Omvendt vil dataleverancer fra Navision Stat indeholde information om fra hvilke tabeller data er udlæst.

Transkript

1 Side 1 af 65 Navision Stat ØKO/SKH Dato Generisk Integrationssnitflade (GIS) Overblik Baggrund for løsningen Navision Stat indeholder en generisk integrationssnitflade - GIS, der skal anvendes af fagsystemer, der ønsker at udveksle data med Navision Stat Med fagsystemer menes her både institutionsspecifikke (og typisk lokalt udviklede) fagsystemer og egen indkøbte standard systemer, der anvendes af flere institutioner. Nye fællesstatslige systemer, der frigives fra Moderniseringsstyrelsen vil ligeledes benytte sig af GIS ved integration til Navision Stat Kernen i konceptet Integrationskonceptet er baseret på såkaldte intelligente dataleverancer, hvilket betyder, at dataleverancerne indeholder information om, hvilke tabeller der skal leveres data til i Navision Stat og hvordan. Omvendt vil dataleverancer fra Navision Stat indeholde information om fra hvilke tabeller data er udlæst. Formål med den generiske integrationssnitflade Integrationsfunktionalitet er i dag en af de væsentligste årsager til udvikling af lokale rettelser på Navision Stat 5.0 og ældre versioner. Med udviklingen af en generisk integrationssnitflade til Navision Stat 5.1, er det muligt at standardisere eksisterende lokal integrationsfunktionalitet, og dermed reducere antallet af eksisterende varianter af Navision Stat.

2 Indholdsfortegnelse Side 2 af 65 Overblik... 1 Baggrund for løsningen... 1 Målgruppe... 3 Seneste ændring... 3 Beskrivelse... 4 Før du går i gang... 4 Opsætning... 4 Basis... 4 Aktivering af GIS... 5 Fagsystemer... 5 Mapninger... 6 Editeringsbegrænsninger... 7 Skabeloner... 8 Datoformler... 9 NAS Import Datastrømme Importtabeller Tabel- og feltvalidering SQL Eksport Filnavneelementer Eksport kriterier, relationer og filtre Udeladelsesfilter Afvikling Import Indlæsning af Excel-regneark Afstemninger Salgsbilag kontrolrapport Købsbilag - kontrolrapport Rapporten Batch status Rapporten GIS-aktiverede tabeller med felter Rapporten Modtagne batches Tilbageføring af GIS-poster Eksport Periodiske aktiviteter Automatisk afvikling uden NAS Slet log Slet testbatches Tømning af GIS-tabeller Ind-/udlæs valideringsopsætning Ind- og udlæs rapportelementer Ind/Udl. Integration Datastrøm Henvisninger... 65

3 Målgruppe Side 3 af 65 Dokumentet giver en vejledning i forhold til den daglige drift af integrationerne. Det vil sige beskrivelse af opsætning og afvikling af integrationerne samt eventuelle fejlrettelser, der kan håndteres i Navision Stat. Vejledningen retter sig mod Navision brugere, der enten skal foretage opsætning i forbindelse med integrationer eller skal afvikle integrationer. Vejledningen beskriver ikke teknologier og filformater for data til indlæsning i Navision Stat. For beskrivelse af dataformater henvises til dokumentet GIS Systemdokumentation, og tilhørende bilag. Seneste ændring Publiceret første gang: Dato Seneste ændring: Dato

4 Side 4 af 65 Beskrivelse Før du går i gang Før GIS kan tages i anvendelse er det nødvendigt, at dataformater til indlæsning er gennemtestede og godkendte. Kontakt eventuelt Moderniseringsstyrelsen via vms@modst.dk for assistance inden opstart. Vær opmærksom på, at Strukturen i brugervejledningen følger strukturen på menupunkterne i Navision Stat. Opsætning Grundlæggende åbner GIS følgende 3 muligheder: 1. Indlæsning af data i Navision tabeller 2. Indlæsning af Uddata-bestilling 3. Opsætning af Uddata-bestilling Indenfor hver af de 3 muligheder kan man vælge hvilken teknologi, man ønsker at anvende, og hvilke formater, filer, til såvel indlæsning som udlæsning skal have. Desuden kan man vælge forskellige grader af automatisering. Alle disse muligheder styres af Datastrømme, hvori teknologi, formater og automatiseringsniveau defineres. Basis GIS findes under Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration.

5 Aktivering af GIS GIS skal aktiveres før det kan anvendes. Det sker ved at sætte hak i feltet Integration er aktiveret på skærmbilledet Integrationsopsætning. Side 5 af 65 Endvidere skal feltet Interne Service URL udfyldes med URL en til den interne webservice. Feltet er relevant, hvis der er markeret i feltet Validér XML på datastrømskortet, og der anvendes dataformatet Webservice eller XML. Tidligere skete valideringen i transportlaget, men denne funktion er nu flyttet til GIS en. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Integrationsopsætning Fagsystemer Opsætning af Fagsystemer sker under menupunktet NS Lokal Integration, Basis, Fagsystemer. Der kan opsættes flere integrationer/datastrømme til samme fagsystem. F.eks. kan et fagsystem levere oprettelse af debitorer samt indlæsning af salgsdokumenter, med hver sin datastrøm. Der kan oprettes integration til alle de fagsystemer, der er behov for. Sammen med opsætningen af fagsystemer, opsættes også mapninger og begrænsninger for editering.

6 Side 6 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Fagsystemer. Mapninger Mapninger anvendes til at oversætte en værdi. Der skal sættes retning på oversættelsen. Det betyder, at der kan ske oversættelser såvel ved indlæsning som udlæsning. Mapningsfunktionen har til formål at mindske behovet for efterfølgende rettelser i Fagsystemerne. Hvis der eksempelvis er forskelle mellem landekoder i fagsystemet og i Navision Stat, kan mapningen anvendes. Hver mapning skal indeholde: 1. Retning 2. Oplysning om Navision tabel og felt 3. Fra værdi 4. Til værdi

7 Ovenstående billede viser et eksempel på, hvordan værdier leveret via fagsystemet RAY ændres inden indsættelse i Navision tabellerne: Kladdelinjedimension, Debitor og Finanskladdelinje. Side 7 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Fagsystemer\ Knap Fagsystem\ Mapninger. Udover at opsætte en-til-en mapning er det også muligt at opsætte en betinget mapning. Der er i eksemplet opsat en mapning fra dimensionsværdien 200 til 20, men denne gælder kun for dimensionen Sted. Denne betingede opsætning for tabel 356 foretages via knappen Filtre, hvor der endvidere kan angives, at denne mapning kun skal være gældende for nogle bestemte tabeller f.eks. tabel 81 Finanskladdelinje og tabel 83 Varekladdelinje i dette tilfælde. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Fagsystemer\ Knap Fagsystem\ Mapninger \ Knap Filtre. Editeringsbegrænsninger Såfremt man ønsker, at data, der er indlæst ikke skal kunne rettes eller slettes i Navision Stat, kan der opsættes en editeringsbegrænsning på de relevante tabeller for det pågældende fagsystem. Det sker ved, at man pr. fagsystem angiver, hvilke tabeller man ønsker editeringsbegrænsninger på. Det er muligt at opsætte en af flg. 3 begrænsningsmuligheder: Editering angiver at det ikke er muligt at rette i data leveret til den angivne tabel af det pågældende fagsystem.

