InTEllIGEnT JERn. Innovation med ny teknologi. Provinsindustriens A rbejdsgiverforening. Medlem af Dansk Industri EN DEL AF DANSK INDUSTRI

Transkript

1 InTEllIGEnT JERn Innovation med ny teknologi Provinsindustriens A rbejdsgiverforening Medlem af Dansk Industri EN DEL AF DANSK INDUSTRI

2 2 SÅdAn Udgivet af ITEK, Provinsindustriens Arbejdsgiverforening og Dansk Industri Redaktionen afsluttet d. 15. maj 2006 Redaktion: Birgitte Malm, John Sarborg Pedersen, Vagn Riis Tryk: Dansk Industri ISBN:

3 FoRoRd Med asiatiske timelønninger på en tiendedel af de danske er det vores viden om produkter og processer, der skal sikre virksomhedernes overlevelse og vækst. Og det gælder ikke kun de store globale virksomheder, men i stigende grad også de mindre danske virksomheder, der møder konkurrencen fra udlandet. Hvad gør de mindre virksomheder så? En del af svaret ligger i en bedre udnyttelse af den eksisterende teknologi. Særligt informations- og kommunikationsteknologien (IKT) har gavnet mange mindre virksomheder; både til at effektivisere processer, men også til at indbygge ny funktionalitet eller nye services i produkterne. Men det er svært særligt for de virksomheder, der ikke traditionelt arbejder med teknologi. Det er baggrunden for, at Provinsindustriens Arbejdsgiverforening har igangsat projekt Intelligent Jern, der netop har som mål at hjælpe medlemmerne til innovation via teknologi. Kernen i projektet er 50 innovationstjek i virksomheder, hvor teknologieksperter over tre besøg hjælper virksomhederne med at udvikle produkter eller processer. Herudover kommer en række regionale arrangementer og netværksmøder om innovation og IKT. Innovationstjekkene har ført til mange spændende erfaringer og resultater, som vi med denne pjece ønsker at viderebringe til en bredere kreds. 3 Projektet er koordineret af ITEK (DI s branchefællesskab for it, tele, elektronik og kommunikation) med Delta som underleverandør på innovationstjekkene. Projektet løber frem til marts God læselyst! Carsten Bjerg Vicedirektør, Grundfos Formand for styregruppen for projektet Intelligent Jern Tom Togsverd Branchedirektør, ITEK

4 4

5 Indhold Erfaringer fra Intelligent jern 7 Fokus på muligheder 7 Hvad er udfordringerne 7 Gør dine produkter intelligente og øg omsætningen! 11 Øget konkurrence kræver nytænkning 13 Anbefaliinger 14 Gør dine processer intelligente og reducer omkostningerne 17 IT i processer skaber innovation og effektivitet 17 Virksomhedens interne processer 18 Leverandører og samhandelspartnere 22 Nye services med it 25 Bedre ledelsesinformation 27 Anbefalinger 28 Opfyld dine kunders behov og øg træfsikkerheden 29 Sæt dig på skødet af kunden 31 Invester i markedsforståelse 31 Ikke for mange ændringer på bestående produkter 33 Styr på varianterne 33 Eksempler fra Intelligent Jern 34 Anbefalinger 34 Vil du vide mere 36

6 Virksomhederne i projektet Intelligent Jern har gennem rådgivning fået nye idéer til forretningsudvikling via IKT (informations- og kommunikationsteknologi). Erfaringerne viser, at IKT ofte er svaret på de udfordringer, mange virksomheder står overfor; f.eks. muligheden for at binde kunden tættere til sig, levere nye services, sikre kvalitet og få kortere leveringstider. 6 SÅdAn

