokumentkategori. På denne side kan man ændre titlen på en dokumentkategori. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg Dokument kategori. Opdater evt. titel på dokumentkategorien. Linket til dokumentet på hjemmeside vises med denne titel. 2. Klik på boksen ud for Offentlig kategori, hvis der skal ændres på adgangen dokumenter tilhørende denne kategori. Hvis der ikke er offentlig adgang, kan dokumenter i den kategori kun ses i bestyrelsens område. 3. Klik på Gem ændringer for at opdatere informationen om dokumentkategorien. Efter ændringen af kategorien, vises en opdateret oversigt over dokumentkategorier. Slet en dokumentkategori. På denne side kan man slette en dokumentkategori. Man kan dog kun slette en kategori, hvis alle dokumenter i den pågældende kategori er slettet. Hvis man klikker på Slet ud for en dokumentkategori, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette denne kategori. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af dokumentkategorien, vises en oversigt over dokumentkategorier på siden, eksklusiv den slettede kategori. Side 10

11 Kontakter På denne side kan man udføre følgende opgaver: Vis detaljer om en kontakt (klik på titelfeltet). Lægge nye kontaktinformationer op på hjemmesiden (Tilføj et kontakt). Opdatere kontaktinformation oplysninger på hjemmesiden (Rediger). Slette en kontaktinformation fra hjemmesiden (Slet). Vis kontaktdetaljer. På denne side kan man se detaljerede informationer om en kontakt. Side 11

12 Tilføj en kontakt. På denne side kan man tilføjer informationer om en ny kontakt, som er relevant for blok 5. Følgende trin skal udføres: 1. Udfyld kontaktinformationer dvs. firmanavn, kontaktperson, postadresse, telefon samt e- mail adresse. 2. Tilføj evt. yderligere informationer i tekstfeltet Yderligere information. 3. Klik på boksen ud for Offentlig kategori, hvis der skal være offentlig adgang til denne kontaktinformation. Hvis der ikke er offentlig adgang, kan denne kontaktinformation kun ses i bestyrelsens område. 4. Klik på Gem. Efter at den nye kontaktinformation er tilføjet, vises en oversigt over kontaktinformationer, inklusiv den tilføjede. Side 12

13 Rediger en kontaktinformation. Følgende trin skal udføres: 1. Opdater evt. kontaktinformationer dvs. firmanavn, kontaktperson, postadresse, telefon samt adresse. 2. Tilføj evt. yderligere informationer i tekstfeltet Yderligere information. 3. Klik på boksen ud for Offentlig kategori, hvis der skal være offentlig adgang til denne kontaktinformation. Hvis der ikke er offentlig adgang, kan denne kontaktinformation kun ses i bestyrelsens område. 4. Klik på Gem ændringer. Efter at kontaktinformationen er opdateret, vises en oversigt over kontaktinformationer, inklusiv den den opdaterede. Side 13

14 Slet en kontaktinformation. På denne side kan man slette en kontaktinformation. Hvis man klikker på Slet ud for en kontaktinformation, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette denne kontaktinformation. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af kontaktinformationen, vises en oversigt over kontaktinformationer på siden, eksklusiv den slettede kontaktinformation. Side 14

15 Personer i ledelsen På denne side kan man udføre følgende opgaver: Vise detaljerede oplysninger om en person i ledelsen af ejerforeningen (klik på navn). Tilføje en ny person til ledelsen af ejerforeningen ( Tilføj en person). Rediger en person i ledelsen af ejerforeningen (Rediger). Slet en person fra ledelsen af ejerforeningen (Slet). Person detaljer. På denne side kan man se detaljere oplysninger om en person i ledelsen af ejerforningen. Side 15

16 Tilføj en person På denne side kan man tilføje et nyt medlem af ledelsen af ejerforeningen for blok 5. Følgende trin skal udføres: 1. Klik på ud for Funktion for at få vist en liste af mulige funktioner. Vælg den relevante ledelsesfunktion, som den nye person bestrider. 2. Udfyld kontaktinformationer dvs. navn, postadresse, telefon samt adresse. 3. Klik på Gem. Efter at den nye person er tilføjet, vises en oversigt over personer i ledelsen, inklusiv den tilføjede person. Side 16

17 Rediger en person. På denne side kan man rediger oplysninger om et medlem af ledelsen af ejerforeningen for blok 5. Følgende trin skal udføres: 1. Klik på ud for Funktion for at få vist en liste af mulige funktioner. Opdater evt. den ledelsesfunktion, som den nye person bestrider. 2. Opdater evt. kontaktinformationer dvs. navn, postadresse, telefon samt adresse. 3. Klik på Gem ændringer. Efter at oplysninger om denne nye person er opdateret, vises en oversigt over personer i ledelsen, inklusiv den opdaterede person. Side 17

