Gæsteregistrering / besøgshåndtering. Prime Visit

Transkript

1 Gæsteregistrering / besøgshåndtering Prime Visit

2 Prime Visit løsningen Brugervenlig gæsteregistrering Introduktion til Prime Visit Prime Visit systemet til gæsteregistrering/besøgshåndtering kan tage en stor del af byrden fra receptionspersonalet eller vagten/portneren, og kan øge sikkerhedsstandarderne i din virksomhed betydeligt samtidig med at sikre dine gæster en professionel velkomst. Prime Visit byder på mange fordele i forhold til manuelt vedligeholdte besøgslister. Ligeledes er systemet både intuitivt og brugervenligt, hvilket er medvirkende til, at administrationen af både systemet såvel som de besøgende er meget ligetil. Status for de besøgende kan forespørges til enhver tid, historiske data kan spores tilbage og evalueres, og gæsteregistreringer kan færdiggøres indenfor blot et øjeblik ved at anvende de forskellige muligheder for automatisering, som systemet tilbyder. Høj fokus på den enkelte bruger Prime Visit er udviklet med stor fokus på brugervenlighed for de enkelte brugere, der måtte komme i kontakt med systemet - der er med andre ord både tænkt på receptionisten/ vagten, gæsten, værten og ikke mindst systemadministratoren. Brugerfladerne er tilpasset de behov, forventninger og forudsætninger, hver enkelt måtte have i forbindelse med betjening af systemet. Alt sammen for at gøre anvendelsen så hurtig, let og intuitiv for alle, der måtte have berøringsflade med systemet. Som stand-alone eller med integration Prime Visit systemet kan enten anvendes som en standalone løsning, eller det kan fuldt ud integreres med din Prime WebAccess løsning (adgangskontrol) eller integreres i et adgangskontrolsystem fra tredjepart. På denne måde sikres du fuld fleksibilitet samt mulighed for at drage nytte af et samlet system, som kan trække på funktioner, data mv. på tværs af din organisation. Vælger du f.eks. at integrere din Prime Visit løsning med en Prime WebAccess løsning for adgangskontrol, vil du også kunne drage nytte af f.eks. at udstede gæste-adgangskort, få overblik over hvor gæsterne befinder sig, hvornår samt overblik over, om værterne tilstede eller ej. Side 2

3 Side 3

4 Side 4

5 Indholdsfortegnelse Prime Visit Intuitivt og let anvendeligt i hverdagen 6-7 Hurtigt og let oprettelse af besøg 8-9 Forskellige besøgstyper i Prime Visit Håndtering og oprettelse af gæster Selvbetjeningskiosk for gæster Brugbare notifikationer til værter Professionel påmindelse til gæsten Gæstedokument med alle nødvendige informationer Brugerdefinerede felter Let oprettelse og håndtering af værter ID og QR-kode scanner Integration til adgangskontrolsystem Prime WebSystems serien Side 5

6 Intuitivt og let anvendeligt i hverdagen Der er tænkt på detaljerne i Prime Visit Det skal både være let og anvendeligt Brugerfladerne i Prime Visit systemet er udviklet med særligt fokus på en intuitiv brugervenlighed uden at gå på kompromis med de mange brugbare funktioner. Hvorfor gøre den daglige registrering af gæster i virksomheden mere besværligt end det behøves? Dette afspejles bl.a. i menustrukturen i Prime Visit, som består af hovedmenuerne; Besøg, Gæster, Værter samt Indstillinger. Alle menupunkterne indbyder til nem anvendelse af systemet og kræver meget kort indlæring. Også brugerfladen i selvbetjeningskiosken til gæster (tilvalg), er opbygget således, at gæsten guides gennem få letforståelige trin i forbindelse med sin registrering. Prime Visit husker gæster, værter, virksomheder mv. Hvad end du er ved at oprette en ny gæst, en ny vært eller dine gæster er ved at registrere sig via en selvbetjeningskiosk, kan Prime Visit komme med forslag til lignende personer eller virksomheder, som allerede er oprettet i databasen således, at dobbeltindtastninger i databasen undgås, og så oprettelse og registrering gøres endnu hurtigere og lettere. Har en gæst med andre ord besøgt virksomheden før, ligger vedkommendes oplysninger derfor allerede i databasen til brug ved hans eller hendes næste besøg. Rollebaserede menuer og tilladelser Prime Visit indeholder også muligheden for at sammensætte særlige brugermenuer med særlige tilladelser eller begrænsninger. Værter skal måske blot kunne oprette besøg, mens receptionisten eller vagten også skal kunne have overblik og kunne udskrive rapporter på baggrund af forventede besøg, gæster som ikke er blevet checket ud eller lign., men uden adgang til indstillinger og systemadministration. Ligeledes kan det måske også være en fordel for kantinen at få adgang til oversigter over forventede besøg i en given periode (eller måske brugerdefinerede felter med bestillinger til kantinen), således at de kan udskrive lister og planlægge mad og drikkevarer til møder eller til gæster, som skal spise i kantinen. Alt dette kan let sættes op i Prime Visit, så brugerne kun får adgang til det, de har behov for og tilladelse til. Hurtig udskrift af rapporter Hvad du ser, er hvad du udskriver! Ud fra dette enkle udgangspunkt er udskrift af rapporter bygget op i Prime Visit. I de forskellige visninger (f.eks. over forventede besøg) kan du vælge at udskrive en rapport ud fra standardvisningen, eller du kan vælge at tilpasse visningen først. Du sætter blot visningen op, som du vil have den, ved hjælp af filtrene samt evt. ved drag and drop af kolonnerne. I nogle virksomheder, er det strengt fortroligt, hvem der kommer på besøg. Derfor er det også muligt at slå forslagsfunktionen fra i selvbetjeningskiosken således, at gæster ikke på nogen måde kan få vist, hvem der har besøgt virksomheden tidligere. Drag and drop oversigter Oversigterne over f.eks. besøg, gæster eller lign. kan du hurtigt og let ændre på, så opsætningen er præcis, som du vil have den. Ønsker du f.eks. at få vist flere eller færre kolonner, ændres oversigten hurtigt med få klik, eller ønsker du en anden rækkefølge, flytter du blot kolonnerne i forhold til hinanden via simpel drag and drop. Ligeledes indeholder oversigterne muligheder for at filtrere visningerne, så du kun får vist de data, du ønsker. Når du vil udskrive visningen som rapport, klikker du blot på rapportknappen. Her vil du have mulighed for straks at downloade rapporten i PDF eller Excel (f.eks. til videre forarbejdning) eller udskrive rapporten på din printer. Overskueligt overblik over besøg og gæster Prime Visit gør det let og overskueligt at få overblik over de relevante oplysninger således, at receptionisten, vagten eller andre relevante medarbejdere hurtigt kan blive opdaterede på situationen for de forventede besøg i dag, på en given dato, periode eller i et givent tidsrum. Det er ligeledes også let at få overblik over igangværende besøg, gæster som er checket ind eller oversigter over værterne i systemet. Side 6

