Bilag: Beskrivelse af forretningsgange og kontroller for Lønsystemet

Transkript

1 Bilag: Beskrivelse af forretningsgange og kontroller for Lønsystemet 1. Beskrivelse Kommunedataløn har til formål at lette beregningen og udbetalingen af lønninger og tjenestemandspensioner til kommunes ansatte i henhold til lov om beregning af AM-bidrag, SKAT, ATP, AER, AKUT samt pensionsandele. Kommunedataløn består af to basissystemer KLP Løn (CICS) som anvendes til tjenestemandspensionister og OPUS Personale (P02 ERP), som anvendes til alle øvrige lønninger. OPUS Personale henter oplysninger i dele af KLP Løn, såsom satsregister og tidsadministration. Til basissystemerne er der knyttet delsystemer til at lette afregninger m.v. Ringsted Kommune bruger følgende delsystemer: KMD-udbetaling indeholder afregning af løn, pensioner, kontingenter, og feriepenge m.v.. Vagtplanmodulet er et planlægningsværktøj som bruges af Voksen- og Seniorområdets plejeenheder, MadhuZ et Zahlesvej, Træningsfunktionen og døgninstitutionen Bo- og Service Centret, Bengerds Alle. Vagtplan forenkler planlægningsarbejdet og letter det daglige arbejde med registrering af afvigelser i forhold til planlægningsgrundlaget. Vagtplan sender oplysning om løn/tillæg, ferie, sygdom, tjenestefrihed m.v. til KMD OPUS Personale via Tidsadministration. Til lønadministrationen anvendes følgende målsystemer: PPX KMD OPUS Rollebaseret Indgang P02 ERP (Entreprise Ressource Planning), som er det system der integrerer alle organisationens informationer OPUS Personale CICS KLP Kommunedata Løn og Personle 2. Datasikkerhed 2.1 Hvem kan autorisere andre til systemerne Brugeradministrationen i IT- og Indkøbsstab ved maxi-sikkerhedsadministratorer Lisbeth Pedersen og Pia Knudsen, som ud fra et rollekoncept og forretningsrollekatalog for Ringsted Kommune, styrer de enkelte autorisationer der understøtter opgaver på Løn- og personalestyring, økonomi, budget og rapportering m.v. Brugerne tildeles en eller flere forretningsroller, og opnår derved systemadgang ved at være rolleindehaver. En forretningsrolle er tilknyttet rettigheder, som styrer de reelle autorisationer. HR-stabs mini-sikkerhedsadministratorer er: Karen Rasmussen og Margit Lundgård Krøll, som kan tildele brugere nyt password eller låse brugere op via KMD OPUS Brugerstyring i Rollebaseret Indgang. 1

2 2.2 Systemroller Rollekoncept og forretningsrollekatalog for Ringsted Kommune understøtter følgende: KMD OPUS Personale - Organisationsstyring - Vis resultat - Dan lønseddel - Engangsydelser - Aftaler - Decentral ansættelse - Fravær - KMD Fiktiv pensionsberegning - Personaleregistrering - Decentral ansættelse E-rekruttering (implementeres senere) - Korrespondance KMD OPUS Økonomi - Økonomisk styring - Budget - Forhandling - KMD OPUS kontoplan - KMD OPUS Debitor 2.3 Forretningsroller i HR-stab. Til medarbejdere i HR-stab anvendes følgende fagområde forretningsroller: - Central lønmedarbejder - Central HR-medarbejder - Decentral økonomimedarbejder Og derudover er der oprettet følgende specielle forretningsroller til særlige funktioner indenfor løn- og personaleområdet: - Administrator lønberegning opsætning af Brugermodul - Administrator lønberegning sagsbehandler - Administrator E-indkomst - Administrator Personaleregistrering - Administrator Korrespondance - Specialist Maxi KMD OPUS Overblik, vidensområde Fravær, Løn og Personale (L&P) og Løn og Økonomi (LOK). Fagområderollen Central Lønmedarbejder og Decentral økonomimedarbejder er tildelt alle løn- og personalemedarbejdere i HR-stab, mens fagområderollen HR-medarbejder er tildelt HR-konsulenterne. 2.4 Administratorer med specielle forretningsroller i HR-stab Administrator for lønberegning og opsætning af Brugermodul er central lønmedarbejder: 2

3 Finn Hansen og Henrik Blond-Sørensen. Administrator for E-indkomst er central lønmedarbejder: Gurli Nielsen og Mai Jensen. Administrator for Personaleregistrering er central lønmedarbejder: Margit L. Krøll og Henrik Blond-Sørensen. Administrator for Korrespondance er central lønmedarbejder: Lizette Toft, Henrik Blond-Sørensen og Gurli Nielsen. 2.5 Tværfaglige forretningsroller Herudover har såvel centrale og decentrale brugere adgang til forespørgsel/vis på medarbejder- og løndata samt indberetningsadgang til fraværsoplysninger via forretningsrollerne: - Leder - Stedfortræder - Ekstern revision 3. Forretningsgang for lønindberetning Ud over Kommunedatas vejledninger for OPUS Personale foreligger følgende forretningsgange: Indberetning til Kommunedata lønsystemet: Som grundlag for indberetning til Kommunedataløn skal der foreligge skriftlig dokumentation i form af ansættelsesbrev, medarbejderoplysningsblanket, lønforhandlingsblanket/ referat, indberetningslister, anciennitetskort eller lign. Dokumentation kan også være i form af s indeholdende relevante ændringsoplysninger. Dokumentationsmaterialet journaliseres decentral af institutionen/afdelingen i Acadre personalesagen, og der gives besked til lønsagsbehandleren om tildeling af dokumentansvar. Indberetningsgrundlaget påtegnes af lønsagsbehandleren og indberetningen sker via OPUS Personale. Indberetningsmateriale samles for hver lønproduktion hos den enkelte lønsagsbehandler, og opbevares i 5 år. Samtidig hermed sender lederen meddelelse til Brugeradministrationen i IT- og Indkøbsstaben, om hvilke forretningsroller der skal tildeles den enkelte medarbejder efter oprettelsen i OPUS Personale (Infotype 0105) som IT-bruger. 3

