Direktøren har i samarbejde med økonomichefen Douglas McDermott besluttet at hyre en ekstern projektleder til at forestå det kommende flytteprojekt.

Transkript

1 Case: Yachtværftet Den amerikanske yacht-entusiast Mark Nelson Jr. har lige købt det fremgangsrige danske yachtværft MM Cruiser på Fyn. Virksomheden har mange ordrer på de luksuskatamaraner som den bygger. I øjeblikket er 10 skibe under konstruktion, hvor kontrakt er underskrevet og delbetalinger modtaget. Værftet har indtil nu lejet lokaler i tilslutning til en lystbådshavn. Den nye ejer mener, at lokalelejen er for høj, den nuværende økonomiske konjunktur taget i betragtning. Man har forsøgt at forhandle lejen ned, men efter kort tids forhandlinger som ikke gav noget resultat har den nye ejer skåret igennem og besluttet at værftet skal flytte til en ny lokation, som han har haft i kikkerten. Direktøren Helge Vind har indgået en option på at leje stedet, en hangar på en nedlagt flyveplads, seks kilometer inde i landet. Dog mener Helge, at beslutningen måske var lidt forhastet, fordi han fornemmede, at der var ved at komme hul igennem på forhandlingerne om huslejenedsættelsen. Direktøren har i samarbejde med økonomichefen Douglas McDermott besluttet at hyre en ekstern projektleder til at forestå det kommende flytteprojekt. Arbejdsstyrken på værftet udgør: En direktør, to formænd, otte skibsbyggere, seks svende, en økonomichef og fire kontorpersonale. Formændene har inspiceret hangaren og mener, at den er perfekt egnet til arbejdet. Den nye lokation vil udover en lavere husleje også give muligheder for ekspansion. Dette er en fordel fordi den nuværende lokation begrænser kapaciteten, selv om ordrebogen er fuld. Desuden vil man kunne løse de problemer man har med dårlige lagerforhold. Skibsværftets maskineri skal skilles ad og afmonteres, flyttes, samles og monteres på den nye beliggenhed af skibsbyggerne. En kraftigere strømforsyning skal installeres af værftets elektricitetsleverandør Syd-el for at imødekomme maskineriets kapacitetskrav. Det udføres i øjeblikket et omfattende vejarbejde på vejen som fører til den nye fabrik, hvilket medfører, at kun lettere køretøjer har adgang til fabrikken. Kommunen regner med at afslutte arbejdet den 10. december og den nye vej vil gøre det muligt at foretage store transporter til og fra den nye fabrik. Inde i hangaren skal der bygges et kontor og det arbejde udføres også af skibsbyggerne og svendene. Kontoret skal tegnes af den lokale arkitekt Steen Winkel. Den ene formand, Brian Lykke, har vurderet at fem skibsbyggere kan bygge kontoret. Derefter skal det lokale elektrikerfirma Stik & Strøm installere elektricitet fra den nye kraftige elforsyning til kontoret. Til sidst skal kontoret færdigbygges og indrettes inden kontorpersonalet kan flytte til den nye fabrik. Det er i dag d. 1. oktober. Hvis virksomheden skal flyttes, skal det ske fra den 1. december og afsluttes den 1. februar. Man er nødt til at udføre flytningen inden for otte uger, og på denne tid af året, da det er her der er mindst fremdrift på bådbyggeriet. Otte uger er samtidig den længste periode bådbyggeriet kan ligge stille uden at skabe uoverkommelige forsinkelser på leverancer som er i ordrebogen. Opsigelsen af arealet i lystbådehavnen er tillige indrettet således, at der skal betales en ganske betragtelig bod, såfremt området ikke er ryddet den 1. februar, hvor den nuværende lejekontrakt udløber. Samtidig har den nye lejer også spurgt om de muligvis kan få adgang tidligere end 1. februar. De vil betale lejen for perioden før den 1. februar, hvor de kan disponere over området og lægge 9.000,- kr. pr. dag ekstra, hvis dette kan lade sig gøre.

2 Projektet har også ansvar for transport af de 10 katamaraner til den nye lokation. Man har talt med transportvirksomheden Easy-trans som kan udføre flytningen af katamaranerne, og de estimerer, at hvert skib vil tage to dage at transportere. De har kun en kran og et yachttransportkøretøj som kan klare opgaven. De har oplyst at vægten på den ene katamaran er på grænsen af det mulige, men at de er villige til at forsøge, men kan ikke garantere. I projektet skal indgå en kontrakt vedrørende opgaven med transportvirksomheden.

