Indholdsfortegnelse. Side 2

Transkript

1

2 Side 2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsgangsbeskrivelse Formål Kompetenceplan IT hjælpeværktøjer Hjælpeværktøjer - Aftaleenheder Hjælpeværktøjer - Personaleafdelingen Ansættelse Ansættelse Aftaleholdere Overflytning - Aftaleholdere Genansættelse - Aftaleholdere Ansættelse Personaleafdelingen Overflytning Personaleafdelingen Vedligeholdelse af stamdata Vedligeholdelse af stamdata Aftaleholdere Vedligeholdelse af stamdata Personaleafdelingen Tid og tillæg Mødetidsplaner Fravær/nærvær Engangsindberetninger Engangsindberetninger Aftaleholdere Engangsindberetninger foretaget af medarbejderen selv Fratrædelse/forlængelse Fratrædelse/forlængelse - Aftaleholdere Fratrædelse/forlængelse Personaleafdelingen Tjenestemandspensioner Ferieadministration Workflows Uddata Dokumentation Aftaleenhedernes kontroller Kontrol af engangsindberetninger inkl. medarbejderindberetninger* Systemerne Vagtplan (ældreområdet), Trio (skolerne) samt Ressourcestyring (Vej og Park) Rollebaseret Indgang Personaleafdelingens kontrolle r... 14

3 Side Kontrol af Aftaleholders indberetninger Meddelelser Kontrolrapport Eksterne kontroller Førstedags kontrol Afregningskontrol Udbetaling Negativ løn Nemkonto Kontrol af øvrige data Aftaleenhedernes kontroller af øvrige data Personaleafdelingens kontroller af øvrige data Afstemning af mellemregningskonti E-indkomst Afregning Intern revision Kontrol af særlige personer Dagpengerefusion og puljer Dagpengerefusion - sygdom og barsel Sygdomspulje Barselspulje Brugerstyring mm Rettigheder i Rollebaseret Indgang Medarbejderportal Oprettelser og vedligehold af profitcenter/omkostningssteder og PSP elementer LOS Stillingskatalog Organisationsændringer Øvrige opgaver AKUT Aperiodisk løn Flexjobrefusion (flexjob oprettet inden 1. januar 2013) Frikøb til organisationsarbejde mv AUB mm Maksimumsgrænse for udbetaling Øvrige lønudbetalinger Arkivering Arbejdskodeks Vedligeholdelse af forretningsgangsbeskrivelsen... 23

4 Side 4 1. Forretningsgangsbeskrivelse 1.1. Formål Formålet med interne kontroller på lønområdet er at sikre korrekte udbetalinger til kommunens medarbejdere samt bidrage til sikring af kommunes aktiver. De interne kontroller skal også medvirke til en effektiv forvaltning, således at der undgås alvorlige fejludbetalinger. Endvidere beskyttes medarbejdere mod udokumenterede anklager ligesom hensigten er at undgå besvigelser. Den interne kontrol indgår som et naturligt led i administrationens arbejdsrutiner. Definition af Aftaleholder/Aftaleenhed: Aftaleholder er den øverst økonomisk ansvarlige på hver institution, skole, afdeling osv. Aftaleenhed er institutionen, skolen, afdelingen osv Kompetenceplan Der foreligger beskrivelse af Personaleafdelingens administrative regler vedrørende beslutningskompetence i Personalesager jfr. dok. nr i forbindelse med aftalestyringen. Af bestemmelserne fremgår bl.a. ansættelseskompetence ved ansættelse af: Medlemmer af direktionen Stabschefer og Aftaleholdere Andre ledere og medarbejdere Forretningsgangsbeskrivelsen er gældende for alle Varde Kommunes Aftaleenheder og selvejende institutioner m.fl. som Personaleafdelingen har lønadministrationen for. Ledelsestilsyn og kvalitetskontrol foretages af henholdsvis Aftaleenhederne og Personaleafdelingen. I henhold til de nationale og kommunale digitaliseringsstrategier arbejder Varde Kommune med digitaliserede arbejdsgange. Dette afspejles i forretningsgangene i Personaleafdelingen. Vi printer mindst muligt og kontroller foretages så vidt muligt digitalt.