8 Sletning angiver at det ikke er muligt at slette data leveret til den angivne tabel af det pågældende fagsystem. Editering & sletning - angiver at det hverken er muligt at rette og slette data leveret til den angivne tabel af det pågældende fagsystem. Side 8 af 65 Nedenstående opsætning vil spærre for rettelse af stamdata på debitorer, der er oprettet eller rettet af det pågældende fagsystem. Øvrige debitorer kan rettes af brugere med rettigheder hertil. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Fagsystemer\ Knap Fagsystem\ Editeringsbegrænsninger Data som er afledt af f.eks. Alias vil ikke kunne spærres, da disse ikke er indlæst direkte i en tabel. Skabeloner Til brug for indlæsninger kan der anvendes skabeloner. Funktionen er en standardfunktion i Navision, og kan anvendes i andre sammenhænge end integration. Med skabeloner kan man begrænse mængden af oplysninger medsendt fra fagsystemet. F.eks. ved oprettelse af danske debitorer er der en del oplysninger som eksempelvis Bogføringsgrupper, og Landekode der er fælles for alle danske debitorer. Data fra fagsystemet behøver derfor kun at indeholde oplysninger om, hvilken skabelon, der ønskes anvendt.

9 Side 9 af 65 Det skal bemærkes, at en skabelon ikke må indeholde en blank linje. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Konfigurer masterskabeloner. Datoformler Med anvendelse af datoformler kan der datoafgrænses. Hvis dataleverancen eksempelvis indeholder værdien DD indsættes dags dato ved indlæsning i Navision Stat. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Datoformler. Med Funktionsknappen Test formel kan det kontrolleres, at formlen virker og giver det forventede resultat.

10 Side 10 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ Datoformer\ Knap Test formel. NAS Hvis der skal anvendes NAS (Navision Applikation Server), skal NAS GIS Instans Kort opsættes. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Basis\ NAS Instans. For nærmere vejledning se Installationsvejledning til Navision Application Server til GIS. Import Import kan anvendes til at indlæse data i Navision Stat, men dog kun i de tabeller der er aktiveret til indlæsning. Det afhænger af institutionens licens, hvilke tabeller, der kan indlæses til. Se yderligere herom under punktet Importtabeller Import kan tillige anvendes til bestilling af uddata. Bestilling af uddata kan anvendes på alle tabeller i Navision Stat. Forskel mellem Import, Bestilling af uddata og Eksport.

11 Ved Import, Bestilling af uddata udlæses data på baggrund af kriterier og filtre leveret i en indlæsning. Ved Eksport-funktionen udlæses data på baggrund af en Navision Stat opsætning med kriterier og filtre. Side 11 af 65 Datastrømme Opsætningen af datastrøm er det centrale omdrejningspunkt i den generiske integrationssnitflade. Det er her det defineres, hvilke teknologier og formater der anvendes i forbindelse med afvikling af den enkelte datastrøm. Der skal opsættes en indgående datastrøm for hver integration, der skriver data til Navision Stat. Opsætning af indgående datastrømme sker under menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme. Faneblad Generelt Felt Kode Fagsystem Beskrivelse Koden skal være nøjagtigt det samme som fremgår af dataleverancen fra fagsystemet. Der kan knyttes flere datastrømme til samme fagsystem. Bemærk, at såfremt der er indlæst batches, så er det ikke muligt at ændre i feltet Fagsystem, med mindre

12 Beskrivelse Håndtering af Transaktionsfejl Tabel- og feltidentifikation Sproglagssprog Dan returdata Valider XML Datoformat Tidsformat datastrømmen er markeret som værende i testtilstand. Fritekst beskrivelse af datastrømmen. Der kan vælges mellem: 1. Afbryd batch, der betyder at hele indlæsningen fejler, hvis der opstår fejl. 2. Ignorer kun fejlende transaktioner, der betyder, at hvis en indlæsning indeholder 100 transaktioner, og der er fejl på 1, så bliver de 99 indlæst, og kun 1 fejler. Der er fejlmeddelelse for den pågældende transaktion. Der kan vælges mellem: 1. ID - Betyder at tabeller og felter, der indlæses til, bliver identificeret med deres nummer. 2. Navn - Betyder at tabeller og felter, der indlæses til, bliver identificeret med deres engelske navn. 3. Sproglag - Betyder at tabeller og felter, der indlæses til, bliver identificeret med deres navn på det valgte sproglag Der kan vælges mellem eksisterende sproglag, i praksis er det dog kun relevant med Dansk, som har nr Ved hak i feltet dannes returdata, der kan anvendes som kvittering for indlæsning. Ved hak i feltet valideres XMLfiler i forhold til gældende XML-skema inden import. Er kun relevant, når Dataformat er XMLfiler. I dette felt kan der angives et datoformat, som datastrømmen vil benytte. Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. datoformater: dd-mm-yyyy dd.mm.yyyy dd/mm/yyyy yyyy-mm-dd yyyy.mm.dd yyyy/mm/dd mm-dd-yyyy mm.dd.yyyy mm/dd/yyyy Feltet Datoeksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Datoformat. I dette felt kan der angives et tidsformat, som datastrømmen vil benytte. Side 12 af 65

13 Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. tidsformater: TT.MM.SS TT:MM:SS TT.MM.SS PM TT:MM:SS PM Side 13 af 65 Feltet Tidseksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Tidsformat. Decimaltalsformat I dette felt kan der angives et decimaltalsformat, som datastrømmen vil benytte. Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. decimaltalsformater: Punktum er tusind sep. - komma er decimal sep. Ingen tusind sep. - komma er decimal sep. Komma er tusind sep. - punktum er decimal sep. Ingen tusind sep. - punktum er decimal sep. Feltet Decimaleksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Decimaltalsformat. Testtilstand Et hak i feltet angiver, at datastrømmen er i testtilstand. Hvis datastrømmen er i testtilstand vil alle ind-/udlæsninger, der foretages, blive markeret som sådan, og vil efterfølgende kunne slettes vha. en periodisk aktivitet. Dataformat Der kan vælges mellem: 1. Tekstfiler - Ved dette valg kan der indlæses filer med formatet TXT 2. XMLfiler Ved dette valg kan der indlæses filer med formatet XML 3. WEB service Ved dette valg kan der indlæses filer med formatet XML via WEB service 4. SQL Ved dette valg kan der indlæses data, der via SQL scripts er indlæst direkte i særlige indlæsningstabeller i Navision Stat. 5. Excel Ved dette valg kan der indlæses data fra MS Excel med formatet.xls og.xlsx. Feltadskiller Dette felt er kun relevant, når dataformat Tekstfiler er valgt. Der skal vælges det tegn, der er anvendt som separator i datafilen fra fagsystemet. Der kan kun vælges 1 tegn. Kodning Der kan vælges mellem ANSI og ASCII

