Versionsbrev. LUDUS Web version Den 11. december J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS Web version Den 11. december 2013 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 7 Redigering af menuer... 7 Beskeder vises på mobilapplikationen... 7 Fravær fra tidligere år... 7 Adgang til Kundenettet... 7 Justeringer i menupunkterne SU og Studievejledning Kursister... 8 Tilmelding til den flerfaglige prøve i Det internationale område Lærere... 8 Oversigt over belastning ved stillede opgaver... 8 Tidsregistrering Administration... 8 Tidsregistrering med norm... 8 Justeringer i menupunktet Studievejledning... 9 Justeringer i menupunktet SU Flere muligheder med mails til værger Det internationale område på HHX Webhold medtages ved indsendelse af brugeroplysninger til Uni-Login System De to systemdele er samlet i én Nyt menupunkt Logning af afsendte mails Webhold med i udtrækkene Kalender og Kursuskatalog Øvrige rettelser Markering af ændret skemabrik Sortering efter fornavn ved opgaver Genudvikling til danskuddannelsen nye menupunkter skal konfigureres Kommuneadgang Tilmeldinger (DU) Detaljeret fravær (DU) Webhold (DU) Kursist (DU) Skemaer (DU) Den 11. december 2013 Side 2 af 16

3 Uddannelsesplan (DU) Tilmeldt kursist (DU) Systemdel Indskriv kursist/id-ansøgning (DU) Indskriv kursist/id-henvisning (DU) Intro-dansk ansøgninger (DU) Den 11. december 2013 Side 3 af 16

4 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside, jf. vejledningen i afsnit 2 på næste side. Adressen er: csc.com/ludus, hvor du under Mere information ved højre kant vælger LUDUS Web. Den 11. december 2013 Side 4 af 16

5 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, som ligger i vejledningsmappen på vores hjemmeside csc.com/ludus, og følg anvisningerne nedenfor. 2.1 Opdatering 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bit-versionen er 1 GB. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Ved afslutningen af opdateringen åbnes et konfigurationsvindue. a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Til sidst er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede SSL-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 11. december 2013 Side 5 af 16

6 2.2 Nyinstallation 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32- bit-versionen er 1 GB. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Til sidst er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det SSLcertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt SSL-certifikat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 11. december 2013 Side 6 af 16

7 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Redigering af menuer Den enkelte lærer eller administrativ bruger kan selv vælge, hvilke af de tildelte menupunkter der skal vises i den primære menu og hvilke i den sekundære menu (eller eventuelt slet ikke vises). Det har hidtil kunnet gøres fra menupunktet Konfiguration og fra menupunktet Indstillinger. Det første af disse menupunkter er nu fjernet, så menuen kun kan redigeres fra menupunktet Indstillinger, hvor menupunkternes placering vælges ved at trække dem med musen. Beskeder vises på mobilapplikationen Der er tilføjet et ikon, som viser infoboksen på mobilapplikationen. Man kan nu læse nye beskeder og besvare dem, ligesom man kan fra infoboksen i LUDUS Web, dog uden vedhæftede dokumenter. Fravær fra tidligere år Tidligere års fravær kan nu ses på fanebladet Fravær i menupunktet Kursist. Der er øverst på fanebladet tilføjet en knap til skift af skoleår. Adgang til Kundenettet Ved valg af menupunktet Om LUDUS Web kan lærere og administrative medarbejdere få adgang til en hjemmeside med oplysninger om LUDUS Suite, herunder også samlede vejledninger om bestemte arbejdsprocesser. Denne adgang har i et par uger været ude af funktion, men er nu retableret. Justeringer i menupunkterne SU og Studievejledning Der er foretaget nogle ændringer i menupunkterne SU og Studievejledning. Se beskrivelsen i punkt 3.4. Den 11. december 2013 Side 7 af 16