5 Side 5 2. IT hjælpeværktøjer 2.1. Hjælpeværktøjer - Aftaleenheder Vores Varde Rollebaseret Indgang (RI) inkl. Apps Vagtplan Ressourcestyring TRIO Internetbaseret lovinformationssystem Blanketsystem Doc2archive LARA Kvik service Acadre Prisme Ovivo 2.2. Hjælpeværktøjer - Personaleafdelingen Vores Varde Rollebaseret Indgang (RI) inkl. Apps KMD Opus Vagtplan Tidsadministrationen Internetbaseret lovinformationssystem Blanketsystem Doc2archive Kvik service Doc2mail Acadre Teamviewer Skat e-indkomst Virk.dk CICS LOS Prisme Pensab Ødup-filhenter

6 Side 6 3. Ansættelse 3.1. Ansættelse Aftaleholdere Aftaleholder har en forpligtelse til, at kende til de relevante overenskomster og forhåndsaftaler inden for egen medarbejderkreds. Overenskomsterne er tilgængelige i det elektroniske lovsystem og forhåndsaftalerne er tilgængelige i sag i Acadre. Personalekonsulenterne har en generel forpligtelse til at rådgive og vejlede Aftaleholder m.fl. I forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere har Aftaleholder ansvaret for annoncer, kvitteringsskrivelser, indkaldelse til personlig samtale, meddelelse til ansøger at vedkommende er ansat samt afslag på ansøgninger. Aftaleholder har ansvaret for at den nye medarbejder oprettes i Rollebaseret Indgang, når aftalen om ansættelse er indgået. Ved tidsbegrænsede ansættelser, hvor slutdato kendes, fremdaterer Aftaleholder fratrædelsesdatoen på medarbejderen med det samme. På baggrund af dette dannes der et workflow til Personalekonsulenten. I forbindelse med ansættelsen og oprettelsen i Rollebaseret Indgang har Aftaleholder ansvaret for at ansøgning, uddannelsesbevis, evt. autorisationsbevis samt dokumentation for erfaring bliver indhentet hos medarbejderen og lagt i Personalemappen. Evt. straffeattest og børneattest må ikke gemmes i Personalemappen (mappen intern notat ) det skal noteres på Personalemappen, at attesten er indhentet. Herefter makuleres attesten. Endvidere har Aftaleholder ansvaret for at indgå evt. lønaftale. Lønaftalen skal underskrives af Aftaleholder og den faglige organisation/tr. En evt. lønaftale lægges i Personalemappen. På nogle områder er der indgået en aftale med den faglige organisation om, at der indsendes kopi af ansættelsesbrev (FOA og LC) ved nyansættelser, når aflønning sker efter overenskomst og indgået forhåndsaftale. Aftaleholder har ansvaret for at alle medarbejdere, der er IT brugere indberettes i KVIK Overflytning - Aftaleholdere Det er modtagende Aftaleholder, der har ansvaret for at overflytning sker i Rollebaseret Indgang. Aftaleholder, der afgiver medarbejderen, må ikke fratræde medarbejderen.

7 Side 7 Inden Aftaleholder foretager overflytningen kontaktes Personalekonsulenten Genansættelse - Aftaleholdere Genansættelse må ikke anvendes Ansættelse Personaleafdelingen På baggrund af modtaget workflow fra Aftaleholder samt dokumenterne i Personalemappen gennemføres ansættelsen af Personalekonsulenten jfr. nedenstående: Dokumentation for oprettelsen forefindes i KMD Opus. Medarbejderen indplaceres jfr. overenskomsten og evt. gældende forhåndsaftale. Det kontrolleres, om der er tidligere ansættelser ved Varde Kommune. Kontrollen gennemføres i KMD Opus med henblik på korrekt erfaringsdato, jubilæumsdato og pensionsberettigelse. Personalekonsulenten simulerer en lønseddel for kontrol af indberettede data. Ved manglende dokumentation for erfaring indplaceres på grundløn jævnfør overenskomsten og evt. gældende forhåndsaftale. Ansættelsen sker som udgangspunkt med 3 mdr. prøvetid med gensidigt opsigelsesvarsel på 14 dage. Efter godkendelse af workflow udarbejdes ansættelsesbrev i personalemappen*. Lønnen udbetales via NEM konto. Der sendes advis til lederen, når ansættelsesbrevet er udfærdiget, hvis ikke andet er aftalt. Når ansættelsen er gennemført, arkiveres sagen og kontrolleres ikke yderligere. *Der er individuelle aftaler på, om det er Aftaleholders ansvar eller om det er Personalekonsulentens ansvar. (Der kan være særlige aftaler for de selvejende institutioner). Endvidere kan der være aftaler om, at kopi af ansættelsesbrevet sendes til den faglige organisation. I tilfælde hvor oplysninger om tidligere beskæftigelse er mangelfuld i relation til evt. erfaringsdato og pensionsberettigelse, oplyses i ansættelsesbrevet krav om indsendelse af dokumentation inden 14 dage. Det er en konkret individuel vurdering, om der udarbejdes et nyt ansættelsesbrev ved væsentlige ændringer.

