Tillægsreferat. Byrådet. Byrådsmøde Onsdag den 29. november 2017 Kl. 16:00 Byrådssalen Ebeltoft. Medlemmer. Fraværende

Transkript

1 Tillægsreferat Byrådet Byrådsmøde Onsdag den 29. november 2017 Kl. 16:00 Byrådssalen Ebeltoft Medlemmer Claus Wistoft (V) Kirstine Bille (F) Jørgen Brøgger (C) Ole Bollesen (A) Per Zeidler (løsgænger) Per Dalgaard (O) Kim Lykke Jensen (F) Jan Fischer (A) Helle Røge (F) Torben Therkelsen (V) Anette Quist Busk (løsgænger) Gunnar Sørensen (V) Jesper Yde Knudsen (Ø) Laila Sortland (O) Jan Kjær Madsen (B) Ole Bjerregaard (V) Jens Rasmussen (F) Anders Peter Arthur Rasmussen (A) Rønnaug Engstad Laursen (V) Kristian Herget (F) Flemming Hansen (I) Karen Østergaard (V) Kai Pedersen (A) Christian Haubuf (A) Peter Andersen (L) Marianne Kirkegaard (V) H. C. Baltzer (A) Fraværende Per Zeidler (løsgænger), Anette Quist Busk (løsgænger)

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 973. IT udstyr til byrådet

3 Side IT udstyr til byrådet Sagsnr.: 13/39399 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget (ØK) Resumé I forbindelse med etableringen af det nye byråd for perioden , skal de valgte politikere have udleveret en politikerarbejdsplads anno Der gives her en beskrivelse af hvilket IT serviceniveau, der vil blive ydet, samt hvilke redskaber det kommende Byråd vil få til rådighed. Sagsfremstilling Med henblik på at understøtte arbejdet i byrådet stilles følgende IT-platform til rådighed for byrådet i perioden Udstyr: Politikerne tilbydes følgende udstyr: ipad + 4G abonnement Telefon + abonnement En PC er ikke som udgangspunkt en del af standardudstyret for en politiker. Men hvis der er politikere som ikke mener, at de kan udføre deres politiske arbejde uden en PC, vil de kunne få en PC stillet til rådighed. Indførelse af digitale møder: Syddjurs Kommune har i de senere år investeret betragteligt i brugervenlige, driftssikre løsninger til afvikling af møder. I kombination med ipads, har mødedeltagere i Syddjurs derfor digital adgang til dagsordener inklusive bilag og egne kommentarer. Forslaget om indførelsen af digitale møder er desuden baseret på erfaringer fra andre kommuner, der med stor succes har indført samme løsning. Her kan navnlig Aarhus Kommune fremhæves, hvor der har været papirløse byråds- og udvalgsmøder siden 2012 og med meget positive erfaringer. Løsningen med ipad er meget driftssikker og robust ift. driftsudfald, da der indbygget i ipadden er internet via sim-kortet. Der lægges derfor op til, at der ikke indgår en printer i ovenstående udstyrspakke. I forhold til håndtering af eventuelle behov for print, vil der blive opstillet en arbejdsstation i politikerrummet, Hornslet Kirke i Ebeltoft, hvorfra der kan printes på printerne i administrationsbygningerne. Det undersøges om en lignende løsning kan etableres i Hornslet. Derudover tilbydes der i en overgangsperiode support til print i administrationsbygningerne ved hhv. IT og Ledelsessekretariatet. Arbejdsplatform: Syddjurs IT- og Digitalisering har sammen med Ledelsessekretariatet skabt en IT-platform, som danner rammen for det politiske arbejde i byrådet. Som politiker i Syddjurs Kommune får man adgang til følgende systemer: OS2dagsorden OS2Indberetning Nyt Password (reset password) Mail, kalender (xx@syddjurs.dk) Brug af Privat NemID