14 Logniveau Opsætningsstatus Sidst behandlet Sidst behandlet af Sidste status Automatisering Indlæsning Automatisering Indlæsning + Behandling Spærret Tillad overskrivning for afsendersystem OES_OESC Der kan vælges mellem: 1. Batchniveau Dette niveau er det mindste, der kan vælges, logningen viser, at kørslen er gennemført. 2. Linjeniveu Dette niveau viser hvilke tabeller, kørslen har omfattet. 3. Feltniveau Dette niveau viser hvilke felter i tabellerne kørslen har omfattet. Inden datastrømmen kan anvendes, skal den valideres. Valideringen kontrollerer, at alle nødvendige felter er udfyldt. Desuden tjekker den, at der er adgang til de opsatte drev. Hvis integration skal afvikles fra en anden PC, end den, der er valideret fra, skal validering gentages, for at sikre, at der også er adgang fra den anvendte PC. Dato og tidspunkt for sidste kørsel. Navision Bruger-id der afviklede sidste kørsel Viser status på sidste kørsel. Mulighederne er: 1. Importeret 2. Importfejl 3. Behandlet 4. Behandlingsfejl 1) 5. Delvist behandlet 6. Eksporteret Ikke relevant ved Import 7. Eksportfejl Ikke relevant ved Import Hvis der er hak i dette felt vil importen ske automatisk, men behandlingen skal ske manuelt. Hvis der er hak i dette felt, vil import og behandling ske automatisk. Hvis der ikke er hak i nogen af felterne, skal såvel import som behandling ske manuelt. Et hak i feltet angiver, at datastrømmen er spærret. Hvis du spærrer datastrømmen, kan den ikke benyttes til ind-/udlæsning. Hvis feltet Tillad overskrivning for afsendersystem OES_OESC er markeret, er det muligt at opdatere stamdata oprettet via DDI via den pågældende GIS-Excel datastrøm, såfremt den er opsat korrekt. Det er endvidere muligt ved markering i feltet at opdatere personale -kreditorer oprettet via DDI via en GISdatastrøm tilknyttet rejseafregningssystemet. Dette uanset hvilket dataformat, der anvendes på datastrømmen. Side 14 af 65 1) En nærmere beskrivelse af eventuelle fejl fremgår af Integrationsbatch.

15 Side 15 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knap Datastrøm\ Batch Faneblad Filsystem Dette faneblad er kun relevant når Dataformat er Tekstfiler, XMLfiler eller Excelfiler. Felt Importfolder Arkivfolder Eksportfolder Beskrivelse Den placering filer til indlæsning har. Når en fil er importeret arkiveres den automatisk blot med et andet filtypenavn. Arkivfolder styrer, hvor denne fil bliver gemt. Hvis der er hak i feltet Dan returdata, lægges filen med returdata i denne folder. OBS. For at sikre korrekt afvikling skal der henvises til 3 forskellige biblioteker. Det vil sige et til Import, et andet til Arkiv og et tredje til Eksport.

16 Side 16 af 65 Faneblad Kladde Når der indlæses til en kladde, kan man vælge mellem at sende oplysninger om kladdevalg med fra fagsystemet, alternativt kan man styre kladdevalg med opsætning på dette faneblad. Med denne opsætning, skal der ikke ske ændringer i fagsystemet på grund af fremtidige ændringer i kladdevalg. OBS. En opsætning på Kladde fanebladet overstyrer altid eventuelle kladdeinformationer medsendt i dataleverancen fra fagsystemet. Felt Kladdetabel Kladdetypenavn Kladdenavn Tillad eksisterende linjer Beskrivelse Der er mulighed for at vælge mellem Finanskladde Varekladde Ressourcekladde Sagskladde Her kan vælges de kladdetyper, der er relateret til den valgte kladdetabel. Specialkladder som f.eks. Indbetalings-, Udbetalings-, Købs- og Salgskladde findes under Finanskladde. Hvis der er dannet flere kladder under Kladdetypenavn skal det korrekte navn vælges, eller vælges STANDARD. Hvis der er sat hak, vil indlæsningen tilføje linjer til det, der i forvejen er i kladden, der kan dog opstå fejl pga. linjenumre, der allerede er anvendt. Hvis der ikke er hak, vil behandlingen fejle, hvis der i

17 forvejen er linjer i kladden. Ved denne fejl kan eksisterende linjer bogføres eller slettes, hvorefter behandlingen kan gennemføres. Side 17 af 65 Faneblad Automatisering Automatisering kan anvende enten til at styre NAS afvikling eller til at styre almindelig batchafvikling. Ved NAS-afvikling, fungerer scheduleringen uanset om Navision-klienten er åben, mens Batchafvikling forudsætter, at den Navision-Klient, der afvikler jobbet altid er åben. Desuden skal Batchjobbet startes Se under periodiske aktiviteter.

18 Side 18 af 65 Faneblad Excel Hvis der skal indlæses data fra et Excel-regneark til Navision Stat regnskabet, skal der på fanebladet Generelt på datastrømskortet, i feltet Dataformat, være valgt Excel. Herudover skal der ske en opsætning på fanebladet Excel samt tabellen Excelopsætning - som vist i det efterfølgende.

19 Side 19 af 65 Felt Batch ID Nummerserie Ark Beskrivelse I feltet skal angives en nummerserie til nummerering af Batch ID. Det anbefales, at der oprettes en ny nummerserie til dette formål. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Nummerserie I feltet skal angives navnet på det ark i Excel-filen, der skal indlæses data fra. Startrækkenummer I feltet skal angives nummeret på den første række i Excelarket, hvor der forekommer data, der skal indlæses. Vælg menuknap Datastrøm\ menupkt. Excel Opsætning Øverste tabel

20 Side 20 af 65 Felt Linjenummer Tabelnumme r Tabeltitel Anmod om at få udført handling Skabelon Skabelon har prioritet Record pr. Beskrivelse I feltet skal du angive et linjenummer for linjen. Det er en god ide at springe med 100 eller 1000, så der er plads til at indsætte nye linjer imellem eksisterende linjer. I feltet skal du angive ID-nummeret på den tabel, du vil indlæse data til. Der kan laves et opslag i feltet. Feltet bliver automatisk udfyldt med navnet på den valgte tabel i henhold til det valgte sproglag. I feltet skal der angives, hvad der skal ske med de indlæste data. Der kan vælges mellem flg.: Opret - vælges hvis der skal oprettes nye records i Navision. Opdater - vælges hvis de indlæste data skal opdatere eksisterende records i Navision. Opret/Opdater - vælges hvis de indlæste data skal opdatere eksisterende data i Navision, hvis de findes i forvejen. I modsat fald oprettes nye records. Slet - vælges hvis der skal slettes records i Navision. I feltet er der mulighed for at angive koden for et Masterskabelon, som kan bruges til at berige de indlæste data. Feltet markeres, hvis skabelonen skal indlæses før fildata. I feltet angives, hvordan data skal indlæses fra regnearket. Der kan vælges mellem flg.: Række - vælges hvis der skal dannes records i NS pba. rækker i Excel. Kolonne - vælges hvis der skal dannes records i NS pba. kolonne-gruppering i Excel. Der sker en gruppering udfra kolonne-værdien. I regneark-eksemplet vist for neden skal der grupperes efter kolonne A. Dvs. at de 4 varelinier for debitor 4060 samles til en faktura, før der tages fat i næste faktura til debitor Med optionen Række anvendt på nedenstående eksempel, ville der blive oprettet 4 fakturaer for debitor 4060.

