TimePlus version 2013

Transkript

1 2 Timesag - Dagligt 2 Timesag - Dagligt Medarbejderportal Fanebladet Generelt Fanebladet Poster Fanebladet Ugekladder Fanebladet Overtid/Ferie Fanebladet Kørsel Fanebladet Opgaver Fanebladet generelt trykknap Registrer timer ( ugekladde ) Registrering af udlæg i ugekladde Ugekladde Felterne Ugekladde Klarmeldt Godkendt Kun medarbejder sager Udbetaling Sag Art Tekst og N Tid I alt Type, Faktor, S Ugedag Dato Registreret Normaltimer Difference KM Effektivitet Rest budget Ekstern sag Afsnit og Aktivitet Kørsel fanebladet Ugekladde - Trykknapper Check Udskriv Kopier Budget Hop til sag Klarmeld Kopier linie Udbetaling Indsæt Bogfør linje Genveje Fanebladet generelt trykknap - Indstillinger Fanebladet generelt trykknap - Medarbejderkort Fanebladet generelt trykknap - Kørselsgodtgørelse Fanebladet generelt trykknap Kørsel 60 dage Fanebladet generelt trykknap - Ressourcebudget Fanebladet generelt trykknap Kundeoversigt Faktura Posteringer Eksternt kontoudtog Copyright Inventio.IT Dagligt side 1 af 45

2 Saldoliste Udskrift til Excel Genveje Ressource overblik Trykknapper ressource overblik Søg Ressource budget Udskriv Udskriv Excel Opgavestyring Godkend ugekladder Godkend ugekladder trykknapper Ugekladde Godkend alle Bogfør Vis afdeling/egne Sagskladder Sagskladde - Navneliste Sagskladde - Registreringsområde Sagskladde Felter Dato Medarbejder Sag Art Tekst Antal Salgspris/Kostpris Salg i alt Start/slut/pause/pausetid Afsnit og aktivitet Indkøbsnummer og varenummer Kun medarbejdersager Sagskladde Trykknapper Skift Check Udskriv Bogfør Totaler Budget Kopier Hop til sag Slet linjer Regulering af datoer Massebogfør Indsæt fra Excel Genveje Regulering / primo registrering i sagskladder Regulering Primo registrering Fakturakladde Indledning Faktureringsforslag aconto / kreditnotaer Copyright Inventio.IT Dagligt side 2 af 45

3 2.7.3 Oversigtbilledet Acontofakturering arbejdsbillede Acontofakturering Trykknapper Udvælg Fakturatekst Subtotal Fakturer Proforma Relater Reguler Check Udlign Tidligere fakturaer Genveje Fakturering Beskrivelse af princip Forklaring til figur Fakturasagsfakturering Fakturakladde - oversigt Fakturakladden felter Trykknapper Fakturakladde Vælg Frigiv Slet Bogfør Proforma F4 Søg Genveje Faktura forslagsbilledet Fakturaforslag - Trykknapper Udvælg FakturaTekst Subtotal Fakturer Proforma Relater Reguler Check Udlign Tidligere fakturaer Elektronisk fakturerings oplysninger OIO faktura i timesag Valuta fakturering Fremgangsmåde ved valutafakturering Copyright Inventio.IT Dagligt side 3 af 45

4 2.1 Medarbejderportal Daglig registrering: Daglig registrering kan opdeles i to områder - registrering af timer og registrering af udlæg. Registrering af timer foretages primært i Ugekladden, men kan også foretages i Sagskladden. Udlæg, Løbende reguleringer og Primosaldi registreres i Sagskladden. Udlæg kan registreres og bogføres samlet i Finans og Timesag i en Plus+ kladde under Finans/Dagligt. Fra version 2009 er skærmbillederne pakket lidt anderledes end i de forrige programversioner, idet de skærmbilleder almindelige medarbejdere har brug for i deres hverdag, er samlet i en Medarbejderportal, der omhandler den enkelte medarbejder. Administratorer, afdelingsledere og indehavere/partnere, der har behov for at kunne se samtlige medarbejderes ugekladder, kan anvende Godkend Ugekladder menupunktet til dette. Under tilpasning/medarbejder/rettigheder er der mulighed for at give medarbejdere ret til at skifte til andre medarbejdere i medarbejderportalen Fanebladet Generelt Når en medarbejder åbner Medarbejderportalen fremkommer ovenstående billede, hvor medarbejderens timefordeling vises i et lagkagediagram. Timerne fordeles mellem fakturerbar tid, sygdom og ej fakturerbar tid. Fordelingen vises ligeledes angivet i procent. Default vises for perioden fra regnskabsårets start til dato, men en anden periode kan angives. Kun bogførte timer medtages i visningen. Endvidere kan medarbejderen se sine saldi for ferie-, feriefri-, flex- og overtidssaldo samt en gennemsnitlig arbejdstid pr. uge. I feltet Budget Klarmeldt kan medarbejderen angive dato for færdigmeldelse af medarbejderens ressourcebudget. Copyright Inventio.IT Dagligt side 4 af 45

5 2.1.2 Fanebladet Poster Her vises alle medarbejderens bogførte posteringer Fanebladet Ugekladder Her listes medarbejderens bogførte ugekladder med mulighed for genudskrift. Da statistik er et øjebliksbillede, vil statistikken på en genudskreven ugekladde være reduceret i forhold til udskrift af en aktuel ugekladde Fanebladet Overtid/Ferie I dette billede vises medarbejderens overtids, flex, feriefri mv. posteringer, så medarbejderen kan se enkelt posterne, der giver de saldi, der vises på fanebladet generelt. Copyright Inventio.IT Dagligt side 5 af 45

6 2.1.5 Fanebladet Kørsel Under fanebladet Kørsel, kan medarbejderen se de bogførte enkeltposter i sit kilometerregnskab. Endvidere kan kørselsregnskab udskrives såvel til brug for intern kørselsafregning/dokumentation til SKAT samt en rapport, der viser hvor langt man er i relation til 60 dages reglen Fanebladet Opgaver Under fanebladet Opgaver kan medarbejderen se alle de kommende ( og ikke afsluttede opgaver ), hvor medarbejderen er Udførende revisor. Copyright Inventio.IT Dagligt side 6 af 45

7 Trykknapper Fanebladet generelt trykknap Registrer timer ( ugekladde ) Forudsat at ugekladden for den periode man befinder sig i er oprettet, kommer man direkte ind i den aktuelle uges kladde. I modsat fald skal man vælge mellem de oprettede kladder eller oprette en kladde. Når kladden er valgt, skiftes til registreringsbilledet. Øverst i billedet vises ugekladdens navn ( JBS ), medarbejdernummer ( 08 ) samt perioden fra oversigtsbilledet ( 23/4 29/4-12 ). Via Brugeropsætning (CTRL+ALT+F6), er det muligt at flytte rundt på felterne i ugekladden, således at man f.eks. kan få vist sagsnavnet oppe på kladdelinien. Derudover er det et dynamisk skærmbillede, hvilket betyder at man kan trække med musen i skærmbilledets kanter og således tilpasse størrelsen til ens skærm. Så længe feltet Godkendt er blankt, er det muligt at registrere i kladden. Når normtiden er opfyldt og der ikke er flere registreringer til kladden, skal denne godkendes typisk af en afdelingsleder eller partner hvilket gøres ved at angive godkendelsesdatoen i feltet (tast Ctrl+G og eventuelt D for dagsdato efterfulgt af Enter for at angive dags dato). Copyright Inventio.IT Dagligt side 7 af 45

