MØDETIDSPUNKT MØDESTED MEDLEMMER. Den Administrative Styregruppe :00. Mødelokale H7/H8. Anne Skriver Andersen

Transkript

1 DAGSORDEN Den Administrative Styregruppe Den Administrative Styregruppe MØDETIDSPUNKT :00 MØDESTED Mødelokale H7/H8 MEDLEMMER Anne Skriver Andersen Torben Laurén Anne Jastrup Anne Gotlieb Hertz Benny Ehrenreich Bente Ourø Rørth Else Hjortsø Helene Rasmussen Janne Elsborg Jean Hald Jensen Jesper Lihn Karin Zimmer Katja Kayser Markus Hahn Mette Bierbaum Mette Vaaben Mortensen Mikkel Boje Pernille Slebsager Susan Bjerregaard Vibeke Abel Winnie Brandt Anne-Sofie Fischer Petersen Mette Tranevig Charlotte Bork Wedell-Neergaard Kamilla Walther Formand Næstformand Side 1 af 13

2 INDHOLDSLISTE 1. Godkendelse af dagsorden 2. Drøftelse: Sundhedsaftale : Tillid og samarbejde 3. Beslutning: Procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser 4. Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale 5. Beslutning: Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler vedrørende melding om Færdigbehandling 6. Beslutning: Mødekalender Meddelelser 8. Evt. Side 2 af 13

3 1. GODKENDELSE AF DAGSORDEN At Den Administrative Styregruppe godkender dagsorden som grundlag for mødets afvikling. Side 3 af 13

4 2. DRØFTELSE: SUNDHEDSAFTALE : TILLID OG SAMARBEJDE På mødet i Den Administrative Styregruppe d. 25. august 2017 var der opbakning til et forslag om at strukturere det videre arbejde under fire temaer: Mennesket i centrum, Tillid og samarbejde, Aftalens form og indhold og Organisering. Den foreløbige overordnede procesplan blev også godkendt. På den baggrund lægges med denne sag op til en videre drøftelse af temaet Tillid og samarbejde. Tillid og samarbejde En sundhedsaftale forudsætter et tillidsfuldt tværsektorielt samarbejde. Det fremhæves gang på gang, at det skal være patientens situation, der styrer forløbet, eller at vi skal tage udgangspunkt i borgerens behov. Imidlertid kan det godt opleves som om, at hensyn til økonomi og organisatoriske behov ind i mellem vægtes højere end målsætningen om at sætte mennesket i centrum. På mødet i Den Administrative Styregruppe d. 25. august og på det efterfølgende møde i Sundhedskoordinationsudvalget d. 15. september har det været drøftet, at der er behov for at styrke tillid og samarbejde på det tværsektorielle område for derigennem at få et styrket fokus på, at vi har fælles mål for udviklingen af samarbejdet samt for strukturerne omkring patientforløb. Hvis tillid og helhedssyn skal fremmes i samarbejdet på det tværsektorielle felt, så kan der være behov for at sætte fokus på ledelsernes rolle og udvikle et fælles billede af hvad det vil sige, at udøve tværsektoriel ledelse f.eks. som repræsentant i Den Administrative Styregruppe, i en arbejdsgruppe, i samordningsudvalg eller i forbindelse med konkrete patientforløb. Derfor omfatter det både et fokus på toplederne, mellemlederne og personale, som har et særligt ansvar i patientforløb. Regionsadministrationen har derfor fundet eksempler på, hvordan der er arbejdet med dette i forskellige sammenhænge inden for sundhedsvæsenet samt hvilke generelle studier, der har beskæftiget sig med samarbejde og udvikling af det tværsektorielle samarbejde i sundhedssektoren. Ledelse over grænser Væksthus for ledelse udgav i 2014 en rapport om erfaringer med tværsektoriel ledelse i sundhedsvæsenet. Rapporten samlede erfaringer fra fire projekter, ud fra kriterier om: At de indhøstede erfaringer var positive, og/eller at de involverede chefer på tværs af sektorer vurderede, at samarbejdet havde været værdifuldt. At chefniveauet spillede en eksplicit og væsentlig rolle i det pågældende initiativ. Erfaringer fra projekterne peger på, at en stærk fælles mening og gode relationer på tværs er afgørende for at lykkes med det tværsektorielle samarbejde. Derudover fremhæves tre vigtige ledelsesopgaver, som er afgørende for at lykkes i det tværsektorielle felt. For det første er der behov for at udvikle en fælles forståelse for samarbejdets mål og værdier, for at få skabt en tillidsfuld samarbejdskultur. For det andet skal cheferne vise interesse, være synlige og stille krav til hverdagens samarbejde. Endelig skal cheferne være forbindelsesled mellem det udførende led, der dagligt udfører tværsektorielt samarbejde og den administrative og politiske topledelse. Rapporten kan hentes her: Sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen I Randersklyngen i Region Midtjylland har regionshospitalet Randers sammen med kommunerne Randers, Syddjurs, Norddjurs og Favrskov kommuner og med deltagelse fra almen praksis arbejdet målrettet med udvikling af sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen, ud fra en præmis om at udfordringerne på sundhedsområdet kræver, at potentialet i det nære sundhedsvæsen realiseres og at ledelsesopgaven i forbindelse med denne udvikling er kompleks men afgørende for at lykkes med at Side 4 af 13

