Informativ gennemgang til de tilsluttede kommuner. Fælles BiblioteksSystem (FBS) Dantek Library

Transkript

1 Informativ gennemgang til de tilsluttede kommuner Fælles BiblioteksSystem (FBS) Dantek Library Dantek A/S November 2013

2 IndholdFælles BiblioteksSystem (FBS) Dantek Library... 1 Indledning... 3 Dantek Library platformen... 3 Smart client... 4 Service orienteret arkitektur (SOA) og workflows... 4 Print... 5 Integrationer... 5 Søgning... 5 Bruger og rettigheder... 6 Roller og administration af roller... 6 Regler og parametre... 7 Rettigheder og sikkerhed... 8 Profiler... 8 Brugergrænseflader... 8 Materiale... 9 Indkøb Lån Økonomi Support Optioner Skolebiblioteksportal Statistik på alle data Kildehenvisninger

3 Indledning Fælles BiblioteksSystem (FBS) er et fælleskommunalt projekt med stor opbakning fra de involverede kommuner. Efter kontraktunderskrivelsen mellem KOMBIT og Dantek A/S har projektledelsen og en kernegruppe af kommunale repræsentanter for såvel folke- som skolebiblioteker deltaget i afklaringsfasen. Afklaringsfasen har bestået af en række workshops (WS) og læringsdage, hvor formålet har været at bidrage til en uddybning af indhold i kravspecifikationen, Danteks besvarelse heraf i den tilbudte løsning, samt en forventningsafstemning til hvordan løsningen understøtter bibliotekernes behov. Dantek imødekommer alle krav for så vidt bibliotekssektorinfrastrukturen gennem standarder og formater objektivt understøtter dette. Udviklingsarbejdet i Etape II kan medføre, at elementer og udmøntning af bibliotekernes forretning, som gennemgået i denne præsentation, kan falde anderledes ud. Der redegøres først for Dantek Library platformen, de designmæssige valg, der ligger bag løsningen og en række konsekvenser og fordele heraf. Dernæst præsenteres Dantek Library, med udgangspunkt i de, i udbudsmaterialet definerede, overordnede forretningsbegrebsområder. Præsentationen inddrager udkomme af afklaringsfasens workshops og sætter disse i perspektiv af forretningsbegrebsområderne. Figur 1 Overordnede forretningsbegrebsområder (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 - Kravspecifikation) Dantek Library platformen Dantek Library er et forretningssystem eller en enterpriseløsning. En enterpriseløsning er karakteriseret ved at systemet modellerer forretningens processer og opererer via alle relevante perifere enheder samt inter- 3

4 ne/eksterne supporterede systemer. Perifere enheder kan fx være SIP2 selvserviceautomater, sorteringsrobotter, RFID læse-/skriveenheder og på længere sigt måske apps til tablets og smartphones. 1 Et ideelt forretningssystem tager afsæt i optimale forretningsprocesser, afbilleder optimale forretningsprocesser og yder optimal værktøjsunderstøttelse. I forbindelse med udvikling af en omfattende entrepriseløsning, som fx Dantek Library, er der utallige opgaver, der skal løses, og valg der skal træffes. For at sikre et modent, robust og velfungerende system har Dantek valgt standard løsninger til standard problemer jf. best-practice enterprise application designmønstre m.v. Desuden anvender Dantek Library Microsoft teknologi i vidt omfang. Hovedårsagen til at Dantek har valgt Microsofts infrastruktur, skyldes at Microsoft teknologien understøtter forretningsmodellering og stiller en lang række værktøjer til rådighed. Dantek Library udnytter i udstrakt grad det store potentiale, Microsoft platformen tilbyder. Samtidigt er Microsoft infrastrukturen i praksis den eneste homogene infrastrukturstak på markedet, som dækker hele spændet fra en billig, men alligevel temmelig stærk, smartphone til den kraftigste distribuerede fejltolerante serverfarm. En af de mange fordele Dantek Library opnår, ved at benytte Microsoft platformen er, at funktionaliteter, der kendes fra andre programmer og systemer, også finder anvendelse her. Smart client En konsekvens af anvendelsen af Microsoft infrastrukturen er, at brugergrænseflader kan baseres på en smart client løsning i stedet for en HTML løsning. Smart client løsningen understøtter en høj performance, da samspillet mellem systemet og brugerens computer vhja. smart client en formidler, at processer afvikles via brugerens egen PC. Valget af smart client medfører, at brugere vil opleve en hurtigere respons og fuld understøttelse for mange funktioner, herunder print, genvejstaster, højreklik mm., uanset konteksten. En HTML baseret løsning vil blot kunne bringe den funktionalitet, der kan opnås gennem en browser. For at imødekomme bibliotekernes behov for også at kunne anvende mobile enheder, med et andet styresystem end Microsofts, er det aftalt, at leverandøren stiller et antal udviklertimer til rådighed med henblik på udvikling af et selekteret udvalg af de mest centrale funktioner i HTML5 2. De valgte funktioner vil derefter kunne anvendes fra mobile enheder gennem brug af en browser. Service orienteret arkitektur (SOA) og workflows Systemarkitekturen i Dantek Library er tilrettelagt med henblik på at kunne bygge den nødvendige procesdynamik på en Lego-agtig måde. Dantek Library er opbygget af stærkt sammenhængende men løst koblede byggeklodser. Herved gøres det tilgængeligt at udskifte enkelte byggeklodser med andre, der på et givet tidspunkt er mere relevante. I servicelaget udstilles webservices, der giver adgang til at andre systemer, der skal integreres med, kan tilgå og anvende de nødvendige byggeklodser. 3 Et tilsvarende fundamentalt princip i Dantek Library er, at bibliotekets forretnings- og arbejdsgange realiseres gennem udvikling af workflows. Et workflow opbygges, så flow et definerer hvilken konsekvens enhver hændelse medfører. Så længe konsekvensen af en hændelse kan afgøres deterministisk, og dermed ikke behøver en menneskelig stillingtagen, vil workflow et kunne afvikle processen fuldautomatisk. Dantek Lib- 1 Underbilag 2.2 Løsningsbeskrivelse s. 59, Udvidelse til løsningsbeskrivelse s. 2 2 Ønsker Kombit og kommunerne at timerne i stedet anvendes til udvikling af en app, vil dette også være muligt. 3 Underbilag 2.2 Løsningsbeskrivelse s. 72 4

