Udskillelse af leverandører ved overgang til fase 2

Transkript

1 Bilag 5 Dato November 2015 Bilag 5 er i sin helhed et mindstekrav. Udskillelse af leverandører ved overgang til fase 2 Til Udvikling af nye, innovative løsninger til optimal anvendelse af ressourcer i spildevand Side 1/9

2 Indhold 1. OVERGANG TIL FASE PROCEDURE FOR UDVÆLGELSE Leverandørens tilbud Evaluering af tilbud Underretning til Leverandørerne TILDELINGSKRITERIUM... 5 Side 2/9

3 Dette bilag indeholder en nærmere beskrivelse af proceduren for udvælgelsen af, hvilke PCP-kontrakter der skal fortsætte i fase OVERGANG TIL FASE 2 Når fase 1 er afsluttet, vil udviklingsprojektet overgå til fase 2. Offentlig Part vil opfordre Leverandørerne, som har deltaget i fase 1, til at afgive tilbud på fase 2. Leverandøren er ikke forpligtet til at afgive tilbud på fase 2. Leverandørens tilbud for fase 2 skal afgives på baggrund af Leverandørens udviklingsprojekt i fase 1, og tilbuddet for fase 2 er således en præcisering og ajourføring af Leverandørens oprindelige tilbud. Fase 2 omfatter endelig udvikling af en prototype på baggrund af Leverandørens konkrete løsningsdesign. Fase 2 vil ligeledes omfatte test af den udviklede prototype. Fase 2 har en varighed af op til 24 måneder. Offentlig Part har afsat i alt ca. 16,5 mio. kr. til det prækommercielle indkøb. Heraf forventes ca kr. anvendt i fase 1. Offentlig Part vil meddele Leverandørerne den endelige økonomiske ramme for fase 2 forud for afgivelsen af tilbud på fase 2, herunder et evt. maksimum for den tilbudte pris (budgetloftet for fase 2). Det er ambitionen, at 2-3 kontrakter vil fortsætte i fase 2. Offentlig Part forbeholder sig dog retten til alene at fortsætte kontrakten i fase 2 med én Leverandør, hvis alene én kontrakt kan rummes inden for den økonomiske ramme for fase 2. Offentlig Part forbeholder sig endvidere retten til at aflyse processen og helt undlade at fortsætte udviklingsprojektet i fase 2, hvis Offentlig Part vurderer, at priserne i de indkomne tilbud ikke står mål med det forventede udbytte. Hertil kommer, at Offentlig Part forbeholder sig retten til at standse projektet ved afslutningen af fase 1 og helt undlade at opfordre leverandørerne fra fase 1 til at afgive tilbud på fase PROCEDURE FOR UDVÆLGELSE Offentlig Part udvælger hvilke kontrakter, der skal fortsætte i fase 2, på følgende vis: 1. Offentlig Part fremsender en opfordring til at afgive ajourført tilbud til alle Leverandører, som Offentlig Part har indgået kontrakt med om fase 1. Sammen med opfordringen fremsendes konkurrencebetingelser for afgivelse af tilbud på fase 2 og tillæg til bilag 2 og til bilag 4 til brug for Leverandørens afgivelse af tilbud. Af konkurrencebetingelserne vil fremgå: a) Den endelige økonomiske ramme for fase 2, jf. afsnit 1 ovenfor, b) Eventuelle krav om projektforsikring, Side 3/9

4 c) Den endelige tidsplan, herunder tilbudsfrist, d) Krav om at alene Leverandører, hvis tilbud på fase 2 ved evalueringen af de fire kvalitative underkriterier (kriterierne 1-4) opnår mindst 25 % af det maksimalt opnåelige antal point for hvert underkriterium, vil blive taget i betragtning, samt e) Krav om at alene Leverandører, hvis tilbud på fase 2 har opnået en samlet score på i alt mindst 200 point vil blive taget i betragtning 2. Leverandørerne afgiver et ajourført tilbud på fase 2, jf. punkt Offentlig Part evaluerer tilbuddene, jf. punkt Offentlig Part orienterer Leverandørerne om hvilke kontrakter, der fortsætter i fase 2, og hvilke kontrakter, der er ophørt, jf. punkt Leverandørens tilbud Såfremt Leverandøren ønsker at komme i betragtning til fase 2, skal Leverandøren aflevere et tilbud på fase 2. Tilbuddet består af de af Offentlig Part fremsendte tillæg til bilag 2 og til bilag 4, der udfyldes af Leverandøren. Tillægget til bilag 2 skal som minimum indeholde følgende: En opdateret beskrivelse af Leverandørens løsningsforslag En projektplan for fase 2, som nærmere beskrevet i bilag 1, afsnit 7.1, og bilag 2, afsnit 3. En detaljeret totaløkonomisk beregning for løsningen og en beregning af den forventede tilbagebetalingstid for en potentiel kunde, der investerer i løsningen. En opdateret beskrivelse af bemandingen i fase 2, herunder angivelse af den/de afsatte tid/ressourcer pr. medarbejder samt angivelse af eventuelle nye medarbejdere. Tillægget til bilag 4 skal som minimum indeholde følgende: En bindende pris (budgetloft) for fase 2, som nærmere beskrevet i bilag 4 Alle Leverandører, der inden for den i opfordringsskrivelsen fastsatte tilbudsfrist har afleveret tilbud på fase 2, vil få lejlighed til at præsentere løsningsforslaget nærmere for Offentlig Part. Præsentationen vil indgå i vurderingen af tilbuddene jf. punkt Evaluering af tilbud Ved udløbet af tilbudsfristen evaluerer Offentlig Part de modtagne tilbud ud fra tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier: 1) Indvirkning på den beskrevne udfordring 2) Markedspotentiale 3) Kvalitet af tilbuddet 4) Logistik og planlægning Side 4/9

