Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Mandag den 24. februar 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 12:30-15:30 Medlemmer: Holger Spangsberg Karen Heebøll Vibeke Kinch Side 1

2 Indholdsfortegnelse 23 Status på budgetlægningen Orientering om analyse af administrative udgifter Fremtidig opfølgning på Økonomiudvalgsmøder Optimering af administrative processer HR redegørelse Planlægning af lederforumsmøder Føtexbygningen og evt. anvendelse af denne Kommunikation Forberedelse af HMU-seminar Emner til behandling på kommende direktionsmøder Eventuelt...14 Side 2

3 23 Status på budgetlægningen Sagsnr.:14/2088 Budgetprocessen har været drøftet med borgmesteren på 2 møder i uge 8. På direktionsmødet vil der blive givet en orientering om drøftelserne, herunder den videre budgetlægning. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Ingen. Økonomi indstiller, at den videre budgetlægning drøftes. Bilag: Drøftet. Side 3

4 24 Orientering om analyse af administrative udgifter Vibeke og Tommy orienterer om status i sagen. Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - VS: Administrationsanlayse - Projektbeskrivelse analyse af administrative udgifter.docx Vibeke og Tommy orienterede om, at der indhentes tilbud fra KORA. Tilbuddet er to-delt, et på en kvantitativ analyse og et på en kvalitativ analyse. Det kan overvejes om der skal undersøges på andet end stillinger/løn, fx it-udgifter. Side 4

5 25 Fremtidig opfølgning på Økonomiudvalgsmøder Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse. Der er brug for at få formaliseret opfølgningen efter Økonomiudvalget. Direktionen mødes ca. ½ time efter hvert møde. Side 5

6 26 Optimering af administrative processer Fra C-Value er modtaget følgende henvendelse: Til Kommunaldirektør Vibeke Byriel Kinch, Den nye kommunale reform tilskriver øget effektivisering i kommunerne. Det resulterer i stigende krav til kommunerne, hvilket betyder naturligt pres på de enkelte afdelinger. Ofte ses det at effektivisering er lig med afskedigelser og nedlæggelse af arbejdspladser. Det resulterer i dårligere service. Presset på regionerne giver ligeledes dårligere arbejdsklima og stress for medarbejderne. Vi kan hjælpe jer med ovenstående, uden at det behøver at medføre de negative listede konsekvenser. Vores effektiviseringstrænere har mange års erfaring, i både den offentlige og private sektor. Da vi har effektiviseret administrative processer, er vi er rustet til at hjælpe med de forestående udfordringer Vi har dokumenterede resultater fra kommunale opgaver, indenfor service, HR, IT, bogholderi og regnskab. Vi vil gerne præsentere udviklingsmulighederne på et møde Det vil være en fordel at følgende personer deltager: Direktør for teknik og miljø, Holger Spangsberg Kristiansen Direktør for pleje, sundhed og arbejdsmarked, Karen Heebøll Vi ser frem til at hjælpe jer med jeres udfordringer. Kommunaldirektøren indstiller henvendelsen til drøftelse. Bilag: Åben - VS: Optimering af administrative processer - Presset på budgetterne.pdf Der foretages ikke yderligere i sagen. Side 6