7 Overblik over værters tilstedeværelse Vælger du at få Prime Visit integreret med adgangskontrol, har du mulighed for at få vist, om virksomhedens værter er tilstede eller ej. Der er flere måder, hvorpå du kan få information om værters tilstedeværelse. Den ene er, når/hvis en receptionist skal checke en gæst ind. Når besøget findes frem i Prime Visits besøgsoversigt, vil der her kunne ses, om værten er tilstede eller ej. Du kan også få vist en tilstedeoversigt over alle værter (eller enkelte, ved at søge på dem) under menupunktet, Værter. Hurtig kontakt til værten I Prime Visit er det hurtigt og let at komme i kontakt med værterne - f.eks. i forbindelse med check-in af en gæst. Når/ hvis receptionisten checker en gæst ind, har han/hun mulighed for med et enkelt klik at få kontaktoplysninger på værten for besøget. Det er ligeledes muligt med ét klik, at sende værten en . Er din virksomhed international? Er din virksomhed international med internationale gæster og/eller internationale medarbejdere, håndteres dette også let af Prime Visit systemet - både i Prime Visit arbejdsstationen og på den eventuelle selvbetjeningskiosk. Prime Visit understøtter på nuværende tidspunkt hele 7 forskellige sprog, herunder dansk, engelsk, tysk, spansk, fransk, hollandsk og serbisk. Har du særlige behov til sprog, som ikke er repræsenteret, kan vi i samarbejde med dig tilbyde en særlig kundetilpasning. Side 7

8 Oprettelse af besøg skal være hurtigt og let Opret via webbrugerflade eller Outlook Let håndtering af gæsters besøg Med de brugervenlige muligheder for at oprette besøg, kan en vært, receptionist eller vagt hurtigt selv oprette et nyt besøg - helt uden besvær. Der er forskellige muligheder i Prime Visit for oprettelse af nye besøg. Oprettelsen kan f.eks. gøres af receptionisten eller vagten gennem dennes arbejdsstation, eller af værten selv via webbrugerflade eller direkte via Outlook integration. En valgfri scanner til ID og QR-koder kan anvendes til at undgå fejl ved indtastning af data (alle officielle ID med en MRZ-kode er kompatible, f.eks. pas). Scanneren validerer og sikrer endda, om det præsenterede ID er forfalsket. Hurtig check-in af en forhåndsregistreret gæst kan foretages ved at scanne QR-koden, som gæsten på forhånd kan modtage automatisk via . Oprettelse af besøg via receptionist Som udgangspunkt kan besøg altid oprettes via receptionistens/vagtens arbejdsstation. Dette gør det muligt for receptionisten eller vagten at oprette kommende besøg på vegne af værterne eller andre medarbejdere i virksomheden, samt evt. redigere eller slette gæster, besøg mv. (alt efter de definerede rettigheder). Værters oprettelse af besøg via webbrugerflade Værter eller andre relevante medarbejdere kan registrere kommende besøg samt oprette nye gæster i systemet direkte i Prime Visit webbrugerfladen. Dette kan f.eks. gøres via værtens/medarbejderens egen PC. En intuitiv brugerflade guider brugeren gennem de forskellige trin, og skriver besøget direkte ind i besøgskalenderen i Prime Visit systemet. Værters oprettelse af besøg via Outlook Med Outlook integrationen til Prime Visit kan du lade dine medarbejdere/værter oprette kommende besøg direkte via en brugerflade de allerede kender - Outlook. I værtens egen Outlook -kalender kan han/hun nemlig hurtigt og let oprette aftaler med fremtidige gæster, som helt automatisk overføres til Prime Visit og systemets besøgskalender således, at data kun skal indtastes én gang, ét sted. Hurtig check-in En brugervenlig brugerflade hjælper din vagt eller receptionist med at få alle nødvendige data ind i gæsteregistreringssystemet hurtigt og nemt, ved ad-hoc og andre uanmeldte besøg såsom leveringer og lign. Automatiseret Check-ud Udover manuel check-ud hos en eventuel receptionist/vagt kan en besøgende også foretage check-ud automatisk, hvis denne f.eks. har fået udleveret en QR-kode til anvendelse ved check-in. Dette gøres ved blot at scanne QR-koden igen ved check-ud. Hvis den besøgende modtog et ID-medie (f.eks. et adgangskort) ved ankomst, i forbindelse med adgangskontrol, kan check-ud ligeledes foretages ved at præsentere ID-mediet for receptionisten eller vagten, eller ved at anvende en kortindsamlingslæser til automatisk aflevering af ID-medier. Dette sparer ikke mindst receptionisten eller vagten tid i forbindelse med aflevering af ID-medier, men reducerer også omkostningerne ved at erstatte tidligere mistede IDmedier. Besøg af grupper af gæster Ved besøg af grupper indeholder Prime Visit ligeledes funktioner, som letter proceduren for gæsteregistrering af disse. Forhåndsregistrering af grupper foregår let i Prime Visit ved blot at oprette flere gæster på samme besøg. Gruppen af gæster kan ligeledes registreres med en ansvarlig person for gruppen. På denne måde kan du hurtigt og let få overblik samt holde styr på alle gæster i virksomheden, hvilket betyder, at ingen bliver overset i tilfælde af f.eks. evakuering. Er dette ikke nødvendigt, er det også muligt blot at oprette gæsten, som er ansvarlig for gruppen, samt scanne og vedhæfte et dokument med alle navnene på gæsterne i gruppen til besøget. Side 8

