Danmarks førende IT-system til aktørerne inden for beskæftigelsesindsatsen ISAK

Transkript

1 Danmarks førende IT-system til aktørerne inden for beskæftigelsesindsatsen ISAK

2 Da vi valgte ISAK fra Emini var det et krav, at systemet skulle kunne håndtere de mange udfordringer vi oplever i vores virke. Det kræver en fleksibel leverandør, og her har Emini bevist sit værd. Vi har erfaret, at systemet giver os en stor række fordele. Bl.a. gør systemet det meget lettere at sikre overholdelse af rettidighed, og vi sparer tid og penge administrativt. Erik Bernskov, Direktør Institut for Karriereudvikling A/S ISAK er et komplet sagsbehandlingssystem lavet specielt til aktørerne indenfor den beskæftigelsesfremmende indsats. Hvis du i dag arbejder som aktør i forbindelse med den beskæftigelsesfremmende indsats, så kender du alt til de administrative forpligtigelser, som følger arbejdet. Forpligtigelsen er ikke kun et spørgsmål om rapportering overfor Arbejdsmarkedsstyrelsen og de regionale AF regioner, men også et spørgsmål om at kunne dokumentere kvalitet og fremdrift overfor den enkelte arbejdsledige. Det er erfaringsmæssigt et arbejde, som kræver mange ressourcer og stiller store organisatoriske krav til den enkelte aktør. Det er samtidigt et arbejde, som nok ikke bliver mindre når man fremover skal rapportere til de kommende jobcentre. Hvad er historien bag ISAK og hvad står det for? Det var på baggrund af de administrative udfordringer, at vi i foråret 2004 blev kontaktet af en række af de Andre Aktører med henblik på at give et bud på et komplet sagsbehandlingssystem, der kunne varetage såvel den eksterne rapportering som den interne styring. Kommissoriet var klart fra starten og blev defineret således; Afdæk, beskriv og opstil et sagsbehandlingssystem som muliggør: 1. En digitaliseret informationsudveksling med AF i forbindelse med kandidattildeling, kandidat data og supervision. 2. En effektivisering af den administrative styring, herunder kvalitetsstyringsaktiviteter i forbindelse med supervisionsforløbet. 3. En professionel og dokumenteret arbejdsform under hensyntagen til god forvaltningsmæssig praksis og krav til datasikkerhed. I de følgende måneder gennemførte vi en række samtaler med mange af aktørerne, og kunne på den baggrund skitsere rammerne for systemet. Systemet valgte vi at kalde for ISAK, som står for Internetbaseret Sagsbehandlingssystem Aktører og Kommuner.

3 Som en mindre aktør har vi haft stor fordel af at kunne drage nytte af den erfaring som Emini har med systemer til beskæftigelsesindsatsen. Skulle vi selv have udviklet et system, eller havde vi valgt en anden partner end Emini, så er jeg sikker på, at det var blevet meget dyrere for os. Så samarbejdet med Emini er meget værdifuldt for os. Søren Åkjær, Forstander Kompetencehuset Hvilke områder dækker ISAK så? ISAK består af tre moduler, der tilsammen udgør et samlet hele til varetagelse af aktivering, samtalestyring, og formidling. Modulerne er et konsulentmodul, et kandidat modul og et virksomhedsmodul. Modulerne, der alle trækker på en række avancerede funktioner, muliggør en effektiv og dokumenteret sagsbehandling. Det helt centrale i systemet er integrationen til Arbejdsmarkedsportalen, AMP, og en unik rettidighedsstyring. Dertil kommer en række funktioner, som er knyttet til den egentlige sagsbehandling. Integrationen betyder, at systemet selv finder ud af, om der er nye kandidater tilgået fra AMP og samtidigt, at kandidatens kontaktdata opdateres automatisk. Rettidighedsstyringen sikrer, at systemet holder øje med hvem som skal indkaldes til samtale og hvornår, samt hvem som skal aktiveres hvornår. Som noget helt unikt, så sker denne styring individuelt for den enkelte kandidat i forhold til aktørens delaftale. Det betyder, at systemet selv holder øje med dem som skal indkaldes hver 2, 4, 8 eller 13 uge. Det samme gør sig gældende for aktiveringsterminerne. De væsentligste funktioner omfatter udskriftsfunktioner, kalender- og aktivitetsfunktioner, funktioner samt journaliseringsfunktioner. ISAK er således et komplet sags- og dokumenthåndteringssystem, der kan benyttes af alle, uanset hvilke kontorprogrammer de i øvrigt bruger. Hvilke arbejdsprocesser dækker systemet så? Systemet dækker langt de fleste af jeres processer undtagen selvfølgelig den personlige kontakt med kandidaterne. Som leder har du mulighed for at følge de enkelte konsulenters arbejde og status på kandidaterne. Det kan du gøre på individ niveau, for en gruppe eller for hele organisationen. Du kan også generere lister over gennemførte og planlagte aktiviteter og dermed styre ressourceindsatsen i forhold til det aktuelle aktivitetsniveau m.m. Som konsulent kan du arbejde med dine kandidater eller grupper af kandidater. Du kan automatisk indkalde til møder, udsende breve eller s. Du kan planlægge aktiviteter og sikre, at disse gennemføres. Som bogholder kan du nemt trække lister over gennemførte ativiteter på holdident, aktivitetstype m.m. Og uanset hvem du er så holder systemet styr på kandidaterne og dokumenterer og journaliserer alle handlinger, helt automatisk. Hvem skal bruge systemet og hvem må hvad? Et sagsbehandlingssystem har mange brugere, hvoraf nogle sidder med hver deres arbejdsområde. Det betyder, at den måde de arbejder med kandidaterne på, kan være forskellig og at informations- og funktionalitetsbehovet derfor også kan være forskelligt. ISAK er bygget op som et rettighedssystem, således at brugerne, dvs. jeres konsulenter kan gives ret til forskellige ting uafhængigt af hinanden. Det betyder, at man kan bestemme for hver bruger hvad de Daglig virksomhedskontakt Målrettet kampagnestyring Aftaler og korrespondance Praktik og løntilskudsjob Kan integreres med KOB

