ÅRHUS KOMMUNES IT-STRATEGI

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNES IT-STRATEGI

2 Århus Kommunes IT-strategi Forfatter og udgiver Århus Kommune november 2007 Indhold 1 Forord 3 2 Resumé 4 3 IT- strategiens struktur 9 4 Ydre vilkår 10 5 Grundlag og strategi 11 6 Mål og handlinger 14 7 Resultater og kommunikation 26 8 Udmøntning af IT-strategien 27

3 1 FORORD IT-strategien for fastlægger Byrådets vision, mål og indsatsområder for arbejdet på IT-området i Århus Kommune. Formålet med IT-strategi er at forbedre Århus Kommunes forudsætninger for at udnytte de teknologiske muligheder og at sikre en bedre udnyttelse af teknologien. Strategien skal sikre, at beslutninger om IT-anvendelsen baseres på et solidt og oplyst grundlag, en klar erkendelse af den ønskede udvikling og velovervejede principper. IT-strategien indgår som et naturligt element i Kommunens effektivitets-, service- og kvalitetsarbejde, og er derfor koordineret med Århus Kommunes øvrige strategier for udvikling; herunder med Århus Kommunes Service- og Kvalitetsstrategi for IT-strategien er udformet i et samarbejde mellem Borgmesterens Afdeling og øvrige magistrats afdelinger i andet halvår Den er godkendt af Byrådet d. 12. september Århus Kommunes IT-strategi

4 2 RESUMÉ Staten forventes i større udstrækning via lovgiv ning at styre Kommunernes IT-udvikling. Århus Kommune vil være en aktiv medspiller i den sammenhæng. Kommunen vil i samarbejde med den øvrige offentlige sektor høste effektiviseringsgevinsterne og arbejde for, at det bliver lettere at væ re borger og virksomhed i samspillet med den kommunale forvaltning. ITstrategien er et vigtigt element i den forbindelse. IT-strategien for fastlægger Byrådets vision, mål og indsatsområder for arbejdet på IT-området i Århus Kommune. Århus Kommunes vision for digital forvaltning er opbygget om tre temaer med hver sine delmål. Visionen sætter fokus på styrkelse af indsatsen i forhold til: I international målestok er Danmark i det absolutte førerfelt, når det gælder digital forvaltning, og Århus Kommune er godt med. Vi arbejder intensivt i disse år med at udvikle, indføre og anvende hjemmeside, elektronisk dokumenthåndtering og digital signatur. På systemsiden gøres en stor indsats for at få IT-systemer til at levere data til hinanden og for at udvikle fælles IT-løsninger. Der er imidlertid fortsat store muligheder, når det gælder effektivisering og forbedring af den offentlige service. Der vil i de kommende år være behov for nytænkning af den offentlige sektor som en samlet servicevirksomhed over for borgere og virksomheder. 1 Borgere og virksomheder 2 Folkestyret 3 Den kommunale forvaltning Af tabellen til højre fremgår Århus Kommunes vision og mål for den digitale indsats i forhold til borgere og virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning. Århus Kommune har for perioden fastlagt mål og handlinger for seks indsatsområder: 1 Digitale services til borgere og virksomheder, folke styret og den kommunale forvaltning. 2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen. 3 Ledelse og kompetencer. 4 Organisering og videndeling. 5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed. 6 IT-drift og indkøb. 4 Århus Kommunes IT-strategi

5 Århus Kommunes vision for den digitale indsats Borgere og virksomheder Kommunens borgere og virksom he der skal tilbydes adgang til at an vende brugervenlige og effektive IT-systemer, som tilgodeser deres behov i forbindelse med informationssøgning, informationsudveksling og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune. De digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes uafhængigt af tid og sted. Folkestyret Århus Kommune vil være kendeteg net ved åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen. Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske rettig heder herunder at søge indsigt i egne sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse/-dialog. Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og kommunikationsformer i kontakten med Kommunen. Den kommunale forvaltning Århus Kommune vil udnytte de for dele, der opstår, når man over en bred front anvender IT internt i Kom munen og i forhold til borgere og virksomheder. Den kommunale forvaltning og institutioner herunder skal i alle relevante tilfælde være understøttet af digitale støtteprocesser. Kommunen vil i videst mulig udstrækning benytte sig af elektronisk data-/dokumenthåndtering samt af elektroniske arkiver. Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integrerede. Data og funktionalitet skal genbruges fra system til system. Århus Kommune vil tilbyde borgere og virksomheder: 1 En hjemmeside, hvor alle væsentlige borger- og virksomhedsrelaterede informationer er gjort tilgængelige. 2 Min side En personlig side på hjemmesiden med adgang til generelle informationer, geografi ske informationssystemer, konkret sagsinformation samt mulighed for digital selvbetjening. 3 Interaktive digitale kommunikationsmuligheder mellem borger og Kommune ved hjælp af relevante teknologier. 4 Alle henvendelser og data til og fra borgere, virksomheder og andre myndigheder kan sendes fortroligt og med digital signatur. 5 IT-løsninger der medvirker til at lette tilværelsen for handicappede borgere. Århus Kommune vil tilbyde: 1 Internettet som platform for bor gerinddragelse; herunder brugerinddragelse, debatter og høringer. 2 Adgang til klage via internettet. 3 Mulighed for indsigt i Kommunens sagsbehandling via internettet. 4 Mulighed for elektronisk stemmeafgivelse. Århus Kommune vil sikre, at: 1 Væsentlige arbejdsprocesser er optimeret ved udnyttelse af IT. 2 Den interne organisering er tilpasset optimal IT-anvendelse. 3 Udveksling af relevante skriftlige informationer og data i forhold til borgerne, internt i Århus Kommune og i forhold til andre myndig heder foregår digitalt. 4 Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel IT-understøttes.

