Håndbog for distriktsledelsen i Distrikt 1460

Transkript

1 Håndbog for distriktsledelsen i Distrikt 1460 Indholdsfortegnelse: 1. Formålet med håndbogen 2. Beskrivelse af Distrikt Distriktets organisation 3.1. Guvernørgruppen/Distriktsledelsen 3.2. Distriktsrådet Distriktets administration Distriktsudvalg Andre embeder 4. Samarbejdet i Multidistrikt Rotary Danmark 4.1. Rotary Danmarks Råd 4.2. Rotary Danmarks Ungdomsudveksling RDU 4.3. Rotary Danmarks Hjælpefond 4.4. Rotary Norden 5. Guvernørens 4 funktionsår 5.1. District Governor Nominee - DGN 5.2. District Governor Elect DGE GETS og Institute Assembly og Home Stay Aktiviteter i distriktet herunder PrePETS og PETS Guvernørassistenterne 1

2 Convention Kædeoverrækkelsen 5.3. District Governor - DG Guvernørens økonomi - DG Allocations Månedsbreve Governors Dish Klubbesøgene Møder i Rotary Danmark regi Møder i distriktet Distriktskonferencen Governors Dinner Program Årsmødet Gæster Distriktets hjemmeside Guvernørkæden 5.4. Past District Governor - IPDG 6. Guvernøren er fra Litauen 7. Gaveregulativ 8. Forkortelser 9. Ajourføring af håndbogen Bilag: 1. Huskeliste for præsidenter 2. Procedure for valg af Assisterende Guvernører 3. Kentucky bægerne 4. Procedure for valg af Distriktsguvernør 2

3 1. Formålet med Håndbogen. Formålet med denne håndbog er at Give den til enhver tid værende ledelse af distriktet et samlet overblik over distriktets organisation, funktioner samt samarbejdsflader i Multidistrikt Rotary Danmark Beskrive de funktioner og opgaver, Guvernøren skal varetage i sin 4 års funktionsperiode Sætte fokus på ledelsesopgaverne i den danske del af Distriktet i de år, Guvernøren kommer fra Litauen Læsningen af håndbogen skal suppleres med beskrivelsen af Distriktet og Rotary Danmark på de gule sider i medlemsbogen samt Manual of Procedure.. Håndbogen tager udgangspunkt i Gældende regler i Rotary International Indgåede aftaler i Multidistrikt Danmark Gældende praksis i Distriktet Vedrørende gældende praksis i Distriktet skal det påpeges, at den til enhver tid værende Guvernør naturligvis selv kan fastsætte sin måde at organisere Distriktet på. 2. Beskrivelse af Distrikt Distrikt 1460 består klubber i den sydlige del af Danmark samt klubberne i Litauen med i alt godt medlemmer. Litauen har været en del af Distrikt 1460 siden Guvernøren har overfor Rotary International ansvaret for ledelsen og udviklingen af det samlede distrikt i overensstemmelserne med bestemmelserne i Manual of Procedure jf. beskrivelsen af Distriktet på de gule sider i medlemsbogen. Bortset herfra har såvel den litauiske som den danske del af distriktet hver sin organisation med adskilt økonomi. 3. Distriktets organisation. Organiseringen af distriktet tager afsæt i Vær en levende klub, som er beskrevet i på RD s hjemmeside eller Be a Vibrant Club, som findes på Guvernørgruppen/Distriktsledelsen. Distriktets ledelse udøves af guvernørgruppen under ledelse af guvernøren. Ledelsen består af DG, DGN, DGE samt IPDG. Guvernørgruppen mødes efter behov dog mindst hver anden måned og indkaldes af guvernøren. Efter guvernørens beslutning kan distriktstræneren deltage i møderne. Nøgleområderne for arbejdet i guvernørgruppen er: 3

