Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 30 d

Transkript

1 1. Formalia Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 30 d (a) Ordstyrer: Kim (b) Referant: Monika og derefter Ditte. (c) Til stede: Alle. (d) Godkendelse af dagsorden: Godkendt efter tilføjelse af et par punkter. (e) Gen-gennemgang af referat fra : Ditte udtræder. (f) Godkendelse af referat fra : Udskydes. (g) Godkendelse af referat fra : Udskydes. (h) Godkendelse af referat fra : Udskydes. (i) Godkendelse af referat fra : Udskydes. (j) Godkendelse af referat fra : Udskydes. Alle andre referater end 6/9 udskydes. Hvis ikke folk husker at læse dem, bliver de godkendt uden dem. 2. Meddelelser (a) Camilla: Har haft 3 rapporter der skulle afleveres i denne uge så har lavet rigtige meget det og ikke så meget pf. (b) Ditte: Jeg har snakket med XFM, som ikke har opretholdt den deadline de havde fået til at tømme deres lokale på 1. sal. De har lovet at tømme det her i weekenden. {Møde lukkes} {Møde åbnes}. Jeg haft et rigtig godt møde med den nye MedTek KABS (Maria), arbejdet videre med beretningen og kontaktet et par fitness centre. Jeg har snakket med Ann fra Ballerup, og det ser ud til at vi kan lave noget oplæg for Ballerupperne 31/1 ml. 10 og 11 (sammen med IDA). Været til kvartalsmøde og KABS14 møde. (c) Kim: Haft møde med Sven angående den debat jeg skal deltage i mandag der handler om fremtidens ingeniører. Var med til formøde med DTUs bestyrelses studenter rep. Var til møde om IT løsninger for de nye auditorier i 303. Så var jeg til kvartalsmøde med alle jer andre for sidste gang (synes jeg faktisk var hyggeligt). Har haft et par sekretariatsvagter som jeg har brugt på at komme til bunds i en masse mails. {Møde lukkes} {Møde åbnes} Holdt møde med Kristoffer om PF halvmarathon som forhåbentlig bliver til noget. Har fået brev om, at vi har fået kr. til at lave S-hus i Ballerup. (d) Mikkel: Jeg har været til extraordinært FR møde og ekstraordinært bestyrelsesmøde. Jeg har været til et hyggeligt kvartalsmøde med direktionen. Har været til KABS14 møde sammen med Ditte. (e) Monika: Har arbejdet en del med fremdriftsreformen: Læst høringssvar, besvaret en masse mails og snakket en del i telefon med andre studenterpolitikere for at dele viden og styrke det nationale politiske pres, der forhåbentlig kan føre til lempelser i reformen, samt snakket med forskellige aktører på DTU om, at de meget gerne må holde os opdateret på, hvad der sker lokalt, så vi kan være den bedst mulige kanal til viden for bekymrede studerende. Jeg har også deltaget i et fagforenings-debatpanel om reformen og i den forbindelse snakket med IDA om, at det virkelig ville klæde dem at blande sig i den offentlige debat på dette område, især i lyset af deres nyligt vedtagne strategi - så nu håber jeg meget, at det betaler sig, at den fine bullet om uddannelse kom med i pressestrategien :-). Desuden har jeg brugt relativt meget tid på at læse bilag til et møde om fremtidens evalueringssystemer for uddannelse på DTU (det udspinger af, at vi snart skal institutionsakkrediteres og er vist ret vigtigt), som jeg desværre skal være til allerede kl i dag. Har set på referaterne, så de burde kunne gennemgås og godkendes i dag, så de ikke hober sig for meget op. 1

