Udeblivelser og afbud i Psykiatrisygehuset.

Transkript

1 Område: Administrationen Afdeling: Planlægning Journal nr.: 12/13297 Dato: 8. februar 2016 Udarbejdet af: Anne Moesgaard og Niels Aagaard Telefon: Notat Udeblivelser og afbud i Psykiatrisygehuset. Indledning På baggrund af en redegørelse fra november 2014 foranlediget af Sundheds- og Forebyggelsesministeriet, blev omfanget af udeblivelser i Danmark undersøgt. Psykiatri og Socialudvalget og Psykiatrisk Dialogforum blev primo 2015 orienteret om omfanget af udeblivelser i psykiatrisygehuset og om, hvilke initiativer der ville blive iværksat for at reducere antallet af udeblivelser. Psykiatrisygehuset har for at afprøve særlige initiativer til reduktion af udeblivelser og afbud udpeget 2 projektafdelinger, der skulle arbejde med at reducere andelen af udeblivelser og afbud. Nærværende notat belyser omfanget af udeblivelser til ambulante aftaler og via de to udvalgte afdelinger sættes fokus på årsager til udeblivelser. Afslutningsvis oplistes initiativer, som enten er planlagt for at reducere udeblivelser eller initiativer som kan iværksættes. Opsummering Der ses en tendens til, at både afbud indenfor 24 timer inden aftalt tid og antal af udeblivelser stiger over perioden fra 2012 til For psykiatrisygehuset samlet er omfanget af afbud og udeblivelser steget fra 12 pct. til 14,6 pct. Det bemærkes dog, at udviklingen stagnerer fra 2014 til Endvidere ses af materialet, at udfordringen er størst på voksenpsykiatriske afdelinger og at det tilsyneladende er de årige, som tegner sig for de fleste afbud og udeblivelser. Der er en generel udfordring i forhold til data validitet, idet det ikke er obligatorisk at registrere afbud og udeblivelser. Langt de fleste afdelinger gør det dog. Det ses endvidere af en række interview med patienter fra Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg, at aftaler om tid kan tilgå patienten på en lang række måder. Ikke alle patienter er bevidst om, hvordan aftaler og indkaldelser tilgår dem. Konsekvenser samt årsager til udeblivelser og afbud. Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA) beskrev i 2013 de hyppigste årsager til udeblivelser i somatikken. De hyppigste årsager er at: patienterne har glemt deres tid, telefonen har været optaget, så det har ikke været muligt at melde afbud der ikke er givet besked til patienten om, at mødetidspunktet var flyttet.

2 KORA fandt ligeledes, at patienter ikke var tilstrækkeligt motiveret til at møde op, ikke havde haft tilstrækkelig indflydelse på fastlæggelse af konsultationstid hos sundhedsvæsenet og at patienterne var usikre på konsekvenserne ved at blive væk. Telefonpåmindelse har vist, at kunne reducere udeblivelsesraten med 9,4 procentpoint. SMS løsninger menes, at kunne give samme effekt, men er ikke dokumenteret endnu. Derudover har undersøgelser på området ligeledes ikke kunnet fastslå om indførelse af gebyrer ved udeblivelser i sundhedsvæsenet medføre færre udeblivelser. KORA beskriver i rapporten, at udeblevne patienter er karakteriset ved at være yngre patienter i aldersgruppen år, at have lang transporttid til afdelingen samt at have ventet længe på en tid. Udviklingen i omfang af udeblivelser og afbud i Psykiatrisygehuset Udeblivelser er defineret ved, at en patient ikke møder op til den aftalte tid. Afbud er defineret ved, at patienten har taget kontakt til afdelingen og meldt sit afbud indenfor mindre end 24 timer før den aftalte konsultation. Beregningen af andelen af udeblivelser og afbud opgøres i forhold til antal bookninger/aftaler 1. For psykiatrisygehuset er der samlet set en stigende tendens for udeblivelser og afbud fra i alt 12 pct. i 2012 til 14,6 pct. i Alene for udeblivelser ses en stigning fra 5,4 pct. i 2012 til 7,3 pct. i Der er dog stort set stabilitet fra 2014 til Det kan ikke udelukkes, at en del af stigningen kan henføres til forbedret registrering. Udviklingen i udeblivelses- og afbudsprocent for hele psykiatrisygehuset 7,5 6,5 5,5 4, Udeblivelser % 5,4 5,9 7,0 7,3 Afbud % 6,6 5,9 7,2 7,3 Opgørelser over udeblivelser og afbud på afdelingsniveau er vedlagt som bilag 1. Der ses en variation afdelingerne i mellem. 1 Bookninger = antal ambulante besøg + udebesøg + antal udeblivelser. Side 2 af 11