4 Ledelse af distriktet med fokus på udvikling af distriktets klubber Udvikling af overordnede planer og mål for distriktet Kontinuitet i distriktsledelsen Mesterlæreplads for de kommende guvernører 3.2. Distriktsrådet. Distriktsrådet består af distriktsledelsen, administrationen, udvalgsformænd samt ansvarlige for specifikke områder. Guvernøren fastsætter deltagerkredsen fra sidstnævnte gruppe. Rådet mødes 2 gange årligt efter guvernørens beslutning. Det første møde afholdes umiddelbart før eller efter starten af funktionsåret, og her orienterer guvernøren om årets indsatsområder i distriktet. Nøgleområderne for distriktsrådet er at supportere og understøtte distriktets klubber. Distriktsrådets medlemmer modtager ikke kørselsgodtgørelse for kørsel til møderne, men deltager i distriktskonferencen med ledsager uden deltagergebyr Distriktets administration. Distriktets administration består af De 6 assisterende guvernører AG Distriktstræner Sekretær Kasserer DICO AG erne er bindeleddet mellem guvernøren og klubberne og udpeges normalt for en 3 års periode. Arbejds- og ansvarsområderne er beskrevet af RI, og desuden afholdes der i Rotary Danmark regi et årligt seminar for distrikternes AG ere. Distriktstræneren deltager sammen med de øvrige distrikters distriktstrænere i planlæggelsen og tilrettelæggelsen AG-seminaret samt et årligt teamudviklingsseminar for distrikternes guvernørgrupper. Seminarerne afvikles i Rotary Danmark regi. DICO er sammen med de øvrige distrikters DICO medlem af Rotary Danmarks Kommunikationsudvalg K-udvalget Distriktsudvalg. Der er følgende faste udvalg: Medlems- og klubudvalget The Rotary Foundation udvalget formanden vælges for en 3-årig periode og skal godkendes af RI 4

5 PR udvalget New Generations udvalget Group Study Exchange - GSE Udvalget for Ungdomsudveksling Guvernøren fastsætter i hvilket omfang, der skal nedsættes yderligere udvalg. Formanden for New Generations udvalget har en koordinerende rolle for de ansvarlige for Rotary Youth Leadership Award RYLA New Generations Exchange NGE Rotaract/Rotex/Alumni Formanden for udvalget for Ungdomsudveksling er distriktets Counsellor, som samtidig er medlem af bestyrelse og forretningsudvalg for Rotary Danmarks Ungdomsudveksling - RDU. Counsellors valg til RDU foretages på årsmødet under distriktskonferencen. Udvalget for Ungdomsudveksling består udover formanden af Districtscounsellor for Long Term Inbound Assisterende Districtscounsellor for Long Term Outbound Distriktets Protection Officer Andre embeder. Der er følgende øvrige embeder/ansvarsområder: Web redaktøren, som er ansvarlig for distriktets hjemmeside. Delegeret til Counsil on Legislation COL. Vælges på distriktskonferencen eller udpeges af den nomineringskomite, som vælger guvernøren. Aftales med den litauiske del af distriktet. Litauen koordinator 3 H projekt koordinator Rotary Danmarks Hjælpefond Rotary Norden, når distriktet er repræsenteret i Rotary Norden 4. Samarbejdet i Multidistrikt Rotary Danmark. Rotary Danmark (RD) bygger på et samarbejde de 5 danske distrikter imellem. Formålet er at administrere og supervisere fælles aktiviteter, som besluttes i de 5 enkelte distrikter. Der henvises til vedtægterne i de gule sider. Den litauiske del af distriktet indgår på ingen måde i samarbejdet i RD. 5

