Referat Udvalget for Kultur & Fritid mandag den 15. juni 2015

Transkript

1 Referat Udvalget for Kultur & Fritid mandag den 15. juni 2015 Kl. 15:30 i Mødelokale 2, Hvalsø Afbud: Henning Nielsen (V)

2 Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden KF - Finansiering af merudgifter til hegn mm - Kunstgræsbanen i Hvalsø...2

3 Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Godkendt. Afbud: Henning Nielsen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

4 Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid Side 2 2. KF - Finansiering af merudgifter til hegn mm - Kunstgræsbanen i Hvalsø Sagsnr.: 15/8100 Resumé: Hvalsø IF Fodbold ansøgte den 17. maj 2013 Lejre Kommune om midler til anlæggelse af en 11-mands kunstgræsbane på den eksisterende grusbane på Møllebjergvej i Hvalsø. Der blev i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2014 afsat 3 mio. kr. til anlæggelse af kunstgræsbanen. Efterfølgende har anlæggelsen af banen vist sig at medføre forskellige gener for naboerne der giver behov for etablering af yderligere anlæg i form af højere hegn, støjhegn og beplantning omkring banen. Endvidere viser der sig en række udfordringer med afsivning af vand op mod to naboer, hvor administrationen i øjeblikket arbejder på en løsning. Samlet estimeres der et ekstra finansieringsbehov på ca kr. Der er vedlagt resume over sagsforløb. Der skal tages stilling til, hvorvidt der vil gives en tillægsbevilling på kr., således at arbejdet kan igangsættes med det samme med henblik på at minimere generne fra banen mest muligt. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der gives en anlægsbevilling på kr. til anlæg af kunstgræsbanen i Hvalsø 2. at der samtidig gives et tilsvarende rådighedsbeløb, som midlertidigt finansieres af kassen 3. at der i forbindelse med Forventet Regnskab 2 tages endelig stilling til finansiering af de kr. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstilling 1 anbefales med den præcisering, at der etableres 4 m hegn sammensat af det eksisterende hegn og trådnet samt delvis reetablering af beplantning, men at der ikke skal etableres støjværn. Anlægsbevillingen anbefales justeret. Indstilling 2 og 3 anbefales. Afbud: Henning Nielsen (V) Beslutning Økonomiudvalget den : Besluttet at sagen udsættes til behandling på ekstraordinært ØU møde den 22. juni forud for KB mødet. Sagsfremstilling: Kunstgræsbanen blev anlagt for at aflaste Hvalsø Hallerne i vinterperioden, og for at gøre plads/frigive hal tid til kommunens øvrige sportsgrene, som følge af den øgede interesse og udvikling i fodboldsporten i Hvalsø. Endvidere skal banen aflaste kunstgræsbanen i Allerslev, der ikke er dimensioneret til aftage 2000 fodboldspillere bl.a. set ud fra

