Det tættere samarbejde mellem centralbibliotekerne indbyrdes og med Kulturstyrelsen betød i 2012 en række koordinerede udviklingsinitiativer.

Transkript

1 Beretning 2012 Generelt Det tættere samarbejde mellem centralbibliotekerne indbyrdes og med Kulturstyrelsen betød i 2012 en række koordinerede udviklingsinitiativer. Centralbibliotekernes chefer og udviklingschefer mødtes 2 gange og arbejdede sammen om at definere strategiske indsatsområder og elementer til en fremtidig kontrakt. Som bekendt har konsortiet: Palles Gavebod hjemsted i Vejle og bibliotekets fokus på området har betydet et særligt fokus på målgruppen også i de aktiviteter, der er blevet afviklet i området. Dette har også givet anledning til kommentarer i tilfredshedsmålingen fra et par biblioteker. Ét bibliotek synes det har været for meget - et andet for lidt. I konsortiet er der ikke tvivl om, at det er afgørende for børnenes brug af sitet, at bibliotekerne og børnebibliotekarerne kender sitet godt og anvender det aktivt i deres dagligdag. Konsortiet ser frem til en afklaring ift. sitets fremtid i DDB sammenhæng. Et andet indsatsområde, som Vejle Bibliotekerne har prioriteret gennem årene, er litteraturformidling. I organisationen arbejder dygtige bibliotekarer, der har bragt deres kompetencer i spil både lokalt, regionalt og nationalt. Der har således været afholdt mange kurser, der understøtter bibliotekernes formidling. Denne indsats har betydet, at Litteratursiden har valgt at ansætte én af Vejle Bibliotekernes medarbejdere, Tina Brødsgaard Andersen, som redaktør fra d Redaktøren har fortsat sin primære arbejdsplads i Vejle i Team Fiktion, der også fortsat deltager aktivt i Litteratursidens arbejde. Tilfredshedsmålingen for 2012 vurderer vi tilfredsstillende 1. I forhold til de generelle vurderinger er tilfredsheden gået frem. På Materialeoverbygningsområdet er 5 biblioteker meget tilfredse mod 4 i 2011, de øvrige er tilfredse. I vurderingen af bibliotekets indsats på samordningsområdet er 3 biblioteker meget tilfredse, mod 2 i 2011, 6 biblioteker er tilfredse, mod 5 i 2011 og kun 2 biblioteker er i nogen grad tilfredse mod 5 i Den regionale kørselsordning baseret på en aftale med en lokal vognmand stoppede med udgangen af Ordningen havde fungeret til alle bibliotekers store tilfredshed med høj grad af fleksibilitet og god mulighed for at tilkøbe nye/supplerende ydelser. Vejle Bibliotekerne valgte trods dette at deltage i det nationale udbud og samarbejder konstruktivt med den nye leverandør. Der er dog ingen tvivl om, at der har været udfordringer i forbindelse med leverandørskiftet, hvilket vi må forvente vil vise sig i forbindelse med næste års tilfredshedsmåling. 2. Generelle opgaver 2.1 Materialeoverbygning Overskuddet på CB-virksomheden er efter aftale blevet anvendt på materialeoverbygningen. Der blev indkøbt 9247 enheder fordelt på bøger, musik CD-ere, film osv., samt enkelte licenser. Samarbejdet om koordineret indkøb af udenlandsk materiale til centralbibliotekerne ønskede centralbibliotekarerne intensiveret og en analyse af mulighederne for at indkøbe alt udenlandsk materialer i fællesskab blev iværksat. Interurbanudlånet er i 2012 faldet fra til , et fald på knapt 4%. Faldet i udlånet er meget markant på CD-området, fra i 2011 til i 2012, godt 14%, hvilket antalsmæssigt stort set svarer til faldet i reelle tal. Der er ikke tvivl om, at de elektroniske musiktilbud er ved at indhente de fysiske. 1 I 2012 har Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig ikke deltaget. 1