6 4.1. Rotary Danmarks Råd - RDR Rotary Danmarks Råd består af de 5 distrikters 4 guvernørårgange DG, DGN, DGE og IPDG. Formanden vælges blandt IPDG erne. RD s forretningsfører er sekretær for rådet. Rådet har et forretningsudvalg (FU), som består af de 5 guvernører samt formanden. Rådet afholder årligt 2 ordinære møder et vintermøde i december og et sommermøde i begyndelsen af juni. I sommermødet, som afvikles over 2 dage, deltager tillige medlemmernes ledsagere. Mødedatoerne fremgår af mødekalenderen på RD s hjemmeside Rotary Danmarks Ungdomsudveksling RDU. RDU arbejder med Rotarys flagskib indenfor ungdomsudveksling Rotary Youth Exchange RYE. Samarbejdet omfatter såvel Short som Long Term programmer samt support til de danske klubbers arbejde med sommer camps m.v. RDU har sin egen hjemmeside, hvortil der henvises. Bestyrelsen består af de 5 distrikts counsellors valgt på de respektive distriktskonferencer for 5 år samt 5 distriktsrepræsentanter, som samtidig skal være medlemmer af RDR. I møderne deltager desuden formanden for RDR dog uden stemmeret. De 5 counsellors udgør forretningsudvalget. Formandskabet for bestyrelsen går på turnus. Vedtægterne fremgår af de gule sider. Samtlige medlemmer i de danske klubber betaler et årligt bidrag til RDU Rotary Danmarks Hjælpefond. Fondens formål er at yde støtte til løsning af sociale, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og udlandet. Klubberne kan søge midler til projekter direkte hos Hjælpefonden. Bestyrelsen består af de 5 guvernører samt 5 Rotarianere valgt på de respektive distriktskonferencers årsmøde. De 5 valgte medlemmer udgør forretningsudvalget og er valgt for en 5 års periode - det sidste år i den enkeltes funktionsperiode tillige som formand for bestyrelsen. Fundatsen fremgår af de gule sider. Samtlige medlemmer i de danske klubber betaler et årligt bidrag til Hjælpefonden Rotary Norden. Samtlige Rotarianere er forpligtet til at abonnere på et Rotary tidsskrift, og Rotary Norden er af RI godkendte som et regionalt Rotarymagasin. Det udgives i fællesskab af distrikterne i Danmark, Norge, Sverige, Finland og Island. Repræsentantskabet består af 5 medlemmer 1 fra hvert af de 5 lande valgt af landenes guvernører for en periode på 2 kalenderår. 6

7 Styrelsen på 5 medlemmer består af hovedredaktøren, hovedadministratoren, 2 delegerede fra repræsentantskabet samt formanden, som vælges på årsmødet. Samtlige 5 lande skal være repræsenteret i Styrelsen. Redaktionen udgøres af en lokalredaktør fra hvert af de 5 lande, der af repræsentantskabet vælges efter indstilling fra de respektive landes guvernører. Blandt lokalredaktørerne vælges efter en turnusordning en hovedredaktør. Administrationen består af en lokaladministrator fra hvert af de 4 lande, idet Island administreres fra Norge. De vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra de respektive landes guvernører. Ud af kredsen vælges efter en turnusordning en hovedadministrator. Vedtægterne for Rotary Norden fremgår af de gule sider. 5. Guvernørens 4 funktionsår. Rotary distrikterne har følgende lovbundne opgaver, som guvernøren er ansvarlig for: Valg af repræsentant til Counsil on Legislation COL Nominering og valg af guvernør Afholdelse af PETS og Instruktionsmøde Afholdes af distriktskonferencen med distriktets årsmøde Hertil kommer klubbesøgene i såvel Litauen som i den danske del af distriktet samt utallige andre ledelsesmæssige opgaver. De lovbundne opgaver er beskrevet under Distriktet i de gule sider. Guvernøruddannelsen foregår i 3 regi: I distriktet i form af mesterlære I Rotary Danmark ved deltagelse i 2 DGN kurser I Rotary International ved deltagelse i GETS og Assembly begge er obligatoriske I det efterfølgende vil de væsentligste opgaver og uddannelsesmæssige tiltag blive beskrevet under de enkelte funktionsår District Governor Nominee DGN. Straks efter nomineringen, som typisk finder sted omkring årsskiftet, indtræder den kommende DGN i guvernørgruppen, hvor den vigtigste oplæring finder sted. I nominee året indtræder DGN i Rotary Danmarks Råd, hvor det første møde er vintermødet. Mødet med de øvrige DGN i Rotary Danmark regi bliver også starten på et centralt netværk de kommende år med gensidig inspiration, fælles planlægning og tiltag samt ofte starten på livslange venskaber. 7

