Design af hjemmeside til Aalborg Universitets benchmarkings

Transkript

1 Søg Benchmarking BENCHMARKING PÅ AALBORG UNIVERSITET Strategisk forskning og dens samfundsmæssige betydning i national og international sammenhæng står højt på den politiske dagsorden. Vores opgave er at understøtte Aalborg Universitets strategier og tilføre flere offentlige midler gennem benchmarking af universitets samlede performance. Hvis du vil følge vores arbejde med benchmarking på Aalborg Universitet og læse om nye vigtige initiativer, så kan du tilmelde dig vores RSS-feed her. F O R S I D E F O K U S FA K TA P U B L I K AT I O N E R K O N F E R E N C E R K O N TA K T L I N K S EKSPERTISE Vores arbejdsopgaver er centreret omkring måling og vurdering af Aalborg Universitets forsknings- og udviklingsaktiviteter med henblik på at synliggøre vores internationale forskningsposition, og med henblik på at placere universitetet på de prestigefyldte internationale rankinglister. I arbejdet indgår rådgivning og vejledning, analysearbejde, udvikling og opstart af nye indsatsområder samt strategisk formidling. Mere information. NYHEDER AALBORG UNIVERSITET PÅ ANERKENDT RANKINGLISTE QS World University Ranking udgivet af Times Higher Education Supplements (THES) er offentliggjort oktober Aalborg Universitet har for første gang opnået en placering på listen. Læs mere her. NY FORDELING AF BASISMIDLER TIL UNIVERSITETERNE Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling introducerer den bibliometriske forskningsindikator med virkning fra Læs mere her. Flere nyheder - længere liste her. Aalborg Universitet Benchmarking Niels Jernes Vej Aalborg Øst Tlf benchmarking@aau.dk Tilmeld RSS Design af hjemmeside til Aalborg Universitets benchmarkings Det erhvervsrelaterede projekt Udarbejdet af Vejleder: Tanja Svarre Jonasen Årgang 2009 Den 5. januar 2010 Antal ord: 7489

2 Abstract I opgaven undersøges, hvorledes en hjemmeside kan gavne Aalborg Universitets benchmarkingafdeling, og hvorledes denne reelt kan realiseres og udformes designmæssigt, når der tages forbehold for krav om brugervenlighed og tilpasning af designprofil. Dette gøres vha. semistruktureret interview samt regler og retningslinjer fra udvalgte brugervenlighedseksperter og AAU s designmanual. Målet er at få skabt et brugervenligt og inspirerende hjemmesideforslag, som kan understøtte og effektivisere deres nuværende ret begrænsede formidlingsservice. Resultatet er blevet en syvsiders hjemmeside indeholdende både analyse- og rapportmateriale samt mere rådgivningsmæssige og vejledende elementer. Foruden at kunne fungere som samlingssted for AAU s benchmarkingmateriale vil hjemmesiden desuden kunne øge eksponeringen og formidlingen af deres arbejdsresultater samt gøre benchmarkingarbejdet mere synligt og lettere tilgængeligt.

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Problemformulering Afgræsning Målgruppebeskrivelse Begrebsafklaring og teori Benchmarking Brugervenlighed Metode Projektstyring Forundersøgelse Hjemmesidedesign Forudsætninger for hjemmesidedesign til AAU s benchmarking AAU s benchmarkingarbejde Nuværende formidlingsmetoder Fordele ved at få en hjemmeside De formidlingsmæssige fordele De arbejdsmæssige fordele De brugermæssige fordele Problematikker i forbindelse med hjemmeside Analyse af designforslag til hjemmeside Hjemmesidens struktur Hjemmesidens layout Hjemmesidens indhold Evaluering af projektforløbet Metodevalg Samarbejde, slutprodukt og feedback Udbytte ved gennemførelse af dette projekt Konklusion Litteraturliste Projektplan Produkt: Hjemmesidedesign Bilag 1: Interviewguide Bilag 2: Transskribering

4 1 Indledning Benchmarking, som i dag er blevet et udbredt målingsværktøj indenfor både det private og det offentlige (Finansministeriet, 2000, s. 12), er et forholdsvist nyt arbejdsområde på Aalborg Universitet. Det har kun omkring to år bag sig, men har i perioden udviklet sig til at være et vigtigt styringsredskab, som prioriteres højere og højere. Aalborg Universitet, også kaldet AAU, har oprettet en afdeling, som udelukkende arbejder med at måle og evaluere AAU s resultater, især på forskningsområdet. Det omfattende arbejde, som foretages på benchmarkingafdelingen, formidles dog i dag på et niveau, hvor omfangsbredden, synligheden og ikke mindst brugen af Internettet er begrænset. Dette har ført til nytænkning af formidlingsstrategier samt ønsker om tiltag, som kan eksponere og formidle benchmarkingarbejdet bedre og gøre de benchmarkingaktiviteter, der arbejdes med, mere synlige og lettere tilgængelige. Disse tiltagsønsker har ført til tanker om bedre udnyttelse af Internettet og derved dannet baggrund for ideen til dette projekt. AAU ønsker at få udviklet et forslag til, hvordan en hjemmeside kunne se ud med henblik på grafisk layout, tekstindhold, struktur mv. Foruden at kunne fungere som samlings- og formidlingssted for alle benchmarkingresultater, -analyser mm. af AAU er det desuden vigtigt, at hjemmesiden er brugervenlig og passer ind i den allerede etablerede designprofil for hjemmesider tilhørende AAU. Målet er ikke en hjemmeside til benchmarkingafdelingens egne medarbejdere, men en hjemmeside som formidler og synliggør deres benchmarkingarbejde og fungerer som service for potentielle brugere, som f.eks. forskere og institutledere. 2 Problemformulering Det er håbet, at samarbejdet og projektets slutprodukt kan være med til at give AAU et klart billede og indtryk af, hvilke fordele der kan opnås ved at satse på dette formidlingstiltag, samt hvorledes hjemmesiden reel kunne se ud layout-, indholds- og strukturmæssig. For at nå frem til dette slutprodukt skal følgende spørgsmål undersøges og besvares: Hvilke benchmarkingaktiviteter arbejdes der med på benchmarkingafdelingen på AAU, og hvorledes foregår den nuværende formidling af disse? Hvilke fordele vil benchmarkingafdelingen på AAU kunne opnå ved at få en hjemmeside? Med brugervenlighed og tilpasning af designprofil som baseline, hvilke layoutmæssige, indholdsmæssige og strukturmæssige faktorer vil så influere på udformningen af hjemmesiden, og hvorledes vil denne kunne realiseres? 2

5 3 Afgræsning Fokusset i denne opgave vil være et grafisk produkt i form af et visuelt forslag til, hvordan en hjemmeside til benchmarkingafdelingen kan se ud layout-, indholds- og strukturmæssig. AAU ønsker ikke en færdigprogrammeret og onlineimplementeret hjemmeside, da de selv har egen IT-afdeling, som står for netop denne tekniske del. Hjemmesideønsket er endnu kun i sin opstarts- og idéfase. 4 Målgruppebeskrivelse AAU s benchmarkingafdelings primære målgruppe kan niveauinddeles. Den strækker sig fra niveauet med institut- og centerledere for de forskellige institutter og miljøer med hovedvægten på De Ingeniør-, Natur- og Sundhedsvidenskabelige Fakulteter til det centrale ledelsesniveau fra dekan til rektor til direktion. Da benchmarkingarbejdet ikke er baseret på personniveau men et mere overordnet institut-, center- og organisationsniveau, tilhører de enkelte forskere eller forskergrupper, som har brug for rådgivning eller hjælp til konkrete opgaver, den sekundære målgruppe. 5 Begrebsafklaring og teori 5.1 Benchmarking Begrebet benchmarking er en systematisk måleproces, som primært anvendes til at måle, evaluere og identificere problemområder i en given virksomhed eller organisation for derved at kunne finde potentielle forbedringsmuligheder (Finansministeriet, 2000, s ). Målet er at kunne lære af andre, lade sig inspirere, udveksle erfaringer og derved forhåbentlig udvikle og forbedre egen kvalitet og effektivitet (Bukh, 2007, s. 1). Den version af benchmarking, som er mest kendt og brugt i Vesten, blev udviklet af det amerikanske firma Rank Xerox i slutningen af 1970 erne (Finansministeriet, 2000, s. 12). Denne benchmarking kan ifølge Finansministeriet 2000 karakteriseres ud fra disse fem dimensioner: International eller indenlandsk benchmarking Makroorienteret eller mikroorienteret benchmarking Top-down eller bottom-up benchmarking Benchmarking for kontinuerlig forbedring eller evaluering Resultat- eller procesbenchmarking En brugbar karakterisering som i dette projekt kan være med til at afklare og tydeliggøre, hvilken benchmarking AAU arbejder med, og dermed hvilke benchmarkingaktiviteter de har valgt at lægge fokus på i henhold til deres benchmarkingstrategi. Alt sammen væsentlig information, som har afgørende betydning for især hjemmesidens indhold. 3