4 Fra kontrakten var underskrevet til vi havde taget systemet i anvendelse gik der under en måned. Under hele forløbet fik vi en meget professionel behandling af Emini og systemet har også levet op til vores bedste forventninger. Vi har ingen problemer med at anbefale Emini og deres systemer til andre aktører indenfor beskæftigelsesindsatsen. Ulf Barlyng, Direktør Aktieselskabet Naesborg Personlig kalender og logbog Arbejdsgangsbeskrivelser Dynamiske rettidighedslister Til- og afmeldte kandidater Avancerede hjælpefunktioner De nævnte funktioner kombineret med at systemet er bygget som en internetapplikation betyder, at systemet kan fungere helt uafhængigt af jeres øvrige IT værktøjer. Det eneste I skal have adgang til er internettet. Systemets fleksibilitet gør det yderst kosteffektivt og let at implementere. Hvad siger dem som bruger systemet? Systemet har været i brug siden maj 2005 og efter ca. et års drift begynder vi nu, at kunne måle den umiddelbare effekt hos brugerne. Generelt har brugerne oplevet en mærkbar forbedring i forhold til overholdelse af aktiveringsrettidigheden og i overholdelse af kontaktrettidigheden. Dertil kommer et langt bedre registreringsniveau, der ikke alene kommer aktøren til gode, men som også sikrer en bedre rapportering i Arbejdsmarkedsportalen. Endeligt så har brugerne oplevet en tidsmæssig besparelse, der for nogens vedkommende kan måles i adskillige mandeår. Så der er også rigtigt mange penge at spare ved at bruge systemet. Vi har også foretaget nogle beregninger i forhold til de omkostninger som er forbundet med anskaffelse og drift af systemet. De viser, at systemet oftest har tjent sig selv hjem efter ca. 12 måneders drift, hvis man medregner omkostningerne til drift, maskinel og årlig revision. Det er der ikke mange andre IT systemer, der kan præstere. Faktisk er systemet så kosteffektivt, at det for mange aktører slet ikke kan betale sig at overveje alternativer. Skal aktøren selv udvikle løsningen og efterfølgende stå for driften, så vil den årlige revisionudgift alene overstige de omkostninger, som vi tilbyder. Når man køber ISAK, så påtager vi os det fulde driftsansvar inkl. support, sikkerhed, backup, opdateringer, maskinel og ikke mindst revision. Sikkerhed og jeres garantier? Sikkerhedsaspektet er mere interessant end nogensinde. Kravene til Anden Aktør er krystalklare og siger, at aktøren skal dokumentere efterlevelse af persondataloven ved at fremlægge årlig revisionserklæring. Hvad betyder det så? Jo, det betyder, at aktøren skal dokumentere at systemets arkitekur efterlever kravene, og at måden systemet håndteres på ligeledes efterlever kravene givet via standarden DS484. Det skal være muligt at logge den enkelte konsulents adfærd i systemet, herunder regulere hvem som må hvad. Det skal være muligt at spore hvergang en bruger forsøger at logge sig ind i systemet uden held og meget mere. Dette stiller høje krav til aktøren, systemet og IT samarbejdspartneren. Hvis du idag har jeres oplysninger lagret i Excel, Access eller lignende, så kan du som udgangspunkt gå udfra, at du ikke vil kunne overholde kravene. Det er hver især gode værktøjer, men de lever som standard ikke op til de krav, som er givet i DS484.