9 Side 9

10 Forskellige besøgstyper i Prime Visit Almindeligt besøg eller afhentninger/leverancer Prime Visit skelner mellem to besøgstyper I erkendelsen af, at nogle typer af besøg i virksomheden kræver en anden form for registrering end andre, og da det ofte er nødvendigt at kunne adskille disse typer af besøg, skelner Prime Visit mellem to forskellige besøgstyper. Når et nyt besøg skal oprettes i Prime Visit systemet gives muligheden derfor for at vælge mellem hhv. almindelige besøg eller afhentninger/leverancer. På denne måde sikres det, at de relevante oplysninger for den specifikke type af besøg registreres, samtidig med, at der i systemet let kan skelnes mellem disse to typer af besøg, f.eks. hvis der skal udtrækkes rapporter, eller det generelt er nødvendigt at kunne adskille dataene fra de to besøgstyper. Almindelige besøg Såkaldte almindelige besøg er defineret ved besøg, som ikke omhandler leverancer eller afhentninger. Dette er med andre ord helt traditionelle besøg, hvor en eller flere personer besøger din virksomhed. Der skelnes let mellem disse og afhentninger/leverancer i Prime Visit systemet. Afhentninger eller leverancer Ved afhentning eller leverancer af eksempelvis varer eller lign. er det i Prime Visit systemet muligt at registrere særlige oplysninger om leverancen, såsom chauffør samt evt. passager i varevognen/lastvognen, reference for leverancen (da denne ikke behøver være den samme som værten / modtageren, da denne ofte blot tager imod leverancen), nummerplade på køretøjet, nationalitet samt evt. max vægt i tons. Er der tale om en lastvogn med trailer/påhængsvogn, er det ligeledes muligt at registrere nummerplade og nationalitet på både køretøj og påhængsvogn. Let sortering af besøgstyper Receptionisten, vagten eller anden medarbejder kan let adskille de to typer af besøg i besøgsvisningen i Prime Visit. Der kan med et enkelt klik let sorteres således, at kun den ene type af besøg vises, ligesom det ligeledes er angivet ud fra hvert enkelt besøg, hvilken besøgstype, der er tale om. Side 10

11 Side 11

12 Håndtering af de individuelle gæster Prime Visit gør oprettelse og håndtering let Overblik over gæster i din virksomhed I menupunktet, Gæster, finder du et overskueligt overblik over gæsterne i din virksomhed. Med udgangspunkt i de gæster, som besøger din virksomhed i dag, får du som det første et overblik over gæster, som forventes at ankomme til din virksomhed. I højre side af menuen kan du filtrere disse, således at du f.eks. kan se forventede gæster i morgen, i denne uge, i en given periode eller indenfor et tidsrum af +/- et givent antal timer. I menupunktet kan du ligeledes få overblik over gæster, som er checket ind, checket ud eller generelt over alle de gæster som er oprettet i Prime Visit databasen, med mulighed for google-lignende søgning, hvor f.eks. kun dele af gæstens navn behøves udfyldt. Overblik over gæster, som er checket ind eller ud I fanebladet, Checket ind, får du et let og overskueligt overblik over alle gæster som i øjeblikket er checket ind i din virksomhed (dvs. gæster med et igangværende besøg). Ligeledes kan du i fanebladet, Checket ud, få overblik over alle gæster, som har afsluttet sit besøg i din virksomhed, og derved er blevet checket ud den pågældende dag. Begge dele hjælper dig med at få overblik over flowet af gæster i virksomheden, og giver dig mulighed for til enhver tid at få overblik over igangværende og afsluttede besøg i virksomheden. Du kan til enhver tid dobbeltklikke på en given gæst for at hente alle informationer om gæsten og dennes besøg. Gæster med udløbne besøg Gæster, hvis besøg er udløbet, dvs. ikke er blevet afsluttet til den planlagte tid, vil bl.a. blive tydeligt markeret med rød skrift i Prime Visit. På denne måde kan du let få overblik over, hvilke gæster, der stadig befinder sig i din virksomhed, efter de burde have forladt stedet, eller hvilke gæster, som måske ikke er blevet checket ud, da de forlod virksomheden. Du kan herefter hurtigt frembringe alle oplysninger på gæsten, herunder kontaktinformationer, evt. billede mv. ved blot at dobbeltklikke på gæsten i systemet. Dette hurtige overblik hjælper dig med at sørge for, at gæster ikke befinder sig i virksomheden udenfor det planlagte tidsrum for deres besøg. Oprettelse af nye gæster Det er ligeledes også i menupunktet, Gæster, at du har mulighed for at oprette nye gæster i systemet. Dette gøres let med få museklik. Anvendes ID og QR-kode scanneren (tilvalg), kan denne endda anvendes til automatisk at indlæse persondata på gæsten via gæstens ID således, at du ikke behøver indtaste navn, efternavn mv. Alle ID med en MRZkode kan anvendes til dette, herunder f.eks. danske pas. Har I særlige oplysninger, som I har behov for at registrere på gæsten, f.eks. vedhæftelse af bestået sikkerhedskursus, eller andet, kan dette også tilknyttes gæsten, både før og efter oprettelsen. Side 12

