Aftale for Fællesindkøb

Transkript

1 Aftale 2010 for Fællesindkøb

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE AFTALENS PARTER, LØBETID OG SPILLEREGLER KERNEYDELSEN OG LOVGIVNING POLITIKKER, SERVICESTANDARDER OG KVALITETSSTANDARDER DIREKTIONENS GENERELLE FORVENTNINGER OVERSIGT OVER DRIFTSMÅL FOR AFTALEOMRÅDET OVERSIGT OVER UDVIKLINGSINDSATSER DEN ØKONOMISKE RAMME... 5 BILAG 1 - DRIFTSMÅL BILAG 2 - DOKUMENTATION AF EFFEKT (INDKØBET I KOMMUNERNE)... 7 BILAG 3 - OMORGANISERING AF AFDELINGEN... 9 BILAG 4 - LEAN-FORLØB. FÅ STRUKTUR PÅ DET ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM VED HJÆLP AF SB-SYS. I FØRSTE OMGANG FREMTIDIGE UDBUD BILAG 5 - TRIVSEL PÅ ARBEJDSPLADSEN Aftalens parter, løbetid og spilleregler 1.1 Aftalens parter og løbetid Aftaleparter for aftale 2010, fra til Godkendt direktionen d Jeanet Vandling Fællesindkøb 1.2 Aftale indgåelse og udmøntning Aftaleholderen har ansvaret for udarbejdelse af aftalen og forpligter sig ved aftaleindgåelsen til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Aftaleholderen er ansvarlig for, at indgå en aftale mellem aftaleholder og fagchefen eller, i de tilfælde hvor aftaleholderen er fagchefen, med det politiske fagudvalg. Aftalen er udarbejdet på baggrund af og i samarbejde med fagchef eller fagudvalg. Aftalen indgås i slutningen af året før aftalen skal træde i kraft. Aftalen skal godkendes i det relevante politiske udvalg og er gældende i ét år. 2

3 Aftalen beskriver hvilke mål aftaleholderen har for det kommende år i forhold til: Driftsmål Politiske udviklingsindsatser Faglige udviklingsindsatser Egne udviklingsindsatser Koncernens udviklingsindsatser Den enkelte aftaleholder er ansvarlig for at aftalen overholdes. Reglerne omkring aftalestyring er nærmere beskrevet i dokumentet Spilleregler for decentral ledelse og central styring, som findes på intranettet under Fælles Viden. 2.0 Kerneydelsen og lovgivning 2.1 Aftaleområdets kerneydelse leverer følgende ydelser til kommunale institutioner og administrative afdelinger i Faaborg-Midtfyn, Nyborg, Assens, Kerteminde og Nordfyns Kommuner, samt til selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med en af disse kommuner: fælles udbud af udbudspligtige varekøb og tjenesteydelser konsulentbistand i forbindelse med udbud, annonceringspligtige indkøb og projektindkøb konsulentbistand i indkøbsmæssige spørgsmål assistance til rationalisering og optimering på indkøb af varer og tjenesteydelser assistance til udbredelse og optimering af e-handel undervisning og instruktion i indkøbsmæssige sammenhænge markedsføring og synliggørelse af indkøb og dets betydning elektronisk aftale- og varekatalog videreudvikling og ajourføring af e-handel generelt udarbejdelsen af ledelsesinformation og dokumentation af 2.2 Lovgivning Det klassiske udbudsdirektiv (2004/18/EF) bekendtgørelse nr. 937 af 16/09/2004, gældende for indkøb af varer og tjenesteydelser Forsyningsvirksomhedsdirektivet (2004/17/EF) - bekendtgørelse nr. 936 af 16/09/2004 Gældende for forsyningsvirksomheder Tilbudsloven, lov nr 338 af 18/05/2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren Annonceringspligt, ændring i tilbudsloven, lov nr. 572 af 6/ Annonceringspligt for vare- og tjenesteydelseskontrakter, med en værdi på mere end kr. ekskl. moms, og gælder for indgåelse af kontrakter omfattet af loven fra og med 1. juli