7 ERFARInGER FRA InTEllIGEnT JERn FoKUS PÅ InnoVATIonSMUlIGhEdER Mulighederne med ny teknologi er mange, og det kan være svært for den enkelte virksomhed at vurdere, hvilken vej de skal gå. Provinsindustriens Arbejdsgiverforening igangsatte derfor i 2005 et projekt, Intelligent Jern, med et tilbud til 50 medlemsvirksomheder om at få et innovationstjek, hvor teknologieksperter over tre besøg rådgiver virksomheden. Formålet er at sætte særligt fokus på de innovationsmuligheder, der opstår ved anvendelse af IKT i virksomhederne. Det kan f.eks. være: At bygge sensorer ind i eksisterende produkter, så virksomhederne kan levere nye services, f.eks. overvågning af produktet via Internettet. At indbygge software i fysiske produkter, så produkterne får nye og flere funktioner for brugeren. 7 At automatisere virksomhedernes produktionsprocesser ved at optimere produktionsflow med it-teknologi. At etablere it-systemer til styring af økonomi og ressourcer, kundehåndtering, logistik og ledelsesinformation. At lave produktkonfigurationssystemer, dvs. it-systemer, som kan designe og tilpasse virksomhedernes produkter, så kunderne selv eller sammen med en sælger kan designe produkterne. hvad ER UdFoRdRInGERnE? Innovationstjekkene har taget udgangspunkt i den enkelte virksomheds særlige udfordringer, og derfor er erfaringerne også forskellige. De fleste tjek har fokuseret på anvendelsen af teknologi i produkterne, nogle i anbefaling til nye IT systemer og andre i strategiworkshops om innovationsprocessen.

8 Fælles for virksomhederne er, at de ofte har så travlt med den daglige drift, at det er vanskeligt at sætte tid af til at lave langsigtede strategier for innovationsprocessen. Projektet viser dog, at blot få dage dedikeret til at drøfte innovation er med til at sætte en positiv udvikling i gang. Selv om deltagerne er meget forskellige, er der særligt tre udfordringer, de står over for i deres arbejde med innovation i produkter og processer: 1. NYE SERVICES OG FUNKTIONALITETER Den øgede priskonkurrence gør det nødvendigt for virksomhederne at tænke i nye services og funktionaliteter for at kunne øge indtjeningen på produkterne og distancere sig fra konkurrenterne. Det kan ske ved at indbygge intelligens i produkterne, f.eks. sensorer eller ved at tilbyde nye services via nettet. Mange virksomheder er desværre slet ikke bevidste om, hvilke teknologiske muligheder der allerede findes på markedet, som kan give anledning til nye produkter og servicekoncepter. 8 SÅdAn 2. EFFEKTIVISEREDE OG IT-UNDERSTØTTEDE ARBEJDSPROCESSER Flere virksomheder vil kunne hente betydelige gevinster ved at forbedre de interne arbejdsgange med it, og det kan blive fatalt for virksomheden at undlade dette, når priskonkurrencen konstant skærpes. It-systemer kan ikke i sig selv udøve mirakler, men giver en god anledning til at få kigget sine processer igennem og sat i system, så fejl og dobbelt arbejde minimeres, og rutiner automatiseres. Samtidig giver it mulighed for nye services til kunder og leverandører f.eks. at følge en ordre, selv designe sit produkt eller få integreret it-systemerne, så indkøb og levering sker automatisk. 3. TÆTTERE KONTAKT TIL KUNDERNE Mange virksomheder er ikke vant til at inddrage kunderne i udviklingsfasen, men når helt nye serviceydelser skal udvikles f.eks. en nye webløsning er det afgørende at inddrage brugerne i processen og undersøge behov og brugssituationer. En generel overvågning af markedet er nødvendig særligt på teknologiområdet, hvor udviklingen går langt stærkere end mange virksomheder er vant til i deres traditionelle produktsortiment.

9 Erfaringerne fra projektet giver anledning til en række generelle anbefalinger til innovation i mindre og mellemstore fremstillingsvirksomheder. Du kan læse mere og få gode råd og eksempler i de følgende afsnit. 9

10 10 Mange produktionsvirksomheder udvikler sig fra primært at have fokus på produktion til i stigende grad at fokusere på nye services, som udvikles og sælges i forbindelse med produkterne. Med andre ord bliver innovation i alt det, der omgiver det fysiske produkt, en væsentlig kilde til vækst og her spiller IKT en væsentlig rolle

