Trænger du til en software opdatering

Transkript

1 Trænger du til en software opdatering - Styring af projektforløbet - rådgiver/bygherre vinklen Allan Kjær - COWI 1

2 Præsentation af COWI Præsentation af COWI 6000 medarbejdere Aktiviteterne omfatter 120 lande over hele verden De arbejder med base i 20 datterselskaber og en række projekt- og udlandskontorer 50 pct. af omsætningen skabes uden for Skandinavien Natur Samfund Transport Bygninger Industri Forsyning 2

3 COWI's kontorer i Danmark Lyngby Esbjerg Holstebro Kolding Odense Silkeborg Svendborg Vejle Viborg Århus Aabenraa Aalborg 3

4 COWI - Industri 4

5 Agenda Styring af projektforløbet - rådgiver/bygherre vinklen Introduktion Kontrakt Udbudsmodeller Opportunity scan, Business process scan Stakeholders Prækvalifikation Kravsengineering - operationelle, funktionelle, ikke-funktionelle og kravs hierarki 5

6 Agenda Evalueringskriterier Udbudsdossier, Forhandling, Opdatering af udbudsdsossier Evaluering af endelige bud Kontraktforhandlinger Fælles design Tilsyn med engineering herunder pilot /prototyping sessions Installation Test og commissionering Garantiperiode med optimering Vedligehold 6

7 Introduktion Hvorfor lave et udbud i stedet for partnering eller andre former for samarbejdsaftaler? Fordi: For offentlige projekter kan man ikke undgå det pga. lovgivning På private projekter kan man godt lade være men risikoen er: Intet udbud og dermed intet grundlag for priskonkurrence Intet udbud og dermed risiko for beskyldninger om Nepotisme og vennetjenester Et udbud sikrer et transparent struktureret forløb som tager de forhold med der er nødvendige for succes 7

8 Kontrakt Skal bygherre selv have designansvar eller skal leverandør have designansvaret? Er der et betydeligt element af softwareudvikling eller er det primært konfiguration? Svar: Lille model Bygherre har designansvar og kun konfiguration Mellem Bygherre har designansvar og der er software udvikling Stor model Leverandør har både designansvar og der er softwareudvikling Værktøjskasse: Lille: Internationalt: FIDIC Green Book. DK: AB92 Mellem: Internationalt: FIDIC Red Book. DK: AB92 måske K02 Stor: Internationalt FIDIC Yellow Book. DK: ABT93 måske K02 8

9 Udbudsmodeller Foretag altid prækvalifikation Almindelig udbudsmodel: 90 % funktionsudbud, 10 % detailudbud, Lille omfang af bygherreleverancer, interfaces, ingen forhandling om muligheder og krav. Udvidet: Mere kompleks opgave. Derfor lav først en version af udbuddet, få tilbud, evaluer tilbud forhandle med de enkelte tilbudsgivere indtil alle uklare forhold er på plads. Opdater udbudsmateriale hvor alle krav bliver minimumskrav. Få tilbud ind igen osv. Andet: BOT (Build Operate Transfer) modeller. 9

10 Business Opportunities Problemstilling: En IT og Automationsopgave starter ofte fra et bestemt sted i en bygherre organisation. Derfor glemmer bygherre ofte at tænke på at en IT og Automationsløsning giver muligheder for andre i organisationen og derfor skal disse findes. Dette kaldes for mange forskellige ting: Bussiness opportunity scan Forandringsledelse Modernisering via IT IT og Automationsunderstøtning af forretningsprocesserne Men er i bund og grund et udtryk for at når man får mere IT og Automation så er der flere muligheder for at optimere en virksomhed. Nogen gange viser en mulighedsanalyse at det største udbytte af IT og Automationsprojektet ligger et andet sted i virksomheden end hos de oprindelige opdragsgivere og måske endda hos en anden part i en high value supply chain! 10

11 Stakeholders / Interessenter Interessent analyse Internt i bygherre organisation relateret til business opportunity scan Myndigheder Er der mulighed for at erstatte papir work flow med elektronisk? Supply Chain Er der leverandører eller kunder kunne få en fordel Tilbudsgivere Har en eller flere af de potentielle tilbudsgivere en roadmap for deres marked og it & Automationsplatform som gør at de får en fordel af projektet. Cerealia Vejle Produktionsorganisation (3.1) Cerealia Vejle IT driftsorganisation (3.2) Cerealia Vejle IT service partners (3.3) Nye systemer (3.11) Cerealia Mills (Malmø) (3.4) COWI (3.5) Eksisterende systemer (3.10) Ny Mølle Papirløs produktion Bühler (WinCoS) (3.6) 11 Movex (Intentia) (3.9) Operator (Operator Systems) (3.8) LabMaster (LabIT) (3.7)