5 rary tilbyder operationalisering af fuldautomatiserede workflows i samtlige mulige forretningsprocesser og understøtter herved ønsket om optimal automatiseringsgrad. Workflows kan bygges til at afspejle det enkelte biblioteks egen forretning ud fra egne behov. Biblioteket har mulighed for at bygge egne workflows og webservices, eller i det hele taget udnytte platformen efter ønsker og behov. Print Dantek Library benytter et designmønster kaldet Model-View-ViewModel 4 til generering af udskrifter. Brugen af designmønstret medfører, at udskriftsgenereringsprocessen deles op i to hovedtrin, som er løst koblede. Som konsekvens af den løse kobling, kan Dantek Library eksempelvis sende samme udskrift som print, SMS eller mail, eller en udskrift kan sendes i en kompakt form, måske som en advis som SMS, mens det fulde indhold vises i en mail. Dantek Library implementerer de konkrete repræsentationsformater, der er listet i udbudsmaterialet (ex. ODF, PDF, CSV mm.). Det vil være muligt efterfølgende at udvide med yderligere repræsentationsformater, dersom Kunden ønsker det. 5 I forbindelse med diskussion af print gennem flere workshops i afklaringsfasen (bl.a. WS 3), har det været bragt i forslag, at print kunne ske gennem anvendelse af Word. Der er dog skabt enighed om, at print understøttes ved brug af XPS-formatet, der vil kunne generere print i en lang række forskellige situationer med behov for udskrifter. XPS-formatet forudsætter ikke understøttelse af Word. Integrationer Dantek Library stiller via servicelaget en lang række webservices til rådighed for andre integrationspartnere, ligesom Dantek Library via andre partneres webservices opfylder krav om integrationer, i det omfang den danske biblioteksinfrastruktur gennem standarder og formater objektivt understøtter dette. For at undgå redundans lagres data generelt hos den udbyder, der generer data. Bibliografiske poster fra DBCs Databrønd, persondata på lånere osv., lagres principielt ikke i Dantek Library, men kaldes løbende via en webservice, når behovet for data opstår. For at mindske afhængigheden af eksterne serviceleverandører fungerer Dantek Library dog også med en caching funktion 6, nærmest en slags backup for dataopkaldsfunktionen. Svares der ikke inden den ønskede tid fra den kaldte serviceleverandør, falder systemet tilbage på cachede data. Der er tale om at bibliografiske poster, der er relevante for bibliotekets virke, konkret caches i Dantek Library databasen. For netop at kunne anvende cachede data som sekundær kilde, tilstræbes det at cachen genopfriskes hver gang en service kaldes med succes. På denne måde underbygger Dantek Library mulighed for søgning i lokale data og validiteten af de tilgængelige data. I kraft af caching er systemet fuldt i stand til at fungere, selv hvis adgangen til en serviceleverandør for en tid er afbrudt. Søgning Dantek Library tilbyder et generelt søgeværktøj, der gør det muligt at søge i de bibliografiske kilder, som er relevante for brugerens arbejde. Det kan være eget system, DBCs Databrønd, diverse Z39.50 servere o.lign. Brugeren kan anvende en vilkårlig kompleks CCL søgeprofil. I tilknytning til indskrivningssituationen har værktøjet en oversigt over samtlige søgeveje og Dantek Library understøtter herved effektiv CCL søgning. 4 Underbilag 2.2 Løsningsbeskrivelsen s Underbilag 2.2 Løsningsbeskrivelse, s Udvidelse til løsningsbeskrivelsen, s. 15 5