6 5.2 Brugervenlighed Begrebet brugervenlighed, som er den danske betegnelse for usability, er et forholdsvist bredt begreb, som måles ud fra flere forskellige parametre, alt efter hvilket system, der er tale om. Det kan både være i forbindelse med et systems design, funktionalitet og information. Oftest ses der på, hvor anvendeligt og let et system er at bruge, og hvor god interaktionen mellem brugeren og det pågældende system er (Munk & Mørk, 2002, s ). Brugervenlighed er en vigtig kvalitetsegenskab, som både er afgørende for brugernes samlede oplevelse, og om hjemmesiden bliver en succes eller fiasko (Gregersen og Wisler-Poulsen, 2009, s. 14). Der findes flere forskellige såkaldte brugervenlighedseksperter. Nogle af de mest anerkendte og brugte er bl.a. Jakob Nielsen, Rolf Molich og Steve Krug. Nielsen, som er én af foregangsmændene for selve brugervenlighedsbegrebet, er ophavsmanden bag den velkendte fempunkts kriteriedefinition, der nu af mange anses som værende grundstenene for dette begreb. For at en hjemmeside kan kaldes brugervenlig, skal den være (Nielsen, 1993, s. 26): Let at lære Effektiv at bruge Let at huske Have lav fejlrate Tilfredsstillende og rar at bruge Disse fem kriterier anvendes dog oftest, når der ses på fungerende services dvs. den mere tekniske og funktionsafhængige brugervenlighed ved f.eks. inddragelse af brugertests. Af samme grund mener kritikere, deriblandt andre brugervenlighedseksperter, at især Nielsen fokuserer for lidt på det visuelle. De mener, at samfundsudviklingen såvel som it-udviklingen har gjort, at brugerne foruden almen brugervenlighed også er begyndt at kræve oplevelse (Thorlacius, 2005, s. 3-7). Det er derfor også nødvendigt at kigge på de mere bløde værdier som æstetik og det følelsesmæssige aspekt, når det gælder hjemmesiders brugervenlighed. Da mit produkt skal være et grafisk forslag, som fremviser hjemmesiden visuelt, har jeg derfor valgt at supplere Nielsen og Molich med Krug, Shirley Kaiser og Lene Rosenmeier. På denne måde opnås der brugevenlighedsfokus på et bredt plan, fra de mere grundlæggende elementer som f.eks. sidestruktur og opbygning til de mere grafiske elementer som farver og skrifttyper. Tilsammen en god og afbalanceret blanding som vil kunne danne grundlag for denne hjemmesides vigtigste faktorer i form af layout, indhold og struktur. 6 Metode Opgaven bygger på eksisterende publiceret litteratur, teori og empiri. Empirien består desuden af egen indsamlet information omkring benchmarking på AAU vha. et interview samt online inspirations- og informationssøgninger. For at kunne udarbejde og realisere et optimalt grafisk hjemmesideforslag til AAU s benchmarking er det nødvendigt først at finde ud af problemformuleringens første to 4

7 spørgsmål, da disse danner grundlag og forudsætning for løsning af den stillede opgave. Der vil derfor først blive foretaget en skitsering og analyse af AAU s benchmarkingaktiviteter, deres nuværende formidlingstyper samt de fordele og problematikker, der kan opstå ved at satse på dette nye formidlingstiltag. Analysen af denne bagvedliggende benchmarkingdel vil primært ske på baggrund af litteraturstudium samt det forudgående forundersøgelsesinterview. Forudsætningsarbejdet har stor betydning for den efterfølgende designanalyse. Suppleret med de løbende samarbejdsmøder med kontaktpersonen giver dette den nødvendige viden, der skal til for at kunne klarligge, hvad hjemmesiden egentlig kan tilføre benchmarkingafdelingen, og hvorledes hjemmesiden skal designes og grafisk realiseres. Videnselementer som forventnings- og formidlingsniveau samt AAU s benchmarkingstrategi er af afgørende betydning her, da det er disse, hjemmesiden skal opbygges omkring. Designanalysen af hjemmesiden vil ske på baggrund af retningslinjer for såvel brugervenlighed som AAU s designprofil. I de efterfølgende afsnit vil der blive redegjort for projektets metodevalg. Der vil først blive forklaret lidt omkring projektstyringen og dens vigtighed for dette projekt. Herefter gås der i dybden med de mere konkrete metodevalg, som forundersøgelsesinterview samt hjemmesidedesign indeholdende fokuspunkter som brugervenlighed og designprofil. Som afslutning vil hele projektforløbet blive evalueret, indeholdende elementer som projektstyringen, metodevalgene, samarbejdet samt det faglige og personlige udbytte. 6.1 Projektstyring Ved projektets start blev der i samarbejde med projektstedet udarbejdet en projektplan, hvis formål var at fungere som et slags styringsredskab under hele projektforløbet (se side 21-23). Den var bl.a. med til at sikre, at de involveredes parters forventninger og mål blev afstemt, og at der blev skabt enighed om de praktiske foranstaltninger. En del af projektplanen bestod af en mere specificeret tidsplan, som kunne fungere som et planlægnings- og styringsredskab for projektet. Her valgte jeg at udarbejde et Ganttskema (se side 24), da dette planlægningsværktøj kunne anskueliggøre hele projektforløbet på en let og overskuelig måde, så der løbende kunne holdes et visuelt godt overblik over de planlagte aktiviteter og delmål (Thorborg, 2005, s. 128). 6.2 Forundersøgelse Som forundersøgelse blev der foretaget et interview med den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen på AAU. Valget af denne metode skyldes, at der med et interview kunne indsamles kvalitativ information og svar fra benchmarkingafdelingens kerneperson. En brugbar viden både i form af almen baggrundsforståelse for mig som udenforstående studerende, men også til dybere indsigt i deres arbejde og egentlige formidlingsbehov. Der er desuden ikke mange, der arbejder med benchmarking på AAU, så at foretage en spørgeundersøgelse i stedet ville f.eks. ikke være til megen gavn. Af samme grund blev der også kun interviewet én person, hvilket ifølge Kvale kan være yderst tilstrækkelig. Vigtigheden ligger ikke i antallet af informanter, men i kvaliteten og brugbarheden af svarene (Kvale, 1997, s. 108). 5