3 Opgave 1: Business Case Udarbejd Udkast til Business Case med udgangspunkt i de tilgængelige informationer fra casen. Metode: Udarbejdes i grupper Dokumenter på flip-over eller powerpoint Brug Kapitel 4 og Appendix A Præsentation: Præsenter for holdet Kvalitetskriterier: Fokuser på de væsentlige afsnit (ikke Ledelsesresumé og Investeringsvurdering) Omkostninger: Fokusér på poster ikke tal Opgave 2: Planlægning Til brug for planlægningen skal du udarbejde følgende Slutproduktbeskrivelse Produktnedbrydningsstruktur (Ca delprodukter) Produktflowdiagram Metode: Udarbejdes i grupper Dokumenter på flip-over Præsentation: Præsenter for holdet Kvalitetsforventninger: Grafisk overblik Brug af Appendix A til Slutprodukt Brug appendix D til Produkt

4 Opgave 3: Risikoanalyse Skibsværftets ejer er meget bekymret over om projektet lykkes og har bedt om en risikoanalyse og handlingsplan Udarbejd følgende for 3-4 af de væsentlige risici fra Business Casen Risikoregister inkl. Reaktioner og handlinger Risikoprofil Metode: Udarbejdes i grupper Dokumenter på flip-over Præsentation: Præsenter for holdet Kvalitetsforventninger: Både trusler og muligheder

5 Case: Yachtværftet Vejledende løsninger Opgave 1: Business Case Begrundelser Dyr leje Ingen ekspansionsmuligheder Dårlige lagerforhold Forretningsmuligheder 1. Forhandle lejen ned 2. Gør ingenting (sætte priser op antager, at vi kan forhandle os til rette med samme lokation til en højere husleje) 3. Flytte til ny lokation Forventet udbytte Output Flyttet værft Resultat Fortsætte produktionen Effektivere lagerholdning Ekspansionsmulighed Udbytte Lavere lokaleomkostninger Lavere omkostninger vedr. lager Lavere risici vedr. lager Forventet negativt udbytte Øgede transportomkostninger (færdige katamaraner til havet) Tidshorisont Forberedelse: 1. oktober - 1. december Flytning: 1. december 1. februar Klar til produktion: 1. februar Realisering af udbytter +2 år Omkostninger Internt arbejde Maskineri

6 Kontor Eksterne leverandører Projektleder Flytning af katamaraner Flytning af maskineri og materialer Elinstallation Investeringsvurdering Ikke udarbejdet for denne case Væsentlige risici Vejarbejde forsinket Transportvirksomhedens kran kan alligevel ikke løfte den tungeste katamaran Nedmontering af maskineri færdigt før tid

7 Opgave 2: Risikoanalyse Risiko 1: Vej ikke færdig til tiden Beskrivelse: Årsag: Kommunen bliver ikke færdig med vejarbejdet til tiden. Hændelse: Vi kan ikke gennemføre flytning til planlagt tid. Målsætning: Omkostning Vi skal betale leje på den gamle lokation, evt. også en bod eller for at udlejer for vor regning flytter bohave. Vi skal betale transportvirksomheden, selv om de ikke kan køre til vores nye lokation. Sandsynlighed Middel Konsekvens Omkostning: Vi skal betale leje på den gamle lokation, evt. også en bod eller omkostning for at udlejer flytter vores bohave. Vi skal betale transportvirksomheden, selv om de ikke kan køre til vores nye lokation. Tid: Vi kommer senere i gang med produktionen, eksisterende ordrer bliver forsinkede. Nærhed Kommunen regner med at afslutte arbejdet den 10. december. Risikoreaktion Valget bør baseres på omkostningen ved en reaktion, og risikoen for at den indtræffer. Vi anser nedenstående reaktioner som hensigtsmæssige. Reducer: Den nye ejer kontakter Teknisk Forvaltning og forklarer situationens alvor. Kommunen vil sikkert ikke skabe problemer for et fremgangsrigt værft. Løbende opfølgning på vejens fremdrift og pres på kommunen, hvis vi kan se en forsinkelse. Kontakte lokale media og få dem at skrive en positiv historie om værftet med en vinkel på at kommunen støtter ved at udbedre vej. Målet er at lægge pres på kommunen så de ser værdien af at blive færdig til tiden.

