13/6 Folkemøde på Bornholm 26/6 Roskilde byråd besigtiger Æblehaven/Rønnebærparken og Ringparken. Er der andre kommentarer end de som kom efter mødet?

Transkript

1 Konstituerende Selskabsbestyrelsesmøde Parkvænget 25, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres 1. L Opfølgning fra sidste møde 2. O Kommende arrangementer frem til næste møde 13/6 Folkemøde på Bornholm 26/6 Roskilde byråd besigtiger Æblehaven/Rønnebærparken og Ringparken 3. O Evaluering af Repræsentantskabsmøde 24. maj 2014 Er der andre kommentarer end de som kom efter mødet? Vi skal have Jens Gaardbo til næste år God opstilling Flot indretning af lokale TV skærme for små Andet head set Tidsplan for stram Bedre indsigt i kandidater Bedre forklaring af vedtægtsændring Mindre tid til forretningsordens debat de skal være afklaret inden fx via ekstranet Godt med temamøderne SB skal forholde sig til samtlige kandidater Brug ikke forkortelser Mere præcise slides og valgtemaer Til beslutning Repræsentantskabets medlemmer har også evalueret mødet og resultatet af dette er fremsendt til SB 10/6 14. Generelt virker det til, at der ikke er efterspørgsel på gruppearbejdet under repræsentantskabsmødet. Selskabsbestyrelsen må gerne være mere på banen under mødet f.eks. i forbindelse med 1

2 gennemgang af de lidt tungere ting, der er på dagsordenen. Der skal gives bedre introduktion til det online chatrum inden mødet. 4. O Møderække for Selskabsbestyrelsen Som bilag 1 var forslag til møderække for selskabsbestyrelsesmøder, forretningsudvalg og repræsentantskab 2014/15 fremsendt. Alle bedes forud for mødets afholdelse have sikret sig, hvorvidt datoerne passer. Møderækken blev godkendt og opdateret mødeplan vedlægges referatet som bilag. Følgende temaer blev ønsket: Det politiske arbejde Ekstranet og mulighederne herpå / Bestyrelsesforum Udenoms arealer 5. O Godkendelse af forretningsorden for SB Forslag til forretningsorden for Selskabsbestyrelsen var fremsendt som bilag 2. Forretningsordenen blev med enkelte rettelser godkendt. Opdateret forretningsorden vedlægges som bilag. 6. L Forventningsafstemning om SB-samarbejde 7. O Konstituering og Forretningsordener for bestyrelsesudvalg Uddannelsesudvalg Kommissorium vedlægges som bilag 3. Udvikling af nye kurser tages op på et Bestyrelsesmøde i marts og oktober som fast punkt. Demokratiudvalg Udvalget forslås nedlagt, da vi skal arbejde med strategi 2020 Arbejdsgruppe om samfundsansvar To deltagere søges til at deltage i udformningen og præsentation af udkast til selskabets samfundsansvars politik. 2

3 Deadline 30. september 2014 Energi- og miljøudvalg Kommissorium vedlægges som bilag 4. Udvalget forslås nedlagt, da mange af aktiviteterne ligger i Byggeudvalget for nybyggeri og resten i afdelingerne. Forretningsudvalg Kommissorium vedlægges som bilag 5. Der skal vælges en person ud over de som fremgår i kommissorium. Bygge- og renoveringsudvalg Der skal vælges to medlemmer fra SB. Kommissorium som vedtaget på repræsentantskabsmødet Udlejningsudvalg Kommissorium vedlægges som bilag 6. Der skal vælges tre personer Til drøftelse, beslutning og valg Uddannelsesudvalgets kommissorium blev tilrettet så udvalgets ansvarsområde er, at initiere nye kurser og er ansvarlig for, at der er vært/værtinde til kurserne. Program for konferencen fastlægges i Selskabsbestyrelsen. Selskabsbestyrelsesmedlemmerne Anna, Nina og Henriette blev valgt til udvalget. Per B. blev valgt som suppleant. Demokratiudvalget blev nedlagt. Poul Reynolds kan fortsat bruges som konsulent for selskabsbestyrelsen og facilitere områdekoordinatorer mv. Arbejdet bliver også en del af det kommende strategiarbejde. Arbejdsgruppe om samfundsansvar blev nedsat med selskabsbestyrelsesmedlemmerne: Chris Warby og Bodil Nielsen. Energi- og miljøudvalg blev nedlagt. Selskabets klima- og miljøkonsulent fortsætter arbejdet. Forretningsudvalgets kommissorium blev godkendt og selskabsbestyrelsesmedlemmet Jens Frederiksen valgt til udvalget. Der afholdes cafémøde den 12. august til drøftelse og beslutning af krav til forretningsudvalget og personerne heri, samt fremtidssikring af udvalget. Til Bygge- og renoveringsudvalget valgtes selskabsbestyrelsesmedlemmerne Per P. og 3