11 GØR dine PRodUKTER InTEllIGEnTE OG ØG OMSÆTNINGEN! Et godt eksempel på intelligente produkter er apparater, der bliver udstyret med sensorer og tilkoblet Internettet. Det åbner helt nye muligheder for at servicere og overvåge, f.eks : En pumpe, der kan sende en til en serviceafdeling, når den er stoppet En termostat, der reguleres via en almindelig telefon En puls- og blodsaturationsmåler, der via Bluetooth automatisk sender en advarselsmail til vagthavende læge, hvis der er problemer En sprinkler på en græsplæne, som på basis af meteorologiske forudsigelser modtaget via en GSM opkobling afgør, hvor meget der skal vandes en given dag 11 Praktisk kan løsningerne fungere ved, at apparatet får sin egen IP-adresse og bliver koblet på Internettet. Herfra kan kunder eller leverandører se, hvordan den enkelte maskine har det. Kombineret med sensorer som f.eks. kan måle fugt, tryk, lys eller varme kan en række oplysninger blive tilgængelige for kunden og derved give nye services. For at være rustede til fremtiden, skal vi være konkurrencedygtige på alle områder. Og meget tyder på, at en af fremtidens vigtigste parametre i konkurrencen netop bliver service. Direktør Jan Vestergaard Olsen, adm. direktør Aalborg Industries I Epoke, der ellers har været en traditionel industrivirksomhed, er softwareafdelingen nu blevet omdrejningspunktet for virksomhedens innovation og vækst.

12 EPOKE A/S SOFTWAREUDVIKLING BLEV VEJEN TIL VÆKST Epoke har indbygget en GPS (satellitnavigation) i deres saltspredere, så man altid ved, hvor saltvognen befinder sig. Systemet er blevet fodret med alle oplysninger om buslommer og svingbaner på ruten, og så justerer saltsprederen automatisk undervejs. Når tøsneen vælter ned, skal der meget salt på vejene, men når rimfrosten bare skal neutraliseres, skal saltet spredes i et tyndt lag. De forskelle kan systemet også håndtere. Det kan lagre otte vejrtyper på hele ti ruter, så hver bil ikke behøver at køre samme rute hver gang. Systemet betyder også, at kunderne sparer penge på saltforbruget, og at der vises miljøhensyn. Alt sammen gode salgsargumenter for Epoke. Epoke har derved flyttet sig i værdikæden og er blevet en virksomhed, der i dag også lever af softwareudvikling og sælger nye services kombineret med eksisterende produkter XXXXXXXXXXXXX

13 ØGET KonKURREnCE KRÆVER nytænkning Flere virksomheder i projekt Intelligent Jern oplever, at det høje danske omkostningsniveau gør det vanskeligt at konkurrere på prisen. Konkurrenter fra Østeuropa og Asien haler støt og roligt ind, i takt med at kvaliteten i deres produkter også bliver højere. Det sætter priserne under pres. Konsekvensen bliver, at det ikke alene er nødvendigt at tænke i høj kvalitet, men også i koncepter eller supplerende services og funktionalitet, der gør det sværere for konkurrenterne at erobre kunderne. Men hvordan fornyer man et produkt, der ikke har ændret sig markant i de seneste år? Det er ikke en nem opgave men ved at bruge tilgængelig teknologi på en ny måde, er der en vej. I Intelligent Jern, har flere virksomheder arbejdet med muligheden for at overvåge og måle på produkterne og derved tilbyde nye services til kunderne. Ledelsen i Virklund Sport ønskede at tage udfordringen op som en del af deres innovationstjek, og det kom der spændende idéer ud af. VIRKLUND SPORT PÅ VEJ MOD FREMTIDENS IDRÆTSHAL Virklund Sport er Danmarks førende producent og leverandør af sportsudstyr og er den eneste totalleverandør i Danmark til sportshaller og idrætsanlæg. De fleste produkter har kun udviklet sig moderat gennem de seneste fire årtier en buk og en ribbe ligner sig selv. 13 Ledelsen i Virklund Sport arbejder derfor med en vision om at skabe fremtidens idrætshal med indbygget intelligens. Idéen går ud på at kombinere kendte og nye fysiske produkter, sensorer og aktuatorer og derved lave en idræthal, der kan tilpasses brugerens behov. Som en del af projekt Intelligent Jern iværksætter Virklund Sport i samarbejde med Alexandra Instituttet et demonstrationsprojekt, der skal afdække de teknologiske og fysiske udfordringer i en væsentlig del af visionen: Sportsgulvet. Idéen er at lave et gulv med en fleksibel computerstyret opstregning, der dynamisk kan tilpasses til den sportsgren, der skal foregå på gulvet. Man skal ideelt set kunne skifte f.eks. mellem en håndbold-opstregning og et antal badmintonbaner, således at der ikke er forstyrrende streger fra andre sportsgrene, når den enkelte idræt dyrkes.