6 Dantek Library s søgeværktøj kan i princippet søge mod vilkårligt mange kilder i parallel, uanset om søgningen foregår via DBCs Databrønd, Z39.50 servere eller hvilke øvrige grænseflader, der anvendes 7. Brugeren kan vise resultatet i en bred vifte af formater og kan indlægge valgte indgang af søgeresultatet i en kurv. 8 Kurvens indhold kan herefter anvendes som grundlag for en handling. Det kunne fx være generering af en materialevalgsliste. I præsentationen af søgeresultatet kan Dantek Library vise resultatet fx segmenteret i afstand, e.g. eget bibliotek, kommunens biblioteker, kommunens pædagogiske center, primære øvrige långivende biblioteker osv. Dantek Library søger data ved opslag mod relevante serviceleverandører. Fx i forhold til Uni-C Infotjenestens WebService er det muligt at slå personer op, men det er ikke muligt at søge på baggrund af fx et efternavn Petersen. Her imødekommer Dantek Library krav om mulighed for søgning i lokale data, da cachede data betragtes som lokale data. Bruger og rettigheder Dantek Library er opbygget hierarkisk, med mulighed for at rettigheder mm. nedarves fra hvert led i hierarkiet. På den måde vil fx kommunale valg kunne udmøntes i alle kommunens biblioteker uden at hvert enkelt bibliotek behøver foretage sig noget. På samme måde vil fx personaleressourcer og andre ressourcer kunne spille sammen og/eller stilles til rådighed i en nedadgående strøm. Der er således mulighed for at arbejde med flydende ressourcer, materialer såvel som personale eller andet. Udover den hierarkiske struktur er der mulighed for at associere biblioteker ind i et nærmere samarbejde på tværs af hierarkiet, og i en given periode eller situation at definere regler og relationer for et sådant fællesskab. Roller og administration af roller En bruger kan i Dantek Library tildeles mange forskellige roller. Dantek Library vil som udgangspunkt afspejle rolle i forhold til konteksten. Hvis en bruger er tildelt flere roller, vil det være muligt for brugeren at vandre mellem disse. Et eksempel, der har været diskuteret på bl.a. WS 5 Betaling /Låner/Statistik/ Fjernlån er et barns rolle, hvis der er tale om et kombibibliotek. Dantek Library håndterer at skelne mellem roller som fx elev og børnelåner, når biblioteket har defineret hvilke data, der betinger rollernes anvendelse. En låners data hentes og holdes automatisk opdaterede ved at Dantek Library kører op imod fx Serviceplatformen eller, i forhold til skoler, Uni-C s Infotjenestens Webservice. 7 Udvidelse til løsningsbeskrivelsen 8 En bruger kan have vilkårligt mange kurve og kurve kan gemmes og anvendes i efterfølgende sessioner. Tilgangen med to trin, hvor brugeren først generer en kurv, der herefter kan anvendes som udgangspunkt for handling, gør at mange forskelligartede arbejdsgange bliver lig hinanden i udførelsen, hvorved læringskurven bliver mindre stejl. 6