8 3.2 Kursister Tilmelding til den flerfaglige prøve i Det internationale område HHX-elever kan nu tilmelde sig prøven i Studieområdets del 3 på fanebladet Flerfaglige prøver i menupunktet Kursist. 3.3 Lærere Oversigt over belastning ved stillede opgaver Lærere kan nu se en oversigt over de opgaver, de har stillet på alle deres moduler. Oversigten findes i et nyt menupunkt Lærerinfo, som foreløbig kun indeholder det ene faneblad Opgaver. Som udgangspunkt vises 6 uger, begyndende med indeværende uge, men læreren kan ændre perioden. Tidsregistrering Der er nu indført mulighed for, at administrationen kan angive en forventet fordeling af den enkelte lærers timer over en periode. Læreren (og administrationen) kan i så fald se den konkrete tidsregistrering i forhold til den angivne norm, både i tal (som medtages i eksport og udskrift) og grafisk. Lærere kan ikke længere foretage fremtidige registreringer i den dialog, der kaldes fra skemaet (det kan stadig gøres i forbindelse med periodevis registrering i menupunktet Tidsregistrering). I weekenden åbnes denne dialog nu med den forløbne uge åben, selv om skemavisningen er skiftet til den kommende uge. 3.4 Administration Tidsregistrering med norm Det er nu muligt at angive en estimeret fordeling af lærernes timetal over forskellige perioder, og der er implementeret værktøjer til at opfange afvigelser i forhold til disse normer. o Der kan defineres overordnede timenormer for hver afdeling. Det vil sige, at man angiver et timetal til fordeling, og desuden udpeger man i en kalender, hvilke dage timetallet skal fordeles over. o For hver enkelt lærer kan der angives afvigelser fra den generelle norm. Det vil sige, at man angiver et positivt eller negativt timetal og et datointerval, inden Den 11. december 2013 Side 8 af 16

9 for hvilket afvigelsen af den forventede norm gælder. o Ved udtræk af oversigter kan der benyttes flere filtre: - Procentvis afvigelse fra norm - Afdeling - Tilknytning til administrativ medarbejder (via personalegruppe) Justeringer i menupunktet Studievejledning Der er foretaget flere mindre ændringer i menupunktet Studievejledning: o På fanebladet Stamdata er der to ændringer på underfanebladet Journal: - Man kan indsætte linjeskift i bemærkningsfeltet. - Man kan samtidig angive en LUDUS-medarbejder og en erindringsdato. o På fanebladet Stamdata er der en ændring på underfanebladet Baggrund og mål: - Forsørgelsesgrundlag vælges nu i en plukliste. o På fanebladet Tilmeld kursist er der to ændringer ved trin 3: - På underfanebladet Regnskab vises alle posteringer i samme oversigt. De aktuelle (dvs. dem, man netop er ved at udføre, og som altså ikke er effektueret endnu), vises på grøn baggrund. Desuden vises der saldi for: I alt, Uden aktuelle posteringer og Kun aktuelle posteringer. - Der kan komme et faneblad med en advarsel. Dette sker, hvis kursisten optages på venteliste og afkræves betaling, når der ikke samtidig i LU- DUS Sikkerhedsadministration er sat det tilsvarende mærke ved Opkræv betaling ved optagelse på venteliste. Konsekvensen af dette er nemlig, at kursisten ved optagelse fra venteliste i LUDUS vil blive afkrævet deltagerbetaling. o På fanebladet Udmeld kursist er der en ændring ved trin 2: - Hvis man udmelder en kursist, der har en aktiv SU-periode i US2000, får man en advarsel om dette, uanset hvor langt henne i SU-perioden, kursisten er. Tidligere kom advarslen ikke, når udmeldelsen skete i den sidste måned af SU-perioden. Det er en forudsætning for at få advarslen, at LUDUS er opdateret via SU-indskrivningskontrollen. Den 11. december 2013 Side 9 af 16

10 Justeringer i menupunktet SU For at øge overblikket er der foretaget nogle mindre ændringer i menupunktet SU: o På fanebladene Indberetning og Parkering vises kolonnerne Personnr., Efternavn og Retning ikke, medmindre der udtrykkeligt bedes om dem. Når en kursist vælges i listen, vises kursistens personnummer og fulde navn i ruden til højre. o På fanebladet SU-registreringer i højre rude er der flere ændringer i forbindelse med afsnittet Børn: - Ikke alle oplysninger om det enkelte barn vises i oversigten, men ved valg af barnet vises alt i en dialog. - Teksten Fraflytningsdato er rettet til Ophørsdato. - Ved sammenligning af barnets og kursistens adresser gemmes begge i loggen Ændringer. o På fanebladet SU-registreringer i højre rude er der en ændring i forbindelse med afsnittet SU17-perioder: - I den dialog, der benyttes til oprettelse af SU17-perioder, er det obligatoriske valg mellem AVU og HFE fjernet, og der er i stedet tilføjet et bemærkningsfelt (som ikke er obligatorisk). Der er desuden rettet en fejl, som kunne bevirke, at FVU-undervisning ikke blev indregnet korrekt hos en kursist, der blev udmeldt fra et AVU-hold umiddelbart efter sin indmeldelse. Onlinehjælpen er udvidet, og det anbefales især, at man orienterer sig om de mere grundige beskrivelser vedrørende registrering af børn på fanebladet SU-registrering og vedrørende eksamen på fanebladet SU-perioder. Flere muligheder med mails til værger Det er nu muligt at vedhæfte dokumenter i mails til værger. Ved afsendelse af mail til værger kontrollerer LUDUS Web, at mailadresserne har et gyldigt format. Er der forkert formaterede adresser iblandt, kan man vælge at afsende til de gyldige, eller man kan vælge at se de ugyldige og afbryde for at ændre disse. Det internationale område på HHX Det er nu muligt at oprette valgperiode for valg af fag til Studieområdet - DIO på HHX. Oprettelsen sker i menupunktet Flerfaglige prøver. Den 11. december 2013 Side 10 af 16