5 5) Pris Underkriterierne er nærmere beskrevet nedenfor i afsnit 3 og svarer til kriterierne i konkurrencebetingelsernes pkt. 9.2 fra udbuddet af kontrakten om fase 1. Offentlig Part forbeholder sig ret til at foretage mindre justeringer under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet. Offentlig Part vil vurdere tilbuddene på baggrund af det med tilbuddet indleverede materiale, jf. pkt Foruden det afleverede tilbud for fase 2, indgår tilbudsgivernes slutrapport for fase 1, jf. bilag 1, afsnit 6.2 i tilbudsevalueringen. Offentlig Part vil ligeledes lægge vægt på Leverandørens præsentation af løsningsforslaget, i det omfang præsentationen understøtter oplysninger, der allerede indgår i tilbuddet. Det er derfor vigtigt, at Leverandøren i sin opdaterede beskrivelse af sit løsningsforslag og under præsentationen adresserer de opstillede underkriterier og er opmærksom på Offentlig Parts konkrete tilgang til vurdering af underkriterierne som angivet nedenfor i afsnit Underretning til Leverandørerne Når Offentlig Part har truffet afgørelse om, hvilke leverandører, der fortsætter i fase 2, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandører pr. . Uanset om Leverandøren tildeles fase 2 eller ej, er Leverandøren ikke berettiget til særskilt honorar for udarbejdelse af tilbud vedrørende fase TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet ved evaluering af tilbuddene på fase 2 er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Underkriterierne og evalueringen heraf er nærmere beskrevet i nedenstående skema. Fase 2 (maksimalt 400 point) 1. Indvirkning på den beskrevne udfordring 120 I hvilket omfang den tilbudte løsning møder udfordringen som 60 beskrevet i behovsbeskrivelsen, herunder i hvilken grad de angivne mindstekrav overopfyldes samt i hvilket omfang, løsningen opfylder de angivne ønsker. I hvilken grad den tilbudte løsning er innovativ og nyskabende. 35 I hvilken grad løsningen kan implementeres. 25 Side 5/9

6 Fase 2 2. Markedspotentiale 90 I hvilket omfang løsningen sandsynliggør et økonomisk potentiale sammenlignet med det nuværende niveau for anvendelse af ressourcer i spildevand. I hvilket omfang løsningen vurderes at have kommercielt potentiale, også set i forhold til eksisterende løsninger på markedet Fase 2 3. Kvalitet af tilbuddet 70 Validiteten af den tekniske tilgang til løsningen og håndtering af tekniske udfordringer i fase 2. I hvilket omfang tilbudsgiver har identificeret de centrale risici i forhold til sikring af projektets succes og demonstrerer at kunne håndtere disse effektivt. I hvilket omfang Leverandøren demonstrerer og/eller sandsynliggør at have allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer til opgavens løsning i fase 2 (viden, udstyr, teknologi etc.) Fase 2 4. Logistik og planlægning 20 I hvilket omfang tilbuddet indeholder en klar plan for udvikling af en funktionsdygtig løsning, herunder også om der er udarbejdet en realistisk tidsplan for afslutning af arbejdet inden for de fastlagte rammer for fase Fase 2 5. Pris 100 Den tilbudte pris for udviklingsaktiviteterne i fase 2: den 70 bindende pris for fase 2 (budgetloftet). Den tilbudte procentvise andel af Leverandørens nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af 30 Viden, som frembringes gennem udviklingsprojektet (den bindende procentvise andel, der blev tilbudt i fase 1). Side 6/9