8 Side 8 Såfremt medarbejderen ikke gør indsigelser inden 14 dage, betragtes ansættelsesbrevet som accepteret. Der udarbejdes ikke ansættelsesbrev til timelønnede Overflytning Personaleafdelingen Aftaleholder tager kontakt til Personalekonsulenten, hvorefter de nærmere vilkår aftales. Ferie omkonteres for alle relevante optjenings år. 4. Vedligeholdelse af stamdata 4.1. Vedligeholdelse af stamdata Aftaleholdere Alle ændringer af stamdata foretages af Aftaleholder i den Rollebaserede Indgang. Der dannes et workflow til Personalekonsulenten. Evt. dokumentation lægges i Personalemappen. Ændringer, der som udgangspunkt skal foretages hos Aftaleholder direkte i den Rollebaserede Indgang er ved spørgsmål, kontakt da din personalekonsulent: Sende bemærkninger Ændring af vagtplansenhed Ændring af lønklasse Ændring af stilling Ændring af organisationsenhed Ændring eller indberetning af lønelement (fra forhåndsaftale) Ændring af timetal tillæg til ansættelsesbrev udarbejdes som udgangspunkt af Personalekonsulenten. o Ved midlertidige ændringer i timetal har Aftaleholder en forpligtelse til at skrive det i bemærkninger ellers betragtes timetalsændringen som værende varig. o Ved midlertidige timetalsændringer ændrer Personalekonsulenten timetallet tilbage jfr. Aftaleholders bemærkninger. o Er timetalsændringen midlertidig skrives dette også i brevet til medarbejderen, således der kun sendes ét brev og opgaven færdiggøres i én arbejdsgang.

9 Side Vedligeholdelse af stamdata Personaleafdelingen Personalekonsulenten modtager workflow, der kontrolleres og færdigbehandles i KMD Opus. Personalekonsulenten udarbejder tillæg til ansættelsesbrev/nyt ansættelsesbrev, hvis det er relevant og med mindre der er aftalt andet. 5. Tid og tillæg 5.1. Mødetidsplaner Lærere, skolesekretærer, musikskolen, tandplejen og børnehaver (BUPL området) og vagtplanbrugere skal ikke have mødetidsplaner, da der er andre procedurer. Alle andre skal have oprettet mødetidsplaner med faktiske mødetider. Det er Aftaleholder, der er ansvarlig for oprettelsen og vedligeholdelsen af mødetidsplanerne. Mødetidsplaner må aldrig oprettes og ændres bagudrettet Fravær/nærvær Aftaleholder har ansvaret for at indberette alle former for fravær i Rollebaseret Indgang, vagtplan eller ressourcestyring for de Aftaleenheder, der anvender disse systemer. Der henvises til arbejdsgangsbeskrivelse for barsel. Dok Der henvises til arbejdsgangsbeskrivelse for sygdom dok Engangsindberetninger 6.1. Engangsindberetninger Aftaleholdere Aftaleholder har ansvaret for at indberette befordring, variable tillæg, antal timer mv. i Rollebaseret Indgang eller i fagsystem på baggrund af foreliggende dokumentation for antal via udfyldt indberetningsliste, timeseddel mv. Indberetningslister, timesedler mv. er sammentalt, kontrolleret og underskrevet af Aftaleholder (eller uddelegeret), som har kompetence hertil. Ved udbetaling af variable ydelser til ledere (f.eks. befordringsgodtgørelse) skal indberetningen være underskrevet af overordnet eller medarbejder, tillagt kompetence hertil. Der henvises til Økonomiregulativet, bilag , 2. afsnit, 4. pkt. dok