6 IT-strategiens seks indsatsområder 1 Digitale services til borgere og virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning Ydelser 2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen Ydelser 3 Ledelse og kompetencer Ydelser 1.1 Antallet og omfanget af digitaliserede processer forøges og gøres tilgængelige på Kommunens hjemmesi de. 1.2 Borgerne tilbydes en personlig side på Kommunens hjemmeside. 1.3 Kommunikationskanaler mellem borger og Kommune analyseres via henvendelsesundersøgelser. 1.4 Motivation af borgere og virksomheder til at anvende digitale services. 1.5 Øget anvendel se af brugerundersø gelser, debatter og høringer via internet. 1.7 Postlisternes dækningsomfang øges. 1.8 Fælles intranet tilbydes til alle med arbejdere. 1.9 Elektronisk post tilbydes alle medarbejdere Digital signatur tilbydes alle medarbejdere Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel IT-understøttes Antallet af digitale arbejdsprocesser i den kommunale forvaltning forøges og papirbaseret informationsflytning afskaffes. 2.1 System- og projektejere opstiller klare mål for projekter og aktiviteter. 2.2 Der foretages nytteværdivurderinger ved større IT-projekter. 2.3 Skabeloner til nytteværdivurderinger udvikles og formid les. 2.4 Enkle værktøjer til vurdering af effekt og nytteværdi ved realisering af IT-projekter udvikles. 3.1 Ledere og medarbejdere deltager aktivt i udvikling af IT-understøttelsen bl.a. ved udformning af IT-strategier og handlingsplaner. 3.2 Kommunens lederuddannelse skal omfatte digital ledelse. 3.3 Kompetenceudviklingsbehov opgøres, initiativer planlægges, gennemføres og evalueres. 3.4 Temadage i magistrats afdelingerne afholdes om væsentlige elementer i det digitale lederskab. 3.5 Tjekliste for god di gital ledelse formidles i Århus Kommune. 3.6 Værktøjer og begrebsapparat til kortlægning og op timering af arbejdsgange udvikles og formidles. 3.7 Incitamenter til efterlevelse af IT-strategiens mål udvik les. 1.6 Elektronisk stemmeafgivelse tilbydes, hvor det er mu ligt.

7 4 Organisering og videndeling 5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed 6 IT-drift og inkøb Ydelser Ydelser Ydelser 4.1 Projektejerskabet for store digitaliseringsprojekter forankres på det strategiske ledelsesniveau. 4.2 De tværgående ITprojekter indgår i Kommunens program- og porteføljestyring. 4.3 Der indføres en fælles projektmodel for de fælles IT-projekter. 4.4 Evnen til at styre større IT-projekter og leverancer vurderes, dokumenteres og styrkes. 4.5 Nye samarbejds flader og snitflader mellem Kommunens IT-ansvarlige skal præciseres som følge af etableringen af IT-SOS. 4.6 Kommunens IT-organisering skal formidles via Kommunens fælles intranet. 4.7 Magistratsafdelingernes samt Kommunens fælles IT-strategier og -handleplaner pub-liceres på intranettet. 4.8 Viden om anvendelse af digitale muligheder formidles via intranettet. 4.9 Medarbejdere høres og inddrages i vidt omfang i udviklingsprocesser Undersøgelseskoncep ter og tilfredshedsmålinger skal udvikles og anvendes. 5.1 En IT-arkitekturstrategi udvikles og vedligeholdes. 5.2 På udvalgte områder skal eksisterende og fremtidige IT-løsninger dokumenteres. 5.3 En generel IT-integrationsarktektur skal udarbejdes. 5.4 En fælles IT-arkitektur udvikles på konkrete vækstområder, herunder for Borgerserviceområdet, Arbejdsmarkedsområdet, Sundhedsområdet samt for Ledelsesinformationsområdet. 5.5 En fælles begrebsmodel udvikles 5.6 Retningslinier for design af IT-systemer udvikles. 5.7 Kompetenceudvikling gennemføres. 5.8 En skriftlig IT-beredskabsplan udarbejdes. 5.9 IT- og datasikkerhedspolitikken udvikles med afsæt i den offentlige standard for informationssikkerhed (DS484) IT-sikkerhedshåndbogens instrukser operationaliseres Sikkerheden i netværket forbedres og standardiseres Sikkerheden på mobile enheder forbedres og standardiseres Århusnettets an vendelse udvides til yderligere formål Trådløs adgang til Århusnettet etableres over hele kommunens areal Kommunens telefoniløsning videreudvikles til en sammenhængende installation med IP-telefoni og mobiltelefoni. 6.1 En bestiller/udførermodel for IT-området videreudvikles med stærkt fokus på omkostningerne. 6.2 IT-driften vurderes løbende og optime res ved best practice og benchmarking. 6.3 Administration af softwarelicenser optimeres. 6.4 Indkøb på hardwareområdet standardiseres og effektiviseres.

8 Effekten af disse indsatsområder forventes bl.a. at vise sig ved: Styrket digital betjening af borgere, virksomheder, folkestyre og også af kommunens interne brugere medarbejderne og de organisatoriske enheder. En højere nytteværdi at Kommunens tidligere såvel som kommende IT-investeringer. En bedre styring og gennemførelse af projekter og arbejdsopgaver i bred for stand. En stærkere forankring af IT-beslutningerne i Kommunens forvaltninger og institutioner. IT-strategien udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne er selv ansvarlige for IT-strategier og handlingsplaner inden for eget ansvarsområde. For fælles tværgående projekter gælder det, at disse projekter vil indgå i Direktørgruppens eller IT-udvalgets projektportefølje; og der vil blive udformet tidsog handlingsplaner. Tabellen på side 6-7 viser de ydelser, som forventes at blive resultatet af hvert af de seks indsatsområder. Investeringerne i IT i Århus Kommune skal give værdi for borgere, virksomheder samt folkestyret. Investeringerne skal også resultere i positiv intern effekt i den kommunale forvaltning. Værdien skal kunne måles konkret ved serviceforbedring, omkostningsreduktion, øget tilfredshed hos borgere og virksomheder, højere brugertilfredshed/medarbejdertilfredshed på relevante områder. Vi vil følge resultatet af arbejdet med indsatsområderne tæt. Der vil blive udviklet mål for arbejdet. Der vil blive fulgt op, og der vil blive sammenlignet med andre kommuner, hvor det er relevant. 8 Århus Kommunes IT-strategi

