Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 26. september 2013 kl

Transkript

1 Domea Vojens Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 26. september 2013 kl Mødet blev holdt på Hotel Vojens, Nørregade 2 A, Vojens, med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Domea Vojens Boligselskabet Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Udlejningsforhold Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Digitale syn Personaleforhold Generel orientering Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Personaleforhold - Uddannelsespolitik Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Afd og afd ansøgning om tilskud til fællesudflugt Afd Vesterparken ansøgning til LBF? Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Erling Nørgaard, formand Bent Erdland Ingelise Vilsen Kim Karmar Jensen (ref) Lene Johansen Annelise Thomsen, suppleant Der var afbud fra: Inge-Lise Munck, næstformand Bent Munck Øvrige deltagere: Carsten Nielsen, Domea Udsendt den 1. oktober 2013 Side 1 af 12

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsordnen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 5. februar Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Domea Vojens Boligselskabet 3.1 Orientering fra formanden Erling Nørgaard kunne fortælle, at renovering af beboerhuset Hejmdalsparken var færdig, det samme var renovering af fællesrum og køkken på Højgade 7. Der har i foråret været afholdt fælles udflugter i Domea Vojens, Tur med Helene og bustur til Friedrichstadt. Året har også budt på Domea 2015, og man venter spændt på hvad der kommer ud af dette nye koncept. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Beretningen blev taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Kim K. Jensen kunne berette at man i Domeas bestyrelse i øjeblikket afventer tilbagemelding fra SKAT, omkring vilkårene når Kundecheferne skal ansættes ude i selskaberne. Når de foreligger, kan der laves den endelige beregning som kan danne grundlag for det endelige regnestykke for det enkelte selskab. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Inge-Lise Vilsen havde intet at berette, dog gav hun udtryk for at hun gerne så sig selv som udpeget af kommunen, når hendes periode udløber her Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstillingen blev taget til efterretning. Side 2 af 12

3 3.4 Bestyrelsesforhold Den er Bent Munck er indtrådt i stedet for Jeanette D. Hansen, som pga. af afdelingen 8911 s tvangsauktion udtrådte af organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Erling Nørgaard Formand Repr Inge-Lise Munck Næstformand Repr Bent Erdland Medlem Repr Bent Munck Medlem Repr Ingelise Vilsen Medlem Kommunen 2013 Lene Vangsgaard Suppleant Kim Karmar Jensen Medlem Domea 2013 Lene Johansen Medlem Repr Annelise Thomsen Suppleant Repr Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at næstformand Inge-Lise Munck er på valg som næstformand, Bent Erdland og Bent Munck er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Inge-Lise Munck og Bent Munck modtager ikke genvalg, orientering blev taget til efterretning. 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Bestyrelsens kontaktoplysninger blev gennemgået, der var ingen uoverensstemmelser. 3.6 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, næstformanden 1 ½ portion, og 1 portion til øvrige bestyrelsesmedlemmer. Side 3 af 12

4 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen vedtog at honoraret fordeles som hidtil. 3.7 Boligselskabets årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 20. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Regnskabet blev gennemgået og godkendt. 3.8 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollen blev gennemgået og godkendt. 3.9 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 11 til 20 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetningen blev godkendt Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Side 4 af 12

5 Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Styringsrapport blev gennemgået og godkendt Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Budget blev gennemgået og godkendt Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev valgt som repræsentanter Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligselskab kan vælge 2 delegeret. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Side 5 af 12

6 Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 kredsdelegeret for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev valgt som kredsdelegeret Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 160 personer. Heraf har 130 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig , , ,66 0,33 I alt i afdelingen , ,75 0,67 I alt i afdelingen 8904 Kom. anvis Kom. anvis Violvej familiebolig ,16 I alt i afdelingen I alt i Domea Vojens Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger til orientering. Pr. regnskabsskæring er der 6 boliger i tomgang. Afdeling Antal fraflytninger Hejmdalsparken Vesterparken/Alexandraparken Hovedgaden Øst m.fl. 20 Fraflytninger i alt 58 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Udlejningsforholdene blev gennemgået og taget til efterretning Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. Side 6 af 12

