Generalforsamling i Virum-Sorgenfri Tennisklub

Transkript

1 Generalforsamling i Virum-Sorgenfri Tennisklub Ordinær generalforsamling torsdag den 20. marts 2014 kl i klublokalet, Boelvej 10, 2830 Virum. Dagsorden ifølge vedtægternes 11: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for Det reviderede regnskab for Budget for VST og VSTC 2014 og fastsættelse af kontingenter og indskud. 5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer. 6. Valg af formand. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. Bestyrelsen for Virum-Sorgenfri Tennisklub er samtidig bestyrelse for Virum-Sorgenfri Tenniscenter (VSTC). Ad 1 Søren Bagger blev valgt som dirigent Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt, da han observerede, at indkaldelsen var på klubbens hjemmeside ultimo februar måned og i klubbladet, der udkom i starten af marts. Generalforsamlingen var dermed indkaldt med minimum 2 ugers varsel, som vedtægternes paragraf 10 tilsiger, og inden for den krævede periode marts, og dermed lovlig indkaldt. Ad 2 Bestyrelsens beretning for 2013 ved næstformand Thomas Petersen Efter afbud fra formand Per Hillebrandt til generalforsamlingen blev bestyrelsens beretning aflagt af næstformand Thomas Petersen. 60 års jubilæum VST kunne - som det er alle bekendt - fejre sit 60 års jubilæum i Jeg synes roligt, at man uden at overdrive kan sige, at jubilæumsåret blev et helt fantastisk år for klubben både sportsligt og socialt. Sportslige resultater Jeg vil starte med at sige lidt om de sportslige resultater i Dansk Tennis Forbund har foretaget en række strukturændringer for seniorholdturneringerne. Fra udendørssæsonen 2013 gik vi således over til at spille med rene dame- og herrehold. Endvidere er 3. divisionerne nedlagt, således at der fremover er en elitedivision med 12 hold med tre grundspilspuljer, to 1. divisioner, Øst og Vest, bestående af hver to puljer, og to 2. divisioner, Øst og Vest, ligeledes bestående af hver to puljer.

2 VST afsluttede den sidste sæson med blandede herre/damehold - indendørssæsonen 2012/13 - med manér ved i suveræn stil at vinde 3. division. I udendørssæsonen var vores herrehold rigtig stærkt spillende og vandt i overlegen stil 3. division, hvilket betød direkte oprykning til den nye 1. division. Dameholdet gjorde det også rigtig fint og sluttede på en 3. plads i 3. division, hvilket gav en play-off kamp om oprykning direkte til 1. division. Her viste holdet rigtig godt spil og god moral og sikrede sig oprykningen. Jeg vil også nævne, at i den netop afsluttede indendørssæson blev vores herrehold en flot nr. 2 i 2. division, og dameholdet nr. 6. Det betyder, at begge hold rykker direkte op i den nye 1. division. Det er derfor med stor glæde og en vis stolthed, at jeg kan konstatere, at både vores dame- og herrehold nu spiller i 1. division både udendørs og indendørs. VST deltog i 2013 med et hold i den landsdækkende elitedivision for U18 drenge. Holdet gjorde det fremragende og kvalificerede sig til slutspillet blandt landets fire bedste. På det individuelle plan har vores mange dygtige juniorspillere også klaret sig rigtig flot i 2013 og vundet mange medaljer ved diverse mesterskaber. Den meget flotte sportslige udvikling for klubben er drevet af vores kompetente og engagerede trænerteam under ledelse af Claus Løppke og yderligere bestående af Marc Møller, Niels Klausen, Carlos Zamora og Alexandra Svensson samt en række hjælpetrænere. Teamet har nu arbejdet sammen i tre år og har derfor kunnet arbejde systematisk og langsigtet med de enkelte spillere. En stor tak til dem alle for deres fortrinlige indsats og tillykke til både spillere og trænere med de meget flotte resultater i Ny elitestrategi og ungseniorprojekt I sportsudvalget og i bestyrelsen har vi 2013 arbejdet både med en ny elitestrategi og et ungseniorprojekt. Formålet med VST s elitestrategi er at beskrive grundlaget for talent- og elitearbejdet i klubben. Den fastlægger rammer og målsætninger for trænernes systematiske arbejde med udvikling af spillere, primært i juniorårene, men også gennem ungsenior- og seniorfasen samt forventninger og krav til spillerne. Hele elitestrategien kan læses på klubbens hjemmeside. Hensigten med ungseniorprojektet er at forsøge at skabe et attraktivt miljø i klubben både socialt og sportsligt for vore ungseniorer for derigennem at fastholde dem i sporten og i klubben og samtidigt medvirke til, at de kan udvikle sig til at blive blandt de absolut bedste i landet. Til det formål modtog vi i december måned kr. i støtte fra team elite, hvilket vi er meget glade for. Beløbet er øremærket til træningsudvikling af talenter ved den internationalt anerkendte træner, Andrew Burgess, som vi har samarbejdet med i nogle år. Jeg vil gerne understrege, at der ikke er tale om et generelt ændret fokus mod mere satsning på eliten og mindre på bredden, men udelukkende om en systematisering af arbejdet med de bedste