7 27 HR redegørelse Sagsnr.:14/1302 Sagen afgøres i: Direktion Status: Ledersiden: I det nye BI i KMD OPUS kommer der statistikker vedr. nøgletal på HR området. HMU I dag udarbejder HR en årlig arbejdsmiljøredegørelse, der drøftes i HMU. Endvidere er der på hvert HMU møde bilagt sygefraværsstatistik for det seneste kvartal. Det er under orienteringspunkter og drøftes ikke (af tidsmæssige grunde). HMU får også 1 gang årligt en oversigt over det rummelige arbejdsmarked. Ligestillingsredegørelsen er lovpligtig og laves en gang hvert andet år. Det politiske system Byrådet vil i lighed med lederne have adgang til BI i KMD OPUS og der få oversigt over nøgletal. Ligestillingsredegørelsen er lovpligtig og godkendes i Byrådet hvert andet år. Fremadrettet. Hvis Fredericia Kommune skal have noget ud af alle de data vi har og kunne agere strategisk på det, skal vi lave nogle tværgående eller dybdegående analyser og træffe beslutning på grundlag heraf. Eksempel 1: Vi kan se, at der er en markant forøget risiko for at komme ud for en arbejdsskade i det første år man er ansat. Ved at kigge alle disse sager igennem for 1 2 år, vil man evt. kunne se et mønster heri og på den baggrund agere, således at den fremtidige skadesrisiko nedsættes, til gavn for medarbejderen og kommunekassen. Eksempel 2: Fredericia Kommune har ca. 150 elever ansat hvert år. En del af disse er voksenelever (25 år ved start). De koster ca kr. mere pr. elev i lønudgift. Det kunne være interessant at se, om vokseneleverne har en bedre gennemførelsesprocent end de unge elever, og hvem vi ansætter efter elevtid. På baggrund heraf kunne der strategisk satses mere på den bedste gruppe. Eksempel 3: Er der nogle sammenhænge i 3 i 1, hvis vi krydser 3 i 1 med sygefravær, personaleomsætning, arbejdsskader og brugertilfredshed ( hvor vi har disse). Hvis der er sammenhænge, kan vi agere strategisk. Side 7

8 Eksempel 4: Lave benchmark med andre kommuner i forhold til fx sygefravær, så vi kan se, hvor Fredericia Kommune befinder sig og lære af de bedste. Ovenstående 4 eksempler er temaer, der kunne analyseres i dybden/på tværs. En HR Redegørelse i Fredericia Kommune bør være et relativt kort dokument ( 25 sider) med de relevante data fra BI og analyser som ovenfor anført. Den bør suppleres med historier fra organisationen om arbejdspladser, der har raget op og sprængt rammer samt historier om tværgående tiltag begge dele gerne de små historier eller hvad der nu er temaet. HR Redegørelsen foreslås først præsenteret for Lederforum, dernæst HMU og endelig i Byrådet. Økonomiske konsekvenser: Der vil skulle bruges ressourcer i HR, men analyserne vil vi lave alligevel, og den viden vi får, også ved de strategiske drøftelser i fx Lederforum, vil modsvare merforbruget Vurdering: HR Fredericia indstiller, at direktionen drøfter hvorvidt der skal indføres HR redegørelser, til drøftelse i Lederforum, HMU og det politiske system (Økonomiudvalget og Byrådet) Bilag: Ingen Direktionen besluttede at bede HR om et oplæg til, hvordan en sådan redegørelse konkret kan udformes. Der skal være fokus på at udvælge de mest væsentlige områder i forhold til målgruppen. Side 8

9 28 Planlægning af lederforumsmøder Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse Økonomi vil være et gennemgående tema. Fremtidige møder kan også indeholde punkter om de emner som optager de forskellige fagområder. Oplæg herom skal være diskussionsoplæg og ikke kun orientering. Andre tværgående emner kan være AKF, Bosætningsstrategi og Uddannelse. Liste med emner udarbejdes til næste møde. Lene samler op på tidligere indmeldte emner. Side 9

10 29 Føtexbygningen og evt. anvendelse af denne Sagen afgøres i: Direktion Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse Ejendomscenteret skal undersøge konkrete forslag. Holger aftaler det konkrete med Tage. Side 10

11 30 Kommunikation Ingen Kommunaldirektøren indstiller emner til drøftelse. Drøftet. Der er behov for drøftelser af prioriteringer. Karen drøfter indholdet af temamødet den 25. marts 2014 med Byrådet om kommunikation med borgmesteren. Vibeke taler med borgmesteren om dennes behov for assistance på kommunikationsområdet. Side 11

12 31 Forberedelse af HMU-seminar Ingen Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Bilag: Drøftet. De to hovedemner er den nye MED-aftale og budget-processen. Side 12

13 32 Emner til behandling på kommende direktionsmøder - Fremtidens Viden & Innovation Fagafdelingen indstiller - Budgetproces - Ansættelsesproces i forbindelse ansættelse af en ny kommunaldirektør - Udbud af praktisk bistand? - Kommunikation - Proces på sundhedshus - Visionsproces Side 13

14 33 Eventuelt Fagafdelingen indstiller Overvejelser om fremtidig organisering. Side 14

15 Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Holger Spangsberg