9 3 IT-STRATEGIENS STRUKTUR Århus Kommune virksomhedsmodel er anvendt som ramme for beskrivelse af IT-strategien og dens udmøntning. IT-strategien anskueliggør: 1 De ydre vilkår for udvikling og optimering af Kommunens IT-anvendelse. 2 Grundlag og strategi for udvikling og optime ring af IT-anvendelsen; herunder de organisatoriske vilkår samt de politikker og strategier som IT-strategien skal spille sammen med og understøtte. Visionen for Århus Kommunes IT-anven delse beskrives. Visionen er opbygget om tre fokusområder med hver sine delmål: Borgere og virksomheder Folkestyret Den kommunale forvaltning 3 Mål og handlinger for Kommunens arbejde på det digitale område. Århus Kommune har fastlagt mål og handlinger for seks indsatsområder: Digitale services til borgere og virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning Realisering af potentiale for IT-anvendelsen Ledelse og kompetencer Organisering og videndeling IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed IT-drift og indkøb Århus Kommunes virksomhedsmodel Grundlag og strategi Mål og handlinger på kommuneniveau Ressourcer Organisation Ydelser Effekt Resultater og kommunikation 4 Resultater og kommunikation. Der er lagt vægt på at beskrive, hvordan resultater sikres og kommunikeres. I et sidste afsnit beskrives, hvordan IT- strategien forventes udmøntet. I dette afsnit præsenteres endvidere Kommunens IT-organisation. 9 Århus Kommunes IT-strategi

10 4 YDRE VILKÅR Århus Kommune er i disse år påvirket af vilkår fra vore omgivelser, der stiller krav til den kommunale opgavevaretagelse, og som derfor også har konsekvenser for Kommunens IT-strategi. Forandringer i befolkningssammensætningen skaber et ekstra udgiftspres. Borgere og virksomheder har stigende krav og forventninger til offent lig service. Her til kommer at den øgede interna tio na lisering kræver, at Kommunen ikke kun kan have fokus på de lokale/nationale behov, men også må brede sit fokus ud over egne grænser. Den teknologiske udvikling og anvendelsen heraf fore går i rivende hast i befolkningen og også i erhvervslivet. Der er forventninger om en offentlig sektor, der følger med og i en række sammenhæn ge er foran. I takt med at Kommunen i større og større udstrækning opnår nytteværdi af tekno lo giske værktøjer og støttesystemer stiger sårbar he den over for bl.a. systemnedbrud og uindbudt indtrængning. Der er derfor brug for at styrke Kom munens IT-sikkerhed. For at klare disse udfordringer er der behov for at forny og udvikle ledelse, organisering, opgaveløsning, arbejdsprocesser samt IT-løsninger. Det offentlige Danmark tager i nogen udstrækning udfordringerne op i fællesskab. Det sker i faste samarbejder ledet af ministerier og af Kommunernes Landsforening. Disse samarbejdsrelationer kan både forstås som et ydre vilkår for Århus Kommune og som en måde at håndtere offentlige vilkår på i et fællesskab. Der er bl.a. samarbejde om fælles offentlige IT-strategi(er) samt om tværgående IT-projekter. Disse initiativer foregår i regi af Styregruppen for Tværoffentlige samarbejder, der bliver sekretariatsbetjent via Finansministeriets Digitale Task-force. På IT-arkitekturområdet er der dannet det såkaldte OIO-samarbejde. Hertil kommer, at også Kommunernes Landsforening koordinerer et IT-strategisk samarbejde på tværs af kommunerne. I international målestok er Danmark i det absolutte førerfelt, når det gælder digital forvaltning, og Århus Kommune er godt med. Vi arbejder intensivt i disse år med at udvikle, indføre og anvende hjemmeside, elektronisk dokumenthåndtering og digital signatur. På systemsiden ydes en stor indsats for at gøre det muligt, at få IT-systemer til at levere data til hinanden og for at udvikle fælles IT-løsninger. Der er imidlertid fortsat store muligheder, når det gælder effektivisering og forbedring af den offentlige service. Der vil i de kommende år være behov for nytænkning af den offentlige sektor som en samlet servicevirksomhed over for borgere og virksomheder. Staten forventes i større udstrækning via lovgivning at styre Kommunernes IT-udvikling. Århus Kommune vil være en aktiv medspiller i den sammenhæng. Kommunen vil i samarbejde med den øvrige offentlige sektor høste effektiviseringsgevinsterne og arbejde for, at det bliver lettere at væ re borger og virksomhed i samspillet med den kommunale forvaltning. 10 Århus Kommunes IT-strategi

11 5 GRUNDLAG OG STRATEGI IT-strate gien skal medvirke til at føre Byrådets vision ud i livet. Byrådets vision for Århus Århus en god by for alle Byen med plads til at udfolde sig Alle skal have mulighed for at tage ansvar for eget liv og udnytte egne evner. Vi skal i fællesskab hjælpe dem, der har brug for det. Der skal være plads til forskellighed og mang foldighed. Integration skal være vores styrke. Århus en by i bevægelse Byen med et stærkt og nyskabende erhvervs- kultur- og uddannelsesliv Nye ideer skal dyrkes og prøves af i utraditionelle samarbejdsformer. Vi skal være forrest med udvikling og brug af ny teknologi. Vi skal orientere os internationalt og gøre os gældende blandt de bedste. Det er specielt retningsgivende for IT-strategien, at Århus Kommune skal være forrest med udvikling og brug af ny teknologi, og at vi på IT området skal være idérige, orientere os internationalt og gøre os gældende blandt de bedste. IT-teknologien skal ikke kun være rettet mod anvendelsen hos få, men derimod blandt flertallet af borgerne. Det gælder endvidere, at der skal tages hensyn til de borgere, der måtte have særlige problemer med at benytte digitale løsninger, eller som måtte have behov for særlig teknologisk hjælp. IT-strategien er udviklet med basis i de byrådsved tagne værdier for Århus Kommune Troværdighed, Respekt og Engagement. For at sikre troværdighed og respekt lægger Århus Kommune særlig vægt på tilgængelighed, pålidelighed, integritet og fortrolighed om data og systemer i Kommunens IT-sikkerhedsarbejde. Kommunen er sig bevidst om, at vi har ansvar for borgernes data, og at disse ofte er omgæret med fortrolighed. Når IT-strategien og dens indsatsområder skal føres ud i livet, vil der blive lagt vægt på at omsætte de byrådsvedtagne værdier i praksis. 11 Århus Kommunes IT-strategi