3 spillere. Det er fortsat VST s klare mål at være en klub, der på en balanceret måde udbyder de bedste sportslige og sociale aktiviteter til både bredden og eliten samt til både børn og voksne. 60 års jubilæum 60 års jubilæet blev fejret med en stor og smuk fest på en solbeskinnet dag og lun sommernat i starten af juni måned. Mere end 100 medlemmer deltog og var med til at gøre dagen og natten festlig. Sidst på aftenen fik vi syn for, at Marc ikke bare er en fremragende træner, men også en suveræn bartender. Stor tak til alle de frivillige, som lagde et stort arbejde i at arrangere festen. Selve dagen for VST s 60 års fødselsdag, den 17. august, blev markeret med en reception her i klublokalet, også med stor deltagelse, inklusive kommunens borgmester. Jubilæet blev også markeret ved en opgradering af vores traditionelle VST Sommer Cup til en kategori 1 turnering med nogle af de mest attraktive pengepræmier i Danmark. Opgraderingen blev muliggjort af et meget flot sponsorat fra The Bagel Co. Stor tak til Birthe og Barak for det og til de mange, der var med til at afvikle turneringen med Claus og Thomas Klinkby i spidsen. Turneringen blev en kæmpe succes, hvor vi havde en fantastisk uge med masser af god tennis, lækker mad og beværtning i særklasse. Medlemstallet Efter tilbagegangen i medlemstallet i 2012 lykkedes det i 2013 at stabilisere antallet af medlemmer. Vi deltog i 2013 i Dansk Tennis Forbunds hvervekampagne, Voksenintroduktion, hvilket var en stor succes og gav ca. 30 nye seniormedlemmer. Herudover fik klubben i løbet af sæsonen yderligere godt 30 nye seniormedlemmer. Desværre var der næsten lige så mange, der udmeldte sig, således at af antallet seniormedlemmer kun steg fra 405 til 409. På juniorsiden havde vi en lille tilbagegang fra 364 til 347. Antallet af formiddagsmedlemmer steg svagt. Det samlede antal medlemmer ultimo 2013 var således 827 mod 837 året før. Herudover har klubben 37 passive medlemmer. Klubben har ambitioner om at have et lidt større antal seniormedlemmer, og vi har igen i år tilmeldt os Forbundets Voksenintroduktion og Tennissportens Dag den 3. maj. Vi håber på stor deltagelse og mange nye VST ere. Tak for indsatsen Jeg vil slutte med at takke klubbens sponsorer samt alle frivillige, der bidrager til klubben i bestyrelse, udvalg, som holdkaptajner, med madtjanser o.l. samt takke bestyrelsen for et godt samarbejde i det forløbne år. Spørgsmål fra deltagerne til beretningen: Der var ingen spørgsmål til beretningen. Beretningen blev herefter godkendt af generalforsamlingen.