8 Rotary Danmarks sekretær sørger for følgende i begyndelse af året: Opretter Rotary adresse dg1460-xxxx@rotary.dk med aktuel årstal for DG året RD stiller gratis Master Card Gold til rådighed inklusive rejseforsikring. Anvendelsen af kortet er for egen regning Bestiller visitkort for distriktets regning efter fotograferingen på første delen af RD s guvernøruddannelse Vigtige opgaver i den første del af året: Distriktskonferencen tid, sted og indhold - samt nedsættelse af udvalg i sin hjemklub. Afklaring af, hvem der skal fungere som AG, sidde i distriktsråd og distriktsudvalg m.v. og indgå de nødvendige aftaler. Finde et partnerdistrikt for GSE i DG året, såfremt DG ønsker denne aktivitet gennemført. GSE har de seneste år været fælles med Litauen. Tidsplan for DGN: Straks efter nomineringen indtræde i distriktets guvernørgruppemøder Ultimo juni. Kædeoverrækkelse i tiltrædende guvernørs klub. Ved denne lejlighed præsenteres DGN for første gang. Den første fredag i juli. Odense Carolinekildes klubmøde, hvor den nytiltrådte guvernør har sit første klubbesøg. September/oktober. Distriktskonferencen med ledsager. DGN præsenteres. Oktober/november. PrePETS. November DGN1 - heldagsmøde. Første led i guvernøruddannelsen i RD regi, hvor de 5 DGN mødes for første gang. Her koordineres datoerne for PETS og distriktskonferencerne. December/januar: Første møde i RDR - vintermødet. Februar DGN2. Anden og sidste del af guvernøruddannelsen i RD regi møde med overnatning med deltagelse af ledsager. Fotografering til visitkort. Marts. Deltage i PETS, hvor DGN bliver præsenteret. April. Teambuilding seminar for guvernørgrupper i RD regi. Juni. Rotary Danmarks Sommermøde over 2 dage med ledsager. Ultimo Juni. Kædeoverrækkelse. 8

9 5.2. District Governor Elect DGE. Elect året er et meget travlt år med rejseaktiviteter og detailplanlægning af guvernøråret. Her skabes grundlaget for et vellykket guvernørår. Fra årets start er der adgang til Dialogforum for DGE på RI s hjemmeside. Her kan blandt andet downloades samtlige formularer, og dem er der mange af. Tidsplanen for DGE er stort set identisk med DGN året dog med følgende væsentlige ændringer: Guvernøruddannelsen foregår nu i RI regi med ledsager DGE bliver selv ansvarlig for en stor del af aktiviteterne i distriktet AG gruppen forberedes til opgaven Deltagelse i Convention med ledsager Guvernøruddannelsen i RI regi forestås fuldt ud af RI, som i god tid fremsender vejledninger og materiale til brug for uddannelsen og i guvernøråret Governor Elect Training Seminar GETS. Afvikles I oktober sammen med Institute for Zone 15 og 16 - i alt 5 dage med ledsager. Fra onsdag til fredag GETS og fra fredag til søndag Institute. RI betaler for ophold og fortæring under GETS, distriktet betaler tilsvarende for Institute samt transporten. Distriktet betaler i første omgang udgifterne til GETS, idet afregningen fra RI først kommer i juli i guvernøråret sammen med de øvrige penge til dækning af udgifterne i guvernøråret (DG Allocations). Deltagelse i GETS er obligatorisk, og her deltager samtlige DGE ere fra de 2 zoner ca. 30 i alt, den indkommende præsident for RI eller dennes repræsentant, flere nøglepersoner fra RI s ledelse i USA samt repræsentanter for RI s Europa/Afrika kontor i Zürich. Programmet er intensivt og giver et rigtig godt indblik i de kommende opgaver som DG. Det er også her, man skaber sit første netværk såvel i RI ikke mindst til repræsentanterne fra Zürich samt blandt de kommende DG kollegaer. Der er tradition for her at træffe aftale med en nordisk DGE om gensidig deltagelse i det kommende års distriktskonferencer. Der er mange om buddet, så man skal være hurtigt ude. Invitationen kommer i god tid sammen med en del undervisningsmateriale. Det er givtigt at sætte sig ind i materialet, idet det anvendes slavisk på instruktionsseminarerne. Institute. De 2 zoners RI director er ansvarlig for programmet, som består af en række foredrag og indlæg samt kulturelle indslag. Forud for Institute og sammenfaldende med GETS afvikles 2 til 3 seminarer, som distriktsguvernørerne kan tilmelde nøglepersoner fra distrikterne til. 9