21 Side 21 af 65 Record pr. kolonne Benyt udvidede tekster Udelad hvis Excelkolonne er tom Afsender ID Type Afsender ID Værdi Fjern. i afsenderid Bemærkning I tilfælde af at der er valgt optionen Kolonne i feltet Record pr., skal der i dette felt angives, hvilken Excel-kolonne der skal grupperes efter. Feltet markers, hvis der skal anvendes udvidede tekster fra f.eks. en finanskonto el. varekort, og disse skal indsættes i forbindelse med indlæsningen. I feltet angives kolonnebetegnelsen i Excelarket, hvor der skal ske en udeladelse af indlæsning, hvis kolonnen er tom. Med feltet angives, om den tilhørende record skal indlæses, hvis en given kolonne i Excelarket er tomt. Alle under-relaterende records udelades i givet fald også. I feltet angives, hvordan AfsenderId skal dannes for en record. Der kan vælges mellem flg.: Nummerserie - vælges hvis Afsender ID for records i den valgte tabel skal udtages fra en nummerserie i Navision Stat. I givet fald skal nummerserien angives i feltet Afsender ID Værdi. Excelkolonne - vælges hvis Afsender ID skal hentes fra Excel arket. I givet fald skal kolonnebetegnelsen angives i feltet Afsender ID Værdi. Værdien i feltet afhænger af valget i feltet Afsender ID Type, som kan antage værdierne Nummerserie el. Excelkolonne. Feltet markeres, såfremt værdien for afsenderid skal tages fra regneark, og denne samtidig består af heltal. En markering i feltet vil bevirke, at der fjernes tusindetalsseparatorer i forbindelse med indlæsningen til Navision. Det er muligt i feltet at tilknytte en bemærkning til en Excelopsætningslinje.

22 Nederste tabel Side 22 af 65 Felt Feltnavn Type Value Opskriv nummerserie Fjern '.' Værdi er filter Udelad hvis tom Beskrivelse I feltet vælges det felt, i den pågældende tabel via opslag, der skal indlæses til. Der kan i feltet vælges mellem flg.: Felt vælges hvis feltet refererer til et felt i den relaterende tabel. Konstant vælges hvis feltet skal tildeles en fast værdi f.eks. Faktura. Nummerserie vælges hvis feltet skal tildeles en værdi fra en nummerserie i Navision Stat. Optælling vælges hvis der skal ske en optælling af værdien i feltet. Hvilket eksempelvis vil være gældende for feltet Linjenr.. Excelkolonne vælges hvis feltet skal tildeles en værdi fra Excel-arket. Afhængig af valget i feltet Type angives her den værdi, der skal indlæses i Navision-feltet. Er der valgt Felt i feltet Type, angives her det felt i den relaterende tabel, hvorfra værdien skal tages. Er der valgt Konstant i feltet Type, angives her en fast værdi, der skal anvendes. Er der valgt Nummerserie i feltet Type, angives her den nummerserie, som skal anvendes til tildeling af numre på nyoprettelser. Er der valgt Optælling i feltet Type, angives her den værdi som optællingen skal ske med. Denne option vil typisk blive anvendt til nummerering af linjenumre i NS. Er der valgt Excelkolonne i feltet Type, angives her den kolonne i regnearket, hvorfra værdien skal tages. Feltet markeres, hvis der er valgt Nummerserie i feltet Type, og denne skal opskrives. Feltet markeres, hvis der skal fjernes tusindetalsseparatorer i forbindelse med indlæsningen til Navision. Feltet markeres, hvis værdien i feltet skal betragtes som et filter. Feltet markeres, hvis cellen i regnearket kan være tom og dermed ikke skal indlæses.

23 Opsætning af rapport elementer Side 23 af 65 Der er mulighed for at opsætte rapport-elementer for en given datastrøm. Dette til brug for rapporten Modtagne batches. Rapporten beskrives senere i vejledningen. Vælg menuknap Datastrøm\ menupkt. Rapportelementer Øverste tabel Felt Tabel ID Tabelnavn Tabel Caption Beskrivelse I feltet vælges, den tabel, hvis felter, der skal kunne vises på rapporten Modtagne batches. Bemærk, at en forudsætning for visningen af data i rapporten er, at der leveres data til den pågældende tabel fra det eksterne fagsystem via GIS. Feltet opdateres automatisk med navnet på den valgte tabel i henhold til det valgte sproglag. Feltet opdateres automatisk med navnet på den valgte tabel i henhold til det valgte sproglag.

24 Nederste tabel Side 24 af 65 Felt Feltnr. Feltnavn Felt Caption Beskrivelse I feltet vælges det felt, der skal fremgå af rapporten Modtagne batches. Bemærk, at en forudsætning for visningen af data i rapporten er, at der leveres data til det pågældende felt fra det eksterne fagsystem via GIS. Feltet opdateres automatisk med navnet på det valgte felt i henhold til det valgte sproglag. Feltet opdateres automatisk med navnet på det valgte felt i henhold til det valgte sproglag. Importtabeller På listen over importtabeller, kan man se, hvilke tabeller, der er aktiveret til brug for import. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\Importtabeller Tabel- og feltvalidering Navision standard indeholder en række valideringer, der kan medføre at en indlæsning stoppes af en dialogboks. Tabel- og feltvalideringsopsætningen anvendes til at styre udenom disse dialogbokse. I forbindelse med grundopsætningen af Navision Stat er der foretaget opsætning i forhold til kendte konflikter.

25 Side 25 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Tabel- & feltvalidering Som udgangspunkt er tabellen tom, og derfor skal datafilen GIS_Valideringsopsætning_ txt indlæses via periodiske aktiviteter. Jf. afsnittet herom senere i vejledningen. Det er muligt at opsætte afvigende valideringsregler pr. datastrøm. Hvis der ikke er angivet en datastrømskode i feltet Datastrømskode, vil valideringsreglen være gældende for samtlige datastrømme opsat i regnskabet. En angivelse af datastrømskode vil til enhver tid være overstyrende i forhold til en blank værdi i feltet Datastrømskode. Det anbefales, at Tabel- & feltvalideringsopsætning s-tabellerne logges i ændringsloggen. Dette af hensyn til at kunne spore ændringer, der foretages i valideringstabellerne. SQL SQL dataleverancer indlæses via SQL scripts direkte i særlige indlæsningstabeller. Når dataleverancen er gennemført, og der er SQL-data klar til at blive indlæst, fremgår det af tabellen IntegrationsSQLbatch Indgående. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ SQL\ Batch