5 skabe resultater i det tværsektorielle samarbejde. Formålet har været tredelt. Dels ville projektet udvikle, afprøve og formidle modeller for sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen. I den forbindelse var der fokus på at udvikle sundhedsstrategiske ledere og måder at samarbejde på, som fremmede kvaliteten i patientforløb på tværs. Det langsigtede mål var at sikre, at sundhedsindsatsen, med de kommende udfordringer for sundhedsvæsenet in mente, udføres der hvor det giver mest mening økonomisk, fagligt og organisatorisk. På den baggrund blev der igangsat aktiviteter inden for tre spor: 1. Udvikling af sundhedsstrategisk udsyn (visions- og strategiprocoes samt fælles kompetenceudvikling) 2. Laboratorier for udvikling og afprøvning af nye samarbejdsformer (etablering af fem praksisnære laboratorier, hvor modeller for samarbejde udvikles og afprøves) 3. Tværsektorielle ledelsesfora (skabe muligheder for at ledere kan mødes på tværs af sektorer og faglighed) Projektet blev gennemført i Evalueringen peger på, at der har været meget positiv læring i projektets tre spor. Efterfølgende har Randers-klyngen etableret en fast styregruppe for sundhedsstrategisk ledelse i Randersklyngen, der skal have fokus på den strategiske ledelse på tværs af sektorerne. Formålet er fortsat at kunne igangsætte fælles udviklingstiltag (laboratorier) og understøtte og udvikle ledelsesnetværk på tværs af sektorerne i klyngen. Programkoordinatoren har oplyst, at der på nuværende tidspunkt er gennemført 10 laboratorier. Der afholdes desuden en årlig udviklingsdag og har været afholdt seminarer med overnatning, som styrker relationsdannelse på tværs. Der er i øjeblikket et meget stort fokus på, hvordan der kan skabes gode løsninger med praksissektoren, som fortsat er en stor udfordring i klyngen. Der er i øjeblikket drøftelser om, at løfte modellen ind i regi af den kommende sundhedsaftale i Region Midtjylland. Evalueringen af projektet kan hentes her og øvrig information om projektet kan findes på Der er mulighed for, at en repræsentant fra styregruppen for sundhedstrategisk ledelse deltager på et kommende møde og holder et uddybende oplæg om sundhedsstrategisk ledelse, eller at tage på besøg i Randersklyngen og hører mere om projektets spor og resultaterne af laboratorierne. Nye samarbejdsformer i Region Hovedstaden I Region Hovedstaden har visionen om nye samarbejdsformer i den nuværende sundhedsaftale været med til at skabe et fælles mål om at ville udfordre de eksisterende rammer og afprøve nye organisatoriske set ups mellem region, kommune og almen praksis. Modelprojekterne er igangsat inden for en ramme af seks principper. Desuden er der nedsat en koordinationsgruppe for projekterne, som har til formål at videndele og skabe et rum for sparring om tværgående problemstillinger i relation til tværsektoriel ledelse, borgerinddragelse og evaluering. I forhold til kompetenceudvikling har der tidligere været gennemført tværsektorielle kompetenceudviklingsforløb, som f.eks. fælles skolebænk og ledelse af patientforløb. At Den adminstrative styregruppe drøfter, hvordan der skal arbejdes videre med for at styrke tillid og samarbejde i den kommende sundhedsaftale. Side 5 af 13