10 Assembly og Home Stay. Home Stay finder sted 1 uge midt i januar forud for Assembly. Der kommer typisk flere invitationer til Home Stay fra forskellige steder i USA, men i mange år har der været tradition for, at D-6980 i Orlando, Florida inviterer de danske distrikter sammen med ca. 10 distrikter fra andre dele af verden. Der er privat indkvartering hos en Rotary familie, og man skal være forberedt på at blive inviteret til et lokalt Rotary møde og komme med et indlæg. D-6980 laver et flot men anstrengende program. Ved tilmelding vil man blive opkrævet et symbolsk deltagergebyr på omkring 100 US$. Det er frivilligt at deltage i Home Stay, men det er en stor oplevelse, som man bør tage med. Assembly i San Diego, Californien, på Grand Hyatt Hotel strækker sig over 5 dage og er en unik oplevelse. Samtlige ca. 530 DGE ere med spouser deltager, og hertil kommer mere end 200 repræsentanter for RI. Deltagelsen er obligatorisk, ligesom man skal være til stede under samtlige aktiviteter, hvilket bliver kontrolleret. Indbydelsen kommer i god tid fra RI sammen med rigtig mange formularer og skemaer, men informationen er grundig. Home Stay i Orlando slutter typisk 1½ døgn før Assembly, så ved ankomsten til San Diego er der god tid til at opleve lidt af San Diego inden Assembly starter mandag morgen. Det er en god ide at tage imod et tilbud om Home Stay i en af de lokale klubber. Inden afrejsen til Assembly er der en del forberedelser at gøre sammen med de øvrige danske DGE blandt andet til bestilling af slips, tørklæder og pins m.v., såfremt man ønsker at indkøbe i fællesskab. RI betaler samtlige rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med Assembly. Merprisen for at rejse over Orlando på udrejsen betaler man selv, og den opkræver RI, som også bestiller flybilletterne. Man skal ikke acceptere urimelige ventetider ved mellemlandinger i RI s forslag til rejseplan, ligesom man selv kan bestemme, hvilke selskaber, man vil flyve med. RI betaler overnatning fra dagen før Assembly starter samt til dagen efter afslutningen. Distriktet betaler for eventuel overnatning samt fortæring efter ankomsten fra Home Stay. Eventuel forlængelse af opholdet i USA efter Assembly er for egen regning Aktiviteter i distriktet. Det er DGE s ansvar at afvikle PETS og Instruktionsmødet, som er obligatorisk for de indkommende klubpræsidenter. Det har tidligere været et heldagsarrangement men har de seneste år været fordelt på 2 dage, PrePETS i oktober/november og PETS og Instruktionsmødet i marts. Der kan også være tilbud til klubberne i form af seminarer, som kan afholdes i såvel elect- som guvernøråret. Planlægningen heraf foretages i guvernørgruppen. 10

11 PrePETS afvikles som et aftenmøde startende med spisning. Deltagerkredsen er de indkommende klubpræsidenter samt relevante ressourcepersoner fra distriktsrådet. Fokusområderne er: DG s visioner og planer for det kommende år De forestående opgaver for klubpræsidenterne herunder sammensætning af bestyrelse Introduktion af AG erne Det er en god ide at afsætte god tid til AG ernes første møde med klubpræsidenterne fra deres områder. De deltagende klubpræsidenters klubber betaler deltagergebyr, som dækker omkostningerne. PETS og Instruktionsmødet er et eftermiddags- og aftenmøde. Deltagerkredsen er primært de indkommende klubpræsidenter og -sekretærer, men også andre interesserede fra klubberne kan deltage. Desuden deltager distriktsledelsen i det omfang, DGE finder det relevant. Der er tradition for, at den lokale klubpræsident i byen, hvor PETS afholdes, byder velkommen til byen. Forud for mødet fremsender RI en stor mængde håndbøger og informationsmateriale til anvendelse i distriktet og i klubberne. Materialet kan passende distribueres på mødet. Husk når bestillingsformularen kommer fra RI at få materialet til Litauen sendt direkte. På eftermiddagsprogrammet er der fokus på at give deltagerne fra klubberne en vifte af inspiration til det kommende års arbejde i klubledelserne, mens aftenprogrammet afvikles i en del for klubpræsidenterne og en del for sekretærerne og øvrige deltagere. DGE s møde med præsidenterne har fokus på de kommende klubbesøg m.v., og DGE kan med fordel allerede på dette tidspunkt have udarbejdet et udkast til besøgsplan samt udlevere Huskelisten til klubpræsidenterne bilag 1. Det er også her DGE forelægger sit budget for funktionsåret til godkendelse. Budgetforslaget udsendes sammen med indbydelsen i god tid forud for mødet. Distriktets kasserer er en god hjælp ved udarbejdelsen af budgettet. I budgettet indgår et beløb fra RDR, der gennem flere år har udgjort kroner. Beløbet er beregnet til at dække udgifter til den litauiske formand og sekretær med ledsageres deltagelse i den danske distriktskonference samt tilsvarende rejseaktiviteter til Litauen. I forlængelse af mødet er der tradition for, at AG erne mødes i grupper sammen med præsidenterne fra deres område. Instruktionen til sekretærerne har fokus på de mange praktiske opgaver, sekretæren skal løse såvel forud som i funktionsåret. Landssekretæren kan deltage som instruktør på mødet, i givet fald skal DGE koordinere datoen for PETS med de øvrige DGE er. Deltagernes klubber betaler deltagergebyr, som dækker omkostningerne. 11