2 (f) Natashia: Har været til ekstraordinært FR møde. har været til personalemøde i S-huset. har sammen med Kim fået afleveret Scenelys varevognen. Har holdt med med Flemming, Morten og Kresten om hvordan Scenelys har fungeret gennem tiden og specielt de sidste 10 år. har været til kvartalsmøde. Udover det så har jeg læst en hel del til eksamen! (g) Trine: Ekstraordinært fællesrådsmøde. Prøvet at slappe lidt af i weekenden. Haft en kort men hyggelig KB vagt med Camilla. Personalemøde sammen med Erik. Haft møde med min bachelorvejleder (jubii...starter 6. januar). Arbejdet på projekt, været til kvartalsmøde. Sørget for at Pejsestuen blev åbnet til folk der ikke kunne komme hjem pga. stormen. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Kælderbarsudvidelse (Nanna/Trine): Intet nyt. - Hjemmeside (Trine): Intet nyt. - Foldervæg på sekretariatet (Camilla): Intet nyt. - Arkiv (Ditte): Ditte stjæler snart 2 reoler fra kontoret medmindre der er nogen som er meget nært knyttet til dem? Det er helt fint, er der enighed om. - Nøglesystem til Studentercenteret og Fælleskontoret (Kolding): Intet nyt. - Husorden (Kolding): Intet nyt. - Evalueringskampagne (Monika): Er sket. Og taget til overlevering inkl. hvad der skal videreudvikles på. - Ansøgning til fond fra boghandlen på Ballerup Campus (Kim): Intet nyt. - PF Alumne: Intet nyt. - Notat om tyverier: Når Monika får tid, rykker hun for data igen. - Forkortelsesliste (Monika): Ongoing forever. - ISN-folder (Monika): ): Når Mathias Bach og Monika har været til møde i dag, sætter de lige nogle polytdyr ind, og så er den klar til print. - Glemmekasse (Camilla): Intet nyt. - Danscatt (Kim): Intet nyt. - Klubfolder: Intet nyt. - XFM: Benjamin kommer forbi i dag, og Ditte regner med at nå at møde ham, for at snakke om deres opbevaringsrum. I den forbindelse kan hun godt følge op på den PF tilknytning, Nanna var begyndt at snakke med dem om. - PF helte t-shirts: Intet nyt. - PF kamera: Ditte har tilbudt at købe det, men der er ingen, der har videresendt oplysningerne på kameraet. Kim og Trine husker det. - DTU-valg (Monika og Trine): Done. Vi vandt. - Beretning (Ditte): Der er et punkt. - Referater: Mangler stadig fra: Kim, Trine, Camilla, Natashia, Kolding. Ditte tilbyder at maile alle vores godkendte lukkede referater til B14 som julelæsning - hvad synes I? Det er en fin idé. - Ballerup klagesager: Kolding afventer et svar fra en studerende i Ballerup. - Ballerup skabe: Intet nyt. - Skat og IDA i Ballerup (Kim og Kolding): Done. - Overleveringsweekend (Camilla): Er på som punkt. - Polyteknisk Ordblinde Forening (Camilla): Kommer på næste socialudvalgsmøde. - Reformpostkasse (Kim): Den findes nu! Vi skal lave noget reklame. - Beskeder til B14: I skal invitere til det første kvartalsmøde i PF gemakker. - {Møde lukkes} {Møde åbnes} - {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} 2

3 (d) Krydsfelt: Intet nyt. 4. Overlevering (a) SU debat (Camilla): Intet nyt. (b) IDA-valg til B16: Intet nyt. (c) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (d) Åbent hus (Monika): Intet nyt. (e) OPtursoplæg (Kim): Intet nyt. (f) N5T (Kim): Intet nyt. (g) Fusion (Kolding): Intet nyt. (h) Årsfest (Kim): Intet nyt. (i) Hjemmeside: Intet nyt. (j) Samarbejde med IDA (Kim/Natashia): Intet nyt. (k) Studiecafé (Kim): Intet nyt. (l) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (m) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (n) Mappen Lidt om klager og (måske) merit/dispensationer : Intet nyt. (o) Valg (Monika og Ditte): Mangler kun CUU/DUU afsnit. (p) IAESTE-kontakt: Intet nyt. (q) Krydsfelt: Intet nyt. (r) Rådscup: Mangler kun diplomer. (s) DSF: Intet nyt. (t) Fondssøgning: Intet nyt. (u) Kommunalvalg (Monika, Kim og Camilla): Intet nyt. (v) Evalueringskampagne: Intet nyt. (w) {Møde lukkes} Ting som vi skal holde DTU s ledelse eller andre op på: Intet nyt. 5. Overleveringstur Vi ser på planen. Den ser god ud :-) 6. Scenelys {Møde lukkes} {Møde åbnes} - Udstyr: S-huset kan fortsat bruge det værktøj mv. som står nede i Scenelys. Trine siger det til Erik, indkørere mv. Der bliver ikke solgt noget, før vi er sikre på den endelige model. {Møde lukkes} {Møde åbnes} - Fremtiden: Der har været møde med nogle gamle fra Scenelys, der har fortalt, hvordan det virkede, før det blev en forretningsafdeling. De siger, at hvis man ikke lægger et højt ambitionsniveau for omsætningen, vil der nok være enkelte eksterne arrangementer, men det vil finde et naturligt niveau. Der arbejdes videre med at finde en model. Natashia vil tale med forskellige mennesker om ambitionsniveauet for koncerter internt for at finde de økonomiske rammer. 7. Sekretariatet i Ballerup Kim og Natashia skal tage et møde med Jørgen Jensen om, om de penge, de før brugte på at lønne sekretæren, kan blive lagt oven i vores støtte fra DTU. Kim skriver en mail til den nuværende sekretær om, at plakatmanden skal have nøgle til sekretariatet i Ballerup. 3