10 Side 10 Indberetningslister, timesedler mv. arkiveres hos Aftaleenheden i 5 år. (Personaleafdelingen opfordrer til at materialet gemmes månedligt i Acadre. Materialet må ikke gemmes i Personalemappen) Engangsindberetninger foretaget af medarbejderen selv Medarbejderen har selv mulighed for at anmode om engangsydelser via medarbejderportalen i Rollebaseret Indgang eller via App. Der bliver herefter sendt et workflow til Aftaleholder, som skal godkendes. Indberetningen arkiveres automatisk i syst emet. Ved udbetaling af variable ydelser til Aftaleholder (f.eks. befordringsgodtgørelse) skal anmodningen godkendes af overordnet eller medarbejder tillagt kompetence hertil. 7. Fratrædelse/forlængelse 7.1. Fratrædelse/forlængelse - Aftaleholdere Aftaleholder fratræder medarbejderen i Rollebaseret Indgang. Aftaleholder skal indberette fratrædelsesårsagen. Er fratrædelsesårsagen ophør af begivenhedsbestemt ansættelse skal dette anføres i bemærkningsfeltet. Ved forlængelse ændrer Aftaleholder fratrædelsesdatoen i den Rollebaserede Indgang. Begrundelse samt dato for hændelse oplyses i bemærkningsfeltet. Ved ansøgt afsked lægger Aftaleholder opsigelsen i Personalemappen. Ved uansøgt afsked kontakter Aftaleholder Personaleafdelingen, jfr. bestemmelserne vedrørende ansættelse og afskedigelse af medarbejdere ved Varde Kommune, dok. nr Medarbejderen fratrædes i KVIK. Personalekonsulenten kontrollerer/godkender ikke fratrædelsen Fratrædelse/forlængelse Personaleafdelingen Personalekonsulenten modtager meddelelse via workflow om fratrædelsen/forlængelsen af medarbejderen. Ved forlængelse udarbejdes tillæg til ansættelsesbrev.

11 Side 11 Ved uansøgte afskedigelser lægges tilhørende dokumentation i Personalemappen. Anciennitetskort udsendes til månedslønnede medarbejdere månedsvis til digital postkasse. Personalekonsulenten kontrollerer/godkender ikke fratrædelsen. 8. Tjenestemandspensioner Varde Kommune anvender tjenestemandspensionssystemet fra KMD Opus. Alle indberetninger foretages af Personaleafdelingen og Personaleafdelingen har hele opgaven Den enkelte personalekonsulent giver konkret personalekonsulent besked om oprettelser og ændringer i tjenestemandspensionssystemet. 9. Ferieadministration Gældende for optjeningsåret 2014 og fremover Beregnede feriepenge indberettes digitalt via E-indkomst til Feriepengeinfo ( der fremsendes ikke et feriekort digitalt længere. Feriepengesaldoen fremgår af medarbejderens oplysninger på Feriepengeinfo. Medarbejderen anmoder digitalt via om udbetaling af feriepenge. Flere gange ugentligt indlæses ferieanmodninger fra Feriepengeinfo digitalt til feriemodulet i KMD Opus. Udbetalingen til medarbejderen foregår via en automatisk aperiodisk løn efter gældende udbetalingsregler. Medarbejderen modtager en lønspecifikation i e-boks som udbetalingsmeddelelse. Der føres en logbog over antal indlæste/afviste feriepengeanmodninger denne forefindes i Acadre sag 15/88 for kalenderåret Alle feriepengeanmodninger kan til enhver tid fremsøges i Feriepengeinfo (

12 Side Workflows Workflows er et arbejdsredskab/meddelelse om en forestående arbejdsopgave. Workflow gemmes ikke, men kan søges frem ved behov i KMD Opus. 11. Uddata Alt uddata sendes til medarbejderens digitale postkasse. Undersøges nærmere mht. tj. pensionister og notat fra KL 12. Dokumentation Ændringer til eget satsregister. Konkret personalekonsulent opretter/ændrer/sletter i eget satsregister. Dokumentation gemmes på Acadre sag 15/830. Det er den enkelte personalekonsulent, der har ansvaret for, at satserne bliver reguleret. ØDUP Statens Administration sender hver måned bilag til elektronisk faktura på ØDUPfilhentersystemet, som angiver, hvilke kommunale tjenestemænd med pension fra staten, der skal betales refusion for den enkelte måned. Beregningen kontrolleres, konteres og betales. Bilaget arkiveres i Acadre-sag xxxx sammen med øvrigt materiale om refusioner til Statens Administration. Pensab Alle personalekonsulenter med læreransættelser indberetter til Pensab. Pensioneringsprocessen foregår i et samlet workflow mellem kommunen, læreren og statens administration. Alt dokumentation findes i Pensab.