12 Prækvalifikation Prækvalificer de leverandører som man tror på kan levere løsningen ud fra økonomi, service evner og sandsynligheden for at tilstedeværelse i markedet i mange år. Prækvalifikationskrav må IKKE gentages i selve udbuddet Prækvalificer ikke for mange (2-5 typisk). Hold øje med om der er en ide i at foranstalte samarbejdsrelationer mellem to tilbudsgivere (både en mulighed men også en risiko) 12

13 Kravsengineering Følgende kravstyper er relevante Operationelle krav Funktionelle krav Non-funktionelle krav Bemærk at hver kravstype har relation til forskellige steder i både bygherre og tilbudsgivers organisation. Populært sagt: Operationelle krav: Direktører Funktionelle krav: Operatører Non-funktionelle krav: Teknikere ADVARSEL: OFTE ER DER FRA BYGHERRES SIDE EN UBEVIDST KRAVS UBALANCE PGA. MANGLENDE OPPORTUNITY OG STAKEHOLDER ANALYSE. RÅDGIVER HAR HER EN VIGTIG ROLLE 13

14 Evalueringskriterier Typiske kriterier: 40 % Pris 30 % Teknisk løsning 30 % Projekt og vedligeholds udførelse 14

15 Evalueringskriterier - Teknisk Løsning Overholder Leverance Krav (Opfylder krav) Modenhed (grad af tilpasninger til platform og grundsoftware) Miljø og Arbejdsmiljø påvirkning Robusthed overfor eksterne påvirkninger Robusthed overfor stor fejl (strømudfald, brand, etc.) System Integration (nem versus vanskelig at integrere) System udvidelse, ændringer, fleksibilitet af opgraderinger og vedligehold System performance (svartider, produktvarianter, brugerflade, oppetid) System sikkerhed Vedligeholdsvenlig 15

16 Evalueringskriterier - Projekt og vedligeholds udførelse - 1 Tidsplan (robust, effektiv, fleksible, indlagt bygherre involvering, milestones) Projekt organisering og udførelse (samarbejde med bygherre og interessenter, beslutningsorienteret, god fordeling af kompetencer, nøgleressourcer) Vedligeholdsudførelse (realistisk tilgang, evne til at vedligeholde, økonomi) Uddannelse (samarbejde, dækkende, uafhængig af bygherre organisation, alle profiler er dækket, gode værktøjer, både engangstræning og opdatering) Migrering, installation, test og igangsætning (Minimering af interfaces, risiko for at lave fejl i eksisterende systemer, god migrering i alle projekt faser, test upfront hvor muligt, test simulatorer, system level test, stress test) 16

17 Evalueringskriterier - Projekt og vedligeholds udførelse 2 Sikkerhedsledelse, planlægning og processer (Sikkerhedsplan, kvalitetsplan, projektplan, vedligeholdsplan, risikoplan, projektinterfaces, design, test og igangsætnings processer, vedligeholdsprocesser) Udvikling af ikke standard funktionaliteter (matcher dette projektets kompleksitet) Fælles design (samarbejde mellem leverandører, samarbejde med bygherre, bedste løsning) System integration (System integrationssamarbejde og planlægning, data flow håndtering, System udvidelser og optioner (beskrivelse af håndtering af udvidelser og optioner) 17

18 Udbudsdossier, foreløbige forhandling, opdatering, endeligt dossier God struktur på udbudsmateriale (sammenhæng med kontrakt, god brug af spørgsmål og svar, klar kravsstruktur) Foreløbig Forhandling (udgangspunkt i evalueringskriterier og kravsopfyldelse, indsamling af ideer, mest fokus på teknik og projekt) Opdatering (foreløbig forhandlingsresultat indarbejdes, krav ændres fra ikke minimumskrav til minimumskrav) Endeligt dossier Tilbudsevaluering (udgangspunkt i evalueringskriterier og kravsopfyldelse, mest fokus på pris) 18