8 Informanten, som er den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen, har været med siden benchmarkingafdelingens begyndelse tilbage i 2007 og er samtidig min kontaktperson og samarbejdspartner i dette projekt. Hun besidder den nødvendige viden for besvarelse af mine spørgsmål, og der var en god chance for en ekstra velvillig indsats under interviewet, da det netop er i AAU s egen interesse at få gennemført et godt interview. Gode svar og brugbar informationsudveksling kan hjælpe til bedre udarbejdelse af deres produkt. Selvom det formentlig gav bedre imødekommenhed og svarindsats under interviewet, at informanten også er min kontaktperson, kan der dog også have været en mulig fejlkilde behæftet ved dette. Det er muligt, at min kontaktperson for at hjælpe tilføjede eller påtog sig holdninger, som hun troede, jeg gerne ville høre. Dette fænomen kalder Kelly, Harper og Landau (2008) for demand effects. Som forsøg på at undgå dette, blev der ikke diskuteret eller snakket om spørgsmålene inden interviewet, og det blev gjort klart fra min side, at det var hendes syns- og vidensvinkel, der var det vigtigste. Det valgte interview var semistruktureret, da der på forhånd blev udarbejdet en interviewguide med nogle overordnede åbne spørgsmål (se bilag 1), som kunne styre samtalen men samtidig give plads til en åben dialog mellem interviewer og informant (Kruuse, 2007, s. 139). Interviewguiden fungerede som en spørgeramme og sikkerhed for, at alle planlagte emner og punkter kom på banen og blev diskuteret under interviewet. For at imødekomme ønske fra informantens side samt undgå en fejlkilde i form af uuddybede svar eller svarblokering fra informantens side blev interviewspørgsmålene sendt til informanten på forhånd, så der var god mulighed for forberedelse. Som dokumentation blev interviewet optaget som lydfil og efterfølgende transskriberet (se bilag 2). Transskriberingen fungerede desuden som et støttende og hjælpende redskab i forbindelse med analysen og bearbejdning af interviewsvarene. 6.3 Hjemmesidedesign Det er, som beskrevet tidligere, AAU s ønske at få udarbejdet et grafisk forslag til en hjemmeside til deres benchmarkingafdeling. En slags prototype til fremtidig formidlingstiltag. Til realiseringen af denne visuelle fremstilling af hjemmesidens sider er det grafiske metodevalg faldet på anvendelsen af det grafiske program Adobe Indesign. Med dette program kan der arbejdes med alt lige fra opsætning, farver, skrifttyper mv. Alt på nær det tekniske implementeringsaspekt, som netop ikke var ønsket på nuværende tidspunkt. Det er fastlagt, at hjemmesider tilhørende AAU skal overholde universitets designmanual for hjemmesider, og de retningslinjer denne indeholder. Det forventes, at der stiles efter et look and feel, der læner sig op af universitets visuelle stil (designmanual, 2009). På den måde sikres det, at der bibeholdes en sammenhæng og ensartethed blandt de forskellige hjemmesider, og at brugerne kan se og fornemme, at den pågældende hjemmeside tilhører AAU. Designmanualen vil derfor blive brugt som hjælpeværktøj og opslagsværk under designprocessen for at sikre opfyldelse af de pålagte krav. Retningslinjerne omhandler primært overordnede hjemmesideelementer, som f.eks. standard af top og bund, og giver derfor stadig mulighed for, at benchmarkingafdelingen kan sætte eget præg på netop deres hjemmeside. 6

9 I forbindelse med udarbejdelse af hjemmesidedesignet og derigennem selve designanalysen er det desuden vigtigt at have fokus på brugervenlighedsaspektet. Brugervenlighed bør altid være en integreret del af designprocessen (Gregersen og Wisler- Poulsen, 2009, s. 22). Mit projekt gælder dog som nævnt ikke den tekniske del, men i stedet selve hjemmesidedesignet. Derfor lægges der vægt på de visuelle brugervenlighedsværdier ud fra råd om brugervenligt hjemmesidedesign fra bl.a. Krug og Rosenmeier. Det endelige mål er dog at nå frem til et produkt, der på sigt kan opfylde begge brugervenlighedsdimensioner, både de bløde og visuelle og de mere tekniske i form af Nielsens kriteriedefinition. En hjemmeside som er brugervenlig både på det tekniske og det visuelle plan. Derfor indtænkes begge allerede nu, selvom sidstnævntes brugervenlighed selvfølgelig endnu ikke kan testes. Designregler og råd for brugervenligt hjemmesidedesign i form af Nielsens bog Godt webdesign og Molichs Brugervenligt webdesign inddrages derfor også i designanalysen og i diskussionen omkring, hvorledes hjemmesiden skal se ud og realiseres. Disse designregler er skabt på baggrund af Nielsen fem kriterier og danner derfor grundlag for at kunne opnå den ønskede brugervenlighedsegenskab. Nielsen og Molich har begge arbejdet sig frem til disse designregler vha. omfattende undersøgelser og tests, og begges anvendes i stort omfang indenfor webudvikling (Molich, 2003, s ). 7 Forudsætninger for hjemmesidedesign til AAU s benchmarking 7.1 AAU s benchmarkingarbejde Benchmarkingafdelingen på AAU, som i dag kun er en mindre del af hele organisationen, er et vigtigt fokusområde. Benchmarkingarbejdet betragtes som et betydningsfuldt middel til at kunne opnå nogle af AAU s vigtigste strategiske mål, som f.eks. at have forskningsområder og en forskningsproduktion blandt de bedste i verden ( Ifølge den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen på AAU er formålet med deres benchmarkingarbejde især at indsamle videnserfaring fra såvel interne som eksterne forskningsmiljøer, dokumentere nøgletal for AAU s forskningskvalitet, synliggøre og profilere egen forskning samt bidrage til øget vækst i bevillingerne. Alt sammen formål og indsatser, som er omdrejningspunkter for deres benchmarkingaktiviteter. Foruden aktiviteter, som indsamling af information og dokumentation heraf, bruger AAU også benchmarkingen som en form for monitorering af AAU s forskningsindsats (bilag 2, udsagn 46). Den er centreret omkring måling, evaluering og vurdering af AAU s forsknings- og udviklingsindsatser bl.a. med henblik på at synliggøre deres internationale forskningsposition og placere universitetet på prestigefyldte internationale rankinglister som f.eks. QS World University Rankings 1. 1 QS World University Rankings udgives af Times Higher Education Supplement (THES) ( 7

10 Ud fra de overnævnte benchmarkingaktiviteter er AAU s benchmarking ifølge Finansministeriets benchmarkingdimensioner et miks af typerne mikroorienteret benchmarking og resultatbenchmarking (Finansministeriet, 2000, s ). Mikroorienteret benchmarking kommer til udtryk ved, at universitetet hovedsagelig foretager detaljeret analyser af dem selv og deres interne institutter. Selvom de arbejder med internationale emner f.eks. i forbindelse med ranking, foregår analyserne og sammenligningerne stadig på mikroniveau. Resultatbenchmarking eller performancebenchmarking (Finansministeriet, 200, s ) er et af de emner, som vægtes højest, når det gælder AAU s formål og strategi. Et af hovedelementerne i deres benchmarkingarbejde er nemlig den såkaldte performancemåling eller best practice (Finansministeriet, 2000, s. 9-10). De ser på, hvem der klarer sig bedst blandt sammenlignelige universiteter, som bl.a. Danmarks Tekniske Universitet og Århus Universitet, og forsøger derudfra at finde ligheder og potentielle forbedringsmuligheder hos sig selv. Som en sidste aktivitet, som nok snarere skal betegnes som en service, foretager benchmarkingafdelingen også megen rådgivning og vejledning til såvel primær som sekundær målgruppe. En vidtspændende rådgivning og vejledning som bl.a. omhandler udvikling af publiceringsstrategier, publikations- og citationsanalyser, fundraising mv.. Alt i alt er AAU s benchmarkingaktiviteter en god blanding af analyse- og rapportarbejde kombineret med nogle mere rådgivningsmæssige opgaver. Dette betyder, at hjemmesidens indhold skal bygge på både generelle oplysninger om AAU s benchmarkingstrategi og -aktiviteter, nyheder og information omkring relevante benchmarkingemner, interne som eksterne rapporter og analyser samt gode råd og kontaktmuligheder Nuværende formidlingsmetoder Når der kigges på de nuværende formidlingsmetoder, som benchmarkingafdelingen på AAU benytter sig af, må det siges, at de er meget begrænsede med hensyn til synlighed og ikke mindst brugen af Internettet. De når ikke så bredt ud, som de egentlig gerne ville (bilag 2, udsagn 61). Lige nu kommunikeres og formidles der hovedsageligt kun ud på ledelses- og institutniveau. Dette kan være i form af rådgivning, vejledning eller konsulentlignende situationer, som for det meste foregår over telefon eller via mailkorrespondance. En del af formidlingen foregår også mundtligt i form af oplæg eller fremlæggelser af relevante benchmarkingresultater og -analyser på diverse møder og institutbesøg. Foruden at kunne få formidlet arbejdet bredere ud blandt involverede og interesserede på AAU og derved også skabt større synlighed omkring benchmarkingarbejdet, vil brugen af Internettet kunne udnyttes bedre, når det gælder formidling. Benchmarkingafdelingen bruger allerede Internettet meget i forbindelse med udførelsen af deres arbejde. Derimod bruger de kun Internettet til s og det månedlige nyhedsbrev, når det gælder formidlingen af deres aktiviteter og resultater. Der er altså en god chance for at kunne øge både synlighed og omfanget af modtagere ved at få en hjemmeside og derved udnytte mere af den teknologi, som de alligevel allerede er bekendt med og bruger i forbindelse med deres arbejdsopgaver og -rutiner. 8