12 5 IT-strategien er tilpasset ændringer af den kommunale organisation. Kommunen gennemfører væsentlige organisatoriske forandringer som konsekvens af struktur- og magistratsreform. Forandringerne sætter bl.a. fokus på behovet for yderligere integration på tværs af IT-systemer. Hertil kommer, at dannelsen af Borgerservice vil give nye muligheder for at sætte fokus på styrkelse af det digitale samspil med borgerne. Disse nye muligheder er søgt opfanget i IT-strategien. IT-strategien er ikke et mål i sig selv. Den er derimod understøttende for Kommunens øvrige politikker og strategier og skal derfor ses i tæt forbindelse med magistratsafdelingernes egne planer og politikker. ITstrategien er også understøttende for Kommunens fælles politikker; herunder for Kommunens Serviceog Kvalitetsstrategi for , Indkøbspolitik, Byrådsindstillingen vedr. etablering af Borgerservice samt Århus Kom munes Bibliotekspolitik. IT-strategien vil blive anvendt aktivt til at føre Kommunens planer for borgerinddragelse, ligestilling og integration ud i livet. Vision for digital forvaltning Århus Kommunes vision for digital forvaltning er et langsigtet ønskemål, som Kommunen skal udvikle sig hen imod. Visionen er opbygget om tre temaer med hver sine delmål. Visionen sætter fokus på styrkelse af indsatsen i forhold til: 1. Borgere og virksomheder, 2. Folkestyret samt 3. Den kommunale forvaltning. 5.1 Borgere og virksomheder Vision Kommunens borgere og virksomheder skal tilbydes adgang til at anvende brugervenlige og effektive ITsystemer, som tilgodeser deres behov i forbindelse med informationssøgning, informationsudveksling og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune. De digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes uafhængigt af tid og sted. Århus Kommune vil tilbyde borgere og virksomheder: 1 En hjemmeside, hvor alle væsentlige borger- og virksomhedsrelaterede informationer er gjort tilgængelige. 2 Min side En personlig side på hjemmesiden med adgang til generelle informationer samt til geografi ske informationssystemer, konkret sagsinformation samt mulighed for digital selvbetjening/digitale transaktioner med Kommunen. 3 Interaktive digitale kommunikationsmulighe der mellem borger og Kommune ved hjælp af relevante teknologier. 4 Alle henvendelser og data til og fra borgere, virksomheder og andre myndigheder kan sendes fortroligt og med digital signatur. 5 IT-løsninger, der medvirker til at lette tilværelsen for handicappede borgere. 12 Århus Kommunes IT-strategi

13 5.2 Folkestyret Vision Århus Kommune vil være kendetegnet ved åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen. Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder herunder at søge indsigt i egne sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse/-dialog. Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og kommunikationsformer i kontakten med Kommunen. Århus Kommune vil tilbyde: 1 Internettet som platform for borgerinddragelse; herunder brugerinddragelse, debatter og høringer. 2 Adgang til klage via internettet. 3 Mulighed for indsigt i Kommunens sagsbehandling via internettet. 4 Mulighed for elektronisk stemmeafgivelse. 5.3 Den kommunale forvaltning Vision Århus Kommune vil udnytte de fordele, der opstår, når man over en bred front anvender IT internt i Kommunen og i forhold til borgere og virksomheder. Den kommunale forvaltning og institutioner herunder skal i alle relevante tilfælde være understøttet af digitale støtteprocesser. Kommunen vil i videst mulig udstrækning benytte sig af elektronisk data-/ dokumenthåndtering samt af elektroniske arkiver. Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integre rede. Data og funktionalitet skal genbruges fra system til system. Århus Kommune vil sikre, at: 1 Væsentlige arbejdsprocesser er optimeret ved udnyttelse af IT. 2 Den interne organisering er tilpasset optimal IT-anvendelse. 3. Udveksling af relevante skriftlige informationer og data i forhold til borgerne, internt i Århus Kommune og i forhold til andre myndigheder foregår digitalt. 4. Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel ITunderstøttes. 13 Århus Kommunes IT-strategi

14 6 MÅL OG HANDLINGER I afsnit 6 er visionen udmøntet i mål og handlinger for seks indsatsområder. Disse indsatsområder skal sikre en forbedring af de generelle forudsætninger for arbejdet i Århus Kommune med at udnytte de teknologiske muligheder. IT-strategiens indsatsområder: 1 Digitale services til borgere og virksomheder, folke styret samt den kommunale forvaltning 2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen 3 Ledelse og kompetencer 4 Organisering og videndeling 5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed 6 IT-drift og indkøb 14 Århus Kommunes IT-strategi

15 Indsatsområde 1 Digitale services til borgere og virksomheder, folkestyret samt den kommunale forvaltning Effekt Århus Kommune ønsker at opnå, at alle de som kan, betjener sig selv digitalt på relevante områder. Det gælder både virksomheder, borgere samt interne brugere. Vi vil tilbyde medbetjening med henblik på selvbetjening for de fleste, og anvende ressourcerne til individuel betjening af de, der måtte have særlige behov. Som konsekvens af dette indsatsområde forventes, at borgere og virksomheder modtager bedre service, og at Kommunen kommer til at yde denne service mere effektivt i samspillet mellem borgere, virksomheder, folkestyre og Kommune. Ydelser Borgere og virksomheder I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 Antallet og omfanget af digitaliserede processer i relationen mellem borgere, virksomheder og Kommunen forøges og gøres tilgængelige på Kommunens hjemmeside. 2 Min side udvikles. Borgerne tilbydes en personlig side på hjemmesiden med adgang til generelle informationer samt til geografi ske informationssystemer, konkret sagsinformation samt mulighed for digital selvbetjening. Dette arbejde forventes at foregå koordineret med den øvrige offentlige sektor i et landsdækkende samarbejde. 3 De forskellige kommunikationskanaler, der stilles til rådighed for borgere og brugere (internet, telefon, SMS, breve og personlig kontakt), analyseres via henvendelsesundersøgelser. Der udvikles strategier for optimal anvendelse af kommunikationskanalerne med henblik på at sikre sammenhæng og et serviceniveau afpasset borgere og virksomheder, og at Kommunen anvender sine ressourcer i borgerbetjeningen, hvor det er mest effektivt. 4 Strategier udvikles for motivering af borgere og virksomheder til ibrugtagning af digitale servi ces gennem markedsføring, kommunikation og incitamenter. Folkestyre I den kommende periode vil vi sikre, at: 5 Brugerundersøgelser, debatter og høringer via internettet benyttes i større udstrækning. 6 Elektronisk stemmeafgivelse tilbydes ved alle valg, hvor der er juridiske muligheder herfor. 15 Århus Kommunes IT-strategi