8 Ydermere kan der benyttes en ekstra godkendelse i form af feltet Klarmeldt. Dette benyttes såfremt man har behov for flere godkendere. Eksempelvis kan den som registrerer i kladden klarmelde kladden til godkendelse hos chefen. Chefen godkender herefter kladden til bogføring via Godkendt feltet. Når kladden er godkendt, er den låst for registrering. Såfremt der skal rettes i denne må godkendelsen fjernes, hvilket gøres ved at slette datoen i godkendelsesfeltet. Herefter skal kladden igen godkendes. Når kladden godkendes, påsætter systemet godkenders brugerlogin til dokumentation. Kun godkendte kladder kan bogføres. Ugekladder bogføres i et af billederne Ugekladde-Oversigt eller Godkend Ugekladder Registrering af udlæg i ugekladde Såfremt der under /Tilpasning/Parametre er sat kryds til udlæg i ugekladde, kan der registreres udlæg i ugekladden. Udlæggene bliver talt op i en separat linie under registreringsbilledet. Ligeledes vil udlæggene blive summeret for sig selv på udskriften af ugekladden. Typisk vil dette blive brugt til km registrering i ugekladden, hvor de kørte km registreres i en separat linie for sig på bestemte arter - oprettet til formålet Ugekladde Felterne Ugekladde Navnet på den aktiverede ugekladde står i feltet herunder. Med de 2 små felter, på hver side af navnefeltet, kan der skiftes til den foregående eller den efterfølgende kladde. Såfremt den forrige ugekladde ikke er gjort færdig fremkommer oplysningen Forrige kladde ej klar med rød baggrund Klarmeldt Benyttes såfremt der er behov for 2 godkendere af kladden. Kladden kan klarmeldes af den bruger, som ejer kladden samt af supervisor. Via 6 Klarmeld knappen kan feltet udfyldes. Der kan registreres i kladden selvom feltet er udfyldt (godkender og supervisor) Godkendt Feltet udfyldes med dato for godkendelsen. Er feltet udfyldt, kan der ikke redigeres i kladden. Ønsker man at ændre i kladden efter en godkendelse, slettes feltets indhold med Delete eller Alt+D og kladden er åben igen. Tastaturgenvejen er CTRL+G Kun medarbejder sager Er der kryds i dette felt, vil ALT+H i sagsfeltet kun vise de sager, som medarbejderen har valgt til - under Kartotek/Medarbejder og knappen Opsætning/Sager, dermed vil listen med sager være personlig. Fjernes krydset vises alle sager Udbetaling Heri angives hvor mange timer brugeren ønsker udbetaling for i perioden. Antallet registreres under medarbejderens flexkonto, og efterfølgende kan der så udskrives en liste, som viser timer til udbetaling for udarbejdelse af løn. ( /Rapporter/Medarbejder/Overtid_Ferie/OvertidFerie pr. medarbejder ) Sag Sag, der skal registreres tid på. Der kan søges med Alt+H og evt. F4. Indtastning af den eller de første ch. i sagsnummeret efterfulgt af enter, - C5 bruger nu de indeks, der findes på sagskartoteket og viser de sager, hvor det indtastede indgår i oplysningerne på sagen. En yderligere mulighed er at taste alt + h i sagsfeltet og foretage en fritekstsøgning. Copyright Inventio.IT Dagligt side 8 af 45

9 Ønsker man kun at anvende mus til valg, klikkes på den lille pil i feltet klik en gang på den ønskede sag for at markere denne og dobbeltklik dernæst på denne for at overføre sagsnummeret til kladden. Såfremt der på sagens debitor er en saldo på over 91 dage, markeres sagen med rødt. Såfremt der på sagens debitor er en saldo i intervallet dage, markeres sagen med gult. Til og med ver blev den gule farve anvendt hvis IGVA på debitoren oversteg IGVA_Max ( i DebitorPlus). Dette er ændret således at farvekoden er ens i debitor og. Interne sager markeres ikke Art Arbejdsart. Hvilken type arbejde er udført. Alt+H viser oversigt. Bemærk at der er mulighed for på den enkelte sag at definere, hvilke arter der må bruges på denne sag. Se også afsnit link Funktioner til sag. På samme måde kan der angives arter under Kartotek/Medarbejder og knappen Arter angiver hvilke arter medarbejderen ønsker vist. Dette kan enten ske pr. medarbejder eller pr. kategori. Såfremt der er oprettet opgavetyper på sagen kan disse vises ved indtastning af art. (Se beskrivelse under /Tilpasning/Opsætning/Opgavetyper) Tekst og N Tekst. Artens navn foreslås som tekst. Den foreslåede tekst kan redigeres eller helt overskrives. Såfremt man under Tilpasning/Parametre under fanen kladde, har sat kryds i Tekstfelt blankt, vil art teksten ikke blive indsat i tekstfeltet. Bemærk at teksten kan suppleres med en notattekst til linien, derved kan der tilføjes al den tekst man vil til en registrering. Notatet bogføres med over på sagsposten ved bogføringen. Er der flere dagsregistreringer til en linje, altså linien har timer i flere kolonner, vil notatet blive bogført på alle sagsposter linjen generer i bogføringen Tid Antal timer kan skrives direkte i felterne. En anden mulighed er at bruge nedenstående metode. Indtastes Alt +T i felter, hvor tiden registreres, vises nedenstående vindue, hvor det er muligt at indtaste start- og sluttid for arbejdets udførelse. Sættes mærke i pausefeltet kan der i pausetid angives hvor mange minutter, der er holdt pause og pausen fratrækkes i den beregnede tid. Med alt + n kan der indtastes en tekst, der gælder for kun den aktuelle dag. F3 afsluttet vinduet og overfører tiden til ugerapporten. Copyright Inventio.IT Dagligt side 9 af 45

10 I alt Viser totalen af timer på linien Type, Faktor, S Er parameteren differentieret overtid sat, vil felterne Type, Faktor og S blive vist umiddelbart til højre for I alt feltet. Type kan udfyldes med Norm, Flextid og Overtid. Faktor: Anvendes der differentieret overtid, vil overtidsfaktoren vises heri. Det er muligt at oprette specielle overtidsarter, hvor en bestemt overtidsfaktor kan angives. Artens overtidsfaktor hentes så med over i ugekladden. S: Hvis der ved brug af differentieret overtid er sat hak i feltet og der er angivet en faktor vil sagen blive belastet af overtiden, dvs. kost- og salgsprisen vil blive ganget med faktoren. Hvis det på sagen er angivet, at den skal belastes, bliver hakket automatisk sat Ugedag Dato I sidste kolonne ses det totale antal timer registreret på linien. Ud mod venstre vises ugedag og dato i overensstemmelse med den til kladden angivne periode Registreret Under hver dag sammentælles de registrerede timer Normaltimer Summering af normtimer pr. dag iflg. kalender. Dage uden normtimer markeres med farven grå Difference Total for registrerede timer vises og fratrækkes løbende normtiden således, at bruger kan se differencen imellem normtid og registreret tid. Ikke debiterbar tid registreres på lige fod med debiterbar tid. Ugekladden kan først bogføres, når der er redegjort for det normerede antal timer KM Sum for KM i ugekladden ( såvel pr. dag som totalt ). Andre udlæg, registreret i ugekladden, summeres ikke i skærmbilledet Effektivitet Beregning af medarbejderens effektivitets % i kladden Rest budget Viser restbudgettet på sagen såfremt dette er valgt under parametrene og der er budgetteret på sagen! Overstiger de forbrugte timer de budgetterede, så tallet bliver negativt, vises dette med rødt. Er de forbrugte timer præcis lig de budgetterede timer vises 0 ikke. For nærmere beskrivelse se afsnittet om parameteropsætningen til Timesag Ekstern sag Ekstern sag anvendes såfremt man i samme miljø har flere timesags regnskaber og der er behov for at kunne registrere på en sag, som findes i et andet regnskab. Inden funktionen kan benyttes skal der først oprettes en samle sag, som refererer til et andet regnskab. Dvs. i det første sagsfelt vælges det samlesagsnr. man ønsker og i ekstern sagsfeltet vælges så det korrekte sagsnummer som er oprettet i det regnskab, som samlesagen peger på! Derved slipper man for at oprette de samme sager flere gange og registreringen foretages på samme tid i begge timesagsregnskaber! Se afsnittet omkring sagskartoteket for yderligere oplysninger. Copyright Inventio.IT Dagligt side 10 af 45

11 Afsnit og Aktivitet På tredje faneblad opsætning vil artens afsnits- og aktivitetskode stå. Ønsker man at fravige artens standard værdier, kan dette nu registreres i felterne. Dermed kan der registreres på valgfri afsnit og aktivitets koder uafhængigt af, hvad artskoden er oprettet med Kørsel fanebladet Ved brug af en kilometerart i ugekladdens første faneblad fremkommer nedenstående billede: Her angives antal kilometer for den pågældende kørsel, om der skal køres retur - hvorved der dannes en linje mere, hvor adresserne er vendt formål for kørslen, evt. registreringsnummer for bilen ( hvis det ikke er udfyldt i medarbejderkartoteket eller man lejlighedsvis anvender en anden bil ), evt. km start og slut. Systemet vil selv foreslå fra- og tiladresserne ud fra hvad er er oprettet på medarbejderen og sagen. Køres der trekantskørsel kontoret > kunde 1 > kunde 2 > kontoret, må man selv justere i adresse felterne. Kendes en afstand ikke kan Google trykknappen anvendes til beregning af afstanden. Copyright Inventio.IT Dagligt side 11 af 45