6 3. BESLUTNING: PROCEDURE FOR OPFØLGNING PÅ TVÆRSEKTORIELLE GENOPTRÆNINGSFORLØBSBESKRIVELSER Arbejdsgruppen vedrørende genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler har arbejdet med at beskrive og aftale en ensartet metode, proces og tidsplan for, hvordan der følges op på implementeringen af de tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser (TGFB). Formålet med opfølgningen er at kvalitetssikre implementeringen af de tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser. Arbejdsgruppen har derfor lavet en procedurebeskrivelse (bilag 1). En TGFB udarbejdes i regi af arbejdsgruppen vedrørende genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler, og godkendes i Den Administrative Styregruppe efter en høringsfase i de relevante Sundhedsfaglige råd, i kommuner og på hospitaler. Implementeringen varetages af samordningsudvalgene. Arbejdsgruppen foreslår, at opfølgningen sker via små audits. Der udarbejdes auditspørgsmål ca måneder efter, at Den Administrative Styregruppe har sendt TGFB til implementering i kommuner og på hospitaler gennem samordningsudvalgene. Auditspørgsmålene udsendes som en web baseret audit (spørgeskema på 4-8 spørgsmål) til sundhedscheferne i alle 29 kommuner og til de ansvarlige ledere på de respektive afdelinger på regionens hospitaler med en frist på 4 uger. Tidsforbruget vurderes at være relativt begrænset. Resultat af audit forelægges arbejdsgruppen for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler, og herefter Den Administrative Styregruppe til orientering. Når det vurderes relevant indstilles til yderligere tiltag. At Den Administrative Styregruppe godkender Procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser. BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag Notat Opfølgning på implementering af GOFB Side 6 af 13

7 4. BESLUTNING: OPFØLGNING PÅ DEN REVIDEREDE KOMMUNIKATIONSAFTALE Den 13. april 2016 godkendte Den Administrative Styregruppe den reviderede Aftale om tværsektoriel kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken - Kommunikationsaftalen. Den Administrative Styregruppe godkendte den 8. juni 2016 en kort implementeringsmodel uden præimplementering, hvor forberedelse af implementeringen foregik i perioden 22. august til 4. oktober og med opstart den 4. oktober 2016 på alle hospitaler og kommuner. Den Administrative Styregruppe besluttede ligeledes den 8. juni 2016, at der skulle følges op på den reviderede Kommunikationsaftale ud fra et antal udpegede fokusområder. Til dette arbejde blev der peget på ERFA-grupperne. Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse (EEB) i Region Hovedstaden udarbejdede i samarbejde med Den Centrale Koordinering (DCK) og ERFA-grupperne et spørgeskema. Spørgeskemaet var fokuseret på fire områder: Havde man opnået den ønskede ledelsesmæssige støtte til implementeringen og var implementeringen nået helt ud i rækkerne Oplevelse af telefonisk tilgængelighed og kontakt Var begrebet yderligere koordinering anvendeligt Var den ny skæring ved 48 timer lagt hensigtsmæssigt? Spørgeskemaet har været udsendt til frontmedarbejdere i kommunerne og på hospitalerne i perioden 6. februar til 12. marts På baggrund af svarene på spørgeskemaerne har EEB udarbejdet en resultatrapport, som har været behandlet i ERFA-grupperne. Tilbagemeldingerne er samlet på tværs af ERFA-grupperne i vedhæftede opsamling (bilag 1). Overordnet fremgår det, at den reviderede aftale på flere områder har betydet både forbedringer og forenklinger: Der kommer nu flere manuelle Indlæggelsesrapporter, som giver hospitalerne bedre muligheder for at tage højde for, hvad der er sket forud for indlæggelsen, når de skal lægge en behandlingsplan. Kommunerne modtager nu sygeplejefaglige oplysninger, som de kan bruge i den efterfølgende pleje af borgeren efter udskrivelsen. Plejeforløbsplanerne skal i henhold til den reviderede aftale først sendes, når der er valide informationer, og det har betydet færre og mere relevante Plejeforløbsplaner. Et planområde påpeger, at den reviderede Kommunikationsaftale har betydet kortere sagsbehandling i kommunerne. I forhold til implementering fremgår det, at der både i kommunerne og på hospitalerne er blevet arbejdet med implementering af den reviderede aftale. En stor del af respondenterne har oplevet, at de er blevet rustet til at anvende Kommunikationsaftalen, og der har været fokus på de tilhørende arbejdsgangsbeskrivelser og hjælperedskaber. Det fremgår dog også, at der er en stor procentdel, der ikke kender aftalen godt. Respondenterne efterspørger mere målrettet ledelsesstøtte og mere systematisk støtte og undervisning både til gamle og nye medarbejdere. Andre opmærksomhedspunkter er: Der er stadig er problemer med at få telefonisk kontakt med den rette person. Der er ikke med den reviderede aftale blevet færre telefonopkald, men samtalerne foregår på et mere kvalificeret niveau. Tekniske udfordringer kan påvirke kvaliteten i indholdet i meddelelserne. Side 7 af 13

