Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i varetægt hos Indenrigs- og Sundhedsministeriet

Transkript

1 tatens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i varetægt hos Indenrigs- og undhedsministeriet I medfør af 7, stk. 1, i ulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af Indenrigsministeriet i perioden , af Valgretsnævnet 1980 ff samt af Værnepligtsnævnet 1968 ff. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinierne i bilag assation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Indenrigs- og undhedsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på webadressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på tatens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 29. april 2003 irsten Villadsen ristmar Arkivchef RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 1

2 BILAG 1 til tatens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier fra Indenrigsministeriets journalperiode ølgende arkivalier bevares: A. øgemidler, herunder: - Journalplan - Journalkort - Emnekort - Emneordbøger - Visdomsbøger - Navnekort - Brevkopibøger B. Journalsager - dog kasseres sager journaliseret i nedenstående saggrupper, med mindre der er tale om sager, som er nævnt i visdomsbog eller på anden måde er markeret som principielle Der foretages kassation i nedenstående j.nr. efter den kode der står i venstre side. Bemærk, at understregede saggrupper kun er overskrifter. Der benyttes følgende kassationskoder: = Total kassation = asseres, dog bevares personalesager for personer født d. 1. i en måned og for chefer C = Chefer bevares = ager, modtaget til orientering, og som ikke har været genstand for sagsbehandling, kasseres # = ærlig bestemmelse, som er angivet med kursiv lige under saggruppen 0 ekretariatssager 03 Generelle personalesager 031 lassificering og oprykning 032 Personaleoversigter og tællinger 033 Ansættelsesforhold 0330 Akademisk personale Ansættelse, konstitution, udnævnelse, afskedigelse Løntillæg, honorarer, vederlag, pension, ATP Tjenestefrihed, arbejdstid, bibeskæftigelse, udstationering, sygdom orskelligt 0331 ontorpersonale Ansættelse, konstitution, udnævnelse, afskedigelse Løntillæg, honorar, vederlag, pension, ATP Tjenestefrihed, arbejdstid, ferie, sygdom orskelligt RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 2

3 C 0332 Betjente, ministerchauffører Ansættelse, udnævnelse, afskedigelse Løntillæg, honorar, vederlag, pension, ATP Tjeneste, frihed, arbejdstid, ferie, sygdom Uniform orskelligt 0333 Andet personale, herunder studenter 0334 Jubilæum 0335 Ansattes deltagelse i bedriftsværn 0336 Ansattes lønanvisning, kildeskat m.v lassificering og oprykning 0339 orskelligt 037 Ledige stillinger 0370 Opslag af stillinger i ministeriet 0371 Meddelelser om ledige stillinger uden for ministeriet 0379 orskelligt 039 orskelligt 0390 Telefoner 0391 Rejseregnskaber, receptioner m.v orskelligt 04 ager vedrørende ministeriets enkelte ansatte (A-Å) 040 Akademisk personale 041 ontorpersonale 042 Betjente, ministerchauffør 043 Andet personale, herunder studenter 044 Personale i regnskabscentralen 06 Lokaler, inventar, telefoner, kontorrekvisitter m.v. 060 Lokaler 061 Inventar 062 Telefoner 063 ontormaskiner 064 Andre rekvisitter 065 Litteratur, avishold og avisudklip 069 orskelligt 1 ommunalvæsen, overøvrigheder 17 Overøvrighederne 173 ommunalvæsen, overøvrigheder, de enkelte overøvrigheder 1732 Lejede lokaler og amtsgårde 1733 ontorhold og inventar 2 Værnepligt og udskrivningsvæsen, civil værnepligt, civilforsvar 20 Værnepligt, udskivningsvæsen RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 3

4 203 De enkelte institutioner 2031 Personale 2032 Lokaler 2033 ontorhold og inventar 21 Civil værnepligt 213 De enkelte institutioner 2131 Personale 2132 Bygninger og lokaler 2133 ontorhold og inventar 22 Civilforsvar 223 Civilforsvarsstyrelsen 2231 Personale 224 Civilforsvarskorpset 2241 ager vedrørende fast personel 2245 Bygninger og faste anlæg 4 Valg og afstemninger, folkeregistre 40 olketingsvalg og folkeafstemninger 400 Generelle sager 4003 Udenlandske valglove Norge verige Tyskland Andre stater 5 undhedsvæsen 50 ygehusvæsen 500 ygehusvæsenet i almindelighed 5001 Oplysninger om danske og udenlandske sygehusvæsen Oplysninger om udenlandsk sygehusvæsen 502 tatslige sygehuse og institutioner inden for sygehusvæsenet 5020 ønderborg sygehus Personalesager 5021 ødselsanstalten i Jylland Personalesager 5022 inseninstituttet Personalesager 5023 tatens eruminstitut Pesonalesager Udnævnelser Afskedigelser rit. for notering af sygedag upplementsunderstøttelse RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 4

