Proces for mellemværender

Transkript

1 Proces for mellemværender i FBS Fælles Bibliotekssystem I dette dokument beskrives den nye proces for mellemværender, som implementeres i Fælles Bibliotekssystem (FBS) Martin Midtgaard 30. januar 2019

2 Indhold 1. Ny proces for mellemværender Saldoopgørelsen Rykkere Beløbsgrænse på oversendelse til debitor Børn Fremsøgning af mellemværender/lånere Forsinkelse af debitorintegration Nuværende debitorintegration Stop manuel overførsel til debitorsystemet Ændringer Bedre muligheder for angivelse af standardpriser Automatisk udfyldelse af værge Afskrivning af forældede mellemværender Implementering ØiR generelt... 7 KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/7

3 I 2019 implementeres en ny proces for mellemværender i FBS. Grundtanken bag den nye proces er et ønske om at overdrage ansvaret for opkrævning af mellemværende i FBS til kommunens centrale opkrævningsafdeling. Denne har de nødvendige værktøjer og den rette ekspertise til at sikre effektiv opkrævning i langt højere grad end bibliotekerne. Den præcise dato for idriftsættelse ligger endnu ikke fast, men det forventes at blive i 2. kvartal Bibliotekerne vil blive varslet 30 dage før den nye proces sættes i drift. Det er derfor vigtigt, at bibliotekerne allerede nu tager kontakt til kommunens opkrævningsafdeling og får etableret et samarbejde omkring den kommende nye proces, herunder både selve forløbet i debitorsystemet og teksterne i de påmindelser, rykkere mv, som fremover udsendes fra debitorsystemet. Den nye proces vil medføre mindre manuelt arbejde med mellemværender på bibliotekerne. 1. Ny proces for mellemværender Nye gebyrer sendes til opkrævning i kommunens debitorsystem med det samme de opstår i FBS. For automatisk oprettede erstatninger, vil FBS give mulighed for at rette i prisen på erstatningen inden den sendes. Debitorsystemet vil herefter stå for opkrævningsprocessen, herunder påmindelser, opkrævning, rykkere og til sidst overdragelse til inddrivelse hos Gældsstyrelsen. I FBS vil det være muligt at se, hvor meget der skyldes på et mellemværende i debitorsystemet, og det vil også være muligt at se tilskrevne renter og rykkergebyrer. Saldoopgørelsen udsendes periodisk fra FBS, uafhængigt af opkrævningsprocessen i debitorsystemet. Den indeholder alle mellemværender, som låneren har, og vil give låneren et overblik over, hvor meget låneren skylder på biblioteket og informere om, hvor tæt låneren er på udelukkelse. Det vil være muligt at udsende ekstra saldoopgørelser manuelt, hvis behovet opstår, fx hvis låneren henvender sig om en ny saldoopgørelse. Der indføres en ny notifikation, Udelukkelsesnotifikation, som udsendes automatisk, når låneren skylder mere end den udelukkelsesgrænse, som er konfigureret i FBS. Har låneren ikke nedbragt sin gæld senest x-antal dage* efter modtagelse af notifikationen, bliver låneren udelukket fra at kunne låne på biblioteket. *Værdien hentes fra Blokeringsvarsel i dage i FBS. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/7

4 1.1 Saldoopgørelsen Saldoopgørelsen ændrer karakter fra at være første trin i en længere proces med information om et vilkårligt antal mellemværender til at være en fast skrivelse, der informerer om lånerens saldo på biblioteket. Indholdet af saldoopgørelsen kan, som i dag, konfigureres. Den periodiske udsendelse af saldoopgørelsen kan styres af to konfigurationer: 1. Hvor ofte saldoopgørelsen skal udsendes 2. Hvor meget låneren skal skylde for at modtage en saldoopgørelse Rykkergebyrer og renter tilskrevet i debitorsystemet kan medtages på saldoopgørelsen. Saldoopgørelsen er IKKE en regning eller opkrævning. Det vil også være muligt at slå periodisk udsendelse af saldoopgørelsen fra i FBS. 1.2 Rykkere Rykkerskrivelser udgår af FBS og erstattes af periodiske saldoopgørelser. 1.3 Beløbsgrænse på oversendelse til debitor Der kan i FBS konfigureres en beløbsgrænse for overførsel af mellemværender til debitorsystemet. Mellemværender under denne grænse vil ikke blive sendt til debitorsystemet og vil derfor ikke blive opkrævet. 1.4 Børn Mellemværender for børn og unge under 18 år vil kun blive sendt til debitorsystemet, hvis låneren har en registreret værge. Mellemværendet oprettes i debitorsystemet med værgen som juridisk ansvarlig for mellemværendet. Det vil fremgå af mellemværendet i debitorsystemet, at det er oprettet på baggrund af materiale udlånt til barnet. Mellemværendet vil i FBS følge låneren og i debitorsystemet følge værgen, også hvis låneren fylder Fremsøgning af mellemværender/lånere Skærmbilledet som i dag bruges til at fremsøge enkelte mellemværender, vil blive udvidet med mulighed for at fremsøge lånere ud fra parametre om mellemværende. 2. Forsinkelse af debitorintegration Grundet Gældsstyrelsens nye krav til fordringer i debitorsystemet er debitorintegrationen blevet forsinket. Ifølge de aktuelle planer kan FBS få lov til at teste mod den nye integration i begyndelsen af juli, og vi forventer at kunne tage integrationen i brug i 3. kvartal KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/7