12 På det fjerde faneblad, kan resultatet af kørselsregistreringerne ses og redigeres. Felterne Km start og Km slut kan udfyldes ( da det kræves af SKAT i nogle kommuner), men der er ingen beregning aller automatik i forbindelse med felterne. For en nærmere beskrivelse af kørsel se evt. dokumentet: Timesag Krselsregnskab.doc Ugekladde - Trykknapper Trykknapperne aktiveres enten via musen eller at kombinere ALT-tasten med det foranstillede nummer på knappen. Altså ALT+1 aktiverer den første trykknap Check Via 1 Check undersøges ugekladden for fejl. Er kladden OK, kan den bogføres via oversigtsbilledet. I modsat tilfælde oplyses om hvilke fejl, der er i kladden. Typiske fejl kan være: At arten er fakturerbar og sagen ikke eller omvendt. At man står på en blank linie, som ikke indeholder sagsnr. eller art -> slet linien. Registreret færre timer end normtimer Priser på medarbejderen er ikke gyldigt. F.eks. forkert dato afgræsning. Ingen salgspris på medarbejder. NB husk A og B kostpriser, hvis de anvendes! Ingen afdeling på sagen. Afdelingsopdeling på sagen er mangelfuld Udskriv Ugekladden udskrives via 2 Udskriv. Udskriften bør først foretages efter godkendelse og umiddelbart før bogføring, således at den bliver en dokumentation for, hvad der er bogført. Udskriften giver en kvittering for indtastet tid med sag, navn, art, tekst, de registrerede timer fordelt på dage samt timer i alt. For debiterbare arter beregnes honoraret. Endvidere beregnes for såvel perioden som år til dato* og sidste år - sum for debiterbare timer og ikke debiterbare timer og effektivitetsprocenten udregnes. Under effektivitetsprocenten vises normtimer, registrerede timer samt eventuel overtid. Copyright Inventio.IT Dagligt side 12 af 45

13 Registrerede kilometer år til dato samt kilometer i den aktuelle kladde vises til højre for effektivitetsprocenten. * år til dato tal adderer bogførte timer ( fra regnskabsårets start og til og med slutdatoen i ugekladden) samt timerne i den aktuelle kladde. Nederst på udskriften er der en oversigt over ferie, feriefri, overtid, flex, overtidsbank og flexbank. Der vises primo tal, bevægelser og ultimo tal Kopier Det er muligt via trykknappen 3 Kopier, at kopiere sager og arter fra en tidligere bogført periode. ( sidste uge, 14 dage, måned eller ½ år ). Det er valgfrit om arter og/eller omkostningsposter skal kopieres med over Budget - Budget - Medarbejderen får vist restbudgettet på den sag markøren er placeret på, såfremt der er lagt budget ind på sagen og medarbejderen. Restbudgettet understøttes af grafisk visning. Således at medarbejderen hurtigt kan få vist hvor langt man er med sagen i forhold til budgettet. - Kopier budget budgetposter, hvor startdatoen for budgetperioden ligger i ugerapportens datointerval, kan kopieres ind i ugerapporten. Det er valgfrit om timetallet fra budgetposterne skal kopieres med ind i ugerapporten. - Opfølgning mulighed for at se alle budgetposter på sagen Hop til sag Genvej til at hoppe direkte over på sagskartoteket for den sag, der er markeret Klarmeld Klarmelder kladden Kopier linie Anvendes ifm. kørselsregistrering i kladden. Funktionen kopierer den aktive linje og bytter om på til- og fraadresserne Udbetaling Placérer markøren i udbetalingsfeltet, hvor medarbejderen kan angive det antal timer, der ønskes udbetaling for via lønsystemet Indsæt - Excel Indtastes i rækkefølgen sag, art, tekst og antal kan via Plus2Excel kopiere fra Excel og indlæse direkte i ugekladden. - Outlook - Trykknappen er endnu ikke aktiv. ( til fremtidig version ) Bogfør linje Bogføring af enkeltlinjer fra en ikke afsluttet ugekladde. Efter bogføring er linjen spærret for ændring. De øvrige linjer i kladden bliver liggende og afventer bogføring, når ugekladden klarmeldes. Eventuel overtidsberegning fungerer som sædvanligt, når de resterende linjer bogføres Genveje Viser genvejstaster knyttet til dette skærmbillede. Copyright Inventio.IT Dagligt side 13 af 45

14 Fanebladet generelt trykknap - Indstillinger Trykknappen aktiverer menupunktet Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation. Hjælpeteksten til hele skærmbilledet kan ses i via C5 s standardhjælp ( F1 ) Her vises skærmbillederne. Kun enkelte vigtige felter beskrives. På fanebladet generelt: Felterne Beskyt rullebilleder og Beskyt kartotekskort skal være blanke. Hvis en bruger oplever at indholdet i felter på skærmbilleder slettes når skærmbilledet forlades eller at man ikke kan få lov til at registrere i de ønskede felter ( f.eks. datofelter ved balanceudskrift ) kan årsagen være at der er hak i et af disse to felter. Feltet Log proceskald må gerne være markeret, hvilket giver bruger mulighed for at se hvilke elementer i C5, der har været brugt ( anvendes jævnligt ved supportkald ). Felterne under Ledetekster kan med fordel sættes til 30 ch., hvilket gør at hele ledeteksten vises. I modsat fald kan man risikere at den bliver kortet af. Antal decimaler sættes til 2, hvilket gør at talfelter bliver vist med 2 decimaler i hele C5. Står der 0 ( nul ) i dette felt, vises talfelter med hele kroner uden ører. På fanebladet Opsætning: Nederst i skærmbilledet er der mulighed for at fravælge Sidepanelet ( Fra C5 ver ) ved opstart. Endvidere skal det angives hvor sidepanelet er placeret ( country\dk mappen ). På fanebladet Regnskab: I feltet Menuens udseende er det muligt pr. regnskab at bestemme om det er standard- eller lightmenuen, der skal anvendes. Copyright Inventio.IT Dagligt side 14 af 45

15 Fanebladet generelt trykknap - Medarbejderkort Trykknappen Medarbejderkort giver brugeren mulighed for en udskrift af egne posteringer ud fra forskellige afgrænsningskriterier. Endvidere kan posterne vises pr. sag, subtotal, art og post Fanebladet generelt trykknap - Kørselsgodtgørelse Trykknappen Kørselsgodtgørelse giver brugeren en udskrift over registreret kørsel i et givent datointerval. Rapporten indeholder de af SKAT krævede oplysninger for kørselsregnskab for arbejdsgiver. Kørselsgodtgørelsen beregnes til høj- og lav sats og med knæk ved km/år. Copyright Inventio.IT Dagligt side 15 af 45

16 Fanebladet generelt trykknap Kørsel 60 dage Trykknappen viser hvor mange gange der er kørt til den samme adresse i en 12 måneders periode, beregnet til overholdelse af 60 dages reglen i bestemmelserne om kørselsgodtgørelse hjem/arbejdsplads/skiftende arbejdssteder Fanebladet generelt trykknap - Ressourcebudget Trykknappen Resourcebudget viser budgetterede timer på den aktuelle medarbejder, fordelt på sager. Timerne præsenteres fordelt over 52 uger eller måneder alt efter parameteropsætningen. I nedenstående billede vælges startdato for visningen. Dags dato kan vælges som default startdato og efterfølgende vælges om hele budgettet eller kun restbudgettet skal vises. Eksempel på visning af resourcebudget. Hvert faneblad viser 9 perioder. På det sidste faneblad er der endvidere en Rest kolonne, hvor budgettimer udover de første 52 mdr/uger kan registreres. For yderligere info henvises til dokumentet Resourcebudget. Copyright Inventio.IT Dagligt side 16 af 45