5 Andre personalesager 53 Uddannelse af personale inden for sundhedsvæsenet (U) 533 De enkelte skoler 5332 Personalesager 56 undhedsstyrelsen, embedslæger 560 undhedsstyrelsen 5602 Almindelige personalesager (er i virkeligheden stillingsopslag) 5603 ager vedrørende enkelte ansatte 561 Embedslægerne 5612 Almindelige sager vedrørende løn- og tjenesteforhold 5614 ager vedrørende enkelte embedslæger 59 orskelligt 591 Tipstilskud til sundhedsvæsenet 5912 Tilskud til studierejser 7 Internationale sager 70 Almindelige vedrørende internationalt samarbejde og udenrigske forhold 705 Udveksling af oplysninger om administrative og andre forhold 71 orenede Nationer og særorganisationerne 712 Verdenssundhedsorganisationen (WHO) 7121 onkrete sager onkrete sager fra Geneve 72 Andre intergovernmentale organisationer 720 Nordisk Råd 7200 Vedtægt, sessioner, præsidium, udvalg, arbejdsform, kontaktmænd, virksomhed i almindelighed 722 De europæiske fællesskaber (EEC) 7220 Generelt vedrørende EEC 7224 amarbejde vedrørende enkelte emner bortset fra 7221, 7222 og Europarådet (Council af Europe) 7230 Generelle spørgsmål 7231 Public Health 7232 Partial Agreement 74 Andet internationalt samarbejde, herunder teknisk bistand 745 ongresser RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 5

6 BILAG 2 til tatens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier fra Indenrigsministeriets journalperiode ølgende arkivalier bevares: A. øgemidler, herunder: - Journalplan - Journalkort - Emnekort - Emneordbøger - Visdomsbøger - Navnekort - Brevkopibøger B. Journalsager - dog kasseres sager journaliseret i nedenstående saggrupper, med mindre der er tale om sager, som er nævnt i visdomsbog eller på anden måde er markeret som principielle Der foretages kassation i nedenstående j.nr. efter den kode der står i venstre side. Bemærk, at understregede saggrupper kun er overskrifter. Der benyttes følgende kassationskoder: = Total kassation = asseres, dog bevares personalesager for personer født d. 1. i en måned og for chefer C = Chefer bevares = ager, modtaget til orientering, og som ikke har været genstand for sagsbehandling, kasseres # = ærlig bestemmelse, som er angivet med kursiv lige under saggruppen 0 ekretariatssager 03 Generelle personalesager 032 Lønmæssig indplacering (lassificering, omklassificering, oprykning, tillæg, særlige ydelser, T. 6), over- og merarbejdsbetaling 033 Lønanvisning, kildeskat, ATP, lønmodtagernes garantifond, pension 034 Tjenestetid, bibeskæftigelse, sygdom og ferie 036 Opslag af ledige stillinger 037 Rokering, udstationering og udlån 038 Uddannelse og kurser 0380 Generelle sager 0381 VH s kurser 0382 DJØ s kurser 0383 Andre eksterne kurser 0384 onferencer m.v Intern kursusvirksomhed RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 6

7 0389 orskelligt 039 orskelligt 0390 Tilladelser og bemyndigelser 0391 Bedriftsværn 0392 Jubilæum, legater 0393 Personaleoversigter og personaletællinger 0399 orskelligt i øvrigt 04 Dossiersager vedrørende ministeriets enkelte ansatte (sekretariatet) 040 Akademisk personale 041 ontorpersonale 042 Betjente, ministerchauffører 043 Andet personale, herunder studenter 044 Regnskabscentralens personale 045 ekretariatet for personregistrerings personale 06 Inventar, telefoner, kontormaskiner og rekvisitter m.v. (sekretariatet) 061 Inventar 0610 Generelle sager 0611 onkrete sager om anskaffelse af inventar til departementet 062 Telefoner 0620 Generelle sager 0621 onkrete sager 063 ontormaskiner 0630 Generelle sager 0631 Årlige sager om maskinindkøb 0632 Andre maskinindkøb 0633 Vedligeholdelse 0639 orskelligt 064 Andre kontorrekvisitter 0640 Generelle sager 0641 onkrete sager 065 Litteratur, avishold, avisudklip 0650 Generelle sager 0651 onkrete sager 069 orskelligt 07 Bygninger og lokaler (sekretariatet) 070 Generelle sager 071 Byggeri, krav vedrørende bygningers og lokalers udformning og indretning 072 Drift af bygninger 073 Departementets lokaler 079 orskelligt 09 orskelligt (sekretariatet) RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 7