12 PETS i Litauen. Den litauiske del af distriktet planlægger og afvikler selv deres PETS i marts måned. Der er typisk afsat 30 minutter til DGE s indlæg men stil også krav om af få et møde med de kommende AG ere der er 5. Det er en god ide at have udkastet til datoerne for klubbesøgene med til mødet. Vær ude i god tid overfor litauerne af hensyn til din kalender. PETS er en god anledning til at indlede netværksarbejdet i Litauen ikke mindst til den kommende formand for rådet. Aftal med formanden hurtigst muligt at få en oversigt over de kommende møder i rådet, så du kan deltage i nogle af dem, og anmod også om andre relevante datoer som distriktskonferencen og Rotariada. Sekretæren for Rotary i Litauen, Edita Katinaite-Kalciuniene (admin@rotary.lt (5) ), er en værdifuld samarbejdspartner. Få oplyst hos hende, hvor mange årgangsslips og tørklæder der skal bruges i Litauen, så du har dem med til PETS. DGN bør deltage som observatør og skal præsenteres. Seminarer. Der er tradition for at såvel distriktsledelse som -udvalg udbyder seminarer til klubberne som led i de visioner og mål, DG har for sit funktionsår. Nogle seminarer kan derfor med fordel afvikles i electåret, og den største tilslutning nås bedst ved afvikling i vintermånederne. Der opkræves deltagergebyr Guvernørassistenterne. Der henvises til distriktets vejledning for udpegning af AG bilag 2. Forud for første år som AG er vedkommende føl hos den fungerende AG og deltager på årets AG seminar i Rotary Danmark regi. Tidligt i DGE året indkaldes den kommende AG gruppe med henblik på forventningsafstemning og planlægning af gruppens rolle på PrePETS og PETS samt klubbesøgene herunder formøder Convention. Der er tradition for, at distriktets guvernør deltager i Conventions med ledsager i elect året for distriktets regning. Convention finde sted sidst i maj eller først i juni. Tilmeld i god tid, da der er stor rift om de kulturelle tilbud samt centralt beliggende hoteller. Det samme gælder booking af fly Kædeoverrækkelsen. DGE s hjemklub arrangerer og indbyder til kædeoverrækkelse. For klubbens regning indbydes distriktsrådet samt tidligere guvernører (også fra Litauen). Også den indkommende formand for rådet i Litauen inviteres. Alle med ledsagere. DGE sørger for, at der købes blomster til de 2 spouser. 12