4 4. Kontroller 4.1 Sagskontrol Der foretages kontrol af samtlige indberetninger af stamdata, ligesom der laves stikprøve kontrol af engangsindberetninger. Endvidere gennemgås meddelelseslisten i OPUS Personale (ZHR_MEDDELELSER - KMD Opus Personale - Afregning -> Meddelelser). Hver 3. måned i månederne marts, juni, september og december foretages en fuldstændig kontrol af 2 nyansatte medarbejdere pr. lønsagsbehandler. Kontrollen foretages af en kollega i HR-stab. Der føres logbog over stikprøvekontrollernes omfang, kontrolpunkter og resultat. (H:\Alle\Kontrol_løn\LOGBOG\Logbog for LP.xls) Disse lister sættes forrest i månedens lønmateriale. 4.2 Dokumentationskontrol For at sikre at en person ikke fejlagtigt optages i lønsystemet og dermed fejlagtigt får udbetalt penge ved hver produktionskørsel foretages følgende kontroller: Via rollen Mit personale i KMD Rollebaseret Indgang kan lederen eller dennes stedfortræder kontrollere, at der ikke figurerer andre medarbejdere i teamoversigten, end de personer som er kendt af institutionen/afdelingen. Via KMD Rollebaseret Indgang Min økonomi foretager lederen eller dennes stedfortræder løbende kontrol med driftsudgifterne for afdelingen/institutionen, og herunder lønudgifterne pr medarbejder. Kommunens chefer og ledere har ansvar for at kontrollere, om der på rapporterne med afdelingens/institutionens løndetaljer figurerer personer, som ikke er kendte af den budgetansvarlige, eller der i øvrigt er bemærkelsesværdige forhold, der skal gives tilbagemelding om til brugeradministrationen og eller lønsagsbehandleren. 4.3 Kontrol af egne medarbejderes data Margit Lundgård Krøll kontrollerer mindst en gang om året samtlige HR-stabens medarbejderes lønninger for rigtigheden af indberettede løndata. Kontrollen indføres ligeledes i logbogen. (H:\Alle\Kontrol_løn\LOGBOG\Logbog for LP.xls) 5. Afstemning af mellemregningskonti Mellemregningskonti vedrørende afregninger via KMD Udbetling, manuelt eller PBS: - Udbetling nettoløn Nettoløn KMD udbetling

5 - SKAT og AM-bidrag Ferie netto Ferie Pensionspræmier ATP-bidrag AER- og AES-bidrag AKUT- og UHT-bidrag Gruppelivspræmie Kontingenter og låneforeninger Refusioner Afstemning af mellemregningskonti sker løbende for hver kalendermåned jfr. vejledning til KMD OPUS Afstemning. 6. Logning Logningen sker i henhold til IT-sikkerhedsregulativet og Informationssikkerhedshåndbogen. It-afdelingen er ansvarlig for at udføre stikprøvekontrol for logon til kommunens netværk og af brugernes anvendelse af adgange til KMD. It-afdelingen skal årligt iværksætte 4 interne benyttelseskontroller for medarbejdernes anvendelse af KMD's fælleskommunale systemer jf bilag 10 Intern kontrol og tilsyn. Der skal en gang årligt foretages kontrol af rigtigheden af data vedrørende medarbejdere, der har indberetningsadgang til systemer, hvori de selv er registreret. Alle brugere med Kommunedata adgang skal være opmærksomme på, at it-afdelingen foretager stikprøvekontrol på brugernes anvendelse af forbindelsen. Der skal foretages maskinel registrering (logning) af alle henvendelser af personoplysninger. Registreringen skal mindst indeholde oplysninger om tidspunkt, bruger, type af anvendelse og angivelse af person, de anvendte oplysninger vedrørte, eller det anvendte søgekriterium. For alle de fælleskommunale systemer, som Ringsted Kommune er tilsluttet hos KMD og CSC m.fl., vil der ske logning jvf. bekendtgørelsens bestemmelser. Det samme gælder fagsystemer, der drives inden for kommunens netværk (Hjemmepleje, skoler o.s.v.). Der henvises til bilag 10 - Intern kontrol og tilsyn. 1 Anvendelse, opbevaring og tilintetgørelse af uddata Datamateriale fra Kommunedata foreligger elektronisk, hentes og evt. printes efter behov af den enkelte sagsbehandler. 5.1 Arkivering Indberetningsmateriale og evt. uddata på papir opbevares i arkiv efter almindelig arkivregler (5 år). 5

6 Øvrigt løndatamateriale ligger tilgængeligt elektronisk i KMD OPUS Personale, KLP CICS, KMD Rollebaseret Indgang og Doc2archive. 5.2 Bortskaffelse/tilintetgørelse af uddata Efter anvendelse bortskaffes eller tilintetgøres alle udskrifter med personaleoplysninger (CPR.nr. mv.) i container til opbevaring af "fortroligt papir til makulering." Materialet afhentes en gang ugentligt og tilintetgøres efter sikkerhedsforskrifterne. 5.3 Sikkerhedskopiering Kommunedatas ansvar. 6. Ajourføring Nærværende bilag ajourføres efter behov. Dog gennemgås det af min. 2 medarbejdere i HR-stab en gang årligt. Ajourført bilag sendes til Økonomi-stab til orientering og videre foranstaltning. 6