4 Lov om klagenævnet for udbud, Lov nr. 415 af 31. maj 2000 som ændret ved lov nr. 450 af 7. juni 2001, lov nr. 306 af 30. april 2003, lov nr. 431 af 6. juni 2005, lov nr. 538 af 8. juni 2006, lov nr. 572 af 6. juni 2007 og lov nr af 19. december Politikker, servicestandarder og kvalitetsstandarder 3.1 Politikker Indkøbspolitik Udbudspolitik 3.2 Servicestandarder og kvalitetsstandarder 4.0 Direktionens generelle forventninger 4.1 Direktionens generelle forventninger Direktionens generelle forventninger handler om: At fremme dialogen og samspillet i organisationen Sikker drift At der i aftaleområderne arbejdes aktivt med koncernens udviklingsindsatser Retningslinjer for opfølgning og årsberetning Mv. Direktionen har ligeledes forventning om, at aftaleholderne lever op til de 4 ledelsesmæssige værdier: o o o o Vi tager lederskabet på os Dialog er en forudsætning for at vi lykkes Det skal være sjovt og meningsfyldt at gå på arbejde Vi forenkler det komplicerede 5.0 Oversigt over driftsmål for aftaleområdet 5.1 Driftmål for aftaleområdet Se bilag 1 4

5 6.0 Oversigt over udviklingsindsatser 6.1 Oversigt over politiske udviklingsindsatser Dokumentation af effekt (indkøbet i kommunerne) 6.2 Oversigt over faglige udviklingsindsatser Omorganisering af afdelingen 7.0 Den økonomiske ramme 7.1 Driftsbudget for aftaleholderen s budget fastsættes af bestyrelsen, som også fastsætter medlemskommunernes betaling. Overskud / underksud kan overføres til efterfølgende budgetår. Der vil i 2010 blive opkrævet betaling for udbud der afholdes for den enkelte kommune jf. samarbejdsaftalen mellem de fem kommuner i Fællesindkøb fyn blev i 2009 flyttet til ekstern kontoplan. har et samlet budget på kr , hvoraf Faaborg-Midtfyn Kommune bidrager med kr

6 Bilag 1 - Driftsmål 2010 Driftsresultaterne er opdelt i forskellige typer af resultater: Bruger- og borgerresultater Medarbejderresultater Samfundsresultater Resultater i forhold til produktivitet og kvalitet Resultater af økonomi og interne arbejdsgange Type resultat Bruger- og borgerresultater Medarbejderresultater Skriv de driftsmål, der er valgt inden for fagområdet (hent hjælp i bruttolisten) Gennemførelse af tilfredshedsundersøgelse af FIF i 2010 Mål at gennemsnit ligger over middel i tilfredshed. 5 indlæg vedr. indkøb på diverse møder og konferencer. Beskriv den konkrete praksis for dokumentation og målinger, hvormed der bliver fulgt på på det valgte driftsmål Gennemførelse af elektronisk spørgeskemaundersøgelser blandt udvalgt gruppe af brugere. Samfundsresultater Resultater af økonomi og interne arbejdsgange Resultater i forhold til produktivitet og kvalitet Udbudsplan over fælles udbud i 2010 gennemføres Afholdelse af 2 kurser pr. kommune (i alt 10) Måling ved årets udgang. Antal udbud på udbudsplan holdt op imod faktisk gennemførte/påbegyndte udbud. Afholdelse af undervisning / uddannelse i E- handel / Indkøb 6