26 Når der er Tekstfiler eller XMLfiler klar til indlæsning ligger filerne på de drev, der er opsat i den relevante datastrøm. Side 26 af 65 Når dataleverancer er leveret via Webservice bliver de indlæst og behandlet automatisk. At import og behandling er gennemført fremgår af Datastrøm og Log. Se videre herom i denne vejledning under punktet Import Afvikling. Eksport Eksport anvendes til generering af uddata initieret fra Navision Stat. Udlæsningskriterier og filtrer defineres ved hjælp af en opsætning i Navision Stat. Forskel mellem Eksport og Import, Bestilling af uddata. Ved Eksport-funktionen udlæses data på baggrund af en Navision Stat opsætning med kriterier og filtre. Ved Import, Bestilling af uddata udlæses data på baggrund af kriterier og filtre leveret i en indlæsning. Der skal opsættes en udgående datastrøm for hver integration, der skal eksportere data fra Navision Stat. Opsætning af udgående datastømme sker under menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Datastrømme. Faneblad Generelt Felt Beskrivelse

27 Kode Fagsystem Beskrivelse Tabel- og feltidentifikation Sproglagssprog Datoformat Tidsformat Koden identificerer eksporten i forhold til det modtagende fagsystem Der kan knyttes flere datastrømme til samme fagsystem Fritekst beskrivelse af datastrømmen Der kan vælges mellem: 1. ID - Betyder at tabeller og felter, der udlæses, bliver identificeret med deres nummer. 2. Navn - Betyder at tabeller og felter, der udlæses, bliver identificeret med deres engelske navn. 3. Sproglag - Betyder at tabeller og felter, der udlæses, bliver identificeret med deres navn på det valgte sproglag Der kan vælges mellem eksisterende sproglag, i praksis er det dog kun relevant med Dansk, som har nr I dette felt kan der angives et datoformat, som datastrømmen vil benytte. Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. datoformater: dd-mm-yyyy dd.mm.yyyy dd/mm/yyyy yyyy-mm-dd yyyy.mm.dd yyyy/mm/dd mm-dd-yyyy mm.dd.yyyy mm/dd/yyyy Feltet Datoeksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Datoformat. I dette felt kan der angives et tidsformat, som datastrømmen vil benytte. Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. tidsformater: TT.MM.SS TT:MM:SS TT.MM.SS PM TT:MM:SS PM Feltet Tidseksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Tidsformat. Side 27 af 65

28 Decimaltalsformat I dette felt kan der angives et decimaltalsformat, som datastrømmen vil benytte. Formatet kan afvige fra det standardformat Navisionklienten ellers ville benytte (baseret på de regionale instillinger i styresystemet). Der kan i feltet vælges mellem flg. decimaltalsformater: Punktum er tusind sep. - komma er decimal sep. Ingen tusind sep. - komma er decimal sep. Komma er tusind sep. - punktum er decimal sep. Ingen tusind sep. - punktum er decimal sep. Feltet Decimaleksempel viser et eksempel på den valgte option i feltet Decimaltalsformat. Testtilstand Et hak i feltet angiver, at datastrømmen er i testtilstand. Hvis datastrømmen er i testtilstand vil alle ind-/udlæsninger, der foretages, blive markeret som sådan, og vil efterfølgende kunne slettes vha. en periodisk aktivitet. Dataformat Der kan vælges mellem: 1. Tekstfiler - Ved dette valg kan der udlæses filer med formatet TXT 2. XMLfiler Ved dette valg kan der udlæses filer med formatet XML 3. SQL Ved dette valg kan der udlæses data, til særlige udlæsningstabeller i Navision Stat. Fra udlæsningstabellerne kan data udlæses til fagsystemet via SQL scripts. Feltadskiller Dette felt er kun relevant, når dataformat Tekstfiler er valgt. Der skal vælges det tegn, der er ønskes anvendt som separator i den udlæste fil. Der kan kun vælges 1 tegn. Kodning Logniveau Opsætnings- Status Sidst behandlet Sidst behandlet af Sidste status Der kan vælges mellem ANSI og ASCII Der kan vælges mellem: 1. Batchniveau Dette niveau er det mindste, der kan vælges, logningen viser, at kørslen er gennemført. 2. Linjeniveu Dette niveau viser hvilke tabeller, kørslen har omfattet. 3. Feltniveau Dette niveau viser hvilke felter i tabellerne kørslen har omfattet. Inden datastrømmen kan anvendes, skal den valideres. Valideringen kontrollerer, at alle nødvendige felter er udfyldt. Desuden tjekker den, at der er adgang til de opsatte drev. Hvis integration skal afvikles fra en anden PC, end den, der er valideret fra, kan validering gentages, for at sikre, at der også er adgang fra den anvendte PC. Dato og tidspunkt for sidste kørsel. Navision Bruger-id der afviklede sidste kørsel Viser status på sidste kørsel. Mulighederne er: Side 28 af 65

29 Automatisering Udlæsning NS kompatibilitet Spærret 8. Importeret - Ikke relevant ved Eksport 9. Importfejl - Ikke relevant ved Eksport 10. Behandlet - Ikke relevant ved Eksport 11. Behandlingsfejl - Ikke relevant ved Eksport 12. Delvist behandlet - Ikke relevant ved Eksport 13. Eksporteret 14. Eksportfejl 2) Hvis der er hak i dette felt, vil eksporten ske automatisk. Et hak i feltet betyder, at der kan eksporteres data og dannes txt-/xml-filer i det nye format, som svarer til import formatet. Hvis feltet ikke er markeret, så udlæses data i det gamle xml- og txt-fil format, hvilket vil gøre det muligt at få dannet filer til allerede integrerede fagsystemer. Et hak i feltet angiver, at datastrømmen er spærret. Hvis du spærrer datastrømmen, kan den ikke benyttes til udlæsning. Side 29 af 65 2) En nærmere beskrivelse af eventuelle fejl fremgår af Integrationsbatch. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Datastrømme\ Knap Datastrøm\ Batch

30 Faneblad Filsystem Side 30 af 65 Dette faneblad er kun relevant når Dataformat er Tekstfiler eller XMLfiler. Felt Eksportfolder Eksportfilnavn Tillad filoverskrivning Beskrivelse Den placering de eksporterede filer skal have. Når en fil eksporteres arkiveres den med det Eksportfilnavn, der er opsat her. Med %-tegn kan man vælges forskellige automatiske Filnavneelementer. I ovenstående eksempel er valgt automatiske Filnavneelementer, der genererer dato, således at det fulde filnavn bliver BW stamdata xml Se yderligere under punktet Filnavneelementer i denne vejledning. Hvis der er hak i dette feltet kan eksporten overskrive tidligere filer. Faneblad Automatisering Ved NAS-afvikling, fungerer scheduleringen uanset om Navision-klienten er åben, mens Batchafvikling forudsætter, at den Navision-Klient, der afvikler jobbet altid er åben. Desuden skal Batchjobbet startes Se under periodiske aktiviteter.

31 Filnavneelementer Filnavneelementer kan anvendes til automatisk at tildele navneelementer til eksporterede filer. Side 31 af 65

32 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Filnavneelementer Side 32 af 65 Felt Beskrivelse Element Filnavnet kan opbygges af følgende elementer: 1. Batch ID 2. Datastrøm 3. Fagsystem 4. Regnskabsnavn 5. Databasenavn 6. Dag 7. Måned 8. Måned tekst 9. År2 (2 karakterer) 10. År4 (4 karakterer) Karakter Den Konstant, der ønskes anvendt. Der kan kun benyttes 1 karakter, og den er valgfri. Eksempel Feltet eksempel, viser resultatet, som skal anvendes på Eksport datastrømmen Eksport kriterier, relationer og filtre På hver udgående datastrøm kan der opsættes kriterier, relationer og filtre på udlæsningen. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Datastrøm\ Knap Datastrøm\ Dataopsætning.