16 6 7 Postlisternes dækningsomfang forøges, således at offentligheden får bedre mulighed for at få indsigt i den offentlige forvaltning. Den kommunale forvaltning I den kommende periode vil vi sikre, at: 8 Et fælles intranet i Århus Kommune etableres med adgang for alle medarbejdere i Århus Kommune. 9 Elektronisk post etableres for alle medarbejdere i Århus Kommune. 10 Digital signatur tilbydes til alle medarbejdere i Århus Kommune. 11 Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel IT-understøttes, herunder sættes fokus på styrkelse af mulighederne for målstyring og målopfølgning. 12 Antallet og omfanget af digitaliserede processer internt i Kommunen forøges og papirbaseret informationsflytning afskaffes; herunder skal Alle papirgange vedr. økonomi, løn, personaleadministration og byrådssager digitaliseres. Arbejdsgangene for Den administrative arbejdsplads optimeres ved udvikling/anskaffelse og indførelse af nye systemer. Anvendelsen af E-handel stige. Alle former for indkøb skal kunne understøttes elektronisk i kommunens økonomi- og e-handels-system. Organisering De nævnte indsatser forventes i hovedsagen udviklet, indført og forankret i relevante fagområder i magistratsafdelingerne. De organisatoriske enhe der i Kommunen, som forestår valg til kommuna le, regionale og statslige organer, har f.eks. ansvar for at gennemføre elektronisk valg og Borger service i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice har ansvar for at udvikle strategier for markedsføring af kommunens digitale ydelser. Det gælder endvidere, at alle kommunale enheder har ansvar for optimering af arbejdsgange i eget regi. Indsatser nævnt under Den kommunale forvaltning forventes koordineret i et tværmagistratsligt samarbejde, da opgaverne har tværgående karakter. Borgmesterens Afdeling vil i relevante tilfælde løfte proces- og projektledelsesopgaver. Ressourcer Ressourcerne til magistratsafdelingernes egne projekter fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler. Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i forlængelse af IT-strategien. Tværkommunale projekter kan bl.a. fi nansieres via IT-puljen. 16 Århus Kommunes IT-strategi

17 Indsatsområde 2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen Effekt Effekten af dette indsatsområde forventes at være højere nytteværdi af Kommunens tidligere såvel som kommende IT-investeringer. Ydelser I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 Kommunens system- og projektejere opstiller klare og operationelle mål for projekter og aktiviteter inkl. bidrag til opfyldelse af magistratsafdelingens og/eller forvaltningens forretningsmæssige mål. 2 Der foretages nytteværdivurderinger for større projekter på IT-området. Nytteværdivurderingerne skal dokumentere projektets bidrag til opfyldelse af mål samt omkostningerne i forbindelse med projektet. Der foretages endvidere effektvurderinger ved realisering af større IT-projekter efter projektets afslutning. Organisering Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er delt mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingernes system- og projektejere skal tilpasse opgaveløsningen til nye retningslinier. Borgmesterens Afdeling har ansvaret for udvikling og formidling af skabeloner og værktøjer samt opfølgning og kvalitetssikring af anvendelsen. Ressourcer Den tid, der vil medgå til målformulering, effekt- og nytteværdivurderinger, skal estimeres i forbindelse med de konkrete projekter. Borgmesterens Afdeling vil søge at drage nytte af det landsdækkende arbejde der laves, bl.a. i Den digitale Taskforce, vedrørende udformning af skabeloner og værktøjer til mål, effekt- og nytteværdivurderinger. 3 Enkle skabeloner for udformning af nytteværdivurderinger udvikles og formidles. 4 Enkle værktøjer til vurdering af effekt og nytteværdi ved realisering af IT-projekter udvikles. 17 Århus Kommunes IT-strategi

18 6 Indsatsområde 3 Ledelse og kompetencer Effekt En stærkere forankring af IT-beslutninger i Kommunens forvaltninger og institutioner forventes at resultere i en højere nytteværdi af kommunens IT-investeringer. I Århus Kommune er topledelsen såvel som øvrige ledere engagerede i arbejdet med digital forvaltning. Dette er afgørende for at opnå gevinsterne. Lederne er således anførere, når der skal gennemføres digitaliseringsprojekter, de sætter mål for projekterne og sørger for, at mål indfries. Det er ligeledes centralt, at ledelsen skaber de nødven dige rammer for, at projekter kan gennemføres ved bl.a. at disponere de fornødne ressourcer. Kommunen har stor interesse i, at både ledere og medarbejdere har de rette kompetencer til at udnytte eksisterende og ny teknologi, bl.a. fordi det giver bedre udnyttelse af systemerne, større kvalitet i opgaveløsningen, rationalisering og arbejdsglæde. Århus Kommune lægger vægt på, at medarbejderne oplever fordelene ved nye og eksisterende IT-muligheder. Det er derfor væsentligt, at medarbej derne inddrages i udviklingsprocesser, og at deres arbejde IT-understøttes. Ydelser I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 Kommunens ledere og medarbejdere deltager aktivt i udviklingen af Kommunens, magistratsafdelingernes og forvaltningernes IT-understøttelse; herunder ved udformning af IT-strategier og IThandlingsplaner. 2 Kommunens lederuddannelser sætter større fokus på det digitale lederskab. Via uddannelse skal der sættes fokus på, at IT-systemerne på bedste vis kommer til at understøtte fagområderne og bibringer de potentielle fordele, at IT-ressourcer udnyttes optimalt, og at risici, der knytter sig til IT, håndteres ansvarligt. 3 Behovet for kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere på det digitale område opgøres, planlægges, gennemføres samt evalueres. Der indføres et enkelt kompetenceafdækningssystem, der giver overblik over ledere og medarbejderes kompetencer samt kompetencegab på IT-området. 4 Temadage afholdes i magistratsafdelingerne om alle væsentlige elementer i det digitale lederskab. 5 Tjekliste for god digital ledelse formidles i Århus Kommune, herunder kompetencekravene for den digitale leder, Den digitale medarbejder og den digitale projektleder. 18 Århus Kommunes IT-strategi