4 Ad 3 Det reviderede regnskab for 2013 for VST og VSTC ved kasserer Poul Horup Sørensen Regnskabsberetning 2013 Indledningsvis skal jeg oplyse, at regnskabet for VST og VSTC vil blive gennemgået med udgangspunkt i den i Centre Court offentliggjorte summariske opstilling, men at de mere detaljerede regnskabsrapporter kan udleveres på anmodning. Endvidere skal jeg præsentere statsaut. revisor Sven Halberg, der har underskrevet vore regnskaber. Svend Halberg repræsenterer PricewaterhouseCoopers, der har revideret regnskaberne. Det er sidste årsregnskab, Sven Halberg kan underskrive, idet han desværre falder for PwC s aldersgrænse tak til Sven Halberg for mange års interesse i klubbens forhold, der har rakt ud over det revisionsmæssige. Af den årsag er PwC også repræsenteret ved statsaut. revisor Henrik Mikkelsen, der i praksis gennem de senere år har udført revisionen og som det senere vil fremgå, foreslås udpeget til revisor for VST. Regnskabsopstillingerne er baseret på det bogholderi, som i det daglige varetages af vor halinspektør Per Tuft. Regnskaberne for VST og VSTC skal ses i sammenhæng, idet VST er ejer af VSTC, og endvidere lejer hallen af sidstnævnte for efterfølgende at videreudleje banetimerne til sine medlemmer. Hallejen fra VST til VSTC fastsættes i et niveau, som stort set betyder, at VSTC s driftsregnskab balancerer. Ved gennemgangen af regnskabstallene vil jeg forsøge dels at skabe en sammenhæng til regnskabet og kommentere med baggrund i dette og budgettet for Den korte version af regnskabsgennemgangen lyder, at vi samlet for VST og VSTC har realiseret et positivt og tilfredsstillende resultat i 2013 under det vi opnåede i Resultatet er noget over det budgetterede, men dette betyder dog ikke, at der har været væsentlige afvigelser fra det forventede/budgetterede på de enkelte poster i VST Tennisklubbens resultat i 2013 er kr., hvilket sammenligner med et resultat i 2012 på 86 tkr. og et budgetteret resultat på 26 tkr. Indtægtssiden i VST s regnskab, der omfatter medlemskontingenter, baneleje, aktivitetsindtægter, tilskud samt andre indtægter er ca. 45 tkr. under det budgetterede, men ca. 30 tkr. over det i 2012 realiserede. Kontingentindtægterne er på tkr., hvilket er 37 tkr. over 2012, men 64 tkr. under det budgetterede. For medlemsåret 2013 satte vi kontingentet op med 100 kr. for seniorer og 75 kr. for juniorer og ungseniorer, hvilket har været medvirkende til den lidt forøgede indtægt ift Den negative budgetafvigelse skyldes, at vi dels ikke fik den budgetterede medlemsfremgang på seniorsiden på trods af tidligere omtalte hvervekampagne og dels en lille tilbagegang på juniorsiden. Indtægter fra hallen er 604 tkr., hvilket er på niveau med 2012 og budgettet og er et udtryk for antallet af udlejede timer i hallen. Baneleje-timesatserne i 2013 har været uændrede ift. de

