Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 74 Tirsdag d. 2. december 2014 kl Hos Bistro Boheme, Esplanaden 8 København K

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 74 Tirsdag d. 2. december 2014 kl Hos Bistro Boheme, Esplanaden 8 København K Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formandskabet Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Udpegelse af Byggeudvalg Status servicecentre Status dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital Afdelingsbesøg/studietur Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Bente Nees Susanne Pia Hansen Peter Hansen Tanja Hornehøj Henrik Schram Petina Larsen Poul Erik Jensen Uffe Dybdal Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea Carsten Pedersen, Domea Lars Gruby, Domea Domea Boligcenter København, den 9. december 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsesmødet d. 21. oktober 2014 er tidligere udsendt, og Domea har ikke modtaget indsigelser hertil. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Bente Ness orienterede om, at hun ikke synes at behandlingen af sagen fra Morelhaven er fremhævet tiltrækkeligt ved at være et bilag til referatet. Det blev aftalt, at referatet bliver justeret med en summering af sagen under Orientering fra formandskabet John Adelsteen efterspurgte en konklusion på bestyrelsens ønske om en forkortelse af perioden fra varmeaflæsning til varmeregnskabet forligger for beboerne. Disse 2 ændringer fortages, og godkendelse af referatet udskydes til næste organisationsbestyrelsesmøde 3 Orientering fra formandskabet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om: At formandskabet har haft møde med administrerende direktør Thomas Holluf og økonomidirektør Bent Fjord. Her blev de generelle ting omkring Domea 2015 drøftet, og formandsskabet oplyste, at DFB fortsat støtter visionen i Domea 2015, men det fornemmes, at det ikke bliver kommunikeret ordentlig ud til folk på gulvet. Han efterspurgte Domeas svar på hvorledes automatiske udsugningsanlæg skal håndteres i forbindelse med beredskabsalarmer. Michael Jørgensen orienterede om, at Domea har været i kontakt med Domeas forsikringsrådgiver Willis og BL omkring problemstillingen. Willis har meddelt, at de overvejer om beredskabsmanualerne skal opdateres med håndtering af udsugningsanlæg, og BL har sagt at de vil tage sagen med videre til det beredskabsnetværk, som de som brancheorganisation er medlem af. Der er tale om en generel problemstilling som ikke kun gælder Domea, men hvad angår håndteringen i de enkelte afdelinger kan afdelingsbestyrelsen med fordel drøfte sagen med det lokale ejendomskontor. Det blev aftalt, at Domea vender tilbage, når der er nyt fra Willis eller BL. John Adelsteen orienterede videre om, at der er taget hånd om underskriftindsamlingen bland beboerne i Sølvkær i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og kundechef Bent Gordon. John Adelsteen spurgte ind til status på voldgiftsnævnets afgørelse vedr. renoveringen af varmeanlægget i Klostergården I & II. Side 2 af 6

3 Carsten Pedersen oplyste, at sagen er afsluttet i Byggeskadefonden og i Voldgiftsnævnet, hvor Byggeskadefonden på vegne af Domea har anlagt sag. Sagen har verseret i 2 år. Byggeskadefonden dækker en del af omkostningerne, og Domeas ansvarsforsikring og Domea dækker ligeledes. Dog vil der også skulle udredes en egenbetaling for afdelingerne. Økonomidirektør Bent Fjord og byggechef Karsten Pedersen mødes med Domeas ansvarsforsikringsselskab den 15. december. Herefter forventes det, at økonomien i sagen kan opgøres endeligt. Det har vist sig, at der er en række problemer med de nye varmevekslere. Driftsafdelingen og byggeafdelingen er derfor i dialog med rådgiveren på den oprindelige sag. Som udgangspunkt skal det afgøres, hvad de nye problemer skyldes, og herefter skal det vurderes om vekslerne skal udskiftes igen. 4 Orientering fra administrationen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Gruby orienterede om at den vakante stilling som markedschef er besat. Den nye Markedschef er Claus Krag som stater d. 5. januar. Markedschefen skal fokusere entydigt på kundechefniveau og servicecenterniveau med fokus på ledelse og drift. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Udpegelse af Byggeudvalg På bestyrelsesmødet d. 21. oktober 2014 besluttede bestyrelsen, at der for hver byggesag skal udpeges en kontaktperson i bestyrelsen for hver byggesag. Der er som oplyst pt. gang i følgende byggesager - Rådhusgrunden i Allerød, Tikøbgade og Sommerlyst i København. Herudover forventer Domea, at der gives tilsagn fra Københavns Kommunen til opførelse af en DFB-afdeling på Rabarbervej i København. Herudover indstilles det til bestyrelsen at beslutte snitfladerne mellem kontaktpersonen og bestyrelsen. Er det kontaktpersonen, der er byggeudvalget, eller er det den samlede bestyrelse, der agerer som byggeudvalg ved løbende på bestyrelsesmøderne at få orientering om status og udvikling på byggesagerne? Herudover indstilles det til bestyrelsen at beslutte fordelingen af byggesagshonoraret. Der kan være et særligt honorar forbundet med at sidde i byggeudvalg. Bestyrelseshonoraret er 0,2% af anskaffelsessummen, og bestyrelsen skal beslutte om dette skal tilfalde byggeudvalget eller hele bestyrelsen. Det indstilles til bestyrelsen at udpege kontaktpersoner på byggesagerne. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om fordeling af byggesagshonorar. Følgende blev udpeget som bestyrelseskontaktperson: Side 3 af 6