19 6 Fælles værktøjer og begrebsapparat til kortlægning og optimering af arbejdsgange udvikles og formidles. 7 Incitamenter, der bidrager til efterlevelse af IT-strategiens mål for organisations- og procesoptimering, udvikles og formidles. Incitamenterne målrettes Kommunens ledere og medarbejdere. Disse kan bl.a. have form af resultatafta ler og resultatløn samt benchmarking og tilfredshedsmålinger, der kan synliggøre resultater og behov for nødvendige forandringer. Ressourcer Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler. Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i forlængelse af IT-strategien. Organisering Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er delt mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har ansvar for at sætte fokus på IT-understøttelsen, herunder for udformning af lokale IT-strategier og handlingsplaner, for at deltage i temadage og anvende værktøjer/begrebsapparat. Ansvaret for planlægning og udvikling af de personalestrategiske tiltag på det digitale område udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling, hvor Borgmesterens Afdeling har initiativpligten. Det gælder tilpasning af lederuddannelsen, afdækning af IT-kompetencegab, udvikling af forslag til incitamenter i resultatkontrakter, udvikling og formidling af værktøjer samt for planlægning af temadage. 19 Århus Kommunes IT-strategi

20 6 Indsatsområde 4 Organisering og videndeling Effekten af dette indsatsområde forventes at være bedre styring og gennemførelse af projekter, afkla ret arbejdsdeling, forbedrede netværksmulighe der samt synergi. Århus Kommune ønsker at styrke organisering og videndeling. Vi vil udforme fælles handlingspla ner på det digitale område samt oprette et program for indsatsen. Vi vil endvidere sikre, at programmet forankres i magistratsafdelingerne. Her til kommer, at vi vil styrke overblikket over igangsatte aktiviteter på tværs af den kommunale forvaltning. Ydelser I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 Det strategiske ledelsesniveau varetager ejerskabet af de store digitaliseringsprojekter, nye arbejdsprocesser og store fælles systemer. 2 De tværgående IT-projekter indgår i Kommunens program- og porteføljestyring. 3 Der indføres en fælles projektmodel for de fælles IT-projekter. 4 Evnen til at styre større IT-projekter og leverancer vurderes og dokumenteres. Med udgangspunkt heri planlægges forbedringer. 5 Samarbejds- og snitflader mellem Kommunens ansvarlige parter på IT-området klarlægges. Dette skal ske som konsekvens af etableringen af IT-SOS i Den nye organisering på IT-driftsområdet medfører behov for præcisering af samarbejds- og snitflader mellem IT-strategi, IT-sikkerhed og ITdrift samt IT i forvaltningerne. Hertil kommer, at principper for og indhold i data-, system- og procesejerskaber skal afklares og dokumenteres. 6 Kommunens IT-organisering skal formidles via Kommunens fælles intranet. 7 Kommunens fælles samt magistratsafdelingernes egne IT-strategier og IT-handlingsplaner samt dokumentation for digitaliseringsprojek ter skal være tilgængelige på Kommunens hjemmeside og intranet. 8 Viden om anvendelsen af digitale muligheder kommunikeres via Kommunens fælles intranet. 9 Medarbejderne høres og inddrages i vidt omfang i udviklingsprocesser. Der lyttes således til medarbejdernes forslag til digitale forbedringer, ligesom der lyttes til medarbejdernes behov ved systemanskaffelser og udvikling. 20 Århus Kommunes IT-strategi

21 10 Undersøgelseskoncepter, der systematisk samler op på medarbejdernes erfaringer med og øn sker til IT-understøttelsen samt på medarbej dernes tilfreds-hed med IT-understøttelsen, skal udvikles og anvendes. Organisering Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er delt mellem Magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har ansvar for at imple mentere den nye arbejdsdeling på IT området, her under at sikre forankringen af større IT-strategiske projekter på strategisk niveau, implementere program- og projektstyring, at medvirke til videndeling på de angivne områder, for at sikre at medarbejderne inddrages i udviklingsprocesser. Ressourcer Magistratsafdelingerne såvel som Borgmesterens Afdeling har ansvar for at bidrage med medarbejderressourcer til at indgå i opgaveløsningen af de nævnte opgaver. Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler. Ressourcerne til de fælles projekter vil blive es ti meret i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i forlængelse af IT-strategien. Borgmesterens Afdeling har ansvar for i samarbejde med magistratsafdelingerne at udvikle et koncept for program- og porteføljestyring, en projektmodel, undersøgelseskoncepter/et koncept for brugertilfredshedsundersøgelse, en videnspor-tal på IT-området samt for tovholderfunktion i forhold til præcisering af arbejdsdeling og tværgående optimering af kommunen. 21 Århus Kommunes IT-strategi

22 6 Indsatsområde 5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed IT-arkitektur Effekten af initiativerne på IT-arkitekturområdet forventes bl.a. at blive en effektivisering af IT-opgaverne. Effekten fremkommer som følge af hurtigere og billigere udvikling af nye eller eksisterende IT-løsninger, enklere integration mellem systemer, mere effektiv styring af teknologianvendelsen samt reducerede omkostninger til support. En sammenhængende IT-arkitektur i Århus Kommune har stor betydning for indfrielse af Kommunens vision, strategi og planer både for den lokale som for den fælles IT-anvendelse. Arbejds- og informationsprocesserne er i vid udstrækning koblede såvel inden for Kommunen, som på tværs i den offentlige sektor. Derfor er der også stor nytteværdi ved at indgå i tværgående samarbejder om digitalisering af sammenhængende arbejdsprocesser, etablering af fælles services samt deling af data. Ydelser på IT-arkitekturområdet I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 En IT-arkitekturstrategi udvikles og vedligeholdes. Arkitekturstrategien skal beskrive, hvordan og efter hvilke principper og målsætninger, der etableres en sammenhængende IT-arkitektur inden for Århus Kommune og i relation til den øvrige offentlige sektor efter fælles offentlige standarder. 2 De eksisterede og de fremtidige IT-løsninger på udvalgte områder dokumenteres efter fælles metodik og begrebsapparat. 3 En generel IT-integrationsarkitektur udarbejdes. Principper og standard for en sådan fastlægges. Formålet med IT-integrationsarkitekturen er at sikre sammenhæng mellem Kommunens IT-løsninger. 4 En fælles IT-arkitektur udvikles på konkrete vækstområder, herunder for Borgerserviceområdet, Arbejdsmarkedsområdet, Sundhedsområdet samt for Ledelsesinformationsområdet. 5 En fælles begrebsmodel opstilles med henblik på at skabe overblik over Kommunens informationer. 6 Retningsliner for design af IT-løsninger udvikles. 7 Kompetenceudvikling gennemføres. 22 Århus Kommunes IT-strategi