14 For andre virksomheder har løsninger ligget lige for, og det er lykkedes at skabe nye muligheder, f.eks. hos Migatronic, der sælger robotter. Maskinerne kom på nettet, og det blev muligt via en PDA (håndholdt computer) at overvåge robotterne. MIGATRONIC AUTOMATION MASKINERNE KOM PÅ NETTET Migatronic Automation udvikler og leverer anlæg, der er baseret på robotter f.eks. svejsemaskiner til autoværksteder og den lette industri, mobile, betjeningsvenlige allroundsvejsemaskiner, automatiserings- og manipuleringsudstyr til svejsning m.m. Innovationstjekket betød, at Migatronic Automation havde eksperter på besøg en hel dag, hvor de udpegede mulige innovationsområder i virksomheden. Det blev besluttet at se nærmere på nye kommunikationsløsninger til overvågning og styring af deres robotter. I samarbejde med eksperter på området lykkedes det i den efterfølgende del af innovationstjekket, at få lavet en løsning, hvor det er muligt at overvåge robotterne og svejsemaskinerne ved hjælp af en håndholdt og trådløs PDA. 14 Efterfølgende har Migatronic Automation fundet så stor interesse for løsningen, at de selv har investeret yderligere midler i denne og arbejder på at kommercialisere den. AnBEFAlInGER Det kan umiddelbart virke nemt tag noget teknologi og find på nye services. Men det er det ikke! Flere eksempler har vist, at smarte funktioner og produkter er blevet alt for dyre og ikke har været tilstrækkeligt efterspurgte i markedet. Derfor skal markedsmuligheder og udviklingsomkostninger være analyseret grundigt, inden man går i gang med et projekt af denne karakter. Det er også vigtigt at tænke på, at organisationen skal være parat til at sælge nye typer af varer og måske skal medarbejdere opkvalificeres. Få produktudviklingen tænkt ind i jeres strategi Passer det nye produkt/funktionalitet ind i jeres strategi er det jeres kernekompetence (eller skal det være det?), og hvordan passer det ind i virksomhedens udvikling?

15 Skal I outsource projektet og lade underleverandører lave løsningen for jer eller skal I ansætte nye medarbejdere og opkvalificere på området. Undersøg markedet grundigt inden I går i gang Gør jer klart, hvilke problemer det nye produkt løser for jeres kunder. Hvad er incitamentet til at betale for servicen, og hvad kan jeres salgsargumenter være? Hvad koster det at udvikle, og hvad er kunderne villige til at betale? Hvilken betalingsmodel kan I bruge? En fast månedlig betaling eller betaling per enhed. Gør jer kundens brugssituation klar og afgør på den baggrund, om informationen f.eks. skal findes på en håndholdt computer, PC eller andet. Og ikke mindst, om der er behov for push eller pull af information. Tænk stort start småt Start i det små med pilotprojekter og lær herigennem. Afprøv løsningen og brugervenligheden undervejs med prototyper, screendumps, mv. Erfaringen viser, at intelligente produkter ofte ender med en funktion, der ikke helt er den, man startede ud med. Det vigtigste er, at kunden/brugeren får mulighed for at komme med input tidligt. 15 Omstil organisationen til at håndtere nye opgaver Serviceafdelingen skal omstilles fra at være et brandslukningscenter til en support- og overvågningsfunktion, som måske skal komme til undsætning inden skaden er sket og kunne supportere kunderne på alle tider af døgnet. IT- funktionen skal måske kunne stille netværksservices til rådighed og finde en løsning på, hvordan produkterne skal kommunikere gennem en firewall, uden at sætte itsikkerheden på spil. Salgs- og serviceafdelingen vil sikkert have behov for at uddanne personalet til at kunne forstå og arbejde med de nye services. Kompetencer indenfor IT-anvendelse bliver væsentlige, når medarbejderne f.eks. kommer i kontakt med kundernes IT-afdelinger i en salgssituation.