13 Side 13

14 Nem gæste-selvbetjening via kiosk Ved uanmeldte eller forhåndsoprettede besøg Den valgfri selvbetjeningskiosk Prime Visit systemet indeholder muligheden for at udvide systemet med en eller flere selvbetjeningskioske. På denne måde kan du lade gæsterne foretage hele (eller dele af) gæsteregistreringen helt selv, og dermed frigive ressourcer i din virksomhed. Det er med Prime Visit både muligt at anvende delvis eller ren selvregistrering. Ved en delvis selvregistrering foretager gæsterne selv registreringen af egne person- og virksomhedsdata, får evt. taget et billede via kioskens kamera mv. Efter registreringen tilknytter receptionisten eller vagten gæsten til en vært, og checker gæsten ind via sin arbejdsstation. Kommer gæsten ikke uanmeldt, men er blevet forhåndsoprettet, kan gæsten gå direkte til receptionisten/ vagten for at blive checket ind, eller checke sig selv ind ved f.eks. at scanne den på forhånd tilsendte QR-kode (hvis QRkode scanner anvendes med Prime Visit systemet). Alternativt kan også 100% selvbetjening anvendes med Prime Visit systemet, eksempelvis hvis virksomheden ingen receptionist har. Med ren selvbetjening foretager gæsten selv hele registreringen inkl. check ind. Kommer gæsten ikke uanmeldt på besøg, kan gæsten også her checke sig selv hurtigt ind, f.eks. via en på forhånd tilsendt QR-kode. Kiosk-software Softwaren udviklet til kiosken er let og intuitiv for gæsten at anvende. En enkel guide fører gæsten gennem lette trin, for at angive de nødvendige oplysninger. Softwaren understøtter selvfølgelig også alle de sprog, som Prime Visit generelt understøtter; dansk, engelsk, tysk, hollandsk, spansk, fransk, og serbisk - alt efter din systemkonfiguration. Kiosksoftwaren kan købes separat og køres på alle enheder med minimum Microsoft Windows 8.1 styresystem, f.eks. en almindelig PC, touch-computer eller tablet. Kiosk-softwaren kan ligeledes leveres med en komplet kiosk, bestående af en Microsoft Surface Pro 2 tablet samt design kiosk-standerne, vi tilbyder, som f.eks. fås som gulvstander, holder til vægmontering, desktop stander mv. Således får du mulighed for at vælge en kiosk-løsning, som passer til netop din virksomhed og jeres behov. Sikkerhedsvideo eller anden visning I forbindelse med de trin, gæsten gennemgår under registreringen ved selvbetjeningskiosken, har du ligeledes mulighed for at lade en video, PowerPoint eller måske blot tekst eller billeder indgå som et trin, som gæsten skal igennem. På denne måde får du mulighed for eksempelvis at vise gæsterne jeres særlige sikkerhedsregler, ordensreglement eller andre vigtige informationer i forbindelse med gæstens besøg i din virksomhed. Test af gæsters forståelse af reglerne Er du usikker på, om jeres gæster læser, ser og forstår jeres regler og ikke blot skimmer dem igennem for derefter at glemme dem igen? Det har du med Prime Visit selvbetjeningskiosken mulighed for at undgå. Selvbetjeningskiosken har nemlig også mulighed for at lade en test af gæstens forståelse af jeres regler eller lign. indgå som et trin efter visningen af jeres sikkerhedsvideo, tekst eller lign. Testen er en multiple choice test, og du har mulighed for at definere, hvor mange rigtige svar gæsten skal have for at bestå testen (f.eks. 6 ud af 8 svar samt 3 testforsøg). På denne måde sikrer du dig, at dine gæster er indforståede med jeres regler, og ikke har glemt dem igen kort tid efter. Design kiosk-standere Vi tilbyder en bred vifte af design kioskstandere, fra flotte og minimalistiske gulvstandere, til diskrete vægmonterede holdere eller desktop standere til receptionsdisken. Fælles for dem alle er et flot og minimalistisk design, som blender flot ind i jeres eksisterende omgivelser, samt muligheden for farvevalg eller branding mv. Kiosk-standerne, vi tilbyder, leveres altid med en Microsoft Surface Pro tablet med de specifikationer, der kræves, for at køre kiosk-softwaren til Prime Visit. Kabelføring til strøm og tilbehør til standerne kan skjules på elegant vis. Ligeledes er kabinettet i standerne fuldt ud sikret med sabotage-resistente skruer for maksimal sikkerhed. Side 14

