Referat af møde i planudvalget nr. 3/2007

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Udvalgets medlemmer Hovedbestyrelsen og stab Referat af møde i planudvalget nr. 3/2007 Mødested: Fyntours, Sivmosevænget 4, 5260 Odense S Mødedato: Mandag den 26. november 2007 kl Mødeindkaldte: Referat: Afbud: Lars Olsen, Formand (LO) Mogens Nielsen, Syd (MN) Tage Baun, Nord (TB) Bjarke Sucksdorff, Øst (BS) Jakob Ødum, Elitekalender (JØ) Finn Arildsen, Løbs IT (FA) Lars Thestrup, Banelægning (LT) fra kl Preben Schmidt, Referent (PS) Bendt Frandsen, Kalender & skovadgang (BF) Ove Gasbjerg, Friluftsrådet, Afbud (OG) Dagsorden: Udvalgets sammensætning fremover. LO oplyste at han til det kommende repræsentantskabsmøde stiller op som hovedbestyrelsens kandidat til den ledige næstformandspost. Hovedbestyrelsen har opfordret Thomas Lindschouw til at stille op som hovedbestyrelsens kandidat til formandsposten i planudvalg. Tage Baun har meddelt at han med afslutningen af stævnekalender 2008 udtræder at udvalget. Der arbejdes i kredsudvalg Nord på at finde en afløser til posten, som stævnekoordinator og dermed kredsadministrator for O-service i Nordkredsen. A. Godkendelse af referat 1. Møde 2/2007, onsdag den 20. juni JØ bemærkede at alle skal være klar over, at der i 2008 er sammenfald imellem afslutningen på World Cup i Schweiz og finalerunden i Danmarksturneringen i Grund skov den 5. oktober Det drejer sig om maximalt 6 landsholdsløbere, der vil være afskåret fra at stille op for deres klub til DM Hold. Godkendt B. Debatpunkter Fremadrettet 1. Reglement 2007 Banelængder Referat 3/2007 side 1 af 5 Planudvalget

2 Erfaringerne fra det første år, tyder på at der er to områder, hvor banerne har været i overkanten af det der forventes af deltagerne og som findes passende. De to områder har været DM stafet og lang banerne, som de faldt ud ved stævnet på Møn og de længste baner i divisionsmatcherne. Der er tale om to forskellige situationer. LO lavede en omfattende analyse forud for vedtagelse af det nye reglement, og vil gerne følge den op med resultaterne. LO bemærkede at det ville være uheldigt at åbne op for ændringer i reglementet midt i perioden. Vejen var derfor en kort vejledning. LO udbygger sin analyse. PS fremkommer med forslag til en vejledning. Punktet fremskrives. 2. Reglement 2009 Køreplan (LO) Bilag Dato Sted Aktivitet 1. marts 2008 Hjemmesiden Indkaldelse af forslag fra klubberne. Repræsentantskabsmødet 1. april frist for forslag. 1. maj 2008 Hjemmesiden Planudvalget udarbejder ud fra indkomne forslag og egne ønsker et 1. oplæg til ændringer, som sendes i klubhøring. Juni 2008 Klubledermøderne og Debat om de foreslåede ændringer. hjemmesiden 1. august frist for forslag. August 2008 Planudvalget opdaterer forslagene, som afleveres til hovedbestyrelsen. 20. september 2008 Nyborg 1. behandling i hovedbestyrelsen. 1. oktober 2008 Hjemmesiden Hovedbestyrelsens forslag sendes i klubhøring. November 2008 Klubledermøderne og hjemmesiden Afsluttende debatter om de foreslåede ændringer. 22. november 2008 Nyborg 2. og sidste behandling i hovedbestyrelsen 1. januar 2009 Reglement 2009 træder i kraft. Planen fremlægges til vedtagelse i hovedbestyrelsen. Punktet fremskrives. 3. B skove Lokalt er B skovene ikke længere helt lukket land. Der findes mange eksempler på at de er kommet med i turnus. På landsplan har Dorthe O. Andersen, DIF og medlem af Adgangsudvalget opnået at få spørgsmålet sat på dagsordenen til næste møde i Adgangsudvalget. Målet er at få B skovene afskaffet som begreb, især i bynær natur ellers at få dem i lagt i turnus, som de veksler med andre skove en periode. Taget til efterretning. Punktet fremskrives. 4. Stævnekalender 2008 Kort status JØ oplyste at stafetligaen bortfalder også i Den har ikke været en succes og det trækplaster den var tiltænkt. I stedet vil der blive afprøvet en holdkonkurrence. Fra 2008 ændres også ranglisten. SM og JFM tæller ikke længere med på seniorranglisten, og seedningerne vil fremover falde væk og erstattes af startrækkefølge ud fra den aktuelle rangliste. Som noget nyt afsluttes årets rangliste med Jættemilen, hvor der er samlet start. JØ forespurgte om reglement 2007 åbnede mulighed for differentierede startintervaller i de 4 internationale mesterskabsklasser. Referat 3/2007 side 2 af 5 Planudvalget