16 16 Investeringer i informations- og kommunikationsteknologi (IKT) er en vigtig kilde til innovation i virksomhedernes processer. IKT kan hjælpe dig med at etablere nye og mere effektive arbejdsprocesser, hurtigere leveringstider, hurtigere udviklingstider af nye produkter, bedre ressourceplanlægning, bedre mulighed for at tilpasse dig kundernes behov samt mulighed for at give bedre service til kunderne.

17 GØR dine PRoCESSER InTEllIGEnTE OG REDUCER OMKOSTNINGERNE IT I PRoCESSER SKABER InnoVATIon og EFFEKTIVITET Informations- og kommunikationsteknologi spiller erfaringsmæssigt en afgørende rolle for, at virksomhederne kan effektivisere og skabe helt nye forretningsmuligheder. Hele 73 procent af virksomhedernes procesinnovationer er foranlediget af eller understøttet af IKT. Erfaringerne fra projekt Intelligent Jern viser i overensstemmelse hermed, at der kan høstes endog meget store gevinster ved anvendelse af it i processer. De fleste af virksomhederne har investeret i it-systemer til helt grundlæggende processer som økonomistyring, lagerstyring og it til sags- og dokumenthåndtering. Derimod er der typisk et uudnyttet potentiale i it-anvendelse til optimering af arbejdsprocesserne. For at kunne høste de store gevinster ved investeringerne er det vigtigt, at man gennemtænker, hvilke processer man ønsker understøttet med it, og hvordan det kan gøres. 17 Erfaringerne fra projekt Intelligent Jern er, at produktionsvirksomhederne på jern- og metalområdet især kan hente gevinster ved at anvende it i processerne inden for tre områder: Understøttelse af virksomhedens interne processer. Understøttelse af samhandel og kommunikation med underleverandører. Understøttelse af samhandel og kommunikation med virksomhedens kunder. Det er en central udfordring for virksomhederne at fremme nye innovative processer ved at digitalisere deres forretningsprocesser gennem hele værdikæden. De store gevinster opstår, når it-systemerne integreres mellem leverandører, virksomheden og kunderne, som det er illustreret i figuren nedenfor.

18 Det er vigtigt at vurdere it-anskaffelser som en investering og ikke kun som en udgift. Ofte kan investeringer på dette område tjenes hjem igen på mindre end to år. VIRKSoMhEdEnS InTERnE PRoCESSER Selve hjertet af de it-systemer, der understøtter virksomhedernes interne processer, er de såkaldte ERP-systemer. ERP står for Enterprise Ressource Planning. ERP-systemerne har udviklet sig betydeligt over tid og er udvidet fra kernefunktioner som økonomistyringsfunktioner til it-systemer, der mere generelt understøtter virksomhedernes forretningsprocesser inden for indkøb, salg, logistik, produktion, personale m.v. LEVERANDØR VIRKSOMHED KUNDE Økonomistyring 18 SÅdAn E-indkøb E-betaling E-faktura E-markedsføring E-ordre /fakturering Info om leveringstid Produktionsinfo. Logistikhåndtering Produktionsplanlægning og - styring, udvikling af nye produkter Integration af processen