11 Webhold medtages ved indsendelse af brugeroplysninger til Uni-Login I menupunktet Kørsler er kørslen Indsend brugeroplysninger til UNI-Login ændret, så danskuddannelsens webhold indberettes direkte. Dermed kan kursister (og lærere) på webhold få oprettet UNI-Login, selv om holdene ikke er konverteret til hold i LUDUS. 3.5 System De to systemdele er samlet i én Systemdelen har i de senere versioner af LUDUS Web været delt op i to på adresserne henholdsvis <almindelig LUDUS Web> /system og <almindelig LUDUS Web> /ui/system. Alle systemfunktioner er nu samlet på den sidste af disse adresser. Vær opmærksom på, at hvis man benytter den første adresse, vil man i stedet for systemdelen blot få den almindelige LUDUS Web. Nyt menupunkt Der er et nyt menupunkt Lærerinfo, der kan tildeles både brugergrupper for lærere og brugergrupper for administrative medarbejdere. Den enkelte bruger skal herefter selv placere Lærerinfo i sine menuer via menupunktet Indstillinger. Logning af afsendte mails I loggen over afsendte mails i systemdelens menupunkt Log vises nu også ID for den tilknyttede kursist samt eventuelt klasse. Webhold med i udtrækkene Kalender og Kursuskatalog Der er foretaget rettelser til de to webservices Kalender og Kursuskatalog, så de medtager webhold, som benyttes på danskuddannelsen. Den 11. december 2013 Side 11 af 16

12 3.6 Øvrige rettelser Markering af ændret skemabrik Der er rettet en fejl, som kunne gøre, at en skemabrik utilsigtet kunne blive markeret som ændret, når man gemte med OK-knappen. Dette kunne ske, hvis man umiddelbart før havde gemt en anden skemabrik som ændret. Sortering efter fornavn ved opgaver På fanebladet Opgaver i menupunktet Moduler er sorteringen af kursister/elever ændret, så LUDUS Web nu sorterer på fornavn. Den 11. december 2013 Side 12 af 16

13 4. Genudvikling til danskuddannelsen Med sjette delleverance af genudviklingen af LUDUS Suite med udgangspunkt i danskuddannelsen bliver der blandt andet mulighed for at masseoprette- og behandle ansøgninger og henvisninger til Intro-dansk. Der kan desuden nu gives bruger-adgang til kommuner (herunder sagsbehandlere) med henblik på behandling af henvisninger/ansøgninger for Intro-dansk direkte i systemet. Læs om opsætning, konfiguration og opstart i Tips & Tricks nr. 83 Webhold for danskuddannelsen. Bemærk: Det er vigtigt, at du læser hele denne vejledning, inden funktionaliteterne tages i anvendelse. 4 nye menupunkter skal konfigureres Nedenstående skal udføres i systemdelen, der er tilgængelig ved at tilføje /ui/system efter den sædvanlige adresse til LUDUS Web. o Indskriv kursist/id-ansøgning(du): Menupunktet kan tildeles brugergrupper for administrative medarbejdere. o Indskriv kursist/id-henvisning (DU): Menupunktet kan tildeles brugergrupper for administrative medarbejdere. o Intro-dansk ansøgninger (DU): Menupunktet kan tildeles brugergrupper for administrative medarbejdere. o Kursist (DU): Menupunktet kan tildeles alle brugergrupper. Herefter skal brugeren selv placere menupunkterne i sine menuer via menupunktet Indstillinger. Kursisternes fraværsårsager vises (i forvejen) for kursisterne i Mit skema. Kursisterne kan nu få adgang til også at se en oversigt over deres fraværsårsager. Det gøres under menupunktet Menukonfiguration, fanebladet Kursist: o Tilføj menupunktet Kursist (DU) fra ikke Ikke-valgte funktioner til Primæreeller Sekundære funktioner. o Marker Fraværsårsager under menupunktet Kursist (DU) i Konfiguration af faneblade. Den 11. december 2013 Side 13 af 16