11 Muligheden ligger lige for. Det er kun et spørgsmål om, at de problematikker, der kan forekomme ved at skulle udvikle og virkeliggøre en hjemmeside, minimeres eller om muligt helt fjernes, og fordelene i stedet opnås til fulde. 7.2 Fordele ved at få en hjemmeside Ved at få udviklet en hjemmeside til deres benchmarkingafdeling kan AAU opnå flere forskellige fordele. Selv er de bevidste om fordelen ved at kunne øge og om muligt forbedre eksponeringen og formidlingen af deres arbejdsresultater, og gøre de benchmarkingaktiviteter, der arbejdes med, mere synlige og lettere tilgængelige (bilag 2, udsagn 61). AAU s fordele kan inddeles i tre typer; de formidlingsmæssige, de arbejdsmæssige og de brugermæssige fordele De formidlingsmæssige fordele Det er allerede en del af AAU s benchmarkingstrategi at kunne synliggøre og profilere deres styrkeposition, men indtil videre sker denne formidling kun meget snævert og i begrænset omfang f.eks. små indslag i nuværende nyhedsbreve og pressemeddelelser. De kunne i stedet bruge mulighederne for større eksponering via en hjemmeside, ligesom f.eks. Danmarks Tekniske Universitet gør. De offentliggør bl.a. deres performanceresultater og rankingplaceringer på hjemmeside og opnår derved fordele i bredere og mere visuel formidling af egen position og resultater ( En hjemmeside vil formidlingsmæssigt også kunne skabe større interesse og tilgængelighed ved ikke længere at begrænse sig til enkelte internetservices som og kontaktfeatures. Benchmarkingafdelingen vil kunne formidle såvel deres aktiviteter, analyser og resultater til mere dybdegående informationer omkring, hvad benchmarking på AAU egentlig drejer sig. En hjemmeside vil kunne vise overfor såvel interne som eksterne interesserede, at benchmarking er et vigtigt og centralt fokusområde, som AAU prioriterer højt De arbejdsmæssige fordele Den arbejdsmæssige fordel består i, at en hjemmeside vil kunne effektivisere benchmarkingafdelingens distribuering og formidling af deres arbejde. Alle informationer, rapporter, analyser mv. vil kunne samles ét sted og derved skabe mulighed for minimering af ressourcer i forbindelse med f.eks. svar på benchmarkingspørgsmål samt tilsending af forespørgsler omkring materiale. Afdelingen vil dog fortsat levere og formidle de nyeste resultater og analyser samt væsentlige oplysninger til den primære målgruppe (bilag 2, udsagn 70). Hjemmesiden skal ikke ses som en erstatning for den nuværende arbejdsgang, men i stedet en hjælpende og supplerende service. Når al benchmarkingmaterialet bliver samlet ét sted, vil det kunne give målgrupperne og andre interesserede et godt indblik i AAU s benchmarking, og afdelingen selv vil kunne få et bedre overblik over deres arbejde samt holde styr på de mange informationer og materialer, der arbejdes med. 9

12 7.2.3 De brugermæssige fordele De forventede brugere af hjemmesiden i form af den primære og sekundære målgruppe samt andre interesserede får derimod mulighed for selv at kunne finde og trække de informationer ud, de ønsker. De vil kunne spare både tid og kræfter på ikke først at skulle kontakte benchmarkingafdelingen og derefter vente på det adspurgte materiale. Endnu en brugermæssig fordel er selve nyheds- og opdateringsdelen. En stor del af de kommende brugere er på nuværende tidspunkt meget interesserede i tiltag og nyheder omkring benchmarking. Derfor får disse rig mulighed for til at kunne følge med, da én af hjemmesidens vigtigste features vil blive nyhedsformidling. Ved at tilmelde sig indtænkt RSS-feed vil brugerne kunne holde sig opdateret og nyinformeret omkring AAU s benchmarking både enkelt og hurtigt. 7.3 Problematikker i forbindelse med hjemmeside Det er dog ikke kun udelukkende fordele og muligheder, som AAU skal have i tankerne, når det gælder om at få skabt en hjemmeside. Det indebærer desværre også nogle problematikker, som AAU bliver nødt til at tage stilling til, før hjemmesiden kan blive en realitet. Ifølge den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen er der især to problematikker, som de selv har fokus på. For det første kan der være et problem i at gøre visse oplysninger og informationer offentlig tilgængelig pga. følsomt eller personbundent indhold. For det andet er der selve spørgsmålet om ressourcer. Det kræver ressourcer i form af tid, penge og arbejdskraft at vedligeholde og ajourføre en hjemmeside, men det er en nødvendighed, da en dårligholdt hjemmeside med forældet information kan svække universitets troværdighed overfor brugerne (Rosenmeier, 2008, s ). Tiden, hvor det var smart blot at have en hjemmeside, er forbi. I dag er der højere forventninger og krav fra brugernes side til bl.a. layoutet, informationen og især brugervenligheden på en hjemmeside (Rosenmeier, 2008, s. 7-9). Det er derfor yderst vigtigt, at alle fordele og problematikker tænkes grundigt igennem. De rigtige valg skal træffes, og det skal vurderes, om der er ressourcer og idé nok bag hjemmesideprojektet til færdiggørelse og vigtigst af alt fastholdelse af løbende opdatering, vedligeholdelse og udvikling. 8 Analyse af designforslag til hjemmeside Efter de indledende forudsætningsskitseringer og -analyser er det nu blevet tid at se nærmere på den egentlige analyse af designforslaget til AAU s benchmarking med fokus på en hjemmesiderealisering ud fra de struktur-, layout- og indholdsmæssige faktorer. 8.1 Hjemmesidens struktur En hjemmesides struktur er et vigtigt designpunkt og ofte en af de faktorer, som bearbejdes og fastvælges i starten af designfasen, da den er med til at afgøre den pågældende hjemmesides opbygning. Valget, som kan stå mellem en bred eller dyb 10