5 foregående år, og udlejningsprocenten er fortsat tilfredsstillende - var i sæsonen 2012/2013 uændret 83%. Aktivitetsindtægterne der omfatter sponsorindtægter og deltagerbetaling til arrangementer er med 281 tkr. stort set som realiseret i 2012 og i fuld overensstemmelse med budgettet for året. Tilskuddet fra kommunen, omfattende driftstilskud til tennisanlægget og medlems- og trænertilskud til juniorer og ungseniorer, er samlet 394 tkr., næsten 40 tkr. lavere end i 2012, idet såvel driftstilskuddet som Kommunens tilskud til juniorer og ungseniorer er reduceret. Andre indtægter er 69 tkr. mod 38 tkr. i 2012 bl.a. som følge lidt højere annonceindtægter i På udgiftssiden ses, at de samlede driftsomkostninger er på tkr., hvilket er 67 tkr. højere end i 2012, men ca. 60 tkr. lavere end budgetteret. Baneomkostningerne, og især omkostningerne til administration, er lavere end i 2012, mens omkostninger til hallen og aktivitetsomkostningerne er større end i Omkostninger til hal inkluderer klubbens leje af hallen fra VSTC, gage til halinspektør samt diverse reparationsarbejder. Aktivitetsomkostningerne omfatter væsentligst gage/lønninger til staben af trænere med cheftræner Claus Løppke i spidsen, men også en række poster såsom kontingenter til DTF, SLTU mfl., turneringsgebyrer samt rekvisitter, fx bolde. Aktivitetsomkostningerne er foreningens største udgiftspost og er på tkr. i 2013, hvilket er en forøgelse på 55 tkr. ift Omkostninger til administration er 105 tkr. i 2013, en besparelse ift på hele 65 tkr., opnået ved reduktion i omkostningerne til telefon, forsikringer, IT og revision. Resultatet før finansielle poster blev på dette grundlag et positivt resultat på 43 tkr., hvor der i budgettet var forventet et overskud på 26 tkr., mens resultatet i 2012 var 80 tkr. Finansielle poster er med 7 tkr. på niveau med Finansieringen sker samlet for VST og VSTC, idet sidstnævnte bærer hovedparten af finansieringsudgiften. Ved udgangen af 2013 var de samlede hensættelser til vedligeholdelse, herunder udskiftning af tæppet i hallen, på 800 tkr. Dette vurderes på nuværende tidspunkt tilstrækkeligt, og der er derfor heller ikke i 2013 foretaget yderligere hensættelser. Hermed nås frem til årets tilfredsstillende resultat på kr. På balancesiden noteres under aktiverne startindskuddet i VSTC på 1 mio. kr., der også er et udtryk for værdiansættelsen i VST s regnskab af ejerskabet af VSTC. Endvidere fremgår, at mellemregningen med VSTC er reduceret til 2,3 mio. kr., samtidig med at de likvide beholdninger er 18 tkr. hvilket dog blot er udtryk for den interne likviditetsplacering mellem VST og VSTC. Som tidligere nævnt skal VST og VSTC s nettolåntagning ses under et denne er ultimo 2013 reduceret med ca. 100 tkr. til tkr. Et mere sigende udtryk for gælden er, at den gennemsnitlige låntagning i VST og VSTC set over året er 1,9 mio. kr. en reduktion fra 2,1 mio. kr. i 2012, som udtryk for at klubben og VSTC samlet har genereret et positivt cashflow i størrelsesordenen 200 tkr. i 2013.

6 På passivsiden/finansieringssiden noteres en egenkapital på over 2,0 mio. kr., hensættelser på føromtalte 800 tkr. og kortfristet gæld på 706 tkr. VSTC Tenniscentrets resultat for 2013 er et overskud på kr. sammenlignet med et budget på 74 tkr. og et realiseret resultat i 2012 på 73 tkr. Sammenhængen mellem klubben og centret fremgår af posten lejeindtægter, som er betaling for klubbens leje af hallen fratrukket moms. Beløbet er uændret 304 tkr. i 2013 efter afløftning af moms. Reklameindtægter hidrører fra sponsorreklamer i hallen og omklædningsrum mv. Posten nedenfor vedr. reklameudgifter er reklamekonsulentens honorar for hans indsats. Reklameindtægterne er faldet til 66 tkr. fra 75 tkr. i Driftstilskuddet til hallen fra kommunen er uændret på ca. 240 tkr. i 2013, hvilket ift. tidligere er udtryk for en betydelig reduktion, idet kommunen reviderede fordelingsmodellen til fordel for Lyngby Tennisklub med virkning fra Ejendomsomkostningerne på 235 tkr. er primært udgifter til varme (gas), el og vand, idet vedligeholdelse/nyinvesteringer i tenniscentret er afholdt over klubbens regnskab. Samlet stort set uændret ift og som budgetteret. Andre omkostninger omfatter primært forsikring og revision, hvor vi i 2013 ikke har haft udgifter til revisionsmæssige ekstraarbejder. De finansielle udgifter var i 2012 på 139 tkr. en reduktion fra 156 tkr. i 2012, idet det gennemsnitlige låneniveau som tidligere nævnt er reduceret med ca. 200 tkr. i Afskrivningerne på tenniscentret er som tidligere år 50 tkr. På balancesiden ses, at hallen er bogført til den nedskrevne opførelsesværdi og p.t. står opført til 8,1 mio. kr., hvilket sammenligner med en offentlig vurdering på over 20 mio. kr. Finansieringen/passiverne udgøres af den af klubben indskudte grundkapital på 1 mio. kr., tillagt akkumuleret overskud på 0,8 mio. kr. Hertil kommer det stående, uforrentede tilskud/lån fra Lyngby-Taarbæk Kommune på 2,0 mio. kr. samt kassekreditten i Jyske Bank på 2,1 mio. kr. Herudover udgøres finansieringen af mellemregningen med VST på 2,3 mio. kr. Den samlede balance er på kr. Sammenfattende for VST og VSTC er billedet således med en lille medlemsnedgang, men med en tilfredsstillende belægning i hallen at der efter en lille stigning i indtægterne, men også i udgifterne er realiseret et tilfredsstillende, positivt resultat på 138 tkr. Med ovenstående beretning indstilles regnskabet til generalforsamlingens godkendelse.