3 I nedenstående figur er udeblivelses- og afbudsprocenten delt op på henholdsvis børne- og ungdomspsykiatrien og voksenpsykiatrien. For børne- og ungdomspsykiatrien ses en stigning fra 5,4 pct. i 2012 til 13,1 pct. i For voksenpsykiatrien ses i samme periode en stigning fra 12 pct. til 14,9 pct. Afdækning af årsager til udeblivelser på udvalgte afdelinger. For at belyse stigningen i omfanget af udeblivelser og afbud har to afdelinger indgået i et nærmere samarbejde om dette. Det drejer sig om Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg og Psykiatrisk Afdeling Odense. I Psykiatrisk Afdeling Odense blev der udpeget 2 ambulante afsnit til at indgå i projektet; psykoterapeutisk team og almenpsykiatrisk team. Fra Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg gik hele det ambulante område ind i samarbejdet. De to deltagende afdelinger medvirkede til at skabe et nuanceret billede af nuværende status over udeblivelser, afdække årsager til udeblivelser samt afprøve konkrete foranstaltninger med henblik på at formindske antallet af udeblivelser. Begge afdelinger registrerer i forvejen alle udeblivelser, og det har derfor været muligt både at analysere data vedrørende udeblivelser samt bruge datagrundlaget til fremtidig monitorering af effekter ved eventuelle implementeringer. Børne- og ungdomspsykiatri Esbjerg I Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg arbejdes både i forhold til alle patienter og specifikt i forhold til bestemte grupper fx målrettet rutineopfølgninger. Afdelingen har som den eneste i sygehuset gennem en længere periode haft mulighed for sms påmindelse af patienterne. I sommeren 2015 blev afdelingens SMS løsning ændret fra en reminder 24 timer inden aftalen til at Side 3 af 11

4 komme med en reminder både 4 dage og 24 timer inden aftale. Derudover blev teksten i indkaldelsesbrevet også justeret, således at der nu står med blå skrift Kontakt os, hvis du bliver forhindret i at møde op, så kan en anden patient få glæde af din tid. Nedenstående tabel viser antallet af udeblivelser i 2015 fordelt på måneder. Der ses ingen mærkbar ændring i antallet af udeblivelser efter sommeren 2015, som følge af de gennemførte justeringer. I Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg er der foretaget en stikprøve på 16 patienter for at undersøge årsager til patienternes udeblivelser. Interviewene viste, at en stor del af patienterne ikke var opmærksomme på, at de havde modtaget en indkaldelse via e-boks. Stikprøven viste, at indkaldelsen kan tilgå patienterne ad flere veje: 33 pct. modtog indkaldelsen/tid i e-boks, 20 pct. ved skranken, 13 pct. med fysisk brev, 7 pct. ved telefonopringning. 27 pct. Andet (kan fx være sms besked, direkte af behandler, besked fra pårørende osv.) Udover at patienterne havde opfattelsen af, at de ikke er blevet indkaldt, nævnte patienterne følgende årsager som begrundelse for ikke at møde op; Usikkerhed og angst, manglende opbakning fra pårørende, forglemmelse, ikke lyst til at komme, sygdom og arbejde. Størstedelen (53 pct.) af de adspurgte patienter angav, at en sms ville hjælpe med at huske aftalerne. Derudover mente 13 pct. at det ville være hensigtsmæssigt, at der blev taget kontakt til pårørende. I forhold til at kunne ringe afbud er ønsket fra 67 pct. af patienterne, at disse kunne Side 4 af 11