13 struktur, afhænger ofte af, hvor mange menupunkter, undersider og links, der indgår i hjemmesidens strukturhierarki (Munk & Mørk, 2002, s ). Ifølge Nielsen er der to vigtige regler, som gør sig gældende ved hjemmesidestruktur (Nielsen, 2001, s. 202). For det første er det vigtigt at fastholde den planlagte struktur i gennem hele designprocessen og det videre forløb, så ensartetheden og opbygningen opretholdes, og kaos undgås. For det andet er det vigtigt, at strukturen vælges og tilpasses både hjemmesidens information, services og målgruppe. Det har stor betydning for hjemmesidens brugervenlighed, at strukturen er overskuelig og forståelig for brugerne (Nielsen, 2001, s. 226). Som hjemmesidestruktur til AAU s benchmarking er der ikke et bestemt krav, så valget er faldet på en simpel udgave af den dybe struktur. Et naturligt valg da hjemmesiden ikke har mange menupunkter, men i stedet mange links og mulighed for flere underliggende sider i fremtiden, som det er tiltænkt på nuværende tidspunkt under menupunktet Publikationer (se figur 1). Forside Fokus Fakta Publikationer Konferencer Kontakt Links Interne rapporter Figur 1: Strukturen på hjemmesiden til AAU s benchmarking Strukturen er lavet enkel og anskuelig ved at holde den simpel og ukompliceret. At den også minder om andre hjemmesider fra AAU, gør det lettere for brugerne at lære selve hjemmesideopbygningen pga. genkendelighedsaspektet og øger derved muligheden for lettere og mere fejlfri søgen og færden på de enkelte sider. En god forudsætning for mulig opfyldelse af brugervenlighedskriterierne let at lære, let at huske samt lav fejlrate. Der er skabt et klart visuelt strukturhierarki vha. farver og menuinddeling for at give brugerne overblik og kontrol over siderne og deres navigation rundt på hjemmesiden. Menuen til højre på alle sider, som var et krav rent skabelonmæssigt, gør det muligt for brugerne konstant at holde øje med, på hvilken side i strukturen de befinder sig vha. en markering i menuen. Det kan dog diskuteres, om placeringen af menuen er optimal. Normalt er menuer enten placeret til venstre eller foroven på en side og derfor oftest der, brugere forventer at se menuen (Rosenmeier, 2008, s. 58). Den lidt utraditionelle placering til højre kan føre til forvirring hos førstegangsbesøgende og virke ulogisk for brugere, der er vant til at navigere og orientere sig efter deres standarderfaring på nettet. Det må derfor antages, at AAU har valgt placeringen på baggrund af velovervejet opbygningsstrategi. Med en tro på, at en lidt anderledes og måske mere spændende strukturdesign, godt kan være brugervenlig og fange brugeres opmærksomhed. 11

14 8.2 Hjemmesidens layout Når det gælder selve hjemmesidens layout er der straks flere elementer, hvortil der er opstillet krav i AAU s designmanual. Designmanualen baserer sig på det nyere look, som er fremkommet i Et mere stringent design med færre farver og grafik, som f.eks. hjemmesiden hvor det tydeligt ses, at den nye designprofil har været baseline. Layoutmæssigt skal bredden på siderne være 19,8 cm. Toppen skal være en gennemgående standard på alle sider med præcis placering af logo, flag og søgefelt samt en stor bjælke indeholdende overskrift eller navnet på hjemmesiden. Det er dog valgfrit, hvilket billede eller farve, der benyttes til bjælken. Til benchmarkinghjemmesiden er der derfor valgt et dynamisk billede af selve AAU, som bevæger sig mod venstre. Fra farverigt billede til massiv mørkeblå farve for at skabe flow og form for visuel bevægelse. Toppen skal sammen med bunden, der består af adresseinformationer, være den samme på alle sider. De er grundelementerne i layoutet og er afgørende for, at hele hjemmesiden fremstår sammenhængende og som værende del af AAU s hjemmesidevifte. Designforslaget består af en syvsiders hjemmeside, bestående af en forside og seks sideløbende sider, som alle er forsøgt holdt i en ensartet visuel fremtoning med pænt og enkelt design. Layoutet er netop holdt neutralt, informativt og enkelt, da det ikke gælder om at skulle tiltrække flest kunder, som ved kommercielle hjemmesider. Her er det i stedet vigtigt, at siderne fremstår troværdige og tillidsvækkende overfor brugerne (Nielsen, 2001, s. 98). Der er derfor lagt stor vægt på ensartetheden ved selvfølgelig at lade toppen, bunden, menuen men også nyhedslisten og ekspertiseboksen gå igen på alle syv sider. En layoutmæssig faktor der får siderne til at hænge sammen og afsenderen til at virke konsekvent. Brugerne vil ikke være i tvivl om, at det er en seriøs hjemmeside, der har AAU som afsender. Layoutmæssigt kan de syv sider inddeles i tre grupper. Forsiden og kontaktsiden er begge holdt lave med hvidt område i midten, hvorpå teksten er i fokus (se side 25 og 30). Samtidig er der placeret fire små kasser afvekslende med billeder og ren fyldfarve til højre for teksten. Dette er et bevidst valg for at skabe blikfang og gøre siderne visuel interessante (Molich, 2003, s. 116). Billederne er udvalgt med fokus på relevans og som supplement til teksten. På forsiden er det billeder, som visualiserer benchmarking, og på kontaktsiden er der indsat et billede af den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen for at virke indbydende og åben. Siderne med fokus og fakta er modsat det mere luftige layout på for- og kontaktside holdt i et mere boksagtigt design (se side 26-27). De er inddelt i logiske og overskuelige dele for at kunne lette brugernes læsefokus og beslutning om videre færd (Krug 2006, s ). Boksene går igen på siderne med publikationer, konferencer og links. Her er det dog én stor boks, som indrammer de pågældende lister på hver side (se side og 31). Et valg der er gjort for at skabe ro, sammenhæng med de øvrige sider samt gøre siderne lidt mere spændende at se på end f.eks. tre sider med lange lister på hvid baggrund. 12

15 8.2.1 Forsiden Forsiden er en hjemmesides vigtigste del. Den er indgangen til alle de informationer, som hjemmesiden indeholder. Det er her, brugerne oftest lander først, og det er derfor vigtigt, at den er overskuelig, og at brugerne kan finde, hvad de søger hurtigt og smertefrit (Rosenmeier, 2008, s ). Formatmæssigt er det derfor valgt at holde forsidens højde begrænset, så hele siden kan være synlig på skærmen ved de fleste brugeres browservalg. Undersøgelser har nemlig vist, at brugere ofte ser sig frabedt at skulle rulle for meget med musen, og at deres valg og interesse sædvanligvis vælges ud fra de synlige muligheder (Nielsen, 2001, s. 118). Ud fra de tekniske brugervenlighedsegenskaber er forsidens vigtigste funktioner en god menuoversigt, en overskuelig nyhedsliste og ikke mindst en synlig og brugbar søgefunktion (Nielsen, 2001, s. 172). Ved den mere bløde brugervenlighed er forsidens væsentligste funktioner derimod lidt anderledes. Her er forsidens primære funktion at klargøre overfor brugerne, hvad hjemmesidens formål er, hvilke informationer og services der tilbydes, samt hvem afsenderen er (Rosenmeier, 2008, s. 64). For at tilgodese begge brugervenlighedsaspekter er der derfor gjort meget ud af at designe et forsidelayout, som opfylder disse funktionselementer. Som allerede beskrevet er de tekniske elementer; menuen, nyhedslisten og søgefeltet tilstede på forsiden, hvor de både er overskuelige og synlige funktioner. Det er tydeligt at se, hvem hjemmesidens afsender er. AAU er både repræsenteret vha. det store billede i topbjælken, logoet i henholdsvis øvre venstre hjørne og som form for vandmærke i højre side samt adresseteksten i bunden. Med hensyn til information og services gør forsiden det tydeligt, hvad det er, hjemmesiden har at byde på vha. overskuelig menu, appetitvækkende nyheder samt informative tekstblokke og links. Samme elementer som er med til at tilkendegive benchmarkingafdelingens målsætning og derigennem hjemmesidens formål, som netop går ud på at formidle, synliggøre og understøtte AAU s benchmarkingaktiviteter og fungere som service for deres målgrupper og andre interesserede Valg af skrifttype og farver Skrift og farver har stor betydning, når det gælder om at skabe et brugervenligt hjemmesidelayout med læsevenlige og indbydende sider. Læsevenligheden er bl.a. forsøgt opnået ved at venstrejustere teksten, bruge læsevenlige skriftstørrelser og skabe kontrast mellem baggrundsfarve og tekst (Nielsen, 2001, s. 131). Derudover var det pålagt, at hjemmesidens skrifttype skulle være Arial. En god standardskrifttype som er i fontfamilie med bl.a. Helvetica og sans-serif, hvilket gør, at teksten ikke vil ændre sig betydeligt, hvis Arial ikke er installeret på brugerens computer (Nielsen, 2001, s ). Det vigtigste, når det gælder farver, er, at der undgås støj. Ifølge Krug kan der forekomme to slags støj på en hjemmeside; travlhedsstøj og baggrundsstøj (Krug, 2006, s ). Travlhedsstøj opstår, når alt på siden skriger "se på mig", mens baggrundsstøj er, når baggrunden virker distraherende. Disse støjfarer er der taget højde for i dette design ved at holde baggrundsfarven hvid og de andre i neutrale farver, der komplimenterer hinanden. 13