17 Fanebladet generelt trykknap Kundeoversigt Kundeoversigten er flyttet fra at ligge på eget faneblad til denne trykknap. Samtidig er indholdet og søgemulighederne udvidet så det ligner skærmbilledet fra debitorplus. Øverst i skærmbilledet er der mulighed for hurtig søgning såvel som fritekstsøgning efter debitor. Den aktuelle bruger kan derefter vælge mellem at få vist alle kunder ( debitorer ), eller kun kunder hvor brugeren selv er ansvarlig revisor eller hvor brugeren er ledende revisor. Herefter vises følgende kolonner: Debitorkontonummer og navn Deadline ( felt der vedligeholdes manuelt ) Ansvarlig-, ledende- og udførende revisor. Samlet saldo på sager oprettet på denne kunde. Samlet tilgodehavende hos kunden Kundens forfaldne saldo Kode til udskrift af kontoudtog og rykkerskrivelse ( ja/nej/aldrig) Status for kunden ( spærret eller ej ) Eventuelt notat på kunden. Farvekoden, på kolonnerne Saldo DKK og Forfalden, anvendes til angivelse af den ældste del af saldoen. Rød farve ( saldo over 91 dage ), gul farve ( saldo mellem 31 og 90 dage ) og grøn fave ( 1 30 dage ). Vær opmærksom på at sorteringen kan ændres ved at klikke på kolonneoverskriften en eller to gange. Trykknapper til Kundeoversigten: Faktura Via trykknappen Faktura vises alle fakturaer på sagen med visning af indhold samt genudskrivningsmulighed Posteringer Trykknappen Posteringer viser samtlige posteringer på sagen Eksternt kontoudtog Mulighed for udskrift af eksternt kontoudtog for debitoren Saldoliste Mulighed for udskrift af saldoliste fra debitormodulet. Copyright Inventio.IT Dagligt side 17 af 45

18 Udskrift til Excel Kundeudskriften overført til Excel Genveje Viser genvejstaster knyttet til dette skærmbillede. Copyright Inventio.IT Dagligt side 18 af 45

19 2.2 Ressource overblik. Skærmbillede, der for en periode på 12 måneder eller 12 uger ( styres af valget for ressource-budgettet - /parametre ), viser budgetterede timer pr. medarbejder. Nederst i skærmbilledet vises summen af de budgetterede timer for de viste medarbejdere, summen af medarbejdernes normtid og afvigelsen (forskellen på disse 2 summer). Endvidere vises summen af de realiserede timer for de enkelte måneder. Overskrider de budgetterede timer normtiden med f.eks. 15% eller derover, farves feltet for den pågældende måned rødt. Budgetteres der med 15% eller mere under normtiden er farven gul og i intervallet fra + 15 til 15% er farven grøn. Bruger vælger selv niveauet for afvigelse ved at angive denne i det grønne felt. Bruger kan vælge at se hele budgettet, kun restbudgettet eller afvigelser ( norm budget ). Når man går videre ind ( trykknappen Ressource budget ) vises hele budgettet for medarbejderen. Ved indtastning af startdato for den første periode udfyldes slutdato automatisk og skærmbilledet udfyldes Trykknapper ressource overblik Søg Trykknappen Søg åbner en qt-boks, hvor der kan afgrænses på medarbejdere Ressource budget. Hop til ressourcebudgettet for den medarbejder curser står på. Budgettimerne kan rettes og gemmes for den aktuelle medarbejder. Svares der Ja til Gem, hoppes tilbage til ressourceoverblik, hvor timerne allerede er opdateret med ændringer foretaget i budgetbilledet Udskriv Oversigten udskrives identisk med visningen på skærm Udskriv Excel I stedet for udskrift på papir, kan udskriften overføres til excelark. ( kræver Plus2Excel kode ). Copyright Inventio.IT Dagligt side 19 af 45

20 2.3 Opgavestyring Her vises samtlige opgaver der er lagt ind på sager. Visningen kan afgrænses til kun at vise ikke afsluttede opgaver eller afsluttede opgaver. Via trykknappen Søg fremkommer en qt boks, hvor der kan afgrænses dels på sagskartoteket og dels på opgavestyringen. Der kan ikke rettes direkte i oversigten, men via tryknappen Ret Opgave, vises opgaverne på den aktuelle sag og her kan de redigeres. Farver i deadline feltet: Hvid opgaven er oprettet og deadline er ikke nået endnu. Grøn opgaven er afsluttet. skifter til grøn, når opgaven er afsluttet. Rød deadline er overskredet, men opgaven er ikke afsluttet. Rød opgaven er aktiv, men sagen er afsluttet. Gul opgaven er påbegyndt, men ikke afsluttet og deadline er ikke overskredet. Farven i sagsfeltet: Rød sagen er afsluttet, men opgaven er aktiv. Gul sagen er spærret, men opgaven er aktiv. Listen hel eller afgrænset overføres til Excel via trykknappen Udskriv Excel ( se eksempel herunder ). Copyright Inventio.IT Dagligt side 20 af 45

21 2.4 Godkend ugekladder Fra og med version 2008 blev der indført en ny facilitet til godkendelse af ugekladder. En given medarbejder ser default ugekladder for medarbejderens egen afdeling. Med trykknappen Vis afdeling/egne kan visningen ændres til kun at vise de kladder den aktuelle medarbejder selv er godkender for. I godkend feltet sættes dato for godkendelse, hvilket bevirker at godkenders medarbejdernummer sættes i godkender feltet øverst til venstre sammen med klarmelders medarbejdernummer. Ved markering i B kolonnen, markeres kladden til bogføring. Skærmbilledet giver endvidere lidt statistik. Først vises den gennemsnitlige arbejdstid indenfor de seneste 16 uger, dernæst summeres timerne i de enkelte ugekladder i fak. tid, ej.fak. tid, fravær og i alt. Endvidere vises normtid og effektivitetsprocent Godkend ugekladder trykknapper Ugekladde Viser indholdet i den enkelte ugekladde Godkend alle Med denne funktion kan alle kladder i billedet markeres som godkendt på en gang Bogfør Trykknap 3 Bogfør - bogfører samtlige kladder med markering i B kolonnen. Husk ikke at stå på en markeret kolonne. Alternativt brug pil op/ned, idet linjen opdateres når der skiftes linje Vis afdeling/egne Visningen ændres fra kladder for alle medarbejdere i ens egen afdeling til kun de kladder man selv er godkender for. Copyright Inventio.IT Dagligt side 21 af 45

22 2.5 Sagskladder Sagskladder anvendes primært til registrering af beløbsposteringer så som f.eks. primosaldi på sager, ikke kontante udlæg og hensættelser ( regulering ), men kan også anvendes til korrektion af timeposteringer. En speciel sagskladde til brug for registrering af ferie-, flex-, overtid-, udbetalingsposteringer findes under Timesag/Periodisk/Overtid og ferie/flexkladde. Sagskladdenavne oprettes under Timesag/Tilpasning/Kladder. Husk at vælge type Sagskladde - Navneliste Når sagskladden aktiveres, vises først en liste med de oprettede kalddenavne. Den ønskede kladde vælges ved at placere markøren på linien og trykke Enter. Er kladden blevet låst (i brug) ved en fejl - f.eks.strømsvigt, kan låsen fjernes via Frigiv under Tilpasning/ Kladder Sagskladde - Registreringsområde Over registreringsområdet vises - efter godkendelse - dato og brugerlogin på den medarbejder, der har godkendt kladden. Kladden er spærret, når den er godkendt, men godkendelse kan fjernes blot ved at slette dato for godkendelse. Kladden kan efterfølgende tilgås, indtil den igen låses ved godkendelse. Kun godkendte kladder kan bogføres. Øverst i billedet vises navn på sag, medarbejder og art efterhånden som data indtastes. Til højre i billedet er trykknappanelet placeret. Copyright Inventio.IT Dagligt side 22 af 45

23 2.5.3 Sagskladde Felter Dato Dato for posteringen Medarbejder Medarbejder, der knyttes til posteringen. Der skal ALTID være en medarbejder tilknyttet en postering. Til brug for primo- og udlægsposter kan oprettes en primomedarbejder og en udlægsmedarbejder, ligesom der kan oprettes en reguleringssmedarbejder. De tre nævnte medarbejdere er nonsensmedarbejdere, men prisopslaget kræver et medarbejder-nummer Sag Sag, der posteres til. Der kan søges med Alt+H og evt. F4. Indtastes sagsnummer og dette ikke findes i forvejen, spørges bruger om følgende (hvis parameteren Opret sag via kopi er sat): 1) om sagen ønskes oprettet og 2) om det skal være som en kopi af en anden sag (i revisionsvirksomheder vil det typisk være den tilsvarende sag fra året før) Art Arbejdsart posten knytter sig til Tekst Posteringens tekst Antal Antal enheder af arten. Ved registrering af primosaldi angives antallet som en, salgsprisen lig saldo på igangværende arbejder til salgspris og kostprisen igangværende arbejder til kostpris Salgspris/Kostpris Kostpris og salgspris pr. enhed Salg i alt Antal enheder multipliceret med salgsprisen. Udfyldes automatisk Start/slut/pause/pausetid Analogt med Ugekladden kan tid beregnes ud fra et start- og slut-tidspunkt. Endvidere kan det markeres at der er holdt pause samt hvor mange minutter, der er holdt pause Afsnit og aktivitet Eventuelt afsnit og aktivitet som posteringen tilknyttes Indkøbsnummer og varenummer Er systemet opsat til indkøb. Plus+ Timesag/ Tilpasning/ Parametre Indkøb = ja vil felterne Indkøbsnummer og Varenummer blive vist. Heri kan der indtastes forbrugte varer på sagen Kun medarbejdersager Valg mellem at få vist alle sager vha. ALT+H i sagsfeltet eller kun at få vist sager registreret på medarbejderen. Copyright Inventio.IT Dagligt side 23 af 45