15 Side 15

16 Brugbare notifikationer til værter Når gæsten ankommer og går Professionel håndtering af gæster med notifikationer Prime Visit indeholder muligheden for automatisk at give værten besked når dennes gæst er ankommet, og/eller når gæsten igen forlader virksomheden, og er blevet checket ud. Du bestemmer selv, om disse notifikationer skal anvendes, samt om værten skal have en notifikation både, når gæsten ankommer og er blevet checket ud igen, eller kun en af delene. Det er ligeledes muligt at foretage opsætningen individuelt fra vært til vært. Notifikation ved gæstens ankomst Når gæsten ankommer og checkes ind, hvad end det er via selvbetjent check-in kiosk eller via receptionist eller vagt, vil en og/eller sms besked blive sendt direkte til gæstens vært og fortælle værten, at gæsten er ankommet, og venter i receptionen. På denne måde sikres en professionel velkomst af gæsten, og en eventuel receptionist eller vagt behøver ikke ringe værten op og fortælle om ankomsten. Alt foregår i stedet helt automatisk. Notifikation til værten ved gæstens afgang I nogle virksomheder er det også vigtigt for værten at vide, hvornår gæsten igen har forladt virksomheden - ofte af sikkerhedsmæssige årsager. Derfor indeholder Prime Visit også mulighed for, at værten automatisk kan modtage en e- mail og/eller sms, når gæsten igen er blevet checket ud. På denne måde kan værten være sikker på, at gæsten har forladt virksomheden igen, og ikke eksempelvis er faret vild på vej ud, eller er blevet i virksomheden uden lov. Notifikationer til anden medarbejder I nogle tilfælde er det nødvendigt at én eller flere medarbejdere i virksomheden udover værten for besøget også får notifikationer ved gæstens ankomst og/eller afgang. Dette kan eksempelvis være mødeforberedende personale, som kan have gavn af at vide, hvornår gæsterne ankommer, eller måske vagten, som har behov for at vide, om gæsterne igen har forladt bygningen. Derfor er det ligeledes muligt i Prime Visit, at tilknytte medarbejdere, som foruden værten selv, modtager disse notifikationer. Find hurtigt værtens kontaktoplysninger Er det alligevel nødvendigt for receptionisten eller vagten, at komme i kontakt med værten til et givent besøg, kan besøget nemt findes frem, og alle værtens kontaktoplysninger findes, herunder telefonnummer, , evt. billede af værten mm. Med et enkelt klik på en knap, oprettes automatisk en til værten for besøget, hvori receptionisten/vagten kan skrive en personaliseret besked. Anvendes integration med adgangskontrol er det ligeledes hurtigt og let for receptionisten/vagten til enhver tid at se, om værten er tilstede. Side 16

17 Side 17

18 Professionel påmindelse til gæsten om fremtidigt besøg i virksomheden Professionel påmindelse om besøg Det er ikke sjovt at glemme detaljerne for sit fremtidige besøg i en virksomhed, og meget kan glippe undervejs. Ligeledes kan det give planlægningsmæssige problemer for værts -virksomheden, hvis gæster f.eks. forbytter datoer og glemmer at møde op - f.eks. hvad angår forudbestilt mad og drikke til mødet, eller generelt besvær forbundet med at planlægge et nyt møde. Datoer og tidspunkter kan noteres forkert i gæstens kalender, eller gæsten kan glemme kontaktoplysninger mv. på sin vært, som måske kan forsinke check-in, når gæsten ankommer. Disse fejl kan let og professionelt minimeres i Prime Visit systemet. For når en gæsts fremtidige besøg er blevet forhåndsregistreret i systemet, er det muligt for Prime Visit automatisk at afsende en påmindelse om besøget via til gæsten. Eksempelvis kan jeres gæster modtage påmindelser om deres fremtidige besøg i din virksomhed dagen i forvejen, kl , eller et andet defineret tidspunkt. På denne måde mindsker du sandsynligheden for, at gæsten måtte glemme sit besøg i din virksomhed samtidig med, at du på professionel vis får fremsendt relevante oplysninger for besøget til gæsten, således at håndteringen af gæsten går så hurtigt som muligt ved ankomsten - til gavn for både jer og jeres gæster. Billede og kontaktoplysninger på værten Påmindelses en, som automatisk afsendes til gæsten indeholder, foruden generelle oplysninger om dato og tidspunkt for besøget, ligeledes kontaktinformationer på værten således, at gæsten let kan komme i kontakt med sin vært, hvis det måtte blive nødvendigt. Ligeledes kan en indeholde et billede af værten, så gæsten let kan genkende sin vært for besøget, når gæsten eksempelvis bliver afhentet af efter sin ankomst. QR-kode til hurtig og nem check-in ved ankomst Prime Visit kan indeholde muligheden for at anvende QRkoder til hurtig og let check ind og check ud af gæster via en QR-kode scanner. Anvendes disse QR-koder, tilføjes koden for det individuelle besøg ligeledes i påmindelses en til gæsten. På denne måde kan gæsten f.eks. udskrive e- mailen hjemmefra, så vedkommende hurtigt og let kan checkes ind ved sin ankomst. Det er også muligt for gæsten blot at medbringe en på sin smartphone, og scanne koden direkte via gæstens smartphone-skærm. Side 18