2 Der er i efteråret 2012 blevet iværksat en analyse af arbejdsgange og processer i forbindelse med ekspedition og på pladssætning af materialer. Dette har betydet mere effektive arbejdsgange, som ikke i 2012 nåede at slå virkeligt igennem, men det har vi forventningen om vil ske i 2013, hvor også ibrugtagningen af en sorteringsrobot ved årsskiftet 2012/2013 også vil effektivisere processerne. Problemer i forhold til EU-udbuddet i 2012 har betydet forsinkelser i forhold til overgangen til Behold+ -systemet på flere områder. Vejle Bibliotekerne fik i 2012/13 en anlægsbevilling til indkøb af nye udlånsautomater, og den tidligere nævnte afleveringsrobot. Det betød, at biblioteket nu havde mulighed for at overgå til chip-teknologi, som adskillige af områdets biblioteker havde efterlyst gennem flere år. Hele chippe-processen krævede meget forberedelse, planlægning og ikke mindst intensivt arbejde, bl.a. fordi biblioteket skulle fastholde de almindelige åbningstider, hvor samlingerne var tilgængelige. Alle medarbejdere deltog i arbejdet, som blev gennemført i foråret i filialerne og i efteråret på hovedbiblioteket. I forbindelse med afrapporteringen er CB-delen af denne proces blevet udregnet således: ¼ af planlægningsprocessen og ¼ af antallet af enheder chippet. Lønnen er beregnet som gennemsnittet af assistent- og bibliotekarlønningerne. 2.2 Samordning og rådgivning Området er i 2012 budgetmæssigt blevet nedtonet og en skarpere afgrænsning ift. kompetenceudvikling har været prioriteret. Det har dog pga. mange tværgående opgaver i 2012 ikke været muligt at holde budgettet på området, hvilket kan ses i regnskabet. De to helt store samordningsopgaver i 2012 har været Nyt fælles bibliotekssystem, hvor Lilli Mortensen her fra har deltaget i arbejdet i Advisory Board og forberedelserne af Danskernes Digitale Bibliotek. Vejle Bibliotekerne har fulgt udviklingen tæt og har sikret, at vidensniveauet og dermed beslutningsgrundlaget for bibliotekerne i området har været højt. Hele materialeområdet kom under lup i Gode erfaringer fra det koordinerede materialevalg betød, at centralbibliotekarerne nedsatte en arbejdsgruppe, der fik til opgave at vurdere om materialevalget for alt det udenlandske materiale kunne koordineres og ske i fællesskab. Rapporten blev færdig i foråret Forberedelsen af den Nationale Benchmarking/Brugertilfredshedsundersøgelse i 2013 startede sidste år, og i år deltog otte biblioteker fra området mod seks i Det EU-udbud på alle materialetyper, der blev gennemført i 2010, blev fulgt nøje i Det viste sig desværre, at leverandøren til flere af medierne alligevel ikke kunne leve op til aftalerne, hvilket har betydet ekstra arbejde med dokumentation og forligsforhandlinger. Udbuddet på tre områder måtte gå om og nyt udbud blev gennemført i foråret Den faglige rådgivning har på de traditionelle områder næsten haft det samme niveau som tidligere. Dog kan vi se, at henvendelserne til børnebiblioteket vedr. Palles Gavebod er faldet, mens der fortsat er et stort behov for rådgivning i forhold til netmedier, tablets og andre mobile enheder. I 2012 har vi ansat en egentlig udviklingskonsulent, Stefan Nüchel, der blev introduceret til og nu indgår i CBarbejdet, bl.a på ledermøderne. Stefan Nüchel står til rådighed for områdets biblioteker. Regnskabsmæssigt har vi i 2012 opdelt arbejdet med tekstlicenser i rådgivning og kompetenceudvikling, hvilket kan ses i bilagene. Projektet: Formidling af digitaliseret kulturarv er blevet forsinket og indskrænket til et mindre projekt pga. krav til registreringsformer og dataflow. Det har været prioriteret at migrere data fra Historisk Atlas og Danske Billeder ind i Brønden, og der indgår forsøg med data fra Arkibas og Regin. Projektet afsluttes i juni Der planlægges en temadag i efteråret