19 EKSEMPEl PÅ ModUlER/FUnKTIonER I ET ERP-SYSTEM Økonomistyring og løn. Produktionsstyring og planlægning bl.a. timeregistrering, materialeanvendelse i produktionen opgørelse af styklister m.v. Indkøb bla. til oversigter over indkøbte råvarer og elektronisk ordreafgivelse. Salg og marketing bla. til at opgøre salgsoversigter med mulighed for elektronisk salg over nettet. Lagerstyring og priser Ressourceplanlægning HR Personale Et ERP-system er et integreret it-system, hvor ændring i data registreret ét sted har umiddelbar virkning alle andre steder i systemet, så det bliver muligt at overvåge og planlægge virksomhedens centrale funktioner løbende. Der er mange ERP-systemer på markedet i dag som f.eks. Microsofts C5, Navision og Axapta, SAP s ERP-systemer BusinessOne m.fl. Der er en tendens til, at de store leverandører bevæger sig ned i markedet for mindre og mellemstore virksomheder f.eks. med SAPs BusinessOne og Microsofts C5 samt Navision, der retter sig til virksomheder helt ned til under fem medarbejdere. 19 ERP-systemer kan give bedre interne arbejdsgange Anvendelse af det rette ERP-system udgør i sig selv en innovation for de virksomheder, som ikke allerede har en sådan løsning, idet systemet byder på effektivisering af eksisterende arbejdsgange. Ofte bygger virksomhedernes eksisterende arbejdsgange og interne arbejdsdeling på rutiner, der har udviklet sig over tid, og som der aldrig er blevet stillet spørgsmålstegn ved. Følgelig er der stor sandsynlighed for, at de ikke nødvendigvis er effektive eller de mest hensigtsmæssige. Indførelse af ERP-systemer giver mulighed for at revurdere virksomhedernes eksisterende arbejdsgange. Dobbeltarbejde vil ofte kunne undgås. Flere medarbejdere vil tillige kunne udføre videntunge opgaver, der tidligere var reserveret specialister, idet it-systemerne kan sikre, at alle i virksomheden får adgang til de rette informationer.

20 Tilsvarende vil et ERP-system kunne bidrage til, at transaktionsomkostningerne falder. Et eksempel er udarbejdelse af et tilbud til en kunde. Tilstedeværelsen af skabeloner på opstilling af tilbud, kataloger med priser på komponenter/arbejder/tegninger samt kalkulationsregler kan være tilgængelige på nettet, så flere i virksomheden let kan udfærdige et tilbud. Indførelse af nye it-systemer udgør ikke i sig selv en gevinst, med mindre systemerne anvendes til at indføre nye processer og systematisere gamle. Gør virksomhederne det, opstår der også helt nye muligheder for at anvende it til at effektivisere processerne betydeligt og reducere de interne omkostninger. 20 Til illustration heraf viser erfaringerne fra projekt Intelligent Jern, at der kan være et stort tidsspilde og dermed ressourcetab i virksomhederne ved at nødvendige informationer og data ikke er it-baserede f.eks at tegninger, der udarbejdes og afleveres til konstruktionsafdelingen, ikke er tilstrækkeligt dokumenterede. Mange gange betyder det, at produktionen ikke kan gå i gang efter planen eller må tages ned, hvis den allerede er sat op. Problemer som disse kan undgås, hvis virksomhedernes produkter nedbrydes i delmoduler og hele dokumentationen lægges på it. Det kræver, at der udarbejdes faste processer for, hvordan konstruktionstegningerne og data dokumenteres, og at relevante afdelinger i virksomhederne får adgang til oplysningerne, så f.eks. produktionsafdelingen, konstruktionsafdelingen og administrationen alle kan anvende oplysningerne fra it-systemerne. Bedre kundeservice Et næste skridt i anvendelse af it kunne være at knytte kunderne tættere til sig, eksempelvis ved at gøre det muligt for dem selv at designe eller konfigurere de ønskede produkter. Det kan gøres enten over nettet eller ved, at sælgerne medbringer et it-system på deres PC, så de sammen med kunderne hurtigt kan designe et nyt produkt efter kundens behov, sådan som det er tilfældet hos Aalborg Industries.