7 Figur 2: Begrebsmodel for begrebsområdet bruger og rettigheder (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 Kravspecifikation) Regler og parametre Dantek Library implementerer regler og parametre ved hjælp af workflows, som diskuteret under bl.a. WS 3, Administration/Import og eksport. Gennem workflowdefinitionen kan biblioteket udfolde en righoldighed af muligheder, helt automatisk, uden belastning af de biblioteksansatte. Et eksempel kunne være et ønske om i forhold til materialer at opsætte temaer, som optræder periodisk. Det kunne være et jule- eller påsketema, hvor en timer trigger ved start/slut på en periode og dermed associerer de ønskede materialer til temaet. En søgeprofil kan fx opsættes til at kun de bøger, der lånte ud til sidste jul og som siden er kommet til, medtages, eller hvilke kriterier, der kunne ønskes for temaet. Et tilsvarende eksempel angående lånere, kunne være at en låner kan være medlem af vilkårligt mange grupper og medlemsskabet kan have forskellig prioritet. Grupper kan fx også optræde periodisk. Biblioteket kan tillige gennem workflows interagere med eksterne serviceleverandører ift. regler og parametre. Biblioteket kan fx vælge at lånere, der liker biblioteket på Facebook, opsparer bonuspoint og derved kan opnå en slags VIP-status fx i forhold til reservationer. Regler og parametre, der vælges specifikt opsat af det enkelte bibliotek, kan overtrumfe kommunale, regionale eller nationale definitioner. Regler og parametre i Dantek Library udstilles via et servicelag og er således tilgængelig for andre systemer som fx DDB. 7

8 Rettigheder og sikkerhed Dantek Library implementerer et moderne system med et højt sikkerheds niveau. Med brugerens login autoriserer serveren brugeren, og sikrer at et sikkerheds token følger brugeren rundt i systemet. Rettigheder oprettes i forbindelse med brugerens profil, og det vil derfor kun være nødvendigt at logge ind én gang. Samtidigt logger systemet alle handlinger, og det vil derfor altid være muligt at føre en handling tilbage til den ultimative bruger. Idet Dantek Library implementerer en moderne tilgang til sikkerhed og rettigheder, vil det være muligt for biblioteket at indføre en slags guldkort 9. Et guldkort kunne fx definere, at lånere, der har mere end x antal lån per måned, får forrang ift. reservationer eller noget helt andet som fastsat af biblioteket. Profiler Idet Dantek Library hviler på en tilgang med løs kobling mellem komponenter, sikres en stor frihed til at tilpasse profiler til kontekst og bruger. Netop temaet med håndtering af profil blev grundigt eksemplificeret under workshop 1, funktionelt behov om materialeanskaffelse. Ser man fx på en materialevalgssituation har brugeren mulighed for at abonnere på opgavelister, der kan ses i en prioriteret orden eller hvor der kommer en pop-op meddelelse, når der sker ændringer på listen. Der kan defineres en prioritering mellem forskellige typer af beslutningsstøtte, således at den højest prioriterede beslutningsstøtte vises først. Den valgte beslutningsstøtteprofil associeres til brugerens profil, så denne vil se samme profil næste gang, funktionen ønskes benyttet. Samtidigt har brugeren også mulighed for at lave en ad hoc søgeprofil, i de tilfælde det måtte ønskes. Produktionen af søgeprofil er løst koblet til det øvrige system. Et andet eksempel på hvordan Dantek Library gennem en låners profil kan understøtte bibliotekets interaktion med låneren, er muligheden af at sende en sms om snarlig ankomst af Biblioteket kommer, som diskuteret på WS 5, lånerhåndtering, statistik, fjernlån mm. Brugergrænseflader Brugergrænseflader tilrettelægges, så de bedst muligt understøtter og fremmer brugerens nytte af og fornøjelse ved anvendelse af løsningen. Brugergrænseflader udvikles derfor på en sådan måde, at de objektivt understøtter Dantek Library platformens funktionalitet og fleksibilitet. Samtidigt giver løsningen den enkelte bruger frihed til layoutmæssigt at udfolde sine præferencer. Brugervalg vedrørende fx sorteringsorden i lister, hvorvidt sliding-in panels skal blive hængende ved markering med knappenål, printerpræferencer mm. vil være knyttet til brugeren, således at de fortsat vil virke efter programgenstart. Ikoner kan anvendes til grafisk at indikere, at en handling forårsages ved klik, eller være en grafisk visning af et forretningsmæssigt forhold. På workshop 6 Brugergrænseflader, integrationer, sikkerhed blev der truffet beslutning om, at brugeren ikke selv skal kunne beslutte hvordan ikoner placeres. En bruger vil altid kunne reset te sine valg, og dermed falde tilbage på de præferencer, der er standard i Dantek Library. Dantek har valgt ikke at lave egentlige mock-ups, idet virksomheden ønsker at inddrage brugere i processen og i videst muligt omfang udvikle brugergrænsefladen til den konkrete udmøntning af Dantek Library resulterende af denne aftale. For visualisering af tilgangen til optimal understøttelse af arbejdsgange i brugerfla- 9 Det er defineret, at WAYF skal anvendes som login og det vil være muligt at beslutte at en bestemt claim i brugerens SAML security token fra WAYF kan medføre en sådan guldkort status. WAYF: 8