24 2.5.4 Sagskladde Trykknapper Trykknapperne aktiveres enten via musen eller at kombinere ALT-tasten med det foranstillede nummer på knappen. Altså ALT+1 aktiver den første trykknap Skift 1 Skift anvendes til at skifte kladde Check Via 2 Check undersøges sagskladden for fejl. Er kladden OK, kan den bogføres Udskriv Sagskladden udskrives via 3 Udskriv. Udskriften bør først foretages efter godkendelse og umiddelbart før bogføring, således at den bliver en dokumentation for hvad der er bogført. Udskriften giver en kvittering for indtastede enheder med Dato, Sag, Art, Type, Medarbejdernummer, Antal, Kostpris, Salgspris, Salg i alt, Afsnit og Aktivitet. For debiterbare arter beregnes summen Bogfør Via 4 Bogfør bogføres sagskladdens posteringer. Kladden skal være godkendt for at kunne blive bogført. I forbindelse med bogføring i Plus+ Timesag overføres posteringerne til Finans. Hvis programparameteren Automatisk Bogføring under Plus+/ Timesag/ Tilpasning/ Parametre er sat til Ja, bogføres posteringerne både i ugekladden og i finanskladden. Er parameteren sat til Nej, "mellemlander" posteringerne i en finanskladde (TS_Bogfør), hvorfra de manuelt skal bogføres. Det sidste kan være en fordel når kontoopsætningen i sagsgrupperne skal kontrolleres. Derudover kan det medfører stop i afviklingen, hvis flere bogfører på en gang. Det anbefales derfor at slå parameteren fra og bogføre finanskladden med jævne mellemrum i stedet Totaler Via 5 Totaler vises i et vindue antal timer, kost og salg sammenlagt på hver af artstyperne samt en grandtotal Budget Såfremt der i Plus+ Timesag/ Tilpasning /Parametre er sat kryds i Indkøb vil man i sagskladden havde mulighed, for at angive et varenummer. Angives et varenummer hentes kost- og salgspris fra lagerkartoteket ellers hentes prisen som vanligt. Er der ingen salgspris bliver den sat lig kostpris. Ved bogføring af sagskladden vil der udover det normale blive oprettet en postering i lagerkladden DSP_TSOverfør med de givne oplysningerne. I skærmbilledet er der mulighed for ved tryk på knappen 6 Budget manuelt at registrere det forbrugte antal af varen i sagsbudgettet. Trykknappen virker kun, hvis varenummeret er udfyldt Kopier Funktion, der kopierer udvalgte bogførte poster til sagskladden. I forbindelse med kopieringen kan posternes fortegn vendes Hop til sag Genvej som hopper direkte til sagskartoteket og den sag man står på Slet linjer Funktion til at slette alle linier i en ugekladde på engang. Copyright Inventio.IT Dagligt side 24 af 45

25 Regulering af datoer Funktion der kan skubbe datoer en antal dage frem eller tilbage i tid Massebogfør. Flere sagskladder kan bogføres på en gang. Funktionen går til kladdeoversigten, hvor der i B-kolonnen markeres hvilke kladder, der skal bogføres. Linjen opdateres med B et ved skift af linje. Det kræves at kladderne er checket og godkendt på forhånd. Checket vil blive kørt under alle omstændigheder, og hvis der er fejl vil hele bogføringskørslen stoppe Indsæt fra Excel Indtastes i rækkefølgen dato, medarbejder, sag, art, tekst, antal, salg, kostpris - kan man via Plus2Excel kopiere fra Excel og indlæse direkte i sagskladden. I stedet for salg kan overskriften Salgspris også anvendes Genveje Viser genvejstaster knyttet til dette skærmbillede. Copyright Inventio.IT Dagligt side 25 af 45

26 2.6 Regulering / primo registrering i sagskladder Regulering Regulering af sager i løbet af året - det vil sige, uden at det sker i forbindelse med fakturering, foretages i Sagskladden. For en nærmere gennemgang af funktionerne i Sagskladden henvises til afsnit 2.5 Sagskladde. Regulering kan foretages på igangværende- og spærrede sager ( spærrede sager for at man har mulighed for at hensætte på sådanne sager, der ellers er spærret for andet end fakturering ). Regulering kan endvidere foretages i forbindelse med slutfakturering, hvor der yderligere er mulighed for fremførsel af restsaldo på igangværende arbejder til en anden sag (typisk sag på samme kunde, men for året efter). Regulering og fremførsel kan foretages i samme faktureringsforslag. Er der under +/ Tilpasning/ Parametre sat kryds i Flere regulerings arter, kan man under slutfaktureringen fordele reguleringsbeløbet ud på flere forskellige reguleringsarter, således at det er muligt, at køre statistik på reguleringsårsagerne. Felt Beskrivelse Sag Sag, der skal posteres til. Der kan søges med Alt+H og evt. F4. Art Medarbejder Tekst Antal Salg i alt Afsnit/Aktivitet Reguleringsart posteringen ønskes knyttet til. Artens type skal være R for regulering. Herefter udfyldes typefeltet automatisk med R. Der kan naturligvis være flere reguleringsarter oprettet (tilknyttet hver deres subtotal). Kan reguleringen knyttes til en bestemt Medarbejder, angives medarbejderens nummer. Sædvanligvis er dette ikke tilfældet, idet flere medarbejdere kan have haft timer på sagen, hvorfor der oprettes en medarbejder med navn regulering, og dette nummer anvendes så ved reguleringer. Årsag til regulering/hensættelse. Antal enheder sættes til en. (et stk. regulering). Antal enheder multipliceret med salgsprisen. Eventuelt afsnit og aktivitet som posteringen tilknyttes Primo registrering Når Timesagsmodulet tages i brug, skal der typisk registreres primosaldi på sagerne, hvilket kan ske via sagskladden. En primo saldo på en sag registreres, som en almindelig post på sagen. Det kan dog være en fordel, at oprette en speciel art til formålet. Se afsnit 3.2 Artskartotek Oprettelse/ændring af arter. Primo saldi på sager kan registreres i netto tal eller som brutto tal. Netto tal er den værdi sagen har og som ikke er faktureret. Eksempel 1. Værdi på sagen i form af timer ,00 Faktureret på sagen ,00 = Netto igv. arbejde 4.000,00 I dette tilfælde skal der i sagskladden registreres en post ind på sagen med en værdi på 4.000,00. Copyright Inventio.IT Dagligt side 26 af 45

27 Brutto tal er sagens totale honorarværdi og i alt faktureret på sagen lagt ind på sagen hver for sig. Dvs. at der udover en primo post også skal laves en primo fakturering på sagen. De to tal vil dermed give de igangværende arbejders værdi på sagen. Eksempel 2. Værdi på sagen i form af timer (Brutto) ,00 Faktureret på sagen (Brutto) ,00 = Netto igv. arbejde 4.000,00 I dette tilfælde ønsker man at bevarer hele sagens værdi tilvækst og derfor skal der i sagskladden registreres en værdi ind på sagen på ,00 og herefter skal der faktureres 6.000,00 på sagen via en aconto faktura. På den måde vil den igangværende arbejde værdi blive et resultat af de to tal, nemlig 4.000,00. Værdien skal registreres i salgspris kolonnen ønsker man en kostpris på sagen tastes tallet i kostpris feltet. Vær opmærksom på at Salg og kostpris er tal per enhed. Ligeledes skal der angives en art primo art samt en medarbejder, hvilket kan være en til formålet oprettet medarbejder (dummy medarbejder), da medarbejdernummer er påkrævet i sagskladden ved bogføring af medarbejder arter. Copyright Inventio.IT Dagligt side 27 af 45