7 Bilag 2 - Dokumentation af effekt (indkøbet i kommunerne) Emne Politisk udvalg Fagsekretariat Aftaleholderen Politisk udviklingsindsats 2010 Dokumentation af effekt (indkøbet i kommunerne) Økonomiudvalget Hvem leverer ydelse Hvem modtager ydelse Kommunerne i Ønsket resultat hvem får gavn af indsatsen og på hvilken måde? Der skal i 2010 udarbejdes metoder til at kunne dokumentere effektiviseringer og effekten ved, herunder: A) Potentiale ved brug eller manglende brug af aftalerne B) Potentiale ved effektiv organisering af indkøb C) Løbende at kunne estimere/dokumentere besparelser ved udbud og aftaler D) Dokumentation i forhold til implementering af elektroniske arbejdsgange (e-handel) Det overordnede mål med dokumentation af indkøbet i kommunerne er to-delt. 1) Via dokumentation at få et redskab til at arbejde mere strategisk med indkøb og udbud. 2) Kommunerne, såvel øverste ledelse som kunderne får direkte nytte og gavn ved gennemførte effektiviseringer samt økonomisk gevinster opnået af. Via dokumentationen øge fokus og forståelse for hvorfor indkøb er et værktøj der kan bruges på mange niveauer. Handleplan hvordan gør vi, og hvem gør hvad? A) I Q investeres i et elektronisk værktøj til at skabe overblik over kommunernes indkøb i dag, dvs. et udgangspunkt til fremtidig brug (Fællesindkøb bærer økonomien) B) Fællesindkøb ansætter studentermedhjælp til at udarbejde statistikker. På bestyrelsesmøde i Q1 give et samlet overblik over opbygningen af indkøb i kommunerne. (Nordfyns kommune dog som gennemsnit af de øvrige kommuner) C) I 2010 arbejdes der videre med et elektronisk værktøj der giver mulighed for løbende opfølgning, hvor der i dag kun er mulighed for at få et samlet overblik én gang årligt. D) E) Succeskriterier hvordan kan man konstatere udefra, når resultatet er opnået? A) I Q kan kommunerne få et overblik og det nutidig indkøb i kommunerne B) At der løbende kan afleveres økonomiske opfølgninger på brugen af aftalerne, på institutions, afdelings-og/eller forvaltningsniveau. Dette forudsætter en investering i et elektronisk værktøj der muliggør udtræk af relevante data på varelinie niveau. 7

8 Resultatmåling og opfølgning hvordan og hvornår bliver resultaterne for brugerne dokumenteret og målt? Ved hvert bestyrelsesmøde aflægges status på resultater 8

9 Bilag 3 - Omorganisering af afdelingen Faglig udviklingsindsats 2010 Emne Omorganisering af afdelingen Politisk udvalg Økonomiudvalg Fagsekretariat Aftaleholderen Hvem leverer ydelse Hvem modtager ydelse Kommunerne i Ønsket resultat hvem får gavn af indsatsen og på hvilken måde? Udvidelse af medarbejderstaben med baggrund i ændret finansiering af FIF Kommunesammenlægningen i 2007 gjorde kommunerne større og dermed også den udbudspligtige indkøbsvolumen. Samtidig er kravene til konkurrenceudsættelse af offentlige indkøb skærpet via annonceringspligten, hvormed indkøb mellem kr ,- op til tærskelværdien for EU udbud ca. kr. 1.5 mio., skal annonceres offentlig for at øge konkurrencen. Effekten af disse to elementer kan i dag måles ved et behov for mange fælles udbud af varer og tjenesteydelser og mange udbud lokalt i de enkelte kommuner. I december 2009 træder en ændring af lov om klagenævn for udbud i kraft og med denne følger en mulighed for pålæggelse af bod for kontrakter der er ulovlige (herunder kontrakter der aldrig har været udbudt). Udmøntningen af loven er endnu ikke kendt. Handleplan hvordan gør vi, og hvem gør hvad? A) Fra 2010 skal kommunerne betale for at få gennemført udbud lokalt(udbud som ligger ud over grundydelsen) B) Bestyrelsen godkender oplæg til betalingsmodel Q4-09 C) Bestyrelsen forelægger politisk i det omfang der er behov herfor Q4-09 D) Bestyrelsen får ansvar for at kommunikere den nye struktur ud i organisationerne E) Bestyrelsen får ansvaret for at opgaver der er udbudspligtige udbydes og at FIF anvendes/spørges F) FIF comitter sig til at gennemføre fælles udbud i henhold til udbudsplan for 2010 G) FIF får ansvaret for markedsføring og opfølgning på bestyrelsens udmeldinger H) FIF får ansvaret for at omorganisere sig og geare sig til en ny forretningsmodel Succeskriterier hvordan kan man konstatere udefra, når resultatet er opnået? A) Medarbejder staben udvidet i 2010 med min. én medarbejder B) Politisk og administrativ orientering gennemført i Q4-09 / Q1-10 C) Forståelse og accept af den nye organisering i kommunerne. Udbudsopgaver lægges hos FIF. D) Flere fælles udbud i henhold til fremlagte udbudsplan for 2010 E) Fællesindkøb yder bedre service, herunder bl.a. kortere svartider på mail og telefon. 9