5 Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid Side 3 omklædningsmæssige forhold, og banen skal styrke by-, forenings-, og idrætsudviklingen i Lejre Kommune, som følge af Lejre Kommunes kommuneplan 2009 om at styrke Hvalsø som vækstcenter. Ansøgningen om 3 mio. kr. blev imødekommet i forbindelse med vedtagelse af budget 2014, og det rådgivende ingeniørfirma Dines Jørgensen & CO. A/S blev efterfølgende valgt til at stå for rådgivningen og tilsynet af anlægsarbejdet. Der blev i ansøgnings- og frigivelsesprocessen ikke foretaget nabohøringer af dels ansøgningen ej heller inden projekterings- og anlægsfasen blev påbegyndt. I juni 2014 startede anlægsarbejdet med etableringen af kunstgræsbanen i Hvalsø og i juli 2014 modtog kommunen de første klager til projektet. Klagerne vedrører dels beslutningen om, at anlægge kunstgræsbanen oven på den eksisterende grusbane i Hvalsø uden at foretage nabohøringer, og dels sagsbehandlingen af indkomne klager fra naboer til den anlagte kunstgræsbane, samt brugen af kunstgræsbanen efter indvielsen i oktober Beboerne i området omkring Møllebjergvej og Byager har i forbindelse med etableringen af kunstgræsbanen i Hvalsø været stærkt generet af støj og larm som følge af anlægsarbejdet med kunstgræsbanen. Efter baneindvielsen er beboerne meget generet af støj og larm fra boldspil- og baneaktiviteterne på kunstgræsbanen, samt dræn og trafikproblemer. Der har været afholdt en række møder mellem administrationen og naboerne for at imødegå naboernes ønsker om opsætning af højere hegn, støjhegn, hastighedsdæmpende foranstaltninger, forbedring af dræn/faskiner og ny beplantningsbælte rundt om banen. Administrationen har undersøgt hvilke muligheder, der er for ovenævnte og har indhentet tilbud på opsætning af højere hegn, opsætning af støjhegn og beplantning. Der estimeres et samlet finansieringsbehov på kr. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at det er nødvendigt, at foretage de øgede investeringer i hegn, lydisolering, beplantning samt at finde en løsning på drænudfordringerne. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2014, blev der afsat 3 mio. kr. til anlæggelse af kunstgræsbane i Hvalsø, og der er forbrugt mio. kr. I forbindelse med lovliggørelse af kunstgræsbanen vil udgiftsbehovet være følgende: Beplantning: Sætning af træer: Faskiner: Støjværn og hegn: I alt: ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. Udover merforbruget på kr. og ovennævnte forventede udgifter på kr. må der påregnes mindre øvrige etableringsudgifter i forbindelse med anlægsarbejdet.

6 Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid Side 4 Det er vigtigt at understrege, at der er tale om estimerede priser og at der fortsat er en del ubekendte. I forbindelse med afslutning af anlægsregnskab for kunstgræsbanen i Allerslev resterer der kr. Administrationen anbefaler at holde dette beløb som en buffer i restanlægget, da der forsat er en række usikkerheder. Det resterende beløb er mindre end forventet, da der var ekstraomkostninger til fjernelse og udjævning af overskudsjord, samt jordprøver på kr. Der er i budget 2016 afsat kr. til udskiftning af lys på banen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Resume af redegørelse vedr kunstgræsbane i Hvalsø_ _HHH.pdf pdf 3. Tilbud Hvalsø støjhegn rev3.pdf 4. Notat om omkostninger ved etablering at hegn og beplantning ved kunstgræsbanen

7 Bilag: 2.1. Resume af redegørelse vedr kunstgræsbane i Hvalsø_ _HHH.pdf Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 15. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 56367/15

8 Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Resumé af redegørelsen vedr. klager over kunstgræsbanen i Hvalsø Maj 2015