4 Sommerlyst - Henrik Schram Rådhusgrunden Bente Ness Tikøbgade Susanne Pia Hansen Rabervej - afventer Det blev aftalt, at Domeas byggeafdelinger tager fat i kontaktpersonen med henblik på at aftale den nærmere proces. Bestyrelsen tager en intern snak vedr. honoraret og vender tilbage til Domea. 5.2 Status servicecentre Servicecenter Farum-Ballerup Ifølge planen skulle DFB på dette bestyrelsesmøde have truffet endelig beslutning om DFBs tilslutning til Servicecenter Farum-Ballerup. Men som bekendt er oprettelse af et servicecenter afhængig af beslutninger i de deltagende boligorganisationer. Desværre har bestyrelsen for Boligselskabet Farumsødal sagt nej til at indtræde i servicecenteret. De øvrige aktører i det planlagte servicecenter har alle ellers givet positive tilkendegivelser om deltagelse. Da Farumsødal er central i forhold til det planlagte servicecenter bortfalder de økonomiske og organisatoriske forudsætninger for servicecenteret. På mødet vil Domea komme med et bud på den fremtidige servicering af DFBs afdelinger i Slangerup, som Domea ønsker at drøfte med bestyrelsen. Servicecenter Høje Tåstrup Der gives status for servicecenterprocessen for DFBs afdelinger i Høje Tåstrup. Det kan oplyses, at de involverede afdelingsbestyrelser har givet udtryk for, at det er essentiet at ejendomskontorene fastholdes, og at det på kort og mellemlang sigt giver udfordringer i forhold til at etablere samdrift på tværs af afdelingerne, hvilket jo er et centralt element i Domeas servicecenterstrategi. I lyset af den nye situation for DFBs afdelinger i Slangerup ønsker Domea at drøfte planerne for Høje Tåstrup afdelingerne med bestyrelsen. Domea kommer med et oplæg på mødet. Servicecenter Jægerspris Servicecentret er etableret på adressen Egeparken 4, 3630 Jægerspris. Foreløbig er centrets kaldenavn Servicecenter Jægerspris. Arbejdet med etablering sker løbende frem til 1. december 2014, hvor selskaber og afdelinger løbende vil blive inddraget i arbejdsgangene i Servicecentret. Der er nedsat en styregruppe med 4 medlemmer, som alle repræsenterer de involverede selskaber. Den officielle startdato er 1. januar 2015, men 3 boligselskaber har besluttet, at servicekoordinator Birgitte Marcussen skulle starte før, således der er god tid til de nye arbejdsgange. Markedspladsen har oplevet et alvorligt angreb af rotter. Bekæmpelse iværksat både med fælder og gift. Kloakinspektion foretaget mange beskadigede steder i kloaksystemet, som er anmeldt til forsikring. Afgørelse ikke modtaget. Ny afdelingsbestyrelse begynder stille at finde deres arbejdsopgaver. Servicecenter København Der gives orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter Domeas oplæg for DFBs afdelinger i Slangerup og Høje Tåstrup. Side 4 af 6