10 Resultatmåling og opfølgning hvordan og hvornår bliver resultaterne for brugerne dokumenteret og målt? Ved hvert bestyrelsesmøde (hvert kvartal) orienteres bestyrelsen om antallet af gennemførte udbud såvel fælles som lokalt. Der følges specifikt op på opfyldelse af udbudsplanen for 2010 over fælles udbud. 10

11 Bilag 4 - LEAN-forløb. Få struktur på det elektroniske arkivsystem ved hjælp af SB-SYS. I første omgang fremtidige udbud. Emne Politisk udvalg Fagsekretariat Aftaleholderen Egne udviklingsindsatser 2010 LEAN-forløb. Få struktur på det elektroniske arkivsystem ved hjælp af SB-SYS. I første omgang fremtidige udbud. Hvem leverer ydelse Hvem modtager ydelse Ønsket resultat hvem får gavn af indsatsen og på hvilken måde? Optimere interne arbejdsgange. Vi får gavn af det i afdelingen, da det bliver nemmere at navigere i arkivet. Samtidig får kommunerne gavn af det, da der derved bliver frigivet nogle ressourcer på sigt, som bliver brugt til at servicere disse. Handleplan hvordan gør vi, og hvem gør hvad? A) Alle nye udbud bliver oprettet som sag i SB-SYS. B) Alle vores leverandører er oprettet som sager i SB-SYS og al kommunikation med disse skal løbende ligges ind på sagen, så vi har samling på det. Succeskriterier hvordan kan man konstatere udefra, når resultatet er opnået? A) Der må ikke oprettes flere mapper i vores udbudsmappe på G-drevet. B) C) D) E) Resultatmåling og opfølgning hvordan og hvornår bliver resultaterne for brugerne dokumenteret og målt? Der bliver løbende fulgt op på hvordan processen forløber. Blandt andet ved hjælp af skærmprint fra udbudsmappen på G-drevet. Forløbet bliver vendt på alle A-møder hvor vi afholder tavlemøder på bedste LEAN maner. 11

12 Bilag 5 - Trivsel på arbejdspladsen Koncern udviklingsindsatser 2010 Emne Trivsel på arbejdspladsen Fagudvalg Kommunalbestyrelsen Aftaleholderen Alle aftaleholdere Hvem leverer ydelse Hele organisationen Hvem modtager ydelse Hele organisationen Ønsket resultat hvem får gavn af indsatsen og på hvilken måde? Koncernens mål er, at der på alle kommunens arbejdspladser arbejdes bevidst på at forbedre medarbejder trivslen på arbejdspladsen. Det er koncernens målsætning at Faaborg-Midtfyn Kommune som arbejdsplads skal blive en endnu bedre arbejdsplads for alle medarbejdere. Medarbejderne skal trives med deres arbejde og på deres arbejdsplads. Ordet trivsel dækker både den psykiske samt den fysiske trivsel. Det er derfor vigtigt, at medarbejderen for det første er fysisk rask og i stand til at gå på arbejde og ikke lider overlast i form af arbejdsskader men også, at medarbejderen psykisk har det godt og at arbejdspladsen gør sit til, at medarbejderen trives på sin arbejdsplads. Midlet til at nå koncernmålet er fuld implementering af Faaborg-Midtfyn Kommunes personalepolitik med udgangspunkt i ledelses og personaleværdierne: Ledelsesværdier o Vi tager lederskabet på os o Dialog er en forudsætning for at vi lykkes o Det skal være sjovt og meningsfyldt at gå på arbejde o Vi forenkler det komplicerede Mulighed for medarbejderen for at efterleve det Personalepolitiske Værdisæt o Vi tager ansvaret på os o Dialog er en forudsætning for at vi lykkes o Det skal være sjovt og meningsfyldt at gå på arbejde o Vi forenkler det komplicerede Fokusområder og handleplan hvordan gør vi, og hvem gør hvad? Aftaleholderen er ansvarlig for at gennemføre nedenstående tiltag og sikre efterlevelse på alle områder. Aftaleholderens handleplan: Dialog om Personalepolitikken, med det formål at politikken får liv og giver mening på den enkelte arbejdsplads. Leder- og medarbejderudvikling. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS/GRUS). Kompetenceudvikling af medarbejderne. Der udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for den enkelte medarbejder, der skal sikre: en generel kompetenceudvikling af medarbejderne, at de overenskomstmæssige krav overholdes og at der sker en prioritering på baggrund af de økonomiske midler der er afsat til dette. Arbejdsmiljø - forebyggende indsats - arbejdspladsvurdering (APV) 12