7 Spørgsmål fra deltagerne: Der var ingen spørgsmål til beretningen. Beretningen blev herefter godkendt af generalforsamlingen. Ad 4 Budget 2014 for VST og VSTC ved kasserer Poul Horup Sørensen og fastsættelse af kontingenter og indskud Fremlæggelse af budget 2013 for VST og VSTC Som man vil kunne bemærke, er der for såvel VST som VSTC opstillet budgetter for 2014 med positive resultater - nemlig VST på 37 tkr. og VSTC på 18 tkr. VST Ser vi nærmere på VST fremgår, at vi fortsat ønsker at gøre en forstærket indsats for at øge antallet af medlemmer både på senior- og juniorsiden. Halindtægter, aktivitetsindtægter og tilskud er budgetteret på niveau med det i 2013 realiserede. De samlede indtægter budgetteres hermed til 3,015 mio. kr. De samlede driftsomkostninger budgetteres stærkt forøget til 3,278 mio. kr., hvor den væsentligste forøgelse ses i baneomkostninger, idet der er afsat 300 tkr. til udskiftning af belægningen på bane 9 og 10. Halomkostningerne er politisk reduceret, idet hallejen til centret er reduceret til 300 tkr. fra 380 tkr, hvilket naturligvis får en negativ indflydelse på det budgetterede overskud i centret. For at inddække det negative resultat før finansielle poster på -263 tkr. er der budgetteret med, at der forbruges 300 tkr. af klubbens hensættelser, der hermed nedbringes til 500 tkr. Det forventede årsresultat for VST budgetteres herefter til 37 tkr. i overskud. VSTC For centret budgetteres som nævnt med et overskud på 18 tkr. Indtægtssiden omfattende lejeindtægter, reklameindtægter og tilskud forventes samlet på 548 tkr. en nedgang på 63 tkr. ift. realiseret i 2013, idet den interne leje er nedsat til 240 tkr. (excl. moms). Driftsomkostningerne og også de finansielle udgifter forventes uændrede ift Med de usikkerhedsfaktorer, der pr. definition omgærder budgetlægning, håber vi fra bestyrelsens side at kunne realisere det fremlagte budget. Indstilling vedr. kontingenter for medlemsåret 2014 Det bemærkes indledningsvist, at medlemsåret med baggrund i vedtægtsændringen vedtaget i september 2011 nu er kalenderåret.