33 Integrationseksportlinjer Side 33 af 65 Her opsættes, hvilke tabeller, der ønskes eksport fra. Eksporten sker til én fil uanset hvor mange tabeller, der indgår i opsætningen Øverste tabel Felt Linjenummer Tabelnummer Tabeltitel Filter Returner alle felter Transaktion Beskrivelse Linjenummer styrer rækkefølgen af data i filen. Nummeret på den tabel, der skal eksporteres data fra. Indsættes automatisk, når Tabelnummer er indsat Tabeldata kan eksporteres med indbyrdes relation ved at indrykke Tabeltitel. Se nedenfor i beskrivelsen af Relation. Eksportdata kan filtreres. På Linjenummer 1 og 2 er der sat Filter. Filter sættes ved at markere den linje, der ønskes filter på og trykke på knappen Se nedenfor i beskrivelsen af Filter. Hvis alle felter fra tabellen skal udlæses, sættes hak i feltet Returner alle felter Hvis kun udvalgte felter skal udlæses, markeres den pågældende linje og felter til udlæsning defineres i den nederste tabel. Feltet giver mulighed for at opdele en eksport i flere transaktioner. Der kan i feltet vælges mellem flg. 3 optioner: Blank angiver at data i elementet/tabellen udlæses i en transaktion. Pr. element angiver at der startes en ny transaktion for det pågældende element/tabel. Pr. række angiver at der startes en ny transaktion for en række/linje i pågældende element/tabel.

34 Anmod om at få udført handling Anmod om returnering af alle felter Skabelon Skabelon har prioritet Benyt udvidede tekster Nederste tabel Felt Feltnummer Felttitel Længde Betinget Nummerserie Der kan i feltet vælges mellem flg. optioner: Opret Opdater Opret/Opdater Slet Læs Den valgte option vil blive stemplet de udlæste data, og handlingen vil blive udført i det regnskab, de pågældende data bliver indlæst i. Hvis feltet er markeret, returneres alle felter i den angivne tabel i returfilen. Hvis feltet ikke er markeret, omfatter returdata kun de felter, der er angivet i den underliggende tabel. I feltet angives koden for den skabelon, som skal anvendes i det modtagende regnskab. Hvis der ikke skal anvendes en skabelon, efterlades feltet blankt. Dette felt viser hvorvidt det medsendte data i dataleverancelinjen skal behandles før (Nej) eller efter (Ja) en evt. medsendt skabelonkode. Hvis feltet er markeret, behandles værdier opsat i den pågældende skabelon-kode før de medsendte værdier i filen. Hvis feltet er markeret, udfoldes/benyttes de udvidede tekster for den pågældende tabel, såfremt disse er opsat i det modtagende regnskab. Bemærk, at der ikke kan benyttes udvidede tekster på alle tabeller i Navision Stat. Beskrivelse Nummer på det felt, der ønskes udlæst. Indsættes automatisk, når Feltnummer er indsat. I feltet angives det antal karakterer, der max må udlæses/eksporteres. I tilfælde af at feltet indeholder en værdi, der er længere end det, der er angivet i feltet, sker der en trunkering fra højre. Hvis feltet er blank, sker der ingen trunkering. I eksemplet for oven ses, at der ved udlæsning af salgslinjer sker en trunkering fra højre på feltet Beskrivelse, således at al tekst over 10 karakterer fjernes. Dette felt viser, hvorvidt der er opsat filtrering(er) på feltet. Feltet udfyldes automatisk af programmet, såfremt der sættes et filter vha. knappen. Se afsnittet Udlæsning på betingelse af andre felter. I feltet kan angives den nummerserie, som skal benyttes i det Side 34 af 65

35 Opskriv nummerserie Felttype modtagende regnskab. Hvis feltet er blank, anvendes funktionens standard nummerserie. Hvis feltet er markeret, opskrives værdien i feltet Sidst anvendt nr.. I feltet kan vælges mellem flg. optioner: Data/Filter (feltindhold benyttes til opdatering/afgrænsning) Data/Filter & Retur (feltindhold benyttes til opdatering/afgrænsning, og medtages i uddata) Retur (feltindhold medtages alene i uddata) Side 35 af 65 Filter I dette eksempel, der knytter sig til Linjenummer 1 er der sat et filter på en bestemt salgsfaktura. Relation Tabeldata kan eksporteres med indbyrdes relation. Det sker ved at markere den linje, der skal relateres til en anden og trykke på knappen I eksemplet relateres Linjenummer 2, Salgslinje til Linjenummer 1 Salgshoved. Efterfølgende skal der sættes filtre på Salgslinje, der definerer relationen.

36 Side 36 af 65 Eksemplet ovenfor viser, at feltet Nummer i tabellen Salgshoved relateres til feltet Bilagsnr. i tabellen Salgslinje. Stop-først Stop-først funktionen har til formål at frasortere irrelevante data i eksporten og derved reducere den datamængde, der eksporteres. Hvis fx. eksport af debitorposter skal indeholde: 1. Alle åbne debitorposter 2. Alle debitorposter, der er lukkede siden sidste eksport. Skal filteret for udlæsningen se ud som angivet nedenfor. Eksporten kan tillige indeholde Mapninger. Opsætning heraf, se beskrivelse i afsnittet Basis, punktet Mapninger Udlæsning på betingelse af andre felter Det er muligt at fravælge udlæsning af felter, der er betinget af andre felter i udlæsningen. Nedenstående eksempel viser udlæsning af salgsfakturaer, hvor

37 Antal og Salgspris ikke bliver udlæst på de linier, der har Type=<Blank> (dvs rene tekst-linier). Side 37 af 65 Udlæsnings-kriteriet sættes på det pågældende felt (i den underliggende tabel i vinduet Integrationseksportlinjer) vha. knappen. Udeladelsesfilter Du kan begrænse udlæsningsmængden af de data der udlæses via GIS forespørgsler mellem Navision Stat og fagsystemet. Det er med udeladelses-opsætningen muligt for Navision Stat brugere at frasortere bestemte typer af data, således at disse data bliver undtaget i afsendelsen til fagsystemet. Udeladelsesopsætning foretages pr. datastrøm og kan opsættes som vist for neden:

38 Side 38 af 65 Det er i eksemplet vist, at der skal udelades bestemte data fra tabellerne Dimension, Anlæg, Vare, Finansbudgetnavn, Aliaskontering, Alias Dimension og Finanskonto. For Finanskonto-tabellen ses, at der er valgt at udelade bestemte finanskonto-intervaller. Bemærk, at udeladelsesfilteret kan max. indeholde 250 karakterer, derfor er Finankonto-tabellen oprettet 3 gange (linje 3, 8 og 9). Afvikling Afvikling kan ske følgende måder: Metode Initieret af Konsekvens Manuelt Navision Stat Bruger Dataleverance Eksporteres hhv. Importeres og Behandles manuelt. Scheduleret med NAS Scheduleret uden NAS Navision Stat på baggrund af opsætning i Dato, Tid og Kalender Navision Stat på baggrund af opsætning i Dato, Tid og Kalender Dataleverance Importeres, Importeres & Behandles eller Eksporteres. Automatiseringsniveau afhænger af opsætning på Datastrøm. Dataleverance Importeres, Importeres & Behandles eller Eksporteres. Automatiseringsniveau afhænger af opsætning på Datastrøm. Forudsætter at Navision Klient er åben og Batch er startet. Webservice Fagsystem Dataleverance Importeres og Behandles automatisk.