8 Fallback: Find alternativ opbevaringsplads, hvor det maskineri og yachts der ikke kan nå at flyttes direkte til den nye lokation kan flyttes til med henblik på midlertidig opbevaring. Risiko 2: Kran kan ikke løfte tungeste katamaran Beskrivelse Årsag: Vi er ikke sikre på at kranen kan løfte katamaranen. Hændelse: Katamaranen kan ikke flyttes. Målsætning: Omkostning Vi kommer ikke ud af nuværende lokaler til tiden, hvilket fører til en bod. Arbejdet på katamaranen bliver forsinket, vi får senere betalt af kunden. Sandsynlighed Lav Konsekvens Omkostning: Høj Nærhed Medio december Risikoreaktion Valget af reaktionstype kan ske mellem nedenstående. Det konkrete valg vil afhænge af de nøjere omstændigheder, men umiddelbart virker Undgå og Fall back mest hensigtsmæssig. Undgå: o Find en anden transportvirksomhed, der kan garantere transport. (Reducer): o Demonter noget af katamaranen så vægten reduceres. Dette betyder at flere dele må transporteres, men mindre dele kan måske ske på almindelige lastvogne. Vil dog betyde omkostninger til demontering og yderligere transport. (Accepter): o Acceptere risikoen. Fallback plan: o Indgå tentativ aftale med alternativ transportvirksomhed, som har beredskab klar. Dette vil sandsynligvis koste noget.

9 Risiko 3: Flytning tager kortere tid end estimeret Beskrivelse: Årsag: Vi har estimeret for konservativt. Hændelse: Vi bliver færdige før tiden. Målsætning: Tid Vi kan komme ud af de gamle lokaler tidligere end beregnet. Sandsynlighed Middel Konsekvens: Omkostning: Middel. Vi kan spare 5.000,- kr. leje pr. dag. Tid: Middel. Vi kommer tidligere i gang med produktionen på den nye lokation. Nærhed Medio december. Risikoreaktion Dette er en mulighed som vi bør udnytte med henblik på at få en ekstra økonomisk gevinst. Derfor mener vi at følgende er hensigtsmæssige valg. Udnytte: Se forstærke. Forstærke: Vi kan ikke vide, hvor lang tid det faktisk tager, men vi kan allerede nu kikke på, hvordan vi kan gøre det hurtigere. Begynde nedmonteringen på dele der alligevel ikke bruges.

10 Opgave 3: Planlægning Slutproduktbeskrivelse Flyttet værft Formål At hele arbejdspladsen bliver flyttet over til den nye lokation og gjort klar til at genoptage arbejdet, hvor vi stoppede Sammensætning Maskineri Kontor Strømforsyning Transport Oprindelse Direktørens flyttebeslutning Option på ny hangar Den ny hangars kapacitet Maskineriets kapacitetskrav Nødvendige kvalifikationer til Skibsbyggere udvikling Transportvirksomhed Elselskab/installatør Kundens En hurtig flytning, vi skal ikke miste tid og vores ordrer kvalitetsforventninger må ikke blive forsinkede Alt fungerer som det altid har gjort på den nye lokation Det skal være en god, velfungerende arbejdsplads Alt, værktøj, etc., er til at finde nemt Et moderne, fleksibelt, ergonomisk indrettet kontor Godkendelseskriterier Alt vi har på den nuværende lokation skal flyttes med til den nye Alt maskineri fungerer som i dag, 1:1 Kontorarbejdspladser til 8 personer Kvalitetstolerancer Mindst 5 kontorarbejdspladser, men med plads til 8 Godkendelsesmetode Gennemgang af Kvalitetsregister Inspektion af de nye faciliteter Ansvar for godkendelse Formanden

11 Produktnedbrydningsdiagram Produktnedbrydningsdiagrammet indeholder 3 delprodukt grupper og i alt 15 delprodukter, hvoraf de 4 har oprindelse udenfor projektet og derfor leveres af andre. De er medtaget i diagrammet fordi de er nødvendige for at flytningen kan ske og derfor er det nødvendigt at kunne følge op på dem.

12 Opgave - fortsat Produktflowdiagram