3 2.3 Kompetenceudvikling Temaerne for kompetenceudvikling i området er i lighed med de forrige år blevet fastlagt i samarbejde med vores CB-sparringsgruppe, hvor ledere fra Aabenraa, Esbjerg og Fredericia deltager. Som noget nyt arrangeredes en reflektionsmorgen med Vincent Hendricks, hvor 98 medarbejdere fra området deltog. Umiddelbart herefter blev afholdt Projektbørs, hvor bibliotekerne fra området præsenterede deres projekter og inspirerede hinanden, også til et tættere samarbejde. Centralbibliotekerne investerede i 2012 i videokonference udstyr og har siden brugt udstyret flittigt. Specielt centralbibliotekarerne har stor fornøjelse af denne mulighed. I en travl hverdag er rejsetid til møder ofte en hindring for mødedeltagelse. På licensområdet gennemførte vi i området: Har du husket din licens? kampagnen i efteråret. I alt 320 medarbejdere fra bibliotekerne deltog. Temaet for det årlige døgnseminar for bibliotekslederne var: Strategier for Danskernes Digitale Bibliotek nationalt - regionalt lokalt. I løbet af det døgn blev der udviklet målrettede strategier, der tog afsæt i de interessenter, som bibliotekerne havde brug for at fortælle/overbevise om, hvorfor en tilslutning til DDB er vigtig. Efterårets ledermøder bød på en præsentation af Magion, det nye bibliotek i Grindsted og oplæg om Benchmarkingundersøgelsen 2013, CB-virksomheden i fremtiden og BibZoom. Endelig var arbejdet med udbuddet af et nationalt bibliotekssystem emnet på ledermøder både forår og efterår. Koordinering af kompetenceudvikling i CB-regi 2012 Juni 2013/Judith Benz Therkelsen/Tovholder for Netværksområde 4. Centralbibliotekerne i Ålborg, Herning, Vejle, Odense, Roskilde og Gentofte har i 2012 i samarbejde varetaget koordinationen af initiativer i de seks netværk for kompetenceudvikling. Det nationale indsatsområde aftales med Kulturstyrelsen og centralbibliotekarerne én gang om året. Professionel udvikling i det nye bibliotek Det nationale hovedindsatsområde for kompetenceudvikling i 2012 var "Procesfacilitator". Valget af indsatsområde havde sit udgangspunkt i visionsrapporten "Folkebibliotekerne i videnssamfundet". Vi valgte at lave et forløb over flere dage for to parallelle hold - et vest-hold og et øst-hold. Hvert hold mødtes i alt fem gange - det første møde var et internat for at sætte gang i netværksdannelsen. Den sidste kursusdag deltog deltagernes ledere, for at de kunne se, hvad deres medarbejdere havde lært. Alle deltagere medbragte en aktuel udfordring fra eget bibliotek, som de arbejdede med både på kursusdagene og derhjemme mellem kursusdagene. Undervisningen bestod af at arbejde med procesmetoder, procesledelse og afprøvning af forskellige procesredskaber - så vidt muligt i forhold til egen udfordring. Tilfredshedsmålingen af uddannelsesforløbet var positiv - 3,9 på skala 1-5. Kurset blev gennemført af det eksterne firma PROCESFACILITATOR efter oplæg fra tovholdergruppen. Firmaet vandt udbuddet på afviklingen af forløbet. Der var 48 pladser i alt på de to kurser. I Vejles CB-område var der 8 deltagere fra 7 forskellige biblioteker. Kontaktpersoner til den digitale borger Den 4. oktober 2012 afholdt vi årets landsmøde for de digitale kontaktpersoner. Dagen foregik i Vejle. Som tidligere havde dagen igen et bredere perspektiv end borger.dk. Der var oplæg om "Den digitale kløft" ved professor Birgit Jæger, RUC og en fremlæggelse af de endelige resultater fra NIRAS undersøgelsen om de IT-fremmede ved antropolog Gertrud Øllgaard. KL holdt oplæg om den nye digitale post-lov og Digitaliseringsstyrelsen fortalte om borger.dk s nye personas, den nye version af borger.dk og sidste nyt om Bølgeplanen og Hjælpeplanen. 80 personer fra hele landet var tilmeldt dagen - heraf 12 fra Vejles CB-område. Der har ikke været afholdt lokale møder i netværk 4. 3