7 Pointscoringsguide: Nedenstående skema indeholder en vejledende scoringsguide, som der gives point ud fra ved evaluering af tilbuddene i forhold til underkriterierne. Pointene for underkriterierne 1-4 gives med afsæt i de angivne intervaller, hvor der foretages en indplacering i ét af de fire intervaller samt en konkret vurdering inden for dette interval. Den endelige pointgivning foretages derefter i forhold til det maksimalt opnåelige antal point for det enkelte underkriterium. Eksempel: Såfremt et underkriterium er vægtet med 50 kan der maksimalt gives en score på 50 point. Den maksimale score gives, såfremt Leverandørens tilbud vurderes til 100 point. Vurderes tilbuddet fx til 40 point bliver scoren 20 (40 % af 50). Pointene for det femte underkriterium gives som beskrevet nedenfor under 5. Pris. 1. Indvirkning på den beskrevne udfordring: Point I hvilket omfang den tilbudte løsning møder udfordringen som beskrevet i behovsbeskrivelsen, herunder i hvilken grad de angivne mindstekrav overopfyldes samt i hvilket omfang, løsningen opfylder de angivne ønsker 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring Der er begrænsede indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring Der er indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring Der er klare indikationer på, at løsningen møder den beskrevne udfordring Point I hvilken grad den tilbudte løsning er innovativ og nyskabende 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende Der er begrænsede indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende Der er indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende Der er klare indikationer på, at løsningen er innovativ og nyskabende Point I hvilken grad løsningen kan implementeres 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen kan implementeres Der er begrænsede indikationer på, at løsningen kan implementeres Der er indikationer på, at løsningen kan implementeres Der er klare indikationer på, at løsningen kan implementeres. Side 7/9

8 2. Markedspotentiale Point I hvilket omfang løsningen sandsynliggør et økonomisk potentiale sammenlignet med det nuværende niveau for anvendelse af ressourcer i spildevand Løsningen sandsynliggør ikke eller næsten ikke, at der er et økonomisk potentiale Løsningen sandsynliggør i begrænset omfang et økonomisk potentiale Løsningen sandsynliggør, at der er et økonomisk potentiale Løsningen sandsynliggør i høj grad, at der er et økonomisk potentiale. Point I hvilket omfang løsningen vurderes at have kommercielt potentiale, også set i forhold til eksisterende løsninger på markedet 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale Der er begrænsede indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale Der er indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale Der er klare indikationer på, at løsningen har kommercielt potentiale 3. Kvalitet af tilbuddet Point Validiteten af den tekniske tilgang og håndtering af tekniske udfordringer i fase Der er ingen eller få indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer Der er begrænsede indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer Der er indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer Der er klare indikationer på den tekniske tilgangs validitet og håndtering af tekniske udfordringer Point I hvilket omfang Leverandøren har identificeret de centrale risici i forhold til sikring af projektets succes i fase 2 og demonstrerer at kunne håndtere disse effektivt 0-25 Tilbuddet identificerer ingen eller få centrale risici og indeholder ingen eller få overvejelser om deres håndtering Tilbuddet identificerer i begrænset omfang centrale risici og indeholder begrænsede overvejelser om deres håndtering Tilbuddet identificerer centrale risici og indeholder overvejelser om deres håndtering Tilbuddet identificerer klart de centrale risici og indeholder klare overvejelser om deres håndtering Side 8/9

9 Point I hvilket omfang Leverandøren demonstrerer og/eller sandsynliggør at have allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer til opgavens løsning i fase 2 (viden, udstyr, teknologi etc.) 0-25 Der er ingen eller få indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer Der er begrænsede indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer Der er indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer Der er klare indikationer på, at tilbudsgiver har allokeret de nødvendige kompetencer og ressourcer 4. Logistik og planlægning Point I hvilket omfang tilbuddet indeholder en klar plan for udvikling af en funktionsdygtig løsning, herunder også om der er udarbejdet en realistisk tidsplan for afslutning af arbejdet inden for de fastlagte rammer for fase Tilbuddet indeholder ikke eller næsten ikke en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning Tilbuddet indeholder i begrænset omfang en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning Tilbuddet indeholder en klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning Tilbuddet indeholder en meget klar og realistisk plan for udviklingen af en funktionsdygtig løsning 5. Pris Point Den tilbudte pris for udviklingsaktiviteterne i fase 2: Den bindende pris for fase 2 (budgetloft) 0-70 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 70. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. Point Den tilbudte procentvise andel af Leverandørens nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af Viden, som frembringes gennem udviklingsprojektet (den bindende procentvise andel, der blev tilbudt i fase 1) 0-30 Der vil blive tildelt point mellem 0 og 30. Pointmodellen vil blive fastlagt ud fra en vurdering af, hvilken model der er konkret egnet til at identificere de økonomiske mest fordelagtige tilbud. Side 9/9