4 Richard. Per P. blev valgt som formand for udvalget. Kommissorium blev vedtaget på repræsentantskabsmødet. Udlejningsudvalgets kommissorium blev godkendt og selskabsbestyrelsesmedlemmerne Lisbeth, Annette S. og Bodil B. blev valgt til udvalget. Udlejningsudvalgets arbejdsområde fremgår af kommissoriet for udvalget. 8. O Tema for det ordinære repræsentantskabsmøde Det indstilles, at temaet for næste års repræsentantskabsmøde bliver ressource bevidsthed. Altså bevidsthed om de penge afdelinger, bestyrelser og selskab bruger, ligesom energi, serviceniveau samt emner, som må komme ved tematiseringen af emnet. Det vil dermed være et tema for områdemøder, konference, markvandringer og årets arbejde frem til næste repræsentantskabsmøde. Hvorvidt det ender med at blive tema for det ordinær møde vil kun tiden vise. Som en evt. konsekvens af dette skal SB sætte sig nogle mål for dette. Et for selskab, afdelinger og sig selv. Det blev besluttet, at arbejde videre med et tema, som tager udgangspunkt i ressourcebevidsthed og betydningen for menneskene bag. 9. L Bjergmarken, Holbæk 10. L Udarbejdelse af varmeregnskaber 11. L Indstilling om tilskud til Knolden, Roskilde 12. O Indstilling om helhedsplan til Margrethegården, Ringsted 13. L Byggefejl Vedlagt Indstillinger bilag 10, 11, 12 og 13, som gennemgås på mødet. Konsekvensen af flere års utilstrækkelige henlæggelser ses nu og må forventes også at give sig udslag på kommende helhedsplaner. Derfor bliver disse også gennemgået for evt. besparelser, ligesom vi løbende sikrer, at alle afdelinger henlægger som DV planen foreskriver. Skema A for de støttede byggerier, finansieringsskitsen, herunder kapitaltilførsler, tilskud, huslejestøtte og fritagelse for indbetalinger til dispositionsfonden og G-indskud blev godkendt. 4

5 14. O Valg af deltagere i Task Force Forudsætninger herfor er: Du skal være i stand til at lede et krævende møde. Du skal være en dreven dirigent Du skal have dybtgående indsigt i selskabets drift Hvem melder sig til ovennævnte opgave Til drøftelse Følgende meldte sig og blev valgt Bodil N., Chris, Jens og Jan René. 15. O Valg af mentorer Forudsætninger herfor er: Du kan vejlede og rådgive en afdelingsbestyrelse i årets gang Du skal støtte en god dialog mellem Områdekontor og afdelingsbestyrelse Du er erfaren som afdelingsbestyrelsesmedlem Du skal kunne varetage et dirigentjob Hvem melder sig til ovennævnte opgave? I takt med behov opstår, fordeler vi opgaverne ud fra hensyn til område m.v. Til drøftelse Følgende meldte sig og blev valgt Per B., Lisbeth (som føl), Bodil N., Anna, Jens, Annette, Bodil B., Mia (i ungdomsboliger). 16. L Anvisningsret 17. L Orientering fra direktionen 18. O Orientering fra forretningsudvalget Områdemøde i Borup Lån Skelbækparken t.kr 272 fra Klimapuljen Lån Karlemoseparken t.kr fra Klimapuljen Dagsorden til SB møde 11/6 Velkomstmøde med Richard og Alex Hvilke signaler gav repræsentantskabsmødet til SB? Til orientering 5

6 19. L Selskabsbestyrelsesmedlemmer 20. O Udvælgelse af fokuspunkter på selskabet TV indslag om bestyrelsesmødet Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Hvilke punkter ønsker bestyrelsen der fokuserer på i TV indslaget fra dette møde? Følgende punkter blev besluttet: Mentorerne reklame om tilbuddet til nye bestyrelser Evt. kvittering for et godt repræsentantskabsmøde Konstitueringen Deltagelse i almene boligdage med opfordring til deltagelse Mødedatoer og emner meldes ud særskilt. 21. O Orientering fra bestyrelsen For at fremme behandlingen af punktet, sendes input så vidt muligt en uge før bestyrelsesmødet. Punktet følger samme procedure som forretningsudvalget. Under mødet kan der stilles spørgsmål til punkterne. Til orientering 22. O Orientering fra områderne For at fremme behandlingen af punktet, sendes input så vidt muligt en uge før bestyrelsesmødet. Punktet følger samme procedure som forretningsudvalget. Under mødet kan der stilles spørgsmål til punkterne. Til orientering Områdemøde i Hyrdehøj. 23. L Evaluering af dette møde 24. L Eventuelt 6