13 Side 13 Prisme Regninger Konkret personalekonsulent danner regning i Prisme og sender via Doc2mail. Dokumentation for regningen er i Doc2archive. Prisme Afregninger Konkret personalekonsulent uploader beregning for afregning i Prisme. 13. Aftaleenhedernes kontroller Ledelsestilsynet hænger naturligt sammen med ansvaret for overholdelse af bevillinger (anvisningsbemyndigelse), ligesom ledelsestilsynet er udtryk for det tilsyn, som Aftaleholder udfører med opgaver på eget område, der har betydning for kasse- og regnskabsvæsen. Ledelsestilsynet sikrer kvalitet i opgaveløsningen gennem observation, tilbagemelding og konstaterede forhold samt sikring af korrektion. Ledelsestilsynet har således en rådgivende karakter mere end en kontrollerende karakter Kontrol af engangsindberetninger inkl. medarbejderindberetninger* Ud over den kontrol Aftaleholder har i forbindelse med indtastninger af engangsydelser og godkendelse af medarbejderindberetninger i Rollebaseret Indgang, foretager Aftaleholder ikke en systematisk kontrol af, hvorvidt der er tastet korrekt. *Personaleafdelingen anbefaler, at Aftaleholder udfører stikprøvekontrol af medarbejderindberetninger, hvis der bruges massegodkendelse Systemerne Vagtplan (ældreområdet), Trio (skolerne) samt Ressourcestyring (Vej og Park) Planlæggere skal være opmærksomme på de advarsler og meddelelser, der fremkommer ved indtastning. Fagområdet er ansvarligt for instruktionsforpligtelser og ansvarlig for systemets vedligeholdelse.

14 Side 14 Ansvaret for indberetning til ovennævnte systemer er hos Aftaleholder ligesom ansvar for ajourføring af systemernes data ligger hos Aftaleholder. Der kan dog være områder, hvor snitfladerne er aftalt individuelt i relation til fagområdet. Ved automatisk overførsel til KMD Opus gennemføres samme kontrol som ved indberetning af engangsydelser. Den enkelte Aftaleholder er ansvarlig indenfor Vagtplan og Trio for kontrol af de medarbejdere, der har indberetningsadgangen for sig selv indenfor henholdsvis Vagtplan og Trio. Kontrollen skal ske stikprøvevis for de konkrete medarbejdere og minimum en gang årligt Rollebaseret Indgang Aftaleholder m.fl. skal være opmærksom på de advarsler og meddelelser, der fremkommer ved indtastning. 14. Personaleafdelingens kontroller Kontrol af Aftaleholders indberetninger Aftaleholder har ansvaret for at indberetninger er indberettet korrekt. Personaleafdelingen udfører ikke yderligere kontroller udover opfølgning på rapporterne Meddelelser og Kontrolrapport Meddelelser Personalekonsulenten trækker rapporten Meddelelser på eget sagsbehandlernummer i KMD Opus inden lønkørslen hver måned. Personalekonsulenten har selv ansvaret for at meddelelseslisten er tom til hver lønkørsel og lige efter hver lønkørsel af hensyn til evt. fejlrettelser. Meddelelseslisten skal trækkes løbende for evt. korrektioner. Når de enkelte meddelelser på rapporten Meddelelser er behandlet/tjekket, markerer Personalekonsulenten meddelelsen til behandlet. Dermed signeres meddelelsen med dato og Personalekonsulentens initialer, og meddelelsen kan altid fremfindes igen. 4 gange årligt undersøges af konkret personalekonsulent, at der ikke ligger ubehandlede meddelelser, der er mere end 3 måneder gamle.

15 Side 15 På KMD s kundenet findes altid sidste nye oversættelsesliste til rapporten Meddelelser Kontrolrapport Personalekonsulenten trækker rapporten Kontrolrapport i KMD Opus inden lønkørslen hver måned. Personalekonsulenten har ansvaret for at kontrolrapporten er tom til hver lønkørsel og lige efter hver lønkørsel af hensyn til evt. fejlrettelser. Kontrolrapporten skal t rækkes løbende for evt. korrektioner Eksterne kontroller Personalekonsulenten opretter ratepensionen i KMD Opus og lægger indgåede aftaler om ratepensioner i Personalemappen. Ekstern medarbejder (der ikke har indberetningsadgang til KMD OPUS) kontrollerer aftaler om oprettelse af ratepension op mod dokumenter i Personalemappen. Ekstern medarbejder trækker en rapport en gang månedlig vedrørende oprettelse og ændringer af registreringsnummer og konto nummer i den rollebaserede indgang. Ekstern medarbejder lægger rapporten på sag i Acadre. Ekstern medarbejder kontrollerer mindst en gang årligt og senest ved årsafslutning, skatteoplysninger for Personalekonsulenter, der har indberetningsadgang i e-indkomst. 15. Førstedags kontrol Førstedags kontroller foretages af konkrete personalekonsulenter Afregningskontrol Rapporten Afregningskontrol trækkes i KMD Opus. For at sikre at omkostningssteder og PSP elementer er oprettet korrekt, så lønnen kan køre igennem. Ved store fejl er der mulighed for omkørsel af lønproduktionen ved henvendelse til KMD.