5 Lars Gruby orienterede om, at Boligselskabet Farumsødals beslutningen om ikke at ville være med et servicecenter skaber en ny situation. Der er tale om en politisk beslutning, som Domea selvfølgeligt respekterer, hvorfor der må findes en ny model. Umiddelbart overvejer Domea på den baggrund, at de i alt lejemål, som på den baggrund ikke har en servicecentertilknytning skal serviceres af 3 kundechefer og en koordinerende sekretær med arbejdsplads hos Domea i Høje Tåstrup. Konkret betyder det, at Domea er påbegyndt rekrutteringsprocessen efter en kundechef. Den umiddelbare plan er, at DFBs afdelingerne i Høje Tåstrup og Slangerup samt Bryggergården og Bolbrohaven skal slås sammen til en driftsenhed under en kundechef, men hvor de nuværende lokale driftskontorer er omdrejningspunktet for den lokale drift. Løsningen er fortsat under overvejelse. Lars Gruby orienterede videre om, at servicecentertanken ikke er opgivet. Men at Domea i den kommende tid i samarbejde med ejendomskontorerne, afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelserne vil arbejde for at modne de berørte afdelinger til servicecentermodellen især med fokus på det driftsmæssige. Bestyrelsen meldte tilbage til Domea, at den ser den skitserede model for de berørte DFB-afdelinger som en mulighed, men at de gerne vil have mere præcise oplysninger om konsekvenserne for afdelingerne. Bestyrelsen tilkendegav endvidere, at den gerne ser en løsning, der på sigt medfører at samtlige afdelinger under DFB placeres i et servicecenter. Det blev aftalt at Domea kommer med et oplæg, der også indeholder beregninger af de økonomiske konsekvenser for afdelingerne. I den forbindelse tilkendegav bestyrelsen, at den gerne ser at muligheder for outsourcing af opgaver overvejes. På det tidligere nævnte møde med Domeas direktion havde formandskabet luftet et ønske om, at administrationen sammen med organisationsbestyrelsen besøger de enkelte afdelingsbestyrelser med henblik på at få afklaret afdelingernes forventninger til organisationen og administrationen og aftale mere præcise spilleregler for samarbejdet. Det blev aftalt at denne proces skal startes op med de afdelinger, som er berørt af ovenstående. Det blev videre aftalt, at bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe bestående af Bente Ness, Tanja Hornehøj, Henrik Schram, Susanne Pia Hansen og John Adelsteen, og der blev aftalt et møde mellem administrationen og arbejdsgruppen onsdag d. 7. januar, hvor der aftales spilleregler mv. for dialogen med afdelingsbestyrelserne. 5.3 Status dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital Bestyrelsen har efterspurgt at der på hvert bestyrelsesmøde fremlægges en status for selskabets dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret. En oversigt er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev spurgt ind til, om der ikke var truffet en ny beslutning vedr. tilskuddet til Sølvkær til dækning af gæld til varmeværk. Domea har efterfølgende undersøgt sagen og der er ikke truffet ny beslutning om gælden til varmevarmeværket. Derimod bortfaldt dækning af et underskud i afdelingen pga. en forbedret økonomisk situation. Side 5 af 6

6 Michael Jørgensen orienterede om, at der endnu afventes svar fra Københavns Kommune vedr. dispensation for dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytninger. Orienteringen blev taget til efterretning. 5.4 Afdelingsbesøg/studietur I sensommeren 2013 besøgte bestyrelsen en række af selskabets afdelinger med henblik på at få et bedre kendskab til de enkelte afdelingers situation og udfordringer. Flere bestyrelsesmedlemmer har ytret ønske om, at de resterende afdelinger besøges på en lignende tur. En sådan tur kan med fordel lægges over 2 dage og kombineres med en overordnet strategidrøftelse og/eller undervisning i et eller flere elementer i den almene sektor, fx bestyrelsens rolle og ansvar. Domea skal bemærke at arrangering af en bestyrelsestur lægger udover ydelserne i forretningsførerkontrakten og vil blive fakturer efter Domeas ydelseskatalog, hvis bestyrelsen ønsker at Domea skal arrangere mv. en sådan tur. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om der skal arrangeres en studietur Det blev besluttet at udskyde studieturen til efteråret. 6 Mødeplanlægning Følgende møder er aftalt frem til næste repræsentantskabsmøde. Bestyrelsesmøde Tirsdag 3. februar 2015 kl. 17 Bestyrelsesmøde Mandag 9. marts 2015 kl. 17 Bestyrelsesmøde Torsdag 19. marts 2015 kl Repræsentantskabsmøde Torsdag 19. marts 2015 kl. 18 Der blev aftalt møde mellem administrationen og arbejdsgruppen vedr. samarbejdet med afdelingsbestyrelserne onsdag d. 7. januar kl. 17 hos Domea på Oldenburg Alle. 7 Eventuelt Der var intet under eventuelt. Side 6 af 6