28 2.7 Fakturakladde Indledning Inden påbegyndelse af fakturering i Timesag, skal opsætning af parametrene for faktureringen sættes. Se afsnittet omkring tilpasning/parameteropsætning, for nærmere beskrivelse. Faktureringen påbegyndes ved at der oprettes et faktureringsforslag på sagen. Fakturaforslaget nummereres fortløbende, hvilket bevirker at der kan være oprettet flere fakturaforslag på hver sag samtidig. En anden ting, som er afgørende er de 2 fakturatyper vi benytter. I + foretages fakturering enten som acontofakturering eller som fakturering (også kaldet Slutfaktura). Når slutfakturering anvendes, er det muligt at foretage reguleringer af saldi og nulstille sagen i samme arbejdsgang samt udligne tidligere aconto er. Sagerne slettes ikke ved en slutfakturering, men de kan afsluttes og spærres af for yderligere registrering, hvis dette vælges. Anvendelsen af Slutfaktura er ikke ensbetydende med at det er den sidste faktura på sagen men blot at det er en endelig fakturering af de poster, der afmærkes til fakturering i forslaget Faktureringsforslag aconto / kreditnotaer Ved begge typer fakturering udarbejdes først et faktureringsforslag, der enten kan dannes ud fra de foretagne registreringer af timer og udlæg, eller som en ren fristil. Anvendes sidstnævnte mulighed skal de enkelte linier i acontofakturaen blot relateres til f.eks. en art eller en subtotal (artsgruppe), således at programmet ved om acontobeløbet på linien dækker f.eks. revision eller rådgivning, projektering eller tilsyn. Dette har betydning, når sagen på et senere tidspunkt slutfaktureres og acontobeløb skal modregnes Oversigtbilledet Når menupunktet +/Dagligt/Fakturakladde kaldes, vises en oversigt med de faktureringsforslag, der er oprettet. Bemærk at udover saldo på igangværende arbejder vises også værdien af registrerede-, men endnu ikke bogførte timer, i ugekladderne ( Honorar kld.). Copyright Inventio.IT Dagligt side 28 af 45

29 Ved angivelse af Type bestemmes om forslaget skal være aconto eller faktura. Når sagsnummeret angives er det første bruger skal tage stilling til ( inden linjen forlades ) om der skal dannes en aconto-faktura eller en (slut)faktura. Default valg kan bestemmes via parameter opsætningen. Såfremt der er valgt en forkert type, kan typen ændres ( fra og med version 2012 ). Ved ændring fra slut til aconto, slettes reguleringer og udlignede acontofakturaer ophæves. Nye forslag dannes ved at taste sagsnummeret på en ledig linie (brug eventuelt F2 - Opret). Sagen kan findes med Alt+H eller taste sagsnummeret i feltet. For yderligere beskrivelse af oversigtsbilledet se afsnit Acontofakturering arbejdsbillede Skærmbilledet (fanebladet forslag) er opdelt i 3 hovedområder. Øverst vises sagens navn, fakturadatoen, dato for godkendelse, såfremt forslaget er godkendt, samt godkendende medarbejders medarbejdernummer. I midten findes selve faktura kroppen, hvor fakturaens indhold vises enten udfra et automatisk dannet forslag, eller blot som et manuelt indtastet forslag. Alt efter, hvilke parametre, der anvendes viser forslaget forskellige oplysninger, mere om dette senere. Copyright Inventio.IT Dagligt side 29 af 45

30 Nederst vises en sum for de enkelte fakturalinjer, moms beløb samt fakturatotal. Hvis beløbet er negativt, dannes en kreditnota. På fanebladet generelt herunder ses stamdata fra sagen, der er overført til faktureringsforslaget. Er sagen markeret som værende til en offentlig myndighed vil EAN nummer, rekvisitionsnmmer mv. være udfyldt. I skærmbilledet er det muligt at vælge anden adresse på sagen, vælge anden debitor eller betalingsbetingelse eller foretage en korrektion i adressen, der kun gælder for denne ene faktura Acontofakturering Trykknapper Udvælg Via 1 Udvælg hentes saldi fra igangværende arbejder, ud fra de valgte kriterier. Se endvidere under slutfakturering for en nærmere beskrivelse af denne funktion Fakturatekst Oprettelse af fakturatekster, der anvendes ofte, og derfor ønskes gemt under en kort hurtigvalgskode. Ved aktivering kommer en liste op over oprettede koder. En ny oprettes ved at stille sig på en tom linie og taste den kode, man ønsker at lagre teksten under. Med Alt+N åbnes en notatboks, hvori teksten registreres. Fakturateksterne hentes ind i tekstkolonnen ved hjælp af Alt+H og valg af tekstkode eller blot ved at taste tekstens nummer i tekstfeltet. Copyright Inventio.IT Dagligt side 30 af 45

31 Ret tekst når der er lagt tekst ind på forslaget kan denne redigeres som i en notatboks, hvor enter skifter linje og tager efterfølgende tekst med ned og delete for enden af en linje trækker tekst fra den efterfølgende linje med op. Indsættelse af tidligere anvendt tekst Man kan hente tekst, beløb og timer fra en tidligere skrevet faktura ved at taste Alt+F, når man står i tekstfeltet. Herefter skal man angive hvilket fakturanummer der er tale om, hvorefter tekst, beløb og timer hentes over Subtotal Der er mulighed for at lægge subtotallinier ind i fakturaen ved at afmærke en linie som værende en subtotallinie med Subtotal. Aktivering af trykknappen indsætter en subtotal af flere acontobeløb, som indsættes i beløbsfeltet på linien, hvor markøren er placeret. Indsættes flere subtotallinjer i samme forslag, summeres fra den foregående subtotallinje Fakturer Denne trykknap opdaterer og bogfører det pågældende forslag i timesag og overfører poster til finanskladden TS_Aconto eller TS_Faktura alt efter typen på forslaget. Hvis det er en kreditnota overføres posterne til TS_KreditN. Disse finanskladder bogføres efterfølgende manuelt, hvorved finans- og debitormodulerne er ajourført mht. igangværende arbejde og tilgodehavender på debitorer Proforma Udskriver forslaget i proforma mode, uden opdatering i timesag eller finans. Bemærk at proforma fakturanummer ikke har nogen betydning. Som fakturanummer på proformafakturaer indsættes forslagsnummeret Relater Manuel relatering af beløbslinierne til niveau sag, subtotal, art mv Reguler Reguler anvendes i forbindelse med slutfakturering. Se næste kapitel Check Check af forslaget. Markøren stiller sig på den første fejlbehæftede beløbslinie. Er der ingen fejl, meddeles at forslaget er OK Udlign Anvendes ej ved aconto, bruges ved slutfakturering til udligning af acontofakturaer Tidligere fakturaer Viser tidligere fremsendte fakturaer på sagen Genveje Viser genvejstaster knyttet til dette skærmbillede. Copyright Inventio.IT Dagligt side 31 af 45

32 2.8 Fakturering Beskrivelse af princip (Slut)fakturering rummer bl.a følgende: Flere fakturaforslag pr. sag Færdiggørelse af forslaget. Og dermed klar til masseopdatering Typen afhænger af oplysningerne på sagen. (Kostpris sag, alternativ sag) Der udvælges poster i stedet for at hente. Dermed kan man gemme poster til senere fakturering. Fremføring og regulering af saldo kan foretages samtidigt. På den måde kan der fremføres 300,00 til en anden sag og reguleres yderligere 200,00, som realiseres finansmæssigt, ud af en total reguleringspost på 500,00 Valgfri udligning af acontofakturaer ved slutfakturering Masse opdatering af forslagene Omsætnings kontering på relationsniveau. (Differentieret omsætnings kontering) Selve princippet går på at brugeren selv vælger de poster, der skal faktureres via et udligningsbillede. Nedenstående figur illustrerer princippet. Brutto beløb Tilbageførsel Nettoaf acontobeløb beløb Summen af udvalgte poster. - Fakturabeløb Op- /nedskrevet +- Reguleringsbeløb Denne kasse skal give nul! Summen af valgte Acontofakturaer Netto fakturabeløb svarende til debitorposten Forklaring til figur Bruttobeløb består således af hhv. de poster, der er blevet udvalgt fra posteringsbilledet og som evt. er opeller nedskrevet. Det er nemlig muligt at få systemet til at hente et forslag på faktureringsbeløbet ind i forslaget og så efterfølgende at rette i dette/disse beløb, hvilket så medfører en regulering, der skal tages stilling til under trykknappen 7 Reguler. Der opereres derfor med 3 beløb: 1. Summen af de udvalgte poster 2. Summen af fakturabeløbene i forslaget 3. Summen af regulerings-/fremføringsposterne Disse 3 beløb skal gå op med hinanden før forslaget kan godkendes. Efterfølgende kan der i brutto fakturabeløbet modregnes tidligere acontofakturaer i et udligningsbillede aktiveret via trykknappen 9 Udlign. (Dog kan der maksimalt modregnes et beløb svarende til fakturaens beløb. Det vil sige at det ikke er muligt at modregne så meget at resultatet bliver en kreditnota.) Herefter fremkommer nettobeløbet, der bliver posteret på debitoren. Copyright Inventio.IT Dagligt side 32 af 45