3 Planudvalget besluttede ud fra reglementets 8.1.2, at tillade Eliteudvalget ved stævner i Danmark benytter differentierede startintervaller i de 4 internationale mesterskabsklasser. TB, BS og MN meldte kalenderen klar. Overførsel af stævnerne til stævnekalenderen i O-service gennemføres så kalenderen er åben for alle den 1. december MN lægger udover Syd - Elitekalenderen ind. PS sørger for møder og kurser. Husk at U-kurser registreres under B&U. Og husk at skovlukninger foretages af kredsadministratorerne. Der er alene skovlukninger på alle DM er bortset fra DM Hold og på WRE stævner samt de særlige testløb der afholdes i regi af eliteudvalget. Lukningen gælder fra bekendtgørelsen på hjemmesiden og omfatter kun de 4 internationale mesterskabsklasser. TB, BS, MN og PS gør kalenderen færdig i O-service. Punktet afsluttet. 5. Stævnekalender 2009 køreplan indhold synliggørelse MTB-O EM 2009 Det er vigtigt vi får planlægningen lagt længere frem. Derfor skal de øverste to lag i kalender 2009 allerede nu lægges ind og gøres synlige i takt med at skovtilladelser indløber. Altså en dynamisk proces, hvor arrangører der er langt fremme ikke skal vente på alle andre. Det er vigtigt af hensyn til korttegning og påsætning af kontrollanter. Køreplan: Øverste lag er den internationale kalender WOC, WC, JWOC, etc. Næste lag er DM stævner, samt traditionsstævnerne som Spring Cup, Påskeløb, NJ2D JFM, SM etc. Disse skal være på plads og synlige i O-service til årsskiftet 2007/2008. Herefter åbnes for næste lag, der er B stævner som indeholder Danmarksturneringen. Disse bliver synlige i O-service i takt med at arrangørklub er fundet og skovtilladelsen kommer på plads. MN indlægger den internationale kalender efter oplysninger fra JØ. BS og MN deles om at få næste lag på plads. Åbning af 3. lag annonceres overfor klubberne i mail lige efter nytår. En særlig problemstilling er opstået omkring EOC MTB-O Spørgsmålet er om DM Mellem og Midgaardsormen skulle koordineres for at sikre størst mulig opbakning. Planudvalget besluttede at fastholde DM Mellem og Midgaardsormen til den august Klubberne er langt fremme med deres planlægning og planudvalget vil ikke tilsidesætte dette arbejde. Planudvalget opfordrer derfor EOC MTB-O til at vælge at lægge EOC MTB-O i ugen optil weekenden den august 2009, som er ledig. Så er der plads til at lave et godt publikumsstævne i Nordsjælland om lørdagen og/eller søndagen lige efter at EOC MTB- O slutter. Det vil formentlig kunne samle nogle nysgerrige fra hele landet også i dage op til weekenden på et tidspunkt, hvor mange har sommerferie endnu og vejret er til camping og ferie. PS underretter stævneledelsen Punktet fremskrives. 6. Langtidskalenderen 2010 og frem JWOC 2010 BS har løst knuden omkring rotation mellem kredsene efter at DM Ultralang flyttes til foråret fra Referat 3/2007 side 3 af 5 Planudvalget