21 AALBORG INDUSTRIES BEDRE KUNDESERVICE MED IT Aalborg Industries er et eksempel på Intelligent Jern. Virksomheden er verdensleder på markedet for kedler til skibe. Kedlerne er rullet af samlebåndet siden 1919, og i dag har virksomheden fabrikker i Danmark, Kina, Indonesien og Brasilien. Kedlerne fra Aalborg Industries bruges til at varme olien op, så den flyder lettere, når tankskibene læsser og losser. Desuden bruges de til at levere varmt vand til husholdning og rengøring ombord på skibene. Aalborg Industries har lavet et it-system til konfiguration af deres produkter, som har bidraget til en langt bedre og mere effektiv kundehåndtering. Det var helt normalt, at vores sælgere holdt to-tre møder med kunden, før vi havde tilpasset kedlen til kundens krav. I dag er denne proces erstattet af, at sælgeren har et computerprogram med ud til kunden, hvor de sammen kan konfigurere kedlerne på skærmen, indtil de når en tilfredsstillende løsning, forklarer administrerende direktør i Aalborg Industries, Jan Vestergaard Olsen. Der findes i dag løsninger til at understøtte dette, og med stamdata på plads i ERP-systemet, er det ikke længere en uoverskuelig opgave at tilbyde denne service f.eks. på Internettet. Der er mange potentielle gevinster ved løsningen: Kunden kan få den vare, han har behov for Det bliver lettere at handle hos dig end hos konkurrenten Din virksomhed får fingeren på pulsen hvad er det kunderne efterspørger i dag og i morgen. Senere eller slet intet engagement af virksomhedens sælgere i salgsprocessen. Kunden betjener sig selv og oplever en bedre service. Anvendes dagsaktuelle priser får kunden altid den rette pris og ikke fra en forældet prisliste 21 Når produkterne er designet, kan oplysningerne gå direkte ind som en købsordre med alle nødvendige specifikationer, og produktion sættes i gang, så snart it-systemet har klarmeldt, at de nødvendige råvarer er til stede på lageret.

22 Det er åbenbart, at der ligger et stort besparelsespotentiale i en sådan fuldautomatiseret proces, og tilsvarende muligheder kan findes i mange andre af virksomhedens processer og rutiner. En effektiv styring af virksomhedernes interne processer og ressourcer kræver ligeledes, at lagerstyringen er understøttet af it. Denne mulighed ligger da også i ERP-systemer. Lagerstyringen giver virksomhederne mulighed for at registrere den samlede lagerbeholdning samt registrering af, hvad der forlader lageret til produktionen i løbet af dagen. Et system, som samtidig giver mulighed for, at der i løbet af dagen automatisk udarbejdes lister til indkøbsafdelingen med forslag til indkøbsordrer, så produktionen kan holdes kørende under hensyntagen til den forventede ordreindgang og allerede indløbne ordrer. leverandører og SAMhAndElSPARTnERE 22 I forhold til leverandørerne byder it-systemerne på mange interessante muligheder for optimering f.eks.: Elektroniske indkøb Deling af oplysninger om f.eks. varelagre, ordretilgang og prognoser Hurtig og korrekt opdatering leverandørpriser Virksomhederne kan opnå betydelige gevinster, hvis de integrerer og automatiserer deres it-systemer med underleverandørerne, og da store virksomheder i disse år er meget fokuserede på optimering af deres værdikæder, bliver det i stigende omfang et krav fra de store virksomheder til deres underleverandører. I relation til elektroniske ordrer er der to typiske scenarier: Bestilling via et online katalog (web shop). Dette er typisk en manuel proces, hvor en medarbejder hos kunden via et opslag i leverandørens elektroniske varekatalog finder, evt. konfigurerer og bestiller de ønskede varer. Med hensyn til den efterfølgende udveksling af bekræftelser, ændringer og fakturaer kan dette scenario forsætte som i næste punkt.