13 - trivselsundersøgelse Håndtering af sygefravær - tæt opfølgning på sygemeldte medarbejdere - løbende fokus på udviklingen af sygefravær via Ledelsesinformationssystemet (Targit net) Formidling af sundhedstilbud. Anvendelse af sundhedsfremmende tiltag i samarbejde med sundhedskonsulenterne, arbejdsmiljøkonsulenten samt det mobile sundhedscenter og arbejdspladsen. HRs understøttelse af aftaleholderen omkring opfyldelsen af koncernmålene tager udgangspunkt i, at forenkle det komplicerede og have fokus på aftaleholderens behov i forhold til muligheden for at efterleve koncernmålet. HR har fokus på, at der sker en kobling mellem initiativerne og målinger til forbedring af trivslen i kommunen, herunder åbningsbalancen i forbindelse med lederuddannelsen, trivselsmålinger og APV. Resultatmåling og opfølgning hvordan og hvornår bliver resultaterne for brugerne dokumenteret og målt? Det er ledelsens ansvar at skabe rammerne for arbejdspladsens arbejde med trivsel men det er lederen og medarbejdernes fælles ansvar at arbejde for at skabe godt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøregnskab for 2010 (udarbejdes foråret 2011): - Målet er at antallet af anmeldte ulykker nedbringes med 10%, målt i forhold til antallet af anmeldte ulykker i Målet er at min. 90% af Arbejdstilsynets tilsynsbesøg i 2010 (screeningsbesøg) udløser en grøn smiley. - Målet er, at ingen arbejdspladser har en APV-kortlægning, der er ældre end 3 år. Trivselsundersøgelse ultimo 2010: I trivselsundersøgelsen ultimo 2010 bliver indarbejdet spørgsmål, der tager udgangspunkt i ledelses- og personaleværdierne. Spørgsmålene omhandler ledelse, anerkendelse, mening i arbejdet, jobtilfredshed og motivation. - Målet er, at 60% af medarbejderne angiver høj grad af tilfredshed eller meget høj grad af tilfredshed. Undersøgelsens resultat er et dialogredskab for de enkelte aftaleholdere. HR-staben iværksætter en differentieret indsats, i forhold til undersøgelsens resultater. Sygefravær: - Løbende fokus på udviklingen af sygefravær: - Særligt fokus og en differentieret indsats, i forhold til aftaleområder med et sygefravær højere end gennemsnittet for kommunen. - Intern benchmarking via Ledelsesinformationssystemet (Targit net). - Benchmarking med sammenlignelige kommuner. Personaleomsætning(indarbejdes i HR-regnskabet for 2010 udarbejdes i 2011): - Målet er, at Faaborg-Midtfyn Kommune reducerer personaleomsætningen (afgang) til gennemsnittet for de fynske kommuner, fra 20,7% til 19,4% (målt fra ). (Personaleomsætningsstatistik/FLD) Sundhedstilbud: - Målet er, at 10% flere medarbejdere deltager i de åbne sundhedstilbud - Målet er, at min. 50% af mulige medarbejdere deltager i sundhedsprojekter for udvalgte grupper 13