HRGUIDE RESOURCES. HR-systemer En nødvendighed også i nedgangstider. HR For forretningens skyld og ikke for HR s skyld. Nr.

Transkript

1 HRGUIDE Nr. 2 April 2010 PID Personalechefer I Danmark...om HR-systemer HR-systemer En nødvendighed også i nedgangstider HR For forretningens skyld og ikke for HR s skyld H U M A N RESOURCES

2 En nødvendighed også i nedgangstider Et Human Resource (HR)-system sætter strøm på administrative og styringsmæssige processer omkring de menneskelige ressourcer. Der er over de senere år sket en spændende udvikling inden for området, hvilket har medført, at systemerne i dag vil kunne understøtte såvel de personale administrative som de udviklingsmæssige processer og styringsbehov i såvel alle private som offentlige organisationer. Af Ib Pedersen og Herbert Nathan, HerbertNathan & Co HR-systemerne giver mulighed for ligeledes at standardisere og konsolidere personalestamdata, som i mange organisationer findes mange steder qua det faktum, at personaledata ofte anvendes i mange af organisationens forskellige IT-systemer. Der ses derfor ofte vigtige integrationer til eksempelvis lønsystemer, tidsregistreringssystemer og økonomi- og ERP-systemer. Hvad er et HR-system? Blandt leverandørerne anvendes ofte mange forskellige betegnelser, eksempelvis Personalesystem, HR-system, HRMS, HRM-system, HCM-system, Workforce Management-system, Talent-Management system anvendes alle i flæng, og er alle en del af det begreb, som kaldes et HR system. Fællestræk for systemerne er, at de understøtter en lang række HR-processer, men måden, de gør det på, er forskellig på en række områder. Andre væsentlige områder, hvor systemerne er forskellige, er inden for deres modulopbygning, leverancemodel, teknologiplatform og integrationsforhold. De brede systemer favner hele HRprocessen og kan håndtere alt lige fra rekruttering og ansættelse til kompetenceudvikling, løn, bonus til fratrædelse. De fleste organisationer har implementeret en eller flere nicheløsninger, og mange af disse erkender også nu behovet for at få større samling på disse. Karakteristisk for HR-systemer er, at de oftest er branche-uafhængige, således at de kan anvendes på tværs af såvel private som offentlige organisationer. Årsagen hertil er, at HR-processer oftest er relativt standardiserede på tværs af brancher. Hvilke HR-systemer findes der? HR-system-markedet er meget fragmenteret. Der findes på det danske marked mere end 15 forskellige HRsystemer, som bredt understøtter alle de væsentligste HR-processer. Flere af disse systemer sælges sammen med andre tilknyttede systemer, såvel bredt ERP samt løn- og tidsregistrering. Andre er mere stand-alone med fokus på løsning af HR-opgaven. Endelig er der en skov af nicheløsninger, som fokuserer på enkeltstående HR-processer, eksempelvis rekruttering, e-learning, kompetencer etc. 2

3 Det kan ofte være svært at danne sig et overblik over muligheder og forskelle på HR-systemer, hvilket er naturligt, idet de færreste organisationer følger HR-system-markedet, da der ofte er mange års mellemrum, før man har behov for at anskaffe et nyt. Det er dog vigtigt at gøre opmærksom på, at der er en række forskelle imellem systemerne på markedet, såvel hvordan de understøtter organisationens processer samt de mere teknologiorienterede aspekter, som jo også er vigtige at vurdere. Derfor kan det ofte være en god investering at involvere en uvildig rådgiver i forbindelse med anskaffelsen. Medarbejdere dit vigtigste aktiv HR er fortsat et område, hvor mange organisationer mangler at sætte strøm til deres processer. Dette er på trods af, at mange organisationer betragter medarbejderen som sit vigtigste aktiv. På trods af denne forretningsmæssige vigtighed er der således fortsat mange organisationer, som ikke i tilstrækkelig grad understøtter udviklingen af den vigtigste forretningsmæssige ressource medarbejderne i organisationens administrative systemer. Der er flere årsager til dette: HR er ofte ikke tilstrækkeligt højt placeret i organisationen og har normalt ikke budget til at drive et systemprojekt igennem For en række organisationer kan det være svært at kvantificere de forretningsmæssige fordele ved at implementere et HR-system trods det faktum, at der kan identificeres en række såvel hårde som bløde forbedringspotentialer ved at implementere medarbejderselvbetjening, rekrutterings- samt kompetenceudviklings-løsninger Økonomiske, logistiske og kundevendte processer prioriteres højere, og implementering af HR kommer ofte som den sidste fase i et projekt Afgørende for succes Det er dog ingen tvivl om, at evnen til at ansætte, udvikle og fastholde de rette medarbejdere er helt afgørende for en organisations langsigtede mulighed for succes. HR-systemet er i den forbindelse et helt centralt element til at understøtte dette. Især i krisetider, som vi jo over de se >> 3