16 I designmanualen var der kun krav til skriftens sorte farve, mens hjemmesidens andre farver var valgfrie. Valget af grundfarver faldt derfor på en mørkeblå, grå og hvid suppleret med en smule orange fra murstenene på universitetsbilledet. Et bevidst udvalg af få farver, da for mange farver kan skabe forvirring og uro på siderne. Undersøgelser har vist, at brug af mere end seks farver på en hjemmeside kan genere brugerne og gøre deres færden og søgning rundt på siderne langsommere (Kaiser, 2007, s. 47) og derved ødelægge chancerne for at opnå kriterierne effektiv og tilfredsstillende at bruge. De valgte farver er tilsammen farver, der er rolige at se på og skaber luft i layoutet. De er ikke så iøjefaldende og skarpe, at de stjæler opmærksomheden fra teksten. De er i stedet med til at lede brugernes opmærksomhed hen til f.eks. links og samtidig skabe ro og ensartethed på siderne imellem. Det er farver, som er med til at gøre indtryk på brugerne og frembringe en visuel sammenhæng med AAU, som netop benytter meget blå i deres design. 8.3 Hjemmesidens indhold Det blev klarlagt i forudsætningsafsnittene, at hjemmesiden primært skal indeholde tekst og informationer omkring AAU s benchmarkingaktiviteter, baggrunden for deres arbejdet, nyheder og information omkring relevante benchmarkingemner samt interne og eksterne materialer. Slutproduktet er derfor endt som en syvsiders hjemmeside, hvor alle disse benchmarkingelementer er inkorporeret. Nogle elementer har fået egen side som f.eks. Fakta, mens andre bevidst er indarbejdet som mindre men stadig synlig del som f.eks. nyheder og ekspertise. Der er desuden inkorporeret en løsning på materialeproblematikken for følsomt materiale på publikationssiden ved at tillægge det interne materiale en speciel adgangskode via tiltænkt underside Interne rapporter (se figur 1). På den måde kan AAU selv bestemme, hvem der får lov at få adgang til deres interne rapporter og analyser. På nuværende tidspunkt tænker AAU, at det skal være alt internt materiale. Det kan dog her diskuteres, om denne løsning ikke ødelægger lidt af ideen omkring øget tilgængelighed og effektiviseret formidlingsservice, som det var tiltænkt i starten. Spørgsmålet er dog bare, om AAU har ressourcer til at vurdere hvert enkelt internt materiales offentlighedspotentiale for at adskille farligt og blot interessant og informativt materiale. Da beslutningen endnu ikke er vedtaget, blev det i fællesskab med projektstedet aftalt, at denne underliggende side ikke skulle være med i det grafiske forslag. Indholdsmæssigt er det også yderst vigtigt at have fokus på kvalitet og niveautilpasning. De ventede hjemmesidebrugere i form af AAU s ledelse og forskere forventer høj kvalitet og niveau i forbindelse med det nuværende benchmarkingarbejde, og det må derfor forventes, at disse forventninger også vil gælde ved servicetiltag som denne hjemmeside (bilag 2, udsagn 46-48). Derudover er det også planen, at hjemmesiden skal suppleres med en engelsk udgave, da AAU har mange udenlandske studerende, forskere samt andre eksterne interesserede. Brugere har ofte travlt og er derfor tilbøjelige til kun at skimme teksten (Krug 2006, s ). Det er derfor vigtigt at undgå unødvendig tekst og ord, der kan være med til at forvirre og forlænge siderne. Molichs klare råd er, at man støtter op omkring brugernes skimming (Molich, 2003, s ) og imødekommer kriterierne effektiv og rar at 14

17 bruge. Hjemmesideteksten er derfor på alle sider holdt kort og overskuelig med sigende overskrifter for at gøre det nemmere for brugerne hurtig at gennemskue, hvad teksten indeholder. Selvom der er risiko for irritation over at skulle fremklikke længere tekst (Molich, 2003, s. 103), så er der alligevel valgt kun at fremvise en lille appetitvækkende del på de fleste steder. Det gør det nemmere for brugerne at overskue de enkelte siders informations- og servicetilbud, og mindsker risikoen for, at de overser noget. Det er valgt at holde listesiderne Konferencer, Publikationer og Links i fuld længde, da det er samme information, bare i ældre udgave jo længere ned på listen brugerne kommer. På disse sider kan der i bunden i stedet placeres et funktionslink tilbage til top, som sender brugeren tilbage til toppen, hvis listerne på sigt bliver for lange. Gode og informative links er dog også en vigtig indholdsmæssig faktor, som ud over at være de linkorienterede brugeres navigationsredskab også er med til at værdiforøge hjemmesidens indhold (Nielsen, 2001, s. 80 og 228). Det er afgørende for brugervenligheden, at linktitlerne ikke er for lange eller forstyrrer den almene tekst. Der er i designforslaget taget udgangspunkt i Nielsens anbefaling af linktitler på to til fire informative ord, så de er hurtige at få øje på og hjælper brugerne til at forudsige, hvad der vil ske, hvis de følger linket. 9 Evaluering af projektforløbet Efter at have samarbejdet med AAU siden augustmåned 2009 omkring udarbejdelsen af et grafisk designforslag til en hjemmeside til deres benchmarkingafdeling er resultatet blevet et veloverstået, produktivt og ikke mindst lærerigt projektforløb. Et resultat som dels skyldes en rigtig god projektstyring, et velfungerende samarbejde og ikke mindst brugbare arbejdsmetoder. 9.1 Metodevalg Som projektstyringsredskab har jeg gennem hele forløbet støttet og forholdt mig til den projektplan og det Gantt-skema, som blev udarbejdet i projektets opstartsfase. De har begge fungeret som gode og brugbare værktøjer, der under hele projektforløbet har kunnet give et godt overblik over den tidsmæssige arbejdsmængde samt hjulpet til fastholdelse af fokus og delmål. De har især bidraget til, at projektet er forløbet ganske problemfrit. Den planlagte tids- og arbejdsplan blev overholdt og gennemført med kun små tidsjusteringer af ubetydelig størrelse. Der blev undgået tidspres, store ændringer og uforudsete hindringer pga. god og velplanlagt projektstyring, hvis høje niveau dels skyldes projektstedets store engagement og klare bevidsthed omkring ønske og mål allerede fra start. For at kunne løse den stillede opgave omkring hjemmesidedesign til AAU s benchmarking var det nødvendigt med et grundigt forundersøgelsesarbejdet for at få klarlagt grundlaget og forudsætningerne for den bagvedliggende benchmarking. Denne nødvendige viden kunne måske have været indsamlet vha. de almindelige kontakt- og samarbejdsmøder, jeg havde med den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen. At foretage et interview gav dog en mere struktureret og måske også mere professionel tilgang til denne vigtige del af projektet. Vha. den velovervejede interviewguide og den efterfølgende transskribering gav denne metode yderst brugbart materiale både til forudsætningsarbejdet, men også den videre designproces. 15