4 8. Input til, hvad Kolding skal sige på koordineringsudvalgsmøde - Introducer Kristoffer som formand 2014 og fortæl, at der er valgt ny bestyrelse som træder til 8. februar. - Vi har fået kr til S-hus og har andre ansøgninger ude. Spørg om det er okay, at vi river en væg ned el. lign., så snart vi har tid. - Vi har fået lovning på, at der skal komme en mere bæredygtig studienævnsstruktur, så det glæder vi os til at arbejde med. - Vi får en postkasse til spørgsmål og bekymringer om fremdriftsreformen, så spred budskabet og henvis til den, hvis nogen studerende spørger. Semi-relateret: Kolding har fået en mail om, hvordan DTU Diplom bedre kan dele vores informationer til de studerende. Han svarer, at de kan følge med på PF s facebook-side og meget gerne dele vores opslag på deres egen side. 9. SU-update event Vi holder infomøde om nye SU regler og fremdriftsreformen til januar. Monika, Kim og Camilla gør noget. 10. S-hus i Ballerup Kolding har set på noget med at sætte glas i væggen, der hvor der nu er skabe. Vi skal nedsætte et udvalg til at se på, hvad vi konkret skal gøre. Der skal sidde nogen fra B13 og B14, nogle Ballerup studerende og Erik. Kolding, Trine og Camilla melder sig. De skal også snakke med Michael Cole om, hvad han går og tænker (hvis de nu vil flytte lokalet eller noget). Kim vil søge den studentersociale fond samt noget-for-noget-fonden. Monika og Kolding udtræder. Ditte indtræder og tager over som referent. 11. PolyJoint festival Der har været tale om at lave en festival i forbindelse med Grøn Dyst. Måske Forårsjoint ville være bedre? Ditte snakker med Caroline om mulighederne i den retning og tager Engstrøm med under armen. Måske skal vi generelt til at tænke mere i IDA-joint, Microsoft fredagsrock etc. Idéen er flere gange blevet luftet i FRR. Dette skal de næste bestyrelser arbejde med, når der er kommet ro på organisationsstrukturen. 12. Society for petroleum engineering De har nogle problemer angående administration af deres økonomi og har spurgt, om det er noget, vi kan hjælpe dem med at administrere. De vil gerne have PF som en administrativ paraply. De har selv fundet en løsning, men vil gerne høre, om vi kan hjælpe alligevel. Har de en aktuelitet for de studerende? Vi bliver enige om, at hvis de selv har løst problemet, så vil vi ikke tilbyde yderligere hjælp i denne omgang. 13. Beretningen Ditte har sendt en mail med en masse områder, der bør dækkes. Hvis der skal findes nogen til at gøre det for os, så bør det nok være hurtigst muligt, af hensyn til deadline (3/1-14). Har I alle set den? Folk har set den og skal nok få uddelegeret opgaverne. Ditte har set på muligheder for at gøre beretningen mere levende med billeder/film: Vi kan lave en ibook, men den kan ikke læses på computeren. Man kan sagtens lave en pdf samtidig, men der er ingen grund til at sætte en ibook op, medmindre folk vil bruge den (men det er måske godt i forhold til alumne?). En anden mulighed er ipaper, men det er dyrt. Krydsfelt har noget, de bruger til at lægge deres magasiner op. Det er også muligt at lave en almindelig pdf med video (det har Goof arbejdet med). Trine snakker med Krydsfelt, Pascal og Goof. 4