39 I det efterfølgende tages der udgangspunkt i den manuelle proces. Vejledningens beskrivelser af Status, Batch og Log gælder uanset valg af metode for afvikling. Side 39 af 65 Import Afvikling af import omfatter: 1. Import 2. Behandling Første step Import Data til indlæsning, svarende til opsætningen på den Indgående datastrøm, skal være leveret fra fagsystemet. Desuden skal den Indgående datastrøm være Valideret. For afvikling af Import vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Import Når Importen er afviklet, skifter status i følgende felter: 1. Sidst behandlet 2. Sidst behandlet af

40 3. Sidste status Side 40 af 65 Hvis status ikke skifter er der flere fejlmuligheder: 1. Der var ikke data til rådighed 2. Navn i data er ikke det samme, som er opsat i feltet Kode på den Indgående datastrøm 3. Data er allerede importeret 4. Data ikke er tilgængelige for den bruger eller PC, der afvikler kørslen Gentag validering. Hvis status skifter til Importfejl, betyder det, at der var formatfejl i de indlæste data. Vælg menupunktet Batch under knappen Datastrøm for at se en nærmere beskrivelse af fejlen.

41 Side 41 af 65 Eksempler på fejl i dataformat: Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch. Fejlrettelser skal foretages i fagsystemet, inden der sker fornyet dataindlæsning. Under knappen Batch findes menupunkterne Transaktioner og Log

42 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch Side 42 af 65

43 Transaktioner Her kan man se, hvad der er importeret og eventuelle fejlmeddelelser. Side 43 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Transaktioner I dette eksempel, er der importeret 4 transaktioner. Hvis man ønsker at se, hvad de enkelte transaktioner indeholder, markeres den pågældende transaktion, og der trykkes på knappen Transaktion, Linjer. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Transaktioner\ Knappen Transaktion\ Linjer

44 Log Alle kørsler logges, og loggen med eventuelle fejlmeddelelse kan udskrives. Side 44 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Log Andet step Behandling For afvikling af andet step vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Behandl batch. Igen skifter status på den indgående datastrøm Ved status Behandlingsfejl - Vælg menupunktet batch på knappen Datastrøm for at se fejlmeddelelser. Fejlmeddelelserne vedrører typisk manglende opsætninger i Navision Stat, f.eks. forsøg på indlæsning af salgsdokumenter til en debitor, der ikke er oprettet. Eksempel på behandlingsfejl: Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch Hvis fejlen er en manglende opsætning i Navision Stat, korrigeres opsætningen og Behandl batch gentages. Det er endvidere muligt at lokalisere en evt. fejl i dataleverancen vha. de givne informationer i felterne Fejl på TransaktionsID, Fejl på Linjenummer og Fejl på Feltnummer. Ved status Behandlet kan man under Transaktioner, Linjer se, hvad behandlingen har medført. Det fremgår i kolonnen RækkeID

45 Side 45 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Transaktioner I dette tilfælde er Debitor nummer 101S21 blevet oprettet, og det ses, at der er en berørt række i debitor-tabellen. Indlæsning af Excel-regneark Det er fra NS kun muligt at indlæse låste regneark via GIS-løsningen. I forbindelse med indlæsningen af regnearket sker der en stempling på integrationsbatchen i NS af oplysninger, om hvornår regnearket sidst er redigeret og hvem, der sidst har redigeret det. Excel-filens sidste redigeringsoplysninger vil fremgå af felterne Excel Godkendt d. og Excel Godkendt af på integrationsbatchen. Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch Udover dataarket skal Excel-filen indeholde et ark Godkendelse med dokumenteret dobbelt godkendelse. Nedenstående figur viser et eksempel på en korrekt udfyldt godkendelses-ark, Godkendelse, indeholdende 17 rækker i Ark1.

46 Side 46 af 65 Bemærk, at både data-arket og det nye ark Godkendelse skal være låst, ligesom det er vigtigt at alle kolonneoverskrifter og arknavngivning af Godkendelsesarket fremgår eksakt som vist i ovenstående eksempel. (For at låse dataarket og godkendelses-arket skal funktionen Beskyt ark i Excel benyttes.) Nedenstående figur viser den indlæste batch i Navision Stat regnskabet, hvor der på batchen sker en stempling af godkendere, godkendelsesdatoer samt slutrække. BatchID viser, at der bliver berørt 16 rækker, hvilket er i overensstemmelse med Ark1, hvor startrækkenummeret for data er række 2. Bemærk, at man typisk anvender række 1 til overskrifter. Den markerede batch på nedenstående figur viser, at der berøres 14 rækker. Dette skyldes, at der i Excel-regnearket efterfølgende er dannet 2 tomme linjer, hvorefter den er indlæst i regnskabet. Afstemninger Ved indlæsninger er der behov for at kontrollere, om det, der er afsendt fra fagsystemet også er modtaget og oprettet som forventet i Navision Stat. Kontrollen afhænger naturligvis af, hvad der er tilgængeligt af dokumentation fra fagsystemet. Den kan f.eks. bestå af en kontrol af antal. Hvis fagsystemet medsender beløb til Købs- og Salgsdokumenter kan det være relevant med en beløbskontrol.

47 Side 47 af 65 GIS - Løsningen indeholder følgende rapporter til brug for kontrol og afstemninger: 1. Salgsbilag Kontrolrapport 2. Købsbilag Kontrolrapport 3. Batch Status 4. Modtagne batches Salgsbilag kontrolrapport Rapporten anvendes til beløbskontrol af indlæste salgsdokumenter. Rapporten afvikles efter import og behandling, men før der foretages bogføring af de indlæste dokumenter. OBS. Det er vigtigt af rapporten afvikles inden bogføring, da den ikke kan vise bogførte salgsbilag. På nedenstående datastrøm er der indlæst salgsdokumenter. Af Batchoversigten fremgår, at BatchID 2000 er Behandlet.