9 der, henvises til eksempler under afsnittet Indkøb samt brugermanualer til Danteks nuværende produktprogram: Materiale Materialer er et centralt element i bibliotekets forretning og processer. Materiale behandles derfra fra forskellige vinkler under de øvrige punkter i denne præsentation. Et materiale defineres i denne sammenhæng, som den vare eller ydelse, biblioteket stiller til rådighed for lånerne, og som kan beskrives ved hjælp af en bibliografisk post. Figur 3: Begrebsmodel for begrebsområdet materiale (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 - Kravspecifikation) Dantek Library systemunderstøtter alle forretningsprocesserne omkring materialer helt som ønsket. I forbindelse med blandt andet afklaringsfasens workshop 2 Materialehåndtering og læringsdagen om periodika, blev alle krav gennemgået, og der har ikke været nogen emner som ikke kunne afklares. Alle processer i forbindelse med f.eks. katalogisering, brug af maskeposter, beholdningsposter osv. bliver modelleret som workflows i Dantek Library systemet. Den tekniske beskrivelse af hvordan Dantek Library fungerer, er kort præsenteret i det foregående afsnit om Dantek Library platformen. De bibliografiske poster hentes som udgangspunkt fra DBC s databrønd. Integrationen er robust forstået på den måde, at selv om DBC s databrønd skulle være utilgængelig for en kort periode, vil Dantek Library kunne benytte en cached kopi af data. Der er tale om, at bibliografiske poster (fra Databrønden) relevante for systemets virke, caches i Dantek Library databasen. 9

10 Periodika har der været særligt opmærksomhed omkring, og Dantek har via en særlig læringsdag hos KKB fået bekræftet at de bibliografiske egenskaber som periodika har, kan håndteres af den konceptuelle model i Dantek Library, se figur 4. Dantek Library opfylder kravet om at alle bibliografiske poster håndteres i format danmarc2. Den kommunale DanBib aftale giver bibliotekerne adgang til bibliografiske poster i WorldCat gennem DanBib. Som en del af DBCs service konverteres poster fra WorldCat on-the-fly fra MARC21 formatet til danmarc2. De to formater er ikke umiddelbart konvertible, hvorfor den righoldighed, der ligger i en original MARC21 post ikke fuldt ud vil komme til udtryk i en konverteret post. Dantek Library platformen giver mulighed for videreudvikling, så fuld understøttelse af bibliografiske poster i andre MARC formater kan opnås. Figur 4: Konceptuel model for håndtering af periodika (kilde: Dantek Sp. z o.o.) Indkøb Forretningsprocesserne omkring indkøb var i fokus på workshop 1 Materialeanskaffelse. Alle krav er i denne forbindelse blev behandlet, og Dantek Library systemunderstøtter dem alle, dog med et opmærksomhedspunkt. Figur 5:Begrebsmodel for begrebsområdet indkøb (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 - Kravspecifikation) Opmærksomhedspunktet er systemunderstøttelsen af beskedudvekslingen mellem materialeleverandørens system og Dantek Library systemet. Altså når man via Dantek Library systemet bestiller et materiale fra en 10

11 leverandør, hvad er det så for beskeder man kan få fra leverandøren vedrørende ordren; er ordren modtaget etc. Den digitale beskedudveksling 10 det skal benyttes er fastsat af Kulturstyrelsen, og anvender disse beskeder: Fra bibliotek mod materialeleverandør: o EDItX ordre. Fra materialeleverandør mod bibliotek: o EDItX følgeseddel. o OIOUBL XML faktura. Det er mindre funktionalitet end ønsket i nogle use cases 11, og fraværet af fx respons på ordrebekræftelse/afslag på levering medfører, at en medarbejder manuelt skal indtaste oplysningen fra materialeleverandører omkring leveringsstatus, hvis de skal ind i systemet. Pga. af disse begrænsninger i EDitX protokollen, kan man ikke få så automatiseret et workflow som man kunne ønske. Det man får, er manuelle processer, som kan se ud som følger: En medarbejder kan manuelt indtaste information fra materialeleverandøren (ofte via ), dvs. anføre at leverandøren har bekræftet at kunne levere, evt. med opdateret pris og leveringstidspunkt. For de ønsker om ordreafgivelse, hvor leverandøren har afslået, markerer medarbejderen, at ønsket er afslået. Kun for de ønsker om ordreafgivelse, hvor leverandøren har afslået, markerer medarbejderen, at ønsket er afslået. De bekræftede ordrer gør medarbejderen intet ved da progression opnås, når der senere vil blive modtaget en følgeseddel. Medarbejderen gør intet. Progression opnås ved, at der senere vil blive modtaget en følgeseddel. Hvis der ikke vil blive modtaget en følgeseddel indenfor den kontraherede periode kan Systemet transitere automatisk til tilstanden forfalden leverance. Denne variant medfører, at Systemet stabiliserer sig selv uden det forudsætter afholdelse af lønomkostninger for medarbejdere. For bedre at kunne visualisere hvordan indkøb bliver systemunderstøttet, kan man se på Danteks eksisterende produkt til materialevalg ( Bemærk dog, at Dantek MaterialeValg er et andet system, end det materialevalg, der udvikles til Dantek Library! Nedenstående er et screenshot fra Dantek s produkt Dantek MaterialeValg, som viser, hvordan man i dette system håndterer modtagelse af materialer. 10 Protokollen EDItX. EDItX giver kun mulighed for at afgive ordre på bøger, ikke på periodika Udvidet løsningsbeskrivelse 11