23 Bestilling via elektronisk udveksling af dokumenter. Dette blev oprindeligt startet som EDI, men med de nye værktøjer som XML og er fleksibiliteten blevet større. Dette scenario forudsætter i modsætning til webshop, at der er etableret en formel og dokumenteret samhandelsaftale mellem køber og sælger. Fordelen er, at udveksling af ordrer, bekræftelser og fakturaer herefter kan ske uden manuel indgriben. Processen med elektronisk indkøb rummer mulighed for store besparelser for virksomhederne frem for traditionel indkøb med fax eller via telefon, og mulighederne rækker langt videre. 23 XXXXXXXXXXXXX

24 SJØRRING MASKINFABRIK IT GIVER HURTIG OG SIKKER PRISKALKULATION Sjørring Maskinfabrik er underleverandør og samarbejdspartner inden for jern- og metalindustrien. Virksomheden producerer bl.a. ventilationsanlæg til F.L. Schmidt, akselrammer til Scania Busser samt højtipskovle til Volvo. Hos Sjørring Maskinfabrik er it-systemerne det værktøj, der binder alle aktiviteterne sammen. Det gælder de interne aktiviteter, og det gælder forholdet til kunderne og leverandørerne. It-systemerne udgør fundamentet for at håndtere de nødvendige informationer, der er forudsætningen for at kunne imødekomme kundernes behov. I forhold til underleverandørerne er det i dag muligt at opdatere priserne på de indkøbte produkter direkte fra underleverandørernes priskartotek. Det giver hurtig og sikker kalkulation af pristilbud. 24 SÅdAn It-systemet gør det muligt at få et totalt overblik over hel- og halvfabrikat så der ikke igangsættes produktion, hvis materialerne ikke er til stede. Når en produktion går i gang, udskrives arbejdsordrer, tegninger, arbejdsinstruktion, rutekort og pakkelister påført materialeforbrug på lageret. Af pluklisten fremgår det, hvor ekspedienten skal hente varerne, der er registreret ved hjælp af stregkoder. It-systemerne har været en vigtig årsag til, at Sjørring Maskinfabrik er vokset kraftigt i omsætning og antal ansatte over årene fra 165 ansatte til i dag omkring 300 personer, siger Mogens Nielsen, direktør for Sjørring Maskinfabrik. Integration til underleverandørernes it-systemer som nævnt ovenfor giver en lang række afledte fordele som effektiv ressourcehåndtering, mulighed for at afgive tilbud til kunderne med vished for, hvornår produkterne præcist kan produceres og leveres, kortere produktionstider og meget mere. Virksomheden kan herved få et bedre informations- og beslutningsgrundlag og dermed mulighed for en bedre planlægning af produktion, import, lager, transport osv. Etablering af processer som leverandørstyret lager (VMI) og just-in-time leverancer bliver mulige og åbner op for store effektiviseringsgevinster.

25 nye SERVICES MEd IT God kundeservice bliver stadig vigtigere for at kunne drive virksomhed. Hertil kommer, at mange virksomheder i de kommende år formentlig må erkende, at deres indtjening vil flytte sig fra at tjene på eksisterende produkter til, at de tjener på de services, der er forbundet med de produkter, som de sælger. På it-området kan systemerne bl.a. hjælpe med: Bedre kundehåndtering Elektronisk ordreafgivelse Information om leveringstid Produktinformationer til kunderne Servicevejledninger Alene elektronisk ordreafgivelse giver store muligheder for besparelser i de administrative procedurer, men service til kunderne i form af produktions- og leveringstider spiller en afgørende rolle for at sikre den bedst mulige relation mellem virksomheden og kunderne. PBI DANSENSOR A/S MERE VIDEN OM KUNDERNE 25 Virksomheden PBI Dansensor blev besøgt under projekt Intelligent Jern. Virksomheden laver gasanalyse og permeabilitetsmålere primært til fødevareindustrien. Det blev under projekt Intelligent Jern drøftet, at it kan anvendes til at forbedre virksomhedens relation til slutbrugerne/kunderne ved bl.a. at etablere et kundeservicesupportnet, dvs. en slags online it-helpdesk til deres kunder. Herved kan virksomheden give bedre service og samtidig få viden om, hvad kunderne er mest interesserede i. Et Kundeservicesupportnet vil give virksomheden langt bedre viden om den enkelte slutbrugers individuelle krav siger Sten Haunstrup Christensen, teknisk direktør, PBI Dansensor.