5 foretages via en telefon og 27 pct. ønsker at kunne melde afbud via sms. Der var ingen patienter, som gav udtryk for, at de ville sende en mail med afbud. Psykiatrisk Afdeling Odense På Psykiatrisk Afdeling Odense blev der trukket data på udeblivelser for psykoterapeutisk og almenpsykiatrisk team. Ved gennemgang af data blev det undersøgt om patientens alder har indflydelser på omfanget af udeblivelser. For begge teams er omfanget af udeblivelser højest i aldersgrupperne årige. Ved gennemgang af data for hele 2014 falder omfanget af udeblivelser i sommerferien og i forbindelse med jul. Ved en undersøgelse af udeblivelser fordelt på dagen mellem kl og kl ses et fald i både udeblivelser og aktivitet mellem kl Men i procent af udeblivelser i forhold til den ambulante aktivitet er der en tendens til øget omfang af udeblivelser mellem kl og kl Der er ikke iværksat konkrete initiativer i de 2 teams, muligheden for sms notifikation afventes. Initiativer til at nedbringe omfang af udeblivelser Nedenfor fremhæves Minvej.dk, nemsms og videokonference som tiltag, der allerede er planlagt og som kan bidrage til at minimere omfanget af afbud og udeblivelser. Minvej.dk Minvej.dk er et dialogværkstøj på internettet. Minvej.dk er udviklet af Psykiatrien i Region Syddanmark i tæt samarbejde med patienter, pårørende og fagpersonale på tværs af sektorer. Via minvej.dk kan patienter og behandlere blandt andet monitorere virkningen af medicin og anden behandling, lave aftaler, dele viden, overvåge udsving i den daglige trivsel samt finde viden om psykiatri og behandling. Minvej.dk har en kalenderfunktion, som kan hjælpe med at huske patienten på aftaler med behandleren. Når patienten opretter en aftale i kalenderen, bliver der sendt en sms op til 8 timer før aftalen. NemSMS.dk Via NemSMS.dk kan patienterne i Psykiatrien i Region Syddanmark i takt med at afdelingerne har implementeret Cosmic fået muligheden for at få tilsendt en sms påmindelse i forbindelse med undersøgelser og behandling. NemSMS minder patienten om aftaler med det offentlige. Der arbejdes i regi af regionen på at udbrede anvendelsen af NemSMS blandt borgerne i Region Syddanmark. I psykiatriregi flettes informationer om nemsms direkte ind i sygehusets indkaldelsesbreve i Cosmic. Videokonference I forbindelse med den teknologiske udvikling er brug af videokonference en mulighed for at øge tilgængeligheden til psykiatrisk behandling. Projekt om internetpsykiatri har bevirket at det skal undersøges om flere diagnosegrupper indenfor psykiatrien kan profitere af den fleksible tilgang, Side 5 af 11

6 som internetpsykiatrien har belyst. Der kan eksempelvis benyttes film og chat, som en del af den digitale kommunikation. Øvrige mulige foranstaltninger for at minimere udeblivelser Der eksisterer forskellige yderligere muligheder, som afdelingerne kan arbejde videre med. Nedenfor er oplistet en række som den enkelte afdeling kan benytte for at opbygge erfaringen med at minimere omfanget af udeblivelse: At tage patienterne med på råd i forhold til planlægning af deres udredning/ behandling At kontakte forældrene, hvor der er givet samtykke, til børn over 15 år for at gøre opmærksom på gentagne udeblivelser God skriftlig kommunikation ud af huset, herunder klar besked, konsekvenser af afbud og kontaktmuligheder Telefon opfølgning i forhold til henvisning (praktiserende læge), i forhold til udeblivelse (patient eller forældre) Reminder brev eller telefonopringning (en uge forud for aftalen) At give patienterne redskaber for selv at holde øje med deres aftalte tider, f.eks. ved at skrive dem ned eller husker dem på en bestemt vis At gøre det obligatorisk at registre udeblivelser så data bliver troværdig At gå den eksisterende skriftlige kommunikationsgang igennem for at se, om der er nogle elemente i kommunikationen som skaber misforståelser pga. misvisende eller manglende information At udvikle telefon-og SMS service, så patienter nemt kan ringes afbud i løbet af døgnet Afprøve overbooking i ambulatorier At arbejde med nudging- begrebet i forhold til, hvad man kan gøre anderledes for at det kan skabe en ekstra værdi for alle involverede Side 6 af 11

7 Bilag 1 Opgørelser på afdelingsniveau Voksenpsykiatri Side 7 af 11

8 Side 8 af 11

9 For Psykiatrisk Afdeling Esbjerg er der ikke data for Side 9 af 11

10 Børne- og Ungdomspsykiatri Side 10 af 11

11 For Børne- og Ungdomspsykiatri Esbjerg bliver både udeblivelser og afbud registreret som udeblivelser uafhængigt af om der bliver meldt afbud eller ej. Dette er pga af afdelingens bookingsystem Bookplan. Det er baggrunden for at ovenstående figur er anderledes end de øvrige afdelinger. Side 11 af 11