7 For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Side 7 af 12

8 Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering Side 8 af 12

9 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Bestyrelsen ønsker ikke digitalt syn, da Domea Vojens har kun B- ordning Personaleforhold Generel orientering Driftschef kunne berette, at Domea Vojens har et fantastisk hold, der sørger for at levere et højt serviceniveau til beboerne. Der er fokus på den fremtidige drift i afdelingerne, og der er tanker og ideer på bordet med tanker på det kommende Domea Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/6 bestyrelsesmedlemmer. Kim Karmar Jensen, Domeas bestyrelse, har ipad stillet til rådighed. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Bestyrelsen valgte at sige ja til IPad, og afventer indkaldelse og indkøb. Side 9 af 12

10 3.19 Personaleforhold - Uddannelsespolitik På bestyrelsesmødet den 14. september 2010 blev det besluttet at det er vigtigt at ejendomsmester bliver uddannet i at arbejde med domea.dk. Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år, dog en samlet ramme på max kr pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvor meget der skal afsættes til uddannelsespolitikken. Referat: Der blev besluttet, at der ikke afsættes max. beløb pr. medarbejder, men afsættes kr. samlet til uddannelse af de 4 medarbejder 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8901: overskud på kr Afdeling 8903: overskud på kr Afdeling 8904: overskud på kr Afdeling 8911: akkumuleret resultat på kr Afdelingen blev den solgt på tvangsauktion. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 20. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Regnskaberne blev gennemgået og efterfølgende godkendt. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 8901: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en Side 10 af 12

11 lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 8903: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,48 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 8904: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Afdelingernes budgetter blev gennemgået og godkendt. 4.3 Orientering om driftsforhold Driftschef kunne berette, at afd er ved at forberede en helhedsplan med henblik på at få gennemført en LBF sag. Beboerhuset er færdig renoveret og der er i afd. fokus på nødvendigt vedligehold. I afd har afd. mødet besluttet, at udskifte hårde hvidevarer samt udskifte gulve over de næste 6 år. Ligeledes er der besluttet, at etablere en legeplads, dette dog med forbehold mod en huslejestigning. Afd har afsluttet renovering af Bostedet Højgade 7, samt ombygning af kontor til fremtidig ny bolig. Også i denne afd. er der fokus på den fremtidige drift. Referat: Bestyrelsen tor orientering til efterretning. 4.4 Afd og afd ansøgning om tilskud til fællesudflugt Afdelingsbestyrelsen i 8901 og 8903 har indsendt ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden på kr til fællesudflugt/arrangement for beboerne i Domea Vojens. Arrangementet er for beboerne i hele Domea Vojens samt organisationsbestyrelsen. Hvis organisationsbestyrelsen ønsker påhæng med, skal påhæng betale fuld pris.handicap medhjælper betaler halv pris, hvis denne ikke er bosat i Domea Vojens. Der tages hensyn til, at der skal kunne være økonomi til en evt. handicap bus til deltager som ikke kan komme op i en alm. bus. Der skal også tages hensyn til, at der også er folk der arbejder, så udflugter/arrangementer arrangeres i weekender eller helligdage. Referat: Bestyrelsen godkendte forslaget. 4.5 Afd Vesterparken ansøgning til LBF? Erling Nørgaard ønsker, at igangsætte ansøgning til landsbyggefonden om midler til renovering af afd Vesterparken. Afdelingen er ca. 27 år gammel og trænger til en modernisering. Side 11 af 12

12 Referat: Der bliver ikke igangsat en LBF sag, afd. er ikke egnet - grundet god stand og god økonomi. Dog skal det belyses om, der er ekstra vedligeholds behov, specielt omkring vinduer og døre. 5 Eventuelt Inge-Lise ville vide om beboerindskud bliver kapitaliseret (forrentet af Domea) Referatet er godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den Formandens underskrift Side 12 af 12