4 Side 3 Servicemål og Serviceniveau: Driftsmiljø garanterer 97 % oppetid i normalarbejdstiden og 90 % i tidsperioden kl. 17 til 07 Der aftales faste tidspunkter for servicevinduer Driftsfejl der forhindrer en bruger i at udføre sit arbejde påbegyndes indenfor en periode på 8 arbejdstimer og udføres hurtigst muligt. Byrådets politikere skal sikres en optimal IT brugerservice, og relevante systemer skal være tilgængelige på de tidspunkter som byrådsarbejdet kræver, både i møder og i forberedelse. IT systemerne bliver med jævne mellemrum lukket ned på grund af nødvendige IT opdateringer, som primært foregår i planlagte servicevinduer, som ligger udenfor normal arbejdstid i aftenstimer og weekender. For at sikre, at Byrådets medlemmer dels får optimeret udnyttelse af politikerarbejdspladsen og dels er orienteret om driftsstatus samt oplysning om planlagte opdateringer af IT systemerne, som betyder systemlukning i aftentimer og weekend aftales følgende: 1. Fejlretning på politikerarbejdsplads: Det enkelte byrådsmedlem har adgang til hotline support og får en personlig IT supporter tilknyttet, som kan kontaktes indenfor normal arbejdstid, for nærmere aftale om udbedring af fejl. Det tilstræbes at påbegynde fejlretning så hurtigt som muligt jf. ovenstående servicemål. Den personlige IT supporter skal sikre, at den enkelte politiker har en kørende politikerarbejdsplads i forhold til det valgte forslag af IT udstyr. Aftalen gælder kun i forhold til byrådsarbejdet og for IT udstyr omtalt i denne sag, og omhandler således ikke support på husstandens øvrige IT udstyr. 2. Planlagte servicevinduer og driftsstatus: Der er aftalt et ugentligt servicevindue på torsdage fra kl. 19 til fredag morgen kl. 06. Til større servicevinduer bliver der hvert år aftalt 12 årlige weekender i samarbejde med ledelsessekretariatet, som løber fra fredag kl. 14 til søndag morgen kl. 6. Annoncering af afholdelse af et servicevindue sker på forsiden af medarbejderportalen under IT Drift. Information herom vil være tilgængelig senest 7 dage i forvejen. Det er også her på forsiden af medarbejderportalen under IT Drift, at der oplyses om drift status på IT systemer og andre ikke planlagte driftsforstyrrelser. Support: IT yder support på det udstyr som kommunen har udleveret til politikerne IT-afdelingen stiller en personlig supportmedarbejder til rådighed for hver enkelt politiker jf. ovenstående. Når byrådet afholder arbejdsmøde/byrådsmøde, vil IT-afdelingen være til stede med en udvidet support for byrådet. Dette gøres fra et fast supportlokale i tilknytning til byrådssalen. Der vil være support i tidsrummet fra arbejdsmødets start til byrådsmødets start. Ledelsessekretariatet yder løbende support af politikernes systemer og kan besvare spørgsmål vedr. arbejdsplatformen. Politikerne får som alle andre ansatte i Syddjurs mulighed for at oprette sager i hotline IT-introduktion af det nye byråd: Primo december vil alle politikere få hardware udleveret og IT-afdelingen vil være behjælpelig med opsætning mv.. Dette gøres på individuelle møder mellem IT og den enkelte politiker. Derudover gennemføres der et introduktionsseminar medio december, hvor politikerne bliver sat ind i brugen af arbejdsplatformen. Herunder: Gennemgang af politikerværktøjer, OS2-dagsorden mv. Syddjurs på nettet (hjemmeside og sociale medier) Kommunikation