33 2.8.2 Fakturasagsfakturering I version 4.10 blev der tilføjet et faktureringsprincip med betegnelsen Fakturasagsfakturering. Fakturasagsfakturering åbner mulighed for at fakturere flere sager på en enkelt sag fakturasagen. Faktureringsprincippet er beskrevet i det særskilte dokument Timesag fakturasagsfakturering Fakturakladde - oversigt Fakturakladden felter Felt ForNr Sag Igangværende Fakturabeløb Type Godkendt F Adresse Beskrivelse Forslagsnummer er et unikt nummer, som tildeles de forskellige forslag. Tildeling foretages af systemet. Nummeret benyttes til styring af flere forslag pr. sag. Sagen forslaget knytter sig til. Vælg med ALT+H. Viser tilvækst værdien på sagen. Altså den igv. Saldo uden at fra trække eventuelle acontofakturaer. Forslagets fakturabeløb uden moms. Viser om det er en aconto eller slutfaktura. Er forslaget godkendt vises datoen for godkendelsen her. Markering for om forslaget skal med i masseopdatering via Trykknappen 4 Bogfør. Det adressenummer som forslaget skal faktureres med. Kan ændres inde under selve forslagskladden på siden Generelt. Copyright Inventio.IT Dagligt side 33 af 45

34 Felt Valuta Valutakurs Beskrivelse Valutakode som forslaget bliver faktureret med. Se næste afsnit omkring Valutafakturering. Kursen på den pågældende valutakode Trykknapper Fakturakladde Trykknapperne aktiveres med musen eller genvejstasten. Tallet foran teksten henviser til den genvejstast, som aktiverer denne kørsel, kombineret med Alt tasten. (f.eks.: Alt+4 -> Bogfør) Vælg Vælger det fakturaforslag markøren står på og vise fakturalinierne Frigiv Skulle forslaget være markeret som værende i brug (og dette ikke er tilfældet), kan spærringen fjernes Slet Sletter det forslag markøren står på Bogfør Denne trykknap opdaterer de fakturaforslag, som har kryds i feltet F, udfyldt godkendelsesfeltet og ellers er godkendt samt gjort klar (ingen fejl i check) til fakturering Proforma Udfra princippet i massefakturering forrige punkt 4 Bogfør kan systemet ligeledes via denne knap udskrive proformafakturaerne for samtlige oprettede forslag i en arbejdsgang. Modsat 4 Bogfør behøver forslagene ikke at være godkendt og havde kryds i feltet F. Forslagene udskrives i sagsansvarlig orden, således at omdelingen af proforma ne let kan foretages F4 Søg Anvendes til søgning på sag, forslagsnr. eller sagsansvarlig Genveje Viser genvejstaster knyttet til dette skærmbillede Faktura forslagsbilledet Aktiveres trykknap 1 Vælg fra Faktura oversigten fremkommer et af nedenstående skærmbilleder, hvori selve fakturaforslaget udarbejdes og gøres klar til faktureringen. Alt efter hvilke type sagen tilhører, vælges det forslag, der passer til typen (Alm., Kostpris sag, alternativ) Arbejdsbilledet indeholder flere blokke (hoved, krop & bund), den vigtigste er inddateringsdelen, hvor fakturaen dannes. Øverst i fakturaforslaget angives Fakturadatoen, der anvendes som posteringsdato i hhv. timesag og finans. Under Tilpasning/Parametre i timesag, er det muligt at vælge at datofeltet automatisk bliver udfyldt med dagsdato. Derudover skal forslaget godkendes (hvis det er valgt u. parametre), hvilket også sker via et datofelt! Inddateringsbilledet varierer i henhold til fakturatypen. Første kolonne antal kan anvendes til indtastning ved kostpris- og alternativ fakturering, mens feltet er ren oplysning ved fakturaer af typen alm.. Der er mulighed for at låse feltet for ændringer via Tilpasning/Parametre. Copyright Inventio.IT Dagligt side 34 af 45

35 Derefter følger tekstfeltet hvor fakturateksten angives. Teksten kan enten indtastes manuelt, hentes ind via Alt+H, hvor man får en liste med standard tekster eller skrive et tal ( efterfulgt af enter ), som så henter den tilhørende standard tekst. Faktureringsbilledet ser forskelligt ud alt efter valg af metode: - Standard udseendet er beregnet til at angive en tekst ( fristil ) samt et beløb. Beløbet er ofte summen af de afmærkede posteringer og udlæg plus/minus en eventuel regulering. - Kostprisfaktura, hvis dette er valgt på sagen. Kostpris vises på fakturaen. - Alternativ faktura, der anvendes såfremt fakturaen skal fremgå som et antal timer til en a-timepris og med en sum pr linje. ( der kan manuelt skrives i såvel antals-feltet som i enhedspris-feltet. Anvendes denne metode vises der på generelt fanebladet sumfelter for salg, kost, DG mv.. Faktureringsforslag type Almindelig: Copyright Inventio.IT Dagligt side 35 af 45

36 Faktureringsforslag type Kostpris: Faktureringsforslag type Alternativ: Copyright Inventio.IT Dagligt side 36 af 45

37 Teksten kan endvidere dannes via en kopiering af en tidligere faktura med tasten Alt+F, hvorefter der kan rettes i beløb og tekst. Ved denne metode skal beløbslinierne relateres manuelt via trykknappen 6 Relater. Beløbsfeltet kan enten udfyldes manuelt med det ønskede beløb eller hentes ind via trykknappen 1 Udvælg se senere beskrivelse. Efter beløbsfeltet angives om der skal løftes moms af beløbet. Markering i feltet M bevirker således at der beregnes moms udfra momskoden på den pågældende debitor sagen er tilknyttet. NB ved udvælg kan der hentes ind ad flere omgange. Sættes mærke i O-kolonnen, skreves teksten på linjen ud med effekten Fed ( f.eks. til overskrifter ). På side 2 (fanebladet generelt) angives hvilken adresse fakturaen skal sendes til. Side 2 tilgås med Page down og tilbage med Page up (eller Alt+F8/F7). Endvidere kan debitor og betalingsbetingelse ændres her. Fakturaer kan pålægges gebyr. En generel gebyrprocent angives under Timesag/Tilpasning/Parameter fanebladet art. På faktureringsforslagets side 2 kan denne gebyrprocent ændres fra standard, såfremt den generelle værdi ikke skal anvendes. Endvidere kan det bestemmes om gebyret skal med i momsgrundlaget eller ej. Tips: Indsættelse af blanke linjer i fakturaen, gøres ved at taste F2 og trykke på mellemrumstasten i tekstfeltet samt trykke Pil Ned. Såfremt der er behov for at rette i teksten kan dette gøres ved at rette direkte i skærmbilledet. En anden mulighed er at trykke Alt+2 og vælge Ret tekst. Teksten kommer nu ind i et notatfelt. Heri kan teksten rettes. Der afsluttes med F3 som lægger teksten tilbage i fakturaforslags billedet Fakturaforslag - Trykknapper Udvælg Via denne knap udvælges de poster der skal faktureres og følgende promptboks fremkommer: Her tages stilling til: - hvilket niveau timer skal relateres til og samles på. (sag, subtotal, afsnit, aktivitet, art, post, medarbejder eller prisgruppe ). - hvilket niveau udlæg skal relateres og samles på. ( samme muligheder som for timer ). - vis afvigende tekst fra sagsposten. Ved niveauet post, kan de manuelt registrerede tekster ( forskellige fra artens tekst ) hentes med ind i fakturateksten. - Skal sagsnotatet med på fakturaen. Det forudsættes at der ikke anvendes multinotater på kartoteket ( ét og ikke mange ). Notatet indsættes i tekstfeltet øverst på faktureringsforslaget. Copyright Inventio.IT Dagligt side 37 af 45