9 Maj 2015 Resumé Nærværende resumé er en opsummering af sagsforløbet vedr. etablering af kunstgræsbaneprojektet i Hvalsø. Resumeet er udformet på baggrund af redegørelsen om kunstgræsbaneprojektet, der uddybende beskriver forløbet. Projektet opstod på baggrund af et stærkt ønske fra Hvalsø IF s side om etablering af en kunstgræsbane i Hvalsø. I 2013 blev der etableret en kunstgræsbane i Allerslev til stor glæde for boldspillere i Lejre kommune. Dette var medvirkende til at Hvalsø IF mente, at der var behov for yderligere baner, som følge af interessen for kunstgræsbanen i Allerslev. Hvalsø IF ansøger den 17. maj 2013 Lejre Kommune om, at afsætte midler på budget 2014 til etableringen af en 11-mands kunstgræsbane på den eksisterende grusbane på Møllebjergvej i Hvalsø. Begrundelserne for placeringen af kunstgræsbanen på den eksisterende grusbane var; 1. At aflaste Hvalsøhallerne i vinterperioden og for at gøre plads/frigive hal tid til kommunens øvrige sportsgrene, som følge af den øgede interesse og udvikling i fodboldsporten i Hvalsø. 2. At aflaste kunstgræsbanen i Allerslev, der ikke er dimensioneret til aftage 2000 fodboldspillere bl.a. set ud fra omklædningsmæssige forhold 3. At styrke by-, forenings-, og idrætsudviklingen i Lejre Kommune, som følge af Lejre Kommunes kommuneplan 2009 om at styrke Hvalsø som vækstcenter. I forbindelse med budgetforhandlingerne i oktober 2013, blev der afsat 3 mio. kr. til etableringen af kunstgræsbanen i Hvalsø. Den 13. januar 2014 indsender Hvalsø IF en ansøgning til Lejre Kommune, Udvalget for Kultur & Fritid, med et revideret budget ønske på 3 mio. kr. for at få frigivet de afsatte midler fra budgetforhandlingerne i oktober 2013 til etableringen af kunstgræsbanen. Forslaget blev behandlet og imødekommet i forbindelse med vedtagelse af budget 2014, og Kommunal bestyrelsen bevilliger den 9. maj mio. kr. til anlæggelsen af kunstgræsbanen i Hvalsø. Det rådgivende ingeniørfirma Dines Jørgensen & CO. A/S blev efterfølgende valgt til at stå for rådgivningen og tilsynet af anlægsarbejdet. Der blev i ansøgnings- og middelfrigivelsesprocessen ikke foretaget nabohøringer af dels ansøgningen ej heller inden projekterings- og anlægsfasen blev påbegyndt. I juni 2014 startede anlægsarbejdet med etableringen af kunstgræsbanen i Hvalsø og i juli 2014 modtog kommunen de første klager til projektet. Klagerne vedrører dels beslutningen om, at anlægge kunstgræsbanen oven på den eksisterende grusbane i Hvalsø uden at foretage nabohøringer, og dels sagsbehandlingen af indkomne klager fra naboer til den anlagte kunstgræsbane, samt brugen af kunstgræsbanen efter indvielsen i oktober Beboerne i området omkring Møllebjergvej og Byager har i forbindelse med etableringen af kunstgræsbanen i Hvalsø været stærkt generet af støj og larm som følge af anlægsarbejdet 2

10 med kunstgræsbanen. Efter baneindvielsen er beboerne meget generet af støj og larm fra boldspil- og baneaktiviteterne på kunstgræsbanen, samt dræn og trafikproblemer. Nedenfor er en oversigt over de væsentligste klagepunkter (figur 1), der kan opdeles i 2 faser. Fase 1 er klager før og under anlægsfasen og fase 2 er klager efter baneindvielsen; Klage oversigt Fase 1 - Klager før og under anlægsfasen Fase 2 - Klager efter indvielse Manglende borgerinddragelse Støj og larm fra boldspil Ulovligt hegn Vildfarende bolde Lang behandlingstid og manglende respons fra kommunen og de ansvarlige Støj og larm fra den øgede trafik og utrygge beboer vedr. børnenes færden i området Anlægsarbejde uden for normal Dræn og oversvømmede haver arbejdstid Højden på etablerede støj- og Entreprenørens håndtering af boldhegn/beplantning borger/beboerhenvendelse Lang behandlingstid og manglende respons fra kommunen og de ansvarlige Der blev, som nævnt overfor, ikke foretaget nabohøringer i forbindelse med etableringen af kunstgræsbanen, da CBM (Center for Byg og Miljø) inden projekterings- og anlægsfasen blev påbegyndt, vurderede at dette ikke var nødvendigt. CBM begrundelse for vurderingen var; Der står intet i Lokalplan 74 eller Lokalplan nr. 22, der er til hinder for at fjerne den eksisterende beplantning omkring grusbanen. Der er heller ikke i lokalplanerne noget pålæg/krav om, at der skal etableres beplantningsbælter eller støjværn omkring dette areal. Lejre Kommune kan derfor fjerne beplantningen og ændre banen uden nogen form for naboorientering. Arealet skal jævnfør 3 i Lokalplan 74 anvendes til idrætsformål uden bygningsmæssig karakter. Anlæggelsen af petanquebaner kræver en dispensation til at anlægge grusbaner i stedet for græsbeklædte træningsbaner, og derved også en naboorientering, men naboerne kan ikke hindre, at der bliver anlagt træningsbaner på det tiltænkte areal ( 3.4 i Lokalplan 22), og administrationen vil derfor være villige til at give denne dispensation.. I september 2014 klager Lars Nygaard Nielsen, der bor på Møllebjergvej 22 og som er en af naboerne til kunstgræsbanen, til Statsforvaltningen vedr. anlægsarbejdet og etableringen af kunstgræsbanen. Klagen behandles af Natur- og Miljøklagenævnet og i januar 2015 meddeler Natur- og Miljøklagenævnet at klageindgiver, Lars Nygaard Nielsen, får delvist medhold i klagen. I anlægsfasen af kunstgræsbanen blev der etableret flisebelægning omkring kunstgræsbanen i ét niveau (i samme niveau som banen), samt anlagt et stålhegn på ca. 4 meters højde. Dette medfører, ifølge Natur- og Miljøklagenævnets afgørelse, at anlægget ( ) ændrer karakter fra at være en træningsbane til at være et anlæg, der skaber mulighed for publikum, skabes et anlæg af bygningsmæssig karakter.. Da kunstgræsbane er placeret i delområde A er anlæggelse af hegn derfor et brud på 3 i lokalplan74. 3