16 Side 16 Dokumentationskontrol på at førstedagskontrollen er gennemført gemmes på sag i Acadre Udbetaling Personaleafdelingen trækker efter hver lønkørsel en rapport over høje udbetalinger som gemmes i Acadre sag Der sendes mail til alle Personalekonsulenter, når rapporten er klar til kontrol. Rapporten trækkes ud fra følgende udbetalingsgrænser: aflønningsform kr. aflønningsform kr. aflønningsform kr. tjenestemandspension kr. Kontrol af de høje udbetalinger foretages herefter af den relevante Personalekonsulent via medarbejderens lønseddel. Her vurderes sandsynligheden af udbetalingen. Fejlagtige udbetalinger trækkes tilbage på G651 senest 3 hverdage før lønudbetaling og indberettes i KMD Opus med lønart én enhed á beløbet Negativ løn Personaleafdelingen trækker efter hver lønkørsel en rapport på negativ løn, som gemmes i Acadre på sag Konkrete Personalekonsulenter sørger for eventuelle indberetninger og/eller dannelse af en regning. Som udgangspunkt sendes der ikke regninger, hvis beløbet er under 100 kr. Der sendes dog altid regning på kantinekøb foretaget efter sidste lønkørsel for fratrådte medarbejdere. Disse regninger pålægges et gebyr på 50 kr Nemkonto KMD fremsender efter hver lønkørsel en oversigt over ikke gennemførte udbetalinger på grund af manglende Nemkonto. Personalekonsulenten sørger for at medarbejderen kontaktes for oprettelse af Nemkonto. Økonomiafdelingen får kopi af listen og bogfører beløb ind på mellemregningskontoen.

17 Side 17 Når Personalekonsulenten har fået besked om oprettelse af Nemkonto overføres be løbet af konkret Personalekonsulent til medarbejderen. 16. Kontrol af øvrige data Aftaleenhedernes kontroller af øvrige data Aftaleenheden skal trække restferielister i Rollebaseret Indgang i november, februar samt juni og har ansvaret for planlægning/overførsel/udbetaling af restferie efter gældende regler. Aftaleholder har ansvaret for at følge op på meddelelser på forsiden af Rollebaseret Indgang under opgaver, meddelelser og information Personaleafdelingens kontroller af øvrige data Personaleafdelingen udfærdiger følgende rapporter til kontrol: Udtræk på medarbejdere uden pensionsordning laves hvert år i marts og oktober. Information/vejledning om udtræk af restferieliste, lægges på forsiden af Rollebaseret Indgang hvert år i marts måned. Disco arbejdsfunktion og jobstatus for øverste ledelse kontrolleres en gang i kvartalet for korrekt indplacering Afstemning af mellemregningskonti Konkrete Personalekonsulenter trækker det lønberegnede ud og stemmer det af mod Prisme. Dette sker pt. efter d. 8. hver måned. Efter afstemningen journaliserer konkrete personalekonsulenter en kopi af hele afstemningen til Økonomiafdelingen. Evt. differencer behandles alt efter type. Rettelser foretages i Prisme eller KMD Opus. Personalekonsulenten foretager egne korrektioner på nettoløn (kode 876 og 877). Personalekonsulenten har ansvaret for at evt. egne fejl på fejlkontoen rettes E-indkomst Konkret Personalekonsulent laver udtræk i Rollebaseret Indgang over oplysninger sendt til Skat.