5 Side 4 IT og Sikkerhed Hvordan får du hjælp Undervisning og vejledning: For at sikre at byrådets medlemmer løbende er i stand til at bruge det udstyr og de systemer, som er stillet til rådighed for byrådsarbejdet, og at politikerne er ajour med de sikkerhedspolitikker og regler som er gældende for brug af kommunes IT-systemer, vil der løbende tilbydes undervisning inden for IT. Dette kan vedrøre: IT-sikkerhed Brug af arbejdsplatformen (systemer og programmer) Brug af udstyr: ipad, trådløst print, Apple-ID mv. Vejledninger og best practice i brugen af IT For byrådsmedlemmer der ikke bliver genvalgt til byrådet : Det tidligere udleverede udstyr overdrages til politikeren. PC, Printer og ipad Evt. bredbåndsforbindelse i hjem og/eller sommerhus overdrages til medlem eller nedlægges Mobilt bredbåndsabonnement (ipad) lukkes Evt. firmamobilaftale gennem ATEA afvikles, og der vil være mulighed for frikøb Evt. mobilabonnement overdrages til medlem eller nedlægges Byrådsmedlemmer som fortsætter fra nuværende periode: Afleverer eksisterende ipad for at få udleveret en ny Evt. firmamobilaftale gennem ATEA afvikles, og der vil være mulighed for frikøb Får tilbudt ny mobiltelefon samt tilbud om portering af eget mobilnummer Beholder PC til fortsat byrådsarbejde Beholder nuværende printer, men vil ikke længere kunne tildeles toner og support jf. indførelsen af papirløse møder Nye byrådsmedlemmer til byrådet : Får ipad Får tilbudt ny mobiltelefon samt tilbud om portering af eget mobilnummer Får udleveret PC efter individuel behov Får ikke tilbudt bredbåndsforbindelse i hjem eller sommerhus, da forbindelse opnås via ipad. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Prisoverslag Anskaffelsespris. Priser ex. moms og ex. mobil/data abonnementer ipad pro 10,5, 64GB, m/sim + Smart Keyboard cover, 27 (+4 stk.) a 6.080, kr. iphone 7, 32GB, SKI-pris: iphone 7: 3.020,-/7 Plus: 3.584,-, 27 stk. a 3.302, kr. PC efter individuel vurdering, estimeret 10 stk. a 3.700, kr. I alt kr. Driftsudgifter for en fire årig periode 27 stk. mobilt bredbånd til ipad pr. år 420 kr kr. 27 stk. mobil telefon firmaordning pr. år 420 kr kr. Reparationer, vedligehold og erstatning (estimeret) kr. Support i overgangsperiode til papirløse møder (engangsbeløb i 2018) kr.

6 Side 5 I alt: kr. Ønskes der printere i udstyrspakken er tillægsprisen for dette: Anskaffelse af printere: HP Color Laserjet PRO M277dw, ca. 15 stk. a 2.278, kr. Drift og toner: 27 stk. toner forbrug pr. år pr. medlem 3022 kr kr. Printerudgifter i alt kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at politikerarbejdspladsen samt det IT-mæssige serviceniveau godkendes. Beslutning i Direktionsmøde den Indstilles til Økonomiudvalgets godkendelse. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Godkendt. Fraværende: Peter Andersen (L) Supplerende Sagsfremstilling Fremsendes til Byrådets godkendelse. Beslutning i Byrådet den Godkendt med den tilføjelse vedrørende serviceniveau: 1. At nuværende medlemmer af byrådet, der modtager godtgørelse for brug af egen telefon, kan fortsætte med dette. De der har bindingsperioder på abonnementer kan afvente udløb, og siden indgå i den kommunale telefonordning, hvis ønsket. 2. Alle medlemmer fremover kan få udleveret pc og printer i eget hjem, til de byrådsmedlemmer som ønsker dette. 3. At byrådsmedlemmer, der ønsker pc og printer i eget hjem, fortsat tildeles toner og support til printere. Fraværende: Per Zeidler (løsgænger), Anette Quist Busk (løsgænger)

7 Side 6 Underskriftsside Claus Wistoft (V) Jan Kjær Madsen (B) Kirstine Bille (F) Ole Bjerregaard (V) Jørgen Brøgger (C) Jens Rasmussen (F) Ole Bollesen (A) Anders Peter Arthur Rasmussen (A) Per Zeidler (løsgænger) Rønnaug Engstad Laursen (V) Per Dalgaard (O) Kristian Herget (F) Kim Lykke Jensen (F) Flemming Hansen (I) Jan Fischer (A) Karen Østergaard (V) Helle Røge (F) Kai Pedersen (A) Torben Therkelsen (V) Christian Haubuf (A) Anette Quist Busk (løsgænger) Peter Andersen (L) Gunnar Sørensen (V) Marianne Kirkegaard (V) Jesper Yde Knudsen (Ø) H. C. Baltzer (A) Laila Sortland (O)

8 Side 7