23 IT-sikkerhed Effekten Effekten af et velgennemført IT- sikkerhedsarbejde er sikker og stabil drift. Resultatet er, at Kommunens ITsystemer er tilgængelige og pålidelige. Hertil kommer, at integritet og fortrolighed om data og systemer sikres. Århus Kommune skal opfylde borgernes lovfæstede krav med hensyn til beskyttelse af oplysninger om personlige og forretningsmæssige forhold samt krav fastsat af nationale myndigheder og/eller EU, herunder forretningsmæssige krav og behov som følge af branchenormer eller lignende. Ydelser på sikkerhedsområdet I den kommende periode vil vi sikre, at: 8 En skriftlig IT-beredskabsplan udarbejdes, og at vedligeholdelsesansvaret placeres. 9 Kommunens IT- og datasikkerhedspolitik udvikles og forankres med udgangspunkt i den offentlige standard for informationssikkerhed (DS 484). 10 IT-Sikkerhedshåndbogens instrukser operationaliseres. 12 Sikkerheden på mobile enheder forbedres og standardiseres. IT-infrastruktur Effekt Effekten er en økonomisk gevinst samt bedre udnyttelse af tidligere investeringer. Århus Kommune har investeret meget i at binde kommunens IT-løsninger sammen bl.a. ved etablering af Århus-nettet samt ved udvikling af et koblet telefonsystem for hele kommunen. Ydelser på IT-infrastrukturområdet I den kommende periode vil vi sikre, at: 13 Århusnettets anvendelse udvides til yderligere formål. 14 Trådløs adgang til Århusnettet etableres over hele Kommunen. 15 Kommunens telefoniløsning videreudvikles til en sammenhængende installation med IP-telefoni og mobiltelefoni. 11 Sikkerheden i netværket forbedres og standardiseres. 23 Århus Kommunes IT-strategi

24 6 Organisering Borgmesterens Afdeling varetager projektledelsen i samarbejde med magistratsafdelingerne på de nævnte områder. Arbejdet med implementering af de nævnte aktiviteter er forankret i den tværgående samarbejdsorganisering på IT-området, som fremgår af afsnittet Resultater og kommunikation. Ressourcer Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler. Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i forlængelse af IT-strategien. Indsatsområde 6 IT-drift og indkøb Effekt Effekten af optimering på IT-driftsområdet forven tes at udmønte sig i optimale oppetider, korte leveringstider, reducerede omkostninger, mere effektiv support, øget fleksibilitet og øget datasikker hed samt en forbedring af den oplevede kvalitet hos slutbrugeren. Anvendelsen af IT er en kritisk forudsætning for mange af de opgaver, der løses i Kommunen. Århus Kommune satser i disse år på at effektivisere IT-driften. Vi har af den grund samlet de decentra le IT-driftsenheder i en ny fælles kommunal tjenes te, IT-SOS, med det formål at professionalisere indsatsen. Optimeringen på indkøbsområdet forventes at resultere i en økonomisk gevinst for Kommunen. 24 Århus Kommunes IT-strategi

25 Ydelser I den kommende periode vil vi sikre, at: 1 En bestiller/udførermodel for IT-området videreudvikles med stærkt fokus på omkostningerne. 2 IT-driften løbende vurderes og optimeres bl.a. ved at sammenligne Kommunens IT-drift med tilsvarende IT-driftsenheder i regi af 6-by-samarbejdet. 3 Kommunens administration af licenser til styresystemer og IT-værktøjer optimeres. 4 Indkøb på IT-hardwareområde standardiseres og effektiviseres. Organisering Borgmesterens Afdeling varetager projektledelsen i samarbejde med IT-SOS og magistratsafdelinger ne på de nævnte områder. Arbejdet med implementering af de nævnte aktiviteter er forankret i den tværgående samarbejdsorganisering på IT-området, som fremgår af afsnittet Udmøntning af IT-strategien. Ressourcer Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i forlængelse af IT-strategien. 25 Århus Kommunes IT-strategi

26 7 RESULTATER OG KOMMUNIKATION Serviceforbedring (kortere svartider, færre fejl). Omkostningsreduktion (mindre tidsforbrug). Øget tilfredshed hos borgere og virksomheder (ensartethed, gennemsigtighed, kontrol/ejerskab i forhold til egne data. Højere brugertilfredshed/medarbejdertilfredshed på relevante områder. Vi vil følge resultatet af arbejdet med indsatsområderne tæt. Der vil blive udviklet mål for arbejdet. Der vil blive fulgt op, og der vil blive sammen lignet med andre kommuner, hvor det er relevant. Resultater Digitaliseringsinvesteringer i Århus Kommune skal give værdi for borgere, virksomheder samt folkestyret. Investeringerne skal også resultere i positiv intern effekt i den kommunale forvaltning. Værdien vil vise sig på en eller flere af følgende måder: Århus Kommunes tilbud på internettet vil eksempelvis blive sammenholdt med andre kommuner via den årlige kvalitetsvurdering, som IT- og Telestyrelsen fo retager blandt alle offentlige hjemmesider. Det kan også nævnes, at borgere og virksomheders tilfredshed med udbud og kvalitet af de digitale tjenester vil blive målt hvert år, og at der vil blive gennemført årlige brugertilfredshedsundersøgelser vedrørende medarbejdernes til-fredshed med de elektroniske dokumenthåndteringssystemer, post og intranet m.v. Kommunikation IT-strategien, dens udmøntning og løbende status på udmøntningen vil blive kommunikeret på Kommunens kommende intranet. Økonomiudvalget vil modtage en årlig oriente ring. 26 Århus Kommunes IT-strategi