13 Efter kædeoverrækkelsen præsenteres den indkommende DGE og DGN og der overrækkes nåle. Distriktet har en vandrelysestage, som lyser op i IPDG s hjem i past året og videregives ved kædeoverrækkelsen til den nye IPDG. Lysestagen forbliver i den danske del af distriktet og gives til IPDGD, hvis IPDG er fra Litauen District Governor. Så er guvernøråret endelig i gang. Der er rigtig mange opgaver i at tage vare på, og de vigtigste er angivet efterfølgende. DG Allocations Månedsbreve Governors Dish Klubbesøgene Deltagelse i møder i RDR regi Ansvar for møder i distriktet Distriktskonferencen Ansvar for distriktets hjemmeside Guvernørens økonomi - DG Allocations. I electåret skal der til RI indsendes en oversigt over de forventede rejseaktiviteter m.v., som danner grundlag for de midler, RI stiller til rådighed for DGN, DGE og DG året. Pengene overføres i juli måned i DG året med 70% af den tildelte sum tillige med 70% af et uddannelse og træningsbeløb, som distriktet kan disponere over på grund af, at distriktet omfatter klubber i 2 lande. Der medfølger udførlig vejledning samt et regneark til brug ved den løbende registrering. Det er en stor fordel løbende at registrere udgifterne i skemaet, som sammen med bilag skal indsendes til RI senest den 1. august i PDG året. Vær opmærksom på, at en del af litauernes trænings- og uddannelsesomkostninger i DGE året kan refunderes via DGA f.eks. til PETS og AG træning. Kørsel i øvrigt i de 4 funktionsår, som ikke dækkes af DG Allocations, godtgøres af distriktet efter statens takster for kørsel i egen bil Månedsbreve. DG har pligt til hver måned at udsende månedsbreve til distriktets klubber også klubberne i Litauen. Edita oversætter fra engelsk til klubberne i Litauen. Brevene til de danske klubber udsendes via distriktets nyhedsredaktør. 13

14 Governors Dish. Den sidste fredag i august afholdes årets golfmatch for Rotarianere med ledsagere i distriktet. DG s hjemklub står for arrangementet Klubbesøgene. Klubbesøgene er en central aktivitet og fylder tidsmæssigt rigtig meget ikke mindst på grund af rejseaktiviteterne til Litauen. Såvel for DG som for klubberne er det hensigtsmæssigt at få så mange klubbesøg afviklet i den første halvdel af året som muligt, så planlægningen heraf forud for de 2 PETS er vigtig. Sørg for at holde tiden omkring distriktskonferencen fri for klubbesøg, da der typisk kommer uforudsete aktiviteter vedrørende konferencen. Klubbesøg kan afvikles som intercity møder efter DG s valg. Såvel i Litauen som i den danske del af distriktet har AG erne en vigtig rolle i forbindelse med planlægningen og gennemførelsen af klubbesøgene. Efter besøget i den enkelte klub udfylder AG et skema over klubbens aktiviteter m.v. Skemaerne sendes til RI senest den 15. maj i DG året. Inviteres DG til klubjubilæer eller charterfester medbringes en gavecheck fra distriktet på et symbolsk beløb f.eks. 250 Litas eller 500 kroner. RI sender via DG lykønskningstelegram til jubilæer og charterbrev til nye klubber. DG sørger for indramning af charterbrevet. Klubbesøgene i Litauen kan på grund af sprog- og kulturforskelle samt store afstande give mange udfordringer. Edita kan levere fortegnelse over klubadresser samt og telefonnumre på klubpræsidenter og -sekretærer. Da klubberne ofte skifter mødetidspunkt og -sted, kan det være en fordel at have dialog med såvel AG som klubpræsident forud for besøget i den enkelte klub. En stor del af klubberne har møde om mandagen, så det vil være nødvendigt at flytte en del møder, såfremt klubbesøgene skal afvikles rationelt. Klubberne er meget forstående herfor. Mange af klubberne holder deres møder på et hotel, og i disse tilfælde er det en stor fordel at overnatte samme sted. Anmod klubberne om selv at sørge for en tolk til klubbesøgene. Mange klubber benytter lejligheden ved klubbesøget til at vise DG lokale projekter samt vise byens seværdigheder. De kulturelle forskelle medfører, at der ofte spises og tales under selve mødet Møder i Rotary Danmark regi. FU. I guvernøråret indtræder DG i RDR s forretningsudvalg, som afholder 4 til 5 møder i løbet af året. Formanden vil i god tid lave udkast til en mødeplan for at undgå konflikt med klubbesøgene. 14