5 Det system som Emini har udviklet til vores sagsstyring er uden undtagelse det bedste jeg har set på markedet. Dertil kommer, at Emini løbende har udvist stor vilje og engagement i den fortsatte udvikling og tilpasning af systemet. Jeg kan klart anbefale Emini til alle aktører indenfor den beskæftigelsesfremmende indsats. Carsten Thim, Direktør Thim Partners ApS Vi ved også hvad Arbejdsmarkedsstyrelsen tillader, og hvad der ikke tillades. Det er af stor betydning og vi garanterer vores kunder at vi løbende tilpasser systemet i forhold til de muligheder eller begrænsninger som bliver givet i samarbejdet med kommunale og offentlige myndigheder. Hvis du er i tvivl om hvor I står i forhold til dette, så anbefaler vi at du beder din IT medarbejdere redegøre for kravene givet i DS484, Persondataloven, Sikkerhedsbekendtørelsen og Tilslutningsaftalen. Du kan selvfølgelig også kontakte os, og lade os tage hånd om det. Vi garanterer, at vores systemer efterlever kravene og vi hjælper dig med at opfylde dokumentationskravene. Hvem er Emini og hvad er vores forudsætninger? Emini har mange års erfaring med at udvikle systemer til vikar- og rekrutteringsbranchen. Eminis udviklingsstab har til sammen mere end 12 års erfaring med at udvikle sådanne systemer, og det gør en forskel. Selvom din leverandør i øvrigt har udviklet gode løsninger tidligere, så er et sagsbehandlingssystem en så kompliceret applikation, at man bør overlade det til fagfolk. Det gælder lige fra de indledende overvejelser, over kravspecifikationsarbejdet, udvikling og efterfølgende implementering. Derfor bør I altid tage en snak med Emini inden I beslutter jer for, hvem der skal levere jeres næste system. Hvad koster det og hvordan kommer vi igang? Du betaler en pris alt efter hvormange konsulenter I er. Tager man udgangspunk i 5 konsulenter, så skal du regne med at betale ca kroner i engangsinvestering og ca kroner i årlig drift. Er I 10 konsulenter, så er prisen tilsvarende henholdsvis ca og kroner. Som du kan se, så falder prisen pr. konsulent jo flere licenser du køber. Hvis man vælger at tage en dialog med Emini, så er første skridt at vi viser jer systemet det antal gange I finder nødvendigt. Derefter beslutter I, om I er interesseret i at gå videre. I bekræftende fald, så går vi igang med at afdække jeres detailbehov i forhold til systemet. Er der mangler eller ønsker i forhold til jeres arbejdsprocesser? Analysen vil typisk inddrage forskellige elementer af jeres organisation, eksempelvis hvilke forventninger direktionen har, hvordan jeres konsulenter arbejder og kravene fra økonomisektionen m.m. Når vores analyse er færdig udfærdiger vi et endeligt tilbud, så I har det fulde overblik, inden I træffer den endelige beslutning. Processen skal selvfølgelig sikre, at I får et system, der virker efter behov og som gør en forskel. Det må være et rimeligt krav til os, og samtidigt sikrer det projektet mod at komme ud af kontrol. Til og med får I en partner, der er til for jer og som kender jeres forretningsgange. Helt enkelt! Daglig kandidatkontakt Ressourceprofil og CV Aftaler og korrespondance Praktik og løntilskudsjob Kan integreres med AMP

6 Adresse: Emini A/S Fruebjergvej København Ø Telefon info@emini.dk Antal ansatte: 7 personer fordelt på salg, projektledelse og udvikling Største markeder: IT distributions- og forhandlerbranchen samt vikar- og bemandingsindustrien Udvalgte kunder: AMSS Jobfokus Thim Partners Institut for Karriereudvikling Aktieselskabet Naesborg Temp Team Løsninger: Handels- og indkøbssystemer, sags- og personale systemer