48 Side 48 af 65 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Import\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ For at udskrive eller vise kontrolrapport vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Rapporter\ Salgsbilag - kontrolrapport Fanebladet Salgslinje

49 Fanebladet Indstillinger Side 49 af 65 Samme rapport med hak i feltet Skjul nul-linjer på fanebladet Indstillinger.

50 Side 50 af 65 Købsbilag - kontrolrapport Rapporterne anvendes til beløbskontrol af indlæste købsdokumenter. Rapporten afvikles efter import og behandling, men før der foretages bogføring af de indlæste dokumenter. OBS. Det er vigtigt af rapporten afvikles inden bogføring, da den ikke kan vise bogførte købsbilag. Rapporten fungerer på samme måde og med samme filtreringsmuligheder, som den tilsvarende rapport for Salgsbilag. Samme rapport med hak i feltet Skjul nul-linjer på fanebladet indstillinger

51 Side 51 af 65 Rapporten Batch status Rapporten kan anvendes til kontrol af, at det forventede antal er importeret og behandlet. Hvis der er fejlbehæftede transaktioner vises antal. Fanebladet Integrationsdatastrøm Fanebladet Integrationsbatch Rapporten GIS-aktiverede tabeller med felter Rapporten viser tabeller med tilhørende felter til brug for GIS integrationen. Der vises navn, sproglag, type, længde, hvorvidt feltet indgår i primærnøglen, hvorvidt der kan skrives til feltet via GIS integrationen samt optionstrengen i tilfælde af optionfelter.

52 Fanebladet Felt Side 52 af 65 Der kan her angives de tabeller, som skal vises i rapporten. Der kan vælges flere felter ind til brug for filtrering. Fanebladet Indstillinger Ved markering i feltet Inkludér feltvisning vises de GIS-aktiverede tabeller i rapporten med tilhørende felter.

53 Side 53 af 65 Hvis ikke feltet Inkludér feltvisning er markeret, viser rapporten kun de GISaktiverede tabeller uden tilhørende felter. Rapporten Modtagne batches Rapporten har til hensigt at give en oversigt over de batches/dataleverancer, der er modtaget i Navision Stat for at kunne afstemme med de batch-data, der er afsendt fra fagsystemet. Fanebladet Integrationsfelt Der kan på fanebladet filtreres på datastrømskoden og evt. et bestemt batchid. Fanebladet Indstillinger

54 Side 54 af 65 Der kan på fanebladet Indstillinger afgrænses på det oprindelige modtagelsestidspunkt for dataleverancerne/batches ne, således at det kun er batches modtaget i en bestemt periode, der medtages i rapporten. Det også muligt at angive om rapporten skal vise evt. fejlmeddelelser, der er opstået i forbindelse med indlæsningen dette sker ved at markere checkboksen Vis fejlmeddelelse. Endvidere viser rapporten felterne Fejl på TransaktionsID, Fejl på Linjenummer og Fejl på Feltnummer, der kan anvendes til at lokalisere eventuelle fejl i dataleverancen. Jf. Eksempel 1. Hvis feltet Vis detaljer er markeret vises hele rapporten som vist i Eksempel 2. Eksempel 1 Rapporten viser på overordnet niveau informationer om datastrøm, batchnummer, status etc.

55 Side 55 af 65 Eksempel 2 Rapporten udskrevet med detaljerede oplysninger viser tabelnummer, feltnavn og feltværdi-oplysninger. Rapporten findes både under Økonomistyring\ Gæld\ Rapporter og Administration\ Programopsætning\ Generel integration\ NS Lokal integration\ Rapporter. Bemærk, at afviklingen af rapporten forudsætter, at der på det pågældende datastrømskort er angivet de rapport-elementer (tabeller og felter), som rapporten skal baseres på. Tilbageføring af GIS-poster Når en post eller en journal tilbageføres, hvor bilagsnr. er tildelt af et fagsystem, sker der nu følgende ved tilbageførelse: Er den oprindelige post bogført i en åben periode, tilbageføres posten med det samme bilagsnr. som posten havde ved bogføring. Er den oprindelige post bogført i en gammel periode som er lukket, tilbageføres posten i åben periode med det samme bilagsnr., med tilføjelse af _Tilbf. Dette sikrer, at posterne ikke går på fejl i SKS, samt garanterer en sammenhæng mellem den oprindelige postering og tilbageførslen.

56 Side 56 af 65 Eksport Afvikling af eksport sker i et step. Inden eksporten kan afvikles, skal den Udgående datastrøm være opsat med korrekte kriterier og filtre, og Datastrømmen skal være Valideret For Eksport vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Datastrømme Hvis status ikke skifter kan det skyldes, at de opsatte biblioteker under fanebladet Filsystem ikke er tilgængelige for den bruger eller PC, der afvikler kørslen. For at undersøge, om det er tilfældet trykkes på knappen Validér. Hvis valideringen fejler, skal der etableres adgang til bibliotekerne, eller Eksporten skal afvikles af en anden bruger eller fra en anden PC. Hvis status skifter til Eksportfejl, vælg menupunktet Batch under knappen Datastrøm for nærmere beskrivelse af fejlen. Hvis status skifter til Eksporteret afhænger det af filformat, hvor de eksporterede data kan findes. 1. Hvis formatet er Tekstfiler eller XMLfiler kan de eksporterede data findes som filer i det bibliotek, der er opsat på fanebladet Filsystem. 2. Hvis formatet er SQL eksporteres data til udlæsningstabeller. Hvis man ønsker at se, hvad eksporten indeholdt vælges Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Eksport\ Datastrømme\ Knappen Datastrøm\ Batch\ Knappen Batch\ Log

57 Periodiske aktiviteter Side 57 af 65 Automatisk afvikling uden NAS Den klientbaserede automatiske afvikling skal startes fra menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Periodiske Aktivitet\ Automatisk afvikling Tryk på knappen Start For at fungere kræver det, at den Navision klient, som har startet jobbet ikke lukkes. Den automatiske afvikling med NAS er uafhængig af, om klienten bliver lukket. Slet log Log poster kan slettes på felt-, linje- og batchniveau. Logtabellerne for GIS data bør jævnligt tømmes. Hvis der sendes mange data ind i Navision Stat gennem GIS en, så vil logtabellerne vokse enormt. Da alle data, som indlæses i Navision Stat gennem GIS en, er stemplet med Afsendersystem og et unikt AfsenderID, så kan logposterne slettes uden problemer. For at slette logposter vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Periodiske aktiviteter\ Slet log Fanebladet Integrationsdatastrøm Der sættes filtre på, hvad der ønskes slettet.

58 Side 58 af 65 Fanebladet Indstillinger Her vælges niveau for sletning, der kan vælges mellem Felt og Linje. Desuden kan det vælges at udskrive, det der slettes. Bemærk, at hvis der er valgt sletning på linjeniveau, så slettes også data fra tabellen Integrationsbatchlog, dvs. logposter på batchniveau. TIP. Med Vis udskrift er der mulighed for at gemme udskriften som HTML. Når man har kørt Udskriv eller Vis Udskrift skal man svare på, om man ønsker at fortsætte.

59 Side 59 af 65 Når sletningen er foretaget vises, hvor mange poster, der er slettet. Slet testbatches Datastrømme, der er i testtilstand, dvs. har et hak i feltet Testtilstand på datastrømskortet, vil generere ind-/udlæsninger, der markeres som værende i testtilstand. Det er muligt vha. denne kørsel at slette disse ind-/udlæsninger således, at de ikke støjer i et driftsmiljø. For at slette disse testbatches vælges menupunktet Økonomistyring\ Opsætning\ Generel Integration\ NS Lokal Integration\ Periodiske aktiviteter\ Slet testbatches Fanebladet Integrationsdatastrøm Der angives de datastrømme, for hvilke testbatches ønskes slettet.