18 Side 18 Udtrækket stemmes af over til oplysningspligt i KMD Opus og Skat. Stemmer oplysninger ikke overens, sagsbehandles der på differencerne. 17. Afregning Modtagne girokort afstemmes med KMD Opus og Prisme før betaling. For Gruppeliv og Lønforskrivning trækkes rapporter på beløb for afregning, hvorefter girokort betales. Pensionsafregninger sker automatisk månedlig til de respektive Pensionsselskaber. Manuelle pensioner og gruppeliv afregnes hver måned. Ferie for ansatte efter Ferieloven afregnes til Feriekonto månedlig. Feriefonden afregnes pt. hvert år i november. Skat og AM bidrag afregnes af Økonomiafdelingen månedlig. Andre manuelle opkrævninger afregnes. 18. Intern revision Kontrol af særlige personer Der foretages en særlig gennemgang af følgende personers løn: Aftaleenheder Den enkelte Aftaleenhed er ansvarlig for at foretage en særlig gennemgang af de medarbejdere, der har indberetningsadgang til og figurer i Vagtplan, Ressourcestyring og Trio. Den uanmeldte kontrol foretages stikprøvevis 1 gang årligt på de berørte medarbejdere. Noter stikprøvekontrollen med initialer og dato på det materiale, der ligger til grund for kontrollen. Det kan eksempelvis være en rapport, der eksporteres til Excel og påføres, hvad der er kontrolleret, hvilken dato samt initialer for, hvem der har udført kontrollen. Dokumenterne arkiveres i Acadre. Personalekonsulenter med indberetningsadgang Gruppeleder foretager gennemgang 1 gang årligt af aflønningen kontra lønindplaceringsskema på medarbejderne med indberetningsadgang til KMD Opus og Rollebaseret Indgang. Gruppelederens løn gennemgås af Personalechefen. Dokumentation for kontrol arkiveres i Acadre. Herunder kontrolleres medarbejdere med rollen Z>KMDBCSIK-MAXI.

19 Side 19 Direktion samt personalechef Personaleafdelingen foretager gennemgangen af aflønningen 1 gang årligt. Dokumentation for kontrol arkiveres i Acadre. Politikere Personaleafdelingen foretager gennemgang af vederlag 1 gang årligt. Dokumentation for kontrol arkiveres i Acadre. 19. Dagpengerefusion og puljer Dagpengerefusion - sygdom og barsel Konkret Personalekonsulent trækker dagligt en liste i KMD Opus over dagpengeskemaer for både sygdom og barsel. På baggrund af indberetning til virk.dk modtages refusioner, som påføres konto nr. af konkret personalekonsulent. Refusionerne med påtegnelse sendes herefter til Økonomiafdelingen, der foretager bogføringen i Prisme Sygdomspulje En gang hvert kvartal laver konkrete Personalekonsulenter udtræk på refusionsberet tiget fravær i forbindelse med sygdom, 56 og flexjob. Konkrete Personalekonsulenter beregner, hvor meget refusion den enkelte aftaleenhed er berettiget til ekskl. feriepengeforpligtelse. Aftaleenheden modtager dokumentation på refusionsbeløbet, hvorefter Økonomiafdelingen overfører beløbet. Der henvises til dok Barselspulje En gang hvert kvartal laver konkrete Personalekonsulenter udtræk i KMD Opus Puljestyring på alt refusionsberettiget graviditets- og barselsfravær. Konkrete Personalekonsulenter beregner, hvor meget refusion den enkelte aftaleenhed er berettiget til inkl. feriepengeforpligtelse og pensionsforpligtelsen (BU).

20 Side 20 Aftaleenheden modtager dokumentation på refusionsbeløbet, hvorefter Økonomiafdelingen overfører beløbet. Der henvises til dok Brugerstyring mm Rettigheder i Rollebaseret Indgang Teknisk servicegruppe tildeler/ændrer rettigheder til Rollebaseret Indgang i KMD Opus Brugerstyring på baggrund af modtaget mail fra KVIKservice. Mailen arkiveres i Acadre, med mindre der er tale om rettigheder til en Aftaleholder. Via brugerstyringen sikres, at medarbejderen ikke kan indberette på sig selv. Der henvises til arbejdsgangsbeskrivelse dok Medarbejderportal Teknisk servicegruppe tildeler rettigheder til medarbejderportalen og mobilkoder ved nyoprettelser i Rollebaseret Indgang efter anmodning fra medarbejderen. Medarbejderen har kun adgang til egne oplysninger Oprettelser og vedligehold af profitcenter/omkostningssteder og PSP elementer Når nye kontonumre oprettes skal det undersøges i PPOME, hvilket profitcenter/omkostningssted og PSP elementer kontonummeret organisatorisk hører til. Kontonummeret tilknyttes herefter til omkostningsstedet i omsættertabellen. Såfremt der ikke findes noget profitcenter/omkostningssted oprettes dette i LOS en i LOS en betegnes dette som enheder LOS Teknisk servicegruppe vedligeholder LOS en ved organisationsændringer og nye vagtplansenheder.