4 >> neste par år har været vidne til, kan der være mange årsager til at sætte sit HR-system-projekt på hold. Dette er der også mange organisationer, som har gjort, ligesom de har gjort det med andre systemer inden for ERP, økonomi, CRM m.m. Dette kan der være mange gode grunde til, men der er absolut også en række organisationer som på trods af tidernes ugunst har valgt at sætte et HR-system-projekt i gang eller videreføre tidligere igangsatte projekter. De primære årsager til at gennemføre et projekt i krisetider er: Systemerne kan effektivisere forretningsprocesser og nedbringe omkostninger. Dette undervurderes ofte, når vi taler om HR-systemer, men vores erfaringer fra mange projekter er, at der er mange mulige effektiviseringsgevinster, når vi taler HR-sy- Klarlæg behov Hvad enten man indfører det ene eller det andet system, er det utrolig vigtigt, at man på forhånd har gjort sig helt klart, hvad behovet er i organisationen, hvilken HR-strategi man ønsker at forfølge, og hvilket HR-system der skal understøtte det. Hvis man på en organisation f.eks. har et mål om at ansætte de bedste medarbejdere, bør man fokusere på rekrutteringsprocessen og på at få styrket den del af HR-processen med et IT-system. Har man derimod en strategi, der sigter på udvikling af medarbejderne, er det systemer omkring kompetenceudvikling, man skal koncentrere sig om. Og er man grundig og får defineret behovet fra start, er der store fordele at hente, da systemerne virkelig kan håndtere meget i dag. Gennemfør en business case Anskaffelse af et HR-system er i de fleste organisationer en strategisk beslutning og vil få en indvirkning på hele som ganske klart lader sig kvantificere enten i kroner eller i andre måleparametre, mens andre områder er så bløde, at det ikke giver mening at foretage denne kvantificering. Seks måneder Det tager typisk tre til seks måneder, fra en organisation sætter processen omkring anskaffelse af et HR-system i gang, til der foreligger en underskrevet kontrakt med en leverandør. Dette skyldes, at det ofte er en omfattende proces at nå frem til et objektivt beslutningsgrundlag for valg af system og leverandør. Man skal her sørge for at få vendt de sten, som er nødvendige for at nå frem til det rigtige for ens organisation, for der ikke er en one size fits all -løsning. Det, der kan være rigtigt for én organisation, er ikke nødvendigvis det rigtige for naboen. Udarbejd en procesmodel Det er også vigtigt, at der indlednings-...evnen til at ansætte, udvikle og fastholde de rette medarbejdere er helt afgørende for en organisations langsigtede mulighed for succes. HR-systemet er i den forbindelse et helt centralt element til at understøtte dette. stemer. Business casen derfor er i mange tilfælde for god til at vente. Man sidder med gammel teknologi og kan ikke udskyde i evigheder. I mange tilfælde sidder man også udelukkende med manuelle og/ eller word og excel-baserede systemer. Man har ikke opgraderet sine eksisterende systemer i flere år og er nødsaget til at gøre noget. Man vil udnytte ledige ressourcer til projektet. Man skal være opmærksom på, at systemerne ikke implementerer sig selv. Det kræver en del interne ressourcer for at komme i mål. Man vil udnytte en god forhandlingssituation med leverandørerne. Der er leverandører, som er pressede, som gør, at man nu kan lave en god deal. Man vil stå toptrimmet, når konjunkturerne vender. organisationen. Vi anbefaler derfor, at organisationerne altid gennemfører en mere eller mindre detaljeret business case fra starten af projektet. Er det ikke tilfældet, vil der kunne opstå usikkerhed undervejs om, hvad projektets egentlige mål er. Business casen skal helst være forankret i topledelsen og nedefter. Den skal fastlægge de forretningsmæssige mål og pejlemærker, som projektet styres efter. Business casen skal endvidere være med til at sælge projektet til dem, som i organisationen sidder på pengekassen, så projektet kan prioriteres imellem mange af de andre IT-uviklingsprojekter, som ligeledes kandiderer til penge og ressourcer. Kvantificer benefits Fordi HR-området tit omfatter de bløde områder, vil der oftest sættes spørgsmålstegn ved, om det i det hele taget er muligt at kvantificere mulige benefits inden for HR. Der er områder, vist i arbejdet udarbejdes en procesmodel, som beskriver hvilke HR-processer og aktiviteter, der er relevante. For hver aktivitet er det vigtigt at beslutte, om processen skal understøttes af HR-systemet eller ej. Med udgangspunkt i dette kan man beskrive de forretningsmæssige behov for den nye løsning med procesmodellen som udgangspunkt. Valg af system og leverandør Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på: Den hurtige valgproces Den omstændelige valgproces Den passende valgproces Herudover findes naturligvis en række kombinationer af de tre valgmetoder. Det hurtige valg er typisk en meget kort proces. Organisationen udarbej >> 4