4 Tilføjes løbende datoer som lægges i O-service og overføres til kalenderen i takt med at arrangører og tilladelser er på plads. Punktet fremskrives 7. Analyse og rapportering Gert Pedersen har gennem året samlet en oversigt over personer, der har taget ansvar ved stævner som ledere og kontrollanter. Et flot arbejde der på en enkel måde synliggør et stort arbejde, og som gør det lettere at finde frem til folk der vil og kan påtage sådanne opgaver fremadrettet. Tak til Gert. Vi drøftede herefter andre måder at lave analyse på. Der er interesse for at følge udviklingen i antal stævner af forskellige typer, og antallet af deltagere på forskellige alderstrin. PS følger op C. Status Igangværende opgaver 1. Økonomi 2007 Budgettet holder. 2. Økonomi Budget 2008 Skovadgangskontoen LO oplyste at der til dato er ansøgninger om tilskud for kr Kredskoordinatorerne for en sidste chance for at vække klubber der har glemt at søge. LO følger op sammen med BF og har et endeligt tal med til HB mødet den 6. december Seminar for skovkontakter, lørdag den 12. januar 2008 Indbydelsen er udsendt. Det bliver uhyre spændende at lytte til indlæg om det store GPS vildtundersøgelse i Vrads området. 4. A stævnekursus, lørdag den 19. januar 2008 Instruktører på plads. 5. B stævnekurser, Der indbydes til gå hjem kurser i hver kreds. PS ordner. 6. Uddannelse IOF Advisors Clinic den marts 2008 i Idrættens Hus. Endelig indbydelse udsendes omkring nytår. 7. O-service Aftalen med Carsten Stenberg er nu indgået. Ole Husen er kontaktperson og ønsker at de 3 kredsadministratorer og enkelte andre indgår i udviklingsarbejdet. 8. Vejledninger Værd at vide som deltager er udgivet. Hæftet for Banekontrol og dommer er de næste inden den samlede stævnevejledning kommer ud. Arbejdet skal afsluttes i Hæftet om banekontrol sendes til LT til kritisk gennemgang. 9. Udpegning af kontrollanter, dommere og juryformænd samt WRE stævner. Tom Neesgaard fastholder at han ikke længere ønsker at løse den opgave. PS tager over indtil ny løsning er fundet. 10. Banelægningskonkurrencen Er på skinner. Tak til dommerne for et godt forarbejde. Referat 3/2007 side 4 af 5 Planudvalget

5 PS Følger op. Punkterne fremskrives. D. Efterretning sager til orientering 1. Condes FA oplyste at Condes 8 er vel modtaget. FA deltager den januar 2008 i IOF IT commission mødet i Helsingfors. E. Kommunikation Hvad og hvordan 1. Hjemmesiden Banelængder PS/LO Kursustilbud - PS Skovlukninger PS Ny rangliste og seedning JØ F. Eventuelt Mødeplanen 2007 Lørdag den 13. januar 2007 A stævnekursus Odense Lørdag den 20. januar 2007 Skovkontakter Odense Lørdag den 3. februar 2007 Reglement Syd Brenderup Lørdag den 10. februar 2007 Reglement Nord Nørager Lørdag den 24. februar 2007 Reglement Øst Roskilde Torsdag den 19. april 2007 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Lørdag/søndag juni 2007 Workshop O-camp Vejle Aflyst Onsdag den 20. juni 2007 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Mandag den 26. november 2007 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours 2008 Lørdag den 12. januar 2008 Skovkontakter Odense Lørdag den 19. januar 2008 A stævnekursus Odense Onsdag den 16. april 2008 Fagudvalgsmøde, Plan Torsdag den 14. juni 2008 HB møde Nyborg Konsultation Onsdag den 18. juni 2008 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Mandag den 24. november 2008 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours 2009 Lørdag den 10. januar 2009 Skovkontakter Odense Lørdag den 17. januar 2009 A stævnekursus Odense Onsdag den 15. april 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Onsdag den 17. juni 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Mandag den 23. november 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Fyntours Opdateret 3. december 2007 Referat 3/2007 side 5 af 5 Planudvalget