27 8 UDMØNTNING AF IT-STRATEGIEN IT-strategien skal udmøntes via Kommunens organisering på IT-området. Afsnittet indledes med en beskrivelse af Århus Kommunes IT organisering. 8.1 IT-organisationen Kommunens IT-organisation er bygget op om tre elementer: 1 IT i magistratsafdelingerne 2 Det fælles IT-driftscenter IT-SOS 3 Enheder i Borgmesterens Afdeling, der varetager IT-strategiske funktioner Kendetegnende for de lokalt forankrede IT-opgaver er deres direkte tilknytning og bidrag til magistratsafdelingernes ansvarsområder. Kendetegnende for de IT-opgaver, som varetages fælles er et tværkommunalt perspektiv. IT-opgaver i magistratsafdelingerne Magistratsafdelingerne varetager opgaver, der er forbundet med udvikling af IT-understøttelsen af egne fagområder samt af systemejerskab for afdelingens fagsystemer. IT-opgaver: Udvikling af IT-strategier inden for egne ansvarsog opgaveområder. Varetagelse af magistratsafdelingens udviklingsbehov på IT-området. Dataanalyser og tilvejebringelse af ledelsesinformation. Anskaffelse og implementering af nye fagsystemer. Fagsystemernes løbende anvendelse, udvikling og support. Fagsystemernes data. Etablering og vedligeholdelse af en supportorganisation i form af superbrugere, som understøtter medarbejdernes brug af IT-løsninger. 27 Århus Kommunes IT-strategi

28 8 IT-opgaver i det fælles IT-driftscenter IT-SOS IT-SOS er placeret som en selvstændig afdeling i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. IT-SOS løser følgende opgaver: IT-driftsmæssige opgaver IT-teknisk support IT-serviceopgaver Vedligeholdelse og udvikling af kommunens IT-infrastruktur Projektbistand til magistratsafdelingerne Service management Koordinering af IT-services fra eksterne leverandører Det skal bemærkes at en række driftsopgaver på ITområdet er placeret hos eksterne driftsleverandører. IT-opgaver i Borgmesterens Afdeling Følgende IT-strategiske opgaver varetages for Kommunen som helhed i Borgmesterens Afdeling. Opgaverne løses i samarbejde med magistratsafdelingerne. IT-strategi, IT-arkitektur og standarder Tværkommunal organisations- og forretningsudvikling Udvikling af tværkommunale digitale løsninger Varetagelse af tværkommunale IT-udbud Systemejerskab for tværkommunale systemer Deltagelse i nationale IT-strategiske aktiviteter IT-sikkerhedspolitik Rammeaftaler for indkøb Tværgående koordinering på IT-området Mange opgaver og problemstillinger i Kommunen er fælles på tværs af magistratsorganiseringen. Der er derfor etableret en tværgående koordinationsstruktur i Kommunen. Borgmesterens Afdeling varetager de koordinerende opgaver på det digitale område i samarbejde med magistratsafdelingerne. Samarbejdet gennemføres af Direktørgruppen, IT-udvalget og andre tværgående udvalg, samt i projektgrupper. IT-udvalget er det forum, der koordinerer Århus Kommunes løbende samarbejde om Kommunens strategiske og koordinerende opgaver på det digitale område. Udvalget administrerer endvidere IT-konto og IT-pulje. IT-udvalget har to faste underudvalg, henholdsvis IT-Arkitekturudvalget og Dataudvalget: 28 Århus Kommunes IT-strategi

29 IT-Arkitekturudvalget har bl.a. til opgave at opbygge og formidle viden om IT og IT-arkitektur, herunder at udarbejde og vedligeholde principper, retningslinier, standarder og dokumentation for systemer og infrastruktur samt udviklingsforløb og uddannelsesplaner for kommunens IT-arkitekter. Dataudvalget medvirker til at sikre det optimale datagrundlag for beslutningstagere i Århus Kommune. For at nå dette mål er det udvalgets opgave at bistå med etablering og indførelse af et fælles datavarehus med udvalgte data. Udvalget sikrer desuden udbygningen af dokumen tationen af Århus Kommunes fælles informationsarkitektur. Der er desuden etableret en uafhængig sikkerhedsorganisation på IT-området forankret i Juridisk Afdeling. Den tværgående koordinering af sikkerhedsarbejdet foretages i Data-sikkerhedsudvalget. Data-sikkerhedsudvalget tager stilling til løsning af opståede sikkerhedsproblemer samt diskuterer behovet for løbende tilpasning af eksisterende sikkerhedsløsninger og sikkerhedsbestemmelser i takt med den tekniske udvikling. 8.2 Ansvar for udmøntning af IT-strategien og dens indsatsområder IT-strategien udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens Afdeling. Som det fremgår af afsnittet IT-organisationen er magistratsafdelingerne ansvarlige for IT-strategier og handlingsplaner inden for eget ansvarsområde. En række af de indsatser, som er nævnt i IT-strategien kan henføres til en specifi k magistratsafdeling. Det gælder f.eks.: At ansvaret for udvikling af strategier for markedsføring af Kommunens digitale ydelser er forankret i Borgerservice i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. At ansvaret for initiativer vedrørende hjemmeside og intranet er forankret i Kommunikationscentret i Borgmesterens Afdeling. At ansvaret for optimering af digitale arbejdsgange inden for enkelte magistratsafdelinger er forankret lokalt. For fælles tværgående projekter gælder det, at disse projekter vil indgå i Direktørgruppens eller IT-udvalgets projektportefølje. 29 Århus Kommunes IT-strategi

30

31

32 ÅRHUS KOMMUNES VISION FOR DEN DIGITALE INDSATS Borgere og virksomheder Kommunens borgere og virksomheder skal tilbydes adgang til at anvede brugervenlige og effektive ITsystemer, som tilgodeser deres behov i forbindelse med informationssøgning, informationsudveksling og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune. De digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes uafhængigt af tid og sted. Folkestyret Århus Kommune vil være kendetegnet ved åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen. Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder herunder at søge indsigt i egne sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse/-dialog. Den kommunale forvaltning Århus Kommune vil udnytte de fordele, der opstår, når man over en bred front anvender IT internt i Kommunen og i forhold til borgere og virksomheder. Den kommunale forvaltning og institutioner herunder skal i alle relevante tilfælde være understøttet af digitale støtteprocesser. Kommunen vil i vides mulig udstrækning benytte sig af elektronisk data-/dokumenthåndtering samt af elektroniske arkiver. Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integrerede. Data og funktionalitet skal genbruges fra system til system. Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og kommunikationsformer i kontakten med Kommunen.