5 PID PERSONALECHEFER I DANMARK få et gratis medlemskab Magasiner om HR, svar på spørgsmål om HR, jura og arbejdsmiljø, konkrete HR-værktøjer, netværksgrupper og meget mere er at finde i PIDs medlemspakke. Prøv tre måneders medlemskab af PID Personalechefer I Danmark ganske gratis. Få adgang til artikler og værktøjer om HR og ledelse samt HR- og juridisk rådgivning '97,2 % af PID s medlemmer er tilfredse eller yderst tilfredse med deres medlemskab' Normalpris for et års medlemskab: 2880 kr. excl. moms. Kontakt os for gratis medlemskab: info@pid.dk juridisk rådgivning Vi skal fyre en række medarbejdere, hvornår og hvordan skal vi varsle dem? Hvad tæller egentlig med i 120-dages reglen? Mette Nørlem, cand. jur. er PIDs juridiske ekspert. Hun svarer telefonisk på dine spørgsmål inden for det arbejdsretlige felt f.eks. om afskedigelser, barselsorlov og ændringer af kontrakter. Ønsker du et input til gældende lovgivning eller praksis, er du velkommen til at ringe og det er naturligvis gratis for medlemmer. Hr-rådgivning Hvordan bliver HR involveret i de strategiske beslutninger? Hvordan kan HR være med til at forbedre samarbejdet i virksomheden? Vibeke B. Didriksen, cand. merc. og ph.d. stud., er PIDs ekspert på det generelle HR-område. Hun svarer telefonisk og via mail på dine spørgsmål inden for strategisk HRM, ledelse og organisationsudvikling. Det er naturligvis gratis for medlemmer. PID-medlemmer har desuden mulighed for at få udviklet skræddersyede rådgivningsaktiviteter og udviklingsforløb. erhvervspsykologisk rådgivning HR-afdelingen kan opleve kritiske situationer med medarbejdere, hvor man ikke føler sig klædt på til at varetage situationen optimalt. Marianne Bach Lauridsen, cand. psych. er PIDs ekspert på det erhvervspsykologiske felt. Hun svarer telefonisk og via mail på dine spørgsmål inden for dette felt, ligesom hun tilbyder individuel, fortrolig rådgivning. Det hurtige råd er naturligvis gratis for medlemmer. PID-medlemmer får desuden 15 % rabat på timeprisen ved individuel rådgivning. MEDLEMSFORDELE PID-medlemsskabet kort fortalt: Personalechefen seks gange om året Ledelse i Udvikling seks gange om året Daglig elektronisk HR-orientering Elektronisk nyhedsbrev HR&NU Erfagrupper fordelt over hele landet HR-rådgivning Juridisk rådgivning Erhvervspsykologisk rådgivning HR-rapporter HR-artikelarkiv HR-værktøjer Gratis adgang til gå-hjem-møder Debatforum Adgang til HR-messen Træfpunkt Human Resources Du spørger, vi finder Svar på spørgsmål om pension gennem SEB Pension Søg en ny HR-medarbejder gennem PIDs jobbank HR guide Se nye Nr. HR-jobs 2 April 2010 via Jobindex 5 Leverandøroversigt Nyt om HR- og ledelsesbøger Adgang til dele af onlinetjenesten Thomson International Adgang til Børsens ledelseshåndbog HRM Adgang til 50 Lessons PID shop

6 >> der som regel ingen, eller kun i meget begrænset omfang, en beskrivelse af sine behov. Antallet af systemer er ofte begrænset til ét eller maksimalt to, og valget træffes typisk baseret på eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. For helt små organisationer kan det hurtige valg være den rigtige fremgangsmåde, da prisen oftest er det afgørende kriterium. Det passende valg er karakteriseret ved, at organisationen gør, hvad der er nødvendigt for at nå frem til et hensigtsmæssigt beslutningsgrundlag Et rigtigt valgt system men forkert implementeret kan hurtigt vise sig at være en dårligere løsning end det næstbedste system korrekt implementeret. Det omstændelige valg består typisk i en meget omfattende kravspecifikation, udbud til mange leverandører og ofte en meget omstændelig evalueringsproces af system og leverandør. Processen kan i nogle tilfælde tage op til et år eller længere. inden for en passende tidsramme. Organisationen har gjort sig klart, hvilke forretningsmæssige behov den har, og de er dokumenteret på et passende niveau. Antallet af leverandører er nøje udvalgt, og tilbud indhentes fra maksimalt tre leverandører. Denne fremgangsmåde kan erfaringsmæssigt gennemføres på cirka tre måneder. Implementering er vanskelig De fleste organisationer bruger unø- digt megen tid på anskaffelsesprocessen især i betragtning af, at det implementeringsarbejde, der ligger forude, typisk er væsentligt mere krævende. Et rigtigt valgt system men forkert implementeret kan hurtigt vise sig at være en dårligere løsning end det næstbedste system korrekt implementeret. Artiklen er skrevet af Ib Pedersen og Herbert Nathan, HerbertNathan & Co, som rådgiver om og som laver analyser af HR-system markedet. Gode råd Erkend, at anskaffelse af HR-systemer er en forretningsbeslutning, som kræver involvering af ledelsen Udarbejd en business case og brug den til at følge op på de forretningsmæssige mål Arbejd med at kvantificere business casen det er muligt! Etabler business casen ved at inddrage procesejere og ledelse i workshop-sammenhæng Opbyg business casen efter de forskellige typer af potentialer Overvej nøje fordele og ulemper ved at anvende et selvstændigt HR-system frem for et ERP-integreret HR-system Vurder Best-of-Breed-leverandørerne på lige fod med ERP-leverandørerne, da de oftest har en mere faglig indgang til HR-behovene Vær opmærksom på, om leverandøren kan levere alle de nødvendige ydelser til at få et komplet HRsystem til organisationen Overvej muligheden for at lade leverandøren drifte HR-systemet, da der er mulighed for besparelser og større fleksibilitet. Dog er der risiko for, at det kan komplicere eventuelle behov for integrationer til organisationens øvrige systemer Vurdér nøje leverandørens overlevelsesmuligheder og fremtiden for det HR-system, organisationen vil satse på Lad de forretningsansvarlige være sponsorer og drivende i implementering af HR-systemet Involver procesejere aktivt i projektets daglige beslutninger Arbejd tæt sammen med IT-funktionen omkring implementering af løsningen Anvend en uvildig rådgiver til at støtte i processen omkring anskaffelse og implementering af system 6