19 Side 19

20 Alle nødvendige oplysninger med få klik Udskrift af gæstedokument til gæsten Gæstedokumentet gør det lettere for dig og dine gæster Med få klik (f.eks. i forbindelse med check-in af en gæst) kan receptionisten eller vagten udskrive et gæstedokument til den ankomne gæst. Dokumentet indeholder alle relevante informationer om besøget, og kan have flere formål, da det f.eks. også kan indeholde særlige sikkerhedsinstrukser eller et kort over området eller bygningen, så gæsten kan finde rundt, samt evt. en QR-kode for gæstens besøg, så gæsten hurtigt og let kan tjekkes ud. Kommentarer til besøget Du kan også inkludere kommentarer på gæstedokumentet, før det udskrives. Disse kommentarer kan f.eks. indeholde informationer, særlige noter eller andet, som måtte være særligt relevant for gæstens besøg. Receptionisten/vagten har mulighed for at udfylde kommentarfeltet inden udskrift af dokumentet, eller de kan tilknyttes på forhånd (f.eks. af værten), når besøget forhåndsoprettes. Sikkerhedsinstrukser Nederste del af gæstedokumentet kan anvendes til eksempelvis sikkerhedsinstrukser, særlige regler i forbindelse med besøget eller lign. (med mulighed for at gæsten f.eks. også kan underskrive dokumentet og bekræfte reglerne). Har I flere typer af sikkerhedsinstrukser, som eksempelvis kan afhænge af typen af besøg eller den specifikke bygning, gæsten skal besøge, kan I oprette flere layouts, som I kan vælge imellem, inden dokumentet udskrives til gæsten. De forskellige oprettede layouts behøver ikke alle dreje sig om sikkerhedsinstrukser, men kan i princippet indeholde lige, hvad I har behov for at gøre gæsten bekendt med. Kort over området Har I gæster, som selv skal finde rundt i virksomheden, eller vil det generelt være praktisk for gæsten at kunne finde rundt hos jer (f.eks. kunne finde nærmeste nødudgang ved en katastrofe), kan den nederste del af gæstedokumentet også anvendes som oversigtskort, så gæsten let kan finde vej. Vælg hvad du vil udskrive på det enkelte dokument Før gæstedokumentet bliver udskrevet, vil du have mulighed for selv at udvælge hvilke informationer dokumentet skal indeholde. Som udgangspunkt udskrives oplysninger om gæsten (navn, kontaktoplysninger, firma samt evt. billede). Du vil have mulighed for også at tilvælge kommentarer, besøgsdetaljer (dato, tidspunkt, værtsdetaljer samt evt. QRkode) samt sikkerhedsinstrukser/oversigtskort eller lign. (med mulighed for at vælge mellem flere typer af instrukser, kort eller andre layouts). På denne måde kan du vælge præcist, hvad gæsten skal have udskrevet på sit gæstedokument. Udskriv dokumentet på dine gæsters sprog Modtager I også internationale gæster i virksomheden, kan gæstedokumenterne ligeledes udskrives på andre sprog alt efter, hvilke sprog I har valgt til jeres Prime Visit løsning. Alle Prime Visits sprog understøttes, herunder dansk, engelsk, tysk, spansk, fransk, hollandsk og serbisk. Side 20

21 Side 21

22 Felter til netop jeres behov Brugerdefinerede felter i Prime Visit Brugerdefinerede felter opfylder dine behov Har du behov for, at særlige oplysninger registreres sammen med besøget, gæsten eller måske værten, kan de brugerdefinerede felter benyttes. Disse felter kan nemlig bestå af f.eks. afkrydsningsfelter, tekstfelter, dropdown menuer, datoer, tidspunkter eller numre. Felterne kan samles i grupper med tilknyttede faneblade (som disse på siden til højre), eller stå alene. De brugerdefinerede felter kan gøres obligatoriske eller valgfrie, og der kan opstilles forskellige regler for eksempelvis maximum antal karakterer/cifre mm. Sikkerhedsoplysninger Er særlige sikkerhedsaspekter en vigtig del af gæsternes besøg i virksomheden, kan de brugerdefinerede felter eksempelvis holde styr på, om gæsten har taget et sikkerhedskursus samt eksempelvis datoen for senest beståede kursus. Det er ligeledes muligt at vedhæfte et dokument - f.eks. bevis for det beståede kursus. Er helbredet vigtigt? I eksempelvis fødevarebranchen eller medicinalbranchen kan helbred være en utroligt vigtig faktor i forbindelse med besøg i virksomheden. Her stilles meget store krav til gæsternes helbred, når han/hun er på besøg. De brugerdefinerede felter kan eksempelvis indeholde oplysninger om, hvorvidt gæsten er rask eller ej, samt evt. hvor syg gæsten er (i nogle virksomheder må gæsten gerne besøge kontorbygningen, hvis der blot er tale om en forkølelse, men ikke produktionen). Der kan ligeledes vedhæftes dokumenter til besøget, f.eks. tro og love erklæring på, at gæsten ikke har haft svineinfluenza mv. Alt fra et simpelt afkrydsningsfelt til at angive hvorvidt gæsten spiser i kantinen eller ej, til nærmere informationer om f.eks. madallergier - eller måske en bestillingsliste, hvor der kan udfyldes, hvad der er behov for i forbindelse med besøget (eksempelvis antal kander med kaffe/te, frugt, vand og sodavand mm.). Det er sågar muligt for kantinen at få sin egen adgang til Prime Visit, så de selv kan hente de oplysninger i systemet, de har behov for, når de ønsker det. Denne brugerflade kan tilpasses således, at de ingen mulighed har for at oprette/ redigere gæster, besøg mm., og måske udelukkende har mulighed for at se oversigt over de planlagte besøg. Rapporter med brugerdefinerede felter Kolonner med de brugerdefinerede felter kan let tilføjes til oversigterne i menuerne, Besøg, Gæster og Værter og rækkefølgen kan hurtigt ændres via drag and drop - alt sammen for derved at få et hurtigt og komplet overblik. Der kan ligeledes let udskrives rapporter med de brugerdefinerede felter direkte via de forskellige oversigter (præcis som, hvis du ønsker en rapport over forventede besøg eller lign.). Brugervenlig oprettelse og redigering Oprettelsen samt evt. tilpasning af de brugerdefinerede felter er enormt brugervenlig således, at I meget let selv kan oprette nye felter, grupper af felter samt redigere i de eksisterende, hvis behovet måtte opstå. På denne måde behøver I ingen hjælp, hvis felterne skal tilpasses eller lign. Oplysninger til kantinen Har I en kantine i din virksomhed, som har behov for at vide, hvor mange eventuelle gæster, som spiser med i kantinen, er det ligeledes muligt at opsætte brugerdefinerede felter, som omhandler dette. Side 22