14 Kommuneadgang I systemdelen kan der nu gives bruger-adgang til kommune/henviser. Brugeradministration af kommunernes/henvisernes adgang til LUDUS Web, konfigureres på fanebladet Kommuneadgang under menupunktet Brugeradministration. Læs mere herom i onlinehjælpen for systemdelen. Når kommuneadgangen er oprettet, kan den kommunale medarbejder logge på LU- DUS Web ved at anvende følgende adresse: <almindelig LUDUS Web> /ui/kommune. Der er tildelt 4 faneblade til kommuneadgangen: Mine ansøgninger, Vores ansøgninger, Mine kursister, Vores kursister. Læs mere om arbejdsgangen i onlinehjælpen eller i det opdaterede Tips & Tricks nr. 83 Webhold for danskuddannelsen. Tilmeldinger (DU) Ved udmelding af kursist fra webhold kunne der forekomme intern fejl, hvis kursisten havde været tilmeldt webholdet mere end en gang. Fejlen er nu rettet. Detaljeret fravær (DU) Der er rettet en fejl ved søgning på henvisningskategori, så kursister nu kun vises, hvis de har fravær på den valgte henvisningskategori for den valgte måned. Tidligere blev kursister også fremsøgt, blot de på et tidligere tidspunkt havde haft den valgte henvisningskategori. Webhold (DU) På fanebladene Aktive kursister, Udmeldte kursister samt Fraværsoversigt er der tilføjet en ny kolonne 'Forventet slutdato'. Hvis der ikke er indtastet en forventet slutdato, vises i stedet den beregnede forventede slutdato. Kursist (DU) På fanebladet Fraværsårsag kan du oprette, ændre eller slette fraværsårsager for en kursist på en given dag eller periode. Fanebladet Stamdata kan pt. ses og redigeres af administrative medarbejdere. Den 11. december 2013 Side 14 af 16

15 Skemaer (DU) o Lærerskema: På fremmøderegistrerings-dialogen er der ilføjet en ny kolonne 'Forventet slutdato'. Hvis der ikke er indtastet en forventet slutdato, vises i stedet den beregnede forventede slutdato. Kolonnerne med markering af kursister og 'Senest gemt' er flyttet til efter sidste kolonne. I en senere version vil det blive muligt for den enkelte skole at konfigurere kolonner efter eget ønske. o Mit skema: Der kunne fremkomme en fejl med 'This application has been stopped due to an error', såfremt der var oprettet en begivenhed uden klokkeslæt. Fejlen er nu rettet, og en sådan begivenhed vil blive vist i skemaet fra kl. 00:00 til kl. 23:59. o Kursistskema: det viste skema for webhold kan nu udskrives. Uddannelsesplan (DU) Der kan nu oprettes uddannelsesplan for Intro-dansk (ID). Desuden kan man vælge at fremsøge kursister, som har en uddannelsesplan på Intro-dansk (ID). Tilmeldt kursist (DU) Der kan nu oprettes uddannelsesplan for Intro-dansk (ID) i forbindelse med tilmelding. Bemærk: Timer (tilbudte samt fravær) for kursister på intro-dansk uddannelse vil - i LUDUS kerne - blive konverteret ned på fagkode ID1 uanset henvisningsforløbsnummer. Systemdel Skabeloner, fanebladet Brev: I skabelonen til Velkomstinformation (DU) er der tilføjet følgende Mulige felter: kursistnummer og fødselsdato. Desuden står der nu kursistens tilmeldingsdato i parentes i stedet for holdets periode ved benyttelse af feltet tilmeldte hold Den 11. december 2013 Side 15 af 16

16 Indskriv kursist/id-ansøgning (DU) Her kan du indskrive kursist og oprette ansøgning om henvisning til intro-dansk. Du vil efterfølgende få mulighed for at tilmelde kursisten til et webhold samt udskrive henvisningsblanketten. Indskriv kursist/id-henvisning (DU) Her kan du indskrive kursist og oprette henvisning til intro-dansk. Du vil efterfølgende få mulighed for at tilmelde kursisten til et webhold samt udskrive henvisningsblanketten. Intro-dansk ansøgninger (DU) Du har her følgende muligheder for at massebehandle intro-dansk ansøgninger. Fanen Forny ansøgninger kan først anvendes, når kursister har gennemført det første introdansk forløb (henvisningsnummer 1). o Forny ansøgninger o Send ansøgninger o Modtag ansøgninger o Søg ansøgninger Læs mere om arbejdsgangen i onlinehjælpen eller i det opdaterede Tips & Tricks nr. 83: Webhold for danskuddannelsen. Den 11. december 2013 Side 16 af 16