11 Og det er, ifølge Natur- og Miljøklagenævnets afgørelse, derfor ( ) således ikke umiddelbart tilladt efter lokalplanen at etablere et sådant anlæg. Naboerne til kunstgræsbaneanlægget ønsker ikke et anlæg uden hegn, som følge af deres ejendomsmæssige placering i forhold til kunstgræsbanen, og for at imødekomme beboernes ønske og lokalplanens bestemmelser har CKF (Center for Kultur og Fritid) indsendt en dispensationsansøgning vedr. 3 i lokalplan 74 til CBM (Center for Byg og Miljø). I forbindelse med etableringsprojektet er der blevet afholdt 3 borgermøder for de berørte beboer på Møllebjergvej og Byager. Det næste borgermøde afholdes den 18. maj Ydermere er der udarbejdet materiale til opsætning af hegn og fliser, som skal i høring. Opsummering, status og det videre forløb; Lejre Kommune og de involverede udvalg (CKF, CBM og CET) arbejder, på baggrund af Naturog Miljøklagenævnets afgørelse, med det mål at få lovliggjort kunstgræsbanen (juridisk som fysisk) i Hvalsø. Der er blevet iværksat diverse tiltag undervejs i forløbet og efter medholdet. Disse tiltag er listet nedenfor i kategorier i det omfang de måtte være relevante for opdelingen. Myndighedsbehandling; CKF har søgt om dispensation fra 3 i lokalplan 74 vedr. forhøjning af støj- og boldhegn. Ansøgningen er sendt i høring hos naboerne den 12. maj Høringsperioden er 14 dage, hvorefter der tages stilling til, om der kan gives dispensation. Der er blevet indhentet priser på hegn og CET modtog den 6. maj 2015 det reviderede tilbud vedr. opsætning af støj hegn ved kunstgræsbanen i Hvalsø. Prisen på de samlede omkostninger er DKK + moms. I denne pris er ikke iberegnet etablering af beplantning. CET afventer svar fra planteskolen vedr. omkostninger for beplantningen om kunstgræsbanen, men forventer at have et dispositionsforslag med til borgermødet den Berørte beboer; Beboerne og Hvalsø IF er inviteret til borgermøde den 18. maj 2015 på rådhuset i Hvalsø, hvor brugen af kunstgræsbanen og gennemgang af høringsmaterialet er på dagsordenen. Brugen af kunstgræsbanen drøftes for, at der kan blive skabt et overblik over, hvor mange aktører der benytter kunstgræsbanen. Desuden skal CKF på mødet i dialog med Hvalsø IF vedr. anvendelsen af banen uden for tilladte dato og tidsrum Petanquebaner; CKF har i samarbejde med foreningen og CBM valgt at anvende en anden lokation og banerne er nu anlagt ved Hvalsø Hallen. Boldklub og boldbaner - aftaler om brug 4