5 14. Fitness Ditte har ihærdigt prøvet at indhente nye tilbud, men Fresh Fitness siger nej, SATS er blevet til Fitness World (som siger nej), og det lokale her på Klampenborgbakken er for dyrt. De eneste, der vil give et tilbud, er fitness.dk, som tilbyder: {Møde lukkes} {Møde åbnes} Det tilbud er stadig væsentligt dyrere, end hvad man kan få hos Fresh Fitness eller Fitnessworld uden rabat, så spørgsmålet er, om vi vil have en dyr aftale eller slet ingen aftale? Det argumenteres, at Fitness.dk tilbyder noget helt andet (som nogle sikkert kunne have interesse i), selvom det er dyrere. Vi beslutter, at vi laver en aftale med Fitness.dk, og vi skriver ud på facebook + hjemmeside, at aftale med Fitness world udløber snart. 15. Julekort Vi plejer at sende julekort til vores eksterne samarbejdspartnere. Der skal sendes til administrationen, DSF, studentercentret og evt. egne personlige kontakter. Kim kigger på det her i eftermiddag. - semi-relateret spørgsmål: Gave til reception: Monika er faldet over nogle ugle-formede muffinforme af metal. Det ville koste under 60 kr at give 5 af dem til DSF s aftrædelsesreception i stedet for vin (som de vel alligevel får mere af, end de kan drikke), men hvad plejer de to standard flasker vin egentlig at koste? (Trine?) Monika synes i hvert fald, at ugle-idéen er lidt sød, hvis den ikke er dyrere end vinen... :-) Det er helt ok, det kan Monika bare købe. 16. Omrokering af fælleskontor - flytning af CREW? CREW har givet udtryk for, at de meget gerne vil ned i stueplan igen, og fælleskontoret sejler lidt og er ligesom aldrig blevet rykket helt på plads. Det kunne være fedt, hvis Barbara, Erik og Trine holdt et møde om det - skal vi lige brainstorme lidt først? Vi beslutter at nedsætte et udvalg: Erik, Trine, enten Lars eller Steffen og Barbara. Vi spørger også Swia + indkørerne om deres idéer. Udvalget skal diskutere, om Crew skal tilbage til stueetagen, og hvordan det i så fald kan gøres på en god måde. Der skal være mulighed for hygge/frokoststue og samtidig god kontorro. 17. EWH DTU Engineering World Health (EWH) er en organisation, som hjælper lokale hospitaler i ulande med medicoteknisk udstyr. Disse har en afdeling på DTU som primært er drevet af studerende fra Med Tek. Disse mangler et sted de kan have adresse således de kan få post og lignende. Må de have adresse hos os og hente post på sekretariatet? Hvis Inge siger ok, så er det helt i orden for os. Kim følger op på det. 18. Sekretariatsvagter På tirsdag eftermiddag indtil Monika kommer fra eksamen (som slutter kl.13 i den ande ende af campus). Trine bliver på sekretariatet, indtil Monika kommer tilbage. Onsdag d. 11 (formiddag): Camilla tager den. Fredag d. 13 (eftermiddag): Trine tager den. Onsdag d. 18 (formiddag): Der er ikke umiddelbart nogen, der kan. Vi må høre Monika og Kolding. Monika indskyder in absentia, at hun godt kan :) Fredag d. 20 (eftermiddag): Kim tager den Ditte tager over for Camilla her til eftermiddag i dag. 5

6 19. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - FR237: diskussion om PF-medlemsfordele i klubber. - PF året (b) Tid/sted: Lørdag d. 21. december kl. 10. Her i F. (c) Kokke: Natashia, Camilla og Ditte ser på at lave lækker morgenmad. 20. Eventuelt (a) Makulator: Kolding bliver valgt som ansvarlig til at finde ud af hvad en ny makulator koster. (b) B14: Trine har besluttet at opstille til B14. Alle udtrykker stor glæde og opbakning. (c) Lektiecaféer: Kim har fået lavet en lektiecafé i morgen fra kl Hun kommer selv ud og åbner op for det, men hun kan ikke være her til at låse efter dem. Camilla kommer herop og låser. (d) XFM: De er mega søde og vil gerne have et godt samarbejde op og køre med PF. Ditte er indtil videre kontakt person på det, og hun følger op på nøgler og alarm. 6