23 Side 23

24 Let oprettelse og håndtering af værter I Prime Visit opretter du let dine medarbejdere Overblik og håndtering af værterne I menupunktet, Værter, kan du søge efter eller oprette personer, som har tilladelse til at modtage gæster - med andre ord, hvem der skal agere værter i systemet. Dette kan være en medarbejder, eller måske endda en entreprenører, som gerne må agere værter og invitere gæster i din virksomhed (f.eks. håndværkere) - afhængig af, hvordan jeres regler er defineret. Skærmbilledet kan ligeledes anvendes til at få overblik over, hvorvidt en vært er tilstede, hvis der anvendes interface til adgangskontrolsystem (Prime WebAccess eller fra tredjepart). Således kan receptionisten eller vagten hurtigt se, om en vært, som venter besøg på det pågældende tidspunkt, er tilstede eller ej - f.eks. I forbindelse med, at en gæst har meldt sin ankomst i receptionen. Denne information er altid tilgængelig i realtid således, at oversigten altid er opdateret. Oprettelse af værter Oprettelsen af værter er som med mange andre funktioner i Prime Visit brugervenligt og intuitivt. Nye værter oprettes let med de nødvendige oplysninger. Brugerdefinerede felter kan ligeledes udfyldes og tilknyttes værter, hvis der er særligt behov for dette (læs om brugerdefinerede felter i afsnittet herom). Efter oprettelsen af en vært har du mulighed for, med et enkelt klik, at tilknytte værten til et besøg med det samme. Er dette ikke nødvendigt, gemmes værten blot, og vil derved være tilgængelig i Prime Visit til senere hen at kunne tilknyttes et besøg. Google-lignende søgefunktioner Søgefunktioner findes ligeledes til hurtigt at finde værter. I kombination med adgangskontrol eller tidsregistrering, kan du også kontrollere, om værten er tilstede i realtid. Værter kan også automatisk blive informeret om deres besøgendes ankomst via , telefon eller SMS. Side 24

25 Side 25

26 Hurtig check ind samt oprettelse af gæster Via den valgfri ID og QR-kode scanner ID og QR-kode scanneren Den valgfri ID og QR-kode scanner letter både oprettelse af nye gæster i Prime Visit systemet samt gør check ind og check ud af gæster hurtigt og nemt. Scanneren er fuldautomatisk, og indlæser på mindre end 2 sekunder QR-koden eller det ID, den bliver præsenteret for. Scanneren fås både som kiosk-model, som fungerer sammen med selvbetjeningskiosken, eller som desktop model, til brug med arbejdsstationen i receptionen eller hos vagten. Scanning af QR-koder Anvendelsen af QR-koder kan både anvendes ved forhåndsregistrerede eller uanmeldte besøg. Check ind og check ud af gæster med QR-koder kan strømlines betydeligt ved forhåndsoprettelse af besøg, da gæsterne derved automatisk vil modtage QR-koden på forud for deres besøg, hvilket gør processen endnu hurtigere og lettere for både gæsterne og virksomheden. Når gæsters fremtidige besøg er forhåndsoprettet i Prime Visit, vil de således på et defineret tidspunkt forud for deres besøg automatisk modtage en påmindelse om deres kommende besøg via . en indeholder alle relevante oplysninger om besøget, såsom dato, tidspunkt, kontaktoplysninger på vært mv. Denne vil også kunne indeholde en QR-kode, som gæsten kan medbringe til hurtig og nem check ind og ud i den besøgte virksomhed. ID og QR-kode scanneren kan sågar læse QR-koden direkte fra gæstens smartphones skærm, hvis gæsten ikke har printet koden ud på forhånd. Det er ligeledes muligt at udskrive QR-koden, tilknyttet besøget til gæsten ved ankomst - f.eks. på et gæstekort - så gæsten let kan checkes ud, når vedkommende forlader virksomheden igen. Uanmeldte gæster vil også kunne anvende QR-koder til hurtig check ud. Scanning af ID Skal oprettelsen af gæster i databasen strømlines, eller er det vigtigt, at du er helt sikker på gæstens identitet, kan dette ligeledes håndteres med ID og QR-kode scanneren. Scanneren indeholder nemlig også muligheden for at scanne alle ID med en MRZ-kode (f.eks. pas eller mange udenlandske kørekort og ID-kort), og automatisk oprette persondataene i Prime Visit systemet som en ny gæst. Alt foregår automatisk, gæsten skal blot præsentere sit ID for scanneren. Selv billeder udtrækkes automatisk. Dette kan være særligt anvendeligt ved uanmeldte besøg, som på denne måde kan strømlines, eller hvis det er vigtigt, at gæstens identitet kan bekræftes, og de indtastede persondata er helt korrekte. Under scanningen af gæstens ID tjekker scanneren samtidigt, om det præsenterede ID er forfalsket. Scanneren kan derfor også anvendes som særlig sikkerhed, når nye gæster oprettes i systemet. På denne måde sikres du og din virksomhed, at gæsten er den han/hun udgiver sig for at være. Dette ægthedstjek er ligeledes årsagen til, at denne type scanner også anvendes i lufthavne verden over. Hurtig og effektiv scanning Scanning starter helt automatisk, når QR-kode eller ID placeres på scannervinduet. Scanneren tager og behandler adskillige højopløsningsbilleder. Selv blanke reflekser forårsaget af laminerede dokumenter fjernes for det bedste OCR resultat. Udvinding af OCR data, QR-kode data, og autencitetskontrol af evt. ID foretages alt sammen indenfor blot 2 sekunder. Dette sparer en enorm mængde tid - så meget som 2-3 minutter per gæst/besøg - og forbedrer i høj grad nøjagtigheden af data, sammenlignet med manuelt input. Scannerne er ligeledes vedligeholdelsesfrie, da de er produceret med ikke-bevægelige dele. Side 26