18 Med hensyn til designanalysen og realiseringen af den visuelle fremstilling af hjemmesiden fungerede det fint med det grafiske program Adobe Indesign. Det var også rart at kunne arbejde ud fra nogle fastlagte retningslinjer for design, brugervenlighed og designprofil, da det gav en form for arbejdsramme og stabilitet. Det krævede dog lidt tilvænning og ekstra arbejde i den kreative proces at være påtvunget nogle designmæssige rammer i form af AAU s designprofil og ikke lade det indvirke på kreativiteten i designarbejdet. Ved at anvende designregler og råd fra forskellige udvalgte brugervenlighedseksperter, som den integrerede brugervenlighedsdel i designprocessen, lykkedes det at holde et bredt brugervenlighedsfokus. Et fokus og arbejde som forhåbentlig vil kunne danne grundlag for den fremtidige implementerede hjemmesides brugervenlighed, indeholdende såvel de tekniske som mere bløde brugervenlighedsegenskaber. Egenskaber som vil kunne afdækkes og fastslås nærmere ved inddragelse af forskellige testmetoder som f.eks. tænke-højt-tests, loganalyser eller ekspertvurderinger, også kaldet heuristiske inspektioner (Munk & Mørk, 2002, s ). 9.2 Samarbejde, slutprodukt og feedback Produktudarbejdelsen og hele samarbejdsforløbet er også gået over al forventning. Det gode samarbejde med kontaktpersonen, som løbende under hele projektperioden også fungerede som sparringspartner, har resulteret i et slutprodukt, som har indfriet de krav og ønsker, der var fra projektstedets side. Slutproduktet blev præsenteret og fremvist for AAU s benchmarkingafdeling i slutningen af november med efterfølgende evaluering mellem den studerende og den projektansvarlige/kontaktpersonen. Der blev her gjort udtryk for, at AAU havde modtaget, hvad de havde forventet og ikke mindst håbet. De var yderst tilfredse med resultatet. Fremvisningen gav et godt og stærkt visuelt indtryk af, hvordan AAU s benchmarkingaktiviteter kan formidles og understøttes via en hjemmeside. De fik at se, hvordan et hjemmesidedesign kan se ud, med opfyldelse af krav og retningslinjer for designprofil og brugervenlighed. Det var vigtigt for projektstedet at få et slutprodukt, som kunne videreføre og om muligt tilføre stedet nye overvejelser omkring deres formidlingsveje og -tiltag i forbindelse med deres benchmarkingarbejde. Derfor var de også glade for diskussionen omkring hvilke fordele og problematikker, en realisering af en hjemmeside kan føre med sig. En vigtig diskussion, som de selv vil gå videre med, da det jo desværre ikke nytter noget at have en rigtig god idé til effektiviseret og mere synlig formidling, hvis ressourcerne ikke er til rådighed. Både fremvisningen af slutproduktet men også selve projektforløbet har fået sat gang i AAU s egne tanker og kreativitet. Flere nye mulige input til hjemmesiden er kommet på banen siden, hvilket jo glædeligt betyder, at mit slutprodukt har indfriet sit formål. 9.3 Udbytte ved gennemførelse af dette projekt Målet og forventningen var fra start, at dette erhvervsrelaterede projekt ville give mig praktisk erfaring med projektarbejde samt erfaring med afprøvning og brug af viden fra bacheloruddannelsen i biblioteks- og informationsvidenskab. Dette kan nu kun bekræftes. Dette projekt har givet mig mulighed for at udnytte nogle af de kompetencer 16

19 og færdigheder, som jeg har erhvervet mig i løbet af uddannelsen og få afprøvet at overføre teorier til den praktiske verden. Eksempelvis gennemførelse af interview samt arbejde med brugervenlighed, design og digitale services i praksis. Selvom jeg ikke har opnået erfaring med takling af uforudsete og kritiske situationer, da projektforløbet er gået problemfrit, så har nye elementer som projektstyring, samarbejde med projektsted og fordoblet modtagerfokus givet både faglig og personlig udbytte. Det må alt i alt siges, at projektforløbet har været yderst lærerigt, og givet mig god erfaring og såvel faglig som personlig udvikling med i bagagen. 10 Konklusion Opgavens undersøgelse, analyse og udarbejdelse af et grafisk forslag eller prototype til en hjemmeside til AAU s benchmarking er fremkommet på baggrund af ønsket om et formidlingstiltag fra AAU s side. For at kunne løse og realisere den stillede opgave var det nødvendigt med et grundigt forundersøgelsesarbejdet for at få klarlagt grundlaget og forudsætningerne for den bagvedliggende benchmarking. AAU s benchmarkingaktiviteter, som viste sig at være en blanding af typerne mikroorienteret benchmarking og resultatbenchmarking, betød, at hjemmesidens indhold både skulle tilgodese analyse- og rapportarbejdet men også de mere rådgivningsmæssige og vejledende elementer. Slutproduktet endte derfor som en syvsiders hjemmeside indeholdende tekst og informationer omkring AAU s benchmarkingaktiviteter, baggrunden for deres arbejdet, nyheder og information omkring relevante benchmarkingemner samt interne og eksterne materialer. Den nuværende formidling af deres benchmarking er begrænset, men der er muligheder og fordele at opnå ved at få egen hjemmeside. AAU s vil kunne opnå både formidlings-, arbejds- og brugermæssige fordele. Foruden at kunne fungere som samlings- og formidlingssted for deres benchmarkingmaterialer kan en hjemmeside øge og om muligt forbedre eksponeringen af deres arbejdsresultater samt gøre benchmarkingarbejdet mere synligt og lettere tilgængeligt. Det vigtigste er dog, at AAU får gennemtænkt problematikker som bl.a. personfølsomt materiale og ressourcekapacitet. Problematikker som er afgørende for den endelige realisering af hjemmesiden samt chancen for succes. Selve realiseringen og udformningen af det visuelle forslag til hjemmesiden blev skabt med designprofil og brugervenlighed som baseline vha. regler og retningslinjer fra såvel udvalgte brugervenlighedseksperter som designmanual. Der blev holdt fokus på både de tekniske og de mere bløde brugervenlighedsegenskaber for at imødekomme håbet om en færdigudviklet hjemmeside, som er brugervenlig på både det tekniske og det visuelle plan. De primære faktorer, som influerede på udformningen af hjemmesiden, var en blanding af struktur, layout og indhold. Komponenter som alle er yderst vigtige i designprocessen. Hjemmesiden har fået en simpel dyb struktur med et klart strukturhierarki vha. inddeling og farver. Layoutet er holdt enkelt og overskueligt med opfyldelse af krav fra designmanualen som f.eks. logo, menuplacering samt designet af top og bund. Hjemmesidens indhold er holdt kort og overskueligt med appetitvækkende tekster samt forståelige links. Alle sammen velovervejede elementer som har været med til at forme og give AAU s benchmarkingafdeling et brugbart og brugervenligt hjemmesideforslag. 17

20 Alt i alt et projekt med et brugbart slutprodukt hvis formål er blevet indfriet. Samarbejdet og hjemmesideforslaget gav AAU et klart billede og indtryk af, hvilke fordele der kan opnås ved at satse på en hjemmeside, samt hvorledes en sådan reel kan se ud layout-, indholds- og strukturmæssig. Et resultat som dels skyldes en rigtig god projektstyring, et velfungerende samarbejde og ikke mindst brugbare arbejdsmetoder i form af vellykket interview og klare retningslinjer for henholdsvis brugervenlighed, hjemmesidedesign og designprofil. Hjemmesideønsket er endnu kun i sin opstarts- og idéfase, og det bliver derfor spændende at følge, hvorledes og hvornår hjemmesideforslaget bliver færdigrealiseret i fremtiden. 18

21 11 Litteraturliste Aalborg Universitet (2009). Designmanual for Aalborg Universitets websider. Version marts Bukh, P.N. (2007). Benchmarking: Principper, metoder og udfordringer. Strategi & Ledelse. 6. december København: Børsen Forum A/S. Finansministeriet (2000). Benchmarking i den offentlige sector nogle metoder og erfaringer. Schultz Information. Gregersen, Ole & Wisler-Poulsen, Ian (2009). Usability testmetoder til mere brugervenlige websites på internettet. Forlaget Grafisk Litteratur. Kaiser, S. (2007). Deliver first class web sites : 101 essential checklists. Boston. Safari Books Online. Kelly, D., Harper, D.J. & Landau, B. (2008). Questionnaire mode effects in interactive information retrieval experiments. Information Processing and Management, 44, s Krug, S. (2006). Don t make me think! : a common sense approach to Web usability. Boston. Safari Books Online. Kruuse, E. (2007). Kvalitativ forskningsmetoder i psykologi og beslægtede fag. København: Psykologisk Forlag og Gyldendals Bogklubber. 6. udgave. Kvale, S. (1997). Interview En introduktion til det kvalitative forskningsinterview. København: Hans Reitzels Forlag. Molich, R. (2003). Brugervenligt webdesign. Ingeniøren Bøger. 2. udgave. 1. oplag. Munk, T.B. & Mørk, K. (2002). Brugervenlighed på internettet en introduktion. København: Samfundslitteratur. 1. udgave. Nielsen, J. (2001). Godt webdesign. Valby: IDG Forlag. 1. udgave. 1. oplag. Nielsen, J. (1993). Usability engineering. Boston, MA: Academic Press. Rosenmeier, L. (2008). Webkommunikation. København: Børsens Forlag. 1. udgave. 1. oplag. Tarafdar, M. & Zhang, J. (2005). Analyzing the influence of web site design parameters on web site usability. Information Resources Management Journal, 18 (4), s Thorborg, S. (2005). Projektstyring. Gyldendal Boghandel Nordisk Forlag A/S. 1. udgave. 1. oplag. Thorlacius, L. (2005). Æstetikkens rolle i webdesign. Nordicom Information. 27 (1), s