12 Figur 6: Screenshot fra Dantek MaterialeValg modtagelse af materialer Ved scanning af stregkoden bliver materialet registreret, og ordren markeret som leveret. I højre side kan man se, at der er en del materialer som endnu ikke er blevet leveret. I forbindelse med valg af materiale til indkøb, materialevalgslister, kan nedenstående screenshot give endnu en indikation af, hvordan grænsefladens elementer kunne vises. Igen er det Dantek s nuværende produkt Dantek MaterialeValg, vi bruger som udgangspunkt: 12

13 Figur 7: Screenshot fra Dantek MaterialeValg - materialevalgslister Ovenstående figur 7 viser hvordan man har i højre side har søgt i danbib efter materialer, og ved hjælp af drag and drop har flyttet 2 materialer over til sin materialevalgsliste. Dialogboksen indlæg midt på skærmen, viser en kommentar omkring et af materialerne som en skolebibliotekar fra kommunen har skrevet. Når man udvælger materialer, vil der i Dantek Library være flere former for beslutningstøtte 12 til rådighed. Eksempelvis er der i Dantek MaterialeValg adgang til en række informationer omkring materialerne fra forskellige kilder. Det kan være link til DBC s materialevurdering, statistik omkring anvendelsen af lignende materialer etc. 12 Se afsnittet om Profiler under Dantek Library Platformen 13

14 Figur 8: Screenshot fra Dantek MaterialeValg - beslutningsstøtte Som ovenstående figur 8 viser, så er der i højre side markeringer med rød, gul og grøn. Farverne indikerer anvendelsesstatistikken for materialet på tværs af kommunen. Dette, sammen med f.eks. overbliksstatistik omkring ordre, materialevurderinger mm. danner et godt grundlag for beslutningen om indkøb. Det næste og sidste screenshot fra Dantek s nuværende produkt materialevalg viser, hvordan man i forbindelse med materialevalg kan angive opstilling og udlånstid. 14

15 Figur 9: Screenshot fra Dantek MaterialeValg - opstilling og udlånstid Hele processen omkring materialevalg/indkøb understøttes af systemet via grænseflader som afspejler den naturlige rækkefølge eller workflow for indkøbsprocessen. Lån Dantek Library implementerer lån som en aftale. Låneaftalen påbegyndes, når låneren og biblioteket har første kontakt og afsluttes først efter sidste kontakt, evt. forlænget med den periode lovgivningen giver biblioteket ret til fortsat at kende sammenhængen. Hermed afbilleder lånet en proces, der udvikler sig over et antal faser, afhængigt af hvilke hændelser der sker og de vilkår, der gælder i forhold til den enkelte aftale. 15