27 Side 27

28 Integration til adgangskontrolsystem Prime WebAccess eller tredjeparts system Integrér Prime Visit med dit adgangskontrolsystem Ønsker du eksempelvis også at udstede adgangskort til dine gæster, kan Prime Visit integreres med dit adgangskontrolsystem - både med Prime WebAccess, men også med adgangskontrolsystemer fra tredjepartsleverandører. Med udstedelse af adgangskort til dine gæster, kan du sørge for at de kun får adgang til netop de dele af din virksomhed, som de har behov for. Gæsten kan ved sin ankomst få udleveret et adgangskort med de specifikke adgangsrettigheder, som vedkommende skal bruge i forbindelse med sit besøg. Det udstedte adgangskort registreres på gæsten og dennes besøg i Prime Visit systemet i forbindelse med check ind. Integrationen giver dig ligeledes mulighed for at anvende den live tilstedeværelsesoversigt over værter i Prime Visit. Adgangskort til netop jeres behov og økonomi Der er mange muligheder for forskellige måder at udstede adgangskort til sine gæster. Det kan f.eks. involvere præ- kodede kort, som påklistres en gæstelabel med gæstens informationer, således at labelen kan tages af og adgangskortet genanvendes efter endt besøg. Ligeledes kan individuelle adgangskort udstedes med individuelle rettigheder og gæstens personoplysninger kan evt. printes direkte på kortet med en kortprinter. En tredje mulighed, er papirskort med indbygget chip. Disse kan anvendes ud fra et brug og smid væk princip. Papirskortene kan printes via en traditionel kontorprinter (laserprinter) med billede, navn mv. - som et traditionelt gæstekort. Den indlejrede chip kan kodes således, at gæsten også kan anvende kortet som adgangskort. Når gæsten afslutter sit besøg, kan papirskortet blot smides i skraldespanden. Uautoriseret genanvendelse af de udsmidte kort kan forhindres via f.eks. tidsbegrænsning af den kodede adgangsprofil eller blot ved makulering af kortet. Alt sammen efter jeres specifikke behov. Mulighederne er mange og Prime Visit systemet understøtter en lang række af dem. Side 28

29 Side 29

30 Prime WebSystems Langt mere end blot Prime Visit Én software-serie, et hav af muligheder Prime Visit er en del af software-serien, Prime WebSystems. Software-serien indeholder langt mere end blot gæsteregistrering. Med de andre dele af Prime WebSystems kan du dække hele din organisation ind både hvad angår HR og sikkerhedsaspekter. Med Workforce Management løsningen, Prime WebTime, kan du f.eks. håndtere tidsregistrering, fravær og meget mere, og en stor palet af sikkerhedsfunktioner, som eksempelvis adgangskontrol, bygningsovervågning, videoovervågning og mange andre former for sikkerhed, kan håndteres med Prime WebAccess løsningen. Prime WebSystems er med andre ord den overordnede paraply-betegnelse for primion Technology AGs komplette softwareudvalg, som inkluderer både Prime Visit, Prime WebTime og Prime WebAccess løsningerne. Alt sammen kan sømløst integreres i én og samme løsning, så du kan drage nytte af bl.a. at anvende samme database, hardware, Id-medier mv. Eksempelvis kan medarbejdere også få mulighed for at anvende deres ID-medier som betalingsmiddel i salgsautomater og lign. (evt. med træk over lønnen). Alt sammen med ét og samme system! Har du behov for et kantinesystem, kan Real Data også levere dette, med fuld integration til Prime WebSystems. På denne måde kan ID-medier, database, hardware mv. ligeledes anvendes sammen med Prime WebSystems og på kryds og tværs i din organisation - til gavn for dine medarbejdere såvel som organisationen. Kontakt os for at høre mere om Prime WebSystems mange muligheder, eller læs mere om nogle af løsningerne i vores forskellige brochurer samt på vores hjemmeside, Side 30

31 Side 21

32 Real Data har i mere end 30 år udelukkende beskæftiget sig med levering af systemer til Workforce Management (tidsregistrering, fraværsregistrering mv.), adgangskontrol og sikkerhed til større danske virksomheder og organisationer. Real Datas løsninger er baserede på produkterne fra den tyske virksomhed, Primion Technology AG, hvis erfaringsgrundlag er baseret på mere end installationer med mere end 1,5 mio. daglige brugere hos større virksomheder og organisationer verden over. Primion Technology AG dækker med sine 15 afdelinger og 38 partnere i mere end 25 lande store dele af Europa samt resten af verden. Real Data A/S Gl. Hovedgade 1A DK-2970 Hørsholm Telefon: Fax: Mail: info@realdata.dk Real Data A/S