15 RDU. DG indtræder også i bestyrelsen for RDU, medmindre der i guvernørgruppen er aftalt, at en anden fra guvernørgruppen end DG udfylder denne post. Denne mulighed er kommet for at sikre bedre kontinuitet i bestyrelsen. Rotary Danmarks Hjælpefond. DG er medlem af bestyrelsen i guvernøråret. Der afholdes et årligt bestyrelsesmøde i forbindelse med RDR s sommermøde. Forretningsudvalget sender løbende kopi af bevillingerne. Enkelte sager kan sendes til godkendelse i bestyrelsen Møder i distriktet. Guvernørgruppemøder afholdes ca. hver anden måned på guvernørens foranledning. Distriktsrådsmøder afholdes 1 eller 2 gange årligt. Umiddelbart forud eller i begyndelsen af året og eventuelt halvvejs. Frokostmøde for PDG. Den anden fredag i marts inviterer DG distriktets PDG til et frokostmøde, hvor DG orienterer om distriktets status Distriktskonferencen. Distriktskonferecen er årets begivenhed i distriktet. DG s hjemklub står for den praktiske gennemførelse, men distriktet bærer den økonomiske risiko. Af hensyn til aftaler med eventuelle fremmede foredragsholdere samt disponering af lokaleforhold er det nødvendigt at påbegynde planlægningen og nedsættelse af udvalg i hjemklubben allerede tidligt i nominee året. Følgende forhold omtales i det efterfølgende: Governors Dinner Program Årsmødet Gæster Governors Dinner. Fredag aften forud for konferencen inviterer DG til Governors Dinner typisk fra kl til kl Gæsterne er guvernørgruppen, rådsformand og sekretær fra Litauen, eventuelle gæstende guvernører fra nabodistrikter herunder D-1890 Nordtyskland samt RI Præsidentens repræsentant alle med ledsagere. Eventuelle gæster derudover efter DG s valg. Udgifterne er en del af det samlede budget for distriktskonferencen Program. Distriktskonferencen afvikles lørdag. Efter RI s bestemmelser skal der samlet være 8 timers Rotary relevant program. Repræsentanten for Præsidenten for RI skal formelt tilbydes 2 gange 20 15

16 minutters indlæg i løbet af dagen og aftenen, ligesom årsmødet også er en del af programmet. Herudover er der frit valg for DG til at sammensætte konferencens program. Der er tradition for, at repræsentanter for Inner Whel og Rotaract deltager. Frokosten afvikles efter traditionen i værtsklubbens regi. Der er tradition for, at der for ledsagerne arrangeres en ledsagertur. Lørdag aften er der festmiddag med efterfølgende dans, og kl overrækker IPDG med ledsager 2 Kentucky krus med indhold til DG og dennes ledsager. Historien bag Kentucky krusene samt opskriften på indholdet bilag Årsmødet. Årsmødet er distriktets generalforsamling. Dagsorden, samtlige beretninger samt det reviderede regnskab skal stilles til klubbernes rådighed senest 1 måned forud. IPDG er ansvarlig for færdiggørelse af beretninger og regnskab. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Beretning ved IPDG 3. Godkendelse af regnskab ved IPDG eller distriktskasserer 4. Kommentarer til de udsendte beretninger 5. Valg af nomineringskomite for Distriktsguvernør 6. Status for indeværende år ved DG 7. Præsentation af DGE 8. Præsentation af DGN 9. Eventuelt Valg af nomineringskomite for DG sker ved lodtrækning. 6 klubber udtrækkes tilligemed 1 suppleant for hver klub. De 6 udtrukne klubber deltager ikke i lodtrækningen det følgende år. 1 repræsentant fra hver af de 6 klubber udgør nomineringskomiteen. Fordelingen af de 6 klubber mellem den litauiske og danske del af distriktet afgøres ved forholdstal på basis af klubbernes antal valgmænd jf. nedenfor. De senest år har fordelingen været 4 danske og 2 litauiske klubber. Kommer et punkt til skriftlig afstemning på årsmødet, kan klubber med op til 37 medlemmer stille med 1 valgmand, klubber med 38 til og med 62 medlemmer med 2 valgmænd, og klubber med 63 til og med 87 medlemmer med 3 valgmænd o.s.v. Bestemmelserne fremgår af RI Bylaws Artikel