12 Det er aftalt med Hvalsø IF, at der ikke spilles kamp under nogle omstændigheder på kunstgræsbanen fra og med 1. maj 2015 til og med 1. august Herefter vil CKF og Hvalsø IF tage en vurdering af opvisningsbanens stand med henblik på om kunstgræsbanen skal bruges for at skåne græsset på opvisningsbanen. CKF har bestilt en gennemgang af Lejre Kommunes fodboldbaner med henblik på udarbejdelse af en samlet plejeplan med budget. CKF har hyret Asbjørn Nyholt, der er græskonsulent. Det forventes at rapporten sendes som ønsket til budget Kørsel; CKF har bedt boldklubben at henstille til klubbens medlemmer at de skal køre forsvarligt. Der er desuden blevet opsat nedenstående kun kørsel tilladt til nr skilte (2 stk. på én stander) i vejens venstre side lige efter overkørslen til parkeringspladsen. Kun kørsel tilladt til nr skilt(e) 5

13 Oversigt over parkeringspladsen Økonomi; Der er i forbindelse med budget 2015 og overslagsår reserveret kr. på budget 2016 til finansieringen af belysningen. I forbindelse med opstået behov for etablering af nyt hegn, støjhegn mm har administrationen peget på restmidler fra anlæggelse af kunstgræsbanen i Allerslev. Ved afslutning af anlægget i Allerslev var der kr. tilbage. Herefter er kr. brugt til udjævning og bortkørsel af overskudsjord, samt kr. til jordprøve, nedsivning af gift fra kunstgræsbanen i Hvalsø. Det vil sige, at der i alt er brugt kr. af restmidlerne fra kunstgræsbanen i Allerslev til kunstgræsbanen i Hvalsø. Og der resteres således; kr. 6

14 Tidsplan over sagsforløbet samt det videreforløb Tidsplanen viser hele sagsforløbet - fra skitseprojektet (ansøgningen) til hvor projektet er i dag, samt hvilke tiltag, der arbejdes på i forhold til at få lovliggjort kunstgræsbanen i Hvalsø. Se bilag 1 7

15

16 Bilag: pdf Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 15. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 56358/15

17

18

19

20

21 Bilag: 2.3. Tilbud Hvalsø støjhegn rev3.pdf Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 15. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 56523/15

22 BMK- Service Ramsøvejen 44, Ramsølille, DK-4622 Havdrup Mobil nr VAT/SE. nr. DK Lejre Kommune Center for Ejendomme Horseager Hvalsø Ramsølille, den 6. maj 2015 Revideret tilbud på opsætning af støj hegn ved Hvalsø Idrætsanlæg Tilbud jf. hegnsplan af 5. maj 2015 fremsendt af Louise Borchersen Brøndum. Tilbud omfatter: Nedtagning af 2 meter panel hegn, fra 4 meter port til 4 meterhegn ved mål felt mod øst. Optagning af 2 rækker af 40x40 fliser Opsætning af nyt 5 meter sortlakeret panelhegn bag anden fliserække fra port til mål felt, således der bevares 80 cm belægning bag kantsten og eksisterende tilskuerhegn. Nødvendig omlægning af eksisterende dræn Lokalisering og afmærkning af hoved gas ledning omkring banehjørne Levering og opsætning af ca. 51 meter NOISTOP støjhegn, 3,15 meter højt i eksisterende yderste hegns linje Levering og montering af ny tilpasning over eksisterende port, som er 3 meter høj og 4 meter bred. Ny højde med tilpasning bliver 5 meter. Tilpasning er panelhegn, som er galvaniseret og malet med RAL9005 sort. Bund reetableres og optagede fliser reetableres og tilskæres omkring nye 5 meter stolper. Beskadigede kantsten udskiftes og bundopbygning på bane reetableres. Pris DKK + moms Tilbuddet er gældende 10 dage fra tilbudsdato. Der tages forbehold for at vejret er til at arbejdet kan udføres. Med venlig hilsen BMK-Service v/ Brian Knudsen