22 Hjemmesider Aalborg Universitets hjemmeside - Aalborg Universitetsbibliotek - DTU Danmarks Tekniske Universitet - Jakob Nielsens hjemmeside QS World University Rankings

23 12 Projektplan Målbeskrivelse Problemfelt Benchmarking, som i dag er blevet et udbredt målingsværktøj indenfor både det private og det offentlige, er et forholdsvist nyt arbejdsområde på Aalborg Universitet, også kaldet AAU. Det har kun omkring to år bag sig, men har i perioden udviklet sig til at være et vigtigt styringsredskab, som prioriteres højere og højere. Aalborg Universitet, også kaldet AAU, har oprettet en afdeling, som udelukkende arbejder med at måle og evaluere AAU s resultater, især på forskningsområdet. Det omfattende arbejde, som foretages på benchmarkingafdelingen, formidles dog i dag på et niveau, hvor omfangsbredden, synligheden og ikke mindst brugen af Internettet er begrænset. Dette har ført til nytænkning af formidlingsstrategier samt ønsker om tiltag, som kan eksponere og formidle benchmarkingarbejdet bedre og gøre de benchmarkingaktiviteter, der arbejdes med, mere synlige og lettere tilgængelige. Disse tiltagsønsker har ført til tanker om bedre udnyttelse af Internettet og derved dannet baggrund for ideen til dette projekt. AAU ønsker at få udviklet et forslag til, hvordan en hjemmeside kunne se ud med henblik på grafisk layout, tekstindhold, struktur mv. Foruden at kunne fungere som samlings- og formidlingssted for alle benchmarkingresultater, -analyser mm. af AAU er det desuden vigtigt, at hjemmesiden er brugervenlig og passer ind i den allerede etablerede designprofil for hjemmesider tilhørende AAU. Målet er ikke en hjemmeside til benchmarkingafdelingens egne medarbejdere, men en hjemmeside som formidler og synliggør deres benchmarkingarbejde og fungerer som service for potentielle brugere, som f.eks. forskere og institutledere. Problemformulering Det er håbet, at samarbejdet og projektets slutprodukt kan være med til at give AAU et klart billede og indtryk af, hvilke fordele der kan opnås ved at satse på dette formidlingstiltag, samt hvorledes hjemmesiden reel kunne se ud layout-, indholds- og strukturmæssig. For at nå frem til dette slutprodukt skal følgende spørgsmål undersøges og besvares: Hvilke benchmarkingaktiviteter arbejdes der med på benchmarkingafdelingen på AAU, og hvorledes foregår den nuværende formidling af disse? Hvilke fordele vil benchmarkingafdelingen på AAU kunne opnå ved at få en hjemmeside? Med brugervenlighed og tilpasning af designprofil som baseline, hvilke layoutmæssige, indholdsmæssige og strukturmæssige faktorer vil så influere på udformningen af hjemmesiden, og hvorledes vil denne kunne realiseres? 21

24 Metodebeskrivelse Arbejdsformer Arbejdsformen i dette projekt vil være en passende blanding af selvstændigt arbejde og samarbejde med den projektansvarlige på AAU. Der indledes med et kickoff-møde i midten af august, hvor projektet så småt startes op, og hvor emnet og forventede mål bliver diskuteret. I indledningsfasen vil der ligeledes være udvekslings- og inspirationsmøder, mens der i resten af forløbet vil være løbende samarbejdsmøder. Undersøgelsesformer Projektet vil indeholde litteraturstudium, en forundersøgelse i form af et interview samt inspirationssøgninger af andre hjemmesider med hensyn til design, benchmarking mv. Rapporteringsformer Der vil løbende være rapporteringer til den projektansvarlige fra AAU omkring status, både mundtlig og via mails. Dette gør det muligt for de involverede parter at tilpasse sig projektforløbet og fastholde fokus mod det ønskede slutprodukt. Evalueringsformer Som afslutning på projektforløbet vil der efter aflevering af slutproduktet og præsentationen være en fælles evaluering. En evaluering som vil omhandle selve projektforløbet, samarbejdet, slutproduktet mv. og indeholde feedback fra de involverede parter. Ressourcer AAU stiller arbejdsplads med computer mv. til rådighed samt fri adgang til brug af alt andet it-udstyr, som skulle blive nødvendig, f.eks. printer, scanner mv. Medvirkende Der vil være én projektansvarlig fra AAU tilknyttet projektet. Denne kontaktperson, som er den ansvarlige fra benchmarkingafdelingen på AAU og har den direkte kontakt til AAUs ledelse, vil indgå i tæt samarbejde og fungere som sparringspartner i projektperioden. Økonomiske udgifter De eneste økonomiske udgifter, der vil være, er i form af penge til transport fra og til AAU. Teknologier Til udarbejdelse af produktet vil det grafiske program Adobe InDesign blive benyttet. Slutprodukt Projektets slutprodukt vil være et visuelt forslag til en hjemmeside til benchmarkingafdelingen på AAU. Et forslag til hvordan Aalborg Universitets benchmarkingaktiviteter kan formidles via en hjemmeside. Forslaget skal ikke være en fungerende hjemmeside, men visuelle fremvisninger af hjemmesidens grafiske udseende, struktur mv. 22

25 Forventet effekt af projektets gennemførelse For AAU AAU forventer, at projektet kan videreføre eller tilføre stedet nye overvejelser omkring formidlingsveje i forbindelse med benchmarkingarbejdet og give dem et billede af, hvilke fordele de kan opnå ved at få en hjemmeside. Derudover forventes det også, at projektets gennemførelse kan give et indtryk af, hvordan en hjemmeside kan understøtte de benchmarkingaktiviteter, som er på AAU i dag. For den studerende Det forventes, at projektets gennemførelse vil give praktisk erfaring med projektarbejde samt erfaring med afprøvning og brug af viden fra bacheloruddannelsen i biblioteks- og informationsvidenskab. Tidsplan Som planlægnings- og styringsredskab er der udarbejdet en tidsplan for projektet i form af et Gantt-skema (se side 4). Tidsplanen er inddelt i ugentlige intervaller og strækker sig fra opstartsfasen i midten af august 2009 til den endelige aflevering af projektrapporten i starten af januar Opfølgning Aflevering af produktet til projektstedet vil ske den 27. november 2009 med afsluttende fremvisning og præsentation. Efterfølgende vil der være en fælles evaluering omkring projektforløbet, slutproduktet mv., som beskrevet tidligere. 23

26 Bilag: Gantt-skema Opgaver og milepæle Uger Undervisning Fase 1: Aftale og planlægning Foreløbig aftale Møder med projektsted Litteratursøgning og læsning Møde med vejleder Udarbejdelse af projektplan Aflevering af projektplan Fase 2: Analyse og produkt Indsamling af empiri Udarbejdelse af interviewguide Interview Møder med vejleder Møder med projektsted Design af hjemmeside Aflevering af produkt Evalueringsmøde med projektsted Fase 3: Projektrapport Møde med vejleder Skrivefase Aflevering af projektrapport 24

27 13 Produkt: Hjemmesidedesign Alle sider vises i 80 % af oprindelig størrelse. Forside 25

28 Siden Fokus 26

29 Siden Fakta 27

30 Siden Publikationer 28

31 Siden Konferencer 29

32 Siden Kontakt 30

33 Siden Links 31