8 Forslag til videre håndtering: Den Centrale Koordinering har identificeret tre fokusområder med dertil hørende forslag til understøttende indsatser samt anbefalinger til det videre arbejde. Anbefalingerne omfatter forslag til yderligere implementeringsaktiviteter, forslag til udvikling af støtte redskaber samt enkelte forslag til justeringer i aftalen (bilag 1, side 7). Såfremt opsamlingen og anbefalingerne godkendes, vil DCK arbejde videre med anbefalingerne, herunder med en prioritering. For nærmere beskrivelse af anbefalingerne henvises til opsamlingen (bilag 1). Sideløbende har DCK sat et pilotprojekt igang, hvor det undersøges, om indrapporteringer af Utilsigtede Hændelser (UTH) kan bruges til at belyse problemstillinger vedrørende implementeringen af Kommunikationsaftalen. Det indstilles: At Den Administrative Styregruppe godkender Den Centrale Koordinerings opsamling og anbefalinger. At Den Administrative Styregruppe godkender, at Den Centrale Koordinering arbejder videre med og prioriterer anbefalingerne. BILAGSFORTEGNELSE 1. DCK opfølgning på baggrund af ERFA tilbagemeldinger Side 8 af 13

9 5. BESLUTNING: SAMARBEJDET MELLEM KOMMUNER OG HOSPITALER VEDRØRENDE MELDING OM FÆRDIGBEHANDLING En tværsektoriel arbejdsgruppe har udarbejdet et forslag til et supplerende bilag til Kommunikationsaftalen vedrørende håndtering af færdigmeldtepatienter. Baggrund I Region Hovedstaden og i kommunerne er der et stort fagligt, administrativt og politisk fokus på antallet af færdigmeldte borgere. Regionen såvel som kommunerne er periodevis udfordret på pladskapaciteten, så det er vigtigt, at begge parter bidrager aktivt til, at udskrivelse sker ved endt lægelig behandling. Nogle af hospitalets afdelinger har periodevis mange færdigbehandlede patienter, som det ikke er muligt at udskrive til kommunal indsats. Færdigbehandlede patienter der ikke kan udskrives, påvirker hospitalets mulighed for at overholde udredningsretten, behandlingsgarantier m.v., mens det for kommunerne påvirker den efterfølgende kommunale indsats, da der er risiko for, at borgeren i færdigbehandlingsperioden taber funktionsevne. Blandt kommuner og hospitaler er der meget forskellig praksis, når der laves indsigelser over færdigmeldte patienter, fx forståelser/tolkninger af, hvornår patienter er færdigbehandlede. Derudover er der uklare og forskellige regionale arbejdsgange i forbindelse med håndteringen af færdigmeldte patienter, samt forskel i registreringspraksis. Alle disse udfordringer betyder, at der bliver brugt mange ressourcer både i kommuner og på hospitaler i forhold til håndteringen af de administrative elementer omkring færdigmeldte patienter. Målet med projektet er: At få fælles procedurer for håndtering af færdigmeldinger på hospitalerne At få fælles procedurer for kommunernes indsigelser på meldinger om færdigbehandling Optimere arbejdsgangene på hospitalerne for håndtering af indsigelser fra kommunerne for de færdigmeldte patienter At reducere fejlregistreringer på hospitalerne og indsigelser fra kommunerne over færdigmeldte patienter. Arbejdsgruppens leverancer I oktober 2016 blev der er nedsat en tværsektoriel arbejdsgruppe, som er bemandet med 2 kommunale repræsentanter, 3 samordningskonsulenter og en regional ledelsesrepræsentant. Arbejdsgruppen sekretærbetjenes af Enhed for