18 Slet en person. På denne side kan man slette en person fra ledelsen af ejerforeningen af blok 5. Hvis man klikker på Slet ud for en person, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette denne person. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af personen, vises en oversigt over personer på siden, eksklusiv den slettede person. Side 18

19 Ledelses funktioner På denne side kan man udføre følgende opgaver: Vise personer med en bestemt funktion (Personer). Tilføje en funktion (Tilføj en funktion). Rediger titlen på en funktion (Rediger). Slette en funktion (Slet). Personer med en funktion. På denne side vises alle personer, som har en bestemt funktion i ledelsen af ejerforeningen for blok 5. Side 19

20 Tilføj en ledelses funktion. På denne side kan man tilføje en ny ledelsesfunktion. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg Funktion. Skriv titlen på funktionen. Brug gerne en kort titel. 2. Klik på Gem. Efter at den nye funktionen er tilføjet, vises en oversigt over ledelsesfunktioner, inklusiv den tilføjede. Rediger en ledelsesfunktion. På denne side kan man ændre titlen på en ledelsesfunktion. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg Funktion. Opdater evt. titel på ledelsesfunktionen. 2. Hvis der ønskes en specifik placering af denne funktion i oversigten over ledelsen i ejerforeningen, kan feltet ved Listerækkefølge ændres. NB. Hvis dette felt ændres, bør man checke værdierne for alle de andre ledelsesfunktioner og justere dem indtil man får den ønskede rækkefølge i oversigten over ledelsesfunktioner. 3. Klik på Gem ændringer for at opdatere informationerne om funktionen. Efter ændringen af funktionen, vises en opdateret oversigt over ledelsesfunktioner. Side 20

21 Slet en ledelsesfunktion. På denne side kan man slette en ledelsesfunktion. Man kan dog kun slette en kategori, hvis alle personer med den pågældende funktion er slettet. Hvis man klikker på Slet ud for en ledelsesfunktion, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette denne kategori. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af ledelsesfunktionen, vises en oversigt over ledelsesfunktioner på siden, eksklusiv den slettede funktion. Side 21

22 Brugere På denne side kan man udføre følgende opgaver: Tilføj en ny bruger adgang til hjemmesiden (Tilføj en bruger). Rediger en bruger adgang til hjemmesiden (Rediger). Slette en bruger adgang fra hjemmesiden (Slet). Side 22

23 Tilføj en bruger adgang. På denne side kan man tilføje en ny bruger adgang. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg . Indtast adressen for den nye bruger. 2. Vælg Navn. Indtast det fulde navn for den nye bruger. 3. Vælg Password. Indtast kodeordet for den nye bruger. Kodeordet skal indeholde mindst 8 tegn, gerne både bogstaver og tal. 4. Vælg Gentag password. Indtast kodeordet en gang til for verifikation. 5. Tryk på Gem. Efter at den nye bruger er tilføjet, vises en ny oversigt over bruger adgange, inklusiv den tilføjede bruger. Side 23

24 Redigere en bruger adgang. På denne side kan man redigere informationerne om en bestemt bruger adgang, inklusiv kodeordet. Følgende trin skal udføres: 1. Vælg . Opdater evt. adressen for brugeren. 2. Vælg Navn. Opdater evt. fulde navn for brugeren. 3. Hvis man ønsker at opdatere kodeordet for brugeren, skal man klikke på Vis password felter. Hvis ikke, gå direkte til sidste punkt. 4. Vælg Password. Indtast kodeordet for den nye bruger. Kodeordet skal indeholde mindst 8 tegn, gerne både bogstaver og tal. 5. Vælg Gentag password. Indtast kodeordet en gang til for verifikation. 6. Tryk på Gem. Efter at bruger informationen er opdateret, vises en ny oversigt over bruger adgange, inklusiv den opdaterede bruger. Side 24

25 Slet en bruger. På denne side kan man slette en bruger adgang fra hjemmesiden. NB. Man bør være meget omhyggelig, når man sletter en bruger adgang. Man bør normalt ikke slette sin egen bruger adgang. Hvis man klikker på Slet ud for en bruger, bliver man bedt om at bekræfte, at man faktisk ønsker at slette denne bruger. Klik på OK for at bekræfte sletningen eller Annuller for at fortryde den. Efter sletningen af brugeren, vises en oversigt over bruger adgange på siden, eksklusiv den slettede bruger. Side 25