23 Bilag: 2.4. Notat om omkostninger ved etablering at hegn og beplantning ved kunstgræsbanen Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 15. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 60241/15

24 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Dato: 19. juni 2015 J.nr.: 15/8100 Vedr. priser på etablering af boldnet, støjafskærmning, dræn og beskrivelse af omkostninger v. regulering af anlæg. Udvalget for Kultur og Fritid anbefaler på møde den 15. juni at regulerer anlægget. Administrationen har undersøgt særskiltepriser på nedestående: 1. Etablering af trådnet, således at hegnet i alt bliver 4 meter på den side der vender mod den sydlige bebyggelse og op til målfelt. 2. Beplantning 3. Dræn 4. Særskilt pris på etablering af lydisolering 1. Etablering af trådnet, således at hegnet i alt bliver 4 meter på den side der vender mod den sydlige bebyggelse og op til målfelt: 2 meter hvidt net, med galvaniseret stolper 2 meter sort net, med sort lakeret stolper ,00 kr. Forbehold: Der vil være en øget driftsudgift til vedligeholdelse af net (nettet skal ca. udskiftes hvert 2./3. år afhængig af slid), da de af vind, vejr og brug bliver mørnet. Desuden vil nettet komme til at blafre i vinden. For 51 meter ,00 kr. Forbehold: Der vil være en øget driftsudgift til vedligeholdelse af net (nettet skal ca. udskiftes hvert 2./3. år afhængig af slid), da de af vind, vejr og brug bliver mørnet. Desuden vil nettet komme til at blafre i vinden. For 51 meter.

25 2. Beplantningsbælte ca.58 meter (grøn markering): Beplantning ,00 kr. Beplantning ,00 kr. Beplantningsbælte på 58 meter, højde på træer ved levering: 1½-2 meter Beplantningsbælte på 58 meter, højde på træer ved levering: 3 meter Sætning af beplantning ,00 Forbehold: Estimat. Måske kan Vej & Park sætte det. Side 2 af 3

26 3. Dræn Dræn kr. Forbehold: Nedgravning af faskiner uden kassetter, dette forudsætter at jorden har en god nedsivningsevne, denne kendes ikke og tages derfor som et forbehold, pris hvis det skal anlægges som kassetter er kr. 4. Særskilt pris på etablering af lydisolering Støjværn kr. Forbehold: Med forbehold for terrænregulering, da støjværn skal sættes i eksisterende skråning, dette kræver en terrænregulering med påfyldning af mere jord på skråning, og ekstra store fundamenter til at holde støjværnet. Støjværnet skal desuden sættes min. 80 cm fra panelhegn/net, da støjværnet ikke må udsættes for de tryk et skud fra en fodbold kan give. Derfor skal der være afstand til støjværnet, da nettet automatisk vil give sig når bolden rammer nettet. Forbehold for kabler til belysning som ligger i skråningen, disse skal håndteres under gravearbejdet. Eksisterende belysningsmaster samt kabler til de nye som er lagt kan komme i karambolage med udgravning til fundamenter til støjværnet. Hvis man vælger at opsætte 4 meter panelhegn, kan støjværnet rykkes op til panelhegnet og man skal derfor ikke lave så store fundamenter samt kun i mindre grad terrænregulere. Støjværnet kan derfor placeres ca. 20 cm fra panelhegn. Side 3 af 3