Tværsektoriel Udvikling. Arbejdsgruppen har kortlagt og analyseret problemstillinger og data omkring Melding om Færdigbehandling (MOF). Gruppen har med henblik på opnåelse af en forenkling og ensretning af arbejdsgangene på tværs af kommuner og hospitaler i regionen samt at skabe gennemsigtighed i dialogen og registreringen af færdigmeldte patienter, udarbejdet et forslag til et bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. Bilaget beskriver definitioner, aftaler og arbejdsgange, når en borger er færdigbehandlet og skal registreres færdigbehandlet. Dertil er der udarbejdet et vejledende casekatalog, hvor de mest udbredte problemområder er beskrevet med en anbefaling om håndtering. Bilaget har været i høring i samordningsudvalgene i perioden 20. marts 22. juni Alle planområder samt Rigshospitalet har afgivet høringssvar. Det fremgår af alle høringssvarene, at de finder at bilaget vil være med til at præcisere regler og arbejdsgange, skabe mere ensartethed samt afhjælpe nogle af de uenigheder, der er mellem kommuner og hospitaler på området. Høringssvarene er indarbejdet i bilaget og casekataloget. Forslag til implementering Side 9 af 13

10 Bilaget om Melding om Færdigbehandling indarbejdes som bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. Det opdaterede bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken sendes til samordningsudvalgene til implementering Der afsættes 2 mdr. til implementering Bilaget sendes til Rigshospitalets direktion til implementering (Rigshospitalet er ikke medlem af et samordningsudvalg) At bilaget om samarbejdet mellem kommuner og hospitaler i Region Hovedstaden vedrørende melding om færdigbehandling evalueres 2 år efter ibrugtagning At den Administrative Styregruppe godkender: At bilaget om Melding om Færdigbehandling incl. Casekatalog indarbejdes som bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. At bilaget sendes til implementering i de somatiske samordningsudvalg At bilaget sendes til implementering i direktionen på Rigshospitalet At der efter 2 år vurderes, om der er brug for en revidering af bilaget. BILAGSFORTEGNELSE 1. Samlet bilag til DAS final Side 10 af 13

11 6. BESLUTNING: MØDEKALENDER 2018 Regionsadministrationen foreslår følgende mødetidspunkter for Den Administrative Styregruppe (DAS) og Praksisplanens Administrative Styregruppe (PAS), idet det foreslås, at møderne afvikles samme dage. Forslag til møder i DAS og PAS i 2018: DATO MØDE I DAS MØDE I PAS 2. februar kl Kl marts kl april kl Kl juni kl september Kl november december kl Kl Det skal bemærkes, at Praksisplanens Administrative Styregruppe først behandler forslaget den 3. november Der har tidligere været punkter, som har været dagsordenssat på møderne i både DAS og PAS. En mulighed ville være fremadrettet at afholde en del af hhv. PAS og DAS dagsordenerne som fælles møder. Hvis en sådan model ønskes, må behovet herfor konkret vurderes fra gang til gang afhængigt af dagsordenens indhold. Forslag til mødedatoer i SKU og PPU kan først planlægges efter konstituering af udvalgene efter valget. At Den Administrative Styregruppe godkender forslag til møderække for Side 11 af 13

12 7. MEDDELELSER Side 12 af 13

13 8. EVT. Punkt vedrørende status fra kommunerne om arbejdet med kommunale akutfunktioner er udsat til mødet den 3. november Side 13 af 13