16 Figur 10: Begrebsmodel for begrebsområdet lån (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 - Kravspecifikation Som gennemgået på bl.a. workshop 4 Reservering/booking/søgning og workshop 5 Betaling/låner/ statistik/fjernlån udspænder låneaftalen i Dantek Library hele begrebsområdet for lån. Reservation, booking, fjernlån, fornyelse, rykker mm. bliver derved i systemet defineret som tilstande, der præcist afspejler den aktuelle fase i aftalen mellem biblioteket og låneren. Konsekvensen bliver, at forholdet er gennemskueligt, og at de rette afgørelser derfor altid kan træffes. Et eksempel kan være en situation, hvor en låner ønsker at reservere en bog. Ved hjemkomst konstaterer biblioteket, at det er nødvendigt at kassere den pågældende bog pga. beskadigelse. Kassationsprocessen kan automatisk foranledige at Dantek Library genererer en materialevalgsopgave for at indkøbe et erstatningseksemplar. Ved opslag mod materialeleverandøren konstaterer systemet, at materialet ikke længere er tilgængeligt, hvorfor låneaftalen automatisk overgår til en ILL låntagning. Samtidigt kan låneren også automatisk adviseres om denne ændring af procedure og evt. årsag. Tilsvarende vil det være muligt at opsætte en regel for, at hvis en reservation har overskredet en bestemt valgt venteperiode eskaleres til ILL lån, køb af supplerende eksemplarer, eller hvad biblioteket måtte ønske. Som det fremgår, vil det kun i forbindelse med accept af køb være nødvendigt at involvere biblioteksansatte, da indkøb trækker på bibliotekets budget og derfor skal godkendes. 16

17 Økonomi Afklaringsfasen har uddybet forståelsen af hvordan bibliotekssystemet skal spille sammen med kommunens debitor- og økonomisystem. Dantek Library giver mulighed for at systemet kører gnidningsløst op imod eksterne debitor- og økonomisystemer. I afklaringsfasen blev afholdt en ekstraordinær læringsdag på Horsens Bibliotek med betaling og økonomi som tema. Heraf fremgik det, at bibliotekerne for nærværende ikke håndterer alt vedr. konti, budgetter, lånerudestående mm. gennem kommunens debitor- og økonomisystem, men for en stor del kører processerne internt i bibliotekssystemet. Dantek Library imødekommer udbuddets krav vedr. håndtering af økonomi. Også i forhold til økonomi og betaling giver Dantek Library i udstrakt grad mulighed for automatisering. Det kan være i sammenhæng med indkøb (kontrol, registrering og postering af indkøbte materialer) eller i sammenhæng med udredning af lånermellemværender. Et eksempel kunne være, en låner, som har betalt erstatning for en ikke afleveret bog inden for den af biblioteket berammede tidsfrist. Låneren har altså betalt erstatning, men afleverer alligevel bogen herefter, fx ved hjælp af en selvbetjeningsautomat. I det tilfælde giver Dantek Library automatisk kommunens økonomisystem besked om at returnere det betalte erstatningsbeløb. Figur 11: Begrebsmodel for begrebsområdet økonomi (kilde: Udbudsmaterialet, bilag 2 Kravspecifikation) Når en materialeleverandør sender en elektronisk faktura, kan Dantek Library understøtte den automatiske kontrol fx gennem muligheden af at sætte accepttolerancen til at afspejle, om indkøbsordren er givet på baggrund af en fast, en cirka eller en forventet pris. Godkendelsen kan herefter foregå automatisk, når ma- 17

18 terialet scannes første gang. Der vil også være mulighed for at indlægge fx en øvre grænse, koster et materiale mere end kr. skal materialet godkendes manuelt osv. Når en indkøbsordre afsendes, tjekker Dantek Library op mod den angivne konto til kontrol for at budgettet for kontoen tillader købet. Det er naturligvis også muligt at se om der er budget til indkøbet, inden en bestilling afsendes. Når fakturaen skal betales, trigger en medarbejders godkendelse i Dantek Library, at betaling godkendes i økonomisystemet. I kravsætningen er der udelukkende stillet krav om at Dantek Library skal kunne integrere mod DIBS. Et videreudviklingsprojekt, der let vil kunne gennemføres, kunne være betaling via Nets eller Dankort. Lad os antage, at låneren ikke kan gennemføre et nyt lån, fordi han har et udestående beløbende sig til bibliotekets fastsatte grænse. Med videreudviklingen med integration til Nets/Dankort, vil låneren selv kunne afvikle sit udestående og gennemføre et nyt lån som selvbetjening. Låneren vælger hvad der skal betales for, dette sendes til dankortbetalingsautomaten, der returnerer den nye status til bibliotekssystemet. Support Figur 12 illustrerer hvordan service operations skal bemandes, og hvordan snitfladerne til TDC hosting skal fungere i kontekst af 2nd level support. TDC Technical mangement TDC s servicedesk. Bemandet med tekniske supportere og driftsteknikere. Sikre at systemet er online Servicedesk Dantek Bemandes med supportere der Har kendskab til systemet og arbejdsgange på Folke/skole biblioteker. Dantek Application Management Bemandes med supportere der Har stort kendskab til systemet. De Kan eskalere sagen til udviklingsfirmaets support 3.-parts support Bemandes med supportere der har kendskab til Integrationer og netværk. Kan eskalere sagen til integrationsleverandører, eller til kundens egen it-afdeling. Request fulfilment Bemandes med supportere med særligt kendskab Til service requests, og requests for change IT operations management Bemandes med Dantek supporter Og TDC hosting technical supporter. Overvågner den daglige drift Figur: 12 Service operations (kilde: ITIL Foundation, Tillæg til bilag 7b) Leverandørens service desk er åben alle hverdage mellem 6.30 og Henvendelser besvares på dansk. Service Desk modtager henvendelser pr. telefon, og via Self Service Portal (SSP). Jf. bilag 7b udpeger Kunden, det aktuelt aftalte antal navngivne biblioteksansatte, der kan benytte Leverandørens service desk. Service Desk tager imod alle henvendelser fra brugere af systemet, og løser sagen i Service Desk via telefonsupport. Hvis den enkelte kommune vil tillade det, har brugerne yderligere mulighed for support gen- 18

