Når du holder møder i Connect

Transkript

1 Når du holder møder i Connect Det er vigtigt at den/de der er host og presenter på mødet sidder ved en forholdsvis kraftig computer, og har en god bredbåndsforbindelse. Hvis man skal vise præsentationer, film el. lign. eller bruge skærmdeling er det en god idé at logge på med to computere, og dele applikationerne op på dem, f.eks. bruges den ene til selve mødet (webcam og headset tilsluttes her) og den anden bruges til at præsentationer, skærmdeling m.m. Skærmdeling tager meget båndbredde og meget processorkraft. Vælg evt. en mindre skærmopløsning (f.eks. 1024x768), så er det nemmere at læse for deltagerne, og bruger samtidig mindre processorkraft. Upload dokumenter til møderummet Hvis du er host eller presenter ved et møde i Connect er det en god idé at uploade de filer som du gerne vil vise til møderummet før mødet starter. Når du første gang logger ind i dit nye møderum ser du default mødelayoutet ( sharing layoutet). Det indeholder fem vinduer (såkaldte pods ) hvoraf den største ( share pod en ) giver mulighed for at dele en computerskærm, filer eller Connects whiteboard. De øvrige pods indeholder: Kamera og lyd: Liste over mødedeltagere: Chat: Notater: Hvis du ikke har valgt et standard layout til dit møderum, kan du tilføje en Share pod ved at klikke på Pods i menulinjen øverst på skærmen. Klik derefter på Share og vælg Share i drop down menuen. Pod en kan placeres, hvor på skærmen du vil, og størrelsen kan tilpasses. 1

2 Visning af filer via Share pod en Klik nu på Documents i share pod en. Ovenover linien kan du se allerede uploadede filer Og under linien har du mulighed for at uploade filer som ligger på din computer, eller i Connects content library (se vejledningen vedr. brugergrænseflade). I Connect møderummet kan kun vises flash-formatet, Connect konverterer derfor f.eks. PowerPoint filer til flash når de uploades til Connects share pod, hvorved animation, videoclips osv. kan gå tabt eller blive modificeret. Derfor anbefales det at man lige kigger præsentationerne igennem efter upload. Læg mærke til at den uploadede fil listes med extensionen.ppt, selvom den altså er konverteret til flash. Klik på Stop Sharing nederst til højre i Share pod en, når du er færdig med at gennemgå filens indhold og skal videre til et nyt emne eller en ny aktivitet. Mødedeltagerne kan under og efter mødet få vist de uploadede, konverterede filer og få et eksterntlink url til hver fil, ved at gå ind i brugergrænsefladen (se vejledning Brugergrænsefladen ). Hvis du ønsker at deltagerne skal kunne downloade din fil i sin oprindelige form skal du benytte en File share pod. Har du valgt default set up et for møderum i Connect, vil du finde en File Share pod på Collaboration layoutet, som du klikker over til fra nederste venstre hjørne af skærmen: Du kan også selv tilføje en File Share pod. Klik på Pods i menulinjen øverst på skærmen, klik derefter på File Share, og på File Share eller New File Share Pod. Bemærk at pod en kan placeres, hvor du vil, og at størrelsen kan tilpasses. 2

3 For at uploade en fil, klikker du på Upload File nederst i File Share pod en. Vælg nu mellem Select from My Computer, eller Select from Content Library. Find og marker den relevante fil og klik på Open for at uploade den. Deltagerne kan nu markere den fil, du har uploadet og klikke på Save To My Computer for at downloade den. Se mere om upload af filer, filformater m.m. her: Funktioner i møderummet Når du går ind i et Connect møderum, vil du møde denne menubar øverst på skærmen: Nedenfor gennemgås kort de fire første menupunkter. Meeting Fra dette menupunkt er der bl.a. mulighed for at: Invitere deltagere Optage mødet Slutte mødet Indstille kamera og lyd Present Herfra kan man: Styre deltagernes roller i mødet. Vise presenter only area og preparing mode Indstillinger for cursor (tilhørende hosts og presentere). Layouts Fra menupunktet Layouts i bjælken foroven på skærmen kan du etablere nye sider eller layouts i møderummet. Disse layouts kan laves på forhånd og kan sættes op, så de indeholder præcis de elementer, der er brug for. Hvert møderum kan indeholde flere layouts, og man kan skifte mellem dem under mødet. Alle møderum fødes med layoutene: Sharing, Discussion og Collaboration. Disse kan ses nederst til venstre i møderummet. Med musen kan man klikke rundt mellem layoutene. 3

4 Pods Fra dette menupunkt kan du vælge pods, dvs. elementer til et layout i dit møderum. Når du har valgt en pod, kan du selv vælge hvilken størrelse, den skal have, og hvor den skal placeres. Eksempler på pods: Klik på den grønne overskriftsbar og hold musetasten nede for at flytte pod en. Klik på et af pod ens hjørner og hold musetasten nede. Du kan nu ændre højde og bredde på pod en. Klik på tandhjuls-knappen for at se pod menuen, der viser, hvilke funktioner, der er tilgængelige for den pågældende pod. Indstilling af lyd Når man skal bruge Connect er det vigtigt at sætte lyden korrekt op på sin computer. Gå ind i Kontrolpanel Lyde og lydenheder 4

5 Og kontroller at mikrofon og headset er sat rigtigt op. Gå nu til Connects Audio Setup Wizard under Meeting fanen. Test dit headset/mikrofon ved at følge guiden. Slut af med at klikke på Advanced settings, og vælg de viste indstillinger til at begynde med. Senere kan du evt. prøve at regulere Microphone Volume. Det kan være relevant at hjælpe deltagere som ikke er vant til at bruge Connect med at sætte lyden op. Det kan gøres ved at bede deltageren om at dele sin skærm og lade mødelederen overtage den og sætte lyden op. 5

6 Skærmdeling I share pod en vælges My Computer Screen. I popup-vinduet vælges hvorvidt man ønsker at dele hele skærmen, eller kun et enkelt vindue/applikation. Når man klikker på Share minimeres connect-vinduet automatisk, og resten af mødedeltagerne kan nu se skærmen præcis som man selv ser den. En deltager kan nu vælge request control of screen, og derved blive i stand til at kontrollere den computer hvor skærmen bliver delt. Denne funktion er nyttig hvis man skal give support (f.eks. sætte lyd op på en deltagers computer) eller afprøve applikationer el. lign. 6

7 Optagelse af møder Connect rummer mulighed for at optage et møde, hvorved en video-fil bliver gemt på Forskningsnettets server under det aktuelle møde. Senere kan man afspille filen, men ikke redigere i den. Vælg Record Meeting : Indtast Filnavn ( Name ) og en beskrivelse af optagelsen. Filen gemmes automatisk under Recordings under møderummet: Via eksternt link kan man give adgang til at se optagelsen (se vejledningen Brugergrænsefladen ). 7

8 Se også: Online Connect manual på Forskningsnettets hjemmeside om Connect på På kan du bl.a. teste din computer og downloade relevante add-ins. Hvis du har spørgsmål eller problemer med at forstå denne vejledning er du velkommen til at sende en mail til så vender vi tilbage til dig i løbet af 3 arbejdsdage. 8