8 Bestyrelsen indstiller, at kontingenterne for medlemsåret 2014 efter senest at være øget i tennisåret 2013 fastholdes som følger: o For senior (og motionister) o For junior, ungsenior og formiddagsmedlemmer kr. pr. år kr. pr. år. Den i 2010 indførte familiekontingent-ordning foreslås bibeholdt. Kontingentbetalingen foretages efter ibrugtagning af Klubmodulet som dankort-betaling, og betalingsfristen er 31. marts. Spørgsmål fra deltagerne: Der var ingen spørgsmål fra deltagerne. Ad 5 Indkomne forslag Dirigenten konstaterede, at der ikke var indkommet forslag. Ad 6 Valg af formand for 2 år Per Hillebrandt ønskede ikke genvalg. Bestyrelsen foreslog valg af Torsten Foersom som ny formand. Torsten Foersom nævnte i sin præsentation af sig selv, at han var økonomichef i DTU, havde spillet tennis i VST i 8 år og var far til Peter, som spiller på VST s elitehold, og til en datter, som spiller hygge -tennis. Torsten nævnte i sin præsentation, at han ønskede at videreføre den brede linje med vægt på både elite og motionister, som Per Hillebrandt havde stået for. Torsten Foersom blev herefter valgt uden modkandidat. Ad 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Trine Rørdam og Henriette Urne Rørdam blev genvalgt til bestyrelsen. Gitte Salomon og Torsten Foersom afgik som suppleanter. Simon Hauch og Jesper Gude blev foreslået af bestyrelsen nyvalgt som suppleanter. Simon Hauch og Jesper Gude blev herefter valgt uden modkandidater. Ad 8 Valg af revisor og revisorsuppleant Statsautoriseret revisor Sven Halberg afgår som følge af PwC s aldersgrænse som revisor for VST. Sven Halberg udtalte i forbindelse med sin afgang, at han med stor glæde havde fulgt klubben siden sit valg som revisor, hvilket var sket i forbindelse med etableringen af VSTC og det derved

9 opståede krav om revision af statsautoriseret revisor. Sven Halberg anbefalede herefter sin kollega, statsautoriseret revisor Henrik Mikkelsen, som revisor for VST. Henrik Mikkelsen havde de seneste 5-6 år forestået revisionsarbejdet vedrørende VST og VSTC. Henrik Mikkelsen blev herefter valgt som revisor for VST og VSTC, og PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (PwC) blev genvalgt som revisorsuppleant. Ad 9 Eventuelt Spørgsmålet om udnyttelsen af hallens udlejningstimer og mulighed for frigivelse af enkelttimer blev rejst. Forskellige forslag til at øge medlemmernes interesse for frigivelse af enkelttimer blev fremsat, fx tildeling af lotteriseddel med præmiemulighed for hver frigiven time, tilbagebetaling af beløb uanset om banen kunne sælges til anden side mv. Bestyrelsen oplyste, at den var opmærksom på problemet vedrørende ikke anvendte baner og vil overveje mulige tiltag. Endvidere kunne oplyses, at Klubmodulet nu på VST s foranledning og regning havde fået tilføjet en funktionalitet, der muliggjorde frigivelse af baner og at denne funktionalitet vil blive taget i brug i den kommende indesæson. Vil de afsatte 300 tkr. i Budget 2014 blive anvendt til udskiftning af underlag på banerne 9-10 uden skelen til eventuelle planer om boblehal mv. Bestyrelsen udtalte, at spørgsmålet vedrørende valg af type af nyt underlag på bane 9-10 netop ville afhænge af beslutning vedrørende eventuel plan om boblehal, således pengene ikke blev spildt. Dirigenten gav herefter ordet til næstformand Thomas Petersen efter at have konstateret, at dagsordenens punkter var udtømte. Thomas Petersen udtalte herefter VST s store tak til den afgående formand Per Hillebrandt og tildelte herefter med fuld opbakning fra den samlede bestyrelse Per Hillebrandt et livsvarigt og kontingentfrit æresmedlemsskab af VST som tak for dennes indsats Også Gitte Salomon, der afgik efter to år som suppleant, modtog en tak for sin indsats, der bl.a. rummede ansvar for afholdelse af VST s senior-klubmesterskaber. Thomas Petersen afsluttede med at lykønske Torsten Foersom med valget som formand og gav derefter ordet til denne. Torsten Foersom holdt derefter sin tiltrædelsestale, hvor han på ny meddelte at ville følge den linje, som den afgående formand stod for med vægt på såvel bredde som elite, ligesom han udtalte forventning om fremtidigt godt samarbejde med bestyrelsens øvrige medlemmer og hilste de nye suppleanter, Jesper Gude og Simon Hauch, velkommen til bestyrelsesarbejdet.

10 Afslutningsvis gjorde Thomas Petersen reklame for standerhejsningen den 27. april kl og Tennissportens dag den 3. maj kl Generalforsamlingen sluttede kl Poul Horup Sørensen Referent