19 nem fjernovertagelse af PC, hvor brugeren bliver billedligt talt taget ved hånden og guidet gennem problemet. Såfremt sagen ikke kan løses i Service Desk overdrages sagen til den funktion, som er ansvarlig for at løse den pågældende sag, eksempelvis: 3.parts support (ekstern leverandør, kundens interne IT-afdeling, etc.) Technical management (TDC Hosting driftsteknikere 24/7 support) Service Desk har ansvaret for en henvendelse, indtil den er løst eller afsluttet på anden vis. Ved alle henvendelser oprettes en ticket (sag), med et entydigt ticket-nummer. Dette ticket-nummer tilknyttes alle informationer vedr. henvendelsen, hvilket giver mulighed for løbende at følge sagens status. Figur 13 illustrerer hvordan Service Desk er tilrettelagt: TDC Technical mangement Godkendt Bruger TLF Single point of contact Servicedesk Dantek 2nd level support Dantek Application Management 3.-parts support Request fulfilment SSP IT operations management Figur 13: Service desk (kilde: ITIL Foundation, Tillæg til bilag 7b) Efter ønske bliver det muligt for Kunden at udvælge 15 særlige it-administratorer, som kan kontakte Technical management direkte. Dette illustreres i figur

20 TDC Technical mangement TLF Kunden har 15 særlige it-administratorer, Som kan henvende sig direkte til drift. Single point of contact Servicedesk Dantek 2nd level support Dantek Application management 3.-parts support Request fulfilment SSP IT operations management Figur 14: Service desk og adgang til TDC hosting technical management (kilde: ITIL Foundation/Tillæg til bilag 7b) Denne direkte kontakt vil foregå ved, at telefonsystemet i Service Desk automatisk omstiller 15 forud angivne numre til TDC Hosting. Der vil være en risiko for at disse direkte henvendelser ikke har karakter af drift, men risikoen vurderes som meget lille. De 15 numre forventes bemandet med medarbejdere, der formodes at have stort kendskab til servere, firewall, netværk, svartider etc., og som derfor vil kunne genkende problemstillinger, der relaterer sig specifikt til hosting løsningen. 3rd level support er ikke illustreret på tegningerne, da det betragtes som henvendelse til Dantek Sp. z o.o., hardware leverandører eller partnere, som ikke normalt indgår i supporten. Optioner I gennemgangen præsenteres kun de to optioner vedr. Skolebiblioteksportal og Statistik på alle data. Option på uddannelse er blevet diskuteret på WS 7, og der tages stilling til optionen på et senere tidspunkt. Skolebiblioteksportal En skolebiblioteksportal skal anvendes af to grupper brugere; elever og lærere. I sammenhæng med udviklingen af skolebiblioteksportalen er det ikke kun nødvendigt at imødekomme krav om brug af bilag 2E Designguidelines for skolebiblioteksportal men også at have forståelse for den kontekst, skolebiblioteket indgår i og understøtter. Skolebibliotekets primære funktion er at understøtte skolens pædagogiske indsats, som også sætter rammen for skolebibliotekets funktionalitet. Skolebiblioteksportalen skal derfor understøtte og inspirere eleverne til eksplorativt at udnytte bibliotekets ressourcer på en sådan måde, at såvel elever fra 0. og 1. klasse kan benytte sig af portalen som elever fra klasse. Samtidigt skal lærere ligeledes kunne anvende skoleportalen i forhold til deres virke, dvs. systemet skal understøtte lærerne fx i forhold til planlægning af et skoleår med bookinger, deltagelse i materialevalg for faggrupper og inspiration ift. nyindkøb af materialer (analoge som digitale) mm. 20