5 Selv om funktionaliteten i den nye proces for mellemværender og den nye debitorintegration er tæt knyttet, vælger vi at implementere den nye proces inden den nye integration, ØiR v. 3 er klar. Det gør vi, fordi vi mener, at der er store gevinster ved automatisering af saldoopgørelsen og den nye udelukkelsesnotifikation. 2.1 Nuværende debitorintegration Det er muligt at tage den nuværende debitorintegration i brug. Mellemværender oprettet med den nuværende debitorintegration, ØiR v..1 vil blive synkroniseret ved overgang til den nye debitorintegration, ØiR v.3 Den nuværende integration er envejskommunikation. Det vil sige, at FBS kan sende nye mellemværender samt nedskrivninger og betalinger, som er foretaget i FBS til debitorsystemet. Indbetalinger, som er foretaget i debitorsystemet, skal manuelt indtastes i FBS. De fleste debitorsystemer kan udskrive lister over indbetalinger. Det vil ikke være muligt at se rykkergebyrer og renter tilskrevet i debitorsystemet med ØiR v.1. Hvis jeres kommune er interesseret i at tage den nuværende debitorintegration i brug, så kontakt bibsys@kombit.dk 2.2 Stop manuel overførsel til debitorsystemet Når den nye debitorintegration, ØIR v. 3 tages i brug, sættes der en skæringsdato. Alle aktive mellemværender oprettet efter denne skæringsdato vil blive sendt til debitorsystemet med fuld historik. Hvis kommunen har oprettet mellemværendet i debitorsystemet manuelt, vil der være stor sandsynlighed for at mellemværendet vil blive dobbeltoprettet. Derfor anbefaler vi, at kommunerne stopper med at oprette mellemværender i debitorsystemet manuelt og i stedet tager den nuværende debitorintegration i brug. Skæringsdatoen kan sættes tilbage i tid. Skæringsdatoen kan sættes gradvist længere tilbage i tid, så det er muligt at overføre mindre mængder historisk data til debitorsystemet ad gangen. Alle afsluttede mellemværender vil ikke blive sendt til debitorsystemet. 3. Ændringer I forbindelse med den nye proces for mellemværender vil vi indføre en række andre ændringer, som hænger tæt sammen med funktionaliteten. Disse ændringer er endnu ikke helt færdigbeskrevet, og derfor er funktionaliteten ikke helt fastlagt. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/7

6 3.1 Bedre muligheder for angivelse af standardpriser Ændringen består af to hovedelementer: 1. Udvidelse af kriterierne, der angives for en standardpris 2. Indførsel af minimum- og maksimumspriser så en erstatning for et materiale hvor prisen er kendt, ikke bliver for høj eller for lav. 3.2 Automatisk udfyldelse af værge Ændringen vil gøre det muligt at få udfyldt oplysninger om værge, ved at indtaste værgens CPR-nummer. 3.3 Afskrivning af forældede mellemværender. Mellemværender, som er overført til debitorsystemet afskrives i debitorsystemet, når de falder for forældelsesfristen. Ændringen vil automatisere afskrivningen af mellemværender, som ikke er overført til debitorsystemet. Processen omkring afskrivningen er endnu ikke helt på plads. Men det er nødvendigt, at der bliver ryddet op i forældede mellemværender, så de ikke bliver sendt ud på de nye saldoopgørelser. 4. Implementering Det er, som nævnt i begyndelsen af dette dokument, vigtigt at bibliotekerne allerede nu får etableret et samarbejde med kommunens opkrævningsafdeling om den nye proces, så den er på plads, når tidspunktet for idriftsættelse af den nye proces for mellemværende bliver kendt. Vi anbefaler, at bibliotekerne allerede nu får lavet aftaler med kommunens opkrævningsafdeling om procedurer for behandling af mellemværende i debitorsystemet, så de svarer til forløbet i bibliotekets reglement, og får tilpasset teksterne i de påmindelser, rykkerbreve m.v., som debitorsystemet udsender på vegne af biblioteket. I FBS skal teksten i skabelonerne Saldoopgørelse og Udelukkelsesnotifikation tilrettes. Vi udsender snarest udkast til skabelon til den nye saldoopgørelse, den tilhørende datamodel og et eksempel på den nye saldoopgørelse, så biblioteket kan have teksten på plads, når den nye proces for mellemværende sættes i drift. I forbindelse med implementering af den nye proces for mellemværende vil der blive etableret en FAQ, hvor spørgsmål om konkrete arbejdsgange vil blive besvaret. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/7

7 5. Om ØiR ØiR Økonomi i Rammearkitekturen er det KOMBIT-projekt, som sikrer, at udbetalinger og andre økonomiposteringer automatisk kan sendes fra fagsystemerne til den enkelte kommunes økonomisystem. ØiR specificerer og lancerer den økonomikomponent, der skal viderestille økonomidata fra fx FBS til de økonomisystemer, der benyttes af kommunerne. ØiR Økonomi i Rammearkitekturen omfatter integrationer til brug for dataudveksling mellem fagsystemer og ERP-systemer indenfor områderne finans, kreditor, ordre og fakturering samt debitor. Hvis du er nysgerrig efter at vide mere om ØiR i sin helhed henviser vi til ØiR-projektets hjemmeside KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/7