4 Opfølgning på Professionel udvikling I starten af februar havde vi indkaldt til opfølgning for dem der i 2011 var i gennem forløbet "Professionel Udvikling " - mødet blev aflyst pga. for få tilmeldte. Derimod var der god respons på en opfølgningsdag med fokus på videreformidling med Line Sander i maj måned. Dagen blev afholdt to gange - en dag i Vejle for jyder og fynboer og en dag i Roskilde for sjællændere. I Vejle var der 41 deltagere - heraf de 10 fra Vejles CB-område. Tovholdergruppen I løbet af 2012 har Tovholdergruppen afholdt 6 møder. Medlemmer af tovholdergruppen har desuden deltaget i en række eksterne møder for at koordinere aktiviteter og udmønte Kulturstyrelsens samarbejdsaftaler med LÆR MERE og borger.dk. Det gælder møder i LÆR MERE-følgegruppen (4 stk), i Kontaktudvalget for den digitale borger og med borger.dk i forbindelse med planlægningen af det Digitale Landsmøde. I løbet af 2012 er samarbejdet omkring regional kompetenceudvikling vokset. Flere centralbiblioteker har "byttet" arrangementer, udviklet tiltag i fællesskab - f.eks. Årets Musik og brugt hinanden som sparringspartnere i forhold til egne temadage. Et eksempel i Vejle er afholdelse af en temadag i efteråret om at være moderator indkøbt fra Ålborg. 2.4 Fælles digital kommunikation og formidling I 2012 har Vejle Bibliotekerne ajourført og beriget sin del af centralbibliotek.dk og bruger nu systematisk sitet. Tilfredsmålingen viser, at bibliotekernes tilfredshed med sitet er svagt stigende. Det samme er brugen af sitet, og vi mener årsagen her til er, at vi som nævnt altid lægger alle møder og kursustilbud på sitet, og efterfølgende lægger præsentationer og referater dér. Da der ikke er budget til denne opgave er tidsforbruget opgjort i forbindelse med Samordning og rådgivning Regnskabsmæssige forklaringer Der er overalt brugt gennemsnitslønninger til beregning af lønomkostningerne. Gennemsnitslønningerne, der fremgår af bilag 1 er fremkommet på basis af udtræk fra det kommunale lønsystem. Tidsforbruget på de fleste aktiviteter er fremkommet ud fra gennemsnitsberegninger. Gennemsnittet er beregnet ved stikprøvevise optællinger i løbet af året. Tidsforbruget på møder og kurser er den faktiske tid til mødet suppleret med en omregningsfaktor for forberedelse og opfølgning (referatskrivning m.v.). Der er udarbejdet en Excel-fil med specifikation af timeforbrug m.v. på aktivitetsområderne, jf. bilag 2 og tilhørende underbilag. Specifikation af de afholdte kompetenceudviklingsforløb fremgår af bilag 2.3.A og B. Materialeindkøb til overbygningsfunktionen konteres løbende på særlige konti mærket CB. Der er oprettet CBunderkonti for alle de materialekategorier, der er omfattet af overbygningsfunktionen, jf. bilag 2.1.C. Der er ikke særskilt konto for klargøring til overbygningsfunktionen. Der er beregnet en gennemsnitspris pr. enhed på grundlag af de samlede klargøringsudgifter set i forhold til antallet af anskaffede enheder, jf. bilag 2.1.A. Udgiften til generel ledelse og administration er også i 2012 fastlagt til 1 mio. Det revisionspåtegnede regnskab foreligger endnu ikke, men vil blive fremsendt, når det modtages fra Vejle Kommunes revisor. 4

5 5

6 6

7 7