19 Kontraktforhandlinger Forbehold skal så vidt muligt væk. En metode er at lave addendums til udbudsmaterialet således at udbudsmaterialet tilpasses til den endelige leverandør. Pris skal såvidt muligt være fastpris, dog kan der være ydelser baseret på en timerate eller lignende Hvis omfang kan opdeles så sørg for at det er muligt at opsige kontrakt mellem to pakker. Dette giver en god fleksibilitet hvor f.eks. uforholdsmæssig mange ændringsordrer kan håndteres ved at indgå en ny kontrakt. Der skal være enhedspriser som kan danne udgangspunkt for ændringer i omfang. Materialepriser såsom kobber skal være aftalt på forhånd og skal kunne reguleres Kurser skal kunne reguleres 19

20 Fælles design Bygherre indsats Processer skal være beskrevet og interessenter været taget i ed Skal være korrekt bygget ind i udbudsmateriale Leverandør indsats Forberedt på at åbne op for følsomme emner (IPR Intellectual Property Rights) Parat til at samarbejde med parter som er konkurrenter på andre projekter' God til at råbe vagt i gevær overfor bygherren således at bygherre ledelse kan håndtere internt smøl Begge Bør indgå i styregruppe som er i stand til at håndtere kritiske situationer 20

21 Tilsyn med engineering herunder pilot /prototyping sessions Skaler tilsynet i henhold til udbuddets grundstruktur: Fokus på fælles engineering Fokus på bygherre foranledigede forsinkelser Fokus på leverandør bemanding og udskiftning af samme Fokus på tidsplaner, og kvalitetsomkostninger Fokus på prototyper og use cases. Lad være med at skyde med spredhagl men fokuser indsatsen der hvor skoen trykker (teknik og projekt interfaces, performance, økonomi, kompetencer og tid) Få et overblik og vedligehold det 21

22 Installation Udbuddet skal være struktureret således at der på forhånd er taget stilling til installationen Hold øje med kritiske elementer (stram økonomi og tidstyring, registrer tekniske risici) Lad standard elementer køre uden for meget tilsyn Del godkend installation Samlet godkendelse til sidst Mangelliste udarbejdes forholdsvist tidligt og vedligeholdes til efter sign off af installations leverandør(er) Fokus på change orders (hold omfang nede ved indsats både i bygherre og leverandør organisation, nice versus need to have) 22

23 Test og commissionering Test på fabrik hvor system fremstilles hvis muligt Type test Test manager værktøj Installations test Interface test Integrations test Performance test Betjeningstest Slut test Mangel liste 23

24 Garantiperiode med optimering Udvidet garanti på tre for servere og andre kritiske elementer Udskift servere og andre kritiske elementer efter garantiperiodes udløb Fokuser på operationelle krav og forsøg at optimere ved hjælp af de funktioner som de operationelle krav foranledigede Hæv kapacitet ved hjælp af system ren bundlinje Udvikle produktvarianter ved brug af system etabler en forståelse hos innovationsbærere for systemets muligheder hjælp med til at udnytte mulighederne Hav fokus på supply chain optimiseringer 24

25 Drift og vedligehold som SERVICE organiseres som en proces organisation. Den eksisterende hierarkiske organisation skal ændres men ikke fjernes Win win Vedligehold Fejl Proces Service desk El Mekanisk Proces IT Automation Port Ændrings proces Registrerings proces Problem proces Udnyt det der er indbygget om vedligehold i udbud Evaluer løbende på vedligeholdsindsatsen, udnyt muligheder for at afbryde/ændre vedligeholdssamarbejdet med leverandøren Overvej at opsplitte/sammenlægge vedligehold i forhold til andre dele af virksomheden/andre dele af supply chain Vær opmærksom på interne kritiske kompetencer Vær opmærksom på at udgåede komponenter også skal fjernes fra lager Optimer vedligehold løbende i henhold til standard, forebyggende og prediktive hensyn Andre processer Proces Mekanisk Service desk Elektrisk IT 25 Port og logistik på område Automation

26 Spørgsmål? Kort CV: Industri Elektriker Ingeniør - IT & Automation (BSc,MSc,PhD) Mange års erf aring f ra ansættelse i industri Mange års erfaring som rådgiver Allan P. Kjær Projektleder ITIL Foundation certif iceret apkj@cowi.dk 26