8 090 Høringer m.v. fra andre ministerier og disses styrelser m.v., som ikke kan placeres andetsteds i hovedgruppe Oversendelser 096 Information om Indenrigsministeriets organisation og virksomhed 0961 Publikationer 0962 orrektur af håndbøger m.v. 1 ommunalvæsen, overøvrigheder 14 ommunal økonomi 142 ommunal økonomi i almindelighed, statistik, skatter og afgifter, tilsyn 1422 ommunaløkonomiske spørgsmål Andre ministeriers love, bekendtgørelser, cirk., aktstykker m.v. 17 Overøvrighederne 173 De enkelte overøvrigheder 1731 Personale 1732 Lejede lokaler og amtsgårde 1733 ontorhold og inventar 2 Værnepligt og udskrivningsvæsen, civilværnepligt, civilforsvar (2.a.kt.) 20 Værnepligt, udskrivningsvæsen 203 De enkelte institutioner 2031 Personale 2032 Lokaler 2033 ontorhold og inventar 21 Civil værnepligt (2.a.kt.) 213 De enkelte institutioner 2131 Personale 2132 Bygninger og lokaler 2133 ontorhold og inventar 22 Civilforsvar (2.a.kt.) 223 Civilforsvarsstyrelsen 2231 Personale 224 Civilforsvarskorpset 2241 ager vedrørende fast personel 4 Valg og afstemninger (3.a.kt.) 40 olketingsvalg og folkeafstemninger (3.a.kt.) 400 Generelle sager 4003 Udenlandske valglove Norge verige Tyskland RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 8

9 40033 Andre stater 407 De enkelte valg og afstemninger 4072 Opgørelse af valgresultater # Indsendelse af valgbøger (kematisk blad i journalen) Valgbøger, der er i Indenrigs- og undhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 413 De enkelte kommunale valg 4134 Opgørelse af valgresultat # Valgbøger for amtsrådsvalg og kommunalvalg Valgbøger, der er i Indenrigs- og undhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 43 Valg til Europa-Parlamentet (3.a.kt.) 430 Generelle sager 4303 Udenlandske valglove Tyskland Holland Belgien Luxembourg rankrig Italien England Irland 435 De enkelte valg 4354 Opgørelse af valgresultat # Indsendelse af valgbøger (skematisk blad i journalen) Valgbøger, der er i Indenrigs- og undhedsministeriets varetægt, fra valg til olketing, EU-parlament, amtsråd og kommunalbestyrelser kasseres, mens valgbøger fra folkeafstemninger bevares. 5 undhedsvæsenet 50 Generelle og tværgående områder, herunder tværgående institutioner 503 Embedslægevæsenet 5035 onkrete personalesager 504 Dansk ygehus Institut 5045 onkrete personalesager 505 Dansk Institut for linisk Epidemiologi 5055 onkrete personalesager 506 tatens erum Institut 5065 onkrete personalesager 51 ygehusvæsen RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 9

10 513 inseninstituttet 5135 onkrete personalesager 57 Uddannelse af personale samt udøvelse af erhverv inden for sundhedsvæsen 573 Indenrigsministeriets skoler for medicinsk personale 5732 Bygninger og lokaler samt disses indretning 5735 onkrete personalesager 7 Internationale sager 71 orenede Nationer (UN) og særorganisationerne 712 Verdenssundhedsorganisationen (WHO) 7124 Expert Committees, Advisory Panels 7125 Conferencer 7126 Reference Centers 7127 onventioner 7128 WHO s bygning på cherfigsvej og trandpromenaden 7129 orskelligt 713 International Labour Organization (ILO) Andre særorganisationer 72 Andre organisationer 720 Nordisk Råd og andet nordisk samarbejde (Nordisk ministerråd) 7200 Generelle sager vedrørende Nordisk Råd 7202 onkrete sager vedrørende Nordisk Råd 7203 Andet nordisk samarbejde 722 De europæiske fællesskaber (EEC) (E) (Rådet) 7220 Generelle sager 7221 Etableringsret og tjenesteydelser 7222 amarbejde vedrørende lægemidler 7223 Vandrende lønmodtgere krav på sociale- og sundhedsmæssige ydelser 7224 Andre sager 7229 orskelligt 723 Europarådet (Council of Europe) 7230 Generelle sager 7231 Public Health 7232 Partial Agreement 7233 Andre sager 724 Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) 725 European Nuclear Energy Agency (ENEA) 726 North Atlantic Treaty Organization (NATO) (bortset fra sager vedrørende civilt beredskab og civilforsvar) RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 10

11 BILAG 3 til tatens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier fra Valgretsnævnet 1980 ff. Valgretsnævnet 1980 ff. Valgretsnævnets arkivalier bevares. Dog kasseres konkrete sager om ansøgninger fra udlandsdanskere om optagelse på folketingsvalglisten, bortset fra sager på personer, der er født d. 1. i en måned, samt principielle sager, der er omtalt i nævnets visdomsbog. RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 11

12 BILAG 4 til tatens Arkivers bestemmelse om bevaring og kassation af arkivalier fra Værnepligtsnævnet. Værnepligtsnævnet Værnepligtsnævnets arkivalier bevares. Dog kasseres konkrete C-sager (udsættelse af hensyn til uddannelse, egen eller pårørendes velfærd eller andre væsentlige grunde) og D-sager (fritagelse i forbindelse med 3 gange udsættelse på grund af egen eller pårørendes velfærd), bortset fra: - sager på personer, der er født d. 1. i en måned - principielle sager - C-sager fra før D-sager fra før 1968 RA J. nr , Indenrigsministeriet, Valgretsnævnet og Værnepligtsnævnet side 12