38 - Skal forslaget nulstilles. Svares nej ( ingen markering ) kan afmærkede poster overføres ad flere omgange. - Skal sagsposterne vises? Ja = posterne vises til udvælgelse. Nej = alle poster overføres til forslaget. - Udfyldes Dato interval, vises kun posteringer i det angivne datointerval i udvælgelsesbilledet. Accept af promptboksen frembringer følgende skærmbillede: I dette skærmbillede, som ligner posteringsbilleder fra sagskartoteket, udvælges den eller de poster der ønskes overført til forslagsbilledet. I det viste eksempel er de med gult markerede poster forinden blevet markeret til fakturering i et tidligere fakturaforslag. Posteringerne kan afgrænses via Shift+F4 funktionen, se afsnit Poster. Posterne markeres enkeltvis med F5 eller mellemrumstasten. Hvis alle posterne skal markeres gøres dette med Ctrl+A eller trykknappen Marker. Markeringen fjernes på samme facon. Markerede poster får tildelt et forslagsnummer. Herved sikres det at disse poster ikke bliver udlignet til et andet forslag på samme sagsnummer. Trykknappen Beregn, adderer de udvalgte poster og de beregnede summer vises i bundet af billedet. Når billedet forlades med F3 overføres de i skærmbilledet markerede poster til forslaget for videre bearbejdning. Summen af de udvalgte poster holdes op mod summen af beløbslinierne i forslaget. Er der forskel i disse to beløb, skal der foretages en regulering eller fremføring. (Fremføring er det samme som regulering i systemet) FakturaTekst - Ret tekst den allerede registrerede tekst i forslaget vises i en notatboks, hvor den kan bearbejdes. F3 returnerer den bearbejdede tekst til fakturaforslaget. - Vedligeholdelse af de standard fakturatekster, der hentes via Alt+H i tekstlinien eller blot ved at taste tekstens nummer i tekstfeltet. Copyright Inventio.IT Dagligt side 38 af 45

39 Subtotal Aktivering af denne trykknap indsætter en subtotal af flere fakturabeløb, som indsættes i beløbsfeltet på linien, hvor markøren er placeret. Indsættes flere subtotaler summerer den enkelte kun fra den foregående subtotal Fakturer Denne trykknap opdaterer og bogfører det pågældende forslag i timesag og overfører poster til finanskladden TS_Aconto eller TS_Faktura alt efter typen på forslaget. Hvis det er en kreditnota overføres posterne til TS_KreditN. Disse finanskladder bogføres efterfølgende manuelt, hvorved finansdelen er ajourført mht. igangværende arbejde og tilgodehavender på debitorer Proforma Udskriver forslaget i proforma mode, uden opdatering i timesag eller finans. Bemærk at proforma fakturanummer ikke har nogen betydning og derfor står til Relater Manuel relatering af beløbslinierne til det ønskede niveau. Kan bl.a. have betydning i forbindelse med differentieret kontering til finans Reguler Såfremt fakturabeløbet ikke stemmer overens med udvalgte sagsposter skal der via denne trykknap redegøres for, hvorledes regulering ønskes bogført. Aktiveres trykknappen fremkommer ovenstående skærmbilledet: I billedet vises det af systemet beregnede beløb. På første linie vises det beløb der skal reguleres eller fremføres. Denne regulering eller fremføring foretages på en reguleringsart oprettet i artskartoteket (Type = R). Alt+H i artsfeltet viser mulige reguleringsarter. I feltet medarbejder angives evt. et medarbejdernummer, regulerings-posten kan henføres til. Copyright Inventio.IT Dagligt side 39 af 45

40 Ønskes der fremført et beløb til anden sag angives sagens nummer blot i feltet FremSag. Ønskes der fremført til en ny sag, kan sagsnummeret blot tastes i Fremsag feltet, hvorefter man kan oprette den nye sag udfra en kopiering fra en angivet sag, typisk den sag der faktureres på. I tekstfeltet kan der skrives en anden tekst, som bruges på sagsposten. Hvis ikke der skrives en tekst, bliver teksten Reg. Ifbm. Fak <fak.nr.> sag <sagsnr.>. I Reguleres indtastes det beløb, som ønskes reguleret på arten. Indtastes hele beløbet ikke, foreslås restbeløbet på næste linie ( se eksemplet ). Hele beløbet skal registreres Check Kontroller om forslaget indeholder fejl Udlign Viser tidligere acontofaktura er bogført på den pågældende sag. Er forslaget af typen Faktura kan en eller flere af disse fakturaer markeres via F5, hvorved de modregnes i fakturabeløbet Tidligere fakturaer I dette skærmbillede kan man se de tidligere fakturaer på sagen. Herfra kan der genudskrives en enkelt eller alle fakturaer. Der kan ligeledes oprettes et fakturaforslag der annullerer en tidligere udstedt faktura ved hjælp af knappen Annuller. Som det ses på skærmbilledet vises de fakturaer der tilhører debitoren og ikke kun de fakturaer der er på sagen. Man kan veksle mellem visningen på knappen Sag/Debitor. Copyright Inventio.IT Dagligt side 40 af 45

41 Side 2 Generelt I Afslut sag feltet angives om sagen ønskes afsluttet ifm. en slutfakturering. I Debitor feltet vises hvilken debitorkonto fakturaen bliver bogført på. Via ALT+H kan der vælges en anden debitor end den som er anført på sagen, og som forslaget bliver født med ved oprettelsen. I adresse feltet kan der vælges et alternativt adresse nummer og derved hentes den adresse som er knyttet til dette nummer. En anden metode til at ændre fakturaadressen er ved blot at taste adressen i felterne. I opdateringen bliver adresserne selvfølgelig gemt i fakturajournalen, således at genudskrivning bliver korrekt. I Betalings feltet vises debitorens normale betalingsbetingelse; koden kan ændres via ALT+H som angiver betalings alternativerne Elektronisk fakturerings oplysninger Under dette afsnit vises/angives de påkrævede oplysninger ifm. fakturering til offentlige myndigheder. Oplysningerne udskrives på standard fakturarapport. Dvs. at såfremt man anvender en tilrettet version, hvilke mange gør, skal disse oplysninger påføres denne rapport via udviklingsmenuen. Såfremt oplysningerne er angives på sags stamkortet, vil de blive hentet med over når faktureringsforslaget oprettes. Copyright Inventio.IT Dagligt side 41 af 45

42 2.8.7 OIO faktura i timesag Fakturaer i timesag kan udlæses elektronisk beregnet for overførsel til offentlige myndigheder. Under Debitor/Tilpasning/Parametre/OIOXML angives sti til mappen de elektroniske filer skal placeres i samt hvilken kortart, der skal anvendes ved indbetalingen. En forudsætning for dannelse af en OIO fakturafil er at sagen er forsynet med EAN nummer samt evt. rekvisitionsnummer, referenceperson mv. Fakturaen dannes på helt normal vis i Timesag og bogføres i Plusfinanskladden. Fra Timesag/Rapporter/Faktura/Fakturaoversigt er det herefter muligt at danne fakturaen elektronisk via trykknappen Udskriv OIOXML. Med trykknappen Multi OIOXML kan der dannes flere elektroniske fakturaer i samme kørsel. Når multiudskrivning foretages stemples fakturaerne med udskrivningsdato, således at den samme faktura ikke medtages næste gang, kørslen afvikles. TIP: Afgræns på fakturadato, så gamle fakturaer ikke kommer med første gang.. Copyright Inventio.IT Dagligt side 42 af 45

43 2.8.8 Valuta fakturering håndterer også fakturering i fremmed valuta. Terminologien i valutafakturering er beskrevet i efterfølgende afsnit Fremgangsmåde ved valutafakturering Felterne valutakode og kurs på sagen afgør om faktureringen sker i fremmed valuta. Vælges en valutakode forskelligt fra DKK, vil fakturaforslaget understøtte fakturering i valuta. I kurs feltet indsættes en fastkurs værdi, såfremt man vælger at kører med fastkurs princippet se nedenfor. Efterlades feltet tomt hentes kursen fra kurslisten under valutakartoteket. Der opereres med 2 principper: 1) Fast kurs 2) Variabel kurs Ved brug af fast kurs kan man både lave aconto-, slutfaktura og udligne aconto. Hvorimod ved variabel kurs kan man kun lave slutfakturaer og der kan ikke udlignes. Dette skyldes at man ellers vil få en difference i beløbene pga. kursændring. Registrering af poster på sager med fremmed valuta foregår stadigvæk i DKK, således opgøres igangværende saldo på sagen altså i DKK. Alle udskrifter og forespørgsler understøtter således også kun DKK. Vælges en sag med fremmed valuta i faktureringsoversigten udfyldes felterne valutakode og kurs med oplysninger fra sagen og såfremt metoden er variabel kurs hentes dagskursen i valutakartoteket jf. valutakoden Copyright Inventio.IT Dagligt side 43 af 45

44 Eksempel på sag med fremmed valuta (SEK). Selve forslaget viser således også at der er valgt en sag med fremmed valuta. Copyright Inventio.IT Dagligt side 44 af 45