21 Side 21 Teknisk servicegruppe påfører og vedligeholder P. nr. og adresser, telefonnumre og åbningstider i LOS en. Teknisk servicegruppe opretter og vedligeholder udbetalingsenheder og KMD Sag enheder i LOS en Stillingskatalog Personalekonsulenterne vedligeholder stillingskataloget på eget område i PPOME. Det tilstræbes, at alle Aftaleenheder har alle relevante stillinger. Nye stillinger oprettes efter anmodning fra Aftaleholder. Ved oprettelse af nye stillinger skal Aftaleholder oplyse stillingens organisatoriske placering og evt. andre særlige forhold herunder f.eks. kontering Organisationsændringer Ved organisationsændringer henvises til drejebog dok v2 og arbejdsgangsbeskrivelse for organisationsændringer dok Øvrige opgaver AKUT Aftaleholder indberetter organisationsmøde og tillidsmandskursus i den Rollebaserede Indgang. Konkret Personalekonsulent trækker liste over indberetninger en gang i kvartalet. Ud fra listen dannes elektroniske regninger, der sendes til de faglige organisationer. Når refusionen kommer hjem påføres konto nr. af konkret Personalekonsulent til Økonomiafdelingen, der foretager bogføringen i Prisme. Den konkrete personalekonsulent følger op på, om beløbet kommer hjem.

22 Side Aperiodisk løn Aperiodisk løn anvendes, såfremt der har været fejl i lønudbetalingen eller oplysninger om nyansættelser eller ændringer er modtaget for sent. Aperiodisk løn er en ekstra lønkørsel på en enkelt medarbejder. Aperiodiske lønkørsler kan ligeledes bruges ved rettelser af kontering. Det kan foretages 9 gange pr. måned pr. medarbejder. Aperiodisk løn kan ikke bruges ved fremadrettede udbetalinger Flexjobrefusion (flexjob oprettet inden 1. januar 2013) For medarbejdere ansat i flexjob med bopæl i Varde Kommune sker udkontering løbende via KMD Opus. For medarbejdere ansat i flexjob med bopæl udenfor Varde Kommune sendes opgørelse for hvert kvartal af den Personalekonsulent, der er konsulent for Aftaleenheden. Modtagne refusioner påføres konto nr. og sendes til Økonomiafdelingen, der foretager bogføringen i Prisme Frikøb til organisationsarbejde mv. Ved frikøb ved bl.a. organisationsarbejde, udlån mv. sendes oplysning til Personaleafdelingen, der foretager beregning og udarbejder regning i Prisme. Regningen sendes til de faglige organisationer to gange årligt AUB mm. Relevant personalekonsulent kontrollerer at eleven er oprettet i AUB refusion mm Maksimumsgrænse for udbetaling Der indberettes endvidere maksimumsgrænse for enkeltbeløb til udbetaling i afl. 0, 1 og 3 i KMD`s brugerregister.

23 Side Øvrige lønudbetalinger Varde Kommune udbetaler pt. lønnen til f.eks. Vestbanen og sender en regning herpå hver måned. 22. Arkivering Arkivering foregår elektronisk efter gældende kassationsregler. Indberetningsmateriale der indberettes hos Aftaleholder arkiveres hos Aftaleholder. 23. Arbejdskodeks Under hensyntagen til Forvaltningslovens bestemmelser vedrørende inhabilitet foretager personalekonsulenter med bl.a. personlig relationer til ansat medarbejder ikke sagsbehandling for denne medarbejder. Eventuelle inhabilitetssituationer diskuteres med ledelsen, der foretager vurdering/rådgivning, således at anden personalekonsulent overtager i disse sager. 24. Vedligeholdelse af forretningsgangsbeskrivelsen Denne forretningsgangsbeskrivelse gennemgås en gang årligt af Teknisk Servicegruppe. Varde d. 17. november 2015 Kirsten Mørch Hansen Personalechef Forretningsgangsbeskrivelse v2 2015

24 Side 24 Dok Sag Revisioner sag Dato Dok. nr. Hvad Første version Årlig revision i Årlig revision i 2015