Offentligt EU-udbud af rammeaftale om administration af forsikringsordninger i tilfælde af konkurs i skadesforsikringsselskab.

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Offentligt EU-udbud af rammeaftale om administration af forsikringsordninger i tilfælde af konkurs i skadesforsikringsselskab. Philip Heymans Allé Hellerup Tlf Fax fp@forsikringogpension.dk Danske Bank IBAN DK SWIFT-BIC DABADKKK Kirstine Thorsen Konsulent, cand. jur. Dir kth@forsikringogpension.dk

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OG BAGGRUND Generel introduktion Kort om Skadesforsikringsselskaber 3 2. UDBUDDETS GENSTAND - KRAVSPECIFIKATION Generelt om ydelsen Generelt om Administrationsselskabets opgaver 5 3. UDVÆLGELSE, TILDELING OG VURDERING AF TILBUD Udvælgelse af egnede tilbudsgivere Tildeling og vurdering 7 4. FORHOLD VEDRØRENDE UDFORMNING AF TILBUD 8 5. KONTRAKTFORHOLD Generelt Særlige vilkår Beredskabsvederlag 9 6. PRAKTISKE OPLYSNINGER Udbudsmaterialet, adresse og kontaktperson Frist for modtagelse af tilbud Frist for spørgsmål Forventet tidsplan BILAG 12 Side 2

3 1. INDLEDNING OG BAGGRUND 1.1. Generel introduktion Skadesforsikringer (herefter "Garantifonden") har ved udbudsbekendtgørelse afsendt den 15. december 2015 annonceret et EU-udbud af en rammeaftale vedrørende ekstern bistand (administration) i forbindelse med et forsikringsselskabs konkurs og dermed aktivering af fonden i henhold til dennes formål. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudsdirektivet (2004/18/EF), med tildelingskriteriet "laveste pris", og der henvises i det hele til den afsendte udbudsbekendtgørelse, jf. bilag 1. Tilbud skal udformes ud fra de opstillede præmisser i dette udbudsmateriale, og tilbudsgiverne skal - udover at opfylde de opstillede mindstekrav m.v. - afgive tilbud på den fulde ydelse. Garantifonden har i bilag 7 udarbejdet en tjekliste og i bilag 9 en tilbudsliste som hjælp til tilbudsafgivelsen, men understreger i øvrigt, at det er tilbudsgivernes ansvar at sikre, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger Kort om Skadesforsikringsselskaber Garantifonden er oprettet ved lov i 2003, og er en privat selvejende institution, som har til formål at yde dækning for udækkede erstatningskrav som følge af et skadesforsikringsselskabs konkurs. Det fremgår af loven, at Garantifonden skal yde dækning, når et skadesforsikringsselskab - der har fået Finanstilsynets tilladelse til at drive forsikringsvirksomhed her i landet eller som grænseoverskridende tjenestevirksomhed i EU eller lande som fællesskabet har indgået aftale med - bliver erklæret konkurs. Erstatningskravene skal i givet fald gøres gældende inden 6 måneder efter konkursdekretets afsigelse. Ordningen omfatter med privatforsikringsdækning i forsikringsklasserne 1-3, 6, 8-10, 12, 13, 17 og 18, og der kan i den forbindelse henvises til bilag 7 i FIL. Dækning fra Garantifonden i forbindelse med en konkurs omfatter: udækkede erstatningskrav fra forsikringstagere med privatforsikringer, tredjemænd, der er sikret mod person og/eller tingskade ifølge motoransvarsforsikringer, tredjemænd, der er sikret mod personskade ifølge ansvarsforsikringer, kollektive forsikringer, i det omfang en forsikring efter sin art svarer til de omfattede individuelle forsikringer, bygningsbrandskader på alle typer ejendomme, krav der er opstået før konkursens indtræden og indtil 4 uger efter, at kurator har givet meddelelse til fordringshaverne om konkursen, samt præmier, som er indbetalt før konkursdekretets afsigelse med en selvrisiko på kr. pr. police. Side 3

4 Dækningen omfatter også udgifterne til det Administrationsselskab, der skal varetage sagsbehandlingen, dvs. den eller de vindende tilbudsgivere under dette udbud. De øvrige dele af det konkursramte selskab afvikles som et almindeligt konkursbo. Ovenstående opregning er et udtryk for de dækkede privatforsikringer på tidspunktet for udbuddets gennemførelse, men det understreges, at listen ikke er opgjort udtømmende, da skadesforsikringsprodukterne udvikler sig i takt med den øvrige samfundsudvikling. Når konkursen måtte indtræde, må det vurderes i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt de enkelte forsikringsprodukter kan karakteriseres som privatforsikringer eller øvrige kollektive ordninger, og dermed om de enkelte forsikringsprodukter er omfattet af ordningen for Garantifonden, herunder evt. lovgivningsmæssige ændringer af ordningen. Administrationsselskabet skal således til stedse sikre at kunne håndtere de skadesforsikringsklasser og -typer, der måtte omfattes af Garantifondens dækningsområde, jf. i øvrigt om ydelserne nedenfor. Garantifonden ledes af en bestyrelse på 5 personer. Bestyrelsen modtager sekretariatsbistand fra brancheorganisationen Forsikring & Pension, men Garantifonden har i øvrigt ingen ansatte. Skadesforsikringsselskaber går historisk set sjældent konkurs. To mindre forsikringsselskaber er gået konkurs i henholdsvis 1980 og et selskab gik konkurs i Yderligere beskrivelser af Garantifonden og dens formål findes i lovbekendtgørelse nr. 419 af 1. maj 2007 med ændringer, jf. bilag 2, i fondens vedtægter, jf. bilag 3, og fondens årsrapport for 2014, jf. bilag 4. Side 4

5 2. UDBUDDETS GENSTAND - KRAVSPECIFIKATION 2.1. Generelt om ydelsen Såfremt Garantifonden måtte blive aktiveret i henhold til sit formål, vil fonden have behov for ekstern bistand til at håndtere den faktiske skadessagsbehandling, administration og udbetaling af erstatning til de berettigede ("Administrationsselskabet"). Det er formålet med udbuddet - og den efterfølgende indgåelse af rammeaftale - at få udpeget et eller flere kompetente Administrationsselskaber, der vil kunne håndtere den faktiske skadesbehandling i tilfælde af en konkurs hos et skadesforsikringsselskab. Der vil maksimalt blive udpeget tre Administrationsselskaber på rammeaftalen, jf. neden for afsnit 3. Den eller de vindende tilbudsgiver(e) skal til stedse kunne håndtere de forsikringsklasser og -typer, der måtte blive omfattet af Garantifondens dækningsområde, og dermed alle de skadesforsikringsprodukter, som er udbudt på det til enhver tid aktuelle marked. Det er ikke betingelse, at deltagende tilbudsgivere håndterer alle forsikringsklasserne selv, og der må således både afgives tilbud fra konsortier eller med underleverandører, forudsat at også konsortiedeltagerne hhv. underleverandørerne opfylder godkendelseskravet efter FIL for deres "respektive dele", jf. bilag 8. Dokumentation herfor skal vedlægges tilbuddet. Godkendelseskravet efter FIL gælder også i forhold til underleverandører, der først tilknyttes et Administrationsselskab under rammeaftalens løbetid. Sagsbehandlingen skal foregå på dansk og kendskab til danske forhold er en nødvendighed, for at kunne imødekomme "kravet om sagsbehandling straks og i løbet af en kort periode" Generelt om Administrationsselskabets opgaver Opgaven med håndteringen af skadesanmeldelser og erstatningsudbetaling indebærer generelt, at Administrationsselskabet skal: indtræde i det konkursramte selskabs forpligtelser over for kunderne, hvad angår sagsbehandling, udbetaling af erstatning, kvalitetssikring og varetagelse af evt. anke-, klage - og domstolsbehandling, herunder som part i sager anlagt af forsikringstagere, sikre en god kundebetjening, udarbejde lister over erstatningsudbetalinger, udarbejde erklæringer til Garantifonden efter anmodning, og afrapportere vedrørende afvikling af sagerne til Garantifonden og kurator i samarbejde med det konkursramte selskabs nøglemedarbejdere for at få et overblik over sagsporteføljen. De nærmere beskrivelser af processen og Administrationsselskabets ydelser findes i bilag 5, der indeholder procesbeskrivelse og kravspecifikation. Ansvaret for, at alle regler for udførelse af administrationsydelsen, herunder håndteringen af skadessagsbehandlingen og erstatningsudbetaling, overholdes, påhviler alene Administrationsselskabet (dvs. den/de vindende tilbudsgivere), li- Side 5

6 gesom det i øvrigt er Administrationsselskabets ansvar, at al anden relevant lovgivning til enhver tid overholdes. Den eller de vindende Administrationsselskab(er) vil skulle gennemføre en betydelig sagsbehandling på kort tid. Arbejdsmængden forventes at være størst umiddelbart efter Administrationsselskabet har overtaget det konkursramte selskabs forpligtelser - fordi selskabet skal behandle igangværende sager og opstarte evt. nye sager. Ifølge loven kan forsikringskunderne anmelde skader indtil 6 måneder efter konkursdekretets afsigelse. Sagsporteføljen vil derfor bestå af disse igangværende og evt. nye sager. Når antallet af resterende skadeanmeldelser (resterende sager) er reduceret til færre end 50, vil Administrationsselskabet kunne anmode Garantifonden om at hjemtage sagsbehandlingen af disse resterende sager i fondens sekretariat. Garantifonden skal have mulighed for at føre tilsyn med Administrationsselskabet. 3. UDVÆLGELSE, TILDELING OG VURDERING AF TILBUD 3.1. Udvælgelse af egnede tilbudsgivere I forbindelse med udvælgelsen af egnede tilbudsgivere, ønsker Garantifonden at få afklaret følgende forhold til brug for egnethedsvurderingen, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt, jf. også bilag 7: 1) Tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af En skabelon til erklæring kan hentes på men erklæringen kan også afgives i et andet format. 2) Tro og love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de i Udbudsdirektivets (direktiv 2004/18/EF) artikel 45 anførte situationer. En skabelon til erklæring kan hentes på men erklæringen kan også afgives i et andet format. 3) Dokumentation for tilbudsgiverens godkendelse efter FIL for alle de omfattede forsikringstyper. 4) Erklæring om tilbudsgiverens omsætning (bruttopræmieindtægter) inden for private skadesforsikringer omfattet af udbuddet de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår. Garantifonden gør opmærksom på, at det er et mindstekrav, at de deltagende tilbudsgivere i hvert af de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår har en omsætning (bruttopræmieindtægter) for de af udbuddet omfattet forsikringstyper på mindst 250 mio. kr. 5) Såfremt tilbud afgives af et konsortium eller såfremt tilbudsgiver påtænker at tilknytte underleverandører til vareta-gelse af væsentlige delydelser for opgaveløsningen, skal erklæringerne anført ovenfor i 1) - 2) vedlægges for hver af de deltagende i konsortiet eller for de anførte underleverandører, og dokumentation for 3) skal vedlægges for de respektive forsikringstyper, således at tilbuddet samlet dokumenterer at have godkendelse for samtlige, omfattede forsikrings- Side 6

7 typer. Mindstekravet i 4) skal opfyldes af konsortiet i sin helhed, og således ikke for hvert af medlemmerne Tildeling og vurdering Vores ref. KTH/nle Tildelingskriteriet for den udbudte rammeaftale er laveste pris. Sagsnr. GES Ved vurderingen vil der blive lagt vægt på de tilbudte timepriser for de væsentligste medarbejdere, således som disse er opregnet nedenfor og i bilag 9. venter, at de tilbudte timepriser for skadessagsbehandlere, taksatorer (både interne og eksterne), samt leder i skadeafdelingen vil vægte mere end halvdelen i forbindelse med evalueringen. Medarbejderkategori Skadesbehandlere Taksatorer, interne Taksatorer, eksterne IT- medarbejder Økonomimedarbejder Aktuar I alt pr. time kr. Projektleder ansvarlig for sagsportefølje Leder i skadeafdelingen Øvrig ledelse Øvrigt administrativt personale (hvis relevant) Alle priser skal oplyses eksklusive moms. Side 7

8 4. FORHOLD VEDRØRENDE UDFORMNING AF TILBUD Tilbuddet skal omfatte hele den udbudte opgave i henhold til udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne skal i tilbuddet oplyse om alle forhold, der er anmodet om i det samlede udbudsmateriale, og det er alene tilbudsgivernes ansvar, at alle forhold er tilstrækkeligt oplyst. Tilbuddet skal også angive kontaktperson hos tilbudsgiver, herunder telefon og . Tilbudsgiverne opfordres til at være omhyggelige ved udarbejdelse af tilbud og tilvejebringelse af den krævede dokumentation, herunder ved at udfylde og underskrive erklæringen vedlagt i bilag 8, samt i øvrigt at iagttage den vedlagte tjekliste i bilag 7 og udfylde bilag 9 med prisoplysninger. Der kræves ingen særlig retlig form, men hvor tilbuddet afgives af et konsortium, skal deltagerne påtage sig solidarisk ansvar og hæftelse samt udpege en befuldmægtiget, som Skadesforsikringsselskaber med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Garantifonden gør i den forbindelse særligt opmærksom på kravene til dokumentation til brug for udvælgelsen, jf. ovenfor samt bilag 8. Det er tilladt for tilbudsgiverne at benytte underleverandører, men det er alene den vindende tilbudsgiver, der er aftalepart og dermed ansvarlig i forhold til Garantifonden. Såfremt tilbudsgiverne benytter sig af underleverandører i forbindelse med afgivelse af tilbud, skal tilbudsgiverne dokumentere at have tilstrækkelig rådighed over de ressourcer, som forventes til opfyldelse af de udbudte kontrakter, f.eks. i form af vedlagte underleverandørkontrakter eller udtrykkelige tilsagn/rådighedserklæringer fra de pågældende underleverandører. Samtidigt skal der vedlægges dokumentation til brug for Garantifondens egnethedsvurdering, jf. afsnit 3 ovenfor, for sådanne underleverandører. Tilbudsgiverne skal vedstå det afgivne tilbud i mindst 6 måneder fra tilbudsfristen med mulighed for forlængelse i yderligere 3 måneder, såfremt Garantifonden måtte kræve dette. Tilbuddene og alle bilag skal udformes på dansk ligesom alle priser skal anføres i DKK eksklusiv moms. Garantifonden giver ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for deltagelse i udbuddet i øvrigt. Omkostninger, som tilbudsgiverne måtte pådrage sig i forbindelse med udarbejdelse og deltagelse, er således Garantifonden uvedkommende. Tilbudsmaterialet returneres i øvrigt ikke. Side 8

9 5. KONTRAKTFORHOLD 5.1. Generelt Som bilag 6 er vedlagt udkast til rammeaftale, som vil blive underskrevet med hver af den/de vindende tilbudsgiver(e), men rammeaftalen er først forpligtende for Garantifonden på tidspunktet for Garantifondens underskrift, hvilket for nuværende forventes at blive medio 2016, jf. den forventede tidsplan neden for afsnit 6. Rammeaftalen forventes at træde i kraft pr. 1. december 2016, hvor den nuværende rammeaftale udløber Såfremt Garantifonden måtte blive aktiveret i henhold til sit formål i rammeaftalens løbetid, vil Garantifonden trække på rammeaftalen i henhold til dennes afsnit 7, der er udtryk for den såkaldte "kaskademodel". Garantifonden vil således først trække på rammeaftalens 1. prioritet, hvilket svarer til den lavestbydende tilbudsgiver, dernæst rammeaftalens 2. prioritet, hvilket svarer til den næstlavest bydende tilbudsgiver og så fremdeles Særlige vilkår Garantifonden gør særligt opmærksom på, at rammeaftalen kan opsiges med 3 måneders varsel, såfremt Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer Garantifondens beslutning om at tildele rammeaftalen til den/de valgte tilbudsgiver(e), eller såfremt rammeaftalen konstateres at skulle være "uden virkning". Der kan ikke rejses nogen form for krav hverken for direkte eller indirekte tab - mod Garantifonden som følge af en sådan opsigelse, hvilket tilbudsgiver har accepteret fuldt ud ved afgivelse af sit tilbud Beredskabsvederlag I modsætning til den eksisterende (og tidligere) Administrationsaftale har Garantifonden i forbindelse med dette genudbud indarbejdet en ny model, hvor de tildelte Administrationsselskaber dels modtager et vederlag for etableringen af beredskabet, dels modtager vederlag for at gennemføre beredskabsøvelser, der over for Garantifonden dokumenterer evnen til at håndtere en evt. konkurs. For etableringen af beredskabet betaler Garantifonden ,00 kr. inkl. moms. Beløbet deles ligeligt mellem de tildelte Administrationsselskaber. Hvis Rammeaftalen således har to Administrationsselskaber, er der kr. inkl. moms til hver, og hvis Rammeaftalen har tre Administrationsselskaber, er der ,33 kr. inkl. moms til hver. For gennemførelsen af beredskabsøvelser modtager Administrationsselskabet et vederlag på kr. inkl. moms pr. øvelse. Side 9

10 6. PRAKTISKE OPLYSNINGER 6.1. Udbudsmaterialet, adresse og kontaktperson Tilbuddet skal alene fremsendes pr. , og filer accepteres som f.eks. PDF, Word og Excel læsbar med Adobe Reader, Word og Excel. Tilbuddet og bedes markeret "Fortroligt - må ikke åbnes - Garantifondens udbud af administrationsydelser" og adresseres til: Skadesforsikringsselskaber c/o Forsikring & Pension Att.: Torben Weiss Garne Philip Heymans Allé 1, 2900 Hellerup udbud@forsikringogpension.dk 6.2. Frist for modtagelse af tilbud Tilbuddet skal være fremkommet til ovenstående adresse senest tirsdag den 9. februar 2016, kl Tilbud, der måtte fremkomme på et senere tidspunkt, vil blive afvist og ikke taget i betragtning. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, og der afholdes ikke præsentationsmøder Frist for spørgsmål Der vil ikke blive afholdt spørgemøder, men såfremt materialet måtte give anledning til spørgsmål, opfordrer Garantifonden til at søge afklaring heraf hurtigst mulig. Eventuelle spørgsmål skal derfor fremsendes skriftligt pr. til den i afsnit 6 nævnte kontaktperson, mærket "Fortroligt - spørgsmål til Garantifondens udbud af administrationsydelser." Alle spørgsmål, der fremsendes til ovennævnte kontaktperson senest den 26. januar 2016, kan påregnes at ville blive besvaret senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter den 26. januar 2016 vil blive besvaret, såfremt det ikke er uforholdsmæssigt byrdefuldt for Garantifonden at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål stillet senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive fremsendt pr. e- mail til samtlige inviterede tilbudsgivere Forventet tidsplan Den forventede tidsplan for dette udbud er skitseret nedenfor. Såfremt tidsplanen ændres væsentligt - hvilket Garantifonden har ret til - vil oplysninger herom blive offentliggjort på Garantifondens hjemmeside og efter omstændighederne Side 10

11 også i TED-databasen. Endvidere vil Garantifonden fremsende en herom til de deltagende tilbudsgivere, der har fremsendt kontaktoplysninger til Garantifonden: 15. december 2015 Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TEDdatabasen samt offentliggørelse af det fulde udbudsmateriale på Garantifondens hjemmeside 26. januar 2016 Vejledende frist for fremsendelse af spørgsmål 3. februar 2016 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål/svar 9. februar 2016, kl Frist for modtagelse af tilbud Februar/marts Evaluering af tilbud 15. marts 2016 Bestyrelsesmøde i Garantifonden med forventet tildeling Ultimo marts 2016 Medio april April Tildelingsbeslutning forventes udsendt til alle deltagende tilbudsgivere pr. Stand still forventes at udløbe Rammeaftalen forventes underskrevet 1. december 2016 Rammeaftalen træder i kraft Med henblik på tildeling og efterfølgende indgåelse af rammeaftale modtager alle deltagende tilbudsgivere samtidigt meddelelse om, hvilke(n) tilbudsgiver(e) Garantifonden har valgt, og rammeaftalen vil efter udløbet af stand still perioden således blive underskrevet. For god ordens skyld gør Garantifonden opmærksom på, at udbuddet ikke anses for afsluttet før aftalen er underskrevet af Garantifonden, og meddelelse om tildeling er således ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med den/de valgte tilbudsgiver(e). Garantifonden har i overensstemmelse med udbudsreglerne ret til at annullere forhandlingsudbuddet, og evt. gennemføre et nyt udbud. Side 11

12 7. BILAG Som en del af disse forhandlingsudbudsbetingelser er vedlagt følgende bilag: Bilag 1 Udbudsbekendtgørelsen afsendt den 15. december 2015 Bilag 2 Lovbekendtgørelse nr. 419 af 1. maj 2007 om med ændringer Bilag 3 Vedtægter for Bilag 4 Årsrapport for 2014 for Bilag 5 Procesbeskrivelse og kravspecifikation Bilag 6 Udkast til rammeaftale Bilag 7 Tjekliste Bilag 8 Skabelon til tro- og loveerklæring